Ha az Outlook alkalmazást mobileszközön használja, vagy a levelezésére használja az Office Outlook Web Access (OWA) rendszert, már bizonyára tudja, milyen hasznos az, hogy a számítógéptől távol is egyszerűen elérheti üzleti és személyes levelezését. A Business Contact Manager for Outlook alkalmazásbeli kapcsolattartókat (kapcsolattartó: Egy vállalatnál vagy szervezetnél dolgozó olyan személy, akivel üzleti kapcsolatban áll.) már elérheti mobiltelefonjáról, az Outlook Web Access programból, Windows Live-fiókjából és a SharePoint-webhelyekről ugyanúgy, ahogyan elérheti az Outlook, Windows Live és SharePoint rendszerbeli névjegyeket is.
Jelen cikk ismerteti, hogyan állíthatja be és használhatja az interneten keresztül a kapcsolattartók eléréséhez szükséges szinkronizálást, hogyan kezelheti távolról a kapcsolattartók rekordjait (rekord: Kitöltött Ügyfél, Kapcsolattartó vagy Lehetőség űrlap. A rekord az ügyfelek, a kapcsolattartók és a lehetőségek adatait, valamint a csatolt rekordokat és elemeket tartalmazza.), hogyan állíthatja le a szinkronizálást, illetve hogy milyen eredménnyel jár az, ha a szinkronizálás bekapcsolt állapota mellett másik adatbázisra vált.
Ha további tudnivalókat kíván megtudni az üzleti adatok folytonos eléréséről, olvassa el A Business Contact Manager offline használata című cikket.
Tartalom
Vissza a lap tetejére
A kapcsolattartók szinkronizálásának előnyei
Ha szinkronizálja vagy tükrözi a Business Contact Manager for Outlook programban tárolt kapcsolattartókat, azokat a többi kapcsolati listával egyetemben távolról is elérheti. Ha például egy értékesítési körutat tervez, melynek keretében egy új terméket kíván bemutatni ügyfeleinek, az ügyfelek adatait ugyanúgy kell elérnie az internetről, mint ahogy azt a többi kapcsolattal teheti. Ebben az esetben beállíthatja a kapcsolattartók szinkronizálását.
Megjegyzés: Ha nem csak a kapcsolattartók adatait, de minden üzleti jellegű információt szeretne magánál tudni, olvassa el A Business Contact Manager offline használata című cikket is.
A kapcsolattartók távoli elérésének beállításához válassza ki, hogy milyen típusú Outlook-névjegyalbummappát fog az Outlook Web Access alkalmazással vagy mobileszközzel használni, mikor távol van a számítógéptől. Az Outlook programban kiválasztható mappák a következő típusúak lehetnek: Outlook-névjegyek, Windows Live-névjegyek, SharePoint-partnerek, valamint a korábban létrehozott, testre szabott névjegyalbummappák.
A szinkronizálás működése
A szinkronizálás során a kapcsolattartók másolata átkerül az Outlook egy kiválasztott névjegyalbummappájába. A Névjegyek listában mindkét típusú rekord megjelenik, amikor távol van az az irodától. A kapcsolattartói rekordokat a „üzleti partner” ikon jelzi 
. A kapcsolattartói rekordokat az interneten is elérheti, éppen úgy, mint az Outlook-névjegyeket.
A szinkronizálás frissíti a Business Contact Manager adatbázisában (Business Contact Manager-adatbázis: Az ügyfelek, a kapcsolattartók, a lehetőségek, az üzleti projektek és az egyéb kapcsolódó elemek tárolására szolgáló adatbázis.) található rekordokat. Minden, az interneten végrehajtott módosítás megjelenik a szinkronizált rekordokon, illetve frissíti azon szinkronizált rekordokat is, melyeken az adatbázisban hajtott végre módosítást. A frissítések a háttérben zajlanak, így nem akadályozzák munkájában.
Megjegyzés: A kapcsolattartók szinkronizálásának leállításakor a program eltávolítja őket az Outlook, SharePoint, Windows Live vagy más típusú szinkronizált névjegyalbummappából.
Vissza a lap tetejére
Példa: Értékesítési körút
Egy értékesítési körút során meglátogat egy céget, ahol megtudja, hogy a vállalat beszerzési igazgatója, Nick Brigandi kilépett a cégtől, és helyére Andrea Dunker került. Szeretné törölni a Nickhez tartozó rekordot a kapcsolattartók közül, és létre kíván hozni egy új rekordot Andreának. Bejelentkezik az Outlook Web Access programba, kijelöli Nick rekordját, majd törli. Ezután az Új gombra kattint, megadja Andrea adatait, majd menti az új rekordot.
