A webhelyek megtervezése és a felhasználók kezelése

Ha szervezetében Ön kezeli a SharePoint Online környezet webhelycsoportjait és webhelyeit, ebben a cikkben megismerkedhet néhány főbb feladattal és fogalommal, amely alapján kialakíthat egy fenntartható módszert a webhelyek és a felhasználók kezelésére.

Tartalom


Webhelyek és webhelycsoportok kezelése

Egy webhelycsoport közös tulajdonossal rendelkező és közös felügyeleti beállítások – például közös engedélyek – szerint működő SharePoint-webhelyek gyűjteménye. A webhelycsoportok hierarchiába szerveződnek, és minden csoportnak van egy legfelső szintű webhelye, mely további webhelyeket tartalmaz.

Webhelycsoport hierarchikus rajza legfelső szintű webhellyel és alwebhelyekkel

A csoportwebhelyek és a hierarchiában alattuk létrehozott webhelyek csak a meghívottak számára érhetők el, azaz csak azon felhasználók által, akiknek engedélyezték a hozzáférést. A csoportwebhelyeken a szervezet, a projektcsapatok és más csoportok tagjai kapcsolatba léphetnek egymással, együttműködhetnek a dokumentumok és más fájlok kialakításán, hirdetményeket tehetnek közzé, értekezleteket szervezhetnek, feladatlistákat készíthetnek, probléma-nyilvántartást vezethetnek, teendőket tarthatnak nyilván, információkat tárolhatnak különböző listákban és így tovább. A rendelkezésre álló webhely sablonokból alwebhelyeket is készíthetnek a csoportwebhelyen belül.

Webhelycsoport kezelése

Egy nagyméretű szervezetben általános lehet az a gyakorlat, hogy a SharePoint Online környezet több webhelycsoportból áll, és ezek mindegyike számtalan webhelyet tartalmaz. Emiatt célszerű lehet a webhelyek vagy a webhelycsoportok kezelését több személyre bízni a szervezetben. A SharePoint engedélymodellje ezt azzal könnyíti meg, hogy lehetővé teszi az engedélyek különböző szerepkörökhöz való hozzárendelését (ilyen szerepkör például a webhelycsoportgazda, a webhelytulajdonos és mások, amelyekről később még szó esik).

A webhelycsoportgazda Teljes hozzáférés engedélyszinttel rendelkező felhasználó a webhelycsoporton belül. Ez azt jelenti, hogy a webhelycsoportgazda a csoporton belül létrehozhat és törölhet webhelyeket, illetve módosíthatja a csoportbeli webhelyek beállításait. Emellett lehetősége van e webhelyeken mindenféle tartalom megtekintésére, létrehozására, törlésére és módosítására is.

A webhelycsoportgazdák szokásos felelősségi köre

A SharePoint Online-webhely webhelycsoportgazdáinak felelősségi köre általában az alábbiakra terjed ki:

  • Kapcsolattartás a felhasználók és az Office 365 globális rendszergazdái, illetve a SharePoint Online-rendszergazdák között.
  • A SharePoint Online-webhelyeken tárolt tartalmakhoz hozzáférő személyek körének meghatározása (azaz a webhelycsoportszintű engedélyek konfigurálása).
  • A webhelycsoportban a felhasználók által igénybe vehető szolgáltatások körének meghatározása.
  • A webhelycsoport felhasználóinak támogatása egyes műszaki kérdésekben.
  • Másodlagos webhelycsoportgazda kijelölése a webhelycsoporthoz.
  • Új webhelyek létrehozása.
  • Elemek megtekintése, törlése és visszaállítása a webhelycsoport lomtárából.
  • A nyilvános webhely létrehozása és testreszabása.
  • Segédkezés bizonyos szolgáltatások felügyeletében – néhány példa:
    • A webhelycsoportban rendelkezésre álló szolgáltatások be- és kikapcsolása.
    • Tartalomtípusok létrehozása és testreszabása.
    • Területi beállítások megadása.

 Megjegyzés:   A webhelycsoportok kezelése során együtt kell működnie SharePoint Online-rendszergazdájával (ha nem Ön az). A SharePoint Online-rendszergazdák felelősségi köréről a Webhelycsoportok és globális beállítások kezelése a SharePoint Felügyeleti központban című témakörben olvashat.

