Felkészülés a webhelyfiókok Office 365-ben való használatára

A webhelyfiókokkal tárolhatja és rendezheti a csoportlevelezést egy SharePoint-csoportwebhelyről. A webhelyfiókok használhatók továbbá az Office 365 ProPlus részét képező Outlook 2013 alkalmazásból a csoportlevelezéshez, valamint a mellékletek gyors mentéséhez és a dokumentumok csoportwebhelyről való gyors beolvasásához.

Mielőtt használatba venné a webhelyfiókokat a munkahelyén, különösen ha az Outlook alkalmazásból szeretné őket használni, olvassa el ezt a cikket, amelyből megismerheti a vonatkozó követelményeket és telepítési szempontokat. A gyakori kérdéseket tanulmányozva megtudhatja, hogy a felhasználók milyen kérdéseket tehetnek fel, és megismerheti a hozzáférési problémák esetén követendő hibaelhárítási lépéseket.

A cikk tartalma


Mikor és hogyan célszerű webhelyfiókot használni?

Első lépésként ismerje meg, hogy a webhelyfiókokkal miként segíthető elő az együttműködés egy csoportban. Ha készen áll egy webhelyfiók beállítására és használatára, olvassa el az alábbi témaköröket:

Engedélyek és követelmények

A webhelyfiókok kezelésére vonatkozó engedély szabályozásához adott csoportokba kell személyeket felvennie a SharePoint-webhelyen. Az alábbi táblázatból megtudhatja, hogy kinek milyen műveletekre van lehetősége.

Feladat Ki hajthatja végre?
E-mail küldése a webhelyfiók e-mail címére Bárki.
Webhelyfiók létrehozása a webhelyhez Bárki, aki szerepel a SharePoint tulajdonosi csoportjában a webhelyen.
E-mailek olvasása, rendezése, megválaszolása vagy törlése a webhelyfiókból a SharePoint szolgáltatásban
  • Bárki, aki szerepel a webhely tulajdonosainak vagy tagjainak alapértelmezett csoportjában (mindenki, akinek Munkatárs szintű engedélye van), használhatja a webhelyfiókot a SharePoint szolgáltatásból. A személyek a tulajdonosok vagy a tagok csoportjában egyenként vagy egy biztonsági csoport részeként is megadhatók.
Webhelyfiók használata az Office 365 ProPlus részét képező Outlook 2013 alkalmazásból

 Fontos:    Tartsa szem előtt az alábbiakat:

  • Csak az Office 365 ProPlus részét képező Outlook 2013 alkalmazás megfelelő erre a célra.
  • Egyetlen más Outlook-verzió sem teszi lehetővé a webhelyfiókok itt ismertetett módon való használatát.
  • Csak bizonyos Office 365-előfizetések tartalmazzák az Office 365 ProPlus részét képező Outlook 2013 alkalmazást.
  • A felhasználó saját felhasználónevét fel kell venni a SharePoint alapértelmezett tulajdonosainak vagy tagjainak csoportjába.
  • Ha felvesz a SharePoint-csoportba egy olyan biztonsági csoportot, amelynek már tagja a felhasználó, akkor ő még akkor sem fogja látni a webhelyfiókot az Office 365 ProPlus részét képező Outlook 2013 alkalmazásban, ha azt használni tudja a SharePoint szolgáltatásból.

Hibrid konfigurációk esetén a felhasználó csak akkor fogja látni a webhelyfiókot az Office 365 ProPlus részét képező Outlook 2013 alkalmazásban, ha az utóbbiban van Exchange-postaládája.

E-mail küldése a webhelyfiók e-mail címéről Alapértelmezés szerint a webhelyfiókból küldött e-mailekben szerepel az e-mailt küldő személy címe a Feladó mezőben. Ha engedélyezni szeretné egy felhasználónak, hogy a Feladó mezőben a webhelyfiók e-mail címét használja, adjon a felhasználónak Küldés mint engedélyt a webhelycsoport e-mail címére vonatkozóan.

Gyakori kérdések a webhelyfiókok kezelésével kapcsolatban

Itt megtalálja a válaszokat azokra a gyakori kérdésekre, amelyek a webhelyfiókok szervezetben való használatba vételekor merülhetnek fel.

Webhelyfiókok használata

MegjelenítésHogyan állapíthatja meg egy webhely tagja, hogy ki láthatja a webhelyfiókot?

Az Outlook alkalmazásban kattintson a jobb gombbal a fióknevére a navigációs ablakban, és válassza Az összes webhelyfiók kezelése parancsot. Ekkor megnyílik egy új ablak az összes olyan webhelyfiókkal, amelyhez hozzáfér. Kattintson duplán a kívánt webhelyfiókra, majd a felhasználók elemre.

