Access 2007 – az első lépések

A Microsoft Office Access 2007 alkalmazással többféle módon megkezdheti a munkát attól függően, hogy először használja az Access alkalmazást, másik adatbázis- vagy táblázatkezelő program alól mozgat át adatokat Access alá, illetve az Access korábbi változatáról tér át. A cikk az ezekben a helyzetekben nagy valószínűséggel felmerülő kérdéseket tárgyalja.

Kapcsolódó műveletek


Az Access futtatása első alkalommal

Az Office Access 2007 számos olyan fejlesztés nyomát hordozza magán, amelyek révén az adatbázisok létrehozása minden korábbinál könnyebbé vált. Azok a felhasználók, akik korábban már hoztak létre adatbázisokat Access alatt, minden bizonnyal értékelni fogják, ahogy az új és megújított funkciókkal felgyorsítható a létrehozás folyamata.

Az Office Access 2007 indításakor elsőként a Microsoft Office Access – első lépések oldal jelenik meg (hacsak nem egy adatbázisfájlra duplán kattintva indítja az Access alkalmazást, ebben az esetben ugyanis azonnal az adatbázis nyílik meg). A Microsoft Office Access – első lépések oldal az a kiindulási pont, ahonnan új adatbázist hozhat létre, megnyithatja a meglévő adatbázisokat, illetve különféle tartalmakat érhet el a Microsoft Office Online webhelyről.



Adatbázis létrehozása sablon segítségével

Az Access sablonok széles választékával segíti az adatbázis-létrehozási folyamat gyorsabbá tételét. Minden sablon egy-egy használatra kész adatbázis, amely az adott feladat elvégzéséhez szükséges összes táblát, lekérdezést (lekérdezés: A táblákban tárolt adatokra vonatkozó kérdés, vagy az adatokon végzett művelet végrehajtására irányuló kérés. A lekérdezés több táblából is gyűjthet adatokat, amelyek űrlapok vagy jelentések adatforrásául szolgálhatnak.), űrlapot és jelentést tartalmazza. Talál sablont például ügyek követésére, névjegyek kezelésére vagy kiadások nyilvántartására. A sablonok egy része néhány mintarekordot is tartalmaz, amelyek szemléltetik a sablon használatát. A sablonadatbázisok eredeti állapotukban is felhasználhatók, de eltérő igények esetén módosíthatók is.

  1. Ha az Access még nem fut, indítsa el.

Ha már van megnyitva adatbázis, az alábbi módon jelenítheti meg a Microsoft Office Access – első lépések oldalt:

  • Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson az Adatbázis bezárása parancsra.Gombkép

A Microsoft Office Access – első lépések oldal

  1. A Microsoft Office Access – első lépések oldal Ajánlott sablonok az interneten területén számos sablon jelenik meg, és az Access ablakának bal oldalán található Sablonkategóriák lista elemeire kattintva továbbiak is elérhetővé válnak. A Microsoft Office webhelyről egyéb sablonok is letölthetők (a részleteket a Sablon letöltése a Microsoft Office Online webhelyről című következő rész tartalmazza).
  2. Kattintson a használni kívánt sablonra.
  3. Az Access ablakának jobb oldalán található ablaktáblán, a Fájlnév mezőben megjelenik az Access javaslata a fájlnévre vonatkozóan. A fájlnevet megváltoztathatja, illetve másik mappát is választhat. Szükség esetén a létrehozott adatbázist Windows SharePoint Services 3.0-helyhez is csatolhatja.
  4. Kattintson a Létrehozás gombra (ha Office Online sablonnal szeretne dolgozni, kattintson a Letöltés gombra).

Az Access létrehozza az adatbázist, majd megnyitja. Megjelenik egy űrlap, amellyel megkezdheti az adatok bevitelét.

 Megjegyzés:   Ha a sablon mintaadatokat is tartalmaz, akkor ezeket a rekordokat a következőképpen törölheti:

  • Kattintson a törölni kívánt sor fejlécére. (A sor fejléce a rekord bal oldalán található mező vagy sáv.)
  • A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson a Törlés gombra.Gombkép
  1. Ha meg szeretné kezdeni az adatbevitelt, akkor kattintson az űrlap első üres cellájára, majd kezdjen el gépelni. Néhány rekord bevitele után a Navigációs ablak segítségével tekintse át, hogy vannak-e más, az ön számára hasznosnak tűnő űrlapok vagy jelentések is.

Sablon letöltése a Microsoft Office Online webhelyről

Ha a Microsoft Office Access – első lépések oldalon nem talál az igényeinek megfelelő sablont, akkor látogasson el az Office Online webhelyre, ahol még szélesebb választék áll a rendelkezésére.

  1. Ha az Access még nem fut, indítsa el.

Ha már van megnyitva adatbázis, az alábbi módon jelenítheti meg a Microsoft Office Access – első lépések oldalt:

  • Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson az Adatbázis bezárása parancsra.Gombkép
  1. Kattintson az Microsoft Office Access – első lépések oldal alatt található További anyagok az Office Online webhelyen terület Sablonok hivatkozására.

Egy új böngészőablakban megjelenik az Office Online webhely.

  1. A kívánt sablont az Office Online webhely keresőeszközeivel keresheti meg és töltheti le.
  2. A sablon letöltése után az új adatbázis az alábbi mappák egyikébe kerül.
    • Microsoft Windows Vista:    c:\Users\felhasználónév\Dokumentumok
    • Microsoft Windows Server 2003 vagy Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\felhasználónév\Dokumentumok

A következő alkalommal, amikor dolgozni szeretne az adatbázissal, innen nyithatja meg az Access programmal vagy a Windows Intézővel.

A szakasz tetejére

Teljesen új adatbázis létrehozása

Ha a sablonok egyike sem felel meg az igényeinek, esetleg másik alkalmazásban már rendelkezik olyan adatokkal, amelyeket importálni szeretne Access alá, akkor valószínűleg érdemesebb teljesen új adatbázist létrehoznia. A legtöbb alkalmazásnál ehhez a következő műveletek egyikét – esetleg mindkettőt – kell elvégeznie:

  • Új táblák létrehozása, majd az adatok bevitele, beillesztése vagy importálása a táblákba.
  • Adatok importálása más forrásokból, amelynek során új táblák jönnek létre.

Az adatbázisok tervezéséről, a kapcsolatok, az űrlapok, a jelentések és a lekérdezések megadásáról a Lásd még szakaszban említett témakörök tartalmaznak további tájékoztatást.

Üres adatbázis létrehozása

  1. Indítsa el az Access alkalmazást.
  2. A Microsoft Office Access – első lépések oldalon kattintson az Üres adatbázis gombra.

Üres adatbázis gomb

  1. Az Üres adatbázis ablaktáblán adja meg egy fájlnevet a Fájlnév mezőben. Ha nem ad kiterjesztést a fájlnévhez, az Access megteszi ezt ön helyett.
    • Microsoft Windows Vista:    c:\Users\felhasználónév\Dokumentumok
    • Microsoft Windows Server 2003 vagy Microsoft Windows XP:    c:\Documents and Settings\felhasználónév\Dokumentumok

Ha meg szeretné változtatni a fájl helyét, akkor kattintson a Fájlnév mező mellett lévő TallózásGombkép gombra, keresse meg az új helyet, majd kattintson az OK gombra.

  1. Kattintson a Létrehozás gombra.

Az Access létrehozza az adatbázist, majd Adatlap nézetben (Adatlap nézet: Tábla, űrlap, lekérdezés, nézet vagy tárolt eljárás adatait sor- és oszlopformátumban megjelenítő nézet. Adatlap nézetben mezőket szerkeszthet, adatokat vehet fel és törölhet, illetve adatokat kereshet.) megnyit egy üres táblát (Tábla1 néven).

  1. Az Access az Új mező hozzáadása oszlop első üres cellájába helyezi a kurzort.

Új, üres tábla egy új adatbázisban

Kezdje meg az adatok bevitelét – illetve úgy is dönthet, hogy az adatokat a jelen cikk Adatok beillesztése más forrásból Access-táblába című későbbi részében tárgyalt módon, másik forrásból illeszti be.

 Megjegyzések 

  • Az adatok Adatlap nézetben végzett bevitele ugyanolyan egyszerű, mintha Excel-munkalappal dolgozna. A legfőbb megszorítás az, hogy az adatokat sor- és oszlopfolytonosan kell bevinni, az adatlap bal felső sarkából kiindulva. Ne próbálja az Excel-munkalapoknál megszokott módon üres sorok vagy oszlopok bevitelével formázni az adatokat, ezzel ugyanis csak pazarolja a rendelkezésre álló helyet. A tábla kizárólag adatokat tartalmaz, az adatok megjelenítése teljes egészében a később megtervezett űrlapokra és jelentésekre hárul.
  • A tábla szerkezete az adatok bevitele során áll elő. Amikor új oszlopot ad a táblához, egyben egy új mezőt is meghatároz. Az Access a bevitt adatok alapján állítja be a mező adattípusát (adattípus: A mező azon jellemzője, mely meghatározza, milyen típusú adatot képes tárolni. Az adatok típusa lehet Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String és az alapértelmezett Variant.). Ha például van egy olyan oszlopa, amelybe kizárólag dátumokat írt be, akkor az Access ezt a mezőt Dátum/Idő típusúra állítja. Ha később nem dátum típusú értéket (például nevet vagy telefonszámot) próbál beírni ebbe a mezőbe, akkor az Access egy üzenetet jelenít meg, amelyben jelzi, hogy az adat típusa nem egyezik meg az oszlopéval. Lehetőleg úgy tervezze meg a táblát, hogy minden oszlop csak egyféle típusú adatot tartalmazzon, legyen az akár szöveg, akár dátum, akár egyéb típusú adat. Így a későbbiek során sokkal könnyebb lesz összeállítani olyan lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket, amelyek pontosan a kívánt adatokat tartalmazzák.
  • Az adatlapokkal történő munkáról további információkat találhat az Üres adatlap megnyitása című cikkben.

Ha egyelőre nem szeretne adatokat bevinni, akkor kattintson a BezárásGombkép gombra.

Tábla hozzáadása

A Létrehozás lap Eszközök csoportjának eszközeit használva új táblát adhat egy meglévő adatbázishoz.

Kép az Access-menüszalagról

Meglévő adatbázishoz új táblát a Táblázat beszúrása paranccsal adhat hozzá. Az Adatlap nézetben azonnal megkezdheti az adatok bevitelét, és az Access programra bízhatja a tábla szerkezetének menet közbeni kialakítását, de dönthet úgy is, hogy a Tervező nézetben (Tervező nézet: A táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók tervét megjelenítő nézet. Tervező nézetben új adatbázis-objektumokat lehet létrehozni, illetve módosítani lehet a régieket.) először megadja a tábla struktúráját, és csak ezt követően vált vissza Adatlap nézetre, hogy bevigye az adatokat. Bármelyik módszert választja is, az Access ablakának állapotsorában található nézetgombokkal bármikor átválthat a másik nézetre.

Tábla beillesztése Adatlap nézetből kezdve:    Adatlap nézetben az adatok bevitelét azonnal megkezdheti, az Access alkalmazásra bízva a tábla szerkezetének a háttérben való kialakítását. A mezőnevek hozzárendelése számozással történik (Mező1, Mező2 stb.), illetve a beírt adatok alapján a mezők adattípusát is az Access választja ki.

  1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a Tábla gombra.Gombkép
  1. Az Access létrehozza a táblát, majd az Új mező hozzáadása oszlop első üres cellájába helyezi a kurzort.

 Megjegyzés:   Ha nem látható Új mező hozzáadása nevű oszlop, akkor valószínűleg Tervező nézetben dolgozik, nem Adatlap nézetben. Az Adatlap nézetre való átváltáshoz a navigációs ablakban kattintson duplán a táblára. Az Access rákérdez az új tábla nevére, majd átvált Adatlap nézetre.

  1. A Adatlap lap Mezők és oszlopok csoportjában kattintson az Új mező gombra.Gombkép

Az Access megjeleníti a Mezősablonok ablaktáblát, amely a leggyakrabban használt mezőtípusok listáját tartalmazza. Ha áthúzza valamelyik mezőt az adatlapra, akkor az Access hozzáad egy ilyen nevű mezőt, majd az adott mezőtípusnak megfelelően beállítja a mező tulajdonságait. A tulajdonságok később módosíthatók. A mezőt az adatlap adatokat tartalmazó területére kell húzni. A mező leendő helyét függőleges beillesztési vonal jelzi.

  1. Ha meg szeretné kezdeni az adatok bevitelét, kezdjen el gépelni az első üres cellába – szükség esetén más forrásból is beilleszthet adatokat, ezt a cikk egy későbbi része tárgyalja.
    • Ha át szeretne nevezni egy oszlopot (mezőt), akkor kattintson duplán a fejlécére, majd írja be az új nevet. A mezőknek tanácsos a tartalmukat tükröző nevet adni, így tudni lehet, hogy a Mezőlistában megjelenő mezők mit tartalmaznak.
    • Ha át szeretne helyezni egy oszlopot, akkor a fejlécére kattintva válassza ki, majd húzza a kívánt helyre. Akár több egymás mellett található oszlopot is kijelölhet, majd együtt húzhatja át őket az új helyükre.

Tábla beillesztése Tervező nézetből kezdve:    Tervező nézetben lehetősége nyílik arra, hogy először az új tábla szerkezetét alakítsa ki. Ezt követően átválthat Adatlap nézetre, amelyben elvégezheti az adatbevitelt, illetve más módszerekkel, például beillesztéssel vagy hozzáfűzéssel is vihet be adatokat.

  1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a Táblatervező gombra.Gombkép
  1. A tábla minden mezőjének adjon meg egy nevet a Mezőnév oszlopban, majd válasszon ki egy adattípust az Adattípus listából.

 Megjegyzés:   Ha nem látható a Mezőnév és az Adattípus oszlop, akkor Tervező nézet helyett valószínűleg Adatlap nézetben dolgozik. A Tervező nézetre való átváltáshoz kattintson az Access ablakának állapotsorán látható Tervező nézet gombra. Az Access rákérdez az új tábla nevére, majd átvált Tervező nézetre.

  1. Ha gondolja, az egyes mezőkhöz a Leírás oszlopban leírást is mellékelhet. Az itt megadott leírás az állapotsorban jelenik meg, amikor a kurzor az adott mezőben található, továbbá a program állapotsori feliratként használja minden olyan vezérlőelem esetében, amelyet a mezőt a Mezőlista ablaktábláról az űrlapra vagy jelentésre húzva hoz létre, illetve amelyet az Űrlap varázsló vagy a Jelentés varázsló hoz létre a mezőhöz.
  2. Az összes mező hozzáadása után mentse a táblát.
    • Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson a Mentés parancsra, vagy nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.
  1. A tábla adatokkal való feltöltését bármikor megkezdheti, ha átvált Adatlap nézetre, rákattint az első üres cellára, majd hozzálát a bevitelhez. A következő szakaszban ismertetett módon más adatforrásból is illeszthet be adatokat.

Ha némi adat bevitele után további mezőket is hozzá szeretne adni a táblához, akkor az Adatlap nézet Új mező hozzáadása oszlopába is elkezdhet adatokat beírni, illetve az Adatlap lap Mezők és oszlopok csoportjának parancsait is használhatja.

A táblák létrehozásával (és a táblasablonok használatával) kapcsolatban további tájékoztatás olvasható a Táblák létrehozása az adatbázisban című cikkben.

A szakasz tetejére

Adatok beillesztése más forrásból Access-táblába

Ha az adatokat jelenleg másik programmal kezeli, például az Office Excel 2007 alkalmazással, akkor átmásolhatja őket egy Access-táblába. Ez a megoldás jellemzően akkor működik jól, ha az adatok már szét vannak válogatva oszlopokba, ahogy azt például az Excel-munkalapoknál is megszokhatta. Ha az adatokat eddig szövegszerkesztő programmal kezelte, akkor az a legjobb, ha tabulátor karakterekkel oszlopokba rendezi, vagy másolás előtt a szövegszerkesztő alkalmazásban táblázatos formátumúvá alakítja őket. Ha az adatok szerkesztést vagy bármilyen módosítást igényelnek (például a teljes neveket vezeték- és keresztnevekre kell szétválasztani), akkor ezt az Access-táblába való átmásolás előtt végezze el, különösen akkor, ha még nem jártas az Access kezelésében.

Ha egy üres táblába illeszt be adatokat, az Access az adatok alapján határozza meg az egyes mezők adattípusát. Ha például egy beillesztett mező csak dátumokat tartalmaz, az Access a Dátum/Idő adattípust alkalmazza a mezőre. Ha csak az „igen” és a „nem” szó szerepel egy beillesztett mezőben, az Access az Igen/Nem adattípust alkalmazza a mezőre.

Az Access annak alapján nevezi el a mezőket, hogy mit talál a beillesztett adatok első sorában. Ha a beillesztett adatok első sorának típusa hasonlít az azt követő sorokéra, az Access úgy határoz, hogy az első sor az adatok egy részét teszi ki, és általános neveket ad a mezőknek (M1, M2 stb.). Ha a beillesztett adatok első sora nem hasonlít az azt követő sorokra, az Access úgy gondolja, hogy az első sor mezőnevekből áll. Az Access ennek megfelelően nevezi el a mezőket, és kihagyja az első sort.

Ha az Access általános mezőneveket oszt ki, a félreértések elkerülése végett mihamarabb nevezze át a mezőket. Használja a következő eljárást:

  1. Mentse a táblát.
    • Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson a Mentés parancsra, vagy nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.
  1. Adatlap nézetben kattintson duplán az egyes oszlopfejlécekre, majd írjon be érvényes mezőneveket. Ez úgy tűnhet, mintha adatokat írna felül, de az oszlopfejlécek nem adatokat, hanem mezőneveket tartalmaznak.
  2. Mentse újra a táblát.

 Megjegyzés:   A mezőneveket módosíthatja úgy is, hogy átvált Tervező nézetben, és ott módosítja a mezőneveket. Tervező nézetre váltáshoz a navigációs ablakban a jobb gombbal kattintson a táblára, majd kattintson a Tervező nézet menüpontra. Ha vissza szeretne váltani Adatlap nézetre, kattintson kétszer a tábla nevére a navigációs ablakban.

A szakasz tetejére

Adatok importálása külső forrásból

Előfordulhat, hogy olyan adatokkal rendelkezik, amelyeket eddig más alkalmazásban gyűjtött, de most szeretne Access alá importálni. Lehetséges, hogy olyan személyekkel működik együtt, akik más programokkal tárolják az adataikat, ám ezekkel Access alatt szeretne dolgozni. Access alá mindegyik esetben könnyen importálhatja más programok adatait, legyen szó akár Excel-munkalapról, másik Access-adatbázis táblájáról, SharePoint listáról vagy a számos más forrás bármelyikéről. A folyamat a forrástól függően ugyan némileg eltérő lehet, de a következő útmutatást követve minden esetben elvégezheti a kezdő lépéseket:

  1. A Külső adatok lap Importálás csoportjában kattintson az importálni kívánt fájl típusának megfelelő parancsra.

Kép az Access-menüszalagról

Ha például egy Excel-munkalap adatait kívánja importálni, kattintson az Excel gombra. Ha nem találja a megfelelő programtípust, akkor kattintson az Egyebek gombra.

 Megjegyzés:   Ha az Importálás csoportban nem találja a megfelelő formátumtípust, akkor lehet, hogy el kell indítania azt a programot, amellyel eddig kezelte az adatokat, majd a segítségével valamilyen általános formátumba kell mentenie őