Jelentések és diagramok használata a Business Contact Manager programban

A jelentés nagyszerű eszköz, amellyel alaposan megismerheti az ügyfeleket még (ügyfél: Olyan vállalat vagy szervezet, amellyel üzleti kapcsolatban áll. Szolgáltatók esetében akár a vevő is nevezhető ügyfélnek.), a kapcsolattartókat (kapcsolattartó: Egy vállalatnál vagy szervezetnél dolgozó olyan személy, akivel üzleti kapcsolatban áll.), az érdeklődőket (értékesítési esély: Az értékesítő által felkeresendő lehetséges ügyfél, melyet a későbbiek során lehetőséggé minősíthet.), a lehetőségeket (lehetőség: Esély termékeinek vagy szolgáltatásainak értékesítésére valamelyik ügyfél vagy kapcsolattartó számára.), az üzleti projekteket (Üzleti projekt: A Business Contact Manager for Outlook programban létrehozott projekt. Az üzleti projektek egy vagy több projektfeladatból állnak.) és a marketingtevékenységeket (marketingtevékenység: Termékek és szolgáltatások címzettek kiválasztott csoportjának történő értékesítésére és azonosítására irányuló művelet. Marketingtevékenység például a híváslisták, az e-mailek és a nyomtatott szórólapok használata. Egy marketingkampánynak több marketingtevékenység is része lehet.). A Business Contact Manager for Outlook alkalmazásban több tucat alapértelmezett jelentést nyithat meg, és szinte korlátlan mennyiségű további jelentést módosíthat, menthet, frissíthet és újrafelhasználhat.

Ez a cikk a Business Contact Manager for Outlook jelentéskészítő szolgáltatásait ismerteti, és bemutatja a jelentések használatát, testreszabását és más üzleti tevékenységek kezdeményezésére való felhasználását.

Kapcsolódó műveletek


Jelentések megnyitása és módosítása

A Business Contact Manager for Outlook számtalan előre definiált jelentést tartalmaz. Ha nem talál megfelelőt, nyisson meg egy hasonló jelentést, és szabja testre igényei szerint. A testre szabott jelentéseket későbbi újrafelhasználásra mentheti is.

Jelentés megnyitása

  1. A menüszalagon (menüszalag: A menüket, eszköztárakat és munkaablakokat felváltó elem. A menüszalagon tevékenységalapú lapok találhatók, amelyek csoportokba rendezett eszközöket és beállításokat tartalmaznak.) kattintson a Jelentések fülre. Az elérhető jelentéseket a program a kapcsolódó munkaterületek szerint rendezi a következő csoportokban: Kapcsolatkezelés, Értékesítés, Marketing vagy Projektvezetés. A Megnyitás csoportban találhatók a felhasználó által módosított és mentett jelentések.

A Jelentések lap a menüszalagon

  1. Ha egy előre definiált jelentést szeretne megnyitni, kattintson a megjeleníteni kívánt jelentéstípus gombjára, majd a menüből válassza a kívánt jelentést.
  2. Ha egy korábban módosított és mentett jelentést szeretne megnyitni, kattintson a Mentett jelentések gombra, a Mentett jelentések megnyitása párbeszédpanelen jelölje ki a kívánt jelentést, és kattintson a Megnyitás gombra.

 Tipp    Ha nem biztos abban, hogy melyik csoportban vagy kategóriában található a keresett jelentés, ugorjon A szabványos jelentések listája című szakaszra.

A jelentések módosításához segítséget a Jelentés hasznosabbá tétele módosítással című szakaszban találhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Jelentés módosítása

A Business Contact Manager for Outlook alkalmazásban a jelentések megjelenését sokféleképpen szabályozhatja.

Tartalom


Jelentés elrendezésének módosítása

A jelentések elrendezését, azaz megjelenését többféleképpen módosíthatja. Az alábbi módszereket külön-külön vagy vegyesen alkalmazhatja, a módosítások sorrendje közömbös.

