Dokumentumtárak – bevezetés

A tárak a webhelyek olyan részei, amelyekben létrehozhatja, összegyűjtheti, frissítheti vagy egyéb módon kezelheti a munkacsoport tagjaival megosztandó fájlokat. Minden egyes tárban található egy lista, mely a fájlok nevét és azok főbb adatait tartalmazza, megkönnyítve ezzel a tagok együttműködését és a fájlok használatát. Számos használatra kész tár és társablon közül választhat, melyek kitűnő támpontot kínálnak a fájlok rendezéshez. A tárakat létrehozásuk után sokféleképp testre szabhatja; megadhatja például a dokumentumok megjelenítésének, kezelésének és létrehozásának módját. Nyomon követheti a verziókat (beleértve a verziók számát és típusát is), illetve a projektkezelés hatékonnyá tétele érdekében egyéni nézeteket, űrlapokat és munkafolyamatokat hozhat létre.

Tartalom


Tárak – áttekintés

Rengeteg időt és energiát emészt föl, ha személyi számítógépekben, hálózati lemezeken és üzenetmappákban kell kutatni minden egyes dokumentum után. Sokkal hatékonyabb a központi SharePoint-tár használata, melyet a csapat minden tagja elérhet és használhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A tár fogalma

Egy tipikus tár A SharePoint-tár egy olyan hely a webhelyen, ahol a munkacsoport többi tagjával közösen hozhat létre, gyűjthet, frissíthet és kezelhet fájlokat. Minden tártípus – dokumentum-, kép-, űrlap-, wikilap-, eszköz-, jelentés-, rekord-, adatkapcsolat- és diatár – megjeleníti a fájloknak és a hozzájuk tartozó fontos adatoknak (például az utolsó módosítást végrehajtó személy nevének) listáját. A tárolni kívánt fájlok típusától és felhasználási módjától függően számos tártípus közül választhat. Amint a tár elkészült, archiválhatja a fájlokat, törölheti a nem használt tárat és tárterületet szabadíthat fel a kiszolgálón.

A tárakat létrehozásuk után sokféleképp testre is szabhatja, szabályozhatja a dokumentumok megtekintését, nyomon követését, kezelését és létrehozását is. A verziókat is nyomon követheti (beleértve a verziók számát és típusát is), valamint megszabhatja, hogy a dokumentumot a jóváhagyás előtt ki tekintheti meg. Az üzleti folyamatok gyorsítása céljából a munkafolyamatok segítségével közösen kezelhetik a tárban található dokumentumokat. Az áttekinthetőség érdekében adatkezelési házirendeket állíthat be a dokumentumok kezelésének és elévülésének szabályozásához.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hogyan használja egy tipikus munkacsoport a tárakat?

A Contoso vállalat marketingcsapata közösen dolgozik a projekt- és a csoportdokumentumokon, ezért a csapattagoknak szükségük van egy olyan központi helyre, ahol együtt dolgozhatnak a dokumentumokon, nyomon követhetik teendőiket, értekezleteiket és a csoportfeladatokat, illetve kezelhetik projektjeiket. A csapat egyik partnere ráadásul egy távoli városban található, így a SharePoint-technológiák használatából további előnyök is származnak.

Első lépésként a csapattagok közül kijelölik a webhely tulajdonosát, aki központi szerepet játszik a webhely kezelésében. A webhely tulajdonosa lesz a rendszergazda, teljes hozzáférést kap a tárhoz, és munkatársi jogosultsági szintet állít be a csoportwebhely Megosztott dokumentumok tárjához minden csapattag számára. Ezután a webhely tulajdonosa átnevezi a webhelyet „Marketingdokumentumoknak”, majd részletes leírást készít arról, hogy minden felhasználó, de legfőképp a kevésbé gyakorlott felhasználók pontos képet kapjanak a tár céljáról, valamint a megtekinthető és a hozzáadható dokumentumok típusáról. A csapat döntése nyomán ezt a tárat sajtókiadványok, költségvetési kimutatások, szerződések, ajánlatok és egyéb, e témákhoz kapcsolódó dokumentumok kezelésére használják.

