Tartalom tervezése webhelyeken

Ha Önnek a feladatkörébe tartozik a SharePoint Online szolgáltatás tartalmának megtervezése, bizonyára elgondolkodik a kezdő lépéseken és a webhelyek igény szerinti testreszabásáról. A cikkből megismerhet néhány főbb szempontot, amelyre a webhelyek szerkezetének és tartalmának megtervezésekor figyelnie kell. Segítséget találhat annak eldöntéséhez is, hogy milyen tartalmi funkciókat használjon az üzleti célok támogatásához.

Tartalom


Milyen típusú tartalmakat fog elhelyezni a webhelyeken?

Webhelytulajdonosként célszerű megterveznie, hogy ezek a webhelyek milyen tartalmakat fognak tárolni. A tartalomtervezés során az alábbiakat kell meghatároznia:

  • Milyen tartalomtípusokat szeretne létrehozni:   Tartalomtípusok használatával testre szabhatja a különböző típusú tartalmak kezelését és nyomon követését.
  • Milyen típusú metaadatokat (webhelyoszlopokat) szeretne ezekkel a tartalomtípusokkal társítani:   A metaadatok a tartalom leírását és kategóriákba sorolását segítő információk.
  • Milyen típusú kifejezéskészleteket és metaadatoszlopokat szeretne ezekkel a tartalomtípusokkal társítani:   A metaadatoszlopok használatával biztosíthatja, hogy bizonyos típusú tartalmak mindig adott kategóriákba kerüljenek.
  • Milyen adatkezelési házirendeket szeretne konfigurálni ezekhez a tartalomtípusokhoz:   Házirendekkel meghatározhatja a tartalomtípusok kezelési módját, például az időtartamok tárolási rendjét.
  • Milyen típusú listákat és tárakat célszerű létrehozni a tartalom rendszerezéséhez:   A tárakban dokumentumok és más fájlok tárolhatók, míg a listák a feladatok és a problémák követéséhez hasznosak.

Előfordulhat, hogy szervezete a tervezésnek ezt a részét központilag szeretné elvégezni (különösen, ami a tartalomtípusokat illeti). Sok esetben szoros együttműködést kell kialakítani a webhelycsoportgazdával és a SharePoint Online-rendszergazdával, hiszen a tartalomtervezéshez kapcsolódó döntéseknek megfelelően a funkciókat esetleg több szinten is be kell állítani.

Szükség van-e tartalomtípusok meghatározására?

A tartalomtípusok lehetővé teszik, hogy a webhely felhasználói a megfelelő lista vagy tár Új elem vagy Új dokumentum parancsával gyorsan létrehozzanak speciális tartalmakat. A tartalomtípusok hasznosak, mert segítségükkel a webhelytulajdonosok biztosíthatják, hogy a tartalmak konzisztensek legyenek a különböző webhelyeken. Lehetővé teszik azt is, hogy egy lista vagy tár többféle elem-, illetve dokumentumtípust befogadjon. A webhelytulajdonosok a webhely, lista vagy tár tartalomtípusainak beállításakor előre konfigurálhatják a tartalmak bizonyos részleteit.

Az Új dokumentum menü legördülő listája az Értékesítési szerződési tartalomtípussal.

A webhelytulajdonosok listaelemekhez, dokumentumokhoz és mappákhoz állíthatnak be tartalomtípusokat. A Microsoft Office 365 Enterprise csomag részét képező SharePoint Online-ban az alábbi beállítások adhatók meg a tartalomtípusokhoz:

  • az adott elemtípushoz rendelni kívánt oszlopok (metaadatok) a felügyelt metaadatú oszlopokkal együtt;
  • az adott típushoz használandó egyéni Új, Szerkesztés és Megjelenítés űrlap;
  • az adott tartalomtípusba sorolt elemekhez használható munkafolyamatok;
  • az adott tartalomtípusba sorolt elemekhez rendelt egyéni megoldások és szolgáltatások;
  • az adott tartalomtípusba sorolt elemekhez társított adatkezelési házirendek;
  • a Dokumentum adatai munkaablak, amely a kompatibilis Microsoft Office-programokban megjeleníti az adott tartalomtípusba sorolt elemek adatait;
  • az adott típusú új elemek dokumentumsablonjai (csak dokumentum jellegű tartalomtípusoknál).