  • A Jelentés testreszabása munkaablak használata:     A Jelentés testreszabása munkaablakot a menüszalag Elrendezés csoportjában lévő gombokra kattintva nyithatja meg:
    • Oszlop kiválasztása: Ha módosítani szeretné, hogy a program mely oszlopokat jelenítse meg, kattintson erre a gombra, majd a pluszjelre (+) kattintva bontsa ki a listát, és tekintse meg a tartalmát. A rendelkezésre álló lehetőségek a módosítani kívánt jelentés típusától függően változnak. Jelölje be azon oszlopok jelölőnégyzetét, amelyeket meg szeretne jeleníteni, és törölje a jelet azok mellől, amelyeket nem.
    • Élőfej és élőláb: Ha élőfejet vagy élőlábat, illetve megjegyzéseket szeretne adni a jelentéshez, kattintson erre a gombra, jelölje be a megfelelő jelölőnégyzeteket, és írja be a kívánt információkat a megjeleníteni kívánt oszlopokhoz. Törölje a jelet azon oszlopok mellől, amelyeket nem szeretne látni a jelentésben.
    • Betűtípusok: Ha módosítani szeretné a betűk és a számok megjelenését, kattintson a Betűtípusok gombra. Jelölje ki a kívánt beállításokat, és módosítsa őket igény szerint. Módosíthatja a jelentéstörzsnek, az oszlopok és sorok címkéinek, valamint az összeg- és részösszegmezőknek a betűtípusát.
  • A Rendezés és szűrés csoport vezérlőinek használata:      A menüszalag Rendezés és szűrés csoportjában tegye az alábbiak egyikét:
    • Szűrés: A jelentésben megjelenített találatok számát szűréssel korlátozhatja. A jelentések szűréséről információt a Rekordok szűrése a Business Contact Manager alkalmazásban című témakörben találhat.
    • Növekvő és Csökkenő: E két gomb egyikére kattintva megváltoztathatja a jelentésben lévő rekordok rendezési sorrendjét. Alapértelmezés szerint a listák a jelentés elsődleges mezője alapján betűrendben jelennek meg. A „Kapcsolattartók ügyfél szerint” című jelentésben például a lista kezdetben az Ügyfél neve mező szerint van rendezve. Az Ügyfél neve oszlopban minden, ügyfélhez csatolt kapcsolattartó betűrendben látható.

 Tipp    A nevek a Teljes név mezőben lévő adatok alapján jelennek meg. Ha címeket is elhelyez a Teljes név mezőben, azok hatással lesznek a rendezésre. A Dr. Pozsony Balázs teljes név például a „D” betű alatt jelenik meg.

  • Oszlopok átrendezése:     Ha a jelentés oszlopainak sorrendjét meg szeretné változtatni, egyszerűen kattintson egy oszlop nevére, és húzza a kívánt helyre.
  • A másodlagos adatmezők elemeinek rendezése:    Ha egy másodlagos mezőben meg szeretné fordítani a szöveges elemek vagy a számok sorrendjét, kattintson a mező nevére a jelentésben. A Kapcsolattartók ügyfél szerint című jelentésben például a Kapcsolattartó neve oszlopra kattintva fordított betűrendbe rendezheti az Ügyfél neve oszlopban felsorolt kapcsolattartók nevét. Ismét az oszlop nevére kattintva visszaállíthatja az eredeti sorrendet. Ugyanígy ha a Cím – Irányítószám oszlop nevére kattint, az Ügyfél neve oszlopban felsorolt kapcsolattartók fordított számsorrendbe rendeződnek.
  • A másodlagos adatmezőkben lévő csoportok összecsukása és kibontása:     A jelentés bármely sorában a mínuszjelre (-) kattintva összecsukhatja az összes részelemet, hogy a bejegyzésnek csak az első sora legyen látható. A Kapcsolattartók ügyfél szerint című jelentésben például az Ügyfél neve oszlopban lévő elemek melletti mínuszjelre (-) kattintva elrejtheti a csatolt kapcsolattartók listáját. A mínuszjel (-) ekkor pluszjelre (+) változik, a program ezzel jelzi, hogy a lista össze van csukva. Ez a funkció a jelentés méretének és összetettségének csökkentését szolgálja. A csoport kibontásához kattintson újra a pluszjelre (+).

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Jelentés hasznosabbá tétele módosítással

A jelentéseket többféleképpen módosíthatja és teheti hasznosabbá saját maga vagy munkatársai számára.

A listaelemek szerkesztéséről részletesen a Rekordtípusok és listák létrehozása és testreszabása című témakörben olvashat.

