Üzenetkezelés szabályok használatával

A szabály olyan művelet, amelyet a Microsoft Outlook a megadott feltételek teljesülésekor automatikusan végrehajt a bejövő és kimenő üzeneteken. Szabályt sablonból, üzenetből vagy saját feltételek megadásával hozhat létre.

Az Outlook Web Appot használja? A Beérkezett üzenetekre vonatkozó szabályok című témakörből megtudhatja, hogy miként hozhat létre és kezelhet szabályokat, amelyek az Outlook asztali változatában is működnek.

A témakör tartalma


Hogyan segítik a szabályok az e-mailek kezelését?

A szabályok olyan műveletek, amelyeket a Microsoft Outlook automatikusan végrehajt a beérkező vagy elküldött üzeneteken, ha azok megfelelnek a szabályban megadott feltételeknek. A Szabály varázsló segítségével számos feltételt és műveletet megadhat.

Kétféle – szervezeti és értesítési – szabálykategória különböztethető meg. A szabályok csak az olvasatlan üzeneteken lépnek működésbe, az olvasott üzeneteken nem.

Szabálysablonok a Szabály varázslóban

A Szabály varázsló a leggyakrabban használt szabályokhoz sablonokat is tartalmaz, például:

  • Rendezett állapot megőrzése:     Az ilyen szabályok az üzenetek iktatását és nyomon követését segítik. Létrehozhat például egy szabályt, amellyel az adott feladótól, például Lukács Tibortól érkező, a Tárgy sorban az „értékesítés” szót tartalmazó üzeneteket elintézendőként jelölheti meg, az Értékesítés kategóriába sorolhatja be, és a „Tibor eladásai” mappába helyezheti át.
  • Naprakész állapot megőrzése:     Az ilyen szabályok valamilyen módon értesítik Önt, amikor egy bizonyos üzenet érkezik. Létrehozhat például olyan szabályt, amely automatikusan értesítést küld a mobilkészülékére, amikor családtagtól kap üzenetet.
  • Teljesen új szabály:     Ezek olyan szabályok, amelyeket szabálysablon segítsége nélkül létrehozhat, és amelyeket teljes mértékben testre szabhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Szabály létrehozása

Az Outlook szabálysablonokat kínál az általános helyzetekre. Használhatja ezeket a szabálysablonokat, vagy saját egyéni szabályokat állíthat össze.

Az Outlook szabálysablonjainak használata

  1. Kattintson a Fájl fülre.
  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.
  3. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail szabályok lapján kattintson az Új szabály gombra.
  4. Az 1. lépés: Sablon kiválasztása csoportban jelölje ki a megfelelő sablont a Rendezett állapot megőrzése vagy a Naprakész állapot megőrzése sabloncsoportból.
  5. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése csoportban kattintson egy aláhúzott értékre. Ha például az Egy adott személy vagy nyilvános csoport hivatkozásra kattint, megnyílik a címjegyzék.
  6. Kattintson a Tovább gombra.
  7. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása csoportban jelölje ki azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzenetekre teljesülniük kell.
  8. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott feltételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.
  9. Kattintson a Tovább gombra.
  10. Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése csoportban jelölje ki azt a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.
  11. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott műveletek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.
  12. Kattintson a Tovább gombra.
  13. Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása csoportban jelölje ki a szabályra vonatkozó kivételeket, majd kattintson a Tovább gombra.
  14. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott kivételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.
  15. Kattintson a Tovább gombra.
  16. Az 1. lépés: Szabály nevének megadása mezőbe írja be a szabály nevét.
  17. A 2. lépés: Szabály beállításainak megadása csoportban jelölje be a kívánt jelölőnégyzeteket.
    • Ha a szabályt a már a Beérkezett üzenetek mappában lévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „Beérkezett üzenetek” jelölőnégyzetet.
    • Az új szabályt alapértelmezés szerint engedélyezi a program. Ha le szeretné tiltani, törölje a jelölést a Szabály bekapcsolása jelölőnégyzetből.
    • A Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzet bejelölésével az Outlookban beállított összes e-mail fiókra alkalmazhatja a szabályt.
  18. Kattintson a Befejezés gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Egyéni szabály tervezése