A webhely tulajdonosának egyik első feladata, hogy sok fontos dokumentumot feltöltsön a tárba – ezáltal a webhely központi adattárként való használatára szoktatja a csapattagokat. Ezután a webhely tulajdonosa a következőket végzi el: beállítja, hogy szükség legyen a fájloknak a tárból történő kivételére, nehogy bárki módosításokkal véletlenül felülírja a fájlokat; beállítja a fájlverziók nyomon követését is, így a csapat rendelkezni fog a fájlváltozatok történetével, ami alapján bármely korábbi változat helyreállítható, ha ez szükséges. Hogy a vállalati szabványoknak való megfelelést biztosítsa, a webhely tulajdonosa marketingjelentésekhez, értékesítési szerződésekhez, kampánytervekhez és költségvetési munkalapokhoz tartozó, egységes sablonokat is ad hozzá a tárhoz. Minden sablon tartalmazza a cég emblémáját, valamint a célkitűzést. Amikor a tagok új fájlt hoznak létre a dokumentumtárból, egyszerűen kiválaszthatják a használni kívánt sablont.

Ahogy a csapattagok fájlokat adnak a tárhoz és közösen dolgoznak azokon, oszlopok hozzáadásával és nézetek létrehozásával rendszerezik a tárat, így a tartalmakat többféle, a munkájuk szempontjából hasznos nézetben jeleníthetik meg. Ha például a webhely tulajdonosa létrehozza a „Projektnév” oszlopot, a tagok szűrhetnek és rendszerezhetnek az oszlop segítségével.

Más csapattagok a pénzügyi negyedév alapján csoportosított nyilvános nézeteket hoznak létre, melyek kiszűrik a hat hónapon belül lejáró szerződéseket. Minden csapattag személyes nézeteket is hozhat létre, ezáltal a munkavégzés és az információk keresése egyszerűbbé válik.

Az egyik értekezleten a csapat elhatározza, hogy társzintű figyelmeztetéseket állít be, amely hetente egyszer értesíti a tagokat a frissítésekről. Szükség esetén bármely tag állíthat be az egyes fájlokhoz tartozó további figyelmeztetéseket és RSS-hírcsatornákat. A csapat egy fontos „szabályban” is megállapodik az együttműködés ezen új keretei között: amikor valamelyik tag dokumentumot kíván továbbítani a táron belül, ellenáll a kísértésnek, hogy a dokumentumot e-mail mellékletként küldje el; ehelyett csak a dokumentumhoz tartozó hivatkozást küldi el. Az ilyen hivatkozások a tár menüszalagjának használatával könnyen e-mail üzenetekbe illeszthetők, ezzel biztosítható, hogy a munkatársak a legújabb verzióhoz jussanak hozzá, és eközben a hálózatot sem terheljük felesleges adatok küldözgetésével.

Előfordul időnként, hogy a csapattagok és más felhasználók nem férnek hozzá bizonyos tartalmakhoz, mert hiányoznak az ehhez szükséges engedélyek. Némelyik dokumentum védett, mert bizalmas információkat, például szerződésekkel vagy költségvetéssel kapcsolatos adatokat tartalmaz. Mivel a felhasználók hozzáférést kérhetnek a webhely tulajdonosától, a hozzáférési engedély bármely webhelyhez és az ott található dokumentumhoz egyszerűen megszerezhető.

A marketingcsapat összes tagja (ám különösen a beszállító partner) örül annak a szolgáltatásnak, hogy a Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 segítségével a tár tartalmait kapcsolat nélküli módban is kezelheti, otthon vagy bármely távoli webhelyről dolgozhat azokkal, majd online üzemmódba való visszatérés után minden nehézség nélkül szinkronizálhatja a változásokat.

A marketingcsapat legfontosabb tevékenysége, hogy marketingkampányokat tervezzen az eladások és a bevételek növelése érdekében. Egy új kampányterv kidolgozása során a csapattagok nyomon követik a fájlok alverzióit – ha valami hibát ejtenek az egyik verzióban, akkor egyszerűen visszaállíthatják az előző változatot. Miután befejezték a kampánytervet, létrehozhatnak belőle egy főverziót, amelyet jóváhagyásra a jogi osztály és a vezetőség számára közzétesznek. Ha a fájlt jóváhagyták, akkor azt a cég más dolgozói is meg tudják tekinteni. A webhely tulajdonosa az online dokumentációt, a képzéseket és a blogokat érintő kutatást végez, majd kidolgozza a munkafolyamat programkód nélküli összeállításának módját, hozzárendeli azt a tárhoz, végül automatizálja a visszajelzés-fogadás, az aláírásgyűjtés és a dokumentum-közzététel folyamatát.

Háromhavi használat után a Marketing tár és webhely a marketingcsapat egyik legfontosabb eszközévé nőtte ki magát, és meghatározó módon hozzájárult a termelékenység és a hatékonyság növeléséhez az egész vállalat viszonylatában. A csapat már el sem tudja képzelni, hogy e szolgáltatás nélkül dolgozzon, és igyekszik kihasználni a SharePoint-technológiák hatékonyabb együttműködést segítő további szolgáltatásait.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A tárak típusai

Bizonyos tárak minden létrehozott webhelyen elérhetők: ilyen például a Megosztott dokumentumok tár a csoportwebhelyek esetében. Ezek a tárak az egyéni célok szerint testre szabhatók, és további saját tárak létrehozása is lehetséges. Minden tártípus más célt szolgál, és némelyikük saját működési jellemzőkkel és szolgáltatásokkal rendelkezik.

