A munkával eltöltött idő nagyját minden bizonnyal a munkaterületeken végzi, hiszen ezek azok a területek, amelyeket kifejezetten a munkavégzés digitális felületének szántak a Business Contact Manager for Outlook program alkotói. A különböző munkaterületek a Kapcsolatkezelés, az Értékesítés, a Marketing és a Projektvezetés mappára kattintva jelennek meg.
Ez a cikk bemutatja a munkaterületeket, és elmagyarázza, hogy miként használhatja azokat üzleti igényeinek megfelelően.
Ha többet szeretne tudni arról, hogyan segíthetnek a munkaterületek munkája elvégzésében, tanulmányozza a Munkavégzés a Business Contact Manager lapjain című témakört.
Tartalom
Vissza a lap tetejére
A munkaterületek előnyei
A Kapcsolatkezelés, az Értékesítés, a Marketing és a Projektvezetés munkaterület a kisebb vállalkozásokban is végrehajtandó szerepköröket és feladatokat jeleníti meg. Az egyes munkaterületek a saját funkciójukhoz kapcsolódó rekordtípusokat tartalmazzák – igaz, bármely rekordtípus hozzáadható bármely munkaterülethez.
A Kapcsolatkezelés munkaterületen megtekintheti és kezelheti az Ügyfél, a Kapcsolattartó és az Érdeklődő rekordtípussal kapcsolatos adatokat, például a címeket és a telefonszámokat.
Értékesítés munkaterület
Az Értékesítés munkaterülettel a várható eladásokkal (például érdeklődőkkel) kapcsolatos információt tekintheti meg és kezelheti. Az Értékesítés munkaterület alapértelmezés szerint olyan minialkalmazásokat tartalmaz, amelyek az értékesítési tevékenységekkel kapcsolatos információt jelenítenek meg. Emellett a munkaterületen megtalálhatók a lehetőségrekordokra és az érdeklődők rekordjaira vonatkozó rekordokhoz tartozó lapok.
A Marketing munkaterülettel a marketingtevékenységekkel és kampányokkal kapcsolatos adatok tekinthetők meg és kezelhetők. Ilyen tevékenység lehet például a telefonos marketing (híváslisták), tömeges e-mail küldés, illetve reklámlevelek és brosúrák kiküldése. A Marketing munkaterület alapértelmezés szerint olyan minialkalmazásokat tartalmaz, amelyek a kampányokkal kapcsolatos információt jelenítik meg. A munkaterületen emellett megtalálható az Elemzés, a Híváslisták, a Tömeges e-mail, a Nyomtatott célzott reklámlevél és (a például kiállításokhoz használható) Egyéb marketingtevékenységek lap.
A Projektvezetés munkaterületen az üzleti projektekkel és projekttevékenységekkel kapcsolatos információt tekintheti meg és kezelheti. A Projektvezetés munkaterület alapértelmezés szerint olyan minialkalmazásokat tartalmaz, amelyek a határidőket jelenítik meg. Emellett megtalálhatók a munkaterületen az üzleti projektekhez és a projekttevékenységekhez tartozó lapok.
Vissza a lap tetejére
Hozzáférés a munkaterületekhez
A munkaterületek az Outlook navigációs ablakából érhetők el.
ábra 1 Mappalista nézetben a navigációs ablakban a Business Contact Manager mappa általában az Outlook levelezési mappái alatt jelenik meg.
ábra 2 A
Kapcsolatkezelés, az
Értékesítés, a
Marketing és a
Projektvezetés mappa megjelenítéséhez bontsa ki a Business Contact Manager mappát. A Business Contact Manager mappa tartalmaz egy
Kezdőpont és egy
Törölt elemek mappát is. A
Business Contact Manager mappát módosítani, hozzá mappát adni vagy abba más mappát áthelyezni nem lehet. Ezekről a mappákról az
Ismerkedés a Business Contact Manager funkcióival és beállításaival című témakör tartalmaz további információt.