  1. Kattintson a Fájl fülre.
  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.
  3. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail szabályok lapján kattintson az Új szabály gombra.
  4. A Teljesen új szabály csoportban válassza az Üzenetek ellenőrzése érkezéskor vagy az Üzenetek ellenőrzése elküldés után beállítást, majd kattintson a Tovább gombra.
  5. Kattintson a Tovább gombra.
  6. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása csoportban jelölje ki azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzenetekre teljesülniük kell.
  7. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott feltételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.
  8. Kattintson a Tovább gombra.
  9. Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése csoportban jelölje ki azt a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.
  10. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott műveletek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.
  11. Kattintson a Tovább gombra.
  12. Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása csoportban jelölje ki a szabályra vonatkozó kivételeket, majd kattintson a Tovább gombra.
  13. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott kivételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.
  14. Kattintson a Tovább gombra.
  15. Az 1. lépés: Szabály nevének megadása mezőbe írja be a szabály nevét.
  16. A 2. lépés: Szabály beállításainak megadása csoportban jelölje be a kívánt jelölőnégyzeteket.
    • Ha a szabályt a már a Beérkezett üzenetek mappában lévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „Beérkezett üzenetek” jelölőnégyzetet.
    • Az új szabályt alapértelmezés szerint engedélyezi a program. Ha le szeretné tiltani, törölje a jelölést a Szabály bekapcsolása jelölőnégyzetből.
    • A Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzet bejelölésével az Outlookban beállított összes e-mail fiókra alkalmazhatja a szabályt.
  17. Kattintson a Befejezés gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Szabály létrehozása üzenet feladói vagy címzettjei alapján

Bármelyik üzenetből gyorsan létrehozhat szabályt. Ennek a módszernek az az előnye, hogy az üzenet feladója vagy címzettjei alapján tesz javaslatokat a szabályokra. Ha például üzenetből indul ki, az egyik javasolt szabály az adott feladótól érkező összes üzenetet a kiválasztott mappába helyezi át.

  1. Kattintson arra az üzenetre, amelyhez a szabályt létre kívánja hozni, majd a Kezdőlap lap Áthelyezés csoportjában kattintson a Szabályok menügombra.

A megjelenő javasolt szabályok az üzenet feladóján és címzettjein alapulnak.

  1. Végezze el az alábbi műveletek egyikét:
  • Kattintson az egyik javasolt szabályra, kattintson egy célmappára, majd az OK gombra.
  • Az üzenet feladóján, címzettjein vagy tárgyán alapuló további szabálylehetőségek megjelenítéséhez kattintson a Szabály létrehozása parancsra.

Ha a 2. lépésben a Szabály létrehozása parancsot választja, megjelenik a Szabály létrehozása párbeszédpanel. Folytassa az alábbi lépésekkel.

  1. A Ha az összes kijelölt feltételnek megfelelő e-mail érkezik csoportban jelölje be a megfelelő feltételekhez tartozó jelölőnégyzeteket.
  2. A Teendő csoportban jelölje be annak a műveletnek a jelölőnégyzetét, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.
  3. Jelölje be az Elem áthelyezése a következő mappába jelölőnégyzetet.
  4. Az üzenetek tárolásához kattintson egy meglévő mappára, vagy az Új gombra kattintva hozzon létre mappát.

Ha a szabályhoz további feltételeket, műveleteket vagy kivételeket szeretne hozzáadni, válassza a Speciális beállítások lehetőséget, majd kövesse a Szabály varázsló további utasításait. Ez ugyanaz a varázsló, amely a Szabályok és értesítések kezelése parancsra való kattintáskor megjelenik a Backstage nézetben (a Fájl fülre kattintva). További tudnivalókat az Egyéni szabály tervezése című témakör tartalmaz.

  1. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Szabályok importálása és exportálása

A Szabályhalmaz importálása vagy exportálása című témakörből megtudhatja, hogy miként importálhat vagy exportálhat szabályokat, hogy mások is használhassák őket.

Szabályok kézi futtatása

Ha egy vagy több szabályt kézzel szeretne futtatni, hajtsa végre az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson a Fájl fülre.
  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.
  3. Kattintson a Szabályok futtatása gombra.
  4. A Szabályok futtatása párbeszédpanel Futtatandó szabályok csoportjában jelölje be a futtatni kívánt szabályok melletti jelölőnégyzetet.
  5. Ha másik mappát szeretne választani, kattintson a Futtatás helye területen a Tallózás gombra, kattintson a mappára, majd az OK gombra.

Jelölje be a Belső mappákat is jelölőnégyzetet, ha az 5. lépésben megadott mappa alatti összes almappát is bele kívánja venni.

  1. A Szabályok hatásköre listában az alapértelmezés az összes üzenet. Ezt átállíthatja az elolvasott vagy az olvasatlan üzenetekre.
  2. Kattintson a Futtatás gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Kiszolgálóalapú és ügyféloldali szabályok

Az Outlook kétféle szabályt alkalmaz, kiszolgálóalapú és ügyféloldali szabályokat.

  • Kiszolgálóalapú szabályok:      Microsoft Exchange Server-fiók használata esetén a létrehozott szabályok egy része kiszolgálóalapú szabály. Ezek az Exchange levelezési kiszolgálón lévő postaládában futnak, a számítógépén nem is kell megnyitnia az Outlookot. A kiszolgálóalapú szabályokat a rendszer akkor alkalmazza az üzenetekre, amikor az üzenetek a Beérkezett üzenetek mappába érkeznek, és a szabályok csak az után lépnek életbe, hogy a kiszolgálón lefutottak. Az a szabály például, amely az üzenetek nyomtatására utasítja a rendszert, nem lép életbe mindaddig, amíg a kiszolgálón le nem fut. Ha egy szabályt nem lehet alkalmazni a kiszolgálón, alkalmazására akkor kerül sor, amikor a felhasználó megnyitja az Outlookot, és a szabály ügyféloldali szabállyá változik.
  • Ügyféloldali szabályok:     Az ügyféloldali szabályok csak az Ön számítógépén futnak. Ezek olyan szabályok, amelyek addig nem futtathatók, amíg végrehajtásuk be nem fejeződik a kiszolgálón (ilyen például bizonyos üzenetek nyomtatásának megadása). A csak ügyféloldali szabályok kizárólag akkor futhatnak, amikor az Outlook is fut.

