Rakja rendbe az íróasztalt: olvassa be a dokumentumokat

Előfordult már, hogy íróasztalát szinte több tonna papír lepte el, így már a számítógépéhez sem tudott hozzáférni? Szerette volna ezt a sok papírt inkább a számítógépben tárolni? Nos, a Microsoft® Office Document Imaging és egy képolvasó segítségével ez lehetséges.

A Microsoft Office Document Imaging beolvasási összetevőjével több oldalt is beolvashat (automata adagolóval (ADF) (ADF: Több oldal automatikus beolvasását lehetővé tevő kiegészítő egyes képolvasókon.) vagy anélkül), egy vagy több lapot tartalmazó fájlokba rendezheti azokat a képernyőn, és Tagged Image File Format (TIFF) (Tagged Image File Format (TIFF): Nagyfelbontású kódolt grafikus formátum. A TIFF a digitális képek eszközök közötti átadásának legelterjedtebb formátuma.) vagy Microsoft Document Imaging Format (MDI) (Microsoft Document Imaging Format (MDI): Nagyfelbontású címkézett grafikus formátum, amely a digitális képekhez használt TIFF (Tagged Image File Format) formátumon alapul.) formátumban mentheti őket (és persze újrahasznosíthatja azt a három tonnányi papírt, és végre újra megcsodálhatja az íróasztal lapjának színét). A Microsoft Office Document Imaging optikai karakterfelismerést (OCR) (OCR (Optical Character Recognition, optikai karakterfelismerés): A szövegekről készült képeket, például a képolvasóval bevitt dokumentumokat alakítja át valódi szöveges dokumentummá. Szövegfelismerésnek is nevezik.) is végrehajt a beolvasott dokumentumokon, így felhasználhatja a beolvasott dokumentum szövegét, például beillesztheti egy Word dokumentumba vagy e-mailbe.

Papírhalom az íróasztalon, képolvasó, és a megtisztított íróasztal

Első lépések

Először is gyűjtse össze a beolvasni kívánt papírokat. Ha a képolvasó rendelkezik automata adagolóval, akkor egy egész kötegnyit is betölthet egyszerre. Az első beolvasás során a Document Imaging felismeri az automata adagolót. Az automata adagolóval és a meglétének ellenőrzésével kapcsolatos tudnivalókért lapozza fel a képolvasóhoz kapott dokumentációt.

Érdemes kiválogatni a papírokat: ha egyes színes oldalakat színesben szeretne beolvasni, akkor azokat válogassa külön a fekete-fehérektől. Töltse be az első lapot, illetve automata adagoló használata esetén az első köteget a képolvasóba.

Ezután indítsa el a Microsoft Office Document Scanning programot (a Microsoft Office Document Imaging beolvasási összetevője).

  • A Windows Start menüjében mutasson a Minden program (Windows 2000 rendszer esetén Programok) pontra, majd a Microsoft Office, ezután a Microsoft Office eszközök pontra, végül kattintson a Microsoft Office Document Scanning parancsra.

 Tipp   Ha a Microsoft Office Document Imaging már fut, akkor a beolvasási összetevő indításához kattintson a Fájl menü Új dokumentum beolvasása parancsára.

Beolvasási beállítások megadása

Az Új dokumentum beolvasása párbeszédpanelen válasszon az alábbi lehetőségek közül:

  • Ha a beolvasás után meg szeretné tekinteni a beolvasott fájl(oka)t a Document Imaging programban (ezt ajánlatos végrehajtani), jelölje be a Fájl megjelenítése beolvasás után jelölőnégyzetet.
  • Amennyiben a képolvasó rendelkezik automata adagolóval, kattintson a Képolvasó gombra, majd jelölje be az Automata papíradagoló használata jelölőnégyzetet.
  • Ha a képolvasóhoz tartozik adagoló, és a dokumentumok mindkét oldalán szerepel beolvasni kívánt adat, jelölje be a Kétoldalas eredeti példány négyzetet. A képolvasóba úgy helyezze be a lapot, hogy az első oldal legyen először beolvasva.

