Az Outlook levélszemétszűrője alapértelmezés szerint be van kapcsolva, a beállított védelmi szint pedig Alacsony. Ezen a szinten a program csak az egyértelműen levélszemétnek minősülő üzeneteket szűri ki. A beállításnak megadhatunk magasabb értéket is, de akkor fennáll a veszélye annak, hogy olykor a normál leveleket is kiszűrjük. A szűrőn fennakadó levelek a speciális Levélszemét mappába kerülnek. A Levélszemét mappában lévő üzeneteket érdemes rendszeresen áttekinteni, hogy meggyőződjünk arról, nem került-e bele normál levél, amelyet el szeretnénk olvasni.
Megjegyzés: A jelen témakörben egy csillaggal megjelölt szövegrészek (
) olyan szolgáltatásra utalnak, amely a Microsoft Office 2003 Service Pack 1 verzióban jelent meg. A két csillaggal megjelölt szövegrészek ( ) olyan szolgáltatásra utalnak, amely a Microsoft Office 2003 Service Pack 2 verzióban jelent meg. A Microsoft Office 2003 Service Pack 2 programverziótól kezdődően a Levélszemét mappába helyezett üzeneteket a program automatikusan egyszerű szöveggé alakítja át, és a bennük lévő esetleges hivatkozásokat letiltja. A Levélszemét mappából kivett üzenetekben lévő hivatkozásokat a program ismét engedélyezi, és az üzenetformátumot visszaállítja, kivéve ha az adott üzenetben lévő hivatkozást a Levélszemétszűrő szolgáltatás gyanúsnak ítéli. Ebben az esetben az üzenetben lévő hivatkozás alapértelmezésként akkor is letiltott állapotban marad, ha kivesszük az üzenetet a Levélszemét mappából.
A levélszemétszűrők frissítéseinek és a Microsoft Office 2003 szervizcsomagjainak beszerzéséhez látogassunk el az Office Online webhely Letöltések lapjára. Az Office Update csoportban kattintsunk a Frissítések keresése hivatkozásra.
Tartalom
Levélszemétszűrő-listák
A levélszemétszűrő két részből áll – a levélszemétszűrő-listákból és a Microsoft Research által kifejlesztett modern technológiából, mely utóbbi használatával különböző szempontok szerint megvizsgálható, hogy mely üzenetek kezelendők levélszemétként. Több vizsgálati szempont létezik, ilyen például az üzenet küldési időpontja és tartalma. A szűrő nem egy bizonyos feladót vagy egy adott e-mail típust érzékel, hanem az üzenet általános tartalma és szerkezetének részletes elemzése alapján határozza meg annak valószínűségét, hogy levélszemétről van-e szó.
A következő öt levélszemétszűrő-lista létezik: a megbízható feladók (megbízható feladók listája: Azon tartománynevek és e-mail címek listája, ahonnan üzeneteket szeretne kapni. A Névjegyalbumban és a Globális címlistában szereplő e-mail címek alapértelmezés szerint ebben a listában találhatók.), a megbízható címzettek (megbízható címzettek listája: Azon levelezési listák és e-mail címek listája, amelyeknek Ön tagja, illetve ahonnan üzeneteket szeretne kapni. A listán szereplő címekre küldött üzeneteket a program nem kezeli levélszemétként.), a tiltott feladók (tiltott feladók listája: A letiltani kívánt tartománynevek és e-mail címek listája. A listán szereplő e-mail címekről vagy tartományokból érkező üzeneteket a program levélszemétként kezeli.), továbbá két nemzetközi lista: a letiltott kódolások (tiltott kódolások listája: Olyan lista, amely nyelvi kódolás vagy karakterkészletek tiltására szolgál; segítségével kiszűrhetőek azok a nemzetközi e-mail üzenetek, amelyek nyelvét nem érti.) és a letiltott felső szintű tartományok (tiltott felső szintű tartományok listája: Felső szintű tartománynevek tiltására szolgáló lista. Ország- vagy régiószintű tartománynevek letiltásával kiszűrhetők az adott országból vagy régióból érkező üzenetek.).
Megbízható feladók listája: Ha a szűrő hibásan jelöl meg levélszemétként egy üzenetet, az üzenet feladóját hozzáadhatjuk a megbízható feladók listájához. Az itt szereplő e-mail címekről vagy tartományokból érkező levelek – az üzenet tartalmától függetlenül – soha nem minősülnek levélszemétnek.
- A Névjegyalbum mappában lévő e-mail címek alapértelmezett módon ebbe a listába tartoznak, ezért a Névjegyalbum mappában található személyektől érkező leveleket a program nem jelöli meg levélszemétként.