Az Outlook Web App alkalmazást is használhatja. Kattintson a jobb felső sarokban a Beállítások Beállítások: profil frissítése, szoftver telepítése és csatlakoztatása a felhőhöz elemre, válassza a Beállítások lehetőséget, kattintson a webhelyfiókok elemre, kattintson duplán a webhelyfiókra, végül kattintson a felhasználók elemre.

MegjelenítésMásolhatok e-mailt a webhelyfiókba az Outlook alkalmazásban ahelyett, hogy áthelyezném?

Amikor a postafiókjából a webhelyfiókba húz egy e-mailt, a program az e-mailt áthelyezi a webhelyfiókba. Az e-mail másolásához a jobb gombbal rákattintva húzza azt a webhelyfiókba, és válassza a Másolás lehetőséget.

MegjelenítésMi történik, ha egyszerre ketten próbálják meg feltölteni a webhelyfiókba ugyanazt a dokumentumot az Outlook használatával?

Minden dokumentum fájlneve egyedi kell, hogy legyen. A második felhasználó kap egy e-mailt, amely arról tájékoztatja, hogy sikertelen volt a fájl felvétele, mert már van ilyen nevű fájl. Az e-mail tartalmazza a mellékletként mentett fájlt.

MegjelenítésMi történik, ha két személy egyszerre szerkeszti egy e-mail piszkozatát a webhelyfiókban a SharePoint-webhelyen elérhető Webhelyfiók alkalmazás használatával?

A második személy módosításai felülírják az első személy módosításait.

Dokumentumok kezelése az Outlookban

MegjelenítésKivehet fájlokat egy felhasználó az Outlook alkalmazásból?

Nem. Egy fájl kivételéhez fel kell keresnie a csoportwebhelyet a SharePoint szolgáltatásban.

Ha a SharePoint­-munkafolyamathoz dokumentumokat kell kivenni, a dokumentumok nem szerkeszthetők az Outlook alkalmazásból.

MegjelenítésMi történik, ha két személy ugyanazt a dokumentumot szerkeszti a webhelyfiókból az Outlookban?

A SharePoint kezelni tudja a dokumentumváltozatokat, és minden módosítást a dokumentumba egyesít.

MegjelenítésHogyan állítja be a program a SharePoint -metaadatokat, amikor egy felhasználó a webhelyfiókba húz egy dokumentumot vagy mellékletet?

Amikor egy felhasználó egy webhelyfiókba húz egy mellékletet vagy dokumentumot az Outlook alkalmazásban, a program menti a melléklet vagy dokumentum adatait. Az alábbi táblázatban megtekintheti az Outlook alkalmazás SharePoint-metaadatokként mentett tulajdonságait.

Outlook-tulajdonság neve SharePoint-metaadat

Subject

Fájlnév

From

Módosította

LastModifiedBy

Módosította

ReceiveTime

Módosítva

Dokumentum mérete

Dokumentum mérete

Kivette

Kivette

Ha a dokumentumtárhoz további metaadatokra van szükség, és egy felhasználó a dokumentumot egy webhelyre húzza az Outlook használatával, a dokumentum kivettként jelenik meg a SharePoint szolgáltatásban mindaddig, amíg ugyanaz a személy a SharePoint szolgáltatásban fel nem veszi a szükséges metaadatokat.

MegjelenítésMilyen gyakran szinkronizálja a rendszer az Outlook alkalmazást egy webhelyfiókkal?

Ha egy webhelyfiók az Outlook alkalmazásban vagy a SharePoint szolgáltatásban van megnyitva, a rendszer az adatokat 15 percenként szinkronizálja. Az Outlook webhelyfiókadatait a rendszer az Outlook minden egyes megnyitásának alkalmával szinkronizálja.

Ha manuális szinkronizálásra van szükség, bármely felhasználó elindíthat szinkronizálást az Outlook vagy az Outlook Web App alkalmazásból. Az Outlook alkalmazásban kattintson a jobb gombbal a fióknevére a navigációs ablakban, és válassza Az összes webhelyfiók kezelése parancsot. Ekkor megnyílik egy új ablak az összes olyan webhelyfiókkal, amelyhez hozzáfér. Kattintson duplán a webhelyfiókra, és kattintson a Szinkronizálás állapota, majd a szinkronizálás indítása elemre. Az Outlook Web App alkalmazásban kattintson a jobb felső sarokban a Beállítások Beállítások: profil frissítése, szoftver telepítése és csatlakoztatása a felhőhöz elemre, válassza a Beállítások lehetőséget, kattintson a webhelyfiókok elemre, kattintson duplán a webhelyfiókra, végül kattintson a Szinkronizálás állapota, majd a szinkronizálás indítása elemre.