Dokumentumtár:    A dokumentumtárak számos fájltípus (például dokumentumok és táblázatok) tárolására alkalmasak. A dokumentumtárakban más típusú fájlokat is tárolhat, noha bizonyos fájltípusokat biztonsági okokból blokkol a rendszer. Amikor nem blokkolt programokkal dolgozik, létrehozhat ilyen dokumentumokat a tár segítségével. Vállalatának marketingcsapata rendelkezhet például egy tervezési anyagokat, híradásokat és kiadványokat tartalmazó saját tárral.

Képtár:    A képtárak digitális fényképek és rajzok megosztására szolgálnak. A fényképek más típusú SharePoint-tárakban is tárolhatók, a képtárak azonban számos előnyt kínálnak. A képtárakból például megtekintheti a képeket diavetítésként, letöltheti azokat számítógépére, illetve a Microsoft Paint alkalmazáshoz hasonló, kompatibilis grafikai szoftverekkel akár szerkesztheti is a képeket. Ha a csapattal kapcsolatos eseményekhez és termékek bevezetéséhez kapcsolódó képeket kíván tárolni, érdemes megfontolni egy képtár létrehozását. A webhely bármely pontján (például a wikiwebhelyeken vagy a blogokban) a tárban található fényképekre mutató hivatkozásokat helyezhet el.

Űrlaptár:    Az űrlaptárak XML-alapú üzleti űrlapok (például vállalati költségkimutatások) kezelésére szolgálnak. Az űrlaptárak létrehozásához XML-szerkesztő vagy XML-alapú űrlaptervező program (például a Microsoft Office InfoPath) szükséges. A kitöltendő űrlap egy .xml kiterjesztésű fájl lesz, amely az űrlapban megadott adatokat (és csakis azokat) fogja tartalmazni – ilyen adat például a kiadások dátuma vagy összege. Az űrlappal kapcsolatos minden egyéb információt az űrlapsablon tartalmaz. Miután az űrlapot kitöltötték, az adatokat összekapcsolhatja más adatokkal, illetve exportálhatja őket későbbi elemzés céljából.

Wikilaptár:    A wikilaptárak a kapcsolódó wikilapok tárolására szolgálnak. A wiki segítségével több személy gyűjthet egyszerre információt, méghozzá könnyen létrehozható és módosítható formában. A tárhoz képeket, táblázatokat, külső és belső hivatkozásokat tartalmazó wikilapokat egyaránt hozzáadhat. Ha munkacsoportja külön wikiwebhelyet hoz létre egy projekthez, a webhelyen például a munkavégzéssel kapcsolatos tippek és trükkök egymáshoz kapcsolódó lapok formájában tárolhatók.

Digitáliseszköz-tár:    A digitáliseszköz-tárak digitális médiaeszközök (például képek, hang- és videofájlok) megosztására és kezelésére szolgálnak. A digitáliseszköz-tárak megkönnyítik a mások által létrehozott digitális médiafájlok (például szervezeti emblémák és vállalati bemutatófilmek) felkutatását és felhasználását, miközben a miniatűrökhöz és metaadatkulcsszavakhoz hasonló médiaeszközök kezelésére és tallózására szolgáló tulajdonságokkal és nézetekkel rendelkező tartalomtípusokat is kínálnak. Előfordulhat például, hogy különféle alkalmazásokhoz tartozó képeket és újrafelhasználható tartalmakat kíván tárolni és kezelni úgy, hogy azokat a vállalat bármely alkalmazottja bármikor elérhesse és felhasználhassa.

Diatár:    A diatárak a bemutatókhoz tartozó diák hatékony és eredményes megosztására szolgálnak. A diatárral megoszthatja, tárolhatja és kezelheti a Microsoft PowerPoint és az azzal kompatibilis alkalmazások diáit. Bemutatók diatárban történő közzétételekor a program a diákat egyedi fájlokként tölti fel, így azok egymástól függetlenül módosíthatók és nyomon követhetők. A tár a bemutatóra mutató hivatkozást is biztosít, így a program értesítést küld, amikor egy dia módosul. A diatár lehetővé teszi a diák rendezését és kivételét, segít nyomon követni azok előzményeit, továbbá a diák keresését, kezelését és újrafelhasználását megkönnyítő, különleges szolgáltatásokat kínál.