- A Névjegyalbum mappában nem szereplő, de rendszeres levélváltásban részt vevő személyek e-mail címeit a program Az általam küldött üzenetek címzettjei automatikusan megbízható feladók legyenek jelölőnégyzet bejelölése után automatikusan felveszi ebbe a listába.
Megjegyzések
- A címzett e-mail címét a program csak akkor menti automatikusan, ha az adott üzenetet a szokásos módon hozzuk létre és küldjük el az Outlook programmal, és nem automatikusan generáljuk egy másik programmal.
- Egyéni terjesztési listákon szereplő címeket a program nem tekint megbízható feladónak a jelölőnégyzet bejelölése után sem.
- Ha véletlenül válaszolunk egy levélszemétküldő levelére, és ez a jelölőnégyzet be van jelölve, a program a levélszemétküldő e-mail címét felveszi a megbízható feladók listájára. Ha ezt követően a levélszemétküldő üzenetei megjelennek a Beérkezett üzenetek mappában, vegyük fel a levélszemétküldő e-mail címét a tiltott feladók listájába, és töröljük azt a megbízható feladók listájából.
- Ha ugyanaz az e-mail cím a tiltott és a megbízható feladók listáján is szerepel, akkor a feladót a program megbízhatónak tekinti, és üzeneteit nem jelöli meg levélszemétként.
Megbízható címzettek listája: Ha nevünk szerepel egy levelezőlistán vagy terjesztési listán, a lista nevét hozzáadhatjuk a megbízható címzettek listájához, így az ezen e-mail címekről vagy tartományokból küldött üzenetek – az üzenet tartalmától függetlenül – soha nem minősülnek levélszemétnek.
Tiltott feladók listája: Ha le szeretnénk tiltani egy adott e-mail címről vagy tartományból érkező üzeneteket, egyszerűen adjuk hozzá a feladót ehhez a listához. A listán szereplő személyektől vagy tartományokból érkező leveleket – az üzenet tartalmától függetlenül – a program mindig levélszemétként kezeli. Ha hozzáadjuk egy feladó nevét vagy e-mail címét a Tiltott feladók listájához, az Outlook az adott forrásból érkező összes üzenetet a Levélszemét mappába helyezi.
- Ha az Automatikus képletöltés ki van kapcsolva, a megbízható feladók és a megbízható címzettek listáján szereplő e-mail címekről vagy tartományokból érkező, illetve oda küldött üzenetek kivételt képeznek, és a program letölti az egyébként letiltott tartalmat.
- Ha már összeállítottuk a megbízható vagy a letiltott nevek és címek listáját, az adatokat importálhatjuk az Outlook programba.
- Az e-mail címeket a program pontosan egyezteti, és a pontos címeket mindig előnyben részesíti a tartománynév-bejegyzésekkel szemben. Ha egy teljes tartományt le szeretnénk tiltani, de a megbízható címekről érkező üzeneteket meg kívánjuk tartani, az adott címeket vegyük fel a Megbízható feladók listája csoportba. Ha például a valaki@example.com címet hozzáadjuk a Megbízható feladók listájához, a @example.com bejegyzést pedig a Tiltott feladók listájához, a program a @example.com tartományból érkező összes üzenetet letiltja a valaki@example.com címről érkezők kivételével.
Nemzetközi listák: Ha más országból vagy régióból érkező vagy idegen nyelven megjelenő üzeneteket szeretnénk letiltani, két lista áll rendelkezésünkre.
Megjegyzések
Az e-mail fiókok típusai és a levélszemétszűrő
A levélszemétszűrő használata a Microsoft Exchange Server különböző verzióival
A Microsoft Exchange Server 2003 rendszernél régebbi verziók
- Ha gyorsítótáras Exchange üzemmódot használunk, és a letöltés célja egy személyes mappafájl (.pst): Létrehozhatunk és használhatunk olyan levélszemétszűrő-listát, amelyet a kiszolgálón tárolhatunk, és az általunk használt bármely számítógépről elérhetünk. Ne feledjük azonban, hogy ha gyorsítótáras Exchange üzemmódot használunk, és ugyanakkor a letöltés alapértelmezett céljaként egy személyes mappafájlt (.pst) is beállítunk, a levélszemétszűrő-listák csak arról a számítógépről lesznek elérhetők, amelyen a neveket és a címeket hozzáadtuk.
- Ha online üzemmódban dolgozunk: A levélszemétszűrő nem érhető el.
