Alapvető tevékenységek a Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazásban

Teljes tartalom

Részletek elrejtése

Ebben a cikkben néhány alapvető tevékenységet és információt ismertetünk, amely alapján könnyebben megismerheti a Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazás lehetőségeit.

• A SharePoint Online bemutatása
• A webhely részei
• A webhely használatát befolyásoló részletek
• Engedélyek és hozzáférés
• A webhelytervezés első lépései
• Tartalom felvétele webhelyre
• A webhelytartalom kezelése és használata

A SharePoint Online bemutatása

A SharePoint Online olyan központi, integrált hely, ahol a dolgozók hatékonyan együttműködhetnek a csapattagjaikkal, megoszthatják ismereteiket és szervezeti erőforrásokat, illetve információkat találhatnak.

Kezdetben minden SharePoint Online-webhelyet két webhely alkot: a csoportwebhely és a webhely. Fontos kihangsúlyozni a két webhely közötti különbséget.

Csoportwebhely:    A csoportwebhely egy belső webhely, amelyen keresztül a szervezet csapatai vagy csoportjai információt cserélhetnek és közösen dolgozhatnak dokumentumokon vagy más fájlokon. Ön és munkatársai a csoportwebhelyen tárolhatják dokumentumaikat, és megoszthatják őket másokkal, belső hirdetményeket tehetnek közzé, értekezleteket ütemezhetnek, feladatokat és problémákat követhetnek nyomon, listákban információkat tárolhatnak és így tovább. A csoportwebhelyen rendelkezésre álló sablonok felhasználásával különféle alwebhelyeket is létrehozhat, például egy csapatblogot, melyben munkatársai információkat oszthatnak meg egymással, vagy közösségi találkozóhelyet, amely többek között csapatrendezvények vagy vállalati értekezletek megszervezésére alkalmas.

Webhely:    A webhely a nyilvános online jelenlétet közvetítő felület. Ezen a webhelyen kereshetnek információt szervezetéről az ügyfelek. A webhely minden olyan elemet tartalmaz, amelyre saját webhelye megtervezéséhez szüksége lehet: a webhely lapjain megjeleníteni kívánt különféle tartalomelemek, például cégemblémák, képek vagy dokumentumok tárolására szolgáló tárak, és a legfontosabb eszköz, a webhelytervezést nagyban megkönnyítő webhelytervező eszköz. A webhelyről és a tervezésére szolgáló eszközről a cikk A webhelytervezés első lépései című szakasza nyújt további tájékoztatást.

Vissza a lap tetejére

A webhely részei

A webhely olyan egymáshoz kapcsolódó weblapok gyűjteménye, ahol a csapattagok projekteken dolgozhatnak, adatokat és dokumentumokat tárolhatnak, valamint információkat oszthatnak meg. Csapatának például lehet saját webhelye, ahol ütemterveket, fájlokat és folyamatokra vonatkozó információkat tárolhat. Vannak olyan összetevők, például a listák, a tárak, a kijelzők és a nézetek, amelyek minden webhelyen megtalálhatók, ezért a munka elkezdéséhez érdemes ezeket megismernie.

Listák:    A listák a webhelyek olyan összetevői, ahol a szervezet információkat tárolhat, oszthat meg és kezelhet. Létrehozhat például egy feladatlistát a munka-hozzárendelések nyomon követéséhez, illetve a naptárban is nyomon követheti a csapattal kapcsolatos eseményeket. Felméréseket végezhet és vitafórumokon vitáknak adhat helyet.

 Megjegyzés:    A nyilvános webhelyen létrehozhat listákat belső használatra, az ezekből származó információkat azonban nem oszthatja meg a nyilvános webhelyen.

Tárak:    A tár olyan speciális listatípus, amely fájlokat és fájlokra vonatkozó információkat tárol. Szabályozhatja a dokumentumok megtekintését, nyomon követését, kezelését és létrehozását a tárakban.

Nézetek:    Nézetek használatával megjelenítheti az Ön számára legfontosabb vagy az adott célnak legmegfelelőbb elemeket a listákban vagy a tárakban. Létrehozhat például nézetet egy lista adott részlegre vonatkozó összes eleméből, vagy kiemelheti egy tár bizonyos dokumentumait. Egy listához vagy tárhoz több nézetet hozhat létre, és a felhasználók választhatnak közülük. Kijelző használatával a lista vagy tár egy-egy nézetét a webhely külön lapján is megjelenítheti.

Kijelzők:    A kijelzők moduláris tartalmi egységek, amelyek a webhelyek legtöbb lapjának alapelemeit alkotják. Ha engedéllyel rendelkezik a lapok szerkesztésére a webhelyén, kijelzők használatával testre szabhatja azt, és képeket, diagramokat, más webhelyek részleteit, dokumentumlistákat, üzleti adatok testre szabott nézeteit és más tartalmakat jeleníthet meg a webhelyén.

Vissza a lap tetejére

A webhely használatát befolyásoló részletek

A SharePoint környezet telepítésének és konfigurálásának részletei határozzák meg, hogy mi látható és milyen beállítások találhatók a webhelyén.