ábra 3 A Business Contact Manager (vagy a Megoldások) gombra kattintva nyissa meg a Kapcsolatkezelés, az Értékesítés, a Marketing, a Projektvezetés vagy az Üzleti rekordok mappát.
Vissza a lap tetejére
A Business Contact Manager munkaterületeinek elemei
A Kapcsolatkezelés, az Értékesítés, a Marketing, a Projektvezetés munkaterület mind tartalmaz egy menüszalagot, egy minialkalmazás-területet és lapokat.
Noha az egyes munkaterületek különböző típusú rekordokat és információt jelenítenek meg, működésük hasonló.
Az egyes menüszalagokon elérhető parancsokat a munkaterületen kiválasztott lap határozza meg.
A minialkalmazások diagramokat és listákat jelenítenek meg, amelyek segítenek a vállalat állapotának elemzésében és áttekintésében. Ha több helyre van szüksége a lapokon, el is rejtheti a minialkalmazásokat tartalmazó területet.
Az egyes lapokon a rekordlista és az olvasóablak látható. A rekordok, illetve azok tartalmának előnézete az olvasóablakban jeleni meg.
A következő ábra az Értékesítés munkaterületet testre szabott állapotában mutatja – a munkaterülethez az Áruházak lapot hozzáadva. A testreszabással kapcsolatos további információt a Rekordtípusok és rekordlisták létrehozása és testreszabása című témakörben talál.
Munkáját a lapokon végezheti el. A lapok a képen is látható Érdeklődő típusú rekordokhoz hasonló listából és az olvasóablakból állnak (lásd a 3. szakaszt). Az olvasóablak elrejtéséhez kattintson a menüszalag
Nézet lapjának
Olvasóablak gombjára.
Vissza a lap tetejére
A Business Contact Manager munkaterületeinek használata és módosítása
A munkaterületek többféle információ megjelenítésére is beállíthatók, így hatékonyan segíthetik munkáját. Ha például a minialkalmazásokat jeleníti meg egy munkaterületen, mindig szem előtt lesz a figyelni kívánt információ. A lapokat beállíthatja úgy is, hogy azok a látni és elemezni kívánt információt mutassák.
A szakasz tartalma
Vissza a lap tetejére
Minialkalmazás hozzáadása és eltávolítása
- A navigációs ablak Business Contact Manager területén kattintson az alábbi mappák valamelyikére a munkaterület megjelenítéséhez:
- Kapcsolatkezelés
- Értékesítés
- Marketing
- Projektvezetés
- Kattintson a menüszalag Minialkalmazások fülére.
- A Minialkalmazások hozzáadása csoportban kattintson a hozzáadni kívánt minialkalmazás típusának megfelelő gombra:
- A listában válassza a megjeleníteni kívánt minialkalmazást.
Vissza a lap tetejére
Minialkalmazás eltávolítása
- A minialkalmazás törléséhez kattintson az Eltávolítás
gombra.
Tipp A minialkalmazásokat tartalmazó terület bezárásához kattintson a Minialkalmazások elrejtése gombra.
A minialkalmazásokról a Minialkalmazások használata a Business Contact Manager alkalmazásban című témakör tartalmaz további információt.
Vissza a lap tetejére
A lapterület
A lapokon a rekordok típusától függetlenül kezelheti, elemezheti, szerkesztheti és tekintheti át rekordjait, legyen szó Ügyfél, Kapcsolattartó, Projekttevékenység vagy más típusú rekordról.
A következő ábrán a Lehetőségek, az Érdeklődők és a Szállítók lap látható, az utóbbi lap az aktív. A szállítók az ügyfélrekordok közé tartoznak.
A lapok a választott rekordtípus (például Szállítók) listáját, illetve az olvasóablakot tartalmazzák. Az olvasóablak a választott rekord szakaszaiból jelenít meg információt.