A SharePoint Online-rendszergazdák az alábbi tevékenységeket hajthatják végre:

  • Webhelycsoportok létrehozása, törlése és kezelése.
  • Tárhely webhelycsoporthoz rendelése és figyelése.
  • A webhelycsoportgazdák hozzáférésének biztosítása.
  • Az alapértelmezett SharePoint-webhely beállítása.
  • Webhelyek előkészítése többnyelvű használatra.
  • Felhasználói profilok kezelése.
  • Különböző szolgáltatások (például a felügyelt metaadatok) megtervezése és kezelése
  • A külső megosztás be- és kikapcsolása

A webhelytulajdonosok szokásos felelősségi köre

A Teljes hozzáférés engedélyszinttel rendelkező webhelytulajdonosok feladata rendszerint a következő tevékenységek végrehajtása:

  • Webhelyek létrehozása és kezelése.
  • Webhelyi szolgáltatások és beállítások – például a megjelenés – kezelése és szabályozása.
  • Webhelyek mentése sablonként.
  • Webhelyoszlopok és webhelyi tartalomtípusok kezelése.
  • Webhelyek törlése.
  • Területi és nyelvi beállítások módosítása.
  • Alkalmazások felvétele a webhelyekre.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A megfelelő webhelytípus kiválasztása

A szervezet méretétől és a webhelyeken tárolandó tartalmak mennyiségétől függően a tartalom rendszerezéséhez célszerű lehet alwebhelyeket létrehozni. A webhelycsoport webhelyei hierarchiába szerveződnek, mely hierarchia a felső szintű webhely alatt üzemelő webhelyek létrehozása révén alakul ki. A csoportwebhelyek és az alatta létrehozott webhelyek alatt is további alwebhelyek alakíthatók ki.

 Megjegyzés:    A SharePoint Online-rendszergazda létrehozza a webhelycsoport legfelső szintű webhelyét, majd egy másik webhelycsoportgazdát rendel a webhelyhez. A webhelytulajdonosok alwebhelyeket hozhatnak létre.

Webhely-hierarchia diagramja

Az alwebhelyek rendszerezéséhez sokféle lehetőség közül választhat. Alwebhelyeket létrehozhat például:

  • munkacsoportonként vagy osztályonként;
  • rendeltetés vagy felhasználási cél szerint;
  • tartalmi kategóriák szerint;
  • projektenként;
  • ügyfelenként; illetve
  • engedélyszintek vagy bizalmassági szintek szerint (például a korlátozott körben terjeszthető információk elkülöníthetők egy saját webhelyre).

Szánjon időt annak átgondolására, hogy hány webhelyre van szüksége, és milyen elv szerint szeretné rendszerezni őket. A rendszerezést és a tervezést megkönnyítheti, ha egy diagramot készít a webhely-hierarchiáról. A diagramot felvázolhatja egy darab papírra vagy egy táblára is, de a Microsoft Word vagy a Microsoft PowerPoint SmartArt szolgáltatásának hierarchiaalakzataival hivatalosabb diagramot is létrehozhat, amelyet fájlként menthet, és később módosíthat is.

Próbálja meg az egyes webhelyek rendeltetését is körvonalazni. Így egyszerűbben választhat webhelysablonokat a létrehozandó webhelyekhez. A SharePoint Online számos webhelysablont kínál, amelyet az új webhelyek létrehozásakor felhasználhat. Egy speciális célra tervezett webhelysablonnal a felhasználók hamarabb elkezdhetik az érdemi munkát. Ha például olyan webhelyet szeretne létrehozni, ahol a csapattagok gyorsan megoszthatják vagy frissíthetik az egyik projekttel kapcsolatos információikat, érdemes a Wikiwebhely sablont választania, mivel ez kifejezetten az ilyen jellegű kommunikációhoz készült.

A webhelytartalmak megtervezéséről a Tartalom tervezése webhelyeken című cikkben olvashat.

 Megjegyzés:    A SharePoint Online-rendszergazda kezeli a személyes webhelyeket (a „Saját helyeket”). A személyes webhelyek olyan központok, ahol a felhasználók kapcsolatot tarthatnak másokkal, és információkat követhetnek nyomon. A webhelycsoportgazda a személyes webhelyeket nem ellenőrzi. Minden felhasználó a saját helyének rendszergazdája. A Saját helyek megtervezéséről további információt a Webhelycsoportok és globális beállítások kezelése a SharePoint Felügyeleti központban című témakörben olvashat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A webhelysablonok listája

Az alábbi listában áttekintheti a támogatott webhelytípusokat és azok rövid ismertetését. A lista alapján eldöntheti, hogy milyen webhelytípusok illeszkednek legjobban a szervezethez.