Engedélyek:    Ha a Teljes hozzáférés engedélyszinthez van hozzárendelve, a beállítások teljes körét használhatja a webhely kezeléséhez. Ha Munkatárs vagy Olvasó engedélyszinttel rendelkezik, a beállítások és a webhelytartalmak csak egy részéhez férhet hozzá. A cikkben szereplő számos beállítást az Olvasó engedéllyel rendelkező felhasználók nem érhetik el, mert ezzel az engedéllyel csak olvashatják, de nem módosíthatják a tartalmat. Mivel az engedélyek rugalmasak és testre szabhatók, szervezete saját egyéni beállításokat is megadhat.

Testreszabás:    Előfordulhat, hogy szervezete testre szabta a webhely engedélyeit és védjegyzését, esetleg a webhelyen való navigálást, és a lapon áthelyezte a vezérlőket, például a Webhelyműveletek menüt.

A SharePoint verziója:    Ez a cikk azzal foglalkozik, hogy miként veheti használatba a Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak szolgáltatás részét képező SharePoint Online alkalmazást. Ha szervezete másik Office 365-konstrukcióra fizetett elő, vagy ha a SharePoint korábbi verzióját használja, a súgóban keressen információt az adott konstrukcióról vagy programverzióról.

Vissza a lap tetejére

Engedélyek és hozzáférés

A csoportwebhelyhez vagy a nyilvánosan elérhető webhelyhez kizárólag megfelelő jogosultsággal lehet hozzáférni. Alapértelmezés szerint a webhely legtöbb felhasználója engedélyt kap arra, hogy a csoportwebhelyen közreműködjön. Néhányuknak valószínűleg a webhely tervezésére is van engedélye. Az engedélyeket a webhelycsoport rendszergazdája kezeli az összes webhelyen. A webhelytulajdonosok csak saját webhelyükön kezelik az engedélyeket. Webhelycsoport gazdájaként vagy webhelytulajdonosként a Webhelyműveletek menüben található Webhely megosztása hivatkozás használatával vehet fel és távolíthat el felhasználókat azokról a webhelyekről, amelyeknek engedélykezeléséért felelős.

• A felhasználók csoportwebhelyhez adásáról és onnan való eltávolításáról A Csoportwebhely felhasználóinak felügyelete című cikk ad további tájékoztatást.

• Arról, hogy a nyilvános webhelyhez hogyan adhat és onnan hogyan távolíthat el felhasználókat, a Felhasználók kezelése a webhelyen című témakörben talál további információt.

 Megjegyzés:    A webhelycsoportgazdák webhelytervezői jogosultságot is adhatnak a webhelyhez adott felhasználóknak.

A SharePoint környezetben az alapvető engedélyszintek a következők: Teljes hozzáférés, Tervezés, Munkatárs és Olvasó. Az engedélyszint olyan engedélyek halmaza, amelyek jellemzően egy-egy munkakör természete alapján kerültek egy csoportba. A Munkatárs engedélyt megadhatja például azon felhasználóknak, akik tartalmakat helyeznek el a csapatwebhelyen, a Tervezés engedélyt pedig megkaphatják azok a felhasználók, akik a webhely tervezésében részt vesznek. A szerepkörökről és az engedélyszintekről A SharePoint Online-webhelyek alapértelmezett szerepkörei című témakörben olvashat bővebben. Ezenkívül az alábbi táblázatból is gyorsan megállapíthatja, hogy az alapértelmezett hozzáférési engedélyek milyen szintű hozzáférést biztosítanak a csoportwebhelyhez és a nyilvános webhelyhez.

Vissza a lap tetejére

A webhelytervezés első lépései

A SharePoint Online programban megtalálja mindazokat a funkciókat, amelyekkel megtervezheti saját nyilvános webhelyét és kialakíthatja csapata vagy vállalata online arculatát. Ebből a témakörből megtudhatja, hogy e szolgáltatások hatékony használatával miként tervezhet professzionális megjelenésű webhelyet cégének.

Ha már használta a Microsoft Office Live Small Business szoftver webhelytervező eszközeit, vagy ha teljesen kezdő ezen a területen, az alábbi forrásokban hozzáolvashat az Első lépések útmutató megfelelő részterületeihez.

Webhely

A webhelyen megtalálhatók mindazok az összetevők, amelyekre a nyilvános webhely megtervezéséhez szükség lehet. Ezek közé tartoznak azok a legfontosabb tárak, amelyekben a webhelyhez kapcsolódó képek, sablonok, dokumentumok és weblapok tárolhatók. A webhely menüszalagján pedig megtalálhatja a fájlok kezelésével kapcsolatos műveleteket, valamint innen indítható el a nyilvános webhely megtervezését megkönnyítő webhelytervező eszköz is.

A webhely a következő két módszerrel nyitható meg:

1. A Microsoft Office 365 kisvállalatoknak szolgáltatás legfelül található navigációs részén kattintson a SharePoint Online elemre.

-VAGY-

1. Nyissa meg a Webhelyet a böngészőben, a kezdőlapon kattintson a Bejelentkezés tagoknak gombra, és a hitelesítő adatokat kérő párbeszédpanelen írja be Windows Live ID azonosítóját és jelszavát.