Az egyes lapok egyetlen rekordtípust tartalmaznak (lehet az például az Ügyfél vagy az Érdeklődő rekord), illetve megjelenítik az olvasóablakot is.
Megjegyzés: Az egyéni rekordtípusok (például a szállítóké vagy az érdeklődőké) az Ügyfél és a Kapcsolattartó rekordtípuson alapulnak, így egy adott lapon egyszerre jeleníthető meg az egy típusba tartozó összes rekord. A testre szabott elemekkel kapcsolatos további információt a Rekordtípusok és rekordlisták létrehozása és testreszabása című témakörben talál.
A Business Contact Manager for Outlook beépített lapjain kívül más lapokat is használhat – létrehozhat saját lapokat, majd társíthatja hozzájuk a kívánt rekordtípusokat. A többi rekordtípustól (például az ügyfél- és a híváslista-rekordoktól) eltérően a kapcsolati előzménytételeket megjelenítő lap nem hozható létre, hiszen az ilyen tételek a Kapcsolati előzmények mappában találhatók (az Üzleti rekordok mappában). A kapcsolati előzménytételek teljes listájának eléréséről a Vevőkkel folytatott kommunikáció követése a Business Contact Manager alkalmazásban című témakörben olvashat további információt.
Megjegyzés: A lapok törölhetők is, de a program a bennük található rekordokat nem törli velük együtt.
Ha egy rekordra kattint, az olvasóablakban megjelennek a kijelölt rekord szakaszai. Eldöntheti, hogy mely szakaszok jelenjenek meg.
Vissza a lap tetejére
A kívánt információ megjelenítése a lapokon
Ahhoz, hogy a kívánt információ jelenjen meg az egyes lapokon, az alábbiak szerint módosíthatja a lapok tartalmát:
- Adjon hozzá, nevezzen át, szerkesszen, helyezzen át vagy távolítson el lapokat.
- Jelenítse meg a cím- és a névjegykártyákat (vagy térjen vissza a listanézethez).
- Az űrlapok megfelelő szakaszainak kiválasztásával adja meg, hogy mely információ jelenjen meg az olvasóablakban.
- Rejtse el az olvasóablakot.
Lap hozzáadása (és a lista szűrése) 
A munkaterületen legfeljebb húsz lap jeleníthető meg.
- A navigációs ablak Business Contact Manager területén kattintson az alábbi mappák valamelyikére a munkaterület megjelenítéséhez:
- Kapcsolatkezelés
- Értékesítés
- Marketing
- Projektvezetés
- Kattintson a munkaterület Új lap létrehozása
gombjára.
- Az Új lap létrehozása párbeszédpanelen tegye a következőket:
- A Lapnév mezőbe írja be az új lap nevét.
- Az Elem típusa listában válassza a lapon megjeleníteni kívánt rekordtípust.
Megjegyzés: Az egyes lapok csak egyféle rekordtípust tudnak megjeleníteni. A kapcsolattartók és az érdeklődők rekordjai így megjeleníthetők egyazon lapon, hiszen egy rekordtípushoz tartoznak, míg az ügyfelek és a kapcsolattartók rekordjai nem.
- Ha feltételeket kíván megadni a megjelenítendő rekordokhoz, kattintson a Szűrés elemre.
Megjegyzés: Ha ellenőrizni szeretné, hogy van-e aktív szűrő a lap listáin, kattintson a jobb gombbal a lapra, majd kattintson a Módosítás parancsra. Ekkor közvetlenül a Szűrés gomb mellett megjelenik a Szűrő bekapcsolva elem.
A szűrők alkalmazásának módjáról a Rekordok szűrése a Business Contact Manager alkalmazásban című témakörben talál bővebb információt.
Lap átnevezése, szerkesztése, áthelyezése és eltávolítása
- A navigációs ablak Business Contact Manager területén kattintson az alábbi mappák valamelyikére a munkaterület megjelenítéséhez:
- Kapcsolatkezelés
- Értékesítés
- Marketing
- Projektvezetés
- Hajtsa végre a megfelelő műveletet:
- Lap átnevezése:
- Kattintson a jobb gombbal a lapfülre, majd kattintson az Átnevezés parancsra.