Tartalomtípusokat akkor lehet hasznos definiálni néhány tartalomhoz, ha a tartalom megfelel az alábbi feltételek valamelyikének:

Feltétel A tartalomtípusok használati módja
Speciális dokumentumtípusokat használ, amelyek formátuma vagy rendeltetése szabványos, és biztosítani szeretné konzisztens megjelenésüket szervezetszerte. A kívánt dokumentumtípusokhoz állítson be webhely-tartalomtípusokat a webhelycsoport legfelső szintű webhelyén, hogy a tartalomtípusok valamennyi alwebhelyen elérhetők legyenek. Ebben az esetben a szervezet összes felhasználója azonos módon hozza létre a dokumentumokat.
Meghatározott típusú dokumentumokhoz speciális sablonokat kell használniuk a felhasználóknak. A dokumentumsablonokat rendelje a megfelelő tartalomtípusokhoz, hogy a tartalomtípus alapján készített új dokumentumok ugyanarra a sablonra alapuljanak.
Bizonyos típusú dokumentumok vagy elemek esetében szabványos információkészletet szeretne nyomon követni. Az információk nyomon követéséhez rendeljen oszlopokat a tartalomtípushoz. Ha az információk közül bármelyik különösen fontos, jelölje meg kötelezőként a megfelelő oszlopokat. A tartalomtípus beállításakor alapértelmezett értékeket is megadhat egyes oszlopoknak.
Meghatározott üzleti folyamat szabályozza, hogy bizonyos típusú dokumentumokat hogyan kell kezelni vagy véleményezni. A tartalomtípusokhoz állítson be munkafolyamatokat. Munkafolyamatok alkalmazásával kezelheti az olyan üzleti folyamatokat, mint a dokumentumok véleményezése vagy jóváhagyása.

Miután meghatározta azokat a tartalmakat, amelyekhez tartalomtípusokat szeretne rendelni, gondolja át, hogy hol célszerű a tartalomtípusokat beállítani. Ha a webhelycsoport legfelső szintű webhelyén adja meg a webhely-tartalomtípusokat, a legfelső szintű webhely összes alwebhelyének listáiban és táraiban rendelkezésre állnak majd. Az egyes webhelyek tulajdonosai szintén megadhatnak webhely-tartalomtípusokat a webhelyeiken, bár ezek a tartalomtípusok csak az adott webhelyeken és alwebhelyeiken lévő listákban, illetve tárakban lesznek elérhetők. Ha kijelöl egy webhelyet a tartalomtípus-közzététel központi helyeként, meg is oszthatja a tartalomtípusokat a SharePoint Online-webhelyek között. A tartalomtípusok közzétételével a szervezetek egységesen kezelhetik a tartalmat és a metaadatokat a különböző webhelyeken, mivel a tartalomtípusok központilag hozhatók létre és frissíthetők, és a frissítések közzétehetők több feliratkozott webhelycsoportban.

A tartalomtípusok megtervezésekor hasznos lehet, ha egy táblázatban összefoglalja azokat az információkat, amelyeket a tartalomtípusok megadásakor fel szeretne venni. Kezdetként készíthet valami egyszerűt, mint amilyen az alábbi táblázat, majd annak megfelelően módosíthatja azt, hogy milyen további információkat szeretne nyomon követni, például hogy mely webhelyeken vagy mely csoportok használják majd a tartalomtípusokat:

Új tartalomtípus Szülő-tartalomtípus Oszlopok Dokumentumsablon Munkafolyamatok Adatkezelési házirendek
Adja meg a létrehozni kívánt tartalomtípus nevét. Adja meg azt a szülő-tartalomtípust, amelyből a tartalomtípust létre szeretné hozni. Sorolja fel azokat az új vagy létező oszlopokat, amelyeket a tartalomtípushoz szeretne rendelni. Adja meg, hogy a tartalomtípussal társít-e dokumentumsablont. Adja meg, hogy a tartalomtípussal társít-e munkafolyamatot. Adja meg, hogy milyen adatkezelési házirendek vonatkozhatnak erre a tartalomtípusra.

