1. lépés: A SharePoint Online szolgáltatás Felügyeleti központ alkalmazással történő kezelésének megtervezése

Ez a cikk a Tervezési útmutató a Microsoft Office 365 nagyvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazáshoz című sorozat első része, amely bemutatja a belső webhelycsoportok tervezését a szervezet számára, illetve azon szolgáltatásokat, amelyeket célszerű megvalósítani a webhelycsoportokban. A cikk a nyilvánosan hozzáférhető webhelyek létrehozása előtt figyelembe veendő bizonyos szempontokat is ismertet.

Tartalom


Kiknek szól ez a cikk?

Miután a szervezet és felhasználói előfizettek a Microsoft Office 365 nagyvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazásra, a szervezet egy URL-címet kap a SharePoint Online rendszer kezelésére. A SharePoint Online felügyeleti felhasználói felületét ezen URL-címen elérő személy a SharePoint Online rendszergazdája. Ha Önt ezt a szerepkört látja el, vagy ha a SharePoint Online rendszer bevezetését tervezi, a jelen dokumentum segítségére lehet. Érdemes a szervezet más munkatársait is bevonni a SharePoint Online alkalmazás bevezetésének megtervezésébe a szolgáltatásokkal és az engedélyekkel, valamint a webhelyekkel és a webhelycsoportokkal kapcsolatos döntések meghozatalához.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Mi a feladata a SharePoint Online szolgáltatás rendszergazdájának?

A SharePoint Online szolgáltatás rendszergazdái az alábbi tevékenységeket hajthatják végre:

  • Webhelycsoportok létrehozása, törlése és visszaállítása
  • Hozzáférés megadása a webhelycsoport rendszergazdáinak
  • Hozzáférés megadása külső felhasználóknak és támogató partnereknek
  • Tárhely webhelycsoporthoz rendelése és figyelése
  • Webhelyek előkészítése többnyelvű használatra
  • Felhasználói profilok és saját webhelyek beállítása
  • Az InfoPath Forms Services alkalmazás beállítása a szervezet számára
  • A felügyelt metaadatok konfigurálása és kezelése

Ezen feladatok némelyike alapos tervezést igényel. A jelen dokumentum ebben nyújt segítséget.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Partnermegoldások igénybe vételének tervezése

A tervezés megkezdésekor fel kell mérnie, hogy szervezetének vannak-e olyan speciális igényei, amelyek miatt a SharePoint Online testreszabásához külső felek szolgáltatásait vagy alkalmazásait kell igénybe vennie. Ha például szervezetének nagy mennyiségű tartalmat vagy sok felhasználót kell áttelepítenie a SharePoint Online webhelyére, illetve ha levelezéshez használható listák támogatását igénylő üzleti folyamatokkal rendelkezik, érdemes körülnéznie a Microsoft-partnerek által kínált profi szolgáltatások és alkalmazások között a Microsoft Office 365 Piactéren. Itt olyan szakembereket talál, akik segíthetnek a felhőben történő telepítésben, illetve a Microsoft Office 365 vállalati igények szerinti testreszabásában. A partnerek által kínált szolgáltatások és megoldások között a tervezési folyamat elején érdemes körülnézni.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Webhelycsoportok létrehozásának és kezelésének megtervezése

A SharePoint Online – Felügyeleti központ lehetővé teszi, hogy egy helyen hozza létre és kezelje a webhelycsoportokat, érdemes azonban előre terveznie, és eldöntenie, hogy miként kívánja megvalósítani webhelycsoportjait, mielőtt létrehozná azokat.

A webhelycsoport olyan webhelyek gyűjteménye, amelyek közös tulajdonossal és felügyeleti beállításokkal – például engedélyekkel – rendelkeznek. A webhelycsoport létrehozásakor a webhelycsoportban automatikusan létrejön egy felső szintű webhely. Ezt követően létrehozhat egy vagy több alwebhelyet a felső szintű webhely alatt.

A felső szintű webhelyek és alwebhelyek révén különböző szinteken szabályozhatók a webhelyek szolgáltatásai és beállításai. Ezen hierarchia segítségével a felhasználók egy fő webhelyen végezhetik az egész csoporthoz kapcsolódó munkájukat, további különálló munkawebhelyeken és megosztott webhelyeken pedig a mellékprojekteket. A szervezet méretétől és az üzleti igényektől függően például létrehozhat külön webhelycsoportokat a különböző részlegek vagy a külső webhelyek számára.

Kezdetként például az alábbi kérdésekre adott válaszok figyelembe vételével elemezheti, hogy milyen webhelyekre és webhelycsoportokra van szüksége a szervezetnek.

Eldöntendő: Segítség:
Milyen típusú tartalmat kíván tárolni a webhelyeken? Határozza meg azon csoportokat a szervezetben, amelyek hasonló tartalomtípusokat vagy webhelysablonokat használnak. A webhelysablonok tervezéséről a jelen cikk A webhelycsoporthoz használandó webhelysablon megválasztása című szakasza tartalmaz további tudnivalókat.
Mennyi tárhely szükséges az egyes webhelycsoportokhoz? Elemezze, hogy hány webhelycsoportra van lehetőség, illetve mennyire lehet szükség. Ezt a fájlkiszolgáló aktuális terhelése vagy a webhelycsoportban tárolandó tartalom típusa alapján határozhatja meg. A webhelycsoportokban használt tárolás módosításával kapcsolatban a Webhelycsoport tárhelykvótájának és erőforrás-használati kvótájának módosítása című témakör tartalmaz további tudnivalókat a SharePoint Online súgójában.
Vannak-e olyan részlegek vagy csoportok, amelyeknek külön kell kezelniük adataikat? Hozzon létre külön webhelycsoportokat, hogy más engedélyek legyenek szükségesek például a humánerőforrás-adatok eléréséhez, mint a marketinganyagokéhoz.
Kíván-e a szervezet nyilvános webhelyet létrehozni? Válasszon és vásároljon meg egy tartománynevet, vagy használja az Office 365 által biztosított alapértelmezett tartománynevet. További tudnivalókat a Nyilvános webhely beállítása című témakör tartalmaz a SharePoint Online súgójában.
Szükség van-e különféle nyelvek támogatására? A webhelycsoport létrehozásakor válassza a megfelelő nyelvet. A több nyelvet használó webhelyek tervezéséről a jelen cikk Többnyelvű webhelyek tervezése című szakasza tartalmaz további tudnivalókat.
Szeretné-e, hogy a felhasználók rendelkezzenek saját webhelyekkel? Tervezze meg a saját webhelyek megvalósítását. Erről alább, a Saját webhelyek tervezése című részben olvashat.
Szeretne-e egyéni űrlapokat létrehozni és kezelni, vagy munkafolyamatok részévé tenni azokat? Tervezze meg az InfoPath Forms Services használatát. További információ a cikk Az InfoPath Forms Services alkalmazás megtervezése szakaszában található.
Kíván-e felügyelt metaadatokat használni? Döntse el, kinek a feladata lesz a szervezetben használt terminológia kialakítása. Erről alább, a Felügyelt metaadatok használatának megtervezése című részben olvashat.

Irányítási elveknek nevezzük azon szabályzatok, szerepkörök, felelősségek és folyamatok együttesét, melyek célja, hogy útmutatásokkal és előírásokkal szabályozzák a szervezet az üzleti célok eléréséhez szükséges együttműködését. Ezek elsősorban a szoftver irányítására és az Ön által nyújtott szolgáltatásra, az alkalmazások irányítására és az az Ön által nyújtott egyéni megoldásokra, illetve a felhasználók által az említett szolgáltatásokban tárolt tartalom és adatok kezelésére irányulnak. A webhelycsoportok megtervezésekor az azok irányítására vonatkozó tervet is ki kell dolgoznia.

A webhelycsoportok szerkezetének kialakításakor és irányításukkor vegye figyelembe az alábbi kérdésekre adott válaszokat.

Szempont: Cél:
Növelik-e a webhelycsoportok a szervezet hatékonyságát? A hatékony webhelycsoportokat közös célok érdekében együttműködő egyének és csoportok alkotják.
Lehetővé teszi-e a struktúra, hogy az információs architektúra megfeleljen a jogszabályok betartásához szükséges követelményeknek, az adatvédelmi igényeknek és a biztonsági céloknak? Biztonságos webhely, azaz olyan webhely, amely nyitva áll azok előtt, akiknek szükségük van az adott információra, de ez az információ blokkolva van azok számára, akik nem pillanthatnak bele.
Milyen típusú hozzáférés szükséges a tartalom eléréséhez? Olyan engedélymodell, amely lehetővé teszi az olvasási hozzáférést, az írási jogosultságot vagy mindkettőt.
Szükséges a vállalaton kívüli felhasználóknak a hozzáférés? Külső felhasználók felhatalmazása csak azokon a webhelycsoportokon, amelyek igénylik azt. A SharePoint Online súgójának Webhely megosztása külső felhasználókkal című témakörében további tudnivalókat talál arról, hogy miként engedélyezheti a külső felhasználóknak a webhelyeihez való hozzáférést.
Ki lesz jogosult a webhelycsoport webhelyeinek létrehozására és felügyeletére? A jól karbantartott webhelyekre vonatkozó felügyelt terv.
Mely szolgáltatásokat és funkciókat engedélyezi a felhasználók számára? Kijelölt helyek a meghatározott műveletekhez és alkalmazásokhoz, például védőfalas megoldások.
Megfelel-e majd a keresési eredményekben található tartalom a webhelycsoportot közösen használók számára? Olyan webhelycsoport, ahol a tartalom hasznos a webhelyet közösen használók számára.
Mennyi testreszabást tesz lehetővé? Könnyen kezelhető és frissíthető megoldás.

