Alapfeladatok az Access 2010 alkalmazásban

Office 2010 – első lépések A cikk bemutat néhány alapszintű feladatot, mellyel könnyebben elsajátítható a Microsoft Access 2010 használata.

 


Tartalom


Mit érdemes tudni az Access alkalmazásról?

Az Access 2010 egy adatbázis-alkalmazások megtervezésére és üzembe helyezésére szolgáló eszköz, melynek használatával folyamatosan nyomon követheti fontos adatait. Az adatokat tárolhatja a helyi számítógépen, de akár közzé is teheti a weben – így mások is felhasználhatják az adatbázist egy webböngésző használatával.

Sokan akkor kezdik el használni az Access programot, amikor úgy találják, hogy az adataik nyilvántartására addig használt program egyre kevésbé tudja ellátni ezt a feladatot. Tegyük fel például, hogy rendezvényszervezői minőségben szeretne nyomon követni minden részletet, amire a sikeres rendezvények megszervezéséhez szüksége lehet. Ha szövegszerkesztő vagy táblázatkezelő programmal próbálja ezt megoldani, az adatokban előbb-utóbb következetlenségeket és megkettőződéseket fog tapasztalni. Próbálkozhat naptárprogrammal is, ez azonban nem a legcélszerűbb választás pénzügyi adatok nyilvántartására.

Relációs adatbázisok az Access alkalmazásban

Ilyen jellegű adatok követésére néha a relációs adatbázis használata a legcélszerűbb – ez olyan adattárház, melyben az adatok a redundancia kiküszöbölése érdekében több kisebb adatkészletre (táblára) lettek felosztva, majd közös jellemzők (mezők) alapján egymással kapcsolatba lettek hozva. Például egy rendezvényszervezési relációs adatbázis tartalmazhat egy ügyféladatokat, egy szolgáltatóadatokat és egy rendezvényadatokat tároló táblát, és ez utóbbi tábla használhat egy olyan mezőt, amely az ügyféltáblához köti, valamint egy olyat, amely a szolgáltatótáblához. Így ha például az egyik szolgáltató telefonszáma megváltozik, akkor ezt az adatot elég a szolgáltatótáblában megváltoztatni ahelyett, hogy minden érintett rendezvénynél javítani kellene.

Az Access segítségével könnyen és gyorsan készíthet információkezelő relációsadatbázis-alkalmazásokat. Adatbázist szinte bármilyen jellegű adatok, köztük például leltárak, munkakapcsolatok vagy üzleti folyamatok követésére létrehozhat. Mindehhez az Access azonnal használatba vehető sablonokat is nyújt, ami még inkább megkönnyíti a programmal ismerkedők dolgát.

Az Access megnyitásakor választható műveletek

Amikor elindítja az Access 2010 alkalmazást, a Microsoft Office Backstage nézetet láthatja, melyben megtekintheti az aktuális adatbázis adatait, létrehozhat egy új adatbázist, megnyithat egy létező adatbázist, valamint válogathat az Office.com webhely által ajánlott tartalomelemekből.

Az Access 2010 Backstage nézete

A Backstage nézetben ezenkívül számos további parancsot is találhat, melyekkel módosíthatja, karbantarthatja és megoszthatja adatbázisait. A Backstage nézetben található parancsok jellemzően egész adatbázisokon hajthatók végre, nem pedig egy adatbázis egyes elemein.

 Megjegyzés:   A Backstage nézetre bármikor átválthat a Fájl fülre kattintva.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Sablon kiválasztása és alkalmazása

Az Access sablonok széles választékával segíti az adatbázis-létrehozási folyamat gyorsabbá tételét. Minden sablon egy-egy használatra kész adatbázis, amely az adott feladat elvégzéséhez szükséges összes táblát, lekérdezést, űrlapot és jelentést tartalmazza. Talál sablont például ügyek követésére, névjegyek kezelésére vagy kiadások nyilvántartására. A sablonok egy része néhány mintarekordot is tartalmaz, amelyek szemléltetik a sablon használatát. A sablonadatbázisok eredeti állapotukban is felhasználhatók, de eltérő igények esetén módosíthatók is.

A következő lépésekkel választhat ki és alkalmazhat adatbázisán egy sablont:

  1. A Fájl lapon kattintson az Új parancsra.
  2. A Használható sablonok csoportban hajtsa végre a megfelelő műveletet:
  • Ha egy az utóbbi időben használt sablonnal szeretne újból dolgozni, kattintson a Legutóbbi sablonok elemre, majd kattintson az alkalmazni kívánt sablonra.
  • Ha egy korábban telepített sablont szeretne alkalmazni, kattintson a Saját sablonok elemre, és válassza ki a kívánt sablont.
  • Ha az Office.com webhelyen elérhető sablonok közül szeretne választani, a Sablonok a(z) Office.com webhelyen csoportban kattintson egy sablonkategóriára, jelölje ki a kívánt sablont, és kattintson a Letöltés gombra az Office.com-sablon letöltéséhez.

 Megjegyzés:    Az Access arra is lehetőséget ad, hogy keresést végezzen az Office.com sablonjai között. Ehhez írja be keresőszavait a Sablonok keresése a)z Office.com webhelyen mezőbe, és a nyílgombra kattintva indítsa el a keresést.

  1. A létrehozni kívánt adatbázisnak megadhat egy tetszőleges helyet a Fájlnév mező melletti mappaikonra kattintva. Ha nem ad meg egy helyet, akkor az Access a Fájlnév mező alatt látható alapértelmezett helyen hozza létre az adatbázist.
  2. Kattintson a Létrehozás gombra.

Az Access létrehozza és megnyitja az adatbázist.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Teljesen új adatbázis létrehozása

 Megjegyzés:   Ha alaposabban meg szeretné ismerni az Access programbeli adatbázis-készítés elméleti hátterét, olvassa el Az adatbázisok tervezésének alapjai című témakört.