Rekordtár:    A rekordtárak a vállalati rekordok és a fontos üzleti dokumentumok központi tárolására és kezelésére szolgálnak. A vállalatnak fontos lehet például, hogy minden tekintetben megfeleljen bizonyos előírásoknak, ami a fontos dokumentumok gördülékeny kezelését kívánja meg. Ebben az esetben különféle rekordtípusok tárolására szolgáló rekordtárakat tartalmazó rekordtárwebhely hozható létre. Mindegyik tárhoz házirendek állíthatók be, amelyek azt szabályozzák, hogy mely rekordokat kell tárolni, hogyan kell továbbítani és kezelni a dokumentumokat, és mennyi ideig kell megőrizni a rekordokat.

Kimutatástár:    A kimutatástárak a weblapok, a dokumentumok és a metrikákhoz és célkitűzésekhez tartozó fő teljesítménymutatók (KPI) létrehozásának, kezelésének és közzétételének megkönnyítésére szolgálnak. A kimutatástár az Excel-munkafüzetekhez és az irányítópultlapokhoz hasonló kimutatások központi létrehozásának és mentésének eszköze. Amikor közzétesz egy Excel-munkafüzetet a kimutatástárban, az egy kattintással megnyitható Böngésző nézetben, így a munkafüzet kijelzőlaphoz való hozzáadás nélkül, egyszerűen megtekinthető.

Process Diagram dokumentumtár (metrikus és amerikai egységek):    A többek között a Microsoft Visio 2010 alkalmazással létrehozott folyamatdiagram-dokumentumok tárolására és megosztására használható. A két tár a megfelelő, metrikus és USA-beli mértékegységekre van szabva.

 Megjegyzés:   A webhelytől és a konfigurációtól függően a program további rendszertárakat (például stílustárat, webhelyeszköztárat és weblaptárat) hoz létre automatikusan. E speciális tárak nem hozhatók létre a felhasználói felület használatával.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A tárak felhasználási lehetőségei

A tárakat az alábbi módokon használhatja, illetve teheti a csoportnak még hasznosabbá:

Nézetek definiálása:    Nézetek (nézet: Lista vagy dokumentumtár elemeit megjelenítő oszlopcsoport a webhelyen. A nézetben az elemek rendezhetők és szűrhetők, megadott oszlopok jeleníthetők meg, továbbá a nézet elrendezése is testre szabható.) használatával megjelenítheti a tár felhasználói szempontból legfontosabb, vagy egy adott célnak leginkább megfelelő elemeit. A tárban lévő elemek ilyenkor nem módosulnak, hanem olyan módon rendeződnek el, illetve olyan szűrőfeltétel vonatkozik rájuk, hogy jobban áttekinthetővé és ezáltal könnyebben kereshetővé váljanak.

A fájlok kivételének előírása:    A fájl kivételének (kivétel: Olyan művelet, amely lehetővé teszi az adott fájl szerkesztés közbeni zárolását, így más felhasználók azt ez idő alatt nem írhatják felül és nem módosíthatják. A fájlt csak az a felhasználó szerkesztheti, aki kiveszi.) megkövetelésével biztosíthatja, hogy a fájlt annak beadásáig (beadás: Adott dokumentum szerkesztésére vonatkozó zárolás feloldása, ezáltal a módosított dokumentum megtekintésének és kivételének lehetővé tétele más felhasználók számára.) csak egy személy tudja módosítani. Ezzel meg tudja akadályozni, hogy ugyanazt a fájlt egyszerre többen próbálják meg szerkeszteni, ami ütközésekhez és tévesztésekhez vezetne. A kivétel megkövetelése arra is emlékeztetheti a csoport tagjait, hogy a fájlhoz a beadása során megjegyzést is fűzzenek, így az egyes változatok nyomon követése jelentősen egyszerűsödhet.

Verziók nyomon követése:    Ha meg kell őriznie a fájlok korábbi verzióit (verziószámozás: Az az eljárás, amely során a program a fájlokról vagy egyéb elemekről számozott másolatot hoz létre, valahányszor egy-egy változatukat tárba vagy listába mentik a felhasználók.), a tárak segítségére lehetnek a fájlok nyilvántartásában, tárolásában és visszaállításában. Beállíthatja, hogy a tár az összes verziót azonos módon kövesse nyomon, de akár azt is, hogy külön kezelje a főverziókat (például egy új fejezet hozzáadása a kézikönyvhöz), illetve az alverziókat (például egy helyesírási hiba javítása). A tárhely optimális kezelése érdekében megadhatja, hogy hány darab létezzen a tárban a különböző verziótípusokból.