A fenti kérdésekre választ talál, ha elolvassa a tervezési útmutatókat és a SharePoint Online súgójában az engedélyek kezelésével kapcsolatos témaköröket. A környezet beállításának megkezdése előtt fontos annak megértése, hogy milyen típusú hozzáférést szeretne biztosítani úgy a belső, mint a külső felhasználóknak.

A SharePoint Online rendszergazdájának a webhelycsoportok kialakítását és a webhelyek létrehozásának engedélyezését megelőzően a szervezetben található más személyekkel együttműködve meg kell válaszolnia ezeket a kérdéseket. A rendszergazda az alábbi lehetőségekkel rendelkezik:

  • Webhelycsoportok létrehozása, törlése és visszaállítása
  • Webhelycsoportokra vonatkozó kvóták beállítása
  • Nyilvános webhelyek létrehozása
  • Engedélyek hozzárendelése a webhelycsoportgazdákhoz
  • Döntés arról, hogy külső felhasználók hozzáférhetnek-e a webhelycsoportokhoz
  • Egyéb, a jelen cikkben említett szolgáltatások konfigurálása

Az előzetes tervezés az idő előrehaladtával nagyban befolyásolhatja a webhelyek sikeres működtetését. A webhelyek és webhelycsoportok megtervezésével kapcsolatos további szempontokról a jelen útmutató 2. lépés: A webhelyek megtervezése és a felhasználók kezelése című témakörében olvashat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A webhelycsoporthoz használandó webhelysablon megválasztása

Webhelycsoportok vagy egy webhelycsoporton belüli webhelyek létrehozásakor a SharePoint felkínálja a lehetőséget webhelysablon választására. A webhelysablonok előre fel vannak töltve listákkal, könyvtárakkal, lapokkal és egyéb, a szervezet igényeit támogató összetevőkkel és szolgáltatásokkal. Ha sablon használatával hoz létre egy webhelyet, akkor azt azonnal használatba is veheti, de akár testre is szabhatja, hogy mindenben eleget tegyen a csapat, az esemény vagy az egész szervezet igényeinek.

A webhelycsoport létrehozása előtt fontos átgondolni, hogy miként szeretné használni a webhelyeket, mert minden webhely örökölni fogja a webhelycsoporthoz választott sablon által tartalmazott tulajdonságokat. Dönthet úgy, hogy a különböző projektekhez vagy célokhoz több, különböző webhelysablonokat használó webhelycsoportot hoz létre.

A SharePoint Online rendszerű webhelyek beállításakor többféle sablon közül választhat. Az egyes sablonok leírását a SharePoint Online súgójának Webhelysablonok – rövid ismertető című témakörében találja.

A webhelysablonokról bővebben a jelen útmutató 2. lépés: A webhelyek megtervezése és a felhasználók kezelése című cikkében olvashat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A webhelycsoportok számára lefoglalandó tárhely megtervezése

A SharePoint Online szolgáltatás megvásárlása esetén a szervezet a felhasználói licencek száma és az Office 365-konstrukció alapján meghatározott tárterületet kap. A teljes tárterület egybefüggő, így meg tudja határozni, hogy mennyi tárhelyet oszt ki az egyes webhelycsoportoknak (minimum 50 MB).

Ha tárhelyet rendel egy új webhelycsoporthoz, láthatja a szervezet számára elérhető teljes tárolóterületet, valamint azt, hogy a teljes tárkapacitásból még mennyit oszthat ki új webhelycsoportok számára. Az egy adott webhelycsoporthoz beállított tárhelyet később szükség esetén növelheti.

A SharePoint Online eszközei lehetővé teszik az egyes webhelyek által használt tárhely elemzését, és jelzik, ha egy webhelycsoport megközelíti a tárfoglalási korlátot.

Ha azt veszi észre, hogy a szervezet számára még rendelkezésre álló tárhely fogyóban van, háromféleképpen tehet ez ellen:

  • Csökkentheti a SharePoint Online rendszerű webhelyeken tárolt tartalom mennyiségét
  • Törölhet egy vagy több webhelycsoportot
  • További tárterületet vásárolhat a Microsofttól vagy szolgáltatójától

Fontos a tárterületet-használat figyelemmel kísérése és a szervezetnél bevezetendő esetleges fájlméret-korlátozásokra vonatkozó iránymutatások és házirendek kidolgozása a webhelycsoportgazdákkal és a webhelytulajdonosokkal együtt.

A webhelycsoportokban használt tárterületkorlátok és értesítések beállításával kapcsolatban a Webhelycsoport tárhelykvótájának és erőforrás-használati kvótájának módosítása című témakör tartalmaz további tudnivalókat a SharePoint Online súgójában.

Webhelycsoportok törlése és visszaállítása

A Lomtár lehetővé teszi a SharePoint Online rendszergazdájának, hogy visszaállítsa a legfeljebb 30 napja benne lévő törölt webhelycsoportokat. 30 nap elteltével a webhelycsoport automatikusan véglegesen törlődik. A Lomtár időt ad arra, hogy kiderüljön, tartalmaz-e a webhelycsoport olyan adatokat, amelyekre szervezetének szüksége van.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Belső webhelyekhez való hozzáférés engedélyezése külső felhasználóknak

A SharePoint Online lehetővé teszi a szervezetén kívüli felhasználókkal való együttműködést oly módon, hogy engedélyezi számukra a belső webhelyeken lévő erőforrások elérését. Ezek a felhasználók a külső felhasználók. Ha engedélyezni szeretné számukra egy webhely elérését, először a SharePoint – Felügyeleti központ alkalmazásban engedélyeznie kell a Külső felhasználók kezelése lehetőséget. Ezt követően a SharePoint Online rendszergazdája a környezet minden webhelycsoport-rendszergazdájának biztosítja, hogy a webhelyén külső megosztást engedélyezzen.

Ezután a webhelycsoportgazdák engedélyezhetik a Külső felhasználók meghívása lehetőséget a webhelycsoportjaikhoz, majd a webhelytulajdonosok és -tervezők e-mailben külső felhasználókat hívhatnak meg, hogy hozzáférjenek a webhelyükhöz. A felhasználók a következő három lehetőséget használva jelentkezhetnek be a webhelyre: Microsoft-fiókkal társított e-mail cím, Hotmail-, Live- vagy MSN-cím vagy Microsoft Online Services azonosító (ha vállalatuk saját előfizetéssel rendelkezik a Microsoft Online Services szolgáltatáshoz). A meghívás egyszer használható fel, ezt követően lejár. Ha a külső felhasználó már tag vagy egy webhely látogatója, felvehető a környezetben lévő egyéb webhelycsoportok bármely webhelyére.

Fontos a funkció működésének a megértése, mivel az három különböző szinten engedélyezhető vagy tiltható le a környezeten belül. Minden egyes hely jelentőséggel bír attól függően, hogy a felhasználók rendelkeznek-e már hozzáféréssel.

A hozzáférés biztosításáról a külső felhasználók számára az Webhely megosztása külső felhasználókkal című témakörben olvashat a SharePoint Online súgójában.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Többnyelvű webhelyek tervezése

A többnyelvű kezelőfelület (MUI) szolgáltatás lehetővé teszi a felhasználóknak, hogy a webhelycsoporthoz beállított alapértelmezett nyelvtől eltérő nyelveken tekintsék meg a webhelyeket. A többnyelvű kezelőfelületi csomag csupán megjelenítési nyelvet vált a felhasználói felületen, és nem egy fordítóeszköz. A webhely felhasználói felülete a képernyőn megjelenő azon objektumokból áll, amelyek a SharePoint környezet kezeléséhez vagy használatához szükségesek – ilyenek többek között a menük, a navigációs elemek és a lomtár.