 Megjegyzés:    Ha egy jelentésbe felvett felhasználói mezőt valaki töröl a Business Contact Manager adatbázisából (Business Contact Manager-adatbázis: Az ügyfelek, a kapcsolattartók, a lehetőségek, az üzleti projektek és az egyéb kapcsolódó elemek tárolására szolgáló adatbázis.), a mentett jelentés a törölt mezőből származó információt nem jeleníti meg. Ha a megfelelő adattal együtt még a mező törlése előtt exportálja a jelentést az Excel alkalmazásba, a jelentés nem változik.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Adathibák kijavítása a jelentésben

A jelentést áttekintve hibákat vehet észre, amelyeket javítani szeretne. Megállapíthatja például, hogy az egyik kapcsolattartó helytelen ügyfélhez van hozzárendelve. Az ilyen típusú hibák a jelentésben nem javíthatók ki, a szóban forgó rekordban kell elvégezni a javítást.

A példában említett hiba kijavításához nyissa meg a kapcsolattartó-rekordot, és a rekord Általános lapján, a Csatolt ügyfél mezőbe írja be a helyes ügyfélnevet. Ezután a jelentéshez visszatérve a Műveletek csoportban kattintson a Frissítés gombra, és a jelentésben megjelenik a kijavított érték.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Megnyitott jelentések mentése, frissítése és nyomtatása

A jelentés megtekintése után szükség lehet a módosítások mentésére, az adatok frissítésére vagy a jelentés kinyomtatására. Az alábbi műveletek elvégzéséhez előbb meg kell nyitnia egy jelentést.

Módosított jelentés mentése

A nem módosított jelentéseket nem kell menteni, hiszen azok a menüszalag Jelentések lapján bármikor elérhetők. A mentett jelentéseket a Business Contact Manager for Outlook adatbázisa tárolja.

  1. A menüszalagon kattintson a Jelentések fülre, kattintson a megnyitni kívánt jelentéstípus gombjára, majd válassza a megfelelő jelentést.
  2. A Jelentések megnyitása és módosítása című szakaszban leírt módon szabja testre a jelentést.
  3. A menüszalag Műveletek csoportjában kattintson a Mentés másként gombra.
  4. A megnyíló Mentés másként párbeszédpanelen írja be a jelentés nevét, majd kattintson az OK gombra.

Testre szabott jelentés megnyitásához kattintson a Mentett jelentések gombra.

 Tipp    A program a jelentést ugyanabba a kategóriába menti, mint amelyikbe a módosított jelentés eredeti példánya tartozott.

Jelentés adatainak frissítése

Valahányszor megnyit egy mentett jelentést, a program frissíti az adatait. Az adatok igény szerint is frissíthetők.

  1. A menüszalagon kattintson a Jelentések fülre, kattintson a megnyitni kívánt jelentéstípus gombjára, majd válassza a megfelelő jelentést.
  2. A menüszalag Műveletek csoportjában kattintson a Frissítés gombra.

Jelentés nyomtatása

  1. A menüszalagon kattintson a Jelentések fülre, kattintson a megnyitni kívánt jelentéstípus gombjára, majd válassza a megfelelő jelentést.
  2. A menüszalag Műveletek csoportjában kattintson a Nyomtatás gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Diagram létrehozása jelentésből

A Business Contact Manager for Outlook legtöbb jelentéséből és a jelentések alapján létrehozott egyéni jelentésekből készíthet diagramot. Azokban a jelentésekben, amelyek diagram formátumban is megjeleníthetők, a Diagram gomb (Diagram gomb ) aktív a menüszalagon. Az adatokat nem tartalmazó jelentések nem jeleníthetők meg diagramként.

  1. Nyissa meg a diagramként megjeleníteni kívánt jelentést.
  2. A menüszalag Megjelenítés csoportjában kattintson a Diagram gombra. Ha a diagram túl széles, és nem jelenik meg teljes egészében a képernyőn, alatta egy vízszintes görgetősáv látható.

 Tipp    Ha kifinomultabb diagramokat szeretne létrehozni, exportálja a jelentés adatait az Excel alkalmazásba, és ott készítse el a diagramot. A jelentésadatok Excel alkalmazásba való exportálásáról további információt a Jelentés exportálása elemzésre az Excel alkalmazásba vagy más programba című szakaszban találhat.