Ha a sablonok egyike sem felel meg az igényeinek, vagy esetleg másik alkalmazásban már rendelkezik olyan adatokkal, amelyeket fel szeretne használni az Access programban, akkor célszerűbb lehet teljesen új adatbázist létrehozni. Az Access 2010 két adatbázistípust kínál fel: szokványos helyi használatú adatbázist és webes adatbázist.

 Megjegyzés:   A webes adatbázisokról a Weben megosztott adatbázisok készítése című témakör szolgál bővebb információval.

Új adatbázis létrehozásához tegye a következőket:

  1. Indítsa el az Access programot.
  2. A Backstage nézet Új lapján kattintson az Üres adatbázis vagy az Üres webhelyadatbázis elemre.

 Fontos:   Az itt kiválasztott adatbázistípus határozza meg, hogy milyen funkciók lesznek elérhetők az adatbázis tervezéséhez. Az asztali adatbázisok nem tehetők közzé a weben, a webes adatbázisokkal pedig nem használhatók bizonyos funkciók, köztük például az összesítő lekérdezések.

  1. Adjon egy nevet az adatbázisnak a jobb oldalon található Fájlnév mezőben.

Ha másik helyet szeretne megadni a fájlnak, kattintson a Fájlnév mező melletti Tallózás Gomb képe ikonra, válassza ki az új helyet, és kattintson az OK gombra.

  1. Kattintson a Létrehozás gombra.

Az Access létrehozza az adatbázist, majd Adatlap nézetben (Adatlap nézet: Tábla, űrlap, lekérdezés, nézet vagy tárolt eljárás adatait sor- és oszlopformátumban megjelenítő nézet. Adatlap nézetben mezőket szerkeszthet, adatokat vehet fel és törölhet, illetve adatokat kereshet.) megnyit egy üres táblát (Tábla1 néven).

  1. Az Access ekkor az új tábla Hozzáadás nevű oszlopának első üres cellájába helyezi a kurzort.

Adatok hozzáadásához írja be azokat a cellába – vagy be is illeszthet más forrásból származó adatokat a jelen cikk Adatok beillesztése más forrásból Access-táblába című szakaszában leírtak szerint.

 Megjegyzések 

  • Az adatok Adatlap nézetben végzett bevitele ugyanolyan egyszerű, mintha Excel-munkalappal dolgozna. A legfőbb megszorítás az, hogy az adatokat sor- és oszlopfolytonosan kell bevinni, az adatlap bal felső sarkából kiindulva. Ne próbálja az Excel-munkalapoknál megszokott módon üres sorok vagy oszlopok bevitelével formázni az adatokat, ezzel ugyanis csak pazarolja a rendelkezésre álló helyet. A tábla kizárólag adatokat tartalmaz, az adatok megjelenítése teljes egészében a később megtervezett űrlapokra és jelentésekre hárul.

Ha egyelőre nem kíván adatokat bevinni, kattintson a Bezárás Gomb képe gombra.

 Megjegyzés:   Ha mentés nélkül zárja be a Tábla1 nevű táblázatot, akkor az Access törli.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Meglévő Access-adatbázis megnyitása

 Tipp   A legutóbb megnyitott adatbázisok egyikének gyors megnyitásához kattintson a Fájl lapon a Legutóbbiak parancsra, és kattintson a kívánt fájlra.

  1. A Fájl lapon kattintson a Megnyitás parancsra.
  2. Kattintson a Megnyitás párbeszédpanel megfelelő ikonjára – vagy a Hely listán kattintson a kívánt adatbázist tartalmazó meghajtóra vagy mappára.
  3. A mappák listáján mindaddig kattintson duplán a mappákra, amíg meg nem nyílik az adatbázist tartalmazó mappa.
  4. Amikor megtalálta az adatbázist, tegye a következők valamelyikét:
  • Ha alapértelmezett megnyitási módban szeretné megnyitni az adatbázist, akkor kattintson rá duplán.
  • Ha többfelhasználós (többfelhasználós (megosztott) adatbázis: Olyan adatbázis, amelyben ugyanazokat az adatokat egyszerre több felhasználó is megnézheti és szerkesztheti.) környezetben megosztott használatra szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor több felhasználó egyszerre is tudja írni-olvasni az adatbázist –, akkor kattintson a Megnyitás gombra.
  • Ha csak olvasásra szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor csak betekinteni tud, de szerkeszteni nincs lehetősége –, akkor kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd a Csak olvasásra parancsra.
  • Ha kizárólagos hozzáféréssel szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor senki más nem tudja megnyitni, amíg önnél megnyitva marad –, akkor kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd a Kizárólagos megnyitás parancsra.
  • Ha csak olvasásra szeretné megnyitni az adatbázist, kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd válassza a Kizárólagos megnyitás csak olvasásra lehetőséget. A többi felhasználó továbbra is megnyithatja az adatbázist, de csak olvasásra.

Ha nem találja a megnyitni kívánt adatbázist:    

  1. A Megnyitás párbeszédpanelen kattintson a Sajátgép parancsikonra, vagy a Hely mező Sajátgép elemére.
  2. Kattintson a jobb gombbal a meghajtók listájában arra a meghajtóra, amely vélhetően tartalmazza a fájlt, majd kattintson a Keresés parancsra.
  3. Adja meg a keresési feltételt, majd az adatbázis keresésének elindításához nyomja le az ENTER billentyűt.
  4. Miután megtalálta az adatbázist, a Keresés eredménye párbeszédpanelen duplán rákattintva nyissa meg.

 Megjegyzés:   Mivel a keresést a Megnyitás párbeszédpanelből indította, csak az után nyílik meg az adatbázis, hogy rákattint a Mégse gombra ezen a párbeszédpanelen.