A MUI csomaggal a következő felületrészek jeleníthetők meg különböző nyelveken:

  • A webhely címe és leírása
  • A SharePoint környezet alapértelmezett menüi és műveletei
  • Az alapértelmezett oszlopok
  • Az egyéni webhely- és listaoszlopok
  • A navigációs sáv hivatkozásainak feliratai
  • A felügyelt metaadatok szolgáltatásai

Amikor egy felhasználó a többnyelvű kezelőfelületet használja, a felhasználói felület nyelve csak az adott felhasználó számára változik meg, a webhely többi felhasználóját nem érinti a változás. A nyelv átállítása ugyanígy nem érinti a webhely tartalmának (azaz a felhasználói felületen kívüli többi részének) azon elemeit sem, amelyek nyelve megegyezik a webhely alapértelmezett nyelvével.

A SharePoint Online – Felügyeleti központ alkalmazásban alapértelmezés szerint engedélyezve van a többnyelvű kezelőfelület. Ha viszont egy webhelycsoportban szeretné használni a többnyelvű kezelőfelületet, akkor ezt a webhelycsoportgazdának kell engedélyeznie. Önnek és a webhelytulajdonosoknak kell előre eldönteniük, mi legyen a webhelycsoport és a webhelyek által használt alapértelmezett nyelv, mert ha már megadta a nyelvet, a későbbiekben nem módosíthatja azt. A webhelycsoport létrehozását követően fontos ellenőrizni, hogy a webhely területi beállításai pontosak-e. Francia nyelvű webhelyek létrehozása esetén például a területi beállítás mindig Franciaország lesz, akkor is, ha a vállalat Kanadában működik. Ezért a választott nyelvtől függetlenül érdemes ellenőrizni a területi beállításokat.

Érdemes ellenőrizni az előre létrehozott webhelycsoportok beállításainak pontosságát is. Ilyen webhelycsoportok a saját webhely és a tartalomszolgáltató központi webhely.

A többnyelvű webhelyekről a SharePoint Online súgójának A többnyelvű szolgáltatások áttekintése című témakörében talál további információt.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Nyilvánosan hozzáférhető webhelyek tervezése

A SharePoint Online rendszergazdájaként olyan nyilvános elérésű webhelyet hozhat létre, amelyet a szervezeten kívüli felhasználók is megtekinthetnek. Ilyen webhely szolgálhat reklámcélokat, segítségével közzéteheti elérhetőségét, a vállalat ügyfelei és partnerei pedig megismerhetik a kínált termékeket és szolgáltatásokat. A webhely beállításakor meg kell adnia egy tartománynevet, mely az az URL-cím, amelyen keresztül az emberek elérhetik a webhelyet. Használhatja a Microsoft által kínált alapértelmezett nevet vagy cége saját tartománynevét is.

Biztonsági figyelmeztetés:   Ha egyéni tartománynevet szeretne használni, a nyilvános webhely HTTP (nem HTTPS) protokollal fog működni. A HTTP protokollal küldött adatok nincsenek titkosítva, így a hálózat más felhasználói esetleg képesek lehetnek megtekinteni a webhelyről és a webhelyre küldött adatokat. A SharePoint Online for Office 365 nagyvállalatoknak összes többi webhelye HTTPS protokollal működik (a nyilvános webhely is, ha alapértelmezett URL-címmel van konfigurálva).

Ahhoz, hogy tartománya működjön a SharePoint Online szolgáltatással, figyelembe kell venni néhány szempontot, és el kell végezni néhány lépést:

  • Saját tulajdonában lévő tartománynevet kell használnia:    A szervezet által megvásárolt és tartományregisztrálónál bejegyzett tartománynév szükséges.
  • A tartománynévnek egyedinek kell lennie a SharePoint Online szolgáltatásban:    A belső levelezési kiszolgálókkal való ütközések megelőzése érdekében javasoljuk, hogy kerülje az olyan második szintű tartományneveket a SharePoint Online szolgáltatásban, mint a contoso.com, követve a tartománynevekkel kapcsolatos fogalmakat és szolgáltatásokat ismertető, 1034. számú RFC-dokumentumban lefektetett előírásokat. A levelezési kiszolgáló például használhatja a contoso.com, a nyilvános SharePoint-webhely pedig a www.contoso.com URL-címet.
    Azon felhasználók átirányítására, akik a http://contoso.com URL-címen keresik a nyilvános webhelyet, beállíthat egy átirányítást a tartományregisztrálónál, hogy a forgalmat a http://www.contoso.com URL-címre irányítsa át.

     Megjegyzés:    Nem minden tartományregisztráló nyújt átirányítási szolgáltatásokat.

  • Az Office 365 tartományfelügyeleti lapján módosítsa a tartomány célját:    Az Office 365 szolgáltatásainak használatához történő regisztráláskor meghatározhatja a vásárolt szolgáltatásokkal használni kívánt tartományneve(ke)t. Ahhoz, hogy saját tartománynevet használhasson a SharePoint Online szolgáltatásban, meg kell adnia az Office 365 számára, hogy az adott nevet a SharePoint Online szolgáltatásban szeretné használni, és nem egy másik szolgáltatásban. Amikor konfigurálja a nyilvános webhelyet a SharePoint Online szolgáltatásban, az Office 365 felügyeleti lapján kiválaszthatja a tartománynevet.
  • Adjon CNAME rekordot a tartománynévhez:    Javasoljuk, hogy a webhely létrehozása előtt állítsa be nyilvános webhelye CNAME-adatait a SharePoint Online szolgáltatásban, és állítson be CNAME rekordot a tartományregisztrálónál. Ezt még azelőtt kell megtennie, hogy a webhely a látogatók számára elérhetővé válik. A CNAME előzetes regisztrálása lehetővé teszi az adatok propagálását a webhely aktiválása előtt.

A nyilvános webhely beállításáról és a CNAME rekord létrehozásáról további tudnivalókat a Nyilvános webhely beállítása című cikkben talál.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Felhasználói profilok megtervezése

Mielőtt testre szabja a webhelyeket és a tartalmat egy szervezetnél, meg kell terveznie, hogy miként használja és kezelje a szervezet a felhasználói profilokat. A SharePoint Online szolgáltatásban a szervezetben található felhasználókra vonatkozó információkat felhasználói profilok tárolják. A SharePoint Online a rendszeres ütemezésű egyirányú szinkronizálás során az Office 365 címtárszolgáltatásától kap profiladatokat. A felhasználók manuálisan is szerkeszthetik profiljukat, rendszerint Saját profil oldalukon keresztül.

A felhasználói profilok a felhasználók közötti olyan kapcsolatok azonosítására szolgálnak, mint a közös felettes, munkacsoportok, csoporttagság és webhelyek. A felhasználói profilok a felhasználók érdeklődési köreiről is tartalmaznak információkat, és segítik a felhasználókat egy adott téma szakértőinek a Személyek keresése funkció segítségével történő megkeresésében.

A felhasználói profilok nem csupán a szervezetnél található felhasználók importált és egyéni tulajdonságainak csoportosításai. A tulajdonságok az egyes felhasználóknak a szervezeten belüli más felhasználókkal való kapcsolataira vonatkozó információk megjelenítésére is szolgálnak. Ezek a kapcsolatok ösztönözhetik a kollégákkal és az egész csapattal való hatékonyabb együttműködést. A profilaltípusok segítségével különféle tulajdonságok hozhatók létre a különféle felhasználókhoz. Létrehozhat például olyan altípust, amely vagy gyakornokként, vagy teljes munkaidős alkalmazottként kategorizálja a felhasználót.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Felhasználóiprofil-tulajdonságok megtervezése

A felhasználói profilok tervezésekor meg kell állapítania, hogy a felhasználók mely adataira van szükség. Ez az információ a felhasználói profil tulajdonságaiban lesz tárolva. A szervezet adatvédelmi és házirend-beállításai szabályozzák, hogy a felhasználók a profilok milyen típusú adatait tekinthetik meg. Az adatvédelmi beállításokat az adatok tulajdonosai szabják meg, a házirend-beállításokat pedig a szervezet.

A felhasználói profilok megtervezésekor számos tényezőt kell figyelembe venni:

  • Az alapértelmezett tulajdonságok megfelelnek igényeinek, vagy újakat kell létrehozni? Az egész szervezet számára használható tulajdonságok alapján meg kell állapítania, hogy mely tulajdonságokat fogja használni a központi felhasználói profilokhoz. A tulajdonságok a felhasználók keresésében, a tartalmak célközönségének kijelölésében, valamint a munkatársak és munkacsoportok közötti kapcsolatok meghatározásában töltenek be fontos szerepet.
  • A szervezet mely területeken igényli a felhasználóiprofil-altípusok használatát? Például szükséges-e felhasználóiprofil-altípusokat létrehozni a teljes munkaidős alkalmazottak, a részmunkaidős alkalmazottak, illetve a gyakornokok számára?

Alapértelmezett felhasználóiprofil-tulajdonságok    A SharePoint Online szolgáltatás tartalmaz alapértelmezett felhasználóiprofil-tulajdonságokat. Mielőtt eldöntené, hogy milyen módosításokat kíván végezni, mely tulajdonságokat szeretné megtartani és eltávolítani, illetve milyen további tulajdonságokat kíván létrehozni, ellenőrizze ezeket a tulajdonságokat és a vonatkozó házirendeket. Ezeket a tulajdonságokat részben a Személyek keresése eszköz is indexelheti, illetve egyes tulajdonságok valamennyi webhelycsoportban replikálhatók.

További profiltulajdonságok    Az alapértelmezett felhasználóiprofil-tulajdonságokat ki lehet egészíteni további tulajdonságokkal olyan fontos információk nyomon követéséhez, amelyek egyébként nem állnának rendelkezésre. Ezek a tulajdonságok lehetnek például egész számok, karakterláncok, kifejezés-készletek, és így tovább. Például létrehozhat egy „kedvenc hobbi” nevű profiltulajdonságot, és hozzárendelhet egy kifejezéskészletet „hobbik” néven a felügyelt metaadatok szolgáltatásából. A profiljukat frissítő felhasználók ezután kiválaszthatják a kifejezések egyikét a „hobbi” kifejezéskészlet értékei közül. A kifejezéskészletekről a cikk Felügyelt metaadatok használatának megtervezése szakaszában található további információ.

Meg kell terveznie a tulajdonságok hozzáadását a felhasználóiprofil-szolgáltatás vagy a webhelycsoport szintjén a korábbi tervezés során meghatározott üzleti igényektől függően. A legfontosabb üzleti igények támogatásához gyakran szükség lehet új, a felhasználóknak a fontos üzleti folyamatokhoz való társítására szolgáló tulajdonságok létrehozására, amelyek alkalmazhatók a felhasználók keresésére, illetve különböző felhasználók részére különböző tartalmak megjelenítésére a személyreszabási funkciók segítségével. A tulajdonságoknak nem kell láthatónak lenniük a nyilvános profilokban vagy a saját webhelyen, e nélkül is hasznosak lehetnek a keresésben vagy a személyreszabásban.

A tervezés hatókörének csökkentéséhez összpontosítson az alapvető üzleti igényekkel vagy esetekkel kapcsolatos tulajdonságoknak az egyes webhelycsoportokhoz való hozzáadására. Ha egy adott tulajdonság nem adott esetekre vonatkozik, ahelyett, hogy megtervezné a tulajdonság hozzáadását (csak mert úgy gondolja, hogy az szükséges), várjon, amíg a szokásos tevékenység során nem azonosított egy bizonyos igényt. Előfordulhat, hogy nem is lesz szükség nagyszámú új tulajdonság hozzáadására, azonban nyilvánvaló igény feltárása esetén érdemes lehet megfontolni.

Tagság és munkatársak    A szervezetnél található felhasználók közötti kapcsolatok a felhasználók nyilvános profillapján jelennek meg. A kapcsolatok lehetnek webhelytagságok (az egyes felhasználók összes tagságának globális nézete) és kollégák. A SharePoint Online szolgáltatásban a felhasználói profilok csak akkor tartalmazzák a felhasználók webhelytagságaira vonatkozó információkat, ha egy webhely alapértelmezett tagsági csoportjához tartoznak.

A munkatársak közé tartoznak a felhasználóval közvetlen kapcsolatban álló dolgozók, így a felettese, kollégái, illetve közvetlen beosztottai. Azon szervezeteknél, ahol a felhasználói csoportok határain átívelő fontos kapcsolatok állnak fenn, előfordulhat, hogy a vezetők (vagy más felhasználók) bizonyos csoportok tagjait fel kívánják venni a munkatársak listájára.

Ha többet szeretne megtudni a felhasználói profilok kezeléséről, olvassa el a Felhasználói profilok kezelése és a Felhasználói vagy szervezeti profil tulajdonságainak felvétele, szerkesztése és törlése című témaköröket.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Felhasználóiprofil-házirendek megtervezése

A házirendek a rendszergazdák által felhasználókhoz vagy felhasználócsoportokhoz rendelt szabálygyűjtemények, amelyek lehetővé teszik a rendszergazdák számára adott profiltulajdonságokhoz társított adatvédelmi beállítások meghatározását. A házirendekben a rendszergazdák azt is megadhatják, hogy a felhasználók felülbírálhatják-e az alapértelmezett adatvédelmi beállításokat.

A házirendtervezés megkezdéséhez állapítsa meg a szervezet felhasználóira vonatkozó információk aktuális láthatóságát. Az egyes felhasználókra vonatkozó bizonyos információk bizalmasak kell, hogy maradjanak, mások szabadon megoszthatók – sőt a közös munka elősegítésére célszerű is megosztani őket másokkal. A kevésbé korlátozó házirendek több felhasználónak és gyakrabban engedélyezik a nyilvános profilok megtekintését, ami befolyásolja, hogy milyen gyakran kell frissíteni a felhasználói profilokat. A sok felhasználóval rendelkező szervezeteknél a gyakori frissítés befolyásolhatja a teljesítmény- és kapacitástervezést.

A SharePoint Online rendszer egy sor konfigurálható házirendet biztosít, amelyek segítségével a rendszergazdák elérhetővé tehetik a szervezet igényeinek megfelelő információkat. A vállalatok speciális igények esetén létrehozhatnak és telepíthetnek egyéni házirend-szolgáltatást is. Mielőtt hozzáfogna az ideális házirendek bevezetésének megtervezéséhez, tekintse át a szervezeten belüli együttműködési igényeket.

A következő kérdések segíthetnek annak eldöntésében, hogy mely házirendek megfelelőek a szervezet számára:

  • Mely tulajdonságokat kell kötelezővé tenni?    Bizonyos tulajdonságok – mint például a fiók neve, a használt név, a munkahelyi telefonszám, a részleg, a beosztás és a munkahelyi e-mail cím – alapértelmezés szerint kötelező, és a felhasználók nem írhatják felül és nem is módosíthatják azokat. A legtöbb szervezetben ezek a tulajdonságok a szervezeten belüli együttműködés és kapcsolatok kialakításának fontos eszközei. A SharePoint Online sok tulajdonságot más funkciókhoz – például munkatársak és célközönség – is használ.
  • Mely tulajdonságokat kell mindenki számára láthatóvá tenni?    Alapértelmezés szerint bizonyos tulajdonságok mindenki számára láthatók, de az érzékeny információk láthatósága korlátozható. Például egy olyan cégnek, amelynek sok munkatársa terepen dolgozik, fontos lehet, hogy a mobiltelefon-információk mindenki számára láthatók legyenek, míg más szervezetek dönthetnek úgy, hogy minden nem munkahelyi telefonszámot személyes adatnak tekintenek.
  • Mely tulajdonságokat módosíthatják a felhasználók?    Egyes tulajdonságok elérhetővé tehetők anélkül, hogy a felhasználók adatokat adnának meg, vagy engedélyeznék egy bizonyos lépés végrehajtását. Például előfordulhat, hogy egyes felhasználók nem kívánják automatikusan kitölteni a munkatársak listáit, míg mások esetleg módosítani szeretnék egy tulajdonság alapértelmezett láthatósági beállítását.

A tulajdonságok házirend-beállításainak megtervezésekor vegye figyelembe az alábbi tényezőket:

Feltétel Tulajdonság letiltása Beállítás nem kötelezőként Beállítás kötelezőként
A tulajdonságot kulcsfontosságú felhasználói funkciók használják. X
A tulajdonság alkalmazások által használt kulcsfontosságú üzleti adatokhoz van rendelve. X
A tulajdonság célközönségek létrehozásakor használatos. X
A SharePoint Online rendszergazdái következetes és értelmezhető tulajdonságértékeket várnak. X
A tulajdonság ritkán használatos. X

A tulajdonság elvonná a figyelmet a fontosabb tulajdonságokról.

Megjegyzés: A tulajdonságok megjelenítési beállításainak módosításával elrejtheti azokat a nyilvános profilokat, a Részletes szerkesztés lapot vagy a Munkatársak kijelzőt megtekintő felhasználók elől.

X
Úgy dönt, hogy az alapértelmezett értékeket adja a tulajdonságoknak, de szeretné lehetővé tenni, hogy a felhasználók eltávolíthassák az adatokat, vagy azt szeretné, hogy minden felhasználó megadhassa a tulajdonság számára megfelelő értékét. X

Adott szervezet házirendjeihez tartozó alapértelmezett láthatósági beállítások tervezésekor vegye figyelembe az alábbi tényezőket:

Feltétel Művelet
A tulajdonságot szeretné a keresésben használni, hogy a felhasználók a tulajdonság kereséseikor megtalálhatók legyenek.

Állítsa az alapértelmezett hozzáférési házirendet Mindenki értékre.

Megjegyzés: A korlátozottabb elérhetőségű tulajdonságokat a keresési művelet nem fogja használni.