Diagram

  1. A diagramok testreszabásához használja a menüszalag Diagram csoportjában lévő vezérlőket.
  • Feliratok:     A Feliratok gomb segítségével Tengelycímek és Jelmagyarázat típusú elemeket vehet fel és távolíthat el.
  • Értékek:     Az Értékek gombra kattintva kijelölheti a jelentésben megjelenített adatokat. A Lehetőségek forrás szerint című jelentésből készült diagramban például ábrázolhatja a Lehetőségek száma    vagy a Bevétel mező adatait.
  • Tervezett     és Összesen:    Jelölje be ezeket a jelölőnégyzeteket, ha azt szeretné, hogy a diagramon megjelenjen a tényleges bevétel, a tervezett bevétel vagy mindkettő.

 Megjegyzés:    Ezek a jelölőnégyzetek nem minden diagramhoz érhetők el.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Jelentés exportálása elemzésre az Excel alkalmazásba vagy más programba

A Business Contact Manager for Outlook alkalmazásban készült jelentések egyszerűen exportálhatók a Microsoft Excel vagy más programba, ahol alaposabb elemzésnek vethetők alá. Ha a jelentésadatokat nem az Excelbe, hanem más programba szeretné exportálni, exportálja őket előbb az Excelbe. Azután az Excel környezetében mentse olyan fájlformátumba, amelyet a kívánt cél program meg tud nyitni. A vesszővel tagolt (.csv) formátumba mentett Excel-fájl például számos programban megnyitható.

Tegye az alábbiak egyikét:

A jelentés mentése Excel-fájlként a számítógépre    

  1. Nyissa meg az Excel alkalmazásba exportálni kívánt jelentést.
  2. A menüszalag Műveletek csoportjában kattintson az Exportálás: Excel gombra. A jelentés megnyílik az Excel alkalmazásban.
  3. Az Excel ablakában a Mentés gombra kattintva nyissa meg a Mentés másként párbeszédpanelt. A jelentés mentéséhez több mint 20 fájlformátum közül választhat.

A jelentés küldése e-mailben Excel formátumú mellékletként    

  1. Nyissa meg az e-mail mellékletként elküldeni kívánt jelentést.
  2. A menüszalag Műveletek csoportjában kattintson a Küldés e-mailként gombra. Az Outlook alkalmazásban megnyílik egy üzenetűrlap, amelyhez a program Excel-fájlként (.xlsx formátumban) már csatolta a jelentést.
  3. Töltse ki a Címzett és a Tárgy sort, tetszőlegesen írjon egy üzenetet, és kattintson a Küldés gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Marketingtevékenység indítása jelentésből

Ügyfelek, kapcsolattartók vagy érdeklődők címét, telefonszámát, illetve e-mail címét tartalmazó jelentések használatával marketingtevékenységet indíthat a Business Contact Manager for Outlook alkalmazásban.

  1. Nyissa meg a marketingtevékenység alapjául használni kívánt jelentést.
  2. A CTRL+A billentyűkombinációval jelölje ki az összes rekordot a listában.
  3. A menüszalag Kommunikáció csoportjában kattintson az Új híváslista, a Tömeges e-mail vagy a Nyomtatott célzott reklámlevél gombra, majd kattintson Az összes címzett vagy A kijelölt címzettek parancsra.
  4. A megnyíló marketingtevékenységi űrlapon állítsa össze a címzettlistát és a tartalmat a tevékenységhez.

A híváslisták létrehozásáról a Híváslisták létrehozása és használata a Business Contact Manager programban című témakörben olvashat. Más marketingtevékenységek létrehozásáról információt a Termékek és szolgáltatások értékesítése a Business Contact Manager program segítségével című témakörben találhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Jelentés megnyitása minialkalmazásból

Ha egy minialkalmazás felületéről szeretne jelentést megnyitni, kattintson a jelentés ikonra a minialkalmazásban. A minialkalmazásokból megnyitott jelentések ugyanúgy viselkednek, mint a menüszalagról megnyitott jelentések.