Bizonyos külső fájlformátumú adatfájlok közvetlen megnyitására is van lehetőség, ilyen például a dBASE, a Paradox, a Microsoft Exchange vagy az Excel. Ugyanígy megnyitható tetszőleges ODBC-adatforrás (ODBC-adatforrás: Az ODBC (Open Database Connectivity – Nyílt adatbázis-összekapcsolás) protokollt támogató programok és adatbázisok adatai, és az adatok eléréséhez szükséges információk.) is, például Microsoft SQL Server- vagy Microsoft FoxPro-adatbázis. Az Access automatikusan létrehoz egy új Access-adatbázist ugyanabban a mappában, mint ahol az adatfájl van, és csatolásokat hoz létre a külső adatbázis minden táblájához.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Munka megkezdése az új adatbázissal

A választott sablontól függően az alábbi lépésekre lehet szüksége az új adatbázissal való munka megkezdéséhez:

  • Ha az Access egy üres felhasználólistát tartalmazó Bejelentkezés párbeszédpanelt jelenít meg, végezze el a következőket a munka megkezdéséhez:
  1. Kattintson az Új felhasználó parancsra.
  2. Töltse ki a Felhasználó adatai űrlapot.
  3. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.
  4. Jelölje ki az imént létrehozott felhasználónevet, és kattintson a Bejelentkezés gombra.
  • Ha az Access egy üres adatlapot jelenít meg, akkor elkezdheti beírni az adatokat egyenesen az adatlapra, vagy más gombokra és lapfülekre kattintva további műveleteket végezhet az adatbázison.
  • Ha az Access egy Első lépések nevű lapot jelenít meg, az e lapon található hivatkozásokra kattintva megismerheti az adatbázis különböző jellemzőit, vagy más gombokra és lapfülekre kattintva további műveleteket végezhet az adatbázison.
  • Ha az Access egy Biztonsági figyelmeztetés üzenetet jelenít meg az üzenetsávban, és a sablon forrását megbízhatónak ismeri, kattintson a Tartalom engedélyezése gombra. Ha az adatbázis bejelentkezést igényel, akkor ezután ismét be kell jelentkeznie.

Asztali vagy webes adatbázisok tervezésekor rendszerint az alábbi kezdeti lépések egyikét is el kell végeznie:

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Tábla hozzáadása

Egy meglévő adatbázishoz a Létrehozás lap Táblák csoportjának eszközeivel adhat új táblát.

A Létrehozás lap Táblák csoportja

 Megjegyzés:   Webes adatbázis készítése esetén a Táblák csoport egyedül a Tábla parancsot tartalmazza.

Bármelyik módszert választja is, az Access ablakának állapotsorában található nézetgombokkal bármikor átválthat a másik nézetre.

Üres tábla létrehozása Adatlap nézetben:    Adatlap nézetben az adatok bevitelét azonnal megkezdheti, az Access alkalmazásra bízva a tábla szerkezetének a háttérben való kialakítását. A mezőnevek hozzárendelése számozással történik (Mező1, Mező2 stb.), illetve a beírt adatok alapján a mezők adattípusát is az Access választja ki.

  1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a Tábla Gomb képe gombra.
  2. Az Access létrehozza a táblát, és a Hozzáadás nevű oszlop első üres cellájába helyezi a kurzort.
  3. Ha meg szeretné kezdeni az adatok bevitelét, kezdjen el gépelni az első üres cellába – szükség esetén más forrásból is beilleszthet adatokat, ezt a cikk egy későbbi része tárgyalja.
  • Ha át szeretne nevezni egy oszlopot (mezőt), akkor kattintson duplán a fejlécére, majd írja be az új nevet.

 Tipp   Adjon mindegyik mezőnek olyan értelmezhető nevet, amelyből a mező tartalmának ismerete nélkül is kideríthető annak jellege.

  • Ha át szeretne helyezni egy oszlopot, akkor a fejlécére kattintva válassza ki, majd húzza a kívánt helyre. Akár több egymás mellett található oszlopot is kijelölhet, majd együtt húzhatja át őket az új helyükre.

A tábla további mezőkkel való bővítéséhez egyszerűen kezdjen el adatot bevinni a Hozzáadás oszlopba Adatlap nézetben, vagy pedig adjon a táblához új mezőket a Mezők lap Hozzáadás és törlés csoportjában lévő parancsokkal.

Tábla létrehozása a Tervező nézetből kezdve:    A Tervező nézet használata esetén elsőként az új tábla szerkezetét kell létrehoznia. Ezután az adatokat az Adatlap nézetre váltva vagy valamilyen más módon, például űrlap használatával viheti be.

 Megjegyzés:   Webes adatbázis tábláihoz a Tervező nézet nem használható.

  1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a Táblatervező Gomb képe gombra.
  2. A tábla minden mezőjének adjon meg egy nevet a Mezőnév oszlopban, majd válasszon ki egy adattípust az Adattípus listából.
  3. Az egyes mezőkhöz kiegészítő információkat is megadhat a Leírás oszlopban. Az itt megadott leírás az állapotsorban jelenik meg, amikor a kurzor az adott mezőben található, továbbá a program állapotsori feliratként használja minden olyan vezérlőelem esetében, amelyet a mezőt a Mezőlista ablaktábláról az űrlapra vagy jelentésre húzva hoz létre, illetve amelyet az Űrlap varázsló vagy a Jelentés varázsló hoz létre a mezőhöz.
  4. Az összes mező hozzáadása után mentse a táblát.
    • A Fájl lapon kattintson a Mentés parancsra.
  5. A tábla adatokkal való feltöltését bármikor megkezdheti, ha átvált Adatlap nézetre, rákattint az első üres cellára, majd hozzálát a bevitelhez. A következő szakaszban ismertetett módon más adatforrásból is illeszthet be adatokat.