A tartalomtípusokkal végzett munkáról részletesebben a SharePoint Online súgójában, a Tartalomtípus létrehozása és testreszabása című témakörben tájékozódhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Milyen típusú alkalmazásokat szeretne felvenni?

A tartalomtípusokon kívül azt is gondolja át, hogy a webhelyeken milyen egyéb információkat szeretne tárolni, illetve hogy a szervezet felhasználói milyen feladatokat fognak végezni. Ez alapján megtervezheti, hogy milyen típusú alkalmazásokat célszerű a webhelyeken kezdetben elhelyezni. Ha például szüksége van egy helyre, ahol dokumentumokat tárolhat, akkor célszerű felvenni egy dokumentumtárat. Ha fontos dátumokat szeretne nyomon követni, naptárra lesz szüksége.

Nem feltétlenül kell azonnal felvennie az összes olyan alkalmazást, amelyre szüksége van. Az üzleti igények változása miatt a webhelytulajdonosok idővel új alkalmazásokat vehetnek fel és régieket távolíthatnak el. Ha azonban idejekorán megtervezi, hogy miként szeretné testre szabni a tartalmakat a webhelyeken, elérheti, hogy a webhelyek már a kezdet kezdetén hasznosak legyenek a felhasználóknak.

A SharePoint Online kínálta beépített alkalmazások számos üzleti célra használhatók, például dokumentumtárolásra és -kezelésre, projektvezetésre és projektek nyomon követésére, valamint kommunikációra. Ezekből az alkalmazásokból több példányt is elhelyezhet a webhelyen. A SharePoint Áruházból harmadik felektől származó alkalmazásokat is vásárolhat, és felveheti őket a webhelyre.

További információért olvassa el az Alkalmazás felvétele a webhelyre és az Alkalmazás vásárlása a SharePoint Áruházból című témakört.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hogyan fogják a felhasználók megtalálni és elérni a tartalmakat?

Annak megtervezésére is érdemes időt szakítania, hogy a felhasználók hogyan fogják megtalálni és használni a SharePoint Online-webhelyeken lévő tartalmakat. A tervezés e szakaszában dönthet arról, hogy miként konfigurálja a navigálást és a keresést a csoportwebhelyen és alwebhelyein.

Mely webhelyeket szeretne felvenni a globális navigálásba?

A navigálás megtervezéséhez hasznos, ha készít egy diagramot a webhely-hierarchia webhelyeiről. Ha a webhelyek tervezésekor már létrehozott egy diagramot, induljon ki abból, és módosítsa azt. Vegye fel rá a csoportwebhely összes alwebhelyét. Célszerű, ha a csoportwebhelyen és alwebhelyein található fontosabb listákat és tárakat is feltünteti. Egy ilyen diagram segítségével egyetlen pillantással azonosíthatja azokat a helyeket, amelyeket a webhely felhasználói megpróbálnak majd megtalálni a legfelső szintű webhely kezdőlapjáról indulva.

A SharePoint-webhelyeken a felső hivatkozáspult szolgál a globális navigálásra. Ez a hivatkozáspult minden weblapon, a webhely címe alatt látható.

Egy webhely felső navigációs területe

Alapértelmezés szerint minden webhely saját felső navigációs területet használ, de engedélyezheti, hogy a webhelyek ezt az elemet a szülőwebhelyüktől örököljék, így konzisztens navigálási rendszert biztosíthat a különböző webhelyeken. Testre szabhatja, hogy mely webhelyek jelenjenek meg a felső navigációs területen. Tetszőleges URL-címekre mutató hivatkozásokat is elhelyezhet rajta, ha például külső források hivatkozásait be szeretné építeni a webhely navigálási rendszerébe. A felső navigációs terület testreszabásáról további információt A csoportwebhely navigációs elemeinek testreszabása című témakörben találhat.

