Egy vagy több rekord hozzáadása adatbázishoz

E témakör ismerteti, hogyan lehet adatokat bevinni a Microsoft Office Access 2007-adatbázisokba. A témakörben továbbá megtalálhatók a különféle adatbeviteli folyamatok megértéséhez szükséges háttér-információk, továbbá az Access által nyújtott adatbeviteli technikák használatának ismertetése.

Tartalom


A rekordok hozzáadásának alapjai

Ahhoz, hogy pontosan és gyorsan tudjon adatokat adni egy Access-adatbázishoz, az Access segít megérteni az adatbázisok működésének néhány alapját. Az alábbi szakaszokban az adatbázis alapstruktúrájáról és azokról a tervezési elvekről olvashat, amelyek meghatározzák az adatbevitelt.

Az adatbázis tervezésének hatása az adatbevitelre

Egy Access-adatbázis nem csupán egy fájlt jelent abban az értelemben, ahogyan egy Microsoft Office Word 2007-dokumentum vagy egy Microsoft Office PowerPoint 2007-bemutató az. Egy Access-adatbázis objektumok – például táblák, űrlapok, jelentések, lekérdezések – gyűjteménye, melyeknek a megfelelő működéshez együtt kell működniük egymással.

Ezenkívül az objektumoknak meg kell felelniük bizonyos tervezési alapelveknek, különben az adatbázis rosszul működik, vagy akár teljességgel használhatatlan is lehet. Ezek a tervezési alapelvek befolyásolják továbbá az adatok megadásának módját. Ezért a továbbiakban vegye figyelembe az adatbázis-objektumok tervezésének alapelveit.

  • Az Access táblákban tárol minden adatot. A használt táblák száma az adatbázis felépítésétől és bonyolultságától függ. Az adatok megjeleníthetők űrlapon, jelentésen vagy lekérdezések által adott eredmények formájában, de az Access csak táblákban tárolja az adatokat, és az adatbázis többi objektuma ezekre a táblákra épül.
  • Minden táblának egyféle típusú adatot célszerű befogadnia. Egy, az üzleti kapcsolattartók adatait tároló tábla például nem tartalmazhat eladási információkat. Ha mégis, a megfelelő információk megkeresése bonyolulttá vagy akár lehetetlenné is válhat.
  • Általában egy tábla minden mezője egyféle típusú adatot fogadhat be. Nem tárolhat például feljegyzéseket egy olyan mezőben, amely számok fogadására van beállítva. Ha egy ilyen mezőbe próbál szöveget beírni, az Access hibaüzenettel válaszol.
  • Néhány kivételtől eltekintve egy rekord mezői célszerűen csak egy értéket fogadhatnak be. Nem írhat be például több címet egy címmezőbe. Ez különbözik a Microsoft Office Excel 2007 alkalmazástól, amelyben alapértelmezés szerint egy cellába akárhány nevet, címet vagy képet helyezhet, kivéve, ha beállítja, hogy a cella csak bizonyos típusú adatokat fogadjon el.

A Szöveg és a Feljegyzés típusú mezőkben azonban megadhatja az elemek egy listáját. Továbbá az Office Access 2007 tartalmaz egy új funkciót, amelyet többértékű mezőnek nevezünk. A többértékű mezők segítségével egyetlen rekordhoz több adatrészletet csatolhat, és létrehozhat olyan listákat, amelyek több értéket is elfogadnak. Az adatbázis egy rekordjához például hozzácsatolhat egy Microsoft Office PowerPoint 2007-bemutatót és tetszőleges számú képet. Létrehozhat egy névlistát is, és kijelölhet annyi nevet róla, amennyire szüksége van. Úgy tűnhet, hogy a többértékű mezők használata ellentmond az adatbázis-felépítés szabályainak, hiszen táblamezőnként több rekordot tárolhat, de valójában nem, mivel az Access speciális, rejtett táblákban tárolja az adatokat, és így a „színfalak mögött” érvényesíti a szabályokat.

  • Az Access korábbi verzióiban az adatok megadása előtt legalább egy táblát meg kellett terveznie és létrehoznia. El kellett döntenie, mely mezőket adja a táblához, és be kellett állítania az egyes mezők adattípusát. Az Office Access 2007 alkalmazásban mostantól elég megnyitni egy üres táblát, és megkezdheti az adatok megadását. Az Access pedig a beírt adatok alapján kikövetkezteti a mező adattípusát.

További információ

Ez a szakasz az adatbázis-tervezésről, a táblatervezésről és egy új funkcióról, a többértékű mezőről szól.

Az alábbi hivatkozásokra kattintva olyan cikkekhez juthat el, amelyekben további információkat olvashat ezekről a témákról.

Ebben a cikkben az alapvető fogalmakról olvashat, például az adatbázis és az adatok tervezéséről, továbbá a normalizációról – amely az adatok összefüggő táblákba való osztását és a redundáns adatok kiküszöbölését jelenti.

Ebben a cikkben a következők ismertetése található: táblák létrehozása, elsődleges kulcsok (olyan mezők, amelyek a tábla minden egyes sorát, illetve rekordját azonosítják) hozzáadása, az adattípusok és a táblatulajdonságok beállítása.

Ez a cikk bemutatja, hogyan lehet egy vagy több adatrészletet csatolni egy Melléklet típusú mezőhöz.

Ez a cikk ismerteti, hogyan lehet több érték tárolására használni a jelölőnégyzetes listákat és a jelölőnégyzetes legördülő listákat.

Az adattípusok hatása az adatbevitelre

Amikor adatbázistáblát tervez, a tábla minden mezőjéhez meg kell adni egy adattípust, így segítve a pontosabb adatbevitelt. Tegyük fel például, hogy megnyit egy üres táblát, és értékesítési mutatókat ad meg. Az Access ezután kikövetkezteti, hogy a mező adattípusa Szám. Ha valaki szöveget próbál bevinni a mezőbe, az Access hibaüzenetet jelenít meg, és nem engedi, hogy a felhasználó mentse a módosított rekordot – ezáltal könnyebbé válik az adatok védelme.

MegjelenítésHogyan tekintheti meg az adattípusokat?

A navigációs ablakban hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:

  • Kattintson duplán a vizsgálandó táblára, majd az Adatlap lap Adattípus és formázás csoportjában nézze meg az Adattípus lista értékét. Az érték változik, ahogy a tábla különböző mezőire viszi a kurzort. Az alábbi ábra a listát mutatja:

Az Adattípus lista

  • Kattintson a jobb gombbal a vizsgálandó táblára, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.

Az Access megjeleníti a táblát a tervezőrácson, és a tervezőrács felső részén látható az egyes táblamezők neve és adattípusa.

Mezők Tervező nézetben


Az egyes táblamezőkre vonatkozóan megadott adattípus a szabályozás első olyan szintje, amellyel meghatározhatja, mit lehet, és mit nem lehet megadni egy mezőben. Egyes esetekben, például amikor Feljegyzés típusú mezővel dolgozik, bármilyen adatot megadhat. Máskor a mező adattípusa megakadályozza mindenféle információ megadását. Az alábbi táblázat felsorolja az Office Access 2007 alkalmazásban használható adattípusokat, és ismerteti, hogyan befolyásolják az adatbevitelt.