Tábla létrehozása SharePoint-lista alapján:    SharePoint-lista használata esetén az adatok olyan felhasználók számára is elérhetővé válnak, akiknek nincs Access a számítógépén. Emellett a listában tárolt adatok egy kiszolgálón kapnak helyet, így védettebbek lesznek adatvesztés ellen, mint a helyi számítógépen tárolt fájlok. A munkát kezdheti egy új listával vagy egy meglévő lista csatolásával. Megfelelő hozzáférési jogosultsággal kell rendelkeznie ahhoz a SharePoint-webhelyhez, ahol a listát létre kívánja hozni; a megkövetelt jogosultság webhelyenként eltérő lehet, ezért a rendelkezésre álló lehetőségeket a SharePoint-rendszergazdától érdeklődje meg.

 Megjegyzés:   Ez a funkció nem használható webes adatbázissal.

  1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a SharePoint-listák parancsra.
  2. A listasablonok közül választva olyan szokványos SharePoint-listákat hozhat létre, mint például a Névjegyalbum vagy az Események.

Lehetősége van egyéni lista létrehozására, és meglévő listát is csatolhat vagy importálhat. E lehetőségeket is ugyanitt választhatja ki.

  1. Ha az egyik listasablont vagy az egyéni lista létrehozását választja, akkor az Új lista létrehozása párbeszédpanel jelenik meg, hogy segítséget adjon a művelethez. Ha meglévő lista használatát választja, a Külső adatok átvétele párbeszédpanel lesz segítségére ebben.

A táblákról a Táblák – bevezetés című témakörben talál részletes ismertetést.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Más forrásból származó adatok beillesztése Access-táblába

Ha az adatokat jelenleg másik programmal kezeli, például az Excel alkalmazással, akkor átmásolhatja őket egy Access-táblába. Ez a megoldás jellemzően akkor működik jól, ha az adatok már szét vannak válogatva oszlopokba, ahogy azt például az Excel-munkalapoknál is megszokhatta. Ha az adatokat eddig szövegszerkesztő programmal kezelte, akkor az a legjobb, ha tabulátor karakterekkel oszlopokba rendezi, vagy másolás előtt a szövegszerkesztő alkalmazásban táblázatos formátumúvá alakítja őket. Ha az adatok szerkesztést vagy bármilyen módosítást igényelnek (például a teljes neveket vezeték- és keresztnevekre kell szétválasztani), akkor ezt az Access-táblába való átmásolás előtt végezze el, különösen akkor, ha még nem jártas az Access kezelésében.

Ha egy üres táblába illeszt be adatokat, az Access az adatok alapján határozza meg az egyes mezők adattípusát. Ha például egy beillesztett mező csak dátumokat tartalmaz, az Access a Dátum/Idő adattípust alkalmazza a mezőre. Ha csak az „igen” és a „nem” szó szerepel egy beillesztett mezőben, az Access az Igen/Nem adattípust alkalmazza a mezőre.

Az Access annak alapján nevezi el a mezőket, hogy mit talál a beillesztett adatok első sorában. Ha a beillesztett adatok első sorának típusa hasonlít az azt követő sorokéra, az Access azt állapítja meg, hogy az első sor az adatok egy részét teszi ki, és általános neveket ad a mezőknek (Mező1, Mező2 stb.). Ha a beillesztett adatok első sora nem hasonlít az azt követő sorokra, az Access mezőnevekként fogja használni ezt az első sort és kizárja a tényleges adatok közül.

Ha az Access általános mezőneveket oszt ki, a félreértések elkerülése végett mihamarabb nevezze át a mezőket. Használja a következő eljárást:

  1. A Fájl lapon kattintson a Mentés parancsra a tábla mentéséhez.
  2. Adatlap nézetben kattintson duplán az egyes oszlopfejlécekre, és írjon be egy oszlopnevet.
  3. Mentse újra a táblát.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Más forrású adatok importálása vagy csatolása

Megeshet, hogy olyan adatokat szeretne az Access programban felhasználni, amelyeket eddig más programban gyűjtött. Az is előfordulhat, hogy olyanokkal dolgozik együtt, akik más programokban tárolják adataikat, és ezeket az Access alkalmazásban szeretné felhasználni. Esetleg több különböző adatforrást használ munkájához, és egy olyan központi platformra lenne szüksége, ahol minden adaton egyszerre végezhet mélyebb elemzést.

Az Access segítségével egyszerűen importálhat vagy csatolhat más programokból származó adatokat. Számos különféle forrásból, például Excel-munkalapról, egy másik Access-adatbázis táblájából vagy SharePoint-listából vihet át adatokat. A pontos eljárás adatforrásonként némileg eltér, de az alábbi kezdő lépések minden esetre alkalmazhatók:

  1. A Külső adatok lap Importálás és csatolás csoportjában kattintson az importálni kívánt fájl típusának megfelelő parancsra.

Ha például egy Excel-munkalap adatait kívánja importálni, kattintson az Excel gombra. Ha nem találja a megfelelő programtípust, akkor kattintson az Egyebek gombra.

 Megjegyzés:   Ha az Importálás és csatolás csoportban nem találja a megfelelő formátumtípust, akkor lehet, hogy el kell indítania azt a programot, amellyel eredetileg létrehozta az adatokat, azzal egy olyan formátumba kell mentenie őket, amelyet az Access is használni tud (például tagolt szövegfájlba (határolt szövegfájl: Adatokat tartalmazó fájl, melyben az egyes adatmezőket meghatározott karakter – például vessző vagy tabulátorjel – választja el egymástól.)), és ezután elvégeznie az importálást vagy csatolást.

  1. Ha tallózva szeretné kijelölni a forrásként szolgáló adatfájlt, akkor a Külső adatok átvétele párbeszédpanelen kattintson a Tallózás gombra, illetve írja be a forrásadatfájl teljes elérési útját a Fájlnév mezőbe.
  2. Az Adja meg, hogyan és hol szeretné tárolni az aktuális adatbázisban lévő adatokat területen válassza ki a megfelelő elemet. Az importált adatokkal létrehozhat új táblát, vagy csatolt táblát is létrehozhat, amely hivatkozást létesít és tart fenn az adatforrással.
  3. Kattintson az OK gombra.

