Webhelyek vagy dokumentumok megosztása a szervezetén kívüli személyekkel

 Megjegyzés:    Ha az itt említett információk nem felelnek meg a látottaknak, lehetséges, hogy az Office 365 frissítés előtti verzióját használja. A Webhely megosztása külső felhasználókkal című témakörben találhat olyan információkat, amelyek az Ön verziójára vonatkoznak.
Az Office 365 szolgáltatásfrissítés utáni verzióját használom?

Ha olyan munkát végez, amellyel együtt jár a dokumentumok megosztása vagy a beszállítókkal, ügyfelekkel, illetve vásárlókkal való közvetlen együttműködés, akkor előfordulhat, hogy a webhelyein lévő tartalmakat olyan, szervezetén kívüli személyekkel is meg szeretné osztani, akik nem rendelkeznek saját licenccel Microsoft Office 365-előfizetéséhez.

Ezt háromféleképpen teheti meg:

Ebből a témakörből megtudhatja, hogyan oszthat meg szervezetén kívüli személyekkel akár egy teljes webhelyet, akár egy dokumentumot.

Hasznos tanács a kezdés előtt

Mielőtt fejest ugrana, és külsősökkel osztaná meg a tartalmait, érdemes áttekintenie a Gyakorlati tanácsok – Megosztás, ügyelve a helyes mértékre című részt. Ha nem biztos abban, hogy milyen típusú felhasználók számítanak külső felhasználónak, olvassa el a Kik számítanak külső felhasználóknak? című témakört. A külső megosztás ki- és bekapcsolásáról a jelen témakör Külső megosztás kezelése című szakaszában olvashat.

Tartalom


Webhely megosztása

Amikor külsős felhasználókkal oszt meg egy webhelyet, egy olyan meghívót küld nekik, amelyet a webhelyre történő bejelentkezésre használhatnak. Ezt a meghívót bármilyen e-mail címre elküldheti. Ha a címzett elfogadja a meghívást, egy Microsoft-fiók vagy egy Office 365 felhasználói azonosító segítségével jelentkezhetnek be. A webhelyek megosztásakor kiválaszthatja, hogy az adott személy milyen engedélyekkel rendelkezzen a webhelyre vonatkozóan.

Kellő körültekintéssel járjon el csoportwebhelye vagy más olyan webhely megosztásakor, amelyet szervezete elsődlegesen belső üzleti folyamatokhoz és dokumentumokhoz használ, mivel a külsős felhasználók számára is hozzáférést biztosít a webhelyhez, illetve annak minden olyan alwebhelyéhez, amelyre a webhely engedélyei is vonatkoznak. Előfordulhat, hogy a külsős felhasználóknak bizalmas adatokhoz is hozzáférést biztosít. Ha folyamatosan szüksége van szervezetén kívüli személyekkel való együttműködésre, hozzon létre egy kifejezetten külső megosztásra használandó webhelyet, és állítsa be úgy, hogy az a többi webhelytől származó egyedi engedélyekkel rendelkezzen. Az engedélyek öröklésével kapcsolatos további információkért olvassa el a Mit jelent a jogosultságok öröklése? című cikket.

Ahhoz, hogy egy webhelyet megoszthasson külső felhasználókkal, webhelytulajdonosnak kell lennie, vagy teljes hozzáférési jogosultsággal kell rendelkeznie. Továbbá Office 365-előfizetésénél bekapcsolva kell lennie a külső megosztás szolgáltatásának (attól függően, hogy milyen csomaggal rendelkezik, az Office 365 vagy a SharePoint Online rendszergazdája teheti ezt meg).

  1. Kattintson a külső felhasználókkal megosztandó webhelyre.
  2. Kattintson a Megosztás gombra.
    A Megosztás gomb a képernyő jobb felső részében.
  3. A Megosztás párbeszédpanelen írja be a meghívni kívánt külső felhasználók neveit. Például: valaki@outlook.com vagy valaki@contoso.com.

    Emlékeztetőül: A Megosztás parancsot használhatja arra is, hogy a belső licenccel rendelkező felhasználóknak hozzáférést biztosítson egy webhelyhez. Ha ezt szeretné tenni, csak írja be a meghívni kívánt személyek nevét.
  4. Írja meg a meghívót tartalmazó üzenetet.
  5. Ha a külső felhasználókat egy adott engedélycsoporthoz szeretné társítani, kattintson az Egyéb beállítások lehetőségre, majd válassza ki a kívánt csoportot.