Ezek a módosítások perceken belül megjelennek az irodai számítógép Outlook alkalmazásában is. A program törli Nicket az Outlook-névjegyeket tartalmazó mappából, és rekordja átkerül a Business Contact Manager for Outlook Törölt elemek mappájába. Eközben a program felveszi Andrea Dunkert az Outlook-névjegyek közé, de rekordja besorolása Outlook-névjegy marad. Az alkalmazás kizárólag a már létező kapcsolattartói rekordokat szinkronizálja: az interneten nem hozhat létre új kapcsolattartói rekordokat.
Az út után beállíthatja, hogy az Outlook Andrea Dunkert kapcsolattartóként tartsa nyilván, ha követi a Business Contact Manager rekord létrehozása névjegyből című cikkben található útmutatást.
Ha úgy látja, útközben szüksége lesz az összes üzleti rekordra, beállíthatja azt is, hogy az adatbázis elérhető legyen a magával vitt hordozható számítógépen. További információt az összes üzleti adat távoli eléréséről A Business Contact Manager offline használata című cikkben talál.
Vissza a lap tetejére
A kapcsolattartók elérhetővé tétele az interneten
Ha a kapcsolattartók adatait szükség esetén bárhonnan el kívánja érni, átmásolhatja vagy áthelyezheti a kapcsolattartói rekordokat egyesével abba a mappába, melyet távolról is elér, de ezesetben a Business Contact Manager for Outlook programban a rekordokkal társított adatok elvesznek. A rekord módosításakor manuálisan kellene szerkesztenie a rekord másolatát is, akár adatbázisban, akár interneten tárolt rekordról van szó.
Ehelyett a kapcsolattartókat hozzáadhatja Outlook-névjegyalbummappájához, ily módon elérhetővé téve őket az interneten az Outlook Web Access programmal vagy egy mobileszközzel. Ha engedélyezi a Kapcsolattartók szinkronizálása szolgáltatást, egy helyen frissítheti a kapcsolati adatokat, de a rekord másolatán is láthatók lesznek a módosítások, akár egy adatbázisban, akár az interneten tárolja azt.
A Kapcsolattartók szinkronizálása szolgáltatás a kapcsolattartókat egy előre kijelölt Outlook-névjegyalbummappa-típusba másolja, de az eredeti rekordot a Business Contact Manager adatbázisában meghagyja. A program a kapcsolattartói rekordok mindkét másolatának adatait automatikusan szinkronizálja attól függetlenül, hogyan éri el éppen a rekordokat.
- Kattintson a Fájl fülre.
- Kattintson a Business Contact Manager elemre.
- Kattintson a Szinkronizálás, majd a Kapcsolattartók szinkronizálásának indítása elemre.
- A Szinkronizálási beállítások párbeszédpanelen válassza ki azt az Outlook-névjegyalbumtípust, melybe a kapcsolattartót másolni kívánja.
A választható beállítások eltérhetnek attól függően, hogy az adatok távoli eléréséhez milyen programot vagy webes alkalmazást használ. További információt a mappa kiválasztásáról a cikk Szinkronizálási mappa kijelölése című szakaszában talál.
- Ha a kapcsolattartókat az Outlook-névjegyalbummappa egy megadott kategóriájába szeretné sorolni, hagyja a kívánt Kategória jelölőnégyzetet bejelölve. Ha nem, törölje a jelet a jelölőnégyzetből.
- Kattintson az OK gombra.
A kapcsolattartókat ekkor a program a kiválasztott névjegyalbummappába másolja, és a két mappa közti szinkronizálás ettől fogva folyamatos lesz.
A kapcsolattartói rekordokat (rekord: Kitöltött Ügyfél, Kapcsolattartó vagy Lehetőség űrlap. A rekord az ügyfelek, a kapcsolattartók és a lehetőségek adatait, valamint a csatolt rekordokat és elemeket tartalmazza.) Üzleti személy ikon jelzi, hogy megkülönböztethetők legyenek a többi Outlook-névjegytől.
Megjegyzés: A kapcsolattartók szinkronizálásának leállításakor a program automatikusan eltávolítja őket az Outlook-névjegyalbummappából.
Vissza a lap tetejére
Szinkronizálási mappa kijelölése
A szinkronizálási folyamat megkezdésekor a program arra kéri, válasszon egy, a kapcsolattartói rekordokat majd tároló mappát. Ez az a mappa, melyet már most is használ a különböző kapcsolattartók eléréséhez a hordozható számítógépén vagy mobileszközén, mikor az irodától távol dolgozik.
Megjegyzés: Ha mobileszközt használ, be kell állítania, hogy az képes legyen szinkronizálni az Outlook-névjegyeket.
A Szinkronizálási beállítások párbeszédpanelen kijelölt mappa attól függ, milyen programokat vagy webes alkalmazást használ az adatok távoli eléréséhez, illetve hogy az Outlook beállításainál mit adott meg. Az Outlook-névjegyalbummappák tartalmazhatnak .pst-fájlokat, .ost-fájlokat, Windows Live-névjegyeket és SharePoint-partnereket.