 Megjegyzés:    Ha nem ismeri a Webhely URL-címét, kérjen segítséget a webhelycsoport gazdájától.

2. A SharePoint-webhely legfelső navigációs sávján kattintson a Webhely hivatkozásra.

A webhely összetevői közül három alkotja a webhelytervező eszközök csoportját: a menüszalag, a tárak és a webhelytervező eszköz.

A webhely menüszalagja

A webhely menüszalagján elvégezheti az alapvető feladatokat, azaz weblapokat hozhat létre, törölhet és szerkeszthet, megjelenítheti a laptulajdonságokat, megtekintheti a lapokat a böngészőben, dokumentumokat tölthet fel és tervezői engedéllyel ellátott felhasználókat adhat a webhelyhez.

 Megjegyzés:    A menüszalagon található lehetőségek többsége a webhelytervező eszköz felületén is elérhető, így például a weblapok hozzáadására, szerkesztésére és törlésére, a lapok megtekintésére és tulajdonságaik megjelenítésére szolgáló lehetőségeket is tartalmazza a webhelytervező eszköz.

A menüszalagon szereplő gombok némelyike szürkítve jelenhet meg az alábbi okok valamelyike miatt:

• A paranccsal elvégezhető művelet másik művelettől függ. A Weblapok listában például a menüszalag bizonyos parancsai – például a Szerkesztés, a Törlés és a Tulajdonságok – csak akkor használhatók, ha előbb kijelöl egy listaelemet.
• A parancs nem hajtható végre az aktív lista vagy tár környezetében. A Fájl feltöltése parancs például csak a Dokumentumok tárban működik, a Sablonok tárban pedig csak a Törlés és a Tulajdonságok parancs érhető el.

 Megjegyzés:    A Képek tárban a menüszalag nem jelenik meg.

Tárak

A webhely tartalmaz néhány alapértelmezett weblapot és tárat, amely a webhelyhez kapcsolódó tartalmak, például képek, sablonok és dokumentumok tárolására használható fel. Ezeket a tárakat a Fontos rovatok sávon található megfelelő hivatkozásokra kattintva nyithatja meg (a Fontos rovatok a webhely bal szélén lévő navigációs terület). Arról, hogy ezekbe a tárakba hogyan vehet fel fájlokat, a cikk Fájl hozzáadása tárhoz című későbbi része nyújt tájékoztatást.

 Megjegyzések 

• A webhelyhez tartozó listák és tárak sem a webhely külső látogatói számára, sem a webhelytervező eszköz felületén nem láthatók. A webhely listáinak és tárainak megtekintéséhez kattintson a Fájl menü Mentés és közzététel vagy A webhely bezárása parancsára.
• Amikor egy tárban lévő Microsoft Office-dokumentumot próbál megnyitni, előfordulhat, hogy megjelenik egy hitelesítő adatokat kérő párbeszédpanel. Ha ez történik, zárja be a párbeszédpanelt a bezárógombjára vagy a Mégse gombra kattintva, és a dokumentum megnyílik.

További részleteket az alábbi táblázatban találhat:

A webhelytervező eszköz

A webhelytervező eszköz leegyszerűsíti a nyilvános webhelyek tervezését. Néhány kattintással olyan tervezési és szerkesztési feladatokat végezhet el, mint például az alábbiak:

• Következetes megjelenés és hangulat kialakítása a teljes webhelyen téma és stílus kiválasztásával
• A webhely látogatóit a keresett információk egyszerű megtalálásában segítő webhely-navigációs rendszer megtervezése
• Weblapok megtervezése a rendelkezésre álló színsémák és betűtípusok használatával
• Fejléc- és láblécszöveg elhelyezése a weblapokon
• Szöveg elhelyezése és formázása a weblapokon, többek között például felsorolásjeles és számozott listák, betűtípusok és igazítás alkalmazásával
• Lapelemek, például képek, táblázatok és hivatkozások elhelyezése
• Minialkalmazások, azaz különféle források tartalmait megjelenítő modulszerű egységek elhelyezése

A webhelytervező eszköz menüszalagja

A webhelytervező eszköz menüszalagján három alapvető lap található, a Kezdőlap, a Beszúrás és a Tervezés. Ehhez járul még a környezetfüggő Képeszközök lap, amely bizonyos feladatokhoz kapcsolódó eszközöket kínál.

 A Kezdőlap alapvető, gyakran használt parancsokat tartalmaz többek között új lapok létrehozásához, szövegformázáshoz, igazításhoz és így tovább.

 A Beszúrás lapon lévő parancsokkal lapelemeket, például képeket, hivatkozásokat, táblázatokat, vonalakat és minialkalmazásokat szúrhat be.

 A Tervezés lap parancsaival különféle elemeken dolgozhat, és megváltoztathatja a teljes webhely megjelenését és hangulatát.

 A Képeszközök lap parancsaival képeken dolgozhat. Az előző hárommal ellentétben a Képeszközök környezetfüggő lap, ami azt jelenti, hogy csak akkor jelenik meg, ha a webhelytervező eszköz felületén kijelöl egy weblapon lévő képet.