    Célszerű azt a lehető legkevesebb hozzáférési engedélyt megadni a meghívottaknak, amelyre a kívánt feladat elvégzéséhez szükségük van. Ha például a meghívottaknak csak valamilyen tartalmat kell elolvasniuk, rendelje őket a Látogatók csoporthoz, amely alapértelmezés szerint olvasási engedéllyel rendelkezik. Ha a külsős felhasználóknak szerkeszteniük vagy frissíteniük is kell a tartalmat, adja őket az alapértelmezés szerint szerkesztési engedéllyel rendelkező Tagok csoporthoz. Legyen nagyon körültekintő, amikor külső felhasználókat teljes hozzáférési jogosultságú csoportba vesz fel.


    Egy webhely Megosztás párbeszédpanelének képe külső felhasználók nevével feltöltve
  6. Kattintson a Megosztás elemre.

A külső felhasználóknak küldött meghívók alapértelmezés szerint 7 nap múlva lejárnak. Ha egy meghívott nem fogadja el a meghívást 7 napon belül, de Ön ennek ellenére hozzáférést szeretne neki adni a webhelyhez, akkor új meghívót kell küldenie neki.

Amikor a külső felhasználók megkapják a meghívót, egy gombra kattintva eljutnak egy olyan lapra, amelyen a Microsoft-fiókjuk vagy egy Office 365 felhasználói azonosító segítségével bejelentkezhetnek az Ön SharePoint Online-webhelyére. A felhasználók ingyenesen regisztrálhatnak maguknak Microsoft-fiókot, ha még nincs nekik.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Dokumentum megosztása névtelen vendéghivatkozás közzétételével vagy küldésével

Létrehozhat névtelen vendéghivatkozást, majd megoszthatja azt bármilyen médián, amely megfelel Önnek. Például közzéteheti közösségi hálózat oldalán vagy beillesztheti egy e-mailbe. Létrehozhat olyan vendéghivatkozást, amely szerkesztési is engedélyt biztosít, vagy adhat csak megtekintési engedélyt.

Ahhoz, hogy egy dokumentumot külső felhasználókkal megoszthasson, webhelytulajdonosnak kell lennie, vagy teljes hozzáférési jogosultsággal kell rendelkeznie. Továbbá vagy az Office 365 szolgáltatásbeállításainál vagy a SharePoint Online felügyeleti központjában bekapcsolva kell lennie a külső megosztás szolgáltatásának (attól függően, hogy milyen csomaggal rendelkezik). A külső megosztásnak szintén bekapcsolva kell lennie a webhelycsoportra vonatkozóan (csak nagyvállalati csomagoknál).

  1. Kattintson a három pontra (...) a dokumentum mellett a dokumentum előugró mezőjének megnyitásához, majd kattintson a Megosztás elemre.
    Dokumentum megosztásának megkezdése SharePoint-tárban
  2. A Megosztás párbeszédpanelen válassza a Hivatkozás beszerzése lehetőséget.
  3. Válassza a Hivatkozás létrehozása lehetőséget a megadni kívánt engedélytípushoz.
    Létrejön egy vendéghivatkozás URL-címe.
  4. Jelölje ki a vendéghivatkozás URL-címét, és másolja le.
    Névtelen vendéghivatkozás létrehozása és másolása
    A vendéghivatkozás URL-címét beillesztheti a választott médiára.
  • Ha egy dokumentum egy csoportwebhely tárában van, a többi webhelytag megtalálhatja a vendéghivatkozásokat a Megosztás párbeszédpanelen, és elküldhetik azokat másoknak.
  • Ha olyan fájlt próbál megosztani, amely egy a Tartalomvédelmi szolgáltatást használó tárban található, külső felhasználókkal nem tudja megosztani a fájlt.
  • A névtelen vendéghivatkozások továbbíthatók és megoszthatók másokkal, akik szintén bejelentkezés nélkül tudják megtekinteni vagy szerkeszteni a tartalmat. Kerülje a névtelen vendéghivatkozások használatát bizalmas tartalmaknál.
  • Azok, akiket úgy hívott meg, hogy névtelen vendéghivatkozással férhetnek hozzá a dokumentumhoz, csak megjeleníteni és olvasni tudják a fájlokat a megfelelő Office Online alkalmazásban. Az adott Office program asztali verziójában nem tudják majd megnyitni a fájlokat.
  • Ha a külső megosztás szolgáltatást globálisan kikapcsolják az Office 365 szolgáltatásbeállításaiban vagy a SharePoint Online felügyeleti központjában, attól kezdve a megosztott hivatkozások nem fognak működni. Ha a későbbiekben újra engedélyezik a funkciót, a hivatkozások újra használhatóvá válnak. Az egyes megosztott hivatkozásokat is le lehet tiltani, ha csak egy adott dokumentum hozzáférését szeretné megszüntetni. Olvassa el az Egy névtelen vendéghivatkozás letiltása című szakaszt.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Vendéghivatkozások létrehozásának engedélyezése a felhasználóknak a velük megosztott dokumentumokhoz