Dokumentumok jóváhagyásának megkövetelése:    Beállíthatja, hogy a dokumentumokat jóvá kelljen hagyni. Ilyenkor a dokumentumok függő állapotban maradnak mindaddig, amíg egy megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználó jóvá nem hagyja vagy el nem utasítja őket. Az is szabályozható, hogy kik tekinthetik meg a dokumentumokat jóváhagyás előtt. Ez a szolgáltatás nagyon hasznos, ha a tár például olyan fontos irányelveket vagy eljárásokat tartalmaz, amelyeket véglegesíteni kell, mielőtt mások is megtekinthetik azokat.

Engedélyek megadása:    SharePoint-csoportokkal és engedélyszintekkel hatékonyan szabályozható a tartalmakhoz való hozzáférés. A tárak és az azokban található mappák és dokumentumok engedélyeiket alapértelmezés szerint a szülőwebhelyüktől öröklik. A bizonyos elemekhez (például a szerződési és a költségvetési adatokhoz hasonló bizalmas tartalmakhoz) hozzárendelt engedélyszintekkel megvédheti ezeket a tartalmakat anélkül, hogy a teljes webhelyhez történő hozzáférést megtiltaná.

Értesítés a változásokról:    A tárak támogatják az RSS technológiát, így a munkacsoport tagjai automatikusan megkaphatják és egy helyen megtekinthetik a hírek és információk frissítéseit (hírcsatornáit). Az RSS technológiával értesítést kaphat a tárak változásairól, például arról, ha a tárban tárolt fájlok módosulnak. Az RSS technológia lehetővé teszi a munkacsoport tagjainak, hogy a módosított fájlok összevont listáját is megtekintsék. Emellett e-mailben küldött értesítést is beállíthat, amely a fájlokban történő módosításokról ad tájékoztatást.

Munkafolyamatok létrehozása:    A dokumentumtárak és a tartalomtípusok az üzleti folyamatokhoz definiált munkafolyamatokat is használhatják, például a dokumentumok jóváhagyásának vagy ellenőrzésének kezeléséhez. A csoport egymás után elvégzendő feladatokat meghatározó üzleti folyamatokat (munkafolyamatokat) alkalmazhat dokumentumaira, például egy dokumentum jóváhagyása esetén. A SharePoint-munkafolyamat a dokumentumok és más elemek automatizált továbbítását jelenti műveletek és feladatok sorát követve. A tárak alapértelmezés szerint három ilyen munkafolyamattal rendelkeznek: a Jóváhagyás munkafolyamattal, amely a csoport bizonyos tagjaihoz juttatja el a dokumentumot jóváhagyásra; a Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamattal, amely a csoport bizonyos tagjaihoz juttatja el a dokumentumot visszajelzés készítése céljából, majd a dokumentumot visszajuttatja a dokumentum-összeállítási munkafolyamat kezdeményezőjéhez; és az Aláírások összegyűjtése munkafolyamattal, amely a csoport bizonyos tagjaihoz juttatja el a dokumentumot, hogy a tagok digitális aláírásukkal elláthassák azt.

Tartalomtípusok törlése:    Ha a csoport többféle fájltípussal, például táblázatokkal, bemutatókkal és dokumentumokkal dolgozik, a tár használhatóságát többféle tartalomtípus (tartalomtípus: A tartalomkategóriák újrafelhasználható beállításcsoportja. A tartalomtípusokat az elemek és dokumentumok metaadatainak, sablonjainak és viselkedésének egységes kezelésére használhatja. A tartalomtípusok a hely szintjén definiálhatók, és listákban, illetve tárakban használhatók.) megadásával is növelheti. A tartalomtípusok rugalmasságot biztosítanak, ugyanakkor a különféle tárak egységességét is szavatolják. Valamennyi tartalomtípus sablont és munkafolyamatot (munkafolyamat: Elemek vagy dokumentumok bizonyos műveletsorrendből vagy feladatokból következő automatizált áthelyezése. A munkafolyamatok az üzleti folyamatok, például dokumentum-jóváhagyás vagy -ellenőrzés egységes kezelésére szolgálnak.) is meghatározhat. A sablonok kiindulópontul szolgálnak a formázás és a sablonszövegek tekintetében, illetve tartalmazzák a szóban forgó dokumentumtípusra vonatkozó tulajdonságokat (például az adott részleg nevét vagy egy szerződés számát).