MegjelenítésMi történik, ha az Outlook alkalmazásban található mellékletek vagy dokumentumok egyikét a webhelyfiókba húzom, és a SharePoint nem tudja menteni a dokumentumot?

Ha egy dokumentum menthető a SharePoint dokumentumtárába, a program menti a dokumentumot. Ha nem menthető, kapni fog egy e-mailt, amely mellékletként mentve tartalmazza a dokumentumot.

MegjelenítésMi a teendő, ha megjelenik egy Szinkronizációs problémák nevű mappa a webhelyfiókban?

A Szinkronizációs problémák nevű mappa akkor jelenik meg, ha sikertelen volt a szinkronizálás, vagy ha nem sikerült feltölteni vagy törölni valamely dokumentumot. Ha nem tud feltölteni vagy törölni egy fájlt az Outlookból, próbálja meg a SharePoint-webhellyel feltölteni vagy törölni a SharePoint-webhelyen. A SharePoint-webhely megnyitásához az Outlookbeli webhelyfiókban kattintson a jobb gombbal a dokumentumokat tartalmazó mappára, és válassza a Megnyitás böngészőprogramban parancsot.

Ha nem sikerült egy dokumentumot a SharePoint-webhelyről az Outlookbeli webhelyfiókba szinkronizálni, próbálkozzon meg a manuális szinkronizálással. Ezt a fiókjából kell megtennie az Outlook Web App alkalmazásban, nem pedig a SharePointból. Az Outlook Web App alkalmazásban kattintson a Beállítások Beállítások: profil frissítése, szoftver telepítése és csatlakoztatása a felhőhöz elemre, válassza a Beállítások lehetőséget, és kattintson a helyi postafiókok elemre. Kattintson duplán a webhelyfiókra, kattintson a Szinkronizálás állapota lehetőségre, majd a szinkronizálás indítása elemre. Ha így sem jár sikerrel, kattintson a küldje el a részleteket e-mailben elemre, hárítsa el a hibát, és szükség esetén kérje a támogatási csoport segítségét.

Webhelyfiókok létrehozása és eltávolítása

MegjelenítésKell licencet rendelnem a webhelyfiók e-mail címéhez?

Nem. A webhelyfiók e-mail címéhez nincs szükség Exchange-licencre.

MegjelenítésVannak olyan esetek, amikor célszerű kerülni a webhelyfiókok használatát?

Vannak helyzetek, amikor lehetséges, hogy nem megfelelő döntés a webhelyfiók használata:

  • Gondolja át az adatvédelmi szempontokat – a webhelyfiókokban lévő e-maileket bármely webhelytag elolvashatja vagy továbbíthatja.
  • Mivel a webhelycsoport egy megosztott munkaterület, bármely webhelyfiók-felhasználó újrarendezheti és törölheti az e-maileket.

MegjelenítésÁt lehet nevezni a webhelyfiókokat?

A webhelyfiókok megjelenített neve megegyezik a SharePoint-csoportwebhely megjelenített nevével. Ha módosítja a webhely megjelenített nevét a SharePoint szolgáltatásban, a megjelenített név az Outlook alkalmazásban is megváltozik. A webhely e-mail címe ugyanakkor változatlan marad.

MegjelenítésMódosítható a webhelyfiók e-mail címe?

Nem. Egy adott webhely e-mail címe a létrehozását követően nem módosítható. Az e-mail címet a webhely webhelyfiók-létrehozáskor érvényes megjelenített nevéből hozza létre a program.

Ha a webhely megjelenített nevében az angol ábécé karakterein kívül más karakterek is szerepelnek, vagy a név három vagy annál kevesebb karaktert tartalmaz az angol ábécéből, akkor a program nem használja fel az e-mail cím létrehozásához. A cím érvényességének biztosításához ehelyett automatikusan létrehoz egy címet. Az így készült e-mail címek előtagja az SM betűpár, amelyet a két számjeggyel írt évszám követ, utána az év három számjeggyel megadott napja áll, végül négy véletlenszerű betű következik.

MegjelenítésBővíthető előtaggal a webhelyfiók e-mail címe új webhely esetén?

Az Exchange Online szolgáltatás Set-SiteMailboxProvisioningPolicy Windows PowerShell-parancsmagját az -AliasPrefix paraméterrel kiegészítve létrehozhat egy előtagot, amelyet valamennyi új webhelyfiókhoz alkalmaz a program.

MegjelenítésTörölhetők a webhelyfiókok?