A tulajdonság a szervezet munkacsoportjai és egyéb részlegei számára hasznos, és nem tartalmaz érzékeny információkat. Tegye a tulajdonságot minden felhasználó számára láthatóvá.
A tulajdonság elsősorban a közvetlen munkacsoporton belül vagy kiválasztott munkatársakkal történő együttműködésben hasznos. Tegye a tulajdonságot csak a munkatársak számára láthatóvá.
A tulajdonság érzékeny vagy bizalmas jellegű.

Tegye a tulajdonságot csak a közvetlen felettes, illetve bizonyos esetekben csak az adott felhasználó számára láthatóvá.

Fontos: Szervezetenként (vagy akár régiónként) változó, hogy mi számít személyes információnak. Ha a szervezetének több országban vagy régióban van webhelye, mindegyikben tisztában kell lennie a jogszabályokkal és előírásokkal.

A felhasználói profilok házirendjeivel kapcsolatban a Felhasználói profilok kezelése című témakör tartalmaz további tudnivalókat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Célközönség tervezése és a tartalom célba juttatása

A célközönségek tárolása a Felhasználói profil szolgáltatásban történik, ami lehetővé teszi, hogy a szervezetek irányítsák a tartalmakat bizonyos felhasználókhoz munkakörük vagy feladatuk alapján. A célközönséget a következő elemek közül eggyel vagy többel lehet definiálni: tagság egy terjesztési listában vagy Windows rendszerbeli biztonsági csoportban, szervezeti jelentési struktúrában elfoglalt hely, valamint felhasználói profilokban lévő nyilvános tulajdonságok. A tartalmakat SharePoint-csoportokkal is lehet irányítani kijelzők segítségével.

Azt is figyelembe kell venni, hogy a célközönség-információ összeállításának ütemezését nem lehet meghatározni a SharePoint Online szolgáltatásból. Ez azt jelenti, hogy az információ nem biztos, hogy mindig friss.

Kulcsközönségek tervezése:    Amikor az első telepítéskor célközönséget tervez, a lehető legkevesebb kulcsközönséget kell megtalálni a szervezet tartalomigényei, a webhely és a webhelycsoportok információs felépítése, valamint az egyes webhelycsoportokhoz tartozó felhasználók alapján. Az első beállításkor végzett célközönség-tervezéshez az alábbi eljárást javasoljuk:

  1. Rögzítse minden egyes webhelycsoport és webhely központi célját.
  2. Határozza meg azt a legkisebb számú célközönséget, amelyekkel már megfelelően tudja a tartalmakat irányítani.
  3. Jegyezzen fel minden meglévő SharePoint-csoportot, és feleltesse meg őket célközönségigényének.
  4. Azonosítsa a további definiálandó célközönségeket.
  5. Azonosítsa a további definiálandó SharePoint-csoportokat.

A célközönség-tervezési folyamat végére rendelkeznie kell egy célközönséglistával, amely megfelel az egyes webhelycsoportokat használó felhasználói csoportok szükségleteinek.

Tartalom célba juttatásának megtervezése:    Ha célközönségek segítségével szeretné irányítani a tartalmat, a SharePoint Online rendszergazdájának és a webhelygazdáknak el kell dönteniük, hogy mely webhelyelemeket használják az egyes webhelyek. A SharePoint Online rendszergazdájának és a webhelygazdáknak szoros együttműködésben kell biztosítaniuk az egységes élményt a célközönségek számára az összes webhelyen és webhelycsoportban.

Ha definiálta a célközönségeket, segítségükkel többféleképpen célozhatja a tartalmakat. Például a Microsoft Office 2010 ügyfélalkalmazásokhoz a SharePoint Online rendszergazdája definiálhatja azokat a hivatkozásokat, amelyek a SharePoint-helyeken megjelennek, valamint azt, hogy az egyes hivatkozásokat mely célközönségek láthatják. A Saját hely webhelyeken a SharePoint Online rendszergazdája beállíthatja a célközönségeket a Saját hely navigációs hivatkozásokhoz, amelyek a felső hivatkozássávon láthatók. Olyan környezetben, ahol célközönségek vannak konfigurálva, a webhelygazdák kijelzőkkel irányíthatják a tartalmakat a célközönségekhez.

Megcélozhat Office-ügyfélalkalmazásokban lévő hivatkozásokat, testreszabási webhelyeken lévő hivatkozásokat (Saját hely navigációs hivatkozásai), saját helyet tároló megbízható helyeket és kijelzőket is.

A célközönségek kezelésével kapcsolatban a Célközönségek kezelése című témakörben talál további információt.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Közösségi címkézés tervezése

A közösségi címkézés megjegyzések és címkék használatát jelenti a SharePoint Online szolgáltatásban. A felhasználók címkéket rendelhetnek azokhoz a dokumentumokhoz és lapokhoz, amelyeket később is gyorsan meg szeretnének találni, esetleg mások figyelmébe szeretnének ajánlani. A másoknak írt megjegyzések elősegíthetik a kötetlen beszélgetést és az egyszerű kapcsolattartást.

A címkék „címkefelhőt” alkotnak, amely a felhasználó Saját profil lapjának Címkék és megjegyzések részén látható. A gyakran használt címkék a többinél nagyobb méretűek. A látogatók többféleképpen tallózhatják és szűrhetik a címkéket.

Címkefelhő

A címkék és a megjegyzések tevékenységként is megjelennek a felhasználó Saját profil lapján, a tevékenységek pedig a többiek Hírcsatorna lapján is láthatók. A címkék és a megjegyzések használatának módjáról és előnyeiről a Videobemutató: Címkék és megjegyzések használata információk munkatársakkal való megosztásához című videóban vagy a Címkék és megjegyzések használata információk munkatársakkal való megosztásához című témakörben talál további információt.

Személyes és bizalmas információk védelmét segítő szolgáltatások

A közösségi címkézés a SharePoint Online szolgáltatásban az alábbi szolgáltatásokat is tartalmazza azért, hogy a felhasználók jobban kézben tarthassák megosztott információikat, nehogy véletlenül személyes vagy bizalmas adatokat osszanak meg.

  • Személyes címkék: Amikor egy felhasználó címkét ad egy weblaphoz, jelezheti, hogy a címke személyes. Így mások nem láthatják, hogy valaki címkét adott a weblaphoz. A többi felhasználó csak akkor láthatja a címkét a címkefelhőben, ha a címkét felvevő felhasználó ugyanazt a címkét másik lapra is alkalmazta anélkül, hogy személyesként megjelölte volna.
  • Minősítési vezérlő: A minősítési vezérlő csak összevont minősítést jelenít meg az elemekről. Nem jeleníti meg, hogy mely felhasználók minősítették az elemet és mik voltak az egyes minősítések.
  • Biztonsági elrejtés: Amikor valaki címkét, megjegyzést vagy minősítést ad egy weblaphoz, tevékenység jön létre. Mielőtt a SharePoint Online megjelenít egy tevékenységet, egy biztonsági elrejtésnek nevezett összetevővel megállapítja, hogy az aktuális felhasználónak van-e engedélye azon weblap megtekintésére, amelyre a tevékenység vonatkozik. Ha a felhasználónak nincs engedélye a weblap megtekintésére, a SharePoint Online nem jeleníti meg a tevékenységet. A biztonsági elrejtés beállításait módosíthatja a szervezet igényei szerint. Például korlátozhatja a biztonsági elrejtést arra, hogy egy vagy több megadott webhelyre mutató hivatkozást ellenőrizzen. A biztonsági elrejtést ki is kapcsolhatja. A biztonsági elrejtéssel és beállításainak kezelésével kapcsolatos tudnivalókért olvassa el A saját hely beállításainak kezelése című témakört.

Közösségi címkézés információinak megjelenítési módja

A felhasználók a következőképpen láthatják a közösségi címkézés információit:

  • Saját profil és Saját hírcsatorna lap: A Saját profil és a Saját hírcsatorna lapon megjelenő tartalom biztonsági elrejtésen megy át a lapot megtekintő felhasználónak megfelelően. Emiatt Saját profil lapján az összes adatot látja, de ha Saját hírcsatorna lapját vagy egy másik felhasználó profilját tekinti meg, csak azokat az adatokat látja, amelyekre engedélye van.
  • Követés: Ha egy címkét követ, mindig értesítést kap, ha valaki ezt a címkét egy weblaphoz adja. Ezek az értesítések is biztonsági elrejtésen mennek át. Az, hogy Ön egy címkét követ, nyilvános. Ha valakit munkatársává tesz, mindig értesítést kap arról, ha ez a személy címkét, megjegyzést vagy minősítést ad egy weblaphoz.
  • Weblapok: Ha címkét vagy megjegyzést ad egy weblaphoz, láthatja azokat a címkéket és megjegyzéseket, amelyeket más felhasználók adtak a weblaphoz. Láthat minden megjegyzést, de a címkék közül csak a nyilvánosakat.

