6. lépés: A felhasználók képzése és támogatása

Ez a cikk a Tervezési útmutató a Microsoft Office 365 nagyvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazáshoz című sorozat hatodik része. Tárgya a webhely és a webhelycsoportok felhasználóinak képzésére és támogatására szolgáló terv kialakítása.

Tartalom


Kiknek szól ez a cikk?

Ezt a cikket azoknak ajánljuk, akik webhelycsoport rendszergazdájaként vagy webhelytulajdonosként tevékenykednek, vagy más módon felelősek alkalmazottak támogatásáért egy, a Microsoft Office 365 nagyvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazással működő szervezetben. A cikkből megismerhet néhány kulcsfontosságú szempontot, amelyre a SharePoint-webhelyek használatára való képzéskor figyelni kell, és olyan forrásokra mutató hivatkozásokat is találhat benne, amelyek a webhelyhasználók képzésében és támogatásában a segítségére lehetnek.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Miért van szükség a felhasználók képzésére és támogatására?

Egy képzés nem feltétlenül csak akkor sikeres, ha részletesen ki van dolgozva. Ha meghatározott terv szerint tájékoztatja felhasználóit a SharePoint rendszerről, elérheti, hogy szervezetének tagjai mielőbb hatékony munkát végezzenek az új webhelyen vagy webhelycsoportban. Ha dolgozói képesek használni a SharePoint-webhelyet, és a használat során tisztában vannak a tőlük megkövetelt ajánlott eljárásokkal, akkor a SharePoint rendszer működtetése sikeres, felügyelete pedig egyszerű lesz.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A felhasználók képzési igényeinek azonosítása

Az oktatási terv kialakításának első lépéseként gondolja végig, hogy kik a felhasználók, hogyan fogják használni a SharePoint Online szolgáltatást, és milyen feladatokat kell elvégezniük abban. A művelet elkezdéséhez hasznos lehet feltenni az alábbi kérdéssorozatot a felhasználókról:

  • Ki?
  • Mit?
  • Mikor?
  • Hol?
  • Hogyan?

Az alábbi táblázatok néhány javasolt kérdést sorolnak fel, amelyek alapján elkezdheti elemezni, hogy a szervezet SharePoint-felhasználóinak milyen képzésre van szükségük. A kérdéseket (és a belőlük következő szempontokat) a teljesség igénye nélkül állítottuk össze, és miközben végighalad rajtuk, további hasznos kérdések is felmerülhetnek.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Ki?

A webhelyhasználókkal, webhelycsoportgazdákkal és webhelytulajdonosokkal kapcsolatban feltehető, alanyra vonatkozó kérdések A képzés megtervezésének szempontjai
  • Kik fogják használni a webhelyet?
  • Milyen szerepet töltenek be ők a szervezetben?
  • Különböző engedélyszinttel fognak rendelkezni a webhelyhez?
  • A felhasználóknak újdonság a SharePoint?
  • A webhelycsoportgazdák és a webhelytulajdonosok nem ugyanazok a felhasználók? (A webhelytulajdonosok előtt esetleg a webhelycsoportgazdáknak szeretne képzést tartani.)
  • A képzés akkor éri el a célját, ha közönségére szabják. Ha a szervezetben különböző csoportok különböző feladatokra használják a webhelyet, vagy ha egymástól nagyon eltérő műveletekre kapnak engedélyt, célszerű az egyes csoportoknak külön képzést tartani, így az eltérő igényeket könnyebben kezelheti.
  • Ha szervezetének tagjai már rendelkeznek tapasztalatokkal a SharePoint-webhelyekről, felhívhatja figyelmüket azokra a forrásokra, amelyek az újdonságokat vagy a korábbi verzióktól való eltéréseket tárgyalják (lehetséges például, hogy ezek a felhasználók hasznosnak találják majd a SharePoint új menüszalagos felületének ismertetését).
  • Ha szervezetének tagjai korábban még nem használtak SharePoint-webhelyeket, célszerű az alapoktól kezdeni a képzést.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Mit?

A webhelyhasználókkal kapcsolatban feltehető, tárgyra vonatkozó kérdések A képzés megtervezésének szempontjai
  • Milyen feladatokat vagy munkát fognak a felhasználók végezni a webhelyen, és ehhez milyen funkciókra van szükségük?
  • A felhasználók csak keresnek és megtekintenek, vagy felvesznek, szerkesztenek és törölnek is tartalmakat?
  • A feladatok eltérők lesznek szervezeti szerepkörök vagy engedélyszintek szerint?
  • Ha azonosítja azokat a feladattípusokat, amelyeket a felhasználók a webhelyen végezni fognak, meghatározhatja, hogy mely SharePoint-szolgáltatások használatát kell megtanítani nekik.
  • Ha különböző csoportok egymástól nagyon eltérő feladatokat fognak végrehajtani, tartson külön képzést az egyes csoportoknak.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Mikor?