A gyorselérési eszköztár

A gyorselérési eszköztár a webhelytervező eszköz menüszalagja felett látható, és a webhelytervező eszköz legáltalánosabb feladatainak végrehajtására, például az eszközben jelenleg megnyitott lap mentésére és közzétételére, vagy a webhely böngészőben való megjelenítésére használható.

A lapok megjelenése a webhelytervező eszközben

Amikor megnyit egy weblapot a webhelytervező eszköz környezetében, a lap törzsében több különböző zóna látható helyőrzőkkel. A zónák tartalma szerkeszthető, a zónákba kattintva a helyőrző szövegének törlése után beírhatja saját szövegét. Elhelyezhet bennük szöveget, képeket, hivatkozásokat, táblázatokat vagy minialkalmazásokat. Elrendezésüktől függően a weblapok több zónát is tartalmazhatnak a webhelytervező eszköz felületén.

Minden zóna tetején két méretező fogópont található, amellyel szabályozhatja a zóna szélességét és a lapon elfoglalt helyét.

A weblap elrendezésétől függően eltávolíthat és elhelyezhet zónákat. Az elrendezés megváltoztatásához kattintson a webhelytervező eszköz Tervezés fülére, a Zóna csoportban kattintson az Elrendezés elemre, majd jelölje ki a használni kívánt elrendezési stílust. A választott stílustól függően a program automatikusan elhelyezi vagy eltávolítja a megfelelő zónákat.

A webhelyen végezhető alapfeladatok

Ebben a részben a webhelyen végrehajtható alapvető műveleteket, például a webhelytervező eszköz megnyitását vagy a lapok hozzáadását és szerkesztését ismerheti meg.

A webhelytervező eszköz megnyitása

A webhelytervező eszköz a webhely Weblapok listájában nyitható meg.

1. A webhely Fontos rovatok sávján kattintson a Weblapok hivatkozásra.
2. Kattintson a menüszalagon a Lapok fülre.
3. A menüszalag Webhely kategóriájában kattintson a Tervezés fülre.

Lap hozzáadása a webhelyhez

Lapokat a különböző rendelkezésre álló sablonokból vagy (ha vannak ilyenek) egyéni sablonokból adhat a webhelyhez. Alapértelmezésben a webhelyen már megtalálhatók bizonyos lapok, köztük például a Kezdőlap, a Bemutatkozunk, a Kapcsolatfelvétel és a Webhelyszerkezet.

Új lapok hozzáadásához használhatja a menüszalagot és a webhelytervező eszköz felületét. További információt a Lapok hozzáadása vagy törlése című témakörben találhat.

Weblap szerkesztése

A weblapok szerkesztéséhez használhatja a menüszalag Szerkesztés parancsát vagy a webhelytervező eszköz parancsait.

1. A webhely Fontos rovatok sávján kattintson a Weblapok hivatkozásra.
2. Kattintson a menüszalagon a Lapok fülre.
3. Jelölje be a jelölőnégyzetet a kívánt weblap mellett, majd a menüszalagon kattintson a Szerkesztés gombra.

VAGY

Kattintson a menüszalagon a Tervezés fülre, és a webhelytervező eszköz felületén kattintson a megfelelő laphivatkozásra, például a Kezdőlap vagy a Bemutatkozunk elemre.

Vissza a lap tetejére

Tartalom felvétele webhelyre

A nyilvános webhelyen és a csoportwebhelyen a listákhoz elemeket, a tárakhoz pedig fájlokat adhat böngésző használatával. A leggyakrabban használt műveletek elvégzésére szolgáló gomboknak a menüszalag ad helyet, amely a legtöbb weblap tetején megtalálható.

A menüszalagon szereplő gombok némelyike szürkítve jelenhet meg az alábbi okok valamelyike miatt:

• A művelet nem hajtható végre, vagy néhány más művelettől függ, például egy dokumentum kivétele előtt be kell jelölnie a hozzá tartozó jelölőnégyzetet.
• Nem rendelkezik a feladat végrehajtásához szükséges engedéllyel.
• A funkció nincs engedélyezve a webhelyhez. Előfordulhat például, hogy a munkafolyamatok nincsenek engedélyezve a webhelyen.

Fájlokat is menthet a tárakba néhány, a SharePoint Online alkalmazással kompatibilis ügyfélprogramból. A Word alkalmazásban végzett munka során például Microsoft Word-dokumentumokat menthet a SharePoint-webhely táraiba.

Ha egy listához elemet vagy egy tárhoz fájlt szeretne hozzáadni, engedéllyel kell rendelkeznie a listákon vagy tárakon történő közreműködéshez. A szervezet engedély- és jogosultságiszint-használati módjára vonatkozó információkért forduljon a webhelytulajdonoshoz vagy a rendszergazdához.

Amikor elemek vagy fájlok hozzáadása történik, a listák olvasásához engedéllyel rendelkező más felhasználók is megtekinthetik az elemeket vagy fájlokat, ha nem igényelnek jóváhagyást. Ha egy elem vagy fájl jóváhagyást igényel, akkor függő állapotban tárolódik a listában vagy a tárban mindaddig, amíg egy megfelelő engedéllyel rendelkező személy jóvá nem hagyja. Ha egy elem vagy fájl hozzáadása közben a listát vagy a tárat nézi, szükséges lehet a böngésző frissítése az új elem vagy fájl megtekintéséhez.