.

Ha a webhelycsoportban sok alwebhely található, nem célszerű mindet feltüntetni a felső hivatkozáspulton, mert az megterhelné a felhasználókat. Ugyanakkor a fontos webhelyeket és tartalmakat elrejteni sem szabad. A webhely-hierarchiát ábrázoló diagram segítségével azonosítsa azokat a fontos webhelyeket, amelyeket a globális navigálási rendszerben fel szeretne tüntetni.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hogyan navigálnak majd a felhasználók a webhelyeken?

A felső hivatkozáspulton kívül a webhelyek lapjainak bal szélén, az úgynevezett Fontos rovatok sávon is találhatók navigálásra használható elemek.

A Fontos rovatok sáv jellemző módon az adott webhellyel kapcsolatos hivatkozásokat tartalmazza, és a legfontosabb tartalmak kiemelésére szolgál.

A Fontos rovatok sáv Legutóbbiak hivatkozása alatt a legutóbb létrehozott lapok, listák és tárak láthatók.

A felső hivatkozáspulthoz hasonlóan a Fontos rovatok sávot is testre szabhatja a webhely listáira és táraira mutató hivatkozások elhelyezésével és eltávolításával. A hivatkozásokat egyéni kategóriákba is sorolhatja. Ha beállítja, hogy az összes alwebhely a globális navigálási rendszert örökölje, akkor fontos, hogy a webhelytulajdonosok testre szabják a Fontos rovatok sávon elhelyezett navigálási elemeket, mert a felhasználók elsősorban ezek segítségével találják meg a webhelyen lévő tartalmakat. Ha azt választja, hogy az alwebhelyek ne örököljék a globális navigálási rendszert a legfelső szintű webhelytől, a felhasználók az alwebhelyeken a felső hivatkozáspultot és a Fontos rovatok sávot is használhatják a tartalmak elérésére.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hogyan navigálnak majd a felhasználók a listákban vagy a tárakban?

Amennyiben a SharePoint Online felügyelt metaadatokra épülő szolgáltatásait használva szeretne létrehozni kifejezéskészleteket, további lehetőségeket vehet igénybe a webhelytartalom kereshetőségének hatékonyabbá tételére. A kifejezéskészletek segítségével a webhely tartalmának készítői címkékkel láthatják el a felügyelt kifejezéseket magukban foglaló tartalmakat. A metaadat-alapú navigálás konfigurálása révén a felhasználók könnyebben megtalálhatják a keresett tartalmat a nagyméretű listákban és tárakban. Metaadat-alapú navigálást használva a felhasználók dinamikusan szűrhetik és kereshetik meg a listákban és tárakban lévő tartalmakat: ehhez egy navigációs hierarchia típusú fastruktúrájú vezérlővel metaadat-alapú különböző szűrőket alkalmazhatnak a nézetre. A navigációs hierarchiával együtt kulcsszűrők is használhatók a megjelenített elemlista pontosításához.

Metaadat-alapú navigáció

További információt a metaadat-alapú navigációról és a felügyelt metaadatok használatáról a Bevezetés a felügyelt metaadatok használatába című témakörben találhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Mire érdemes figyelni a keresés megtervezésekor?

A SharePoint Online rendszergazdái testre szabhatják a keresési felületet a SharePoint Felügyeleti központ Keresés felügyelete lapján. A keresési sémában definiálhatják a kereshető felügyelt tulajdonságokat, a jó minőségű lapok megadásával javíthatják a keresési relevanciát, kezelhetik a lekérdezési szabályokat és a találatforrásokat, illetve eltávolíthatják az egyes találatokat. A használati és a keresési jelentések megtekintésével ki is értékelhetik a változtatásokat.

A Keresés felügyelete lapon elvégzett módosítások a teljes SharePoint Online környezetben (a bérlői webhelyen) érvényesek lesznek, de a keresést webhely- és webhelycsoportszinten is testre szabhatja.