Ügyfél-integráció:    A rendszerrel kompatibilis bizonyos ügyfélprogramok együttműködnek a SharePoint-szolgáltatásokkal közvetlenül az ügyfél oldaláról is. Ha például a Microsoft Word 2010 alkalmazást használja, a fájlok kivétele és beadása egyszerűbb. A Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 és a Microsoft Outlook 2010 esetében a tártartalmakkal offline módban, távolról is dolgozhat, majd könnyen szinkronizálhatja a tartalmakat, ha ismét online üzemmódra vált.

Eseménynaplózás:    Ha rendelkezik bizalmas adatokat tartalmazó dokumentumokkal, és tudni szeretné, hogy miként használták azokat, definiálhat egy házirendet a fájlok módosítása, másolása, törlése és a hasonló események naplóbeli követéséhez.

Házirendek beállítása:    A házirend-beállítások a bizonyos időnél régebbi dokumentumok esetében a dokumentumok elévülését, automatikus törlését és munkafolyamaton keresztüli időszakos ellenőrzését engedélyező beállítások. A tárak méretének növekedésével párhuzamosan ezekkel a karbantartási beállításokkal sok idő és energia megtakarítható, így nem kell többé a merevlemezek manuális karbantartásával vesződni, és nem kell aggódni a tárhelykapacitás kimerülése miatt sem.

Dokumentumközpont-webhely használata:    A dokumentumközpont-webhelyek nagyszámú dokumentum létrehozására, kezelésére és tárolására szolgálnak. Ezek a webhelyek webhelysablonra épülnek, és sok dokumentum központi kezelését biztosító tárként működnek. A metaadat- és a fanézet-navigációhoz, a tartalomtípusokhoz és a kijelzőkhöz hasonló szolgáltatások használatával hatékonyan és a felhasználók igényeihez igazított módon rendezheti és olvashatja be dokumentumait. A „tartalomfelelősök” a legtöbb tár esetében gyors metaadat-alapú navigálást tesznek lehetővé külön index készítése nélkül is, ám a különféle szűrőkhöz és nézetekhez tartozó indexek létrehozása közben is segítik a teljesítmény növelését. A dokumentumközpont-webhelyek szerzői környezetként (ilyenkor a felhasználók rendszeresen beadják és kiveszik a fájlokat, és mapparendszereket hoznak létre azokhoz) és tartalomarchívumként (ekkor csak a dokumentumok megtekintése és feltöltése lehetséges) is használhatók.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Tárak elrendezése a webhelyen

A tárak webhelyeken történő elrendezésének módja a csoport igényeitől és a gyakran alkalmazott adatkeresési és -tárolási szokásoktól függ. Némi tervezéssel kialakíthatja a csoport számára legmegfelelőbb szerkezetet. A tárak több olyan szolgáltatással is rendelkeznek, amelyek segítségével több fájllal dolgozhat egyetlen tárban, ám előfordulhat, hogy több könyvtár használata jobban megfelel a csoport igényeinek.

Dokumentumok tárolása egyetlen tárban

Lehetséges, hogy egyetlen tárat szeretne használni különböző célokra. Ilyen eset például, amikor egy csoport számos projekten dolgozik, vagy ha több csoport dolgozik ugyanazon a projekten. Fontolja meg egy tár használatát, ha:

  • A csoport tagjainak több különböző nézetre vagy összegző információkra is szüksége van egyazon fájlcsoportról. Előfordulhat például, hogy egy vezető a fájlokat részleg vagy határidő szerint csoportosítva szeretné megtekinteni.
  • A webhely ugyanazon helyén található fájlokban szeretnének keresni.
  • A fájlokra azonos beállításokat szeretne alkalmazni, például a fájlverziók nyomon követését vagy a jóváhagyást.
  • A tárral dolgozó csoportok hasonló jellemzőkkel rendelkeznek, például azonos jogosultsági szinten vannak.
  • Egy munkafüzetben szereplő fájlok információit szeretné elemezni, vagy a fájlokról összevont frissítéseket szeretne kapni.

A több, közös tárban található dokumentummal végzett munka hatékonyságának növelése érdekében a fájlok elrendezését oszlopok hozzáadásával, nézetek definiálásával és mappák létrehozásával alakíthatja ki.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Dokumentumok tárolása több tárban

Hasznos lehet több tárat létrehozni, ha jelentős különbségek vannak a tárolni és kezelni kívánt fájlcsoportok között, vagy a fájlokkal dolgozó csoportok között. Használjon többféle tárat, ha:

  • A tárolni és kezelni kívánt fájltípusok jelentősen eltérnek és ha a fájlokkal dolgozó személyek nem szeretnének az összes fájlban együtt keresni, illetve nem használják az áttekintő nézetet.
  • A fájlokkal dolgozó személyek köre, valamint a jogosultságaik jelentősen eltérnek.
  • A fájlok különböző csoportjaihoz különböző beállításokat kell alkalmaznia (például verziószámozást vagy jóváhagyást).
  • A fájlokat nem kívánja együtt elemezni, illetve azokon nem szeretne összevont frissítéseket alkalmazni.
  • Új fájlok létrehozása során eltérő lehetőségeket szeretne megjeleníteni, vagy a tár Új menüjében található lehetőségek sorrendjén szeretne változtatni.