A program kijelöli a lap nevét.
- Írja be a kívánt nevet.
- Lap szerkesztése:
- Kattintson a jobb gombbal a lapfülre, és válassza a Módosítás parancsot.
- A Lap módosítása párbeszédpanelen új nevet adhat a lapnak.
- Az Elem típusa listában kiválaszthatja a lapon megjelenítendő rekordok típusát.
- A Szűrés elemre kattintva új feltételt adhat meg a megjelenítendő elemekhez.
- Lap áthelyezése:
- Húzza a lapot a kívánt helyre.
Megjegyzés: A lapok sorrendjét egyszerűen módosíthatja: elég, ha ugyanazon munkaterület másik helyére húzza a lapokat. A lapokat nem helyezheti át másik munkaterületre.
- Kattintson a jobb gombbal a lapfülre, majd kattintson a Törlés parancsra.
Megjegyzés: A lap törlésekor a lapon található rekordokat a program nem törli.
A lapon található információ rendezése
A lapon található rekordlistát tetszése szerint rendezheti – kategória szerint, adott oszlopban található információ szerint vagy a rekordhoz társított személy neve szerint. A rendezési beállítások a lapon található rekordtípustól függenek.
Az alábbiakban az oszlopban található információ alapján történő rendezésről talál leírást. Az összes rendezési beállítás megtekintéséhez kattintson bármely munkaterület menüszalagjának Nézet fülére.
- A navigációs ablak Business Contact Manager területén kattintson az alábbi mappák valamelyikére a munkaterület megjelenítéséhez:
- Kapcsolatkezelés
- Értékesítés
- Marketing
- Projektvezetés
- Válassza azt a lapot, amely a rendezni kívánt rekordlistát tartalmazza.
Megjegyzés: A rekordok rendezéséhez azokat listanézetben kell megjeleníteni. A rekordok Címkártyák és Névjegykártyák nézetben nem rendezhetők.
- Kattintson az oszlop fejlécére az oszlopban található információ szerinti rendezéshez.
Tipp Az eredeti listanézet visszaállításához kattintson a menüszalag Nézet fülére, majd a Nézet visszaállítása gombra.
Oszlop hozzáadása laphoz vagy eltávolítása arról
- A navigációs ablak Business Contact Manager területén kattintson az alábbi mappák valamelyikére a munkaterület megjelenítéséhez:
- Kapcsolatkezelés
- Értékesítés
- Marketing
- Projektvezetés
- Válassza azt a lapot, amelyhez hozzá kívánja adni az oszlopot, vagy amelyről el kíván távolítani egyet.
- Hajtsa végre a megfelelő műveletet:
- Kattintson a menüszalag Nézet fülére.
- Az Elhelyezés csoportban kattintson az Oszlopok hozzáadása gombra.
- Ha egy Business Contact Manager-űrlapból szeretne mezőt hozzáadni, válassza az Elérhető oszlopok kijelölése innen lista Saját mezők a mappában elemét.
Megjegyzés: A korábban létrehozott testre szabott mezők is megjelennek a listában.
Ha szeretné, bármely más elemhez is választhat oszlopokat az Elérhető oszlopok kijelölése innen listában.
- Az Elérhető oszlopok listában kattintson a kívánt oszlopra, majd kattintson a Hozzáadás gombra.
- Ha úgy tetszik, a Látható oszlopok és sorrendjük listában kattintson a kívánt oszlopra, majd a Fel vagy a Le gombra.
- Kattintson az OK gombra a párbeszédpanel bezárásához.
- Kattintson a jobb gombbal az oszlopra, majd kattintson az Oszlop törlése parancsra.
Tipp Az eredeti listanézet visszaállításához kattintson a menüszalag Nézet fülére, majd a Nézet visszaállítása gombra.