Hogyan lesz elérhető a tartalom a keresésben?

A keresési szolgáltatás a SharePoint Online tartalmának ötpercenkénti bejárására van ütemezve. Egy elem SharePoint Online webhelyre való felvétele után bizonyos idő elteltével történik meg az indexelése és megjelenítése a keresési eredményekben. Ez az időtartam az aktuális felhasználói tevékenységtől függ. Az olyan feladatok, mint a webhelyek áttelepítése, frissítése és kezelése növelik az indexelési csatorna terhelését. Az új tartalomelemek általában egy órán belül megjelennek a keresési eredményekben.

A keresés beállításáról további információt a Keresésfelügyelet a SharePoint Online-ban – áttekintés című témakörben találhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Milyen műveleteket végezhetnek el a felhasználók a tartalmakkal?

A tartalomtervezési folyamatban célszerű foglalkozni a tartalomhasználati esetek konkrét kérdéseivel is, mert a kérdések alapján eldöntheti, hogy miként kell konfigurálnia bizonyos webhelyeket, listákat és tárakat, illetve hogy a webhely felhasználóinak milyen konkrét funkciókat kell használniuk a tartalommal.

Célszerű átnéznie Az Office 365 vállalati verzióinak szoftverkövetelményei című cikket is annak felméréséhez, hogy a SharePoint Online-tartalom használatakor az egyes személyek a szervezetben tapasztalnak-e majd problémákat a helyi számítógépük konfigurációja miatt.

Megvizsgálandó kérdések A tartalom konfigurálásával kapcsolatos szempontok
Szükség van-e bizonyos típusú dokumentumok vagy listaelemek verzióinak követésére?
  • Fontolja meg a verziószámozás engedélyezését a megfelelő listákban vagy tárakban.
  • Fontolja meg a dokumentumok és elemek módosítás előtti kivételének kötelezővé tételét.
A webhely felhasználóinak szükségük van-e arra, hogy bizonyos típusú dokumentumokon egyidejűleg dolgozzanak vagy együttműködjenek?
  • Fontolja meg a társszerzői funkciók engedélyezését a megfelelő tárakban az együttműködés elősegítésére.
Szükség van-e arra, hogy bizonyos típusú tartalmakat valaki jóváhagyjon, mielőtt azok szélesebb körben megjelennének?
  • Fontolja meg a tartalom-jóváhagyás engedélyezését a tárakban, vagy használjon munkafolyamatokat a jóváhagyási eljárás kezelésére.
Kiterjed-e bizonyos típusú tartalmakra valamilyen üzleti folyamat vagy humán munkafolyamat?
  • Fontolja meg munkafolyamatok létrehozását és konfigurálását azon tartalomtípusokhoz, amelyek ezekkel a dokumentumokkal kapcsolatosak, vagy azon tárakhoz, amelyekben ezek a dokumentumok elhelyezkednek.
Használ-e listákat a folyamatok elindításához vagy kezeléséhez?
  • Fontolja meg listaalapú munkafolyamatok létrehozását vagy konfigurálását olyan folyamatokhoz, mint a problémakövetés vagy -kezelés.
Lesznek-e a webhelyen olyan bizalmas tartalmak, amelyeket az általános hozzáféréstől el kell zárni?
  • Fontolja meg olyan webhelyek vagy tárak létrehozását, amelyekben a bizalmas tartalmak tárolását egyedi engedélyek szabályozzák.
  • Fontolja meg tartalomvédelem alkalmazását a bizalmas információkat tároló listákban és tárakban. További információt A tartalomvédelmi szolgáltatás alkalmazása listára vagy tárra című témakörben találhat.
  • Fontolja meg a külső megosztás kikapcsolását a bizalmas adatokat tároló webhelycsoportokban. Erről további információt a Külső megosztás kezelése SharePoint Online környezetben című témakörben találhat.
  • Ha a tartalmak elérésének korlátozására csak alacsony szinten van szükség, fontolja meg az elemszintű engedélyek alkalmazását.
  • Fontolja meg a célközönség kiválasztásának lehetőségét, ezzel különböző felhasználóknak különböző tartalmakat jeleníthet meg.
  • Fontolja meg, hogy a keresési indexelésből nem célszerű-e kizárni bizonyos listákat vagy tárakat.
A tartalmakat rekordokként kell-e kezelni, és szabályozni kell-e a megőrzésük időtartamát vagy elévülésük időpontját?
  • Fontolja meg egy rekordtár létrehozását vagy a helyi rekordkezelés beállítását.
Számíthat-e szervezete arra, hogy elektronikusan feltárt dokumentumokat kell átadnia például egy bírósági ügyhöz vagy egy nyomozáshoz?
  • Fontolja meg egy elektronikus adatfeltárási központ beállítását az ilyen ügyekhez vagy nyomozásokhoz szükségessé váló tartalmak kezelésére.
Szükség van-e arra, hogy a felhasználók értesítéseket kapjanak a tartalmak változásairól?
  • Fontolja meg RSS-hírcsatorna használatát a fontosabb listákban és tárakban.
Közzétesznek majd a felhasználók Microsoft Access-adatbázisokat a webhelyeken?
  • Célszerű meggyőződni arról, hogy az Access Services összetevő megfelelően van engedélyezve és beállítva a webhelyen.
Közzétesznek majd a felhasználók Microsoft Excel-munkafüzeteket a webhelyeken?
  • Célszerű meggyőződni arról, hogy az Excel Services összetevő megfelelően van engedélyezve és beállítva a webhelyen.
Sok videóval, képpel vagy hangfájllal dolgoznak-e a felhasználók, illetve kezelik-e ezeknek a fájloknak az adatait?
  • Fontolja meg egy digitáliseszköz-tár beállítását: ez egy előre konfigurált tár, amely különleges szolgáltatásokat nyújt a médiatartalmak, például a képek, a hangfájlok és a videofájlok kezeléséhez.
Közzétesznek majd a felhasználók Microsoft Visio-diagramokat webes rajzokként?
  • Célszerű meggyőződni arról, hogy a Visio Services összetevő megfelelően van engedélyezve és beállítva a webhelyen.
Létrehoznak majd a felhasználók űrlapokra épülő megoldásokat?