Meglévő listákhoz és tárakhoz történő tartalom hozzáadása mellett rendelkezhet engedéllyel új listák és tárak létrehozásához is. A lista és tár sablonok kezdeti segítséget nyújtanak. Jogosultsági szintjétől függően létrehozhat és testre szabhat új lapokat és webhelyeket is.

Listák (a naptárakkal és a névjegyalbumokkal együtt)

Bár különböző típusú listák vannak, például naptárak vagy névjegyalbumok, az elemek hozzáadásának módja hasonló, ezért nem kell sokféle új eljárást megtanulni a különböző típusú listák használatához. A listaelemek elsősorban szöveget tartalmaznak több oszlopban, néhány listatípus azonban lehetővé teszi mellékletek csatolását is az elemekhez.

Elem hozzáadása listához

1. Kattintson a menüszalagon az Elemek fülre abban a listában, amelyhez elemet szeretne hozzáadni. (Naptár esetén ez az Események fül.)
2. Kattintson az Új elem (naptár esetén az Új esemény gombra).

    Tipp    Úgy is gyorsan felvehet egy eseményt a naptárba, hogy egy dátumra mutat, majd a Hozzáadás elemre kattint.

3. Töltse ki a kötelező mezőket és a többi tetszőlegesen kitölthető mezőt.
4. Kattintson a Mentés gombra.

Lista elemének szerkesztése vagy törlése

1. Mutasson egy elemre, és jelölje be a mellette megjelenő jelölőnégyzetet.

    Tipp    Több jelölőnégyzet bejelölésével több elemen hajthatja végre a műveleteket.

2. A menüszalag Elemek lapján kattintson szükség szerint az Elem szerkesztése vagy az Elem törlése gombra.

Számos webhelytípuson bizonyos listák személyre szabottan jönnek létre. Ezen alapértelmezett listatípusok köre a vitafórumtól a naptárig terjed. Ha engedéllyel rendelkezik, a különféle listasablonokból a kezdéshez szerkezetet és beállításokat biztosító listákat is létrehozhat.

Lista létrehozása

1. Lista létrehozásához kattintson a Webhelyműveletek menüre , majd válassza az Egyéb beállítások parancsot.

    Megjegyzés:    Ha nem látható a Webhelyműveletek menü, vagy nem jelenik meg a létrehozásra szolgáló parancs, akkor valószínűleg nincs engedélye listák létrehozására.

2. A Létrehozás lapon kattintson a létrehozni kívánt listatípusra, például a Hivatkozások elemre.
3. Írja be a lista nevét a Név mezőbe, töltse ki a többi kitölteni kívánt mezőt, és kattintson a Létrehozás gombra.

Tárak

A tárak a webhelyek olyan részei, amelyekben létrehozhatja, összegyűjtheti, frissítheti vagy egyéb módon kezelheti a munkacsoport tagjaival megosztandó fájlokat. Minden egyes tárban található egy, a fájlok nevét és azok főbb adatait tartalmazó lista az együttműködés és a fájlok használatának megkönnyítése érdekében.

Egy tárhoz a böngészőből történő feltöltéssel adhat hozzá egy fájlt. Miután hozzáadta a fájlt a tárhoz, azt a megfelelő engedéllyel rendelkező más felhasználók is láthatják. Ha fájl hozzáadásakor már megjeleníti a tárat, az új fájl megtekintéséhez szükséges lehet a böngésző frissítése.

Ha SharePoint Online-kompatibilis alkalmazást használ, létrehozhat sablonon alapuló új fájlokat, miközben tárban dolgozik. Más programból, például a SharePoint Workspace vagy a Microsoft Word alkalmazásból is menthet fájlokat a tárba.

Fájl hozzáadása tárhoz

1. Kattintson a menüszalag Dokumentumok fülére abban a tárban, amelyhez hozzá szeretné adni a fájlt.
2. Kattintson a Dokumentum feltöltése gombra.
3. Tallózással keresse meg a dokumentumot, és kattintson az OK gombra.

 Tipp    Ha a SharePoint Online  alkalmazással kompatibilis programot (például Microsoft Word 2010 szoftvert) használ, a Windows Intézőből dokumentumokat húzhat a Dokumentum feltöltése párbeszédpanelre.

Fájlok szerkesztése vagy törlése a tárban

1. Mutasson egy fájlra, és jelölje be a mellette megjelenő jelölőnégyzetet.
2. A menüszalag Dokumentumok lapján kattintson szükség szerint a Dokumentum szerkesztése vagy a Dokumentum törlése gombra.

Különféle típusú webhelyek létrehozásakor egy alapértelmezett Megosztott dokumentumok nevű tár jön létre. A Megosztott dokumentumok egy olyan dokumentumtár, amely többféle típusú fájl tárolására alkalmas. Ha rendelkezik listák kezelésére vonatkozó engedéllyel, több tárat, például képek tárolására szolgáló képtárat is létrehozhat.

Dokumentumtár létrehozása

1. Dokumentumtár létrehozásához kattintson a Webhelyműveletek menüre , majd válassza az Új dokumentumtár parancsot.

    Megjegyzés:    Ha nem látható a Webhelyműveletek menü, vagy nem jelenik meg a létrehozásra szolgáló parancs, akkor valószínűleg nincs engedélye tárak létrehozására.

2. Írja be a tár nevét a Név mezőbe, töltse ki a többi kitölteni kívánt mezőt, és kattintson a Létrehozás gombra.

 Megjegyzés:    Ha meg szeretné nézni, hogy milyen más típusú tárakat hozhat létre, kattintson a Webhelyműveletek menüre, majd válassza az Egyéb beállítások parancsot. A leírás megtekintéséhez mutasson a kívánt tár nevére.

Webhelyek és lapok

Egy webhely általános célokat szolgál, tárolhat rajta ütemezéseket, útmutatókat, fájlokat és egyéb olyan információt, amelyet csoportja gyakran használ. Egy webhely sokkal konkrétabb célokat is szolgálhat, például egy értekezlet követését, vagy webnapló elhelyezését, ahol a szervezet valamely tagja gyakran közzétesz híreket és ötleteket.

Szervezete a webhelytartalmat feloszthatja elkülönülő, egymástól függetlenül kezelhető webhelyek között. A szervezetben például minden részleg rendelkezhet saját csoportwebhellyel.

Listák és tárak használatával tartalmakat helyezhet el a webhelyen. Megfelelő engedély birtokában lapokat is felvehet. Lehetőség van kijelzőlapok (kijelzőlap: Speciális típusú weblap, amely egy vagy több kijelzőt tartalmaz. A kijelzőlap adatokat (listákat, grafikonokat) és webes tartalmakat (szöveget, képeket) olyan dinamikus információs portállá ötvöz, amelynek szervezőeleme egy közös feladat.) hozzáadására is, ezeken kijelzőket helyezhet el, amelyekben gyorsan megjeleníthet dinamikus tartalmakat.

Ha új webhelyeket kell létrehoznia, különböző webhelysablontípusokból választhat, amelyek megkönnyítik az új webhelyek létrehozásának első lépéseit. A webhelyek és alwebhelyek létrehozása attól függ, hogy a szervezet, amelyhez tartozik, hogyan építette fel webhelyeit és azok létrehozásának jogosultsági rendszerét.

Webhely létrehozása

1. Webhely létrehozásához kattintson a Webhelyműveletek menüre , majd válassza az Új webhely parancsot.

    Megjegyzés:    Ha nem látható a Webhelyműveletek menü, vagy nem jelenik meg a létrehozásra szolgáló parancs, akkor valószínűleg nincs engedélye webhelyek létrehozására.

2. Válasszon egy webhelysablont a Kiemelt elemek csoportban, vagy az Összes böngészése elemre kattintva jelenítse meg az összes lehetőséget, és válasszon közülük.
3. Töltse ki a Cím és az URL-cím mezőt.
4. Ha az Összes böngészése elemre kattintva választott sablont, adja meg az esetleges további beállításokat, és kattintson a Létrehozás gombra.

Vissza a lap tetejére

A webhelytartalom kezelése és használata

Ahhoz, hogy a csoportot, amelyhez tartozik hatékonyabbá tegye, többféle módon kezelheti és bővítheti a listákban, tárakban és webhelyeken található tartalmat. Egyes szolgáltatások elősegítik, hogy a csoport könnyebben megtalálja az információkat és azokkal hatékonyabban dolgozzon. Más szolgáltatások az információkhoz való hozzáférés kezelését segítik elő.

Navigálás a tartalomban

A navigációs elemek a felhasználók számára szükséges tartalmak átböngészésére szolgálnak. Két navigációs elem, a felső hivatkozássor és a gyorsindítás testre szabható.

A listák és a tárak saját beállítási lapján megadhatja, hogy mely listák vagy tárak jelenjenek meg a Fontos rovatok sávon. Megváltoztathatja a hivatkozások sorrendjét, törölhet hivatkozásokat, illetve elhelyezhet vagy törölhet hivatkozásokat csoportosító szakaszokat. Ha például túl sok lista van a Listák szakaszban, létrehozhat egy új, Feladatlisták nevű szakaszt, amelybe felveheti a feladatlistákra mutató hivatkozásokat. A Fontos rovatok sávon mindezeket a változtatásokat elvégezheti a böngészőben. A webhelyre felvehet külső lapokra mutató hivatkozásokat is.

A felső hivatkozáspult segítségével a webhelyének látogatói eljuthatnak a webhelycsoport más webhelyeire a webhely minden lapjának tetején megjelenő egy sornyi fül segítségével. Új webhely létrehozásakor eldöntheti, hogy megjeleníti-e a webhelyet a szülőwebhely felső hivatkozáspultján és hogy a szülőwebhely felső hivatkozáspultját használja-e.

Ha a webhelye egyedi felső hivatkozáspulttal rendelkezik, a webhely felső hivatkozáspultján megjelenő hivatkozásokat testre szabhatja. A szülőwebhelyen belül létrehozott bármely webhely megjeleníthető a felső hivatkozáspulton is, ha a webhelyeket úgy állította be, hogy örököljék a szülőwebhely felső hivatkozáspultját. Felvehet a saját webhelycsoportján kívül eső más webhelyekre mutató hivatkozásokat is.

A tartalomhoz való hozzáférés kezelése

A webhelytulajdonos vagy a rendszergazda jogosultsági szinteket adhat a felhasználóknak vagy a felhasználókat tartalmazó SharePoint-csoportoknak. A jogosultságok vonatkozhatnak a webhelyre, a webhelyen található listákra és tárakra és a listákban és tárakban lévő elemekre.

Az egyes objektumokhoz, például meghatározott webhelyekhez, listákhoz, tárakhoz, a listákon vagy tárakon belül mappákhoz, listaelemekhez vagy dokumentumokhoz különböző jogosultsági szinteket határozhat meg.

Listák és tárak rendezése

A listák és tárak elrendezése a csoport szükségleteitől, valamint attól függ, hogy milyen módon szeretné tárolni és kereshetővé tenni az információkat. Némi tervezéssel kialakíthatja a szervezet számára legmegfelelőbb szerkezetet.

A listák és tárak információinak tárolása oszlopokban (például Cím, Utónév vagy Cég) történik. Oszlopok segítségével rendezheti és szűrheti az elemeket a számolótáblákban ismert módon, a listában vagy tárban az oszlopfejlécekre kattintással. Nézeteket használva tekintheti meg a listák vagy tárak Ön számára legfontosabb elemeit.

Lista vagy tár nézetének módosítása

1. Kattintson a menüszalagon a Lista vagy a Tár fülre abban a listában vagy tárban, ahol módosítani szeretné a nézetet.
2. A Nézetek kezelése csoport Aktuális nézet területén kattintson a nézetlista mellett található nyílra, majd jelöljön ki egy nézetet.

Ha egy tárban a listaelemekről vagy fájlokról további információkat is tárolnia kell, a rendezés, csoportosítás és többféle nézet létrehozása céljából további oszlopokat is felvehet a listába. Rendezheti például a listát határidő szerint vagy csoportosíthatja az elemeket a részleg neve alapján.

A létrehozandó oszlopok típusa igen sokféle lehet, például egysoros szöveg, legördülő lista, más oszlopokon alapuló számítás eredménye vagy akár a webhely egy tagjának neve és fényképe.

Oszlop létrehozása

1. Kattintson a menüszalagon a Tár vagy a Lista fülre abban a tárban vagy listában, ahol létre szeretné hozni az oszlopot.
2. Kattintson az Oszlop létrehozása gombra.
3. Írja be az oszlop nevét, és jelöljön ki egy oszloptípust.
4. Adja meg az esetleges további beállításokat, és kattintson az OK gombra.

A listákban vagy tárakban lévő oszlopok nézetek létrehozásához is használhatók; a nézetek megkönnyítik az egyes részlegeknek a számukra legérdekesebb információk, például a legnagyobb prioritású feladatok vagy az egyes személyekhez rendelt elemek megtalálását. A nézetek létrehozásáról és módosításáról a Nézet létrehozása, módosítása és törlése című témakörben olvashat részletesen.

A lista néhány funkciója segítheti a csoportot az elemek több listában és tárban való hatékony létrehozásában és kezelésében. Létrehozhat például olyan oszlopot, amely listaelemekről szolgáltat információt, majd ezt megosztja más listák között. Ha egy fájlt például több tárban is elérhetővé kíván tenni, a webhelyén belül könnyen átmásolhatja más tárakba. A fájl módosításakor a frissítés szükségességére figyelmeztető üzenet jelenhet meg.

Nagyméretű listák és tárak kezeléséről a Sok elemet tartalmazó listák és dokumentumtárak kezelése című témakörben olvashat bővebben.

Kisegítő lehetőségek használata

A webhelyek úgy vannak megtervezve, hogy a listák, tárak és egyéb szolgáltatások teljes egészében hozzáférhetők legyenek kizárólag billentyűk használatával. A kisegítő lehetőségeket biztosító üzemmód segítségével a kisegítő technológiát felhasználók könnyebben használhatják a menüket és a különféle vezérlőelemeket. Az Ugrás a fő tartalomhoz hivatkozások segítségével a billentyűzetet használók átugorhatják az ismétlődő navigációs hivatkozásokat, és azonnal elérhetik a lap fontos tartalmát.

A fejléceket jelölő kódok jobban meghatározzák a szerkezetet, és javítják a navigációt azok számára, akik képernyőolvasót használnak. A webhelyre feltöltött képek lehetővé teszik egyéni alternatív szövegek meghatározását. Alternatív szöveget rendelhet például olyan képhez, amely a kezdőlapon jelenik meg a Webhely képe kijelzőben vagy olyan képekhez, amelyek egy képtárba kerülnek. A webhelyek megtekintése során a Windows kontrasztos megjelenítési beállításai jól működnek csökkent látású felhasználók esetében.

A webhelyek böngészéséről és a több kisegítő lehetőséget biztosító üzemmódról bővebben a Kisegítő lehetőségek című témakörben tájékozódhat.

Verziók követése

A lista vagy tár beállítható úgy, hogy a verziókat kövesse, így hiba esetén visszaállíthat egy korábbi verziót, vagy a módosításokat megtekintheti verzió-előzményekben. Ha a verziókövetés be van kapcsolva, az elemek vagy fájlok módosításai és tulajdonságai eltárolódnak. Ez a tartalom könnyebb kezelését teszi lehetővé átdolgozáskor, továbbá korábbi verziók visszaállítását, ha az aktuális verzióban hibázik. A verziószámozás különösen hasznos, ha több személy dolgozik egy projekten, vagy ha az információk több fejlesztési és véleményezési fázison mennek keresztül.

 Az aktuálisan közzétett főváltozat ki van emelve, valamint egész számú verziószámmal rendelkezik.

 Új verzió akkor jön létre, ha a tulajdonságok vagy a metaadatok módosulnak.

 A fájl első verziója mindig alverzió és a 0.1-es számmal rendelkezik.

A verziószámozás minden alapértelmezett listatípus listaeleménél – többek között naptárak, problémakövetési listák és egyéni listák – és tárakban (többek között kijelzőlapokon) tárolható minden fájltípus esetében elérhető.

Dokumentumok közös létrehozása

Egyszerre két vagy több felhasználó is szerkeszthet Word-dokumentumokat vagy PowerPoint-bemutatókat. Ez az új funkció lehetővé teszi a SharePoint alkalmazásban tárolt fájl részeinek olvasását és írását. Ugyanabban a Word-dokumentumban például egyszerre más-más bekezdéseken dolgozhatnak a munkatársak.

Módosítások követése

Az RSS kényelmes megoldást nyújt az információk szabványos formátumban történő elosztására és fogadására, többek között listák és tárak frissítésére. A szabványos XML-fájlformátum lehetővé teszi, hogy az adatokat többféle programmal is meg lehessen tekinteni. Feliratkozhat listákra és tárakra figyelmeztető üzenetek beállításával, így mindig értesül a tartalom módosulásáról.

A csapat a hírcsatornák segítségével testre szabhatja a tartalmat a csatornákra feliratkozó csapattagok részére, és hivatkozásokat biztosíthat vissza a csapat webhelyére. RSS-hírcsatornákkal a csapatmunka előrehaladása és a projektfrissítések egyszerűen követhetők. Több csapatwebhely átböngészése helyett a felhasználó automatikusan megkapja a webhelyeken megjelent legfrissebb híreket és módosításokat.

Munkafolyamatok kezelése

A munkafolyamatok elősegítik a dokumentumokkal végzett közös munkát és a projekt tevékenységek kezelését, azáltal, hogy egy webhely dokumentumain és elemein meghatározott üzleti folyamatokat hajtanak végre. A munkafolyamatok segítségével a vállalatok következetes üzleti folyamatokat követhetnek. A munkafolyamatok javíthatják a vállalati hatékonyságot és termelékenységet is, olyan tevékenységek és lépések kezelésével, amelyek meghatározott üzleti folyamatok részét képezik. Ez lehetővé teszi, hogy azok, akik a feladatokat végzik, a munka elvégzésére koncentráljanak a munkafolyamat kezelése helyett.

A munkafolyamatok racionalizálhatják a gyakori üzleti folyamatok (például a projekt jóváhagyása vagy a dokumentum véleményezése) összehangolásához szükséges költséget és időt a folyamatokban érintett emberi tevékenységek kezelésével és követésével. A vállalat például létrehozhat és alkalmazhat egy egyszerű egyéni munkafolyamatot a dokumentumtervezetek jóváhagyási folyamatának kezelésére egy dokumentumtárban.

Tartalomtípusokkal végzett munka

A listák vagy tárak többféle tartalomtípust támogathatnak. A tartalomtípusok segítségével a vállalatok hatékonyabban képesek nagy mennyiségű tartalmat rendszerezni, igazgatni és kezelni. Ha egy lista vagy tár beállításai lehetővé teszik többféle tartalomtípus használatát, a tartalomtípusokat egy olyan listából adhatja hozzá a listához vagy tárhoz, amely a vállalat által gyakran használt elérhető lehetőségeket tartalmazza, például a Marketing prezentáció vagy a Szerződés elemeket.

Tartalomtípus listához vagy tárhoz való hozzáadásával lehetővé teszi, hogy a lista vagy tár az adott tartalomtípus elemeit tartalmazza. A felhasználók ezután a lista vagy tár Új elem gombjával hozhatnak létre az adott tartalomtípushoz tartozó új elemet.

A listák és a tárak tartalomtípusainak egyik legfőbb előnye, hogy lehetővé teszik, hogy egyetlen lista, illetve tár több elemtípust vagy dokumentumtípust tartalmazzon, és ezek mindegyike egyedi metaadatokkal vagy viselkedésekkel rendelkezzen. A tartalomtípusokkal végzett munkáról bővebben A SharePoint-webhelyek tartalmának kezelése tartalomtípusokkal című témakörben tájékozódhat.

Vissza a lap tetejére