Exchange Server 2003
- Ha gyorsítótáras Exchange üzemmódot használunk, és a letöltés célja egy személyes mappafájl (.pst): A levélszemétszűrő-listákat a kiszolgáló tárolja, és azok bármely általunk használt számítógépről elérhetők. A listákat a kiszolgáló is használja a levelek ellenőrzésére. Ez azt jelenti, hogy ha a feladó például szerepel a Tiltott feladók listán, a tőle érkező üzenet a kiszolgálón lévő Levélszemét mappába kerül, és az Outlook 2003 nem végez ellenőrzést.
- Ha online üzemmódban dolgozunk: A levélszemétszűrő-listákat a kiszolgáló tárolja, és azok bármely általunk használt számítógépről elérhetők. A listákat a kiszolgáló is használja a levelek ellenőrzésére. Ez azt jelenti, hogy ha a feladó például szerepel a Tiltott feladók listán, a tőle érkező üzenet a kiszolgálón lévő Levélszemét mappába kerül, és az Outlook 2003 nem végez ellenőrzést.
Megjegyzés: Ha online üzemmódban dolgozunk, vagy ha gyorsítótáras Exchange üzemmódot használunk, és ugyanakkor a letöltés alapértelmezett céljaként egy személyes mappafájlt (.pst) is beállítunk, a levélszemétszűrő-listák csak arról a számítógépről lesznek elérhetők, amelyen a neveket és a címeket hozzáadtuk.
Szabályok és a levélszemétszűrő
A szabályok most úgy vannak kialakítva, hogy a
Levélszemét mappába helyezett üzeneteket ne vegyék számításba. Ennek köszönhetően a levélszemétként megjelölt üzenetek a megfelelő helyen maradnak, a program nem helyezi át azokat a szabálynak megfelelően – miként azt egyébként tenné.
Gyakorlati tanácsok a levélszemét kezelésére
- Szükség szerint növeljük a védelmi szintet: A levélszemétszűrővel és más továbbfejlesztett adatvédelmi szolgáltatással elérhető legnagyobb védelem érdekében állítsuk a levélszemétszűrés szintjét Magas vagy Csak megbízható küldők értékre.
- Frissítsük rendszeresen a levélszemétszűrőt: A levélszemétszűrőhöz kibocsátott frissítések elérhetők az Office Online webhely Letöltések lapjáról. Az Office Update csoportban kattintsunk a Frissítések keresése hivatkozásra.
- Tiltsuk le a HTML formátumú üzenetekben lévő, és a levélszemétküldők által esetleg adatgyűjtő jelként használt képeket: Az adatgyűjtő jel lehet például egy külső webkiszolgálón tárolt kép, mely egy HTML formátumú üzenetbe helyezve alkalmas lehet e-mail címünk létezésének ellenőrzésére az üzenet megnyitása, ezzel együtt a bennük lévő képek letöltése alkalmával. Alapértelmezés szerint az Outlook úgy van beállítva, hogy blokkolja a képek automatikus letöltését. Az automatikus letöltés beállításainak ellenőrzéséhez kattintsunk az Eszközök menü Beállítások parancsára. Kattintsunk a Biztonság fülre, majd az Automatikus letöltési beállítások módosítása gombra. Ha nincs bejelölve, jelöljük be a Ne töltődjenek le automatikusan a HTML formátumú e-mailekben található képek vagy egyéb tartalmak jelölőnégyzetet.
- Kapcsoljuk ki az értekezlet-összehívásoknak, illetve az olvasás és a kézbesítés visszaigazolásának automatikus feldolgozását: A levélszemétküldők gyakran folyamodnak ahhoz a módszerhez, hogy értekezlet-összehívásokat és üzeneteket küldenek, amelyek elolvasásáról és kézbesítéséről visszaigazolást kérnek. Az értekezlet-összehívások megválaszolása és az olvasás, illetve a kézbesítés visszaigazolása, ha automatikusan történik, kiteszi a számítógépet az adatgyűjtő jelek okozta veszélyeknek.
- Korlátozzuk e-mail üzeneteink címzettjeinek körét: Legyünk körültekintőek, ha e-mail címünket nyilvános webhelyeken közzétesszük, és személyes webhelyünkről távolítsuk el e-mail címünket. E-mail címünk megjelenítése és az e-mail címünkre mutató hivatkozások közzététele esetén jó eséllyel levélszemetet fogunk kapni egy idő múlva.
- Álcázzuk e-mail címünket, ha azt hírcsoportba, csevegőszobába, BBS rendszerekbe vagy más nyilvános helyre küldjük: Címünket megadhatjuk például úgy, hogy a benne szereplő „o” betűket nullával helyettesítjük („valaki@example.c0m”); ebben az esetben a címzett képes értelmezni a címet, a levélszemétküldők által használt automatizált programok azonban nem.