Adattípus Hatás az adatbevitelre
Szöveg (Text) A Szöveg típusú mezőkbe írhat szöveget és numerikus karaktereket is, beleértve egy korlátozott elemszámú listát is. Szöveg típusú (Text) mezőkbe kevesebb karaktert lehet írni, mint a Feljegyzés (Memo) mezőkbe – 0 és 255 közötti számú karaktert. Néhány esetben konverziós függvényeket használhat arra, hogy számításokat végezzen egy Szöveg típusú mező adatain.
Feljegyzés

Az ilyen típusú mezőkben nagy mennyiségű szöveget vagy numerikus adatot lehet megadni. Ha az adatbázis tervezője megadja, hogy a mező támogassa a Rich Text formázást, akkor használhatja a szövegszerkesztő alkalmazásokban (például a Word alkalmazásban) használatos formázási típusokat. Különféle betűtípusokat és betűméreteket alkalmazhat egyes karakterekre, dőltté vagy félkövérré teheti a szöveget stb. HTML-kódelemeket is adhat az adatokhoz.

A feljegyzés típusú mezőknek van egy új, Csak hozzáfűzés nevű tulajdonsága. Amikor ezt a tulajdonságot engedélyezi, új adatokat fűzhet egy Feljegyzés típusú mezőhöz, de a meglévőket nem változtathatja meg. Ennek a szolgáltatásnak az a célja, hogy például ügyeket nyilvántartó alkalmazásban használja, ahol szükség lehet egy állandó, megváltoztathatatlan rekordra. Amikor egy olyan Feljegyzés típusú mezőre viszi a kurzort, amelynek engedélyezve van a Csak hozzáfűzés tulajdonsága, alapértelmezés szerint eltűnik a mezőben lévő szöveg. Nem alkalmazhat formázást vagy más módosítást a szövegre.

A Rich Text formázás Feljegyzés típusú mezőkben való használatáról az Adatok formázása a sorokban és az oszlopokban című cikk nyújt további tájékoztatást.

A Szöveg típusú mezőkhöz hasonlóan csak konverziós függvényeket futtathat egy Feljegyzés típusú mezőn.

Szám Az ilyen típusú mezőkben csak számokat lehet megadni. A szám típusú mezőkben lévő értékeken számítások is végezhetők.
Dátum/idő

Az ilyen típusú mezőkben csak dátumokat és időpontokat lehet megadni. Az adatbázis tervezője által megadott beállításoktól függően a következő feltételekkel találkozhat:

  • Ha az adatbázis tervezője beviteli maszkot (a mező kijelölésekor megjelenő literális és helyőrző karaktereket) adott meg a mezőre vonatkozóan, akkor az adatokat a maszk által biztosított üres helyekre és formátumban kell beírni. Ha például a maszk ÉÉÉÉ_MMM_DD, akkor a megadott üres helyekre a 2006 okt 11 betűsorozatot kell írni. Nem írhatja be a hónap teljes nevét, sem az évet két számjegyes formában.
  • Ha a tervező nem hozott létre beviteli maszkot annak megadására, hogyan kell bevinni egy dátumot vagy egy időt, akkor bármilyen érvényes dátum- vagy időformátumban megadhatja az értéket. Beírhatja például a következőket: 2006. okt 11., 06/10/11, 2006. október 11. stb.
  • Az adatbázis tervezője megjelenítési formátumot is megadhat a mezőre vonatkozóan. Ebben az esetben, ha nincs beviteli maszk, majdnem minden formátumban megadhatja az értéket, de az Access a megjelenítési formátumnak megfelelően jeleníti meg a dátumokat. Beírhatja például a 2006/10/11 karaktersorozatot, de a megjelenítési formátum lehet, hogy úgy van beállítva, hogy a következőképpen jelenik meg: 2006-okt-11.

A beviteli maszkokkal kapcsolatban további információ található az Adatok formázása a sorokban és az oszlopokban című cikkben.

Pénznem Az ilyen típusú mezőkben csak pénznemértéket lehet megadni. A pénznemhez tartozó szimbólumot nem kell manuálisan megadni. Az Access alapértelmezésben azt a pénznemszimbólumot használja, amelyet a Windows területi beállításaiban megadott (Ft, £, $ stb.).
Számláló Az ilyen típusú mezőkben nem lehet adatot megadni, és a benne lévő adatot nem lehet módosítani. Amikor új rekordot ad egy táblához, az Access megnöveli a Számláló típusú mezőben lévő értékek értékét.
Igen/Nem Ha egy ilyen típusú mezőre kattint, az Access egy jelölőnégyzetet vagy egy legördülő listát jelenít meg a mező formázásától függően. Ha úgy formázza a mezőt, hogy egy listát jelenítsen meg, a listában választhat az Igen és a Nem, az Igaz és a Hamis, illetve a Be és a Ki lehetőség közül, szintén a mezőre alkalmazott formázástól függően. A listában nem adhat meg értékeket, és nem is változtathajta meg őket közvetlenül egy űrlapból vagy táblából.
OLE objektum

Ezt a mezőtípust akkor használja, ha egy másik alkalmazásban létrehozott fájl adatait kívánja megjeleníteni. Egy OLE-objektum mezőben megjeleníthet például egy szöveges fájlt, egy Excel-táblázatot vagy egy PowerPoint-bemutatót.

 Megjegyzés:   Mellékletekkel gyorsabban, könnyebben és rugalmasabban férhet hozzá más programok adataihoz. A mellékletekről további információ található jelen táblázat Melléklet bejegyzésében.

Hivatkozás Az ilyen típusú mezőkben bármilyen típusú adatot megadhat, az Access pedig webcímmé alakítja. Ha például megad egy értéket a mezőben, az Access körbeveszi: http://www.a_szöveg.hu. Ha érvényes webcímet ad meg, működik a hivatkozás, ellenkező esetben hibát eredményez. A már meglévő hivatkozásokat nem könnyű szerkeszteni, mert ha az egérrel rákattint egy hivatkozás típusú mezőre, akkor elindul a böngésző, és a hivatkozással megadott oldalra lép. Ha hivatkozás típusú mezőt szeretne szerkeszteni, jelöljön ki egy szomszédos mezőt, a TAB billentyűvel vagy a nyílbillentyűkkel vigye a fókuszt a hivatkozás típusú mezőre, majd a szerkesztéshez nyomja le az F2 billentyűt.
Melléklet

Ilyen típusú mezőhöz más programok adatait mellékelheti, de nem írhat a mezőbe, és más módon sem vihet szöveges vagy numerikus adatot a mezőbe.

A Melléklet típusú mezők használatáról a Fájlok csatolása az adatbázis rekordjaihoz című cikkben található további információ.

Keresés varázsló

A Keresés varázsló nem adattípus, hanem kétféle, értéklista és keresőmező típusú legördülő lista létrehozására használható. Az értéklista meghatározott számú elemből álló listát használ. Ezeket az elemeket a Keresés varázsló használata során adjon meg. Ezek az értékek függetlenek lehetnek az adatbázis más adataitól és objektumaitól.

Ezzel szemben a keresőmező lekérdezést használ arra, hogy adatokat nyerjen ki egy adatbázis vagy más hely, például egy, a Windows SharePoint Services 3.0 alkalmazást futtató kiszolgáló egy vagy több táblájából. A keresőmező ezután egy legördülő listában jeleníti meg az adatokat. A Keresés varázsló alapértelmezés szerint Szám adattípusúra állítja be a táblamezőt.