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hogyan történik majd a tartalom kezelése az életciklus során?

A webhelyek tartalmának megtervezése közben mérlegelje a tartalom életciklusát is. Azaz:

  • Mi a tartalom létrehozásának legvalószínűbb módja és oka? Hivatalos anyagokhoz fogják használni segédanyagként, vagy a napi munka és együttműködés során hozzák létre?
  • Mennyi ideig lesz rá szükségük a felhasználóknak?
  • Mennyivel fog nőni a mérete, és mennyit fog változni használat közben?
  • Mikortól nem lesz már rá szükség ténylegesen?
  • Mi kell, hogy történjen vele, ha már nincs rá szükség?
  • Ismertek olyan üzleti vagy jogszabályi okok, amelyek miatt bizonyos tartalomtípusokat használatuk után is meg kell őrizni?

A fenti kérdésekre adott válaszok alapján megtervezhető és figyelhető a tartalmak tárolása, és fel lehet készülni azokra az előírásokra is, amelyeknek esetleg a helyi rekordkezelési irányelvek (például az elévülési házirendek) bevezetéséhez kell eleget tenni.

További információt A rekordok tárolási és kezelési módszerének kiválasztása és A rekordkezelés megvalósítása című témakörben találhat. Lásd még: Webhely lezárásának szabályai.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Vissza: Tervezési útmutató az Office 365 Enterprise és Midsize csomagok SharePoint Online szolgáltatásához.

 
 
Hatókör:
SharePoint Felügyeleti központ, SharePoint Online Enterprise (E1 és E2 csomag), SharePoint Online Enterprise (E3 és E4 csomag), SharePoint Online Midsized Business