  • Fő keresőközpont:    A keresési funkciókat ellátó webhely. Lapokat tartalmaz a találatok megjelenítéséhez és az irányított keresés beállításához.
  • Blog: Személyes vagy csoportszintű webhely ötletek, észrevételek és tapasztalatok megosztására, illetve látogatók általi véleményezésére.
  • Üzletiintelligencia-központ:    Az üzleti intelligenciával kapcsolatos tartalmakat a SharePoint Online környezetben megjelenítő webhely.
  • Közösségi webhely:    Közösségi vitafórumok lebonyolítását lehetővé tevő webhely.
  • Elektronikus adatok feltárása központ: Jogi ügyekben és nyomozásokban fontossá váló tartalmak megőrzésére, keresésére és exportálására szolgáló webhely.
  • Dokumentumközpont:    A szervezetbeli dokumentumok központi kezelésére szolgáló webhelyek sablonja.
  • Vállalati keresőközpont: A keresési funkcióknak helyet adó webhely. A kezdőlapon egy keresőmező és két fül található: az egyik fülre kattintva általános keresés futtatható, a másik fülre kattintva személyekkel kapcsolatos információkat lehet keresni. További lapokat is felvehet és testre szabhat, ha más keresési tartományokra vagy találattípusokra van szüksége.
  • Projektwebhely:    Projektek kezelésére és projekteken való együttműködésre szolgáló webhely.
  • Rekordtár:    Rekordkezelésre használható webhely. A rekordkezelők útvonaltábla beállításával a beérkező fájlokat adott helyekre irányíthatják. Ezen a webhelyen kezelhető az is, hogy a rekordok törölhetők vagy módosíthatók-e, miután a tárba kerültek.
  • SAP Workflow Site (SAP-munkafolyamati webhely):    Az összes felhasználói-üzleti tevékenységet összesítő SAP-munkafolyamati webhely. Felvehet más, a munkafolyamathoz kapcsolódó kijelzőket is.
  • Csoportwebhely:    Az információk csapaton belüli gyors rögzítésére, rendszerezésére és megosztására szolgáló webhely. A sablon része egy dokumentumtár, egy hirdetménylista, egy naptár, egy feladatlista és egy vitafórum is.
  • Visio folyamattár:    Visio-folyamatdiagramok gyors megtekintésére, megosztására és tárolására tervezett csoportos webhelyek sablonja. A sablon része egy verziókezelt dokumentumtár, mely a folyamatdiagramok tárolására lett kialakítva, valamint a hirdetmények és feladatok kezelésére szolgáló egy-egy lista, végül egy véleményezési vitafórum.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Irányítási elvek

Irányítási elveknek nevezzük azon szabályzatok, szerepkörök, felelősségek és folyamatok együttesét, melyek célja, hogy útmutatássokkal és előírásokkal szabályozzák a szervezetbeli üzleti egységeknek és műszaki csoportoknak az üzleti célok eléréséhez szükséges együttműködését. A SharePoint Online-webhelycsoportok esetében az irányítási terv lehet egy olyan útmutató, mely segítséget nyújt a szerepkörök, a felelősségek és a webhelycsoport használatát támogató szabályzatok kialakításában. Egy ilyen útmutatónak ajánlott – többek között – foglalkozni az alábbi témakörökkel:

  • Információs architektúra, beleértve a weblapokat, dokumentumokat, listákat és adatokat is.
  • Karbantartási tevékenységek, beleértve a felhasználói fiókok kezelését is.
  • Arculati és testreszabási irányelvek.
  • Oktatás.

A szervezeti irányítási terv előkészítése fontos feladat, és a terv kidolgozásában való részvétellel segíthet meghatározni az üzleti és a műszaki csoportok tulajdonosait, valamint a rendszer egyes területeiért felelős személyeket. Az irányítási tervekről bővebben olvashat a Bevezetés az irányítási modellek használatába: Ajánlott eljárások a csoportwebhelyek létrehozásához és kezeléséhez című cikkben.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Felhasználókezelés

 Megjegyzés:    A felhasználók kezelése során időnként együtt kell működnie SharePoint Online-rendszergazdájával. A SharePoint Online-rendszergazdák feladata például a felhasználói profilok kezelése.

Az Office 365 felhasználói fiókjai

Az Office 365-ben a globális rendszergazdák az Office 365 Felügyeleti központban, a rendszer felhasználókezelési és szolgáltatáskonfigurálási portálján vehetnek fel felhasználókat. Az új felhasználók felvételekor a globális rendszergazda az alábbi műveleteket végzi el:

  • Meghatározza, hogy a felhasználó hozzáférhet-e a felügyeleti központhoz.
  • Beállítja a felhasználó földrajzi helyét.
  • Kiválasztja az ügyféllicenc típusát.
  • Létrehoz egy felhasználónevet és egy jelszót a felhasználó számára.

