Elemek biztonsági mentése és törlése az Archiválás szolgáltatással

Microsoft Outlook postaládájának mérete az új elemek (elem: Az elem az Outlook programban az információ tárolásának alapegysége (ugyanúgy, ahogy más alkalmazásokban a fájlok). Az elemek lehetnek e-mail üzenetek, találkozók, névjegyek, feladatok, naplóbejegyzések, megjegyzések, valamint elküldött elemek és dokumentumok.) fogadásával és küldésével folyamatosan növekszik. A használt levelezőkiszolgálón elérhető szabad lemezterület, illetve a postaláda méretének kezeléséhez archívumba helyezheti át a fontos, de ritkán használt régi elemeket. Az Archiválás szolgáltatás automatikusan elvégzi a raktározási teendőket, de a legtöbb alapértelmezett beállítás testre szabható.

 Megjegyzés:   A postaláda elemeire a szervezet megszabta adatmegőrzési szabályok és üzenetrekord-kezelési irányelvek vonatkozhatnak. Microsoft Exchange-fiók esetén ezek a szabályok elsőbbséget élveznek az automatikus archiválási beállításokkal szemben. A program eltávolítja az automatikus archiválási funkciót azokból az Outlook-profilokból, amelyek adatmegőrzési szabályokkal ellátott Microsoft Exchange-fiókot tartalmaznak.

Az alapértelmezett automatikus archiválási beállítások megtekintése és módosítása

Az automatikus archiválási szolgáltatás az elemeket eredeti helyükről az archiválási mappába helyezi át az elévülési periódus lejártát követően.

Az elemeket az archivált helyeken tárolja a program, kivéve ha egy vagy több archiválási beállítást módosít, vagy ha az elévült elemek automatikus törlésére állítja be a programot. Ha a program az elévült elemek törlésére van beállítva, az érintett elemek nem kerülnek az archívumba, hanem végérvényesen törlődnek. Az elemek kizárólag az archívumba történő áthelyezést megelőzően törölhetők automatikusan. Az archivált elemek csak manuálisan törölhetők.

MegjelenítésTovábbi tudnivalók az Outlook-elemek lejáratáról

Az Outlook különböző elemtípusai, például az üzenetek, a találkozók és a feladatok különböző elévülési periódusokkal rendelkeznek, amelyek csak akkor változnak, ha a felhasználó manuálisan módosítja azokat. Az alábbiakban megtekintheti a különböző Outlook-elemek alapértelmezett elévülési periódusait:

Mappa Elévülési periódus
Beérkezett üzenetek és Piszkozatok 6 hónapos
Elküldött üzenetek és Törölt elemek 2 hónap
Postázandó 3 hónap
Naptár 6 hónap
Feladatok 6 hónap
Megjegyzések 6 hónap
Napló 6 hónapos
Névjegyalbum: Nem jár le

 Megjegyzés:   Az Ön által létrehozott, a Beérkezett üzenetek, a Naptár, a Feladatok, a Feljegyzések és a Napló mappákkal megegyező típusú elemeket tartalmazó mappákra szintén hat hónapos elévülési periódus vonatkozik.

Az elem típusától függően változik az elévülési időszak kezdetének időpontja:

Elem típusa Az elévülési időszak kezdete
E-mail: A fogadás dátuma/ideje és az utolsó módosítás és mentés időpontja közül a későbbi.
Értekezlet, esemény vagy találkozó Az elem utolsó módosításának és mentésének dátuma közül a későbbi. Az ismétlődő elemeket a rendszer nem archiválja automatikusan.
Feladat: A befejezés dátuma vagy a feladat utolsó módosításának és mentésének időpontja. A befejezetlen feladatok nem archiválódnak. A másoknak kiosztott feladatok archiválása csak készre jelölés esetén történik meg.
Feljegyzés: A feljegyzés utolsó módosítása és mentése.
Naplóbejegyzés: A naplóbejegyzés létrehozásának dátuma vagy a bejegyzés utolsó módosításának és törlésének dátuma/ideje.
Névjegy A névjegyeket alapértelmezés szerint nem archiválja a program, de kézzel archiválhatók.

Amikor első alkalommal futtatja az Outlook alkalmazást, az archiválás alapértelmezés szerint be van kapcsolva, és 14 naponként fut. Lehetősége van az archiválás gyakoriságának módosítására, az archivált elemek tárolására használt Outlook-adatfájl (.pst) megadására, illetve az Outlook mappáiban lévő elemek archiválási időpontjának meghatározására.

  1. A Backstage nézet megnyitásához kattintson a Fájl fülre, majd a Beállítások parancsra.
  2. Kattintson a Speciális lap Archiválás csoportjának Archiválási beállítások gombjára.
  3. Jelölje be az Archiválás n naponta jelölőnégyzetet, majd adja meg, hogy milyen időközönként futtassa a program az archiválást.
  4. Jelölje ki a kívánt beállításokat. Az Archiválás párbeszédpanelen beállíthatja a régi elemek automatikus törlését.
  5. Az előző nézethez való visszatéréshez kattintson a Fájl fülre.

 Megjegyzések 

  • Ha módosítja a Régi elemek áthelyezése az alábbi fájlba beállításban megadott fájlt, a program minden archiváláskor az új fájlt fogja használni.
  • Az egyes mappák beállításainak testreszabása előtt adja meg a mappák alapértelmezett beállításait, különben előfordulhat, hogy véletlenül módosítja az alapértelmezett beállításokat.
  • Az archiválási beállításokról bővebben Az Archiválás szolgáltatás beállításainak magyarázata című témakörben olvashat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Egyes mappákra vonatkozó archiválási beállítások módosítása

  1. A navigációs ablak (navigációs ablak: Az információ rendszerezéséhez használható mappák elérését biztosító oszlop. Az egyes mappákra kattintva megjeleníthetők a bennük tárolt elemek. A navigációs ablak tartalmaz egy Kedvenc mappák nevű szakaszt is, gombjaival pedig váltani lehet a Levelezés, a Naptár, a Feladatok nézet és a többi nézet között.) mappalistájában kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt mappára, majd kattintson a helyi menü Adatlap parancsára.
  2. Az Archiválás lapon végezze el a szükséges módosításokat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
Outlook 2010