Tábla vagy lekérdezés exportálása SharePoint-webhelyre

Ha a részlege vagy munkacsoportja tagjai a Windows SharePoint Services 2.0 vagy újabb verzióját használják a kommunikáció és a közös munka megkönnyítésére, előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor az Access-adatbázis egy részét elérhetővé kell tennie egy vagy több SharePoint-webhelyen.

Ha a Microsoft Office Access 2007-adatok egy részét szeretné ideiglenesen vagy véglegesen áthelyezni egy SharePoint-webhelyre, exportálhatja az adatokat az Access-adatbázisból a webhelyre. Ilyenkor az Access másolatot készít a kiválasztott tábláról vagy lekérdezésről, majd a másolatot listaként menti. Fontos megjegyezni, hogy az exportált lista nem tükrözi az exportálás után a forrásobjektumban véghezvitt módosításokat.

Ha nem járatos a Windows SharePoint Services használatában, és szeretne bővebben tájékozódni róla, látogassa meg a Windows SharePoint Services webhelyét. A cikk Lásd még szakaszában megtalálható a webhelyre mutató hivatkozás.

---

• Az adatok SharePoint-webhelyre történő exportálását igénylő tipikus helyzetek
• Tábla vagy lekérdezés exportálása SharePoint-webhelyre
• A Windows SharePoint Services-adattípusok leképezése Access-adattípusokra

---

Az adatok SharePoint-webhelyre történő exportálását igénylő tipikus helyzetek

Többféle okból exportálhat egy táblát vagy lekérdezést SharePoint-webhelyre, többek között:

• Miután elkezdte használni a Windows SharePoint Services szolgáltatást, felismerte, hogy mindenkinek könnyebb lenne, ha egyes adatbázistáblák SharePoint-listaként is elérhetők lennének. Ha meg szeretné osztani az adatokat a munkacsoportjával, a SharePoint-listákkal végzett munka könnyebb lehet, mint egy adatbázisban dolgozni. Ezenkívül a listákat a kezdő felhasználók is könnyebben tudják böngészni és szerkeszteni. Ezenkívül kihasználhatja a Windows SharePoint Services 3.0 számos előnyét, például a listák módosításáról küldött értesítést, az adott listával kapcsolatos feladatok kiosztását és kezelését, valamint a kapcsolat nélküli munkát.
• Szeretné folyamatosan megosztani adatait az Access és egy SharePoint-webhely között, de az adatok jelenleg egy Access-adatbázisban találhatók. Ha szeretné mind az Access alkalmazásban, mind a SharePoint-webhelyen a legfrissebb adatokat megtekinteni és szerkeszteni, először exportálja az adatokat listaként, majd csatolja a listát az Access-adatbázishoz.
• Egy Access-adatbázisban lekérdezések segítségével hoz létre napi vagy heti állapotjelentéseket, és szeretné az eredményeket rendszeresen közzétenni egy webhelyen. Ha telepítette a Microsoft Office Outlook 2007 alkalmazást, az exportálási művelettel rendszeresen elküldheti az eredményeket a webhelyre.

Ez a témakör az adatok Windows SharePoint Services listaként történő exportálását írja le. SharePoint-lista Access-adatbázisból történő csatolásával kapcsolatban segítséget kaphat a SharePoint-lista importálása és csatolása súgótémakörben.

Vissza a lap tetejére

Egy tábla vagy lekérdezés exportálása SharePoint-webhelyre

Az adatok SharePoint-webhelyre történő exportálásának legegyszerűbb módja az Exportálás varázsló futtatása. A varázsló futtatása után mentheti a beállításokat – a varázsló használata során megadott információkat – exportspecifikáció formájában. Ezzel később újra futtathatja az exportálási műveletet anélkül, hogy újra meg kellene adni az adatokat. Az alábbiakban megtudhatja, hogyan készítse elő adatait az exportálásra, hogyan exportálja őket, és hogyan mentheti a beállításokat specifikációként.

A művelet előkészítése

1. Keresse meg azt az adatbázist, amelyben az exportálni kívánt adatokat tartalmazó tábla vagy lekérdezés található.

Lekérdezés exportálásakor a művelet a lekérdezés sorait és oszlopait listatételek és oszlopok formájában exportálja.

 Megjegyzés:   Egyszerre csak egy objektum exportálható.

2. Azonosítsa azt a SharePoint-webhelyet, ahol létre szeretné hozni a listát.

Az érvényes webhelycím a http:// előtaggal kezdődik, a kiszolgáló nevével folytatódik, és a kiszolgálón egy bizonyos hely elérési útjával végződik. Az alábbi például egy érvényes cím:

http://adatum/AnalízisCsoport

3. Győződjön meg arról, hogy van engedélye arra, hogy listát hozzon létre a webhelyen. Ha nem biztos benne, kérdezze meg a hálózati rendszergazdát.

Az exportálási művelet egy új listát hoz létre, amelynek a neve megegyezik az Access-adatbázisban található forrásobjektum nevével. Ha a SharePoint-webhelyen már van ilyen nevű lista, az alkalmazás egy másik nevet kér az új lista számára.

 Megjegyzés:   Nem írhat felül meglévő listát, és nem is fűzheti hozzá az adatokat exportálással.

4. Ellenőrizze a forrástábla vagy forráslekérdezés mezőit.

Az alábbi tábla leírja, hogyan történik egyes elemek importálása, és szükség van-e további beavatkozásra bizonyos esetekben.

5. Ha a forrásadatbázis nincs még nyitva, nyissa meg, majd folytassa a következő lépésekkel.

Az adatok exportálása

1. A Külső adatok lap Exportálás csoportjában kattintson a SharePoint-lista gombra.

Elindul az Exportálás varázsló.

2. A SharePoint-webhely címe mezőben adja meg a célwebhely címét.
3. Az új SharePoint-lista neve mezőben adja meg az új lista nevét.

Ha az adatbázisban található forrásobjektum neve megegyezik egy, a SharePoint-webhelyen tárolt lista nevével, adjon meg egy különböző nevet.

4. Ha kívánja, adja meg az új lista leírását a Leírás mezőben, majd jelölje be a Lista megnyitása befejezéskor jelölőnégyzetet.
5. Az exportálás megkezdéséhez kattintson az OK gombra.
6. Az Access létrehoz egy listát a SharePoint-webhelyen, majd megjeleníti a művelet állapotát a varázsló utolsó lapján. Az exportálási művelet végén bezárhatja a varázslót, vagy mentheti az exportálás lépéseit specifikációként.

Ezenkívül a művelet során a Windows SharePoint Services minden oszlopnak kiválasztja a megfelelő adattípust, a forrásmező alapján. A Windows SharePoint Services-adattípusok leképezése Access-adattípusokra című szakasz leírja, hogy hogyan feleltethetők meg egymásnak az Access és a Windows SharePoint Services adattípusai, és hogy az egyes adattípusok esetében mely mezőbeállítások maradnak meg az adatok exportálásakor.

A specifikáció mentése

1. A varázsló utolsó lapján jelölje be az Exportálási lépések mentése jelölőnégyzetet.

Ekkor több új vezérlőelem jelenik meg.

2. Írja be az exportspecifikáció nevét a Mentés másként mezőbe.

Igény esetén a specifikáció leírását is megadhatja a Leírás mezőben.

3. Ha állandó időközönként (például hetente vagy havonta) szeretné végrehajtani a műveletet, jelölje be az Outlook feladat létrehozása jelölőnégyzetet.

Így létrehoz egy Office Outlook 2007-feladatot, amellyel később futtathatja a specifikációt.

4. Kattintson az Exportálás mentése gombra.

Az Outlook-feladat konfigurálása

Ha az előbbi művelet során bejelölte az Outlook-feladat létrehozása jelölőnégyzetet, az Access elindítja az Outlook alkalmazást, és megjelenít egy új feladatot. A feladatot az alábbi lépések szerint állíthatja be.

 Megjegyzés:   Ha nincs telepítve az Outlook, az Access egy hibaüzenetet jelenít meg. Ha nincs megfelelően konfigurálva az Outlook, az Outlook előkészítő varázslója indul el. Konfigurálja az Outlook alkalmazást a varázsló útmutatása szerint.

1. Ellenőrizze és módosítsa a feladat beállításait az Outlook alkalmazás Exportálás-Név-Feladat ablakban (például a Határidő és az Emlékeztető beállítást.

Ha azt szeretné, hogy ismétlődjön a feladat, kattintson az Ismétlődés elemre. Az alábbi ábrán a feladatütemező látható, néhány tipikus beállítással:

Az Outlook-feladatok ütemezéséről az Importálási vagy exportálási művelet ütemezése című cikkben olvashat.

2. Ha befejezte a beállítások megadását, kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Mentett feladat futtatása

1. Az Outlook navigációs ablakában kattintson a Feladatok elemre, majd kattintson duplán a futtatni kívánt feladatra.
2. A Feladat lapon, a Microsoft Office Access csoportban kattintson az Exportálás futtatása gombra.
3. Keresse fel a SharePoint-webhelyet, majd nyissa meg az új listát.

Győződjön meg arról, hogy az összes mező és rekord exportálása sikeres volt, és nem történtek hibák.

A Windows SharePoint Services minden oszlophoz kiválasztja a megfelelő adattípust, a forrásmező alapján. A következő szakasz leírja, hogyan feleltethetők meg egymásnak az Access és a Windows SharePoint Services adattípusok, és az egyes adattípusok esetében mely mezőbeállítások maradnak meg az adatok exportálásakor.

Vissza a lap tetejére

A Windows SharePoint Services adattípusok leképezése Access adattípusokra

Az alábbi táblázat bemutatja, hogyan azonosítja az Access az exportált lista adattípusait, amikor táblát vagy lekérdezést exportál.

Vissza a lap tetejére