Az alábbi módokon hatékonyan dolgozhat többféle tárral:

Webhelysablonok és oszlopok beállítása:    Ha a szervezetnél több tárban is azonos beállításokat szeretnének alkalmazni, webhelysablonok és oszlopok hozhatók létre. Ezeket meg lehet osztani a különböző tárak között, így nincs arra szükség, hogy a beállításokat minden alkalommal elvégezzék.

Fájlok küldése másik helyre:    Ha azt szeretné, hogy egy fájl több tárban is megjelenjen, akkor az egyik tárban tárolhatja az eredeti fájlt, a többiben pedig elhelyezheti annak másolatait. Megadhatja azt is, hogy a program figyelmeztesse a dokumentum másolatainak frissítésére az eredeti dokumentum módosításakor.

Társablonok létrehozása:    Ha több tárban is azonos beállításokat szeretne megadni, vagy a tárjellemzőket több helyen is használni kívánja, mentse a tárat sablonként. A társablon a Webhelyműveletek menü Létrehozás elemére kattintva választható lehetőségként jelenik meg.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Fájlok elrendezése a tárban

A fájlokat többféle módon is elrendezheti a tárban. Hozzáadhat oszlopokat, létrehozhat nézeteket és mappákat. Mindegyik módszernek megvan a maga előnye, és akár kombinálhatja is ezeket az eljárásokat a csoport és az adott tár igényei szerint.

Oszlopok hozzáadása

Alapértelmezés szerint az alkalmazás a tárban a fájlok nevét, valamint az állapotukkal (például kivételükkel) kapcsolatos információkat követi nyomon. A nyomon követést és kategorizálást segítő olyan további oszlopokat is adhat meg, mint amilyen például a kampány nevét vagy a projekt számát (illetve bármely kapcsolódó információt) tartalmazó oszlop. A létrehozandó oszlopok típusa igen sokféle lehet, például egysoros szöveg, legördülő lista, más oszlopokon alapuló számítás eredménye vagy akár a webhely egy tagjának neve és fényképe.

Az oszlopok oszlopfejlécei megkönnyítik a dokumentumok rendszerezését és szűrését. Ha megtekinti az egyik tárban található fájlokat, lehetősége van a fájlok ideiglenes rendezésére vagy szűrők alkalmazására úgy, hogy rámutat az oszlop nevére, és a mellette megjelenő nyílra kattint. Ez hasznos segítség, ha a fájlokat egy adott módon szeretné megtekinteni, de a tár következő megjelenítésekor meg kell ismételnie az eljárást.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Nézetek létrehozása

A felhasználók különféle nézeteket szeretnek használni: megjeleníthetik az összes dokumentumot egy bizonyos projekt vonatkozásában, megtekinthetik az egy bizonyos részleghez tartozó összes dokumentumot, de akár esedékességük alapján, hónapok szerint is csoportosíthatják azokat. Ha a fájlokat egy adott módon többször is meg szeretné tekinteni, érdemes nézetet létrehoznia. Ennek segítségével a tárban dolgozva a fájlokat mindig ugyanúgy meg tudja jeleníteni. Ha nézetet hoz létre, akkor az hozzáadódik a tár menüszalagján található Jelenlegi nézetek legördülő listához.

A tárnézetek a tárbeli elemeket megjelenítő lap oszlopainak gyűjteményei, melyek gyakran rendezési sorrendet, szűrőket, csoportosításokat és egyéni elrendezéseket határoznak meg. A tárak személyes és nyilvános nézeteket is tartalmazhatnak. Bármely munkatársi jogosultsági szinttel rendelkező személy hozhat létre személyes nézeteket a fájlok szűrt vagy az egyéni igényeknek megfelelő megtekintése céljából. Ha tervezési jogosultsággal rendelkezik, akkor lehetősége van a tárat használó minden személy számára elérhető nyilvános nézetek létrehozására is. Ezenkívül bármelyik ilyen nyilvános nézetet alapértelmezetté is teheti, így a tár megtekintésekor automatikusan ez fog megjelenni.