A választott lehetőségtől függően ekkor az Objektum importálása vagy az Objektum csatolása párbeszédpanel jelenik meg.

  1. -Hajtsa végre az eljárást a párbeszédpanel használatával. A tényleges folyamat a választott importálási vagy csatolási művelettől függ.
  2. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.

Ha importálást végzett, akkor az Access rákérdez, hogy menteni szeretné-e az előzőleg befejezett importálási művelet részleteit.

  1. Ha úgy gondolja, hogy később újra végre fogja hajtani ugyanezt az importálási műveletet, akkor jelölje be az Importálási lépések mentése jelölőnégyzetet, majd adja meg a szükséges adatokat.

Ezután könnyen megismételheti az importálási műveletet, ha a Külső adatok lap Importálás csoportjának Mentett importálások gombjára kattint, megadja az importálási beállításokat, majd a Futtatás gombra kattint.

  1. Ha nem kívánja menteni a művelet részleteit, kattintson a Bezárás gombra.

Az Access importálja az adatokat egy új táblába, majd megjeleníti azt a Navigációs ablak Táblák listáján.

Az adatoknak az Access programba történő importálásáról a cikk Lásd még című szakaszában említett témakörökben található további tájékoztatás.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

További lépések

A tervezés hátralévő lépései a céltól függően változnak, de várhatóan szüksége lesz lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók létrehozására. Ez a cikk nem tér ki az ilyen jellegű további adatbázis-objektumok létrehozásának lépéseire.

További információt a következő témakörökben talál:

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Számolótáblából vagy másik programból származó adatok importálása

Azok a felhasználók, akik jártasságot szereztek más adatbázis- vagy táblázatkezelő programok használatában, valószínűleg tisztában vannak ezek működésének alapjaival. Az Access abban különbözik sok más adatbázis-kezelőtől, hogy lehetővé teszi relációs adatbázisok (relációs adatbázis: Olyan adatbázis amely az adatokat táblákban tárolja, és két tábla adatait az azonos értékek segítségével hasonlítja össze. A relációs adatbázisokban az adatokat általában csak egyszer tárolják.) létrehozását, valamint abban is, hogy kifinomult lekérdezések, űrlapok és jelentések készítésére alkalmas eszközöket tartalmaz. Az Access emellett más adatbázis-kezelő programokkal, például az SQL Server rendszerrel is képes együttműködni.

Excel-munkalap importálása az Access alkalmazásba

Sokan azt követően kezdenek el ismerkedni az Access programmal, hogy már összeállítottak egy listát az Excel alkalmazásban. Az Excel kiváló eszköz egyszerűbb listák kezelésére, ám ahogy a listák nőnek, úgy egyre nehezebbé válik a szervezésük és naprakészen tartásuk. Logikus lépésként következik tehát a listák áthelyezése Access alá.

Az adatbázistáblák szerkezete hasonlít a munkalapokéra: mindkettő sorokban és oszlopokban tárolja az adatokat. Ezért általában könnyű a munkalapokat adatbázisba importálni. A munkalapon és az adatbázisban tárolt adatok közötti legfőbb különbség az adatok rendszerezésének módjában rejlik. Ha egyszerűen csak importálja a teljes munkalapot egy adatbázis egy új táblájába, azzal nem oldja meg az adatok szervezésével és frissítésével kapcsolatos problémákat, különösen akkor nem, ha a munkalap redundáns adatokat tartalmaz. A problémák megoldásához a számolótábla adatait különálló, egymással összefüggő adatokat tartalmazó táblákba kell szétosztania. Az adatok táblabeli elrendezéséről további információkat Az adatbázisok tervezésének alapjai című cikkben találhat.

Az Access tartalmazza a Táblaanalizáló varázslót, amellyel ez a művelet könnyebben elvégezhető. Az adatok táblába importálása után a varázsló segítséget nyújt a tábla olyan különböző táblákra osztásához, amelyek egyike sem tartalmaz más táblákban is megtalálható adatokat. A varázsló a táblák között szükséges kapcsolatokat is létrehozza.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Excel-munkalap importálása táblaként új adatbázisba

  1. A Fájl lapon kattintson az Új parancsra, azután pedig az Üres adatbázis elemre.
  2. Írja be a Fájlnév mezőbe az új adatbázis nevét, majd kattintson a Létrehozás gombra.

Megnyílik az új adatbázis, és az Access létrehoz egy Tábla1 nevű új, üres táblát.

  1. Zárja be a Tábla1 táblát.

Amikor a program rákérdez, hogy szeretné-e menteni a Tábla1 módosításait, kattintson a Nem gombra.

  1. A Külső adatok lap Importálás és csatolás csoportjában kattintson az Excel Gomb képe gombra.
  2. A Külső adatok átvétele párbeszédpanelen kattintson a Tallózás gombra.
  3. A Fájl megnyitása párbeszédpanellel keresse meg a kívánt fájlt.
  4. Válassza ki a fájlt, majd kattintson a Megnyitás parancsra.
  5. A Külső adatok átvétele párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy a Forrásadatok importálása új táblába az aktuális adatbázisban beállítás engedélyezve van-e.
  6. Kattintson az OK gombra.

Elindul a Táblázat importálása varázsló, amely feltesz néhány az adatokkal kapcsolatos kérdést.

  1. Kövesse az útmutatást. Az oldalak között a Tovább és a Vissza gombbal válthat. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.

 Megjegyzés:   Az Access rákérdez, hogy menteni szeretné-e az előzőleg befejezett importálási művelet részleteit. Ha úgy gondolja, hogy később újra végre fogja hajtani ugyanezt az importálási műveletet, akkor kattintson az Igen gombra, majd adja meg a szükséges adatokat. A műveletet a Külső adatok lap Importálás csoportjának Mentett importálások gombjára kattintva később újrajátszhatja. Ha nem kívánja menteni a művelet részleteit, akkor kattintson a Bezárás gombra.

Az Access importálja az adatokat egy új táblába, majd megjeleníti azt a Navigációs ablak Minden tábla listáján.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Az adatok rendszerezése a Táblaanalizáló varázslóval

Miután importálta az adatokat egy Access-táblába, a Táblaanalizáló varázslóval gyorsan megtalálhatja a feleslegesen többször is szereplő adatokat. A varázslóval ezt követően könnyen külön táblákba tudja rendezni az ismétlődő adatokat, amelyek így hatékonyabban tárolhatók. Az Access biztonsági tartalékként megőrzi az eredeti táblát is, és mellette hozza létre az új, az adatbázis-alkalmazás alapjául szolgáló táblákat.

  1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely az elemezni kívánt táblát tartalmazza.
  2. Az Adatbáziseszközök lap Elemzés csoportjában kattintson a Tábla analizálása parancsra.

Elindul a Táblaanalizáló varázsló.

A varázsló első két oldalán egy rövid oktatóanyagot talál, melyen példákat is megtekinthet az erre szolgáló gombokra kattintva. Ha a bevezető oldalak nem láthatók, csak egy Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzet, akkor jelölje be ezt, majd a bevezető megjelenítéséhez kattintson kétszer a Vissza gombra. Ha a bevezetés elolvasása után többé nem szeretné látni a bevezető oldalakat, akkor törölje a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzet jelölését.

  1. A Melyik táblában szerepel több rekordban is ismétlődő értéket tartalmazó mező? kérdéssel kezdődő oldalon válassza ki az analizálni kívánt táblát, majd kattintson a Tovább gombra.
  2. Annak eldöntését, hogy melyik mező melyik táblába kerül, a varázslóra is bízhatja, illetve ön is megadhatja ezt. A varázsló utolsó oldalán akkor is módosíthatja a tábla elrendezését, ha elfogadja a varázsló ajánlásait.

 Megjegyzés:   Ha a varázslóra bízza annak eldöntését, hogy mely mezők mely táblákba kerüljenek, akkor előfordulhat, hogy a választásai nem felelnek meg az adatkezelési igényeinek – ez különösen akkor fordulhat elő, ha kevés adattal dolgozik. A varázsló eredményeit gondosan ellenőrizze. Más részről a varázsló az ön által kigondoltnál hatékonyabb szervezést is javasolhat, ezért érdemes egyszer legalább kipróbálni a varázsló javaslatait. Ha mégsem kívánja elfogadni őket, akkor manuálisan átrendezheti a mezőket, illetve a Vissza gombbal visszalépve a teljes mezőelrendezést ön adhatja meg.

  1. Kattintson a Tovább gombra. Ezen a lapon megadhatja, hogy mely táblák mely mezőket tartalmazzák. Ha a varázslóra bízza a döntést, akkor egymással kapcsolatvonalakkal összekötött táblákat kell látnia. Egyébként az Access csak egy táblát hoz létre, amely az összes mezőt magába foglalja. Az oldalon mindkét esetben ön is végezhet módosításokat.
  • Az egyes táblák mezőit az oldal üres területére húzva új táblákat adhat hozzá, amelyek ezeket a mezőket tartalmazzák. Az Access bekéri a táblaneveket.
  • A mezőket az egyes táblák között is áthúzhatja, amennyiben a tárolásukat úgy hatékonyabbnak véli.
  • A legtöbb tábla kap egy Kód vagy egy Generált egyedi kód mezőt. A kódmezőkről további információkat a varázsló ablakának jobb felső sarkán található Tippek gombra kattintva kaphat.
  • Ha vissza szeretne vonni egy változtatást, kattintson a Visszavonás gombra.
  • Ha át szeretne nevezni egy táblát, kattintson duplán a címsorára, írja be az új nevét, majd kattintson az OK gombra.
  1. Amikor a kívánt módon elrendezte a mezőket, kattintson a Tovább gombra.
  2. Ha a varázsló olyan rekordokat talál, amelyek nagyon hasonló értéket tartalmaznak, akkor ezeket mint lehetséges gépelési hibákat azonosítja, és megjelenít egy képernyőt, amelyen eldöntheti, hogy mit szeretne tenni velük. Görgesse végig a listát, keresse meg azokat az elemeket, amelyek tartalmaznak értéket a Javítás oszlopban, majd válassza ki a legördülő lista megfelelő elemét. Ha nem szeretné, hogy a varázsló módosítsa az értéket, akkor válassza a Maradjon a jelenlegi állapotban elemet. Amikor ezzel elkészült, kattintson a Tovább gombra.
  3. A varázsló megkérdezi, hogy szeretne-e készíteni egy olyan lekérdezést, amely alkalmas az eredeti tábla felidézésére. Ha rendelkezik olyan űrlapokkal és jelentésekkel, amelyek az eredeti táblára épülnek, akkor érdemes készítenie egy ilyen lekérdezést. Ha az Igen válasz mellett dönt, akkor a varázsló a tábla nevéhez a „_RÉGI” karakterláncot hozzáfűzve átnevezi az eredeti táblát, majd az eredeti tábla nevét felhasználva nevezi el az új lekérdezést. A táblához korábban létrehozott űrlapok és jelentések ettől kezdve a lekérdezést alkalmazzák az adatok kiolvasásához, és korábbi formájukban tovább használhatók.
  4. Kattintson a Befejezés gombra.

A varázsló a megadottak szerint létrehozza az új táblákat, majd megnyitja őket. Tekintse át az eredményt, majd zárja be a táblákat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Műveletek más programokból származó adatokkal

Az Access 2010 más programok adatait is képes kezelni.

Más fájlformátumú adatokhoz kapcsolódó új Access-adatbázis létrehozása:    Az Access program más formátumú, például szöveges, dBASE vagy számolótábla formátumú fájlok megnyitására is alkalmas. Az Access automatikusan létrehozza a szükséges Access-adatbázist, illetve a kapcsolatot a fájllal.

  1. Indítsa el az Access programot.
  2. A Fájl lapon kattintson a Megnyitás parancsra.
  3. A Megnyitás párbeszédpanelen válassza ki a listából a megnyitni kívánt fájl típusát. Ha nem biztos abban, hogy mi a fájl típusa, akkor válassza a Minden fájl (*.*) elemet.
  4. Szükség esetén tallózással keresse meg a megnyitni kívánt fájlt tartalmazó mappát. Miután megtalálta, kattintson rá duplán, és ezzel nyissa meg.
  5. Járjon el a varázsló útmutatása szerint. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.

Adatok importálása vagy kapcsolása meglévő Access-adatbázishoz:    Lehetőség van arra, hogy a más források és programok adatait importálja az Access táblákba; ilyenkor az adatokat az Access fájl tartalmazza, ellentétben azzal az esettel, amikor az Access programból kapcsolatot hoz létre az adatokkal, amelyek az eredeti fájlban maradnak (tehát az Access fájlon kívül).

  1. A Külső adatok lap Importálás és csatolás csoportjában kattintson az adatok tárolási formájának megfelelő gombra.

A következő forrásokból lehet adatokat importálni, illetve csatolni:

  • Excel:    Egy munkalapról vagy egy Excel-munkafüzet névvel ellátott cellatartományából vihet át adatokat. Minden egyes munkalapot és elnevezett tartományt külön kell importálni, illetve csatolni.
  • Access:    Ezt arra használhatja, hogy az adatkezelési folyamatokat különválassza az adatoktól, aminek során egy kettéosztott adatbázis jön létre. Vagyis az űrlapokat, jelentéseket és makrókat az egyik adatbázisban, az adatokat pedig a másikban tárolhatja. Ezáltal úgy végezhet fejlesztéseket a folyamatokon, hogy közben ne zavarja mások munkáját. Azt is megteheti, hogy több különböző Access-adatbázis adatait egyetlen adatbázisban egyesíti, ami megkönnyíti a több vállalati részlegre kiterjedő vagy üzletfelek között megosztott adatok összegzését.
  • ODBC-adatbázis:    Ezt a formátumot számos program támogatja, köztük sok adatbázis-kiszolgáló jellegű termék is. A formátummal egy különböző rendszerekből származó adatok egyesítésére alkalmas központi tárhely hozható létre.
  • Szövegfájl:    Csatolhat az adatbázishoz egy egyszerű szöveges fájlt, sőt meg is változtathatja ennek tartalmát az Access programmal. Ezzel számos különféle program számára biztosíthatja az Access-adatok egyszerű felhasználhatóságát.
  • XML-fájl:    Ez a formátum szintén nagy számú programmal kompatibilis, köztük webkiszolgálókkal is.
  • SharePoint-lista:    E formátummal a SharePoint-listák szokványos használati módját követve webböngészőben használható adatbázis hozható létre.
  • Adatszolgáltatások:    A vállalaton belül működő webes adatszolgáltatásokhoz való csatolást teszi lehetővé.
  • HTML-dokumentum    
  • Outlook-mappa:    Adatbázisát Outlook-mappákhoz is csatolhatja, ezáltal az adatok könnyebben integrálhatók a névjegyadatokkal.
  • dBase-fájl:    A dBase egy másik népszerű adatbázisrendszer, melyet az Access használni tud.

Megjelenik a Külső adatok átvétele párbeszédpanel.

  1. Kövesse a párbeszédpanelen megjelenő utasításokat.

Az Access importálja az adatokat az adatbázisba, illetve kapcsolja őket az adatbázishoz. A legtöbb formátumnál meg kell adni az adatok helyét, valamint meg kell határozni az adatbázison belüli tárolásuk módját.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Korábbi verziójú adatbázis használata az Access több különböző verziójában

Ha egy Access-adatbázist vagy Access-projektet az Access 2000 alkalmazással vagy annak újabb változatával hozott létre, akkor az adatbázist vagy projektet az Access alkalmazásnak a létrehozásra használt és bármely újabb változatával használhatja – akkor is, ha a fájl védve van. Az Access 2000-fájlokat például az Access 2000-es, 2002-es, 2003-as, 2007-es és 2010-es verziója is tudja kezelni.

Előfordulhat, hogy az adatokat az Access egy korábbi verziójában szeretné tárolni, de néhány felhasználó az Access újabb verzióját használva szeretné ezeket az adatokat csatolni, miközben az újabb verzió egyes szolgáltatásainak előnyeit kihasználják. A megoldás egy új, „előtér-adatbázis” létrehozása az újabb verzióban (űrlapokkal, jelentésekkel, lekérdezésekkel, makrókkal, de táblák nélkül), majd csatolása a korábbi verziójú fájlban található táblákhoz. Használja az alábbi eljárások egyikét attól függően, hogy az adatbázis egy fájlban található-e, vagy pedig már egy el\uc1\u245 otér/háttér alkalmazásra (front-end/back-end alkalmazás: Olyan adatbázis-alkalmazás, amely egy táblákat tartalmazó „back-end” adatbázisfájlból és egy, a „back-end” táblákra mutató hivatkozásokat tartalmazó adatbázis-objektumokat tároló „front-end” adatbázisfájl másolataiból áll.) van felosztva.

Egy Access-adatbázisfájl használata az Access több különböző verziójában

Ha egy korábbi verziójú Access-adatbázis minden táblája, űrlapja és egyéb objektuma egyetlen fájlban található, és az adatbázist az Access több verziójában is szeretné használni, létrehozhat egy újabb verziójú új előtér-adatbázist, amit aztán csatolhat az eredeti fájlhoz. Az Access korábbi verzióit futtató felhasználók így továbbra is el tudják érni az eredeti adatbázist, az újabb verzióval rendelkezők pedig az új előtér-adatbázissal tudják elérni ugyanazokat az adatokat. Ha több különböző Access-verzió számára kell elérhetővé tennie az adatbázist, akár több előtéradatbázis-verziót is létrehozhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

1.lépés: másolat készítése a meglévő adatbázisról és mentése új formátumban

Az alábbi eljárással alakítsa át az adatbázist a három legutóbbi formátum – Access 2000, Access 2002-2003 vagy Access 2007 – valamelyikére. A parancs az eredeti adatbázist változatlanul hagyja, és egy másolatot készít a kiválasztott formátumban.

  1. Zárja be az Access-fájlt. Ha a fájl kiszolgálón vagy megosztott mappában található többfelhasználós Access-adatbázis, akkor ügyeljen arra, hogy senkinél se legyen megnyitva.
  2. Indítsa el az Access 2010 programot.
  3. A Fájl lapon kattintson a Megnyitás parancsra.
  4. Tallózással keresse meg az átalakítani kívánt fájlt, majd duplán rákattintva nyissa meg.

 Megjegyzés:   Ha megjelenik az Adatbázis verziófrissítése párbeszédpanel azzal a kérdéssel, hogy szeretné-e frissíteni az adatbázis verzióját, kattintson a Nem lehetőségre.

  1. Ha az adatbázis megnyitásakor megnyílik egy űrlap, akkor zárja be az űrlapot.
  2. A Fájl lapon kattintson az Adatbázis mentése másként parancsra.
  3. A Mentés másként párbeszédpanelen adja meg az új adatbázis nevét.

 Megjegyzés:   Az új adatbázis nevének különböznie kell az eredeti adatbázis nevétől, kivéve ha más helyre kívánja menteni. De ez esetben is érdemes másik nevet használni, hogy könnyen megkülönböztethesse az előtér-adatbázist a háttéradatbázistól. Amikor viszont Access 2007 formátumra konvertál, a fájlkiterjesztés .mdb-ről .accdb-re változik, így használhatja ugyanazt a fájlnevet.

  1. Kattintson a Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

2. lépés: az adatbázis másolatának feldarabolása és az eredeti beállítása háttéradatbázisként

Darabolja fel az átalakított adatbázist a következő eljárással:

  • Az Adatbáziseszközök lap Adatok áthelyezése csoportjában kattintson az Access-adatbázis Gomb képe gombra.
  • Az Adatbázis-daraboló párbeszédpanelen kattintson az Adatbázis feldarabolása gombra.

 Megjegyzés:   Szükség szerint készíthet egy biztonsági másolatot, de azt is megteheti, hogy újabb másolatot készít az eredeti adatbázisról.

  • Adjon egy nevet a háttéradatbázisnak, majd kattintson a Darabolás gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

3. lépés: az új előtér-adatbázis csatolása az eredeti adatbázishoz

  1. Törölje az Adatbázis-daraboló eszköz által létrehozott háttéradatbázist – közben ügyeljen arra, nehogy törölje az eredeti adatbázist.
  2. Csatolja az új előtér-adatbázist az eredeti adatbázisban lévő táblákhoz a következő módon: a Külső adatok lap Importálás és csatolás csoportjában kattintson a Csatolttábla-kezelő Gomb képe gombra.
  3. Kattintson Az összes kijelölése elemre, majd jelölje be a Mindig rákérdez az új helyre jelölőnégyzetet.
  4. Kattintson az OK gombra, tallózva keresse meg a korábbi verzió szerinti adatbázist, majd kattintson rá duplán.

Ha minden rendben megy, az Access megjelenít egy az összes kapcsolt tábla sikeres frissítését jelző üzenetet.

Ezután már továbbfejlesztheti az új előtér-adatbázist abból a célból, hogy új funkciókat tegyen elérhetővé az Access újabb verzióit használók számára. A korábbi verziókkal rendelkező felhasználók továbbra is a korábbi verziójú adatbázist használhatják.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Előtér- és háttéradatbázisra alapuló alkalmazás használata az Access több különböző verziójában

Ha egy Access-adatbázis már előtér- és háttéradatbázisra alapuló alkalmazás (front-end/back-end alkalmazás: Olyan adatbázis-alkalmazás, amely egy táblákat tartalmazó „back-end” adatbázisfájlból és egy, a „back-end” táblákra mutató hivatkozásokat tartalmazó adatbázis-objektumokat tároló „front-end” adatbázisfájl másolataiból áll.), akkor az előtér-adatbázis átalakítható az új fájlformátumra. A háttéradatbázist nem kell módosítani.

Az alábbi eljárás azt mutatja be, hogyan alakíthatja át az Adatbázis mentése másként paranccsal az előtér-adatbázist a három legutóbbi formátum – Access 2000, Access 2002-2003 vagy Access 2007 – valamelyikére. A parancs az eredeti adatbázist változatlanul hagyja, és egy másolatot készít a kiválasztott formátumban.

  1. Zárja be az előtér-adatbázist. Ha a fájl kiszolgálón vagy megosztott mappában található többfelhasználós Access-adatbázis, akkor ügyeljen arra, hogy senkinél se legyen megnyitva.
  2. Indítsa el az Access 2010 programot.
  3. A Fájl lapon kattintson a Megnyitás parancsra.
  4. Tallózva keresse meg az előtér-adatbázist, majd duplán rákattintva nyissa meg.

 Megjegyzés:   Ha megjelenik az Adatbázis verziófrissítése párbeszédpanel, és azt kérdezi, hogy szeretné-e frissíteni az adatbázis verzióját, kattintson a Nem lehetőségre.

  1. Ha az adatbázis megnyitásakor megnyílik egy űrlap, akkor zárja be az űrlapot.
  2. A Fájl lapon kattintson az Adatbázis mentése másként parancsra.
  3. A Mentés másként párbeszédpanelen adja meg az új adatbázis nevét.
  4. Kattintson a Mentés gombra.

Ezek után már felkészítheti az új előtér-adatbázist új funkciók támogatására.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
Access 2010