Ha a szabálylistán mindkét fajta szabály megtalálható, a program először a kiszolgálóalapú szabályokat hajtja végre, és csak ezt követően alkalmazza az ügyféloldali szabályokat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Szabályok alkalmazása más Outlook-elemekre

Kézbesítési visszaigazolások, szavazatok és automatikus válaszok

A szabályok alkalmazásakor a program a kézbesítési visszaigazolásokat, az olvasási visszaigazolásokat, a szavazatokat és az automatikus válaszokat (Házon kívül értesítéseket) üzenetként kezeli. Egy olyan szabály például, amely az „értekezlet” tárgyú elemeket (elem: Az elem az Outlook programban az információ tárolásának alapegysége (ugyanúgy, ahogy más alkalmazásokban a fájlok). Az elemek lehetnek e-mail üzenetek, találkozók, névjegyek, feladatok, naplóbejegyzések, megjegyzések, valamint elküldött elemek és dokumentumok.) egy megadott mappába helyezi át, az összes olyan kézbesítési visszaigazolást, szavazatot és automatikus választ is áthelyezi, amely tárgyában szerepel az „értekezlet” szó.

 Megjegyzés:    Amikor egy szabály szavazatokat helyez át a Beérkezett üzenetek mappából másik mappába, a művelet érinti a szavazatok nyomon követését. Egy szavazógombokat tartalmazó elküldött üzenet megnyitásakor a nyomon követési adatok nem tartalmazzák a szabály által áthelyezett üzenetek számát. A válaszok manuális áthelyezése vagy törlése nem érinti a nyomon követést..

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Értekezletre szóló meghívások, feladatkiosztások és dokumentumok

Szabályok alkalmazásakor a program az értekezletre szóló meghívásokat, a feladatkiosztásokat és a dokumentumokat üzenetként kezeli. Ha például olyan szabályt hoz létre, amely a Beérkezett üzenetek (elem: Az elem az Outlook programban az információ tárolásának alapegysége (ugyanúgy, ahogy más alkalmazásokban a fájlok). Az elemek lehetnek e-mail üzenetek, találkozók, névjegyek, feladatok, naplóbejegyzések, megjegyzések, valamint elküldött elemek és dokumentumok.) mappa „értekezlet” tárgyú elemeit egy megadott mappába helyezi át, akkor a program a feltételnek megfelelő összes feladatkiosztást vagy értekezletre szóló meghívást is áthelyezi. Az ilyen típusú elemeket befolyásoló szabályok létrehozásakor tartsa azonban szem előtt a következőket:

  • Előfordulhat, hogy a nem levelezési mappákba áthelyezett elemek nem megfelelően működnek. Ha egy üzenetet például a Naptár mappába helyez át, a program nem hoz létre új találkozót.
  • Ha szabály alkalmazásával egy értekezletet vagy egy feladatkiosztásra érkezett visszajelzést a Törölt elemek mappába helyez át, az eredeti elem nem fogja nyomon követni a visszajelzést.
  • Amennyiben egy értekezletre szóló meghívást a program automatikusan áthelyez a Törölt elemek mappába, az Outlook nem adja hozzá az értekezletet a Naptár mappához.
  • Az elküldendő üzenetekre alkalmazott szabályokat a program nem alkalmazza a feladatkiosztásokra és az értekezletre szóló meghívásokra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Partnercsoportok

A partnercsoportot tartalmazó szabályok a szabály létrehozásának módjától függően eltérő módon működnek:

  • Partnercsoportmappába küldött üzenetek áthelyezése:      Ez a szabály csak Exchange Server-fiók használata esetén érhető el. Csak az adott partnercsoportnak küldött üzenetek kerülnek a megadott mappába. A partnercsoport tagjaitól érkező üzenetek nem helyeződnek át a megadott mappába.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Üzenetek továbbítása a szervezeten kívülre

Microsoft Exchange Server 2010-es fiók használatakor szabályok használatával alapértelmezés szerint nem továbbíthat üzeneteket szervezeten kívüli e-mail címekre. Ez a beállítás segít megelőzni a vállalat bizalmas és magánjellegű információinak kiszivárgását. A beállítás módosítására csak az Exchange-rendszergazdák jogosultak.

További információt A Microsoft Exchange Server azon verziójának meghatározása, amelyhez a fiók kapcsolódik című témakörben talál.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
Outlook 2010