Javaslatok közösségi címkézéshez

A SharePoint Online adatvédelmi és biztonsági szolgáltatásainak használata mellett a következő lépéseket is vegye fontolóra:

  • Tájékoztassa a felhasználókat arról, hogy a közösségi címkézési tevékenységük mely részei nyilvánosak és melyek személyesek.
  • Mielőtt egyéni programkódot telepít, győződjön meg arról, hogy az így megjelenített információ megfelel-e a szervezet adatvédelmi és biztonsági előírásainak.
  • Ha megváltoznak egy webhely eléréséhez szükséges engedélyek, járassa be újra a webhelyet a keresőszolgáltatással.

A közösségi funkciók (például a címkézés) kezelésével kapcsolatos tudnivalókat A személyes és a közösségi funkciók kezelése és a Közösségi címkék és üzenőfalak engedélyezése és letiltása felhasználók vagy csoportok esetén című témakörben találja.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Saját webhelyek tervezése

A Saját helyek olyan személyes webhelyek, amelyek széles körű közösségi hálózati és együttműködési szolgáltatásokat biztosítanak a szervezet tagjai számára. A saját webhelyek központi helyet biztosítanak a fontos adatok tárolásához, megosztásához és nyomon követéséhez. Minden felhasználónak lehetősége van a saját webhelyek segítségével megismerni más felhasználókat, szakterületeket, projekteket és a közöttük fennálló üzleti kapcsolatokat. A felhasználók bármely lapon a jobb felső sarokban a megfelelő felhasználónévre, majd a Saját hely elemre kattintva tekinthetik meg saját webhelyüket.

A saját webhelyek lehetővé teszik, hogy a felhasználók egyszerűen oszthassanak meg információkat magukról és munkájukról, elősegítve az együttműködést, az ismeretek bővítését és terjesztését, valamint a fontos tartalmaknak a megfelelő személyekhez való eljuttatását. Segítségükkel bármely szervezet minden egyes felhasználója számára testre szabhatja a tartalmat, és lehetővé teheti a rendszergazdák számára a személyes adatok védelmére szolgáló házirendek beállítását.

Bár a szervezet testre szabhatja a Saját helyeket, azok alapértelmezésben három különálló részre vannak tagolva:

  • Saját hírcsatorna:    Az alapértelmezett lap, amikor egy felhasználó belép Saját hely weblapjára. Ezen a lapon látható a felhasználó megadott munkatársaihoz és érdeklődési köreihez kapcsolódó legutóbbi tevékenységek hírcsatornája. A felhasználók testre szabhatják hírcsatornájukat úgy, hogy hozzáadnak vagy eltávolítanak munkatársakat, megadnak érdeklődési köröket, és konfigurálják a követni kívánt tevékenységtípusokat, például azt, hogy egy munkatárs megcímkéz egy információt egy közös érdeklődési körrel.
  • Saját tartalom:    Olyan kijelzőlap, amely a felhasználó Saját helyén tárolt tartalmat jeleníti meg. Alapértelmezésben a Saját tartalom lapon van egy bal oldali navigációs ablak hivatkozásokkal a felhasználó dokumentumtáraira és képtáraira. A kijelzőlap a Megosztott dokumentumok, a Személyes dokumentumok és a Legutóbbi blogbejegyzések kijelzőt tartalmazza. A felhasználó testre szabhatja a Saját tartalom lapot azzal, hogy hozzáad vagy eltávolít kijelzőket a lap zónáiban.
  • Saját profil:    Megjeleníti a felhasználó profillapját a szervezet más felhasználóinak. A felhasználók megoszthatják szaktudásukat, profilképeiket stb. Bár a Saját hírcsatorna és a Saját tartalom lap csak a felhasználó számára érhető el, a felhasználó és a szervezetbeli más személyek a Saját profil lapot látják, amikor a felhasználó Saját hely lapját megnyitják.

A Saját hely hatékony megtervezéséhez meg kell határoznia a következőket:

  • A felhasználók számára elérhetővé tenni kívánt, korábbiakban tárgyalt felhasználóiprofil-adatok
  • A szintén korábban tárgyalt, a felhasználóiprofil-adatok nyilvános profilban való megtekintésére alkalmazandó házirendek
  • Azon felhasználók, akiket szeretne saját webhellyel ellátni, valamint ezen felhasználók megfelelő engedélyei
  • A saját webhely engedélyezni kívánt szolgáltatásai

Az alábbi szakaszok a saját webhely tervezését elősegítő lépéseket ismertetik.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Felhasználók és felhasználói engedélyek meghatározása

Azonfelül, hogy a szervezet mely felhasználóinak biztosít saját webhelyet, azt is meg kell terveznie, hogy a saját webhely mely szolgáltatásait teszi elérhetővé a felhasználók számára. Többek között a következő szempontokat érdemes figyelembe venni:

  • Kik hozhatnak létre Saját hely webhelyeket?
  • Kik hozhatnak létre közösségi címkéket és megjegyzéseket?
  • Kik adhatnak hozzá munkatársakat?

Tanácsos az engedélyeket biztonsági csoportok segítségével kezelni. A közösségi szolgáltatásokhoz szükséges engedélyek konfigurálásához az alábbi táblázat nyújt útmutatást:

Engedély Útmutatás
Személyes webhely létrehozása Alapértelmezés szerint minden hitelesített felhasználó létrehozhat saját webhelyet. Győződjön meg róla, hogy az alapértelmezést kívánja alkalmazni a szervezetre. Másik lehetőségként biztonsági csoportok segítségével is megadhatja a Személyes webhely létrehozása engedélyt a szervezetben található felhasználók egy részhalmaza számára.
Közösségi szolgáltatások használata Alapértelmezés szerint minden hitelesített felhasználó hozzáadhat minősítéseket és közösségi címkéket a dokumentumokhoz, más SharePoint Online-elemekhez, illetve egyéb elemekhez is, például külső weblapokhoz vagy blogbejegyzésekhez. A felhasználók emellett rögtönzött megjegyzéseket is hagyhatnak a Saját hely típusú webhelyek profillapjain illetve bármely SharePoint Online-lapon. Másik lehetőségként biztonsági csoportok segítségével is megadhatja a Közösségi szolgáltatások használata engedélyt a szervezetben található felhasználók egy részhalmaza számára.
Személyes szolgáltatások használata Alapértelmezés szerint minden hitelesített felhasználó szerkesztheti profilját, valamint hozzáadhatja vagy módosíthatja munkatársait, illetve tagságait. Másik lehetőségként biztonsági csoportok segítségével is megadhatja a Személyes szolgáltatások használata engedélyt a szervezetben található felhasználók egy részhalmaza számára.

A közösségi funkciók kezeléséről A személyes és a közösségi funkciók kezelése című témakör tartalmaz további tudnivalókat.

Saját webhely szolgáltatásainak megtervezése

A saját webhelyek alábbi szolgáltatásai esetén speciális szempontokat is figyelembe kell vennie:

  • Hírcsatorna:    Alapértelmezés szerint a hírcsatorna szolgáltatás le van tiltva, így azt engedélyezni kell ahhoz, hogy a felhasználók saját webhelyük hírcsatornalapján nyomon követhessék munkatársaik tevékenységét. A felhasználók csak azokat a tevékenységeket láthatják a hírcsatornán, amelyekhez rendelkeznek megfelelő engedéllyel. A Saját helyek tervezésekor figyelembe kell vennie a szolgáltatás adatvédelmi vonatkozásait, és a követelményeknek megfelelő megoldásokat kell biztosítania.
  • Címkék és megjegyzések eszköz:    A címkék és megjegyzések eszköz a SharePoint Online – Felügyeleti központban a Közösségi szolgáltatások használata engedély segítségével kapcsolható be, illetve ki. A beállítás a Közösségi szolgáltatások használata engedéllyel rendelkező összes felhasználóra vonatkozik. A felhasználók a könyvjelző-kisalkalmazás eszköz segítségével a SharePoint Online szolgáltatáson kívülről is hozzáadhatnak címkéket és megjegyzéseket.
  • Szervezettallózó:    A szervezettallózó alapértelmezés szerint engedélyezve van. A szervezeti adatokat az eszköz az Office 365 címtárszolgáltatásából importálja. A szervezettallózó megjelenítéséhez a végfelhasználók munkaállomásain telepítve kell, hogy legyen a Microsoft Silverlight összetevő. A szervezettallózót nem tilthatja le, de elrejtheti a felhasználók elől, ha törli a szervezet csomópontját a Fontos rovatok sávról, vagy ha eltávolítja a kijelzőt a lapról.

A saját webhelyek tervezésekor ezen szolgáltatások előnyeit és hátrányos következményeit egyaránt figyelembe kell vennie.