A webhelyhasználókkal kapcsolatban feltehető, időre vonatkozó kérdések A képzés megtervezésének szempontjai
  • Mikor fogják a felhasználók használni a webhelyet?
  • Előfordulhat, hogy bizonyos felhasználókat hamarabb kell képezni, mint másokat, ha a webhelyet hamarabb kezdik el használni. Ezek a felhasználók később belső SharePoint-szakértőkké is előléphetnek, akik segíthetik munkatársaik tanulását. A webhelytulajdonosok előtt pedig érdemes lehet a webhelycsoportgazdáknak képzést tartani. A webhelycsoportgazdák segíthetnek meghatározni, hogy a felhasználók milyen szolgáltatásokat érjenek el.
  • Ha a szervezet fokozatosan szabja testre a webhelyet vagy helyez üzembe új megoldásokat, akkor lehet, hogy úgy kell megterveznie a képzést, hogy bizonyos területeken bizonyos fázisokban kerüljön rá sor.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hol?

A webhelyhasználókkal kapcsolatban feltehető, helyre vonatkozó kérdések A képzés megtervezésének szempontjai
  • Hol tartózkodnak majd a felhasználók a webhely elérésekor?
  • Hol szokták a felhasználók végezni a munkájukat (például asztali alkalmazásokban vagy webalkalmazásokban)?
  • Ha a webhely felhasználói távolról vagy utazás közben dolgoznak majd, a webhelyet valószínűleg mobilhozzáférésre is be kell állítania, és tájékoztatnia kell a felhasználókat a hozzáférés módjáról.
  • Ha tudja, hogy a felhasználók milyen eszközökhöz vannak szokva, előre láthatja, hogy a SharePoint-webhelyekkel való munkának mely területei lesznek újak nekik.
  • Ha a felhasználók alapos ismeretekkel rendelkeznek egy-egy asztali Microsoft Office-program használatában, felhívhatja a figyelmüket arra, hogy bizonyos SharePoint-feladatokat miként végezhetnek el az adott programból.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hogyan?

A webhelyhasználókkal kapcsolatban feltehető, módra vonatkozó kérdések A képzés megtervezésének szempontjai
  • Hogyan fogják a felhasználók a dokumentumkezelést, az együttműködést vagy a projektek nyomon követését végezni?
  • Milyen gyakran használják majd a felhasználók a webhelyet?
  • Hogyan érintik a felhasználókat az iparági vagy szervezeti szabályok?
  • Ezek a kérdések rávilágíthatnak a cégre vagy iparágra jellemző problémákra, amelyekre a képzésben kitérhet.
  • Vannak-e például olyan üzleti folyamatok, amelyeket a felhasználóknak a SharePoint-webhelyek használatakor be kell tartaniuk?
  • Vannak-e olyan szabályok vagy irányelvek a szervezetre vagy annak SharePoint-felügyeletére vonatkozóan, amelyekre fel szeretné hívni a felhasználók figyelmét?
  • Ha például el szeretné kerülni, hogy a felhasználók feltöltsék nyaralási fényképeiket a csoportwebhelyre, a képzési tervbe vegyen fel néhány alapvető ajánlott eljárást. Az ilyen szabályozási szempontok a szervezet összes webhelycsoportjára vonatkozhatnak.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A kérdéseken végighaladva bizonyára képet alkotott arról, hogy a felhasználóknak milyen típusú információkra lehet szükségük, és eszébe jutott néhány további terület, amellyel a képzésben foglalkozni kell.

És miért?

Miközben a fenti kérdéseket átgondolva azonosította a felhasználók képzési igényeit, felmerülhet még egy kérdés, a „miért?”

Ha szervezetének tagjai korábban még soha nem használtak SharePoint-webhelyeket, a képzésnek nemcsak a SharePoint környezetben végrehajtható feladatok eljárásaira kell kitérnie. Ha a felhasználóknak olyan munkát kell elvégezniük a SharePoint környezetben, amelyet máshogyan, illetve más eszközökkel szoktak elvégezni, be kell mutatnia nekik, hogy milyen előnyökkel jár, ha a SharePoint Online szolgáltatásra váltanak. Más szóval ha a szervezet áttérése a SharePoint környezetre jelentősen megváltoztatja a felhasználók munkafolyamatait, vegyen fel néhány „változáskezelési” pontot is a képzésbe, mert ezzel megkönnyítheti az átmenetet, és biztosíthatja a SharePoint üzembe helyezésének sikerét.