Bizonyos dokumentumokat esetleg szívesen megoszt széles körben, és a címzettektől is számít arra, hogy továbbosztják. Az ilyen dokumentumok esetén engedélyezheti másoknak a névtelen vendéghivatkozások létrehozását a velük megosztott dokumentumokhoz.

Ennek a lehetővé tételéhez teljes körű engedéllyel kell rendelkeznie.

  1. Lépjen arra a tárra, amelyben engedélyezni szeretné, hogy mások vendéghivatkozásokat hozzanak létre.
  2. Válassza a fogaskerék ikont, majd a Webhely beállításai lehetőséget.
  3. A Webhely beállításai lap Felhasználók és engedélyek csoportjában válassza a Webhely engedélyei hivatkozást.
  4. Válassza az Engedélyek lapon a Hozzáférési kérelem beállításai elemet.
  5. A Hozzáférési kérelem beállításai párbeszédpanelen jelölje be A tagok megoszthatják a webhelyet és az egyes fájlokat, illetve mappákat. lehetőséget.

Így ha valaki kijelöl egy olyan dokumentumot, amelyet Ön megosztott vele, és megnyitja a Megosztás párbeszédpanelt, létrehozhat vendéghivatkozást. Azonban ő csak akkor adhat a vendéghivatkozásokkal a vendégeknek szerkesztési jogot a dokumentumhoz, ha Ön is adott neki szerkesztési jogot a dokumentum első megosztásakor. Ha csak megtekintési engedélyt kapott, akkor csak megtekintést engedélyező vendéghivatkozásokat hozhat létre.

A hozzáférési kérelem beállításainak áttekintése: Videó: Webhely megosztása hozzáférési engedély kérése nélkül.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Dokumentum megosztása a webhelyre történő bejelentkezés megkövetelésével

Ahhoz, hogy egy dokumentumot külső felhasználókkal megoszthasson, webhelytulajdonosnak kell lennie, vagy teljes hozzáférési jogosultsággal kell rendelkeznie. Továbbá vagy az Office 365 szolgáltatásbeállításainál vagy a SharePoint Online felügyeleti központjában bekapcsolva kell lennie a külső megosztás szolgáltatásának (attól függően, hogy milyen csomaggal rendelkezik). A külső megosztásnak szintén bekapcsolva kell lennie a webhelycsoportra vonatkozóan (csak nagyvállalati csomagoknál).

  1. Kattintson a három pontra (...) a dokumentum mellett a dokumentum előugró mezőjének megnyitásához, majd kattintson a Megosztás elemre.
    Dokumentum megosztásának megkezdése SharePoint-tárban
  2. Írja be azoknak az e-mail címét, akiket meghív a dokumentum megosztására. Például: valaki@outlook.com vagy valaki@gmail.com, illetve kulsofelhasznalo@contoso.com.
  3. A legördülő listából válassza ki a felhasználóknak adni kívánt engedélyszintet.
  4. Ha szeretne, adjon meg üzenetet az e-mailhez. Az üzenet tartalmazhat információt vagy útmutatót a megosztott dokumentumhoz.
  5. Jelölje be a Bejelentkezés szükséges jelölőnégyzetet.

 Vigyázat!    Ha nem jelöli be a Bejelentkezés szükséges jelölőnégyzetet, az e-mail névtelen vendéghivatkozást fog tartalmazni a dokumentumra. A névtelen vendéghivatkozások továbbíthatók és megoszthatók másokkal, akik szintén bejelentkezés nélkül tudják megtekinteni vagy szerkeszteni a tartalmat.