A csoportwebhelyek felhasználói

A csoportwebhelyre felvehet felhasználókat, és beállíthatja az engedélyeiket. Az engedélyszintek és a SharePoint-csoporttagságok a Beállítások lapon találhatók. Az Office 365 azonban most létrehoz egy Mindenki, kivéve külső felhasználók nevű biztonsági csoportot, amely az Office 365 címtárában megtalálható összes felhasználót tartalmazza (kivéve a szervezeten kívüli, a külső megosztási funkción keresztül meghívott személyeket). Ez a biztonsági csoport automatikusan „Tag” szintű hozzáférést kap a SharePoint Online-ban. Ez azt jelenti, hogy az Office 365 címtárába felvett felhasználók alapértelmezés szerint szerkeszthetnek webhelyeket, listákat és tárakat.

Engedélyszintek és csoporttagság

Az engedélyszintek azon SharePoint Online-jogosultságok együttesei, amelyek meghatározzák az egyes felhasználók által végrehajtható tevékenységek körét. Az Olvasó engedélyszint például – egyebek mellett – tartalmazza az Elemek megtekintése, az Elemek megnyitása, a Lapok megtekintése és a Korábbi verziók megtekintése engedélyt, amelyek mindegyike szükséges ahhoz, hogy a felhasználók megtekinthessék (olvashassák) a dokumentumok, elemek és lapok tartalmát egy SharePoint-webhelyen. Egy-egy engedély több engedélyszintben is szerepelhet.

Az engedélyszinteket nem ajánlott közvetlenül felhasználókhoz rendelni, mivel így egy idő után igen nehézzé válik nyomon követni és kezelni, hogy kinek milyen információhoz milyen hozzáférése van a webhelyeken. Néha szükség lehet erre a módszerre, de az egyszerűség érdekében csak ritkán alkalmazza. Ehelyett az engedélyeket rendelje csoportokhoz, majd a felhasználókat sorolja be a megfelelő csoportokba. A felhasználókat tartalmazó csoportokat a webhelycsoport szintjén lehet definiálni, és szerepük az engedélykezelés egyszerűsítése. Minden csoport kap egy alapértelmezett engedélyszintet – például a SharePoint alapértelmezett csoportjai közül néhány fontosabb csoport az alábbi engedélyszintekkel rendelkezik:

Csoport Engedélyszint
Tulajdonosok Teljes hozzáférés
Látogatók Olvasó
Tagok Munkatárs

A teljes hozzáféréssel rendelkező felhasználók egyéni csoportokat hozhatnak létre.

 Megjegyzés:    A webhelyek és a webhelytartalmak alapértelmezés szerint öröklik a webhelycsoport szintjén a SharePoint-csoportokhoz rendelt engedélyszinteket. Ez az alapértelmezett viselkedés az engedélyöröklés. Az alwebhelyek létrehozásakor megadhatja, hogy beállít-e egyedi engedélyeket, vagy egy-egy webhely, lista és tár szintjén megszakíthatja az öröklést.

Mivel a felhasználók engedélyszintje határozza meg az egyes felhasználók által megtekinthető és elérhető webhelytartalmak körét, fontos a megfelelő csoportok megválasztása. Egy webhelyek létrehozásáért és testreszabásáért felelős felhasználót például legalább a Tervezés csoportba fel kell venni. Másrészt azokat a felhasználókat, akiknek csupán a tartalmak olvasására és letöltésére van szükségük, elegendő a Látogatók csoportba besorolni.

A felhasználók és az engedélyek kezeléséről további információt a Bevezetés: Felhasználói hozzáférés szabályozása engedélyekkel és Az engedélystratégia megtervezése című témakörben olvashat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A másodlagos webhelycsoportgazda

A másodlagos webhelycsoportgazdát a webhelycsoportgazda jelölheti ki. Webhelycsoportgazdaként a Beállítások lapon vehet fel másik webhelycsoportgazdát, vagy cserélheti le a meglévőt. A műveletről a Webhelycsoport rendszergazdáinak kezelése című témakörből tudhat meg többet.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A webhelyek és webhelycsoportok által kínált szolgáltatások használatának megtervezése

A SharePoint Online webhelycsoportgazdájaként feladatai közé tartozhat a szolgáltatások webhely- és webhelycsoportszintű kezelése is. A feladatok része a szolgáltatások irányítási terv szerinti aktiválása és inaktiválása. További információt A webhelycsoport-szolgáltatások be- és kikapcsolása című témakörben olvashat. Lásd még: SharePoint-webhelycsoport Lomtárának kezelése.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Vissza: Tervezési útmutató az Office 365 Enterprise és Midsize csomagok SharePoint Online szolgáltatásához.

 
 
Hatókör:
SharePoint Felügyeleti központ, SharePoint Online Enterprise (E1 és E2 csomag), SharePoint Online Enterprise (E3 és E4 csomag), SharePoint Online Midsized Business