Minden egyes beolvasási művelet után megjelenik a Microsoft Office Document Scanning párbeszédpanel, lehetővé téve, hogy megfordítsa a lapot és annak másik oldalát is beolvassa. A Document Imaging program a beolvasást követően automatikusan a megfelelő sorrendbe állítja az oldalakat.

  • Ha igazi kétoldalas adagolóval (amely a lap mindkét oldalát automatikusan beolvassa) rendelkező képolvasót használ, ne jelölje be a Kétoldalas eredeti példány négyzetet, helyette az Új dokumentum beolvasása párbeszédpanelen kattintson a Képolvasó gombra, majd jelölje be A képolvasó-illesztőprogram párbeszédpaneljének megjelenítése beolvasás előtt jelölőnégyzetet. A beolvasás közben megjelenik a képolvasó-illesztőprogram párbeszédpanelje. Itt adja meg a megfelelő, a kétoldalas beolvasáshoz szükséges beállításokat.
  • Ha a beolvasást saját kezűleg végzi, jelölje be a Rákérdezés a további oldalakra jelölőnégyzetet. Az Office Document Imaging az egyes oldalak beolvasása után leáll, ekkor helyezheti be a következő lapot.
  • A program alapértelmezés szerint optikai karakterfelismerést (OCR) hajt végre a dokumentum beolvasása során. Ez a művelet növeli ugyan a beolvasási folyamat időtartamát, ám az alábbi előnyökkel rendelkezik:
    • Ha megnyitja a beolvasott dokumentumot a Microsoft Office Document Imaging programban, kereshet a dokumentum felismert szövegében, átmásolhatja azt más dokumentumba vagy programba, és a dokumentum felismert szövegét átküldheti a Microsoft Word programba a felismerés saját kezűleg történő végrehajtása nélkül.
    • A beolvasott fájlokat (alapértelmezés szerint) a lap első szavain alapuló automatikusan kiosztott fájlnéven mentheti.

Ha a beolvasási folyamat során ki szeretné kapcsolni az automatikus optikai karakterfelismerést (amelyet a beolvasás után saját kezűleg is végrehajthat a Document Imaging programban), az alábbiakat kell tennie:

  1. Az Új dokumentum beolvasása párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt beállításkészletet (például Fekete-fehér).
  2. Kattintson a Beállításkészlet gombra, majd az Új beállításkészlet megadása parancsra (és adjon nevet a beállításkészletnek), vagy kattintson A kijelölt beállításkészlet szerkesztése parancsra.
  3. A Beállításkészlet párbeszédpanel Feldolgozás lapján törölje a jelet az OCR használata a beolvasott kép szövegének felismeréséhez jelölőnégyzetből.

A beolvasott fájlok helyének, nevének és fájltípusának kiválasztása

A beolvasási folyamat része a beolvasott oldal fájlba mentése. Több oldal beolvasása esetén alapértelmezés szerint minden oldal egy fájlba kerül. Ha valamennyi beolvasott oldalt külön fájlba szeretne menteni, meg szeretné adni a beolvasott fájlok elnevezési szabályát, vagy módosítaná a beolvasott fájlok helyét és fájlformátumát, válasszon az alábbi lehetőségek közül:

  1. Az Új dokumentum beolvasása párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt beállításkészletet (például Fekete-fehér).
  2. Kattintson a Beállításkészlet gombra, majd az Új beállításkészlet megadása parancsra (és adjon nevet a beállításkészletnek), vagy kattintson A kijelölt beállításkészlet szerkesztése parancsra.
  3. Válasszon az alábbi műveletek közül:
    • Ha minden egyes beolvasott oldalt külön fájlba szeretne menteni, jelölje be A lapok mentése önálló dokumentumokként jelölőnégyzetet az Oldal lapon.
    • A mentett fájlok helyének módosításához kattintson a Módosítás gombra a Kimenet lapon, és válassza ki a helyet.
    • Az egyes fájlok automatikus elnevezési módjának kiválasztásához válasszon a Kimenet lapon, a Fájlnév listában található lehetőségek közül. (Ha kikapcsolta az optikai karakterfelismerést a beolvasás során, akkor az Automatikus elnevezés a lapon található első szavak alapján beállítás nem használható.)
    • Ha ki szeretné választani, hogy a program milyen fájlformátumban mentse a beolvasott oldalakat, kattintson a Speciális gombra az Általános lapon, és adja meg a kívánt beállításokat.
  4. Kattintson az OK gombra.