A Saját helyek kezelésével kapcsolatban A saját hely beállításainak kezelése című témakör tartalmaz további tudnivalókat. A felhasználók és a felhasználói engedélyek kezeléséről a 2. lépés: A webhelyek megtervezése és a felhasználók kezelése és az Engedélyek kezelése  című témakörből tudhat meg többet a SharePoint Online súgójában.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Az InfoPath Forms Services alkalmazás megtervezése

A Microsoft SharePoint Online rendszer Enterprise verziójú szolgáltatásaként elérhető InfoPath Forms Services alkalmazás lehetővé teszi az űrlapok webböngészőben való megjelenítését. A SharePoint Online rendszergazdái a SharePoint Online – Felügyeleti központ kezdőlapján konfigurálhatják az InfoPath Forms Services beállításait.

Minden üzleti folyamat valamilyen adatgyűjtéssel jár, és bármely üzleti folyamat sikeressége az adatok minőségétől és sértetlenségétől függ. SharePoint-alapú megoldásaiban InfoPath-űrlapokat használva biztos lehet benne, hogy csak érvényes, jó minőségű adatokat fog gyűjteni. Az InfoPath 2010 ezt úgy éri el, hogy lehetővé teszi az adatgyűjtési folyamat szabványosítását, testreszabását és optimalizálását programkód írása nélkül.

Az InfoPath többek között az alábbi kulcsfontosságú funkciókkal biztosítja az adatok integritását:

  • Egyéni adatérvényesítés:    Biztosítja, hogy a felhasználók ne küldhessenek el érvénytelen űrlapadatokat.
  • Testreszabott elrendezés:    Több nézet használatával megkönnyítheti az űrlapok kitöltését az űrlapok több lapra való felosztása vagy adott felhasználókra vagy feladatokra optimalizált különálló nézetek létrehozása révén. A feltételes formázás lehetővé teszi az űrlapkitöltés optimalizálását, például mezők megjelenítésével és elrejtésével a felhasználók által bevitt adatok alapján.
  • Adatkapcsolatok:    Kapcsolódás más forrásokhoz, például SharePoint-listákhoz vagy webszolgáltatásokhoz, lehetővé téve környezetfüggő támogató adatok űrlapokra való lekérését.

 Megjegyzés:    Az InfoPath Forms Services delegált Windows-identitás használatával éri el a külső adatforrásokat. Ennélfogva a külső adatforrásoknak azonos webhelycsoportban kell lenniük, vagy név nélkül is hozzáférhetőnek kell lenniük, ellenkező esetben a külső adatforrások hitelesítése sikertelen lesz.

A fenti szolgáltatások megvalósításához nincs szükség programkód írására, de írhat felügyelt kódot a Visual Studio Tools for Applications (VSTA) alkalmazással, hogy a lehető legtöbb szolgáltatást használhassa űrlapjain.

Űrlapok telepítése

Az űrlaptár űrlapjainak közzétételi lehetőségei az űrlap tervezőjének engedélyeitől, az InfoPath Forms Services beállításaitól, valamint attól függenek, hogy az űrlapsablon tartalmaz-e felügyelt kódot.

 Megjegyzés:    A SharePoint Online szolgáltatásba a Microsoft Office InfoPath 2010 alkalmazással tehet közzé űrlapokat. Az InfoPath 2007 alkalmazásból és a régebbi verziókból nem tehet közzé űrlapsablonokat a SharePoint Online szolgáltatásba.

Böngészőűrlapok közzététele programkód írása nélkül:    A felügyelt kódot nem tartalmazó, webböngészőben megjeleníthető űrlapok bármely, Tervezés jogosultsági szinttel rendelkező tervező által közvetlenül közzétehetők a SharePoint Online rendszerben. Az űrlapsablonokat az űrlaptervezők az InfoPath Designer használatával tehetik közzé.

A SharePoint Online rendszergazdái úgy korlátozhatják a webböngészőben megjeleníthető űrlapok közzétételét a SharePoint Online rendszerben, hogy a SharePoint Online felügyeleti webhelyén, az InfoPath Forms Services beállításlapján letiltják a böngészőbarát űrlapsablonok közzétételét. A beállítás csak az űrlaptárbeli űrlapokra vonatkozik, és lehetővé teszi az űrlapsablonok felügyeletét jobban központosítani kívánó szervezetek számára rendszergazdai jóváhagyás előírását az űrlapok SharePoint Online rendszerben való közzététele előtt. A beállítás nem akadályozza meg a csak az InfoPath Filler alkalmazással kitölthető űrlapok közzétételét a SharePoint Online rendszerben.

Böngészőűrlapok közzététele programkód írásával:    Az űrlaptervezők a Visual Studio Tools for Applications (VSTA) alkalmazás segítségével felügyelt kóddal egészíthetik ki űrlapjaikat. A VSTA egy, az InfoPath 2010 telepítésekor választható összetevő.

A webhelycsoportgazdák védőfalas megoldásként is közzétehetnek űrlapsablonokat, ha a webhelycsoportban a Microsoft SharePoint Foundation munkapéldánykód-szolgáltatása fut. Így azon űrlaptervezők, akik webhelycsoportgazdák, a SharePoint Online rendszergazdáinak jóváhagyása nélkül is közzétehetnek űrlapokat. A védőfalas megoldások olyan környezetben futtathatók, amely hozzáféréssel rendelkezik a kiszolgálói objektummodell egy részéhez.

A SharePoint Online rendszerben nem tehető közzé olyan programkódot tartalmazó űrlapsablon, amelynek végrehajtásához teljes hozzáférés szükséges.

Űrlapok kitöltése

Az űrlapsablon közzétételét követően a felhasználók megkezdhetik az adott sablonon alapuló űrlapok kitöltését.

A két fő űrlapkitöltési környezet a webböngésző és az InfoPath Filler alkalmazás. Az InfoPath Filler alkalmazásban bármely űrlap kitölthető, míg webböngészőben csak a böngészőbarát űrlapok.

A SharePoint Online rendszergazdái az InfoPath Forms Services beállításlapján letilthatják az űrlapok webböngészőben való megjelenítését. Ez csak az űrlaptárakban közzétett felhasználói űrlapsablonokra vonatkozik, a rendszergazda által jóváhagyott és a listákban közzétett űrlapsablonokra nem. Ha a webböngészőben megjeleníthető űrlapok megjelenítése le van tiltva, az űrlapok az InfoPath Filler alkalmazásban nyílnak meg, ha telepítve van az InfoPath a számítógépen.

A SharePoint-listaűrlapok kapcsolat nélküli módban is kitölthetők a SharePoint Workspace alkalmazásból. Az űrlaptárbeli űrlapoknál ez az InfoPath Filler segítségével tehető meg.

Az InfoPath-böngészőűrlapok weblapokon is szerepeltethetők az InfoPath-űrlap kijelző használatával.

Az InfoPath Forms Services alkalmazással kapcsolatos tervezésről Az InfoPath Forms Services konfigurálása című témakör tartalmaz további tudnivalókat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Az Üzleti kapcsolatszolgáltatások használatának megtervezése

Előfordulnak olyan esetek, amikor a SharePoint-adatbázisaiban nem található meg az összes szükséges vagy használni kívánt adat. A vállalata számára fontos információkat tartalmazhatnak más külső alkalmazások is. Az Üzleti kapcsolatszolgáltatások létrehozásának célja az volt, hogy ezeket a külső rendszereket külső listaként integrálja a SharePoint-adatfolyamba. A külső rendszerekből származó adatok egy weblapon jelennek meg a SharePoint-felhasználóknak, ahol más listákhoz hasonlóan olvashatják és írhatják azokat.

Az Üzleti kapcsolatszolgáltatásokkal adatokat vihet át a SharePoint Online-webhelyére az alábbi forrásból:

  • A Microsoft Windows Communication Foundation webszolgáltatásokból (más néven WCF)

 Megjegyzés:    Ha külső rendszerekből szeretne adatokat kinyerni, közbülső lépésekre lehet szükség egy egyéni kódú WCF webszolgáltatás formájában. Egyes vállalatok azonban szélesebb körű használatra is közzétesznek WCF webszolgáltatásokat.

Lássuk a lépéseket részletesebben.

Célalkalmazás létrehozása a Biztonságos tár szolgáltatással

Először létre kell hoznia egy célalkalmazást, mert az Üzleti kapcsolatszolgáltatások a SharePoint Online alkalmazásban Biztonságos tár technológiát használ. Más szóval, ebben a lépésben létrehoz egy olyan eszközt, amellyel megfeleltet egy, a SharePoint által ismert és megbízhatónak tartott fiókcsoportot a WCF szolgáltatások által ismert és megbízhatónak tartott fióknak.

A biztonságostár-kapcsolatok létrehozásának elsődleges célja, hogy a külső rendszer elérésére használt hitelesítő adatok ne egyezzenek meg a SharePoint Online hozzáféréséhez szükséges hitelesítő adatokkal. A Biztonságos tár hidat képez a két (a SharePoint Online és a külső) rendszer között oly módon, hogy tárolja a külső rendszer megfelelő felhasználónevét és jelszavát, és engedélyezi, hogy a SharePoint Online alkalmazásban kijelölt csoport tagjai használják a tárolt hitelesítő adatokat. Ezáltal a SharePoint Online-felhasználók adott csoportja hozzáférhet a külső rendszerben lévő adatokhoz.

