Amikor létrehozza első aláírását, az Outlook beállítja azt alapértelmezett aláírásként, és minden új üzenetre alkalmazza. Amennyiben használni szeretné aláírását, nem kell mást tennie, mint egyszerűen létrehozni az üzeneteket – az aláírás minden új üzenetben meg fog jelenni.
Abban az esetben, ha több aláírást is létrehozott, az Aláírások és levélpapírok párbeszédpanelre lépve kiderítheti, hogy melyik az alapértelmezett aláírás: az alapértelmezett aláírás közvetlenül az Alapértelmezett aláírás kiválasztása csoportban található Új üzenetek sorban látható. A képen egy Munkahelyi aláírás elnevezésű aláírást láthat, amelyet minden új üzenetre automatikusan alkalmaz a program.