Ha a csoport tagjai a tárakat mobileszközökön is meg szeretnék tekinteni, hozhat létre akár korlátozott mobil nézeteket is, például csökkentett számú elem megjelenítésével, amely optimális lehet a mobileszközök sávszélességéhez és korlátaihoz.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Mappák létrehozása

A mappák (más néven tárolók) a tár vagy lista fájljainak további csoportosítási és kezelési lehetőségeit kínálják. Ha a tárhoz tartozó mappák engedélyezve vannak, a legtöbb típusú tárhoz adhat hozzá mappákat. Ha a tár sok elemet tartalmaz, a mappák az ezekhez történő hozzáférés hatékonyságát is növelik. A mappa létrehozásakor valójában egy belső indexet hoz létre, mely ugyanígy létrejön a tárhoz vagy a listához tartozó gyökérmappa vagy legfelsőbb szint esetében. A mappában található elemek elérésekor valójában ezt a belső indexet használja.

Ha a tár sok, egy bizonyos módon csoportosítható elemet tartalmaz, érdemes mappákat használni a tartalom táron belüli elrendezésére. Az ilyen csoportok jellegzetes példái a projektek, csapatok, részlegek, termékkategóriák, kortartományok, alfabetikus listák és alcsoportok (A-C, D-F stb.). A mappák használatával a sok fájl a megszokott módon kezelhető és tekinthető meg.

A tárhoz tartozó mappák

Alapértelmezés szerint az engedélyezett mappákkal rendelkező tárak a mappákat az alapértelmezett nézetben, szűrők nélkül jelenítik meg. Ez azért is hasznos, mert dokumentumok beillesztésekor a felhasználók kiválaszthatják a megfelelő mappát, valamint így csökken annak a valószínűsége, hogy az elemek – helytelenül – a tárban lévő mappákon kívül adódnak hozzá. Könnyedén újrarendezheti más mappákba dokumentumait a tár menüszalagján található Megnyitás Windows Intézővel paranccsal.

 Megjegyzés:   Tárnézetet úgy is hozhat létre, hogy a rendezés csak a megadott feltételeknek megfelelően történjen, ám ebben az esetben a mappák nem jelennek meg az első elem előtt a nézetben. Nem tanácsos ezt a nézetelrendezési lehetőséget használni, ha azt szeretné, hogy a felhasználók egyszerűen megtalálják a megfelelő mappát.

Bár a tármappák nem jelennek meg a Fontos rovatok Dokumentumok szakaszában, a webhely tulajdonosa, illetve bármely, tervezési jogosultságokkal rendelkező felhasználó engedélyezheti a Fanézetet, amely megjeleníti a Webhely-hierarchia szakaszt a Fontos rovatok között, így a tármappák összecsukásával és kibonthatásával egyszerűen navigálhat a mappaszerkezetben.

Mappák fanézetben

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Oszlopok, nézetek és mappák együttes alkalmazása

Mindhárom módszer alkalmazható együtt is. Ugyanazokkal az oszlopokkal, melyeket a tár alapértelmezett nézetében projektek követésére használ, akár különféle szűrőfeltételeket tartalmazó nézeteket is hozhat létre. Az oszlopfejlécekre kattintva a nézetek dinamikusan rendezhetőek és szűrhetők, így a tartalmakat még pontosabban szétválaszthatja a pillanatnyi igényeknek megfelelően. Ha tárhoz definiált mappaszerkezetet, a Mappák szakasz Az összes elem megjelenítése mappák nélkül beállításával a nézet létrehozása és módosítása során egyszerűsítve is megjelenítheti a tárnézetet. Az egyik módszer kiegészítheti a másikat, hogy a kívánt tartalom a megfelelő módon és időben jelenjen meg a felhasználónak.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

További lépések

Most, hogy átfogó képet kapott a tárakról, megismerhet néhány további hasznos eljárást a tárakkal kapcsolatban:

  • Tár vagy a tárban található mappa létrehozása és törlése
  • A tár fájljainak hozzáadása, megnyitása és törlése
  • Oszlopok hozzáadása a tárhoz, és tárnézetek létrehozása
  • A társablonokkal és tartalomtípusokkal végzett munka
  • SharePoint-tár szinkronizálása a számítógépről ügyfélprogramokkal
  • Dokumentumok áthelyezése és másolása tárak között
  • Munkafolyamatok használata tárak esetében
  • Jogosultságok és speciális beállítások megadása tárakhoz
  • Dia-, kép- és médiaeszköztárak használata
  • Nagyszámú dokumentummal rendelkező tárak kezelése
  • Nagyméretű dokumentum- és rekordtárak kezelése metaadatok használatával

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
SharePoint Online nagyvállalatoknak, SharePoint Online szakembereknek és kisvállalatoknak