A minialkalmazásokról további információt a Minialkalmazások használata a Business Contact Managerben című témakörben találhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A szabványos jelentések listája

A Business Contact Manager for Outlook alkalmazásban használható alábbi szabványos jelentések rekordtípusonként vannak csoportosítva.

 Tipp    A legtöbb jelentés átalakítható diagrammá a Diagram létrehozása jelentésből című szakaszban leírt módon.

MegjelenítésÜgyfelekről készült jelentések    

  • Ügyfelek felelős szerint
  • Ügyfelek település szerint
  • Ügyfelek állam/megye szerint
  • Ügyfelek irányítószám szerint
  • Ügyfelek terület szerint
  • Ügyfelek kategória szerint
  • Ügyfelek minősítés szerint
  • Ügyfelek fizetési állapot szerint
  • Ügyfelek forrás szerint
  • Ügyfelek tevékenységeinek összegzése
  • Tevékenységek ügyfél szerint
  • Mellőzött ügyfelek
  • Gyors ügyféllista

MegjelenítésKapcsolattartókról készült jelentések    

  • Kapcsolattartók ügyfél szerint
  • Kapcsolattartók felelős szerint
  • Kapcsolattartók település szerint
  • Kapcsolattartók állam/megye szerint
  • Kapcsolattartók irányítószám szerint
  • Kapcsolattartók kategória szerint
  • Kapcsolattartók minősítés szerint
  • Kapcsolattartók fizetési állapot szerint
  • Kapcsolattartók forrás szerint
  • Kapcsolattartók évforduló szerint
  • Kapcsolattartók születésnap szerint
  • Kapcsolattartók tevékenységeinek összegzése
  • Tevékenységek kapcsolattartó szerint
  • Mellőzött kapcsolattartók
  • Gyors kapcsolattartó-lista

MegjelenítésÉrdeklődőkről készült jelentések

  • Érdeklődők felelős szerint
  • Érdeklődők felelős és kapcsolat szerint
  • Érdeklődők pontszám szerint

MegjelenítésLehetőségekről készült jelentések

  • Lehetőségek termék vagy szolgáltatás szerint
  • Lehetőségek felelős szerint
  • Lehetőségek forrás szerint
  • Lehetőségek ügyfél szerint
  • Lehetőségek kapcsolattartó szerint
  • Lejárt határidejű lehetőségek
  • Értékesítés feltérképezése
  • Értékesítési folyamat
  • Tevékenységek lehetőség szerint

MegjelenítésEgyéb értékesítési jelentések

  • A legjobb vevők a bevétel alapján: Ügyfelek
  • A legjobb vevők a bevétel alapján: Kapcsolattartók
  • Legjobb termékek: A legkelendőbb termékek
  • Legjobb termékek: A legtöbb hasznot hajtó termékek
  • Legjobb termékek: A legnyereségesebb termékek
  • A legjobb ajánlók az érdeklődők volumene alapján
  • A legjobb ajánlók a teljes értékesítés alapján
  • Inaktív vevők az elmúlt 30 napban
  • Inaktív vevők az elmúlt 90 napban
  • Inaktív vevők az elmúlt 180 napban
  • Inaktív vevők az elmúlt 365 napban

MegjelenítésMarketingjelentések

  • Lehetőségek marketingtevékenységek szerint
  • Kapcsolattartók marketingtevékenységek szerint
  • Ügyfelek marketingtevékenységek szerint
  • Marketingtevékenységek kampányok szerint
  • Marketingtevékenységek típusok szerint
  • Telefonnaplók híváslisták szerint

MegjelenítésÜzleti projektekről készült jelentések

  • Üzleti projektek – mind
  • Üzleti projektek – esedékesek
  • Üzleti projektek – lejárt határidejűek
  • Üzleti projektek állapot szerint
  • Üzleti projektek határidő szerint
  • Üzleti projektek felelős szerint
  • Üzleti projektek típus szerint
  • Üzleti projektek prioritás szerint
  • Üzleti projektek ügyfél szerint
  • Üzleti projektek kapcsolattartó szerint
  • Projekttevékenységek – mind
  • Projekttevékenységek – esedékesek
  • Projekttevékenységek – lejárt határidejűek
  • Projekttevékenységek projekt szerint
  • Projekttevékenységek felelős szerint

 
 
Hatókör:
Outlook 2013, Outlook 2010