Az előnyök hangsúlyozása

Képzelje magát a végfelhasználók vagy a webhelytulajdonosok helyébe. A képzésben részt vevők elgondolkodhatnak az alábbiakon:

  • Mi közöm nekem mindehhez?
  • Miért kell megváltoztatnom munkavégzési szokásaimat?
  • Mi hasznom van nekem ebből?

A legtöbben úgy tekintenek a szoftverekre, mint eszközökre, amelyekkel az „igazi munkát” végzik. Nem biztos, hogy lázba jönnek attól, ha egy szoftver használatát pusztán a szoftver használatának kedvéért kell elsajátítaniuk. Lehet azonban, hogy szívesen és érdeklődve tanulnak olyan új módszereket, amelyek megkönnyítik vagy hatékonyabbá teszik a munkájukat.

Amikor szervezetének tagjait tájékoztatja a SharePoint környezetre való áttérésről, hangsúlyozza az előnyöket. Magyarázza el nekik, hogy milyen lesz a munkájuk az új rendszerben, és milyen téren várhatnak teljesítménynövekedést vagy előnyöket a régi eszközökhöz vagy folyamatokhoz képest.

A felhasználók érdeklődésének felkeltése munkahelyi forgatókönyvekkel

A SharePoint üzembe helyezésének sikerét biztosíthatja, ha a képzést ismerős munkahelyi forgatókönyvekre építi. A közönségnek ismerős feladatok vagy üzleti folyamatok használatával terelje a felhasználók figyelmét a funkciókkal kapcsolatos információkra.

Ha például a felhasználók dokumentumtárak segítségével fogják azokat az üzleti úti jelentéseket kezelni, amelyeket korábban fájlkiszolgálóra mentettek vagy e-mailben továbbítottak, a dokumentumtárak ismertetését bevezetheti a következő szavakkal: „most az üzleti úti jelentések kezelésére mutatok egy új eljárást”. Ez sokak számára sokkal érdekesebb lehet, mint az, hogy „most arról fogok beszélni, hogy miként lehet dokumentumokat feltölteni a dokumentumtárakba”.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Források és információk gyűjtése

Miután meghatározta, hogy a felhasználók milyen típusú feladatokat fognak elvégezni, kijelölheti azokat a funkcióspecifikus tartalmakat, amelyekre szükségük lehet.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

SharePoint-tartalmak a felhasználóknak

Szervezetspecifikus információk és ajánlott eljárások említése

Ha diavetítéseket, emlékeztetőket vagy más szabályszerű oktatóanyagokat készít, célszerű teret adni azon szabályok, folyamatok és ajánlott eljárások ismertetésének, amelyeket a szervezet a SharePoint-webhelyek használatával kapcsolatban bevezet. A SharePoint használatát meghatározó irányelvek, szerepkörök, feladatkörök és folyamatok halmazát gyakran irányítási modellnek nevezik.

Az irányítási modell jellemző módon az alábbi témakörökre terjed ki:

  • Webhelyek létrehozása
  • Engedélyek kezelése
  • Információs architektúra
  • A webhely életciklusa és elavulása
  • Tárterületkorlátok
  • Az információk besorolása
  • Testreszabás
  • Adatvédelem
  • Navigálás
  • Keresés
  • A webhely támogatására szolgáló szerepkörök és feladatkörök

Lehetséges, hogy a fenti kérdések némelyikét már eldöntötték Ön helyett, például hogy mekkora tárterület áll a webhely rendelkezésére, vagy hogy mely elemeket lehet testre szabni a webhely arculatában. Más kérdések nem feltétlenül relevánsak, ha tekintetbe veszi, hogy mennyire összetettek a webhelyek, és hányan használják azt. Ám még ha nem is kell ezekről a témakörökről döntenie, érdemes ismernie a már meghozott döntéseket, mert tájékoztathatja róluk a webhely használóit és tulajdonosait, és biztosíthatja az irányelvek betartását.

Ha az irányítási modellt közvetlenül beépíti a képzésbe, biztos lehet afelől, hogy a felhasználók tisztában vannak a kérdéses irányelvekkel és gyakorlatokkal, és betartják azokat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Az oktatók képzésének fontossága

Lehet Ön (vagy a szervezet egy szűk felhasználócsoportja) hivatalosan felelős a SharePoint rendszerrel kapcsolatos képzés és támogatás megszervezéséért, de nem kell egyedül elvégeznie a munkát. Hasznos lehet, ha a szervezeten belül kialakít egy hálózatot azon személyekből, akik szívesen fejlesztik a SharePoint használatáról szerzett ismereteiket, és nyújtanak közvetlen, személyes segítséget munkatársaiknak. A SharePoint-szakértők e belső hálózatának gondozásával ösztönözheti a rendszer használatát, és támogatást adhat a felhasználóknak.

Hogyan lehet kiválasztani ezeket a személyeket? Megfelelő jelöltek lehetnek azok, akik valószínűsíthetően használnak webhelyeket, vagy tulajdonosaik ilyen webhelyeknek. Esetleg lehetnek azok a személyek, akik a SharePoint rendszerre áthelyezendő egyes folyamatok kezeléséért felelősek. Minden bizonnyal ezek a személyek lesznek az előőrsei az irányítási modell megvalósításának és fenntartásának.

Először az oktatók képzését vegye tervbe. A webhelytulajdonosok előtt pedig érdemes lehet a webhelycsoportgazdáknak képzést tartani. A webhelycsoportgazdák segíthetnek meghatározni, hogy a felhasználók milyen szolgáltatásokat érjenek el. Ismertesse meg az oktatókkal a szervezetnek a SharePoint rendszerrel kapcsolatos terveit, majd az irányítási modellt. Végül tanítsa meg őket a SharePoint szakértői szintű használatára. Miután kialakította a belső SharePoint-szakértők hálózatát, bevonhatja a szakértőket a képzési stratégiába. Részt vehetnek a csoport- vagy részlegszintű képzésben, és személyes segítséget nyújthatnak a feladatok elvégzéséhez az ezt igénylő munkatársaiknak.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Kezdődjék a munka: a felhasználók képzése és az érdeklődés fenntartása

A képzés tulajdonképpeni kivitelezési módjának megválasztásakor több szempontot kell figyelembe vennie, például a szervezet méretét és kultúráját, vagy olyan tényezőket, mint a rendelkezésre álló idő és erőforrások.

A képzés többféle módon történhet:

  • szabályszerű osztálytermi oktatással és aktív labormunkával;
  • bemutatókon keresztül;
  • kiscsoportos előadásokkal;
  • autodidakta olvasással és online oktatással;
  • gyakorlati betanítással.

A felhasználók képzésének és támogatásának legrugalmasabb és leghatékonyabb módja a fenti módszerek valamilyen ötvözete:

A képzési lehetőségeket vázoló Venn-diagram

A képzési folyamatot érdemes egy hivatalos indító értekezlettel kezdeni lehetőség szerint az összes felhasználó részvételével – az értekezleten bemutathatja a SharePoint-webhelyeket, és kiemelheti a fontosabb területeket és megoldásokat. Ezt az alkalmat az érdeklődés felkeltésére is használhatja, bemutathat néhány előnyt azok közül, amelyekben a felhasználók részesülhetnek. Közölje a résztvevőkkel, hogy milyen képzési lehetőségek és anyagok állnak majd a rendelkezésükre az elkövetkező napokban, hetekben vagy hónapokban.

Az indító értekezletet kövesse kiscsoportos foglalkozásokkal a felhasználók egyes csapatainak vagy csoportjainak részvételével (azokat a felhasználókat gyűjtse egy-egy csoportba, akiknek munkakörükből vagy engedélyszintjükből adódóan azonosak a képzési igényeik). A foglalkozásokon vegyenek részt a már kiképzett belső SharePoint-szakértők, vagy vezessék ők a foglalkozásokat.

Alakítsa ki a napi rendszerességű támogatás valamilyen formáját. A belső SharePoint-szakértők például kijelölt időpontokban „fogadóórákat” tarthatnak a kérdések megválaszolására, de elegendő lehet, ha csak rendelkezésre állnak némi személyes segítségnyújtásra. Célszerű létrehozni egy SharePoint-vitafórumot is, ahol a felhasználók kérdéseket tehetnek fel és válaszokat kaphatnak.

Végül ösztönözze a felhasználókat az Office.com webhelyen elérhető online források használatára – ezekben részletes eljárásleírásokat vagy funkcióismertetőket találhatnak. Számos ilyen forrás egyszerűen kinyomtatható és segítségként felhasználható. Ha a felhasználókat érdekli az autodidakta képzés, a Microsoft SharePoint Server 2010 rendszerrel kapcsolatos tanfolyamok jó része a SharePoint Online szolgáltatásra is érvényes.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A tervezési útmutató előző cikke: 5. lépés: A nyilvános elérésű webhely létrehozása és testreszabása

A tervezési útmutató következő cikke: 7. lépés: A webhelycsoportok és webhelyek figyelésének és karbantartásának megtervezése

A tervezési útmutató elsődleges cikke: Tervezési útmutató a Microsoft Office 365 nagyvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazáshoz

 
 
Hatókör:
SharePoint Online nagyvállalatoknak