Az oldalak beolvasása

  1. Ügyeljen rá, hogy a megfelelő beállításkészlet legyen kijelölve az Új dokumentum beolvasása párbeszédpanelen, majd kattintson a Beolvasás gombra.

Ha bejelölte a Kétoldalas eredeti példány vagy a Rákérdezés a további oldalakra jelölőnégyzetet, akkor rendszeresen megjelenik a Microsoft Office Document Scanning párbeszédpanel, jelezve, hogy a képolvasó befejezte a műveletet. Ekkor választhat, hogy folytatja-e a beolvasást (automata adagolóval nem rendelkező képolvasó esetén ekkor helyezze be a következő lapot), vagy megfordítja a lapo(ka)t a másik oldal beolvasásához. Rendezze el a lapo(ka)t a kívánt módon, és válassza ki a beolvasás folytatásának módját.

  1. Ha az összes oldalt beolvasta, kattintson a Kész gombra a Microsoft Office Document Scanning párbeszédpanelen.
  2. További oldalak beolvasásához térjen vissza a fenti Első lépések című részhez, majd hajtsa végre újra a jelen részben (Az oldalak beolvasása) olvasható utasításokat.

Az oldalak elrendezése a mentett fájl(ok)ban

A beolvasás befejeztével itt az ideje egy pillantást vetni az eredményre. Ha a beolvasott oldalak nincsenek megnyitva a Document Imaging programban, az alábbiak a teendők:

  1. A Windows Start menüjében mutasson a Minden program (Windows 2000 rendszerben Programok) pontra, majd a Microsoft Office, ezután a Microsoft Office eszközök pontra, végül kattintson a Microsoft Office Document Imaging parancsra a Document Imaging alkalmazás elindításához.
  2. A Document Imaging programban kattintson a Fájl menü Megnyitás parancsára.
  3. Keresse meg a megnyitni kívánt fájlt (a beolvasott oldalak alapértelmezés szerint a Dokumentumok mappába kerülnek az oldalon szereplő első szavak alapján kiosztott fájlnéven, például Oldal1.tif), majd kattintson a Megnyitás gombra.
  4. Ismételje meg a 2–3. lépést minden megnyitni kívánt fájl esetében.

Most már rendelkezik a papírhalom online változatával. Íme néhány jó tanács az oldalak elrendezésének első lépéseivel kapcsolatban.

  • Oldalak sorrendjének megváltoztatása a dokumentumban:    A miniatűrök ablaktáblájában (Miniatűrök: A jelenleg beolvasott dokumentumot jeleníti meg egy vagy több kisméretű kép formájában.) jelölje ki az áthelyezendő oldal(aka)t. Kattintson valamelyik mintaképre, és húzza a miniatűrök ablaktáblájában a kívánt helyre.
  • Oldal átmásolása másik dokumentumba:    Jelölje ki a miniatűrök ablaktáblájában a másolandó oldalt. Kattintson az Oldal menü Oldal másolása parancsára. Váltson át arra a Document Imaging dokumentumra, amelyikbe be szeretné szúrni a másolt oldalt. Jelölje ki a miniatűrök ablaktáblájában a beillesztés helyét megelőző oldalt. Kattintson az Oldal menü Oldal beillesztése parancsára.
  • Oldal törlése:    Az oldal vagy a miniatűrök ablaktáblájában kattintson a törölni kívánt oldalra. Válassza az Oldal menü Oldal törlése parancsát.

Az oldalak beolvasásával és rendezésével kapcsolatos további tudnivalók a Microsoft Office Document Imaging súgójában találhatók.

Az íróasztalt egykor elárasztó papírok elektronikus dokumentumokká alakultak át. Ezekben a dokumentumokban átrendezheti, más dokumentumba helyezheti át, törölheti, és nyomtathatja az oldalakat, széljegyzeteket adhat hozzá, az Office más programjaiba másolhatja szövegüket, vagy e-mailben bárkinek elküldheti őket – mindezek ellenére mégis jut hely az íróasztalon egy csésze kávénak.