A Biztonságos tár megoldást jelent a hitelesítéssel kapcsolatos lehetséges kétugrásos problémákra is, mivel a bejelentkezése után a SharePoint Online a saját nevében olvassa be az adatokat a külső rendszerből. A Biztonságos tár esetében nem feltétlenül van szükség bonyolult hitelesítési formákra.

 Megjegyzés:    Kétugrásos problémáról akkor beszélünk, amikor a felhasználó megadja a hitelesítő adatokat az egyik számítógépnek, és azokkal hitelesíti magát, majd információkat kell lekérnie egy másik számítógépről, ahol csak úgy férhet hozzá az adatokhoz, hogy másodjára is megadja és érvényesíti a felhasználói hitelesítő adatokat. A SharePoint Online ezt a biztonsági hibát képes megoldani úgy, hogy a Biztonsági tárat használja a hitelesítő adatok külső adatrendszerhez küldéséhez.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Külső tartalomtípus és külső lista létrehozása

A SharePoint Designerrel létrehozhatja a külső adatok megjelenítéséhez használandó külső tartalomtípust és külső listát is. A külső tartalomtípust úgy képzelheti el, mint egy kapcsolatot a külső adatokhoz, amelyet a megjelenítendő tartalomtípus határoz meg. A WCF szolgáltatásokhoz kapcsolódás például WCF külső tartalomtípust igényel. A külső tartalomtípus beállításakor meghatározhatja azt is, hogy a felhasználók milyen műveleteket hajthatnak végre az adatokon, például olvashatják és írhatják vagy csak olvashatják azokat.

A külső tartalomtípus létrehozása után a SharePoint Designer 2010 segítségével létrehozhat egy listát a külső adatok megjelenítéséhez. A külső listát a SharePoint Online-csoportwebhelyen belül is létrehozhatja. Ez a lista megjeleníti az adatokat a webhelyén a webhelyfelhasználóknak, akik a lista alapján diagramokat vagy számolótáblákat hozhatnak létre a Microsoft Office Wordben vagy az Excelben. Ez azt is jelenti, hogy a szükséges külső adatok megjeleníthetők a felhasználóknak, akiknek a SharePoint Online-on keresztül kell használniuk azokat. Ha például a WCF külső tartalomtípusa vevőmegrendelésekkel kapcsolatos adatokat tartalmaz, az Üzleti kapcsolatszolgáltatásokkal egy biztonságos webhelyen listaként megjelenítheti azokat. A webhelyfelhasználók közvetlenül a böngészőből frissíthetik a vevőmegrendelések listáját a SharePoint Online-webhelyen.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Külső tartalomtípus engedélyei

Amikor az új külső tartalomtípus engedélyeit adja meg a SharePoint Online – Felügyeleti központban, ne feledje, hogy legalább egy fióknak vagy csoportnak az Engedélyek beállítása jogosultságot kell megadnia. Ha a felhasználók vagy csoportok nem adhatnak meg engedélyeket, az Üzleti kapcsolatszolgáltatások kapcsolata kezelhetetlen lesz. Ez azért van így, mert senki sem kap hozzáférést alapértelmezés szerint, és miután kézzel megadott egy felhasználót vagy csoportot, a felület biztonsági okokból kényszeríti az Engedélyek beállítása jogosultság korai kiosztását.

Amikor először beállítja a külső tartalomtípusokra vonatkozó engedélyeket, az Üzleti kapcsolatszolgáltatások kezeléséhez megadott SharePoint Online-rendszergazda vagy -csoportok általában az Engedélyek beállítása, esetleg az összes elérhető jogosultságot megkapja. A rendelkezésre álló engedélyek az alábbiak:

  • Szerkesztés
  • Végrehajtás
  • Ügyféloldalon választható
  • Engedélyek beállítása

Ezek közül a Szerkesztés engedélyt csak a kifejezetten az Üzleti kapcsolatszolgáltatások kezelésére kiválasztott, illetve a SharePoint Online rendszergazdaszintű hozzáférésével rendelkező felhasználók számára kell fenntartani és biztosítani. Ügyeljen arra is, hogy az Engedélyek beállítása jogosultság lehetővé teszi a jogosultsággal felruházott személynek, hogy Szerkesztés jogot biztosítson másoknak. Ezt tekintse a biztonság részének, amikor azt tervezi, hogy ki rendelkezzen hozzáféréssel az Üzleti kapcsolatszolgáltatások konfigurációjához.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A Biztonságos tár szolgáltatás használatának megtervezése

Mi a Biztonságos tár szolgáltatás célja? Ez a SharePoint-szolgáltatás megkönnyíti a külső üzleti alkalmazások adataihoz való hozzáférést. Ha meg szeretnénk ismerni, hogy miért nyújtja ezt a Biztonságos tár szolgáltatás, fontos megértenünk, hogy a külső adatok tárhelyeinek hozzáféréséhez használt felhasználónév és jelszó nem egyezhet meg a SharePoint Online eléréséhez használt felhasználónévvel és jelszóval. Amikor a felhasználó egy külső adatrendszerből származó információkat megjelenítő SharePoint Online-lapot nyit meg, a SharePointnak külön kérnie kell az adatok lekérését a külső adatrendszerből. A sikeres tartalomlekéréshez ezt a külső adatrendszer számára ismert hitelesítő adatokkal kell elvégezni. A SharePoint csak ekkor tudja megjeleníteni a külső adatrendszerből származó információkat a lapon. A Biztonságos tár szolgáltatás evégett tárolja a külső adatrendszer hitelesítő adatait.

A Biztonságos tár szolgáltatás háttérleképezésre szolgál a SharePointban lévő felhasználók csoportja és a külső adatrendszer által ismert egyetlen felhasználó között. A Biztonságos tár szolgáltatás megfelelő beállítása esetén az alábbi történik:

  • A felhasználók érvényes hitelesítő adatokkal végzik a hitelesítést az IIS szolgáltatáson (a SharePoint-technológiák webkiszolgálói alaptechnológiáján) keresztül a SharePoint Online alkalmazáshoz.
  • A SharePoint Online alkalmazásban a Biztonságos tár szolgáltatás a külső üzleti alkalmazás által ismert leképezett hitelesítő adatokat használva jeleníti meg a szükséges külső adatokat a hitelesített felhasználó számára a webhelyen.

A Biztonságos tár szolgáltatás másik előnye, hogy szükségtelenné teszi a felhasználók hitelesítési kéréseit. Amikor a felhasználók külső adatrendszerekhez hozzáférő SharePoint Online-lapokat keresnek fel, a Biztonságos tár szolgáltatás aktív a háttérben, ellenőrzi a felhasználói jogokat és megfelelő esetben leképezett hitelesítő adatokat biztosít a külső adatokhoz. Ezáltal a felhasználók anélkül hozzáférhetnek a szükséges adatokhoz, hogy a külső alkalmazásra vonatkozó felhasználónevek és jelszavak megadására kellene őket kérni.

A Biztonságos tár szolgáltatás a SharePoint Online-ban lévő Üzleti kapcsolatszolgáltatásokkal együtt használatos.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Felügyelt metaadatok használatának megtervezése

Központilag felügyelt kifejezések (más néven kifejezéskészletek) hierarchikus gyűjteményeinek elemek attribútumaiként való használatával a SharePoint-webhelyeken egységesebbé teheti a tartalomhoz kapcsolódó metaadatokat, és megkönnyítheti a felhasználóknak a webhelytartalom megismerését. A kifejezéskészleteket a SharePoint Online – Felügyeleti központból és a Webhely beállításai lapról elérhető Kifejezéstár kezelése eszköz segítségével hozhatja létre és kezelheti.

A Kifejezéstár kezelése eszköz révén az osztályozási rendszerek kidolgozói, a rendszergazdák és az ilyen rendszereket felügyelő más személyek létrehozhatják, importálhatják és kezelhetik a kifejezéskészleteket és a bennük lévő kifejezéseket. A Kifejezéstár kezelése eszköz a globális kifejezéskészleteken túl a webhelycsoport rendelkezésére álló összes olyan helyi kifejezéskészletet is megjeleníti, amelyből a felhasználó megnyitja ezt az eszközt.

A felügyelt metaadatok használata során követendő stratégia megtervezéséről a Kifejezések és kifejezéskészletek megtervezése című témakörben olvashat. A SharePoint Online rendszer felügyelt metaadataival kapcsolatos további tudnivalókat a Felügyelt metaadatok – bevezetés című témakörben találja.

A tervezési útmutató következő cikke: 2. lépés: A webhelyek megtervezése és a felhasználók kezelése

A tervezési útmutató címlapja és tartalomjegyzéke: Tervezési útmutató a Microsoft Office 365 nagyvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazáshoz

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
SharePoint Online nagyvállalatoknak