Ha egy webhelyet manuálisan vagy a webhelybezárási szabályok következtében bezárnak vagy törölnek, a webhelyfiók szintén bezárul vagy törlődik.

Megakadályozhatja, hogy egy webhelyfiók megjelenjen egy SharePoint-webhelyen, de magát a webhelyfiókot nem törölheti.

MegjelenítésAutomatizálható a webhelyfiókok létrehozása?

Igen.

  1. Ha saját automatizált létesítési rendszerével szeretne webhelyfiókot készíteni már meglévő SharePoint-webhelyéhez, telepítse a Webhelyfiók alkalmazást.
  2. A Windows PowerShell és az Exchange Online parancsmagjait használva a következő parancsot futtatva hozza létre a webhelyfiókot, és állítsa be a megjelenített nevet:

New-SiteMailbox –DisplayName “<Webhely megjelenített neve>” –SharePointUrl https://tartomany.sharepoint.com/sites/<webhely_neve>

Az alábbi példa bemutatja, hogy miként állítható be új webhelyfiók a marketingcsoport webhelyén:

New-SiteMailbox -DisplayName “Marketing” -SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

A webhelyfiókok kezeléséhez használható parancsmagokról a Megosztási és együttműködési parancsmagok című témakörben olvashat.

MegjelenítésHogyan szabályozható a webhelyfiókok maximális mérete?

Az Exchange Online szolgáltatás Set-SiteMailboxProvisioningPolicy Windows PowerShell-parancsmagjával beállíthatja a fogadható e-mailek és a postaláda maximális méretét olyan esetekben, amikor figyelmeztetések jelennek meg a postaláda méretével kapcsolatban.

MegjelenítésElérhetők a webhelyfiókok statisztikai adatai?

Igen. A használati adatok megjelenítéséhez használja az alábbi Windows PowerShell-parancsmagokat:

  • Get-SiteMailbox: Egy webhelyfiók alapvető adatainak megjelenítése
  • Get-MailboxFolderStatistics: Az elemek számának és a mappa méretének megtekintése
  • Get-MailboxStatistics: Az utolsó bejelentkezés idejének megtekintése

A parancsmagok használatáról a Megosztási és együttműködési parancsmagok című témakörben olvashat bővebben.

A webhelyfiókok elérésével kapcsolatos problémák elhárítása

MegjelenítésMiért lehet az, hogy egy felhasználó az Outlook alkalmazásban nem lát egy webhelyfiókot, miközben a SharePoint szolgáltatásban igen?

Számos oka lehet annak, ha egy felhasználónál egy webhelyfiók a SharePoint szolgáltatásban megjelenik, de az Outlook alkalmazásban nem. Ellenőrizze az alábbiakat:

  • Győződjön meg arról, hogy a felhasználó az Outlooktámogatott verzióját használja.
  • Győződjön meg arról, hogy a felhasználó a webhelytulajdonosok vagy a webhelytagok csoportjához egyénileg lett hozzáadva, és nem egy biztonsági csoport részeként.
  • Egyszerre legfeljebb 10 webhelyfiók használható az Outlookalkalmazásban. Ha egy felhasználóhoz már be van állítva 10 webhelyfiók, és továbbiakhoz is hozzá szeretne férni, először el kell rejtenie a webhelyfiókok némelyikét. Ha meg szeretné tudni, hogy hogyan törölhető a Megjelenítés az Outlookban jelölőnégyzet jelölése, olvassa el az Egy projekt e-mailjeinek és dokumentumainak elérése egyetlen helyről.

MegjelenítésMi lehet az oka annak, ha egy felhasználó a SharePoint szolgáltatásban lát egy dokumentumot, de az Outlook webhelyfiókjában nem?

Ahhoz, hogy egy dokumentum látható legyen a webhelyfiókban az Outlook alkalmazásban, a dokumentumot tartalmazó dokumentumtárat rögzíteni kell a webhely Gyorsindítás eszköztárán.

MegjelenítésMi lehet az oka annak, ha egy felhasználó az Outlook egy webhelyfiókjában lát egy dokumentumot, de a SharePoint szolgáltatásban nem?

Az Outlook az összes dokumentumot megjeleníti a dokumentumlistában, a SharePoint azonban csak azokat, amelyekhez olvasási engedélye van a felhasználónak. Ha egy felhasználó nem rendelkezik olvasásiengedéllyel egy adott dokumentumhoz, a dokumentum neve megjelenik a webhelyfiókban az Outlookban, de az Outlook használói nem tudják megnyitni a dokumentumot.

 
 
Hatókör:
Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise rendszergazdája, Office 365 Midsize Business Felügyeleti központ, Office 365 Midsize Business user