  1. Kattintson a Megosztás gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Megosztás túlzások nélkül

Gyakorlati tanácsok a webhelyek megosztásához

Ha egy teljes webhelyet megoszt valakivel, az illető képes lesz bejelentkezni a webhelyre, és azt teljes jogú felhasználóként használhatja. Böngészheti, megtekintheti és szerkesztheti a tartalmat, vagy keresést végezhet (attól függően, melyik engedélycsoportba vette fel). Láthatja a többi felhasználó nevét a Személyválasztó mezőben, illetve megtekintheti a dokumentumok metaadatait. Ezek a külső felhasználók a Személyválasztó mezőben maguk is a webhely felhasználóiként jelennek meg. Ez azt jelenti, hogy a webhely többi felhasználója más engedélyeket is adhat nekik, mint amelyeket Ön a webhely megosztásakor biztosított a számukra. Csak olyan külső felhasználókat hívjon meg a webhelyre, akikről pontosan tudja, hogy kicsodák.

Ha külső felhasználókat hív meg a csoportwebhelyre, látni fogják a csoportwebhely és az alwebhelyek tartalmát. Ha szeretné elkerülni, hogy a külső felhasználók hozzáféréssel rendelkezzenek a csoportwebhely fontos vagy bizalmas adataihoz, hozzon létre a csoportwebhely egy egyedi engedélyekkel rendelkező alwebhelyét, és csak azt az alwebhelyet ossza meg a külső felhasználókkal. Az engedélyek öröklésével kapcsolatos további információkért olvassa el a Mit jelent az engedélyek öröklése? című cikket.

Hasonlóképpen, ha saját OneDrive vállalati verzióbeli tárhelyén létrehozott alwebhelyet szeretne megosztani, célszerű lehet gondoskodni arról, hogy az alwebhelynek egyedi engedélyei legyenek, hogy véletlenül se adjon a felhasználóknak további webhelyekhez vagy saját webhelyén lévő egyéb tartalmakhoz hozzáférési engedélyt.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Gyakorlati tanácsok a dokumentumok megosztásához

Ha a dokumentumokat névtelen vendéghivatkozások révén osztja meg, a meghívottaknak is lehetősége van megosztani a vendéghivatkozásokat olyanokkal, akik így szintén megtekinthetik a tartalmat. Ne használjon vendéghivatkozásokat bizalmas dokumentumok megosztására. Ha minimálisra szeretné csökkenteni annak kockázatát, hogy valaki megosszon egy névtelen hivatkozást, inkább bejelentkezéshez kötve ossza meg a dokumentumot.

Döntés a megosztás módjáról

Amikor a tartalom külső megosztási módjáról dönt, gondolja végig a következőket:

  • Kinek szeretne hozzáférést biztosítani a csoportwebhelyen és az alwebhelyein lévő tartalomhoz, és milyen feladatot szeretne velük elvégeztetni?
  • Ki legyen jogosult a szervezeten belül a tartalom külső megosztására?
  • Van olyan tartalom, amelynek az esetében garantálni szeretné, hogy sosem tekintheti meg szervezeten kívüli személy?

A kérdésekre adott válaszok segítik majd a tartalommegosztás stratégiájának kialakításában.

Teendő: Cél:

Webhely megosztása

Ha meg szeretne osztani egy webhelyet, de egyúttal korlátozni kívánja, hogy a külső felhasználók hozzáférést adhassanak szervezete bizonyos belső tartalmaihoz, érdemes létrehozni egy egyedi engedélyekkel rendelkező alwebhelyet, amelyet kifejezetten külső megosztás céljára használ.

Egy szervezeten kívüli személy számára kell folyamatos hozzáférést biztosítania egy webhely információihoz és tartalmához. Neki a webhelyet teljes jogú felhasználóként kell használnia tartalom létrehozására, szerkesztésére és megtekintésére.
Dokumentum megosztása és a bejelentkezés kötelezővé tétele A szervezeten kívüli személyek számára kell biztonságos hozzáférést biztosítania egy adott dokumentumhoz véleményezés vagy közös munka céljából. Ezeknek a személyeknek azonban nem szükséges folyamatos hozzáféréssel rendelkezniük a belső webhely további tartalmaihoz.
Dokumentum megosztása névtelen vendéghivatkozással Egy nem bizalmas dokumentum hivatkozását kell megosztania szervezeten kívüli személyekkel, akik megtekinthetik és véleményezhetik a dokumentumot. Ezeknek a személyeknek nem szükséges folyamatos hozzáféréssel rendelkezniük a belső webhely tartalmához.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Az egy bizonyos webhelyhez vagy dokumentumhoz hozzáféréssel rendelkezők megtekintése

A Megosztás parancsot arra is használhatja, hogy gyorsan ellenőrizhesse azoknak a listáját, akikkel a dokumentumot megosztotta.

Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

  • Ha meg szeretné nézni, hogy kinek van hozzáférése egy webhelyhez, kattintson a Megosztás gombra az oldal jobb felső részén, majd kattintson a Megosztva feliratot követő hivatkozásra a Megosztás párbeszédpanelen, és megtekintheti azoknak a listáját, akik a webhelyhez hozzáféréssel rendelkeznek.
  • Ha meg szeretné nézni, hogy kinek van hozzáférése egy dokumentumhoz, mappához vagy dokumentumkészlethez, jelölje ki az elemet a dokumentumtárban, majd kattintson a Megosztva elemre a Fájlok lapon.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Meghívók visszavonása

Ha vissza szeretne vonni egy meghívót, amelyet külső felhasználónak küldött, csak a meghívó elfogadása előtt teheti meg.

Lépjen arra a webhelyre, amelyen vissza szeretné vonni a meghívót.

  1. Nyissa meg a BeállításokA Beállítások gomb > Webhelybeállítások lapot.
  2. A Felhasználók és engedélyek szakaszban kattintson a Hozzáférési kérelmek és meghívások hivatkozásra.
  3. Keresse meg a Külsőfelhasználó-meghívások területen azt, akinek vissza szeretné vonni a webhelyre szóló meghívását, és kattintson a Menü megnyitása parancsra.
  4. Kattintson a tulajdonságablak Visszavonás elemére.

Ha a külső felhasználó már elfogadta a meghívást, és Ön mégis el szeretné távolítani a webhelyről, ezt úgy teheti meg, hogy törli a felhasználót abból a SharePoint-engedélycsoportból, amelyhez hozzárendelte. Szervezetének más, megfelelő engedélyekkel rendelkező tagja is eltávolíthatja őket a környezet felhasználóinak listájából – ez lehet például Office 365-rendszergazdája vagy SharePoint Online-rendszergazdája. További tudnivalókért olvassa el a Külső megosztás kezelése című szakaszban felsorolt cikkeket.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Névtelen vendéghivatkozás letiltása

Ha egy dokumentumot vendéghivatkozás útján osztott meg, ezt az információt a dokumentum feliratmezőjében tekintheti meg.

A tulajdonságok párbeszédpanelje, amely azt mutatja, hogy a dokumentumot vendéghivatkozással osztották meg

A vendéghivatkozással megosztott dokumentumokhoz való hozzáférést a hivatkozás letiltásával vonhatja meg.

  1. Lépjen abba tárba, amely tartalmazza azt a dokumentumot, amelynek a vendéghivatkozását el szeretné távolítani.
  2. Mutasson a dokumentumra, és kattintson a Menü megnyitása parancsra.
  3. Kattintson a Vendéghivatkozással bárki számára megnyitható mondatban a Vendéghivatkozással részre.
  4. Kattintson a vendéghivatkozás URL-címe melletti Letiltás gombra.
  5. Amikor a rendszer megkérdezi, hogy szeretné-e letiltani a hivatkozást, kattintson a Hivatkozás letiltása gombra.
    A megosztott dokumentum vendéghivatkozásának letiltására rákérdező párbeszédpanel

Amikor a szervezetén kívüli személyek a vendéghivatkozással próbálnak hozzáférni a tartalomhoz, megjelenik számukra a hozzáférés megtagadását jelző üzenet.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Külső megosztás kezelése

A külső megosztás rendszergazdai beállításai különböznek egymástól attól függően, hogy szervezete melyik Office 365-csomagnak az előfizetője. A külső megosztás szolgáltatásának ki- és bekapcsolására vagy másképp történő konfigurálására vonatkozó tudnivalókért olvassa el a következő cikkeket:

Ha szervezete az Office 365 Kisvállalati verzió előfizetője, tekintse át a Külső felhasználókkal végzett megosztás kezelése című cikket.

Ha szervezete az Office 365 valamelyik nagyvállalati csomagját használja, a Külső megosztás kezelése SharePoint Online-környezetben című cikkben talál felvilágosítást.

A webhelyekre vonatkozó hozzáférési kérelmek beállításával és kezelésével kapcsolatos tudnivalókat a Hozzáférési kérelmek beállítása és kezelése című témakör tartalmazza.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
SharePoint Felügyeleti központ, SharePoint Online Enterprise (E1 és E2 csomag), SharePoint Online Enterprise (E3 és E4 csomag), SharePoint Online Kisvállalati verzió, SharePoint Online Midsized Business