Címkártya vagy névjegykártya megjelenítése a lapon
Az ügyfélrekordok és a kapcsolattartói rekordok listában való megjelenítése helyett megtekintheti az információt címkártyákon is.
- A navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson az Értékesítés vagy a Kapcsolatkezelés mappára.
- A listanézetben kattintson a módosítani kívánt lap fülére.
Megjegyzés: A listanézetet csak Ügyfél és Kapcsolattartó rekordtípus esetén módosíthatja. Az érdeklődők rekordtípusai kapcsolattartói rekordtípusnak minősülnek.
- Kattintson a menüszalag Nézet fülére.
- Az Aktuális nézet csoportban hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:
- Kattintson a Címkártya gombra.
- Kattintson a (csak Kapcsolattartó és Érdeklődő típusú rekordok esetén aktív) Névjegykártya gombra.
Megjegyzés: A listanézet visszaállításához kattintson a menüszalag Nézet lapjának Aktuális nézet csoportjában található Lista gombra.
Vissza a lap tetejére
Az olvasóablak (betekintő ablaktábla) módosítása
Az olvasóablak a munkaterület egy testre szabható területe, amely a használat hatékonyságának növelésére szolgál, mivel a rekord megnyitása nélkül pontosan azt az információt jeleníti meg, amelyet látni kíván. Az olvasóablak a legfontosabb üzleti adatok összefoglalását jeleníti meg a kiválasztott sorrendben. A vállalatnál betöltött szerepétől függetlenül a beosztásának és a leggyakrabban végrehajtott feladatoknak megfelelően testre szabhatja az olvasóablakot.
A szakasz tartalma
Az olvasóablak egy jelölőnégyzetének bejelölésekor, illetve valamely listaelemének kiválasztásakor az olvasóablak frissíti a kapcsolódó rekordokat. Ha például az olvasóablakban szerepelnek a kapcsolattartókhoz tartozó elsődleges kapcsolattartási módok, és bejelöli a Ne hívjanak és a Ne faxoljanak jelölőnégyzetet, akkor a program bejelöli és menti ezt a két jelölőnégyzetet az adott kapcsolattartóhoz.
Ha új szakaszt ad az olvasóablakhoz, a szakasz annak alsó részén jelenik meg. A szakaszt később feljebb helyezheti.
Az olvasóablak egyes szakaszai, vagy akár összes szakasza törölhető.
Az olvasóablak megfelelő használata vállalati beosztásától és munkavégzésének módjától függ. Íme, két példa:
- Barbara egy jelzáloghitelekkel foglalkozó vállalkozás értékesítési szakembere, így sokat dolgozik érdeklődőinek (értékesítési esély: Az értékesítő által felkeresendő lehetséges ügyfél, melyet a későbbiek során lehetőséggé minősíthet.) hitelegyenlegével, hitelképességet jelző mutatóival és házépítési tőkekölcsöneivel. Az érdeklődőkre vonatkozó űrlaphoz egyéni mezőket is hozzáadott ezen információ megjelenítéséhez. Most ezeket a szakaszokat jeleníti meg az olvasóablakban az érdeklődő neve és telefonszáma alatt, így ha felhívja az érdeklődőt, a rekord megnyitása nélkül is rendelkezésére áll a szükséges információ. Ily módon a telefonhívás közben is tisztában van a leendő vevőhöz (ügyfél: Olyan személy vagy vállalat, akinek vagy amelynek termékeket vagy szolgáltatásokat értékesít.) tartozó adatokkal.
- Zoltán egy lakberendező cég tulajdonosa, így az olvasóablakot az egyes beosztottakhoz tartozó állapotok, ütemezések és a fontosabb feladatok (feladat: Befejezéséig, illetve teljesüléséig nyomon követhető magántermészetű vagy munkahelyi projekt, megbízás vagy követelmény.) megjelenítéséhez használja. Ily módon hamar észreveszi, ha egy kiemelt fontosságú vagy értékű munka késésben van, így az esetleg kevésbé fontos munkáktól szükség esetén elvonhatja a munkaerőt.