A keresőmezőt használhatja közvetlenül táblákban, továbbá űrlapokban és jelentésekben is. A keresőmezőben lévő értékek alapértelmezés szerint egy olyan lista típusú vezérlőelemben jelennek meg, amelyet beviteli listának nevezünk – ez egy legördítő nyilat tartalmazó lista: Üres keresési lista Attól függően, hogy az adatbázis tervezője hogyan állította be a keresőmezőt és a beviteli listát, lehet, hogy szerkesztheti is a lista elemeit, és új elemeket adhat a listához. Ehhez az adatbázis szerkesztőjének be kell állítania a keresőmező egy tulajdonságát (a tulajdonság neve Csak listaelem, és ki kell kapcsolnia).

Ha a keresőlista értékei közvetlenül nem szerkeszthetők, akkor az előre definiált értéklistában vagy abban a táblában kell az adatokat módosítani vagy új adatokat hozzáadni, amely a keresőmező forrása. Ennek pontos leírása ebben a cikkben, a Keresőmező elemeinek szerkesztése című részben található.

Végül amikor létrehoz egy keresőmezőt, beállíthatja több érték elfogadására is. Ha ezt teszi, akkor az eredményül kapott lista minden elem mellett tartalmaz egy jelölőnégyzetet, és annyi elemet jelölhet ki, ahányra szüksége van. Az alábbi ábra egy tipikus többértékű listát ábrázol:

Jelölőnégyzetes lista

A többértékű keresőmezők létrehozásáról és az eredményül kapott listák használatáról a Több értéket tároló lista használata és az Útmutató a többértékű mezőkhöz című témakörben található információ.

A táblamezők tulajdonságainak hatása az adatbevitelre

Az adatbázis struktúráját meghatározó tervezési elveken és az egyes mezőkbe bevihető adatok típusát meghatározó adattípusokon kívül számos mezőtulajdonság is befolyásolja az az Access-adatbázisba való adatbevitelt.

MegjelenítésTáblamező tulajdonságainak megtekintése

Az Access mostantól két módszert kínál egy táblamező tulajdonságainak megtekintésére. Használhatja az Adatlap lap vezérlőelemeit, vagy megnyithatja a táblát Tervező nézetben. A következő lépések ismertetik, hogyan használhatja ezeket a technikákat.

Táblatulajdonságok megtekintése az Adatlap lapon

  1. A navigációs ablakban kattintson duplán a használni kívánt táblára.
  2. Kattintson az Adatlap lapra, és használja az Adattípus és formázás csoport vezérlőelemeit az egyes táblamezők tulajdonságainak megtekintésére.

Táblatulajdonságok megtekintése Tervező nézetben

  1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban a kívánt táblára, majd kattintson a helyi menü Tervező nézetGombkép parancsára.

Az Access megnyitja a táblát a tervezőrácsban.

  1. Kattintson a rács alsó részén található Általános lapra, ha még nincs kiválasztva.

vagy

Keresőmező tulajdonságainak megtekintéséhez kattintson a Megjelenítés fülre.

A keresőmező olyan táblamező, amely egy lekérdezés segítségével értékeket olvas be egy adatbázis egy vagy több táblájából. A keresőmező alapértelmezésben lista formájában jeleníti meg az értékeket. Attól függően, hogy az adatbázis tervezője hogyan állítja be a keresőmezőt, a listából egy vagy több elemet is kijelölhet.


Az alábbi táblázatban felsoroljuk azokat a tulajdonságokat, amelyeknek a legjelentősebb a hatása az adatbevitelre, és ismertetjük, hogyan befolyásolják az adatbevitelt.

Tulajdonság Helye a tábla tervezőrácsban Lehetséges értékek Működés adat beírása közben
Mező mérete Általános lap 0–255 A karakterszám-korlátozás csak a Szöveg típusú mezőkre vonatkozik. Ha a megadott számú karakternél többet próbál beírni, a mező levágja őket.
Kötelező Általános lap Igen/Nem

Ez a tulajdonság bekapcsolt állapotban érték megadására kényszerít, az Access addig nem engedi az új adatok mentését, amíg ki nem töltötte a kötelező mezőt. Ha ki van kapcsolva, akkor a mező elfogad null értéket is, tehát a mező üresen hagyható.

 Megjegyzés:   A null érték nem ugyanaz, mint a nulla érték. A nulla egy számjegy, a „null” viszont egy hiányzó, nem megadott vagy ismeretlen érték.

Nulla hosszúság engedélyezett Általános lap Igen/Nem Ha be van kapcsolva, megadhat nulla hosszúságú karakterláncot, vagyis olyan karakterláncot, amely nem tartalmaz karaktert. Nulla hosszúságú karakterlánc megadásához írjon be két idézőjelet ("") a mezőbe.
Indexelt Általános lap Igen/Nem Ha egy tábla mezőjét indexeli, az Access nem engedi, hogy ismétlődő értékeket adjon hozzá. Több mezőből is létrehozhat indexet. Ha így tesz, lemásolhatja egy mező értékeit, de nem mindkét mezőét.
Beviteli maszk Általános lap Konstans és helyőrző karakterek előre definiált vagy egyéni összeállításban

A beviteli maszk arra kényszerít, hogy egy előre definiált formátumban adja meg az adatokat. Amikor kijelöli a mezőt egy táblában vagy űrlapon lévő vezérlőelemben, megjelenik a maszk. Tegyük fel például, hogy egy dátum típusú mezőre kattint, és a következő karaktereket látja: ÉÉÉÉ-HHH-DD. Ez egy beviteli maszk. Arra kényszerít, hogy a hónapot hárombetűs rövidítésként vigye be, például OKT, illetve az évet négy számjeggyel, például 2006-OKT-15.

 Megjegyzés:   Ne feledje, hogy a beviteli maszkok csak az adatok bevitelét határozzák meg, nem azt, hogy hogyan tárolja az Access az adatokat.

A beviteli maszkok létrehozásáról és használatáról az Adatok formázása a sorokban és az oszlopokban című cikk nyújt további tájékoztatást. A Dátum- vagy időérték bevitele című cikk pedig arról nyújt további tájékoztatást, hogy az Access hogyan tárolja és jeleníti meg a dátum- és időadatokat.

Csak listaelem Keresés lap Igen/Nem Engedélyezi, illetve letiltja a keresőmező elemeinek módosítását. Az új Access-felhasználók néha megpróbálják manuálisan módosítani egy keresőmező elemeit. Ha az Access megakadályozza egy mező elemeinek módosítását, akkor ez a tulajdonság az Igen értékre van állítva. Ha be van kapcsolva ez a beállítás, akkor meg kell nyitnia a listát (ha egy értéklistát szeretne szerkeszteni) vagy azt a táblát, amely a lista forrásadatait tartalmazza (ha szerkeszteni szeretne egy értéklistát), és ott kell megváltoztatnia az értékeket. A keresőmezők használatáról a jelen cikk Keresőmező elemeinek szerkesztése című szakasza nyújt további tájékoztatást.
Értéklista szerkesztésének engedélyezése Keresés lap Igen/Nem

Értéklisták esetén engedélyezi, illetve letiltja a Listatételek szerkesztése parancsot, keresőmezők esetén viszont nem. Ha szeretné keresőmezők esetén engedélyezni a parancsot, a Listaelem-szerkesztő űrlap tulajdonságban adjon meg egy érvényes űrlapnevet. Az Értéklista szerkesztésének engedélyezése parancs egy helyi menüben jelenik meg, amelyet úgy nyithat meg, hogy a jobb gombbal rákattint egy listapanel vagy beviteli lista vezérlőelemre. A parancs futtatásakor megjelenik a Listatételek szerkesztése párbeszédpanel. Azt is megteheti, hogy megadja egy űrlap nevét a Listatételek szerkesztési űrlapja tulajdonság értékeként, és ekkor az Access nem párbeszédpanelt jeleníti meg, hanem az űrlapot indítja el.

 Megjegyzés:   A Listatételek szerkesztése parancsot futtathat űrlapokon lévő listákból és kombinált listákból, valamint táblákon és lekérdezés- eredményhalmazokon alapuló kombinált listákból. Az űrlapokat ehhez Tervező vagy Böngésző nézetben, míg a táblákat és a lekérdezés-eredményhalmazokat Adatlap nézetben kell megnyitni.

Listatételek szerkesztési űrlapja Keresés lap Egy adatbeviteli űrlap neve Ha megadja egy adatbeviteli űrlap nevét ennek a táblatulajdonságnak az értékeként, akkor ez az űrlap jelenik meg, amikor a felhasználó lefuttatja a Listatételek szerkesztése parancsot. Különben a parancs futtatásakor a Listatételek szerkesztése párbeszédpanel jelenik meg.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Rekord közvetlen hozzáadása a táblához Adatlap nézetben

Egy Adatlap nézetben megnyitott tábla hasonlít egy Excel-munkalapra, és adatokat gépelhet be vagy illeszthet a mezőkbe, melyek a munkalap celláinak felelnek meg.

A továbbiakban ezt vegye figyelembe.

  • Nem kell külön menteni az adatokat. Az Access rögzíti a módosításokat a táblában, amikor a kurzort ugyanabban a sorban egy másik mezőre vagy másik sorba mozgatja.
  • Alapértelmezés szerint az Access-adatbázisok mezői egy bizonyos típusú adat – például szöveg vagy számok – fogadására vannak beállítva. Mindig a mező beállításának megfelelő típusú adatot kell beírni. Ha nem így tesz, az Access hibaüzenetet jelenít meg:

Az érvénytelen érték hibaüzenet

  • A mezőkre alkalmazhat beviteli maszkot. A beviteli maszk szövegkonstans- és helyőrző karakterek egy sorozata, amelyek arra kényszerítik a felhasználót, hogy a megadott formátumban adja meg az adatokat.

A beviteli maszkokkal kapcsolatban további információ található az Adatok formázása a sorokban és az oszlopokban című cikkben.

  • A mellékletek és a többértékű listák kivételével a legtöbb mezőbe csak egy rekordot vihet be. Ha nem tudja, hogy egy mező elfogadja-e a mellékleteket, ellenőrizze a mező tulajdonságait. Ehhez lásd még a jelen cikk Táblamező tulajdonságainak megtekintése című szakaszát. A többértékű listákat könnyen azonosíthatja, mivel az Access minden listaelem mellett elhelyez egy jelölőnégyzetet.

Adatbevitel táblába

  1. A navigációs ablakban kattintson duplán a használni kívánt táblára.

A táblát az Access alapértelmezésben Adatlap nézetben nyitja meg, amely egy Excel-munkalaphoz hasonlító rács.

  1. Kattintson az első mezőre, amelyet használni szeretne, vagy helyezze rá valamilyen más módon a fókuszt. Adja meg az adatot.
  2. Ha ugyanabban a sorban szeretne a következő mezőre lépni, nyomja le a TAB billentyűt, a jobb vagy bal nyílbillentyűt, vagy kattintson a következő mezőben lévő cellára.

Amikor megnyomja a TAB billentyűt, az Access alapértelmezés szerint a Windows területi beállításai alapján dönti el, hogy a kurzor balra vagy jobbra mozogjon. Ha a számítógép olyan nyelvet használ, amely balról jobbra olvasható, akkor a TAB billentyű megnyomására a kurzor jobbra mozog. Ha a számítógép olyan nyelvet használ, amely jobbról balra olvasható, akkor a kurzor balra mozog.

Ha egy oszlop következő cellájára szeretne lépni, használja a fel vagy a le nyilat, vagy kattintson a kívánt cellára.

Rich Text formázás alkalmazása Feljegyzés mezőkben szereplő adatokra

  1. Az Adatlap nézetben megnyitott táblában jelöljön ki egy Feljegyzés típusú mezőt

A Feljegyzés típusú mezők általában megjegyzéseket vagy jegyzeteket tartalmaznak, tehát olyan mezőt keressen, amelynek neve „Megjegyzések” vagy „Jegyzetek”. Ha így sem talál Feljegyzés típusú mezőt, akkor a szükséges lépésekkel kapcsolatban tanulmányozza a jelen cikk Táblamező tulajdonságainak megtekintése című részét.

  1. A Kezdőlap lap Betűtípus csoportjában a gombok és menük használatával formázza a szöveget.

Kép az Access-menüszalagról

Különböző betűtípusokat és betűméreteket, félkövér vagy dőlt betűs szöveget használhat, megváltoztathatja a szöveg színét stb.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Rekordok hozzáadása űrlap segítségével

Az adatbeviteli űrlapok az adatok bevitelének egyszerűbb, gyorsabb és pontosabb módját nyújtják. Akkor is létrehoz űrlapokat, ha szeretné egy tábla néhány mezőjét elrejteni, ha könnyebben használhatóvá szeretné tenni az adatbázist (így csökkentheti a betanítási költségeket), vagy ha szeretné elősegíteni, hogy a felhasználók pontosan vigyék be az adatokat.

Az űrlap kialakításától függ, hogy hogyan használja az adatok szerkesztésére. Az űrlapok tetszőleges számú vezérlőelemet tartalmazhatnak, például listákat, szövegbeviteli mezőket, gombokat és adatlapokat, vagyis az Excel-munkalapokhoz hasonló rácsokat. Az űrlapon lévő vezérlőelemek adatokat olvasnak be a megfelelő táblamezőből, és adatokat írnak bele. Az egyes vezérlőelemek funkciója függ a megfelelő táblamező adattípusától, a mező esetleges tulajdonságaitól és azoktól a tulajdonságoktól, amelyeket az adatbázis tervezője beállít az egyes vezérlőelemekre. A jelen cikk két előző szakaszában, Az adattípusok hatása az adatbevitelre és A táblamezők tulajdonságainak hatása az adatbevitelre című szakaszban találhat további információkat arról, hogyan befolyásolják az adattípusok és a mezőtulajdonságok az adatbevitelt.

A következő szakaszok leírják, hogyan kell használni az általánosan használt adatbeviteli vezérlőelemeket. Ha kérdése van az adatbázissal kapcsolatban, kérdezze meg a rendszergazdát vagy az adatbázis tervezőjét.

Szöveg hozzáadása vagy szerkesztése szövegbeviteli mezőben

Amikor szöveget ad meg vagy szerkeszt egy beviteli mezőben, akkor egy Szöveg vagy Feljegyzés típusú mező adataival dolgozik. A továbbhaladás során ne feledje, beállíthatja, hogy a Feljegyzés típusú mezők (vagy a Feljegyzés típusú mezőhöz kötött vezérlőelemek) támogassák a Rich Text formázást, majd ezt követően különböző betűtípusokat, méreteket, stílusokat és színeket alkalmazhat a szövegre.

Szöveg szerkesztése szövegbeviteli mezőben

  • Vigye a kurzort a szövegbeviteli mezőbe, majd módosítsa az adatokat. Szöveg vagy Feljegyzés mezőben lévő számadatokkal nem lehet számításokat végezni.

Rich Text formázás alkalmazása

 Megjegyzés:   Az itt leírtak csak a Feljegyzés mezőhöz kötött szövegbeviteli mezők esetében használhatók. Lásd még a jelen cikk Táblamező tulajdonságainak megtekintése című szakaszát.

  1. Az Űrlap vagy az Elrendezési nézetben nyitva lévő űrlapon vagy az adatlap nézetben nyitva lévő táblában jelölje ki a Feljegyzés típusú mezőt.
  2. A Kezdőlap lap Betűtípus csoportjában a gombok és menük használatával formázza a szöveget.

Kép az Access-menüszalagról

Különböző betűtípusokat és betűméreteket, félkövér vagy dőlt betűs szöveget használhat, megváltoztathatja a szöveg színét stb.

Adatbevitel listával

Űrlapokon és Adatlap nézetben – amely egy Excel-munkalaphoz hasonlító rács – megnyitott táblákon és lekérdezés-eredményhalmazokban használhat listákat.

Ha a listát űrlapon használja, lehet, hogy megjelenik egy kombinált lista vezérlőelem vagy egy listapanel vezérlőelem. Az alábbi ábrákon egy kombinált lista, illetve egy listapanel vezérlőelem látható.

Egy üres keresőlista

Egy űrlapon található egyszerű lista vezérlőelem

Ha a listát táblában vagy lekérdezés-eredményhalmazban használja, az Access alapértelmezésben kombinált listát használ.

A listák több érték használatára is módot adnak. Ha a listában a listaelemek mellett egy-egy jelölőnégyzet található, a listában akár 100 tételt is bejelölhet. A programozás nélkül létrehozható többértékű lista az Office Access 2007 új funkciója, amely egy gyakori ügyviteli problémára nyújt megoldást. Tegyük fel például, hogy Access-adatbázist használ a terméktámogatási ügyek nyomon követésére. Ha egy ügyhöz több embert szeretne hozzárendelni, többértékű listát használhat. Az Access előző verzióiban egy hasonló eszközt csak bonyolult programozással lehetett létrehozni. Az alábbi ábrákon tipikus többértékű listák láthatók.

Megnyitott állapotú jelölőnégyzetes legördülő lista.  Jelölőnégyzetes lista.

Szerkesztheti is egy lista elemeit. Ha engedélyezi (vagy az adatbázis tervezője engedélyezi) a parancsot, akkor közvetlenül a listából lehet elemeket hozzáadni a listához, illetve módosítani vagy eltávolítani őket. Az adatbázis tervezője azonban úgy is dönthet, hogy letiltja a parancsot, így tehát nem mindegyik adatbázisban érhető el.

A listák használatának és szerkesztésének módját az alábbi eljárások ismertetik.

Elemek kijelölése legördülő listáról

  1. Nyissa meg a listát tartalmazó űrlapot, táblát vagy lekérdezés-eredményhalmazt.

 Megjegyzés:   Az űrlapokat ehhez Űrlap vagy Elrendezés nézetben kell megnyitni. A táblákat és a lekérdezés-eredményhalmazokat Adatlap nézetben kell megnyitni.

  1. Kattintson a lista mellett lévő lefelé mutató nyílra, és jelölje ki a kívánt listatételt.
  2. A kijelölt érték akkor kerül be az adatbázisba, amikor a kurzort átviszi egy másik mezőre.

Elemek kijelölése listapanelről

  1. Nyissa meg a listát tartalmazó űrlapot.
  2. A listapanelben görgesse le a listát, és jelölje ki a kívánt elemet.
  3. A kijelölt érték akkor kerül be az adatbázisba, amikor a kurzort átviszi egy másik mezőre.

Tételek kijelölése jelölőnégyzetes legördülő listából

  1. Nyissa meg a listát tartalmazó űrlapot, táblát vagy lekérdezés-eredményhalmazt.

 Megjegyzés:   Jelölőnégyzetes legördülő listákat használhat űrlapokon, táblákban és lekérdezés-eredményhalmazokban. Az űrlapokat ehhez Űrlap vagy Böngésző nézetben, míg a táblákat és a lekérdezés-eredményhalmazokat Adatlap nézetben kell megnyitni.

  1. Kattintson a lista melletti lefelé mutató nyílra.
  2. Jelöljön be legfeljebb 100 jelölőnégyzetet, majd kattintson az OK gombra.

Tételek kijelölése jelölőnégyzetes listáról

  1. Nyissa meg a listát tartalmazó űrlapot.

 Megjegyzés:   Az űrlapot ehhez Űrlap vagy Böngészés nézetben kell megnyitni.

  1. Kattintson a lista melletti lefelé mutató nyílra.
  2. Jelöljön be legfeljebb 100 jelölőnégyzetet, majd kattintson az OK gombra.

Listatételek szerkesztése

 Megjegyzés:   Bármilyen típusú, űrlapon, táblában vagy lekérdezés-eredményhalmazon lévő listát szerkeszthet. Ne feledje, hogy az űrlapokat ehhez Űrlap vagy Böngésző nézetben, míg a táblákat és a lekérdezés-eredményhalmazokat Adatlap nézetben kell megnyitni. Ne feledje továbbá, hogy az adatbázis tervezője vagy az informatikai részleg letilthatja a parancsot, tehát az nem mindig érhető el.

  1. Nyissa meg a listát tartalmazó űrlapot, táblát vagy lekérdezés-eredményhalmazt.
  2. Kattintson a jobb gombbal a szerkesztendő listára, majd kattintson a Listatételek szerkesztése gombra.

Megjelenik egy párbeszédpanel vagy egy adatbeviteli űrlap. A megjelenő képernyő a szerkesztendő lista típusától függ. Az Access két alapvető listatípust használ, értéklistát és keresőlistát. Az értéklisták manuálisan bevitt értékek egy halmazát jelenítik meg, míg a keresőlisták lekérdezéssel olvassák be az adatokat egy vagy több táblából. Válasszon a következő lehetőségek közül:

  • Ha értéklistát szerkeszt, a listaadatok szerkesztésére használja a Listatételek szerkesztése párbeszédpanelt, és amikor végzett, kattintson az OK gombra.
  • Ha keresőlistát szerkeszt, megjelenik egy adatbeviteli űrlap. Az űrlap segítségével szerkesztheti a listaadatokat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Keresőmező elemeinek szerkesztése

Egy keresőmező adatlistát jelenít meg, amelyből a felhasználó kijelölhet egy vagy több tételt. Kétféle típusú keresőlistát lehet létrehozni.

  • Értéklisták:    Ezek manuálisan bevitt, nem módosítható értékek egy halmazát tartalmazzák. Ezek az értékek a keresőmező Sorforrás tulajdonságában találhatók.
  • Keresőlisták:    Ezek lekérdezések segítségével olvassák be az adatokat egy másik táblából. A mező Sorforrás tulajdonsága nem módosítható értékek listája helyett egy lekérdezést tartalmaz.

Az Access alapértelmezés szerint a keresési adatokat legördülő listában jeleníti meg, de megadhat listapanel vezérlőelemet is. Az első esetben megjelenik egy, a listát bemutató legördülő lista, és a miután befejezte a kijelölést, bezárul. A listapanel ellenben mindig nyitva marad.

Az Access korábbi verzióiban, ha szerkeszteni kellett egy keresőmező elemeit, meg kellett keresni a mezőt tartalmazó táblát. Ha a mező értéklistát használt, a mező Sorforrás tulajdonságában kellett szerkeszteni az elemeket. Ha a mező lekérdezést használt, abba a táblába kellett menni, amelyre a lekérdezés hivatkozott, és az adatokat közvetlenül abban a forrástáblában kellett szerkeszteni. Az Office Access 2007 alkalmazásban azonban futtathatja a Listatételek szerkesztése parancsot, illetve közvetlenül is szerkesztheti az adatokat a Sorforrás tulajdonságban vagy a forrástáblában. A Listatételek szerkesztése parancsról ebben a cikkben, az Adatbevitel listával című szakaszban található további tájékoztatás. Ez a szakasz pedig azt ismerteti, hogyan lehet közvetlenül szerkeszteni a tételeket a Sorforrás tulajdonságban vagy a forrástáblában. A művelet nagy vonalakban a következő lépésekből áll.

  • Azonosítsa a keresőmezőt. A tennivalók egy kicsit különböznek, ha űrlappal, és nem pedig táblával dolgozik.
  • Azonosítsa a keresőmező típusát, amely lehet értéklista vagy keresőlista. Ha keresőlistát használ, azonosíts azt a forrástáblát, amely az adatokat szolgáltatja a keresőmezőhöz.
  • Szerkessze az értéklista elemeit.

vagy

Nyissa meg a keresőtáblához tartozó forrástáblát, és szerkessze az adatokat a táblában.

Keresőmező azonosítása űrlapon

  1. Kattintson a jobb egérgombbal a keresőablakban az űrlapra, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.

vagy

Ha már megnyitotta az űrlapot, kattintson a jobb gombbal az űrlap lapra, és kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

vagy

A Kezdőlap lap Nézet csoportjában kattintson a Nézet gombra a rendelkezésre álló nézetek közötti váltáshoz. A kívánt nézetet a Nézet lehetőség alatti nyílra kattintva megjelenő menüből is kiválaszthatja..

Kép az Access-menüszalagról

  1. Kattintson a jobb gombbal a listapanel vagy kombinált lista vezérlőelemre, majd kattintson a Tulajdonságok elemre.
  2. A tulajdonságlapon kattintson a Bármilyen lapra, és keresse meg a Sorforrás típusa és a Sorforrás tulajdonságot. A Sorforrás típusa tulajdonságnak Értéklista vagy Tábla/lekérdezés értékűnek kell lennie, a Sorforrás tulajdonságnak pedig pontosvesszővel elválasztott elemek listáját vagy lekérdezést kell tartalmaznia. Ha szükséges, növelje meg a tulajdonságlista méretét, hogy el tudja olvasni az elemek listáját vagy a lekérdezést.

Az értéklisták alapszintaxisa általában a következő: "tétel";"elem";"tétel"

Ebben az esetben a lista dupla idézőjelek közé zárt és pontosvesszővel elválasztott elemek halmaza.

A választó lekérdezések alapszintaxisa a következő: SELECT [tábla_vagy_lekérdezés_neve].[mezőnév] FROM [tábla_vagy_lekérdezés_neve].

Ebben az esetben a lekérdezés két záradékot tartalmaz (SELECT és FROM). Az első záradék egy tábla vagy lekérdezés valamely mezőjére vonatkozik. A második záradék csak a tábla vagy lekérdezés nevét tartalmazza. Fontos megjegyezni, hogy a SELECT záradékok nem tartalmazhatják a tábla vagy lekérdezés nevét, habár legalább egy mező nevét tartalmazzák. Ezzel szemben a FROM záradék egy tábla vagy lekérdezés nevét kell, hogy tartalmazza. Így a keresőmező forrástábláját vagy forráslekérdezését mindig megtalálhatja a FROM záradékban.

  1. Válasszon a következő lehetőségek közül:
    • Ha értéklistát használ, módosítsa a lista tételeit. Minden tételt dupla idézőjelbe kell tenni, és a tételeket pontosvesszővel kell elválasztani.
    • Ha a keresőlistában lévő lekérdezés másik lekérdezésre hivatkozik, a navigációs ablakból nyissa meg ezt a másik lekérdezést Tervező nézetben (kattintson a jobb gombbal a lekérdezésre, majd kattintson a Tervező nézet elemre). Jegyezze fel a tábla nevét, amely a lekérdezéstervező ablak felső részében jelenik meg, majd hajtsa végre a következő lépést.

vagy

Ha a keresőmezőben található lekérdezés táblára hivatkozik, jegyezze fel a tábla nevét, majd folytassa a következő lépéssel.

  1. A navigációs ablakban dupla kattintással nyissa meg a táblát Adatlap nézetben, majd szükség szerint módosítsa a lista elemeit.

Keresőmező azonosítása táblában

  1. A navigációs ablakban a jobb gombbal kattintson a táblára, majd kattintson a Tervező nézet menüpontra.
  2. A lekérdezés tervezőrácsának felső részében lévő Adattípus oszlopban kattintson egy tetszőleges Szöveg, Szám vagy Igen/Nem típusú mezőre, vagy valamilyen más módon helyezze ide a fókuszt.
  3. Kattintson a tábla tervezőrészének alsó részében lévő Keresés lapra, majd tekintse meg a Sorforrás típusa és a Sorforrás tulajdonságot.

A Sorforrás típusa tulajdonságban az Értéklista vagy Tábla/lekérdezés értéket kell látnia, a Sorforrás tulajdonságnak pedig értéklistát vagy egy lekérdezést kell tartalmaznia.

Az értéklisták alapszintaxisa a következő: "tétel";"elem";"elem"

Ebben az esetben a lista dupla idézőjelek közé zárt és pontosvesszővel elválasztott elemek halmaza.

A választó lekérdezések alapszintaxisa általában a következő: SELECT [tábla_vagy_lekérdezés_neve].[mezőnév] FROM [tábla_vagy_lekérdezés_neve].

Ebben az esetben a lekérdezés két záradékot tartalmaz (SELECT és FROM). Az első záradék egy tábla vagy lekérdezés valamely mezőjére vonatkozik. A második záradék csak a tábla vagy lekérdezés nevét tartalmazza. Fontos megjegyezni, hogy a SELECT záradékok nem tartalmazhatják a tábla vagy lekérdezés nevét, habár legalább egy mező nevét tartalmazzák. Ezzel szemben a FROM záradék egy tábla vagy lekérdezés nevét kell, hogy tartalmazza. Így a keresőmező forrástábláját vagy forráslekérdezését mindig megtalálhatja a FROM záradékban.

  1. Válasszon a következő lehetőségek közül:
    • Ha értéklistát használ, módosítsa a lista tételeit. Minden tételt dupla idézőjelbe kell tenni, és a tételeket pontosvesszővel kell elválasztani.
    • Ha a keresőmezőben lévő lekérdezés másik lekérdezésre hivatkozik, a navigációs ablakban nyissa meg ezt a másik lekérdezést Tervező nézetben (kattintson a jobb gombbal a lekérdezésre, majd kattintson a Tervező nézet elemre). Jegyezze fel a tábla nevét, amely a lekérdezéstervező ablak felső részében jelenik meg, majd hajtsa végre a következő lépést.

vagy

Ha a keresőmezőben lévő lekérdezés egy táblára hivatkozik, jegyezze fel a tábla nevét, majd folytassa a következő lépéssel.

  1. A navigációs ablakban dupla kattintással nyissa meg a táblát Adatlap nézetben, majd szükség szerint módosítsa a lista elemeit.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Nulla hosszúságú karakterlánc megadása

Az Access lehetővé teszi két típusú üres érték, a Null érték és a nulla hosszúságú karaktersorozat megkülönböztetését. A null érték ismeretlen értéket jelent, a nulla hosszúságú karakterlánc pedig egy egyetlen szóközt tartalmazó mezőt jelöl. Tegyük fel például, hogy van egy vevőadatokat tartalmazó tábla, és ebben van egy mező a faxszámok tárolására. Ha nem biztos egy vevő faxszámában, üresen hagyhatja a mezőt. Ebben az esetben null érték kerül a mezőbe, ami azt jelenti, hogy nem ismeri az értéket. Ha később megállapítja, hogy a vevőnek nincs faxszáma, nulla hosszúságú karaktersorozatot írhat a mezőbe annak jelzésére, hogy tudja, hogy itt nincs érték.

 Megjegyzés:   Ne feledje, hogy egy tulajdonság beállításával megakadályozhatja, hogy egy mező null értéket fogadjon el. A tulajdonság beállításáról ebben a cikkben, Az adattípusok hatása az adatbevitelre című szakaszban található további tájékoztatás.

  1. Nyisson meg egy táblát Adatlap nézetben, illetve egy űrlapot Űrlap vagy Böngészés nézetben.
  2. Válassza ki a megfelelő mezőt, és írjon be két idézőjelet, amelyek között nincs szóköz ("").
  3. Vigye a kurzort egy másik rekordra; ekkor az alkalmazás menti a módosításokat az adatbázisba. Alapértelmezés szerint az idézőjelek eltűnnek.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Rekordok hozzáadása az adatgyűjtési szolgáltatás segítségével

Az Office Access 2007 alkalmazásban egy új eszköz jelent meg, amelynek neve adatgyűjtés. A Microsoft Office Outlook 2007 alkalmazásban adatbeviteli űrlapot hozhat létre, és információgyűjtés céljából elküldheti e-mailként, majd az adatokat Access-adatbázisban tárolhatja. Az adatgyűjtési szolgáltatás használatának ismertetése meghaladja a jelen cikk kereteit.

Az adatgyűjtési szolgáltatás használatáról az Adatgyűjtés e-mail üzenetekkel című cikkben található tájékoztatás.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Rekordok hozzáadása adatok importálásával vagy csatolásával

Importálhat vagy csatolhat különböző forrásokból adatokat, amelyek más Access-adatbázisokban, Excel-munkafüzetekben, szöveges fájlokban, Word-dokumentumokban és a Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 vagy későbbi verziót futtató kiszolgálókon lévő listákban találhatók.

Az ilyen adatforrások importálásának és csatolásának ismertetése meghaladja a jelen cikk kereteit. Az alábbi hivatkozásokra kattintva találhat információkat az adatok importálásáról és csatolásáról:

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hozzáfűző lekérdezés használata rekordok másik adatbázisból való hozzáadásához

A hozzáfűző lekérdezés a forrásadatbázis egy vagy több táblájának rekordcsoportjait fűzi hozzá a céladatbázis egy vagy több táblájához. Vegyünk például egy adatbázist, amely az új vevők adatait tartalmazza. Ahelyett, hogy ezeket az adatokat mind újra begépelné, egyszerűen hozzáfűzheti őket az adatbázis megfelelő tábláihoz. A hozzáfűző lekérdezések a következő esetekben is segítségére lehetnek:

  • Ha adott feltételnek eleget tevő mezőket szeretne hozzáfűzni, például kifizetetlen rendelésekkel rendelkező vevők címét és nevét.
  • Ha rekordokat szeretne hozzáfűzni, de az egyik tábla néhány mezője nincs meg a másik táblában. Tegyük fel például, hogy a saját Vevők táblában 11 mező van, míg a másik adatbázis Vevők táblájában 9 mező hasonló az adatbázisa mezőihez. Egy hozzáfűző lekérdezéssel az egyező mezőkhöz hozzáfűzheti az adatokat, a többi mezőt figyelmen kívül hagyva.

A hozzáfűző lekérdezések létrehozása alapvetően a következő lépések szerint történik:

  • Nyissa meg a forrásadatbázist (azt az adatbázist, amely a hozzáfűzendő rekordokat tartalmazza), és hozzon létre egy olyan választó lekérdezést, amely csak a hozzáfűzendő rekordokat adja eredményül.
  • A választó lekérdezést konvertálja hozzáfűző lekérdezéssé.
  • Adja a céltáblákat és -mezőket a hozzáfűző lekérdezéshez. Ha egy másik adatbázishoz fűz rekordokat, először megnyitja azt az adatbázist, majd kiválasztja a táblákat.
  • A rekordok hozzáfűzéséhez futtassa a lekérdezést.

 Megjegyzés:    Mielőtt hozzálátna, készítsen biztonsági másolatot az adatokról. Ha hibázik, a hozzáfűzött rekordokat törölheti a céltáblából – de nagy számú rekord manuális törlése sokáig tarthat. Ha kéznél van egy biztonsági másolat, akkor rövidebb idő alatt javíthatja a hibákat.

Választó lekérdezés létrehozása

  1. Nyissa meg a forrásadatbázist, azt az adatbázist, amely tartalmazza azokat a rekordokat, amelyekkel hozzáfűzést végezni szeretné.
  2. A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintson a Lekérdezéstervezés elemre.

Kép az Access-menüszalagról

Megnyílik a lekérdezés tervezőrácsa, és megjelenik a Tábla megjelenítése párbeszédpanel.

  1. Válassza ki azt a táblát, amely a hozzáfűzendő rekordokat tartalmazza, majd kattintson a Hozzáadás, majd a Bezárás gombra.

A tábla a lekérdezés tervezőrácsának felső területén ablakként jelenik meg. Az ablakon fel vannak sorolva a tábla mezői. Az ábrán egy tipikus tábla látható a lekérdezéstervezőben:

Tábla a lekérdezéstervezőben

  1. A hozzáfűzendő mezőket húzza a táblából a lekérdezés tervezőrácsának alsó részében található Mező sorba.

Az alsó területen oszloponként egy táblamezőt adhat hozzá. Ha az összes mezőt gyorsan hozzá szeretné adni, kattintson a táblamezők listájának tetején található csillagra (*). Az alábbi ábra néhány táblamező hozzáadása után mutatja a lekérdezéstervezőt:

Tervezőrács egy három mezőt tartalmazó lekérdezéssel

Az alábbi ábra a tervezőt mutatja az összes mező hozzáadása után:

Lekérdezés az összes táblamezővel

  1. A Tervezés lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

Ellenőrizze, hogy a lekérdezés eredményeképpen megkapta-e az összes hozzáfűzendő rekordot. Ha szükséges, távolítsa el a nem kívánt mezőket a Megjelenítés jelölőnégyzet jelének törlésével, vagy a DELETE gomb megnyomásával, vagy húzzon további mezőket a tervezőrácsra addig, amíg elégedett nem lesz a lekérdezés eredményeivel.

  1. Folytassa a következő lépésekkel.

Lekérdezés konvertálása hozzáfűző lekérdezéssé

  1. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Hozzáfűzés gombra.

Ekkor megjelenik a Hozzáfűző lekérdezés párbeszédpanel.

  1. Itt egy tábla rekordjait hozzáfűzheti egy másik táblához az adatbázison belül vagy egy másik adatbázisban.
    • Rekordok hozzáfűzése egy táblához ugyanabban az adatbázisban

      1. A Hozzáfűzés párbeszédpanelen kattintson a Jelenlegi adatbázis elemre (ha még nincs kijelölve), majd válassza ki a céltáblát a Táblanév listából.
      2. Kattintson az OK gombra.

Az előző szakasz negyedik lépésében a lekérdezés tervezőrácsához adta a forrástábla mezőinek egy részét, vagy akár az összes mezőt. Ha ebben a lépésben az egész táblát hozzáadta, az Access most az egész céltáblát hozzáadja a Hozzáfűzés sorhoz, ahogy az az alábbiakban látható:

Két tábla összes mezőjét tartalmazó hozzáfűző lekérdezés

vagy

Ha egyéni mezőket adott hozzá az előző szakasz negyedik lépésében, és a forrás- és céltábla mezőinek neve megegyezik, az Access automatikusan hozzáadja a célmezők nevét a Hozzáfűzés sorhoz, ahogy az az alábbiakban látható:

Egyező mezőket tartalmazó hozzáfűző lekérdezés

vagy

Ha egyéni mezőket adott hozzá, és a forrás- és céltábla egyes mezőinek neve nem egyezik, az Access üresen hagyja a Hozzáfűzés sorban a nem egyező nevű mezőket. Kattintson egyenként az üres mezőkre, és a megjelenő listákból válasszon egy-egy forrásmezőt, ahogy az az alábbiakban látható:

Hozzáfűző lekérdezés célmezőinek kiválasztása

  1. A módosítások előnézetének megtekintéséhez kattintson a Minta gombra.
  2. Térjen vissza Tervező nézetbe, és a rekordok hozzáfűzéséhez kattintson az Indítás gombra.

    Rekordok hozzáfűzése egy másik adatbázisban található táblához

  1. A Hozzáfűzés párbeszédpanelen kattintson a Másik adatbázis gombra.
  2. A Fájlnév mezőbe írja be a céladatbázis nevét és helyét.
  3. Írja be a céltábla nevét a Táblanév mezőbe, majd kattintson az OK gombra.

vagy

Kattintson a Tallózás gombra, majd a második Hozzáfűzés párbeszédpanel segítségével keresse meg a céladatbázist. A céladatbázis kijelölése után kattintson az OK gombra. Ekkor bezárul a második párbeszédpanel. Az első párbeszédpanel Táblanév mezőjében adja meg a céltábla nevét, majd kattintson az OK gombra.

Írja be a céltábla nevét, majd kattintson az OK gombra az első Hozzáfűzés párbeszédpanel bezárásához.

Az előző szakasz negyedik lépésében a lekérdezés tervezőrácsának Mező sorához adta a forrástábla mezőinek egy részét, vagy akár az összes mezőt. Ha ebben a lépésben az egész táblát hozzáadta, az Access most az egész céltáblát hozzáadja a Hozzáfűzés sorhoz, ahogy az az alábbiakban látható:

Két tábla összes mezőjét tartalmazó hozzáfűző lekérdezés

vagy

Ha egyéni mezőket adott hozzá az előző szakasz negyedik lépésében, és a forrás- és céltábla mezőinek neve megegyezik, az Access automatikusan hozzáadja a célmezők nevét a Hozzáfűzés sorhoz, ahogy az az alábbiakban látható:

Egyező mezőket tartalmazó hozzáfűző lekérdezés

vagy

Ha egyéni mezőket adott hozzá, és a forrás- és céltábla egyes mezőinek neve nem egyezik, az Access üresen hagyja a Hozzáfűzés sorban a nem egyező nevű mezőket. Kattintson egyenként az üres mezőkre, és a megjelenő listákból válasszon egy-egy forrásmezőt, ahogy az az alábbiakban látható:

Hozzáfűző lekérdezés célmezőinek kiválasztása

  1. A módosítások előnézetének megtekintéséhez kattintson a Minta gombra.
  2. Térjen át Tervező nézetre, és kattintson az Indítás gombra a rekordok hozzáfűzéséhez.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Hogyan takaríthat meg időt az adatbevitel során?

Az Access számos eszközt kínál az adatbeviteli folyamat meggyorsítására. Az alábbi szakaszokban található eljárások ismertetik, hogyan lehet alapértelmezett értéket beállítani mezőkhöz és űrlapon lévő listákhoz, és hogyan lehet gyorsbillentyűk segítségével újra felhasználni az értékeket az adatok rendezése során.

Mező vagy vezérlőelem alapértelmezés szerinti értékének beállítása

Ha egy mező értéke nagy számú rekordra ugyanaz – ez például lehet város vagy ország/terület –, akkor időt takaríthat meg, ha a mezőhöz kötött vezérlőelemre alapértelmezett értéket ad meg. Amikor megnyitja az űrlapot, vagy létrehoz egy új rekordot, akkor a vezérlőelemben alapértelmezés szerint megjelenik az alapértelmezett érték.

Vezérlőelem alapértelmezés szerinti értékének beállítása

  1. Nyissa meg az űrlapot Tervező nézetben.
  2. A jobb oldali egérgombbal kattintson a beállítani kívánt vezérlőelemre, és válassza a Tulajdonságok parancsot.
  3. Az Adat lapon állítsa át az Alapértelmezett érték tulajdonságot a kívánt értékre.
  4. Új alapértelmezett érték beállításához ismételje meg az 1–3. lépést.

Másik érték megadása

  1. Szövegbeviteli mezőben lévő érték esetén írja be az új adatot. Az alapértelmezett érték bármikor felülírható.

vagy

Listában lévő érték esetén válasszon egy új értéket a listáról.

Értékek újbóli felhasználása rendezés során

A rekordok közötti mozgás során előfordulhat, hogy az egyes rekordokat úgy kell sorba rendezni, hogy ugyanazt az értéket használja. Ilyen esetben időt takaríthat meg, ha a rendezési értéket gyorsbillentyű segítségével ismétli. Tegyük fel például, hogy rendelési listákat terméktípus szerint rendez. Az első rekordba azt írja, hogy alkoholmentes italok, és így azokon a rendeléseken belül rendez, amelyekben a vevők vásároltak alkoholmentes italokat. Amikor a következő rekordra lép, a rendezési értéket átmásolhatja és ismét felhasználhatja.

 Megjegyzés:   Az alábbi lépésekben feltételezzük, hogy egy űrlap meg van nyitva Űrlap nézetben.

  1. Lépjen arra a mezőre, amely ismét felhasználja az előző rekord megfelelő mezőjének értékét.
  2. Nyomja meg a CTRL+' (aposztróf) billentyűkombinációt.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
Access 2007