- Különféle célokra más és más e-mail címet használjunk: Létrehozhatunk például egy személyes e-mail címet a barátokkal, családtagokkal és munkatársakkal folytatott levelezésre, egy másikat pedig nyilvános használat, például információkérés, vásárlás, hírlevelekre, vitafórumokra és hírcsoportokra való feliratkozás céljára.
- Olvassuk el az egyes webhelyek adatvédelmi nyilatkozatát: Ha online banki szolgáltatást kívánunk igénybe venni, vásárolni szeretnénk az interneten, vagy hírlevélre iratkozunk fel, e-mail címünk és egyéb személyes adataink kiadása előtt mindig tanulmányozzuk alaposan a webhely adatkezelési szabályzatát. Keressünk „Adatvédelmi nyilatkozat”, „Adatkezelési szabályzat”, „Szolgáltatási feltételek”, „Szerződési feltételek”, angol nyelvű weblapok esetén „Privacy Statement”, „Privacy Policy”, „Terms and Conditions”, „Terms of Use” vagy ezekhez hasonló feliratú hivatkozásokat vagy szakaszokat (ezeket általában a weblapok alján helyezik el). Vegyük fontolóra az olyan webhely szolgáltatásainak mellőzését, mely nem közli részletekbe menően, hogyan használja fel személyes adatainkat.
- Figyeljünk az előre bejelölt jelölőnégyzetekre: Ha az interneten vásárolunk, tapasztalhatjuk, hogy a cégek néha olyan – előre bejelölt – jelölőnégyzeteket tartalmazó űrlapokat jelenítenek meg, melyek bejelölésével beleegyezünk abba, hogy e-mail címünket eladhatják vagy más cégeknek (harmadik félnek) átadhatják. Az ilyen jelölőnégyzetekből töröljük a jelet, nehogy másokkal megoszthassák címünket.
- Ne válaszoljunk levélszemétre: Soha, még leiratkozás céljából se válaszoljunk a levelekre, hacsak nem ismerjük és tartjuk megbízhatónak a feladót. A levélszemét megválaszolásával csak tudtára adjuk a levélszemét küldőjének, hogy e-mail címünk használatban van.
- Ha egy cég e-mail üzenetben személyes adataink megadását kéri, ne küldjünk válaszüzenetet: A legitim tevékenységet folytató vállalkozások nem szokták kérni a személyes adatok e-mailben való elküldését. Az ilyen kéréseket mindig gyanúsként kell kezelni. Lehet például, hogy egy hamisított e-mail üzenetről van szó, mely eredetét legitim tevékenységet folytató szervezetként próbálja feltüntetni. Ezt a módszert angol nyelvterületen a „fishing” (ejtsd: fising, jelentése: halászás) szóból képzett „phishing” (kiejtése szintén fising) névvel is szokás illetni, utalva arra, hogy a levélszemét a hitelesítő adatok – például a számláink kezelésére jogosító számlaszámok és jelszavak – halászatának eszköze. Ha a levélszemetet olyan cégtől kapjuk, amellyel üzleti kapcsolatban állunk vagy álltunk – például a bankkártyánkat kibocsátó szervezettől –, telefonon hívjuk fel a céget, de ehhez ne az e-mailben közölt telefonszámot használjuk. Olyan számot tárcsázzunk, melyet magunk találtunk akár telefonkönyvben, akár szerződésen, számlán vagy más hiteles forrásban. Ha az adatkérés valóban a megnevezett cégtől érkezett, a cég telefonos szolgálata fog tudni segíteni.
- Ne vegyünk részt e-mailben kért jótékonysági tevékenységben: Egyes levélszemét-küldők sajnos az emberek jóhiszeműségére és jószívűségére alapoznak. A jótékonysági szervezetektől érkező kéréseket tekintsük levélszemétnek. Ha olyan szervezetről vagy mozgalomról van szó, melyet szívesen támogatnánk, máshol kutassuk fel telefonszámukat, hívjuk fel őket, és kérdezzük meg, hogyan tudnánk támogatni a kezdeményezést.
- Ne továbbítsunk láncüzeneteket: Amellett, hogy jobban megterheljük a vonalat, láncüzenet továbbításával esetleg csalás áldozatává válhatunk, és közben illetékteleneknek is kiszolgáltathatjuk e-mail címünket.
Gyanús üzenetek és adathalászati sémák blokkolása
A Microsoft Office 2003 Service Pack 2 programverziótól kezdődően a Levélszemétszűrő szolgáltatás, továbbfejlesztésének köszönhetően, a bejövő üzenetek automatikus kiértékelésével képes megállapítani, hogy az adott üzenet gyanús, potenciálisan csaló szándékú, esetleg adathalászati séma része.