Vissza a lap tetejére
Az olvasóablakban megjelenített szakaszok kiválasztása
Az olvasóablakban a kiválasztott rekordokhoz kapcsolódó információt tekintheti meg.
- A navigációs ablak Business Contact Manager területén kattintson az alábbi mappák valamelyikére a munkaterület megjelenítéséhez:
- Kapcsolatkezelés
- Értékesítés
- Marketing
- Projektvezetés
- Kattintson valamelyik fülre, majd a Szakaszok kijelölése
gombra.
- A Szakaszok kijelölése párbeszédpanelen jelölje be az egyes szakaszok azon adatai mellett lévő jelölőnégyzetet, amelyeket meg kíván jeleníteni.
- Törölje a jelölést azon adatok jelölőnégyzeteiből, amelyeket nem szeretne az olvasóablakban látni.
Megjegyzés: A korábban hozzáadott testre szabott szakaszok és mezők is megjelennek a listában.
- A változtatások mentéséhez és a párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK gombra.
Tipp Az olvasóablak eredeti szakaszainak visszaállításához kattintson az Alaphelyzet gombra. Megteheti azt is, hogy a jobb gombbal a rekord nevére kattint az olvasóablakban, majd az Alapértékek visszaállítása parancsot választja.
Vissza a lap tetejére
Az olvasóablakban megjelenített szakaszok átrendezése, kisméretűre állítása vagy eltávolítása
Az olvasóablak szakaszainak sorrendjét tetszés szerint változtathatja.
- A navigációs ablak Business Contact Manager területén kattintson az alábbi mappák valamelyikére a munkaterület megjelenítéséhez:
- Kapcsolatkezelés
- Értékesítés
- Marketing
- Projektvezetés
- Kattintson valamelyik fülre.
- Az alábbi lehetőségek közül választhat:
- A szakaszok átrendezéséhez kattintson a jobb gombbal az olvasóablakban az egyik szakaszra, majd kattintson a Le vagy a Fel parancsra. Ismételje a műveletet mindaddig, amíg a szakasz a megfelelő helyre nem kerül.
- Ha csak a szakasz nevét szeretné megjeleníteni, állítsa a szakaszt kisméretűre. Ehhez kattintson a jobb gombbal a megfelelő szakaszra az olvasóablakban, majd kattintson a Kis méret parancsra.
- Ha a szakaszban található összes információt meg szeretné jeleníteni, kattintson a jobb gombbal a kisméretűre állított szakaszra, majd kattintson a Teljes méret parancsra.
- Szakasz eltávolításához vagy bezárásához kattintson a Bezárás gombra.
Tipp A szakaszokat úgy is eltávolíthatja, ha törli a jelölést a hozzájuk tartozó jelölőnégyzetből a Szakaszok kijelölése párbeszédpanelen. A szakaszok kiválasztásáról a jelen témakör Az olvasóablakban megjelenített szakaszok kiválasztása című szakaszában talál további információt.
Tipp Az olvasóablak eredeti szakaszainak visszaállításához kattintson az Alaphelyzet gombra. Megteheti azt is, hogy a jobb gombbal a rekord nevére kattint az olvasóablakban, majd az Alapértékek visszaállítása parancsot választja.
Vissza a lap tetejére
Az olvasóablak elrejtése
- A navigációs ablak Business Contact Manager területén kattintson az alábbi mappák valamelyikére a munkaterület megjelenítéséhez:
- Kapcsolatkezelés
- Értékesítés
- Marketing
- Projektvezetés
- Kattintson a menüszalag Nézet fülére.
- Az Elrendezés csoportban kattintson az Olvasóablak gombra.
Megjegyzés: Kattintson az Olvasóablak gombra az ablak újbóli megjelenítéséhez.
Vissza a lap tetejére
