A helyben történő rekordkezelés beállítása

A rekordkezelési szolgáltatásokat bármely dokumentumon vagy webhelyen használhatja. Mivel a rekordok kezelése bármely webhelyen lehetséges, a rekordkezelők hatékonyabban szabályozhatják a hosszabb életciklusú üzleti vagy jogi rekordok kezelését. A rekordok helyben történő kezelése azt is lehetővé teszi, hogy ezek a rekordok az együttműködési munkaterületek részei legyenek, együtt létezzenek a többi, aktívan használt dokumentummal.

A rekordkezelési megoldás szervezési struktúrájától függően a helyben történő rekordkezelés a webhelycsoport szintjén aktiválható, emellett a lista vagy tár szintjén letiltható a rekordok manuális deklarálása.

Tartalom


Helyben történő rekordkezelés beállítása webhelycsoporthoz

Ha a rekordkezelés lista- vagy társzinten van megvalósítva, olvassa el a Helyben történő rekordkezelés beállítása listákhoz és tárakhoz című szakaszt. Ha a rekordkezelési megoldás több webhelyre terjed ki, akkor az alábbiak szerint állítható be a rekordkezelés:

  • Adja meg azokat a korlátozástípusokat, amelyek a rekordként deklarált dokumentumokra vonatkoznak.
  • Adja meg, hogy a webhely minden listája és tára lehetővé teszi-e rekordok manuális deklarálását.
  • Határozza meg, kik végezhetik el manuálisan a dokumentumok rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

Helyben történő rekordkezelés beállítása webhelycsoporthoz

 Megjegyzés:    Az eljárás végrehajtásához először engedélyeznie kell a helyben történő rekordkezelést a webhelycsoport szintjén.

  1. Lépjen a legfelső szintű webhelyre.
  2. Kattintson a Webhelyműveletek menü Webhely beállításai parancsára.
  3. A Webhelycsoport felügyelete csoportban kattintson a Rekorddeklaráció beállításai hivatkozásra.
  4. A Rekorddeklaráció beállításai lap Rekordokra vonatkozó megkötések területén jelölje ki azokat a korlátozástípusokat, amelyeket a rekordként deklarált elemekre alkalmazni szeretne. Ez a beállítás nincs hatással a korábban már rekordként deklarált elemekre.
  • Nincsenek további korlátozások:    Ez a korlátozástípus akkor lehet hasznos, ha a rekordokra az egyéb elemekétől eltérő adatmegőrzési szabályt szeretne alkalmazni, de nem kívánja megakadályozni a rekordok törlését és szerkesztését.
  • Törlés tiltása:    Ez az alapértelmezett korlátozás.
  • Szerkesztés és törlés tiltása:    Ez a korlátozás akkor lehet hasznos, ha egy dokumentumot teljesen zárolni szeretne, megakadályozva a szerkesztését és a törlését is. Az ilyen dokumentumoknál egy „lakat” ikon jelzi a zárolást.

Rekordokra vonatkozó korlátozások

  1. A Rekorddeklarálás lehetősége szakaszban jelölje ki, hogy alapértelmezés szerint engedélyezett legyen-e az elemek rekordként történő manuális deklarálása a listákban és tárakban. Ha az Alapértelmezésként nem minden helyen érhető el lehetőséget választja, az elemeket csak munkafolyamaton vagy házirenden keresztül lehet rekordként deklarálni.

Ezek a beállítások az egész webhelycsoportra vonatkozóan meghatározzák, hogy a Rekord deklarálása gomb megjelenjen-e a menüszalagon. Ha megjelenik, akkor a megfelelő engedélyekkel rendelkező felhasználók dokumentumokat deklarálhatnak rekordként. Minden listához és tárhoz tartozik egy saját Rekorddeklaráció beállításai lap, amelyen a webhelycsoport beállításától eltérően is megadható a rekorddeklarálási gombok menüszalagon való megjelenítése. Ha nincsenek megadva rekorddeklarálási beállítások a lista- vagy társzinten, akkor alapértelmezés szerint a webhelycsoportra vonatkozó beállítás lesz érvényes.

Rekorddeklarálás lehetősége

  1. A Deklarálási szerepkörök csoportban adja meg azokat a felhasználótípusokat, amelyek rekordként deklarálhatnak elemeket, illetve visszavonhatják a rekorddeklarációkat.
  • A listával dolgozó összes munkatárs és felelős:    Bármely felhasználó, aki a listához „elemek szerkesztése” engedéllyel rendelkezik, rekordként deklarálhat elemeket, illetve visszavonhatja a rekorddeklarációkat.
  • Csak a listafelelősök:    Csak a listában „listakezelési” engedéllyel rendelkező felhasználók deklarálhatnak rekordként elemeket, illetve vonhatják vissza a rekorddeklarációkat.
  • Csak a házirendműveletek:    Csak a házirendműveletek és a rendszerfiókkal futtatott egyéni kódok deklarálhatnak rekordként elemeket, illetve vonhatják vissza a rekorddeklarációkat.

Deklarálási szerepkörök

  1. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Helyben történő rekordkezelés beállítása listákhoz és tárakhoz

A rekordkezelési beállításokkal engedélyezheti és tilthatja a rekordlétrehozást a webhely egyes listáiban és táraiban. A listák és tárak úgy is beállíthatók, hogy a hozzájuk adott elemek automatikusan deklarálva legyenek rekordként.

Helyben történő rekordkezelés beállítása listákhoz és tárakhoz

  1. Lépjen arra a listára vagy tárra, amelyben be szeretné állítani a rekordkezelést.
  2. Tár esetén az Elemtáreszközök eszközcsoportban kattintson a Tár, míg lista esetén a Listaeszközök eszközcsoportban a Lista fülre.
  3. A dokumentumtár menüszalagján kattintson a Tár beállításai gombra. Lista esetén kattintson a Lista beállításai gombra.

     Megjegyzés:    Ha nem látható a menüszalag említett gombja, akkor előfordulhat, hogy át kell állítania a képernyőfelbontást vagy a böngésző ablakméretét az összes elérhető menügomb megjelenítéséhez. Másik megoldásként a csoportgombra kattintva megjelenítheti a csoporthoz tartozó gombkészletet.

  4. A Lista beállításai lapon válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

A Tár rekorddeklarációs beállításai lap

  1. A Manuális rekorddeklarálás lehetősége csoportban végezze el az alábbi műveletek valamelyikét:
  • Adja meg, hogy a webhelycsoport alapértelmezett beállítását szeretné-e használni.
  • Engedélyezze a rekordok manuális deklarálását az adott lista vagy tár számára.
  • Tiltsa meg a rekordok manuális deklarálását az adott lista vagy tár számára.
  1. Az Automatikus deklaráció csoportban adja meg, hogy a listához vagy a tárhoz adott elemeket a rendszer automatikusan deklarálja-e rekordként.
  2. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
SharePoint Online nagyvállalatoknak