Értekezlet ütemezése más résztvevőkkel

Az értekezlet az egyes résztvevőket és – adott esetben – a konferenciateremhez hasonló erőforrásokat is magában foglaló találkozó. Az Ön által szervezett értekezlet összehívására érkező válaszok megjelennek az Ön Bejövő üzenetek mappájában.

  1. Naptár nézetben a Kezdőlap lapon, az Új csoportban kattintson az Új értekezlet gombra.

Billentyűparancs  Új értekezlet összehívásához az Outlook bármely mappájában nyomja le a CTRL+SHIFT+Q billentyűkombinációt.

  1. A Tárgy mezőben adja meg az esemény leírását.
  2. A Hely mezőben adja meg az esemény leírását vagy helyszínét. Ha Microsoft Exchange-fiókot használ, kattintson a Helyiségek elemre, és válasszon a rendelkezésre álló helyiségek közül.
  3. A Kezdési idő és a Befejező időpont mezőre kattintva adja meg az értekezlet kezdésének és befejezésének időpontját. Ha bejelöli az Egész napos esemény jelölőnégyzetet, akkor az esemény éjféltől éjfélig tartó, 24 órás eseményként jelenik meg.

 Megjegyzés:   Ha eltérő időzóna szerint szeretne ütemezni egy értekezletet, akkor kattintson az Értekezlet lap Beállítások csoportjában az Időzónák gombra.

  1. A dokumentum törzsébe írja be a címzettekkel megosztani kívánt információkat. Fájlokat is csatolhat.
  2. Kattintson az Értekezlet lap Megjelenítés csoportjának Ütemezés gombjára.

Ütemezési segéd segít Önnek megkeresni az értekezlet legalkalmasabb időpontját.

  1. Kattintson a További résztvevők gombra, majd a Hozzáadás címjegyzékből elemre.
  2. A résztvevők és erőforrások kiválasztása párbeszédpanel Keresés mezőjébe írja be annak a személynek vagy erőforrásnak a nevét, aki vagy amely jelen kell legyen az értekezleten. Ha bejelölte a További oszlopok választógombot, kattintson az Indítás gombra.
  3. A keresési találatok közül kattintson a kívánt névre, majd kattintson a Résztvevők, a Tudjanak róla vagy az Erőforrások gombra, végül az OK gombra.

A Kötelező résztvevők és a Nem kötelező résztvevők listában szereplő személyek neve az Értekezlet lap Címzett mezőjében jelenik meg, az Erőforrások pedig a Hely mezőben láthatók.

A foglaltsági beosztásban követheti a résztvevők elérhetőségét. Az értekezlet kezdetét függőleges, zöld vonal jelzi. Az értekezlet végét függőleges, vörös vonal szimbolizálja.

Foglaltsági beosztás

Az Értekezletjavaslatok ablaktáblában megkeresheti az értekezlet megtartására leginkább alkalmas időpontot (amikor a legtöbb résztvevő ér rá). A javasolt időpontok közül az Értekezletjavaslatok mező valamely időpontjavaslatára kattintva választhat, vagy manuálisan is választhat időpontot a foglaltsági beosztáson.

  1. Ha ismétlődő értekezletet szeretne szervezni, kattintson a Értekezlet lap Beállítások csoportjában az Ismétlődés gombra. Határozza meg az ismétlődési szabályt, majd kattintson az OK gombra.

Ha ismétlődési szabályt rendel egy értekezlethez, akkor az Értekezlet lap neve megváltozik, és Értekezletsorozat lesz.

 Megjegyzések 

  • Az előzetes emlékeztető időpontjának megadásához az Értekezlet lapon, a Beállítások csoportban kattintson az Emlékeztető gombra, majd adja meg a kívánt időpontot. A Nincs elemre kattintva kikapcsolja az emlékeztető küldését.
  • Az értekezlet szervezője a meghívásban is meghatározhatja a címzetteknek szóló emlékeztető időpontját. Amennyiben a szervező nem szabályozza a meghívásban az emlékeztető alapértelmezett időpontját, a résztvevők mindegyike a saját alapértelmezett beállítása szerint kap emlékeztetőt.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
Outlook 2010