Az alábbiakban megtalálhatja azokat a névjegyalbummappákat, melyekkel szinkronizálhatja a kapcsolattartókat:
- Microsoft Exchange-fiók: Válassza ezt a beállítást, ha levelezését egy Microsoft Exchange Server 2010 rendszerű fiókon keresztül éri el. A kapcsolattartókat ekkor a program ugyanabba a mappába másolja, melyben az Outlook-névjegyek találhatók.
- Outlook-adatfájl (.pst): Válassza ezt a beállítást, ha azt a mappát kívánja megjelölni a kapcsolattartók mappájaként, melyet az Outlook-névjegyek eléréséhez használ. Ezt a beállítást akkor érdemes választania, ha a kapcsolattartókat mobiltelefonján vagy Exchange-, POP- vagy más internetes levelezési fiókon keresztül éri el.
- Windows Live-fiók: Ha ezt a beállítást választja, a program a Windows Live-névjegyek egy távoli számítógépről vagy mobileszközről való elérésekor a kapcsolattartókat a névjegyekkel szinkronizálja.
- SharePoint-partnerlista: Ha a SharePoint programot használja, és rendelkezik egy SharePoint-webhelyen tárolt partnerlistával, válassza ezt a beállítást. A kapcsolattartókat ekkor a program a partnerlistával fogja szinkronizálni.
- Egyéb névjegyalbummappák: Válassza ezt a beállítást, ha egy másik Outlook-névjegyalbummappát kíván szinkronizálni a kapcsolattartókkal.
Megjegyzések
- Egyszerre csak egy levelezési fiókkal és egy típusú névjegyalbummappát szinkronizálhat.
- Ha mobileszközt használ, be kell állítania, hogy az képes legyen szinkronizálni az Outlook-névjegyeket.
Vissza a lap tetejére
A kapcsolattartók szinkronizálási mappájának módosítása
A kapcsolattartói rekordokat egyszerre csak egy mappával szinkronizálhatja, ezt a mappát azonban bármikor módosíthatja, még akkor is, ha már szinkronizál egy másik mappával. A mappa módosításához meg kell változtatnia a szinkronizálási beállításokat.
- Kattintson a Fájl fülre.
- Kattintson a Business Contact Manager elemre.
- Kattintson a Szinkronizálás elemre, majd hajtsa végre a kívánt műveletet:
- Ha már épp szinkronizálja a kapcsolattartókat egy mappával, kattintson a Beállítások módosítása elemre.
- Ha éppen nem szinkronizálja a kapcsolattartókat, kattintson a Kapcsolattartók szinkronizálásának indítása elemre.
- A Szinkronizálási beállítások párbeszédpanelen kattintson a Kapcsolattartó mappára.
Az elérhető beállításokról további tudnivalókat a cikk egy korábbi, Szinkronizálási mappa kijelölése című szakaszában talál.
- Ha a kapcsolattartókat az Outlook-névjegyalbummappa egy megadott kategóriájába szeretné sorolni, hagyja a kívánt Kategória jelölőnégyzetet bejelölve. Ha nem, törölje a jelet a jelölőnégyzetből.
- Kattintson az OK gombra.
Megjegyzés: Másik mappa választásakor a szinkronizált kapcsolattartókat a program eltávolítja a korábbi mappából.
Vissza a lap tetejére
A kapcsolattartók szinkronizálásának leállítása
Noha a szinkronizálás igen hasznos funkció, melyet érdemes mindig használni, ki is kapcsolhatja, ha például már nem dolgozik útközben, vagy nem kívánja elérni a kapcsolattartók adatait az interneten keresztül.
- Kattintson a Fájl fülre.
- Kattintson a Business Contact Manager elemre.
- Kattintson a Szinkronizálás, majd a Kapcsolattartók szinkronizálásának leállítása elemre.
A program az összes kapcsolattartói rekordot eltávolítja a névjegyalbummappából.
Vissza a lap tetejére
Business Contact Manager-rekord létrehozása kapcsolati rekordból
A program a Business Contact Manager-adatbázisában kizárólag a létező kapcsolattartó-alapú rekordokat szinkronizálja. Ha engedélyezi a szinkronizálást, a szinkronizált névjegyalbummappában létrehozott új kapcsolattartók Outlook-névjegyekként jelennek meg. Ez alól kivételt képez, ha a kapcsolattartókat átmásolja vagy áthelyezi a Business Contact Manager for Outlook programba.
A kapcsolattartókat a többi ügyfél- és kapcsolattartói rekordtípushoz (beleértve az egyéni rekordtípusokat) hasonlóan veheti fel.
Megjegyzés: Ha egy Outlook-névjegyet ügyfélrekordként helyez át a Business Contact Manager for Outlook programba, a rekordot nem szinkronizálhatja többé az interneten.
- Kattintson a navigációs ablak Névjegyalbum gombjára.
- Kattintson a Business Contact Manager for Outlook alkalmazásba másolandó névjegyre.
- Kattintson a menüszalag Üzlet csoportjában a Rekord létrehozása gombra.
- A létrehozni kívánt rekordtípus kiválasztásához tegye az alábbiak egyikét:
- Kattintson a Másolás a Business Contact Manager programba elemre, majd válassza a kívánt rekordtípust.
- Kattintson az Áthelyezés a Business Contact Manager programba elemre, majd válassza a kívánt rekordtípust.
A program automatikusan létrehozza a rekordot. A rekord Business Contact Manager for Outlook alkalmazásbeli megtekintéséhez a navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson a Kapcsolatkezelés elemre.
Vissza a lap tetejére
A más adatbázisra való átváltás hatásai a szinkronizálásra
A Business Contact Manager for Outlook program egyszerre egy adatbázissal dolgozhat.
Ha azonban másik adatbázisra kell váltania, akkor is megteheti, ha a Kapcsolattartók szinkronizálása szolgáltatás engedélyezve van. Az új adatbázis kiválasztásakor a program megkérdezi, hogyan kívánja kezelni az épp elhagyni kívánt adatbázisból származó szinkronizált rekordokat. Az alábbi beállítások közül választhat:
- Megőrzés az Outlook Névjegyalbumban: Válassza ezt a beállítást, ha a korábban már létező szinkronizált névjegyeket meg kívánja tartani az Outlook-névjegyalbummappában. Ezek a rekordok megmaradnak a névjegyalbummappában, és egy üzleti személy ikon jelzi majd őket. Ha nem veszi fel őket, nem jelennek meg az új adatbázis Kapcsolattartók listájában. A rekordok nem módosulnak a korábbi adatbázisban.
Ha ezt a beállítást választja, később még törölheti ezeket a szinkronizált névjegyeket az Outlook-névjegyalbummappából jelen cikk Más adatbázisból importált szinkronizált kapcsolattartók eltávolítása című szakaszában megismert módon.
- Törlés az Outlook Névjegyalbumból: Ezzel a beállítással törli az Outlook-névjegyalbummappában lévő összes szinkronizált kapcsolattartót. A korábbi adatbázisban tárolt kapcsolattartókat a program nem törli.
- Importálás az aktuális Business Contact Manager-adatbázisba: Válassza ezt a beállítást, ha az összes, korábban már létező és szinkronizált kapcsolattartói rekordot kapcsolattartóként kívánja hozzáadni az új adatbázishoz. Az importált kapcsolattartók módosítása nincs hatással az előző adatbázisban lévő rekordokra.
Megjegyzés: Ha az importálás mellett dönt, a szinkronizált kapcsolattartókat a program nem törli az Outlook-névjegyalbummappából.
Új adatbázis létrehozásakor a program automatikusan engedélyezi a szinkronizálást.
Az adatbázisok váltásáról további információt az Új Business Contact Manager-adatbázis létrehozása vagy kijelölése című cikkben talál.
Vissza a lap tetejére
Átváltás másik adatbázisra a kapcsolattartók szinkronizálása közben
- Kattintson a Fájl fülre.
- A Business Contact Manager lapon kattintson az Adatbázisok kezelése elemre, majd válassza ki, milyen típusú adatbázist szeretne használni.
- Az új adatbázishoz való kapcsolódáshoz kövesse az Új Business Contact Manager-adatbázis létrehozása vagy kijelölése című cikkben található lépéseket.
- Ha a névjegyalbummappa már tartalmaz más Business Contact Manager-adatbázisból származó, szinkronizált kapcsolattartókat, megjelenik a Kapcsolattartók szinkronizálása párbeszédpanel. Válasszon az alábbi lehetőségek közül:
- Megőrzés az Outlook Névjegyalbumban
- Törlés az Outlook Névjegyalbumból
- Importálás az aktuális Business Contact Manager-adatbázisba
- Kattintson az OK gombra.
Vissza a lap tetejére
Más adatbázisból importált szinkronizált kapcsolattartók eltávolítása
Ha a kapcsolattartókat egy korábbi adatbázisból importálta, előfordulhat, hogy talál olyan kapcsolattartói rekordokat, melyekre nincs szüksége. A következő lépéseket követve eltávolíthatja ezeket.
- Kattintson a Fájl fülre.
- Kattintson a Business Contact Manager fülre.
- Kattintson a Szinkronizálás, majd Az Outlook programból törölt kapcsolattartók eltávolítása elemre.
A törölt kapcsolattartókat a program eltávolítja az adatbázisból.
