Az Access 2013 asztali adatbázisok alapvető műveletei

Az Access-adatbázisok segítségével szinte bármilyen jellegű adatot – például leltárt, névjegyeket vagy üzleti folyamatokat – lehet tárolni és nyomon követni. Az alábbiakban áttekintheti, hogy milyen módon hozhat létre asztali Access-adatbázisokat, majd megismerhet néhány további lépést, amelyekkel testreszabhatja és használatba veheti új adatbázisát.

 Megjegyzés:    Ha inkább a webes használatra tervezett új típusú Access-alkalmazások érdeklik, akkor ismerkedjen az Access-alkalmazások létrehozásával, majd tájékozódjon tovább az Access-alkalmazások alapműveleteiről.

Az új funkciókkal kapcsolatos további tudnivalók Az Access 2013 újdonságai című témakörben olvashatók.

Sablon választása

Az Access sablonjai használatra készen tartalmaznak beépített táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket. Az első, amit az Access indításakor észrevehet, a sablonok választéka, emellett az interneten lehetőség van további sablonok keresésére is.

Alkalmazássablonok a kezdőképernyőn

  1. Kattintson az Access Fájl menüjének Új parancsára.
  2. Válasszon egy asztali adatbázissablont, majd adjon nevet adatbázisának a Fájlnév mezőben. (Ha nem talál a célnak megfelelő sablont, akkor használja az Online sablonok keresése mezőt.)
  3. Válassza az alapértelmezett helyet, amelyet az Access a Fájlnév mező alatt jelenít meg, vagy kattintson a mappaikonra egy másik mappa választásához.
  4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Asztali adatbázis létrehozása sablonból

A sablontól függően az elinduláshoz a következő lépések közül némelyiknek a végrehajtása lehet szükséges:

  • Ha az Access egy üres felhasználólistát tartalmazó Bejelentkezés párbeszédpanelt jelenít meg, tegye a következőket:
  1. Kattintson az Új felhasználó gombra.
  2. Töltse ki a Felhasználó adatai űrlapot.
  3. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.
  4. Válassza ki az imént bejegyzett felhasználót, majd kattintson a Bejelentkezés gombra.
  • Ha az Access az üzenetsávban Biztonsági figyelmeztetés üzenetet jelenít meg, és Ön úgy találja, hogy a sablon forrása megbízható, kattintson a Tartalom engedélyezése gombra. Ha az adatbázis használatához bejelentkezés szükséges, jelentkezzen be újra.

További tudnivalókat az Asztali Access-adatbázis létrehozása sablon alapján című cikkben olvashat.

Teljesen új adatbázis létrehozása

Ha egyik sablon sem felel meg az igényeinek, kiindulhat egy üres asztali adatbázisból.

  1. Kattintson az Access Új > Üres asztali adatbázis gombjára.
  2. Írjon be nevet az adatbázis számára a Fájlnév mezőbe.
  3. Válassza az alapértelmezett helyet, amelyet az Access a Fájlnév mező alatt jelenít meg, vagy kattintson a mappaikonra egy másik mappa választásához.
  4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Tábla hozzáadása

Adatbázisában több kapcsolódó tábla tárolja adatait. Táblát a következő módon hozhat létre:

  1. Az adatbázis első megnyitásakor egy üres táblát fog látni Adatlap nézetben, amelyben megadhatja adatait. Másik tábla hozzáadásához a Létrehozás lap > Tábla gombjára kell kattintania. Itt vagy elkezdheti saját adatai bevitelét az üres mezőkbe (cellákba), vagy adatokat illeszthet be más forrásból, például egy Excel-munkafüzetből.
  2. Egy oszlop (mező) átnevezéséhez kattintson duplán az oszlop fejlécére, majd írja be az új nevet.

 Tipp    Ha érthető neveket ad, azzal megkönnyíti az egyes mezők céljának felismerését anélkül, hogy a mezők tartalmát meg kellene tekintenie.

  1. Kattintson a Fájl > Mentés parancsra.
  • További mezők hozzáadásához írjon a Hozzáadás oszlopba.
  • Ha át szeretne helyezni egy oszlopot, akkor a fejlécére kattintva válassza ki, majd húzza a kívánt helyre. Akár több egymás mellett található oszlopot is kijelölhet, majd együtt húzhatja át őket az új helyükre.

További információkért tanulmányozza a Táblák – Bevezetés című cikket.

Adatok másolása és beillesztése

Másik programból, például az Excelből vagy a Wordből adatok másolhatók a vágólapra, majd beilleszthetők egy Access-táblába. Ez akkor működik a legjobban, ha az adatok oszlopokban vannak elkülönítve. Ha az adatok szövegszerkesztőben, például a Wordben találhatók, akkor címkék használatával válassza el egymástól az oszlopokat vagy másolás előtt konvertálja az adatokat táblázatos formába.

  1. Ha az adatok szerkesztést igényelnek, például teljes neveket vezeték- és utónevekre kell felbontani, akkor ezt előbb el kell végeznie a forrásprogramban.
  2. Nyissa meg a forrást, és másolja a vágólapra az adatokat (Ctrl+C).
  3. Nyissa meg Adatlap nézetben azt az Access-táblát, amelybe fel szeretné venni az adatokat, majd illessze be az adatokat (Ctrl+V).
  4. Kattintson sorban duplán az oszlopfejlécekre, és adjon meg érthető neveket.
  5. Kattintson a Fájl > Mentés parancsra, és adjon nevet az új táblának.

 Megjegyzés:    Az Access minden mező adattípusát az egyes oszlopok első sorába bemásolt információk alapján állítja be, ezért ellenőrizze, hogy a további sorokban szereplő információk az első sorral egyező típusúak legyenek.

Adatok importálása vagy kapcsolása

Ha az adatok más forrásban vannak tárolva, és nem szeretné áthelyezni őket, akkor importálhatja őket az adott forrásból, vagy csatlakozhat hozzájuk az Accessből. A csatolás akkor a megfelelő választás, ha az adatokat több felhasználó is frissíti, és Ön szeretne gondoskodni arról, hogy az adatoknak mindig a legfrissebb verzióját lássa, illetve akkor is, ha tárterületet szeretne megtakarítani. A legtöbb formátumnál választhat, hogy importálja-e az adatokat, vagy csatolja őket.

A Külső adatok lapon elérhető lehetőségek

A pontos eljárás adatforrásonként némileg eltér, de az alábbi kezdő lépések minden esetre alkalmazhatók:

  1. Kattintson a Külső adatok lapon arra az adatformátumra, amelyből importálja az adatokat, illetve amelyhez csatlakozni kíván. Ha nem látja a megfelelő formátumot, kattintson az Egyebek gombra.

 Megjegyzés:    Ha továbbra sem találja a megfelelő formátumot, előfordulhat, hogy az adatokat előbb az Access által támogatott fájlformátumba kell exportálnia (például tagolt szövegfájlba (határolt szövegfájl: Adatokat tartalmazó fájl, melyben az egyes adatmezőket meghatározott karakter – például vessző vagy tabulátorjel – választja el egymástól.)).

  1. Kövesse a Külső adatok átvétele párbeszédpanel utasításait.

Ha a csatolás mellett dönt, akkor egyes formátumokat csak írásvédetten érhet el. Íme a külső források, ahonnan adatokat lehet importálni vagy csatolni:

Importálás Csatolás
Microsoft Excel Igen Igen
(csak olvasható)
Microsoft Access Igen Igen
ODBC-adatbázisok (például SQL Server) Igen Igen
Szöveg- és vesszővel tagolt (CSV) fájlok Igen Igen
(csak új rekordok hozzáadása)
SharePoint-lista Igen Igen
XML Igen
Adatszolgáltatások Igen
(csak olvasható)
HTML-dokumentum Igen Igen
Outlook-mappa Igen Igen

További tudnivalókat az Adatok importálása Access-adatbázisba és az Adatok importálása Access-adatbázisból című cikk tartalmaz.

Adatok rendszerezése a Táblaanalizáló használatával

A Táblaanalizáló varázslóval gyorsan azonosíthatók a felesleges adatok. A varázsló aztán egyszerű módot ad az adatok külön táblákban történő rendszerezésére. Az Access az eredeti táblát megtartja biztonsági másolatként.

  1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely az elemezni kívánt táblát tartalmazza.
  2. Kattintson az Adatbáziseszközök > Tábla analizálása parancsra.

A varázsló első két lapja egy rövid oktatóprogramot tartalmaz, példákkal. Ha látja a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetet, akkor jelölje be, majd a bevezető megjelenítéséhez kattintson kétszer a Vissza gombra. Ha nem szeretné látni a bevezető lapokat, törölje a jelet a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetből

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

További lépések

A tervezés hátralévő lépései a céltól függően változnak, de várhatóan szüksége lesz lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók létrehozására. A következő témakörökben segítséget találhat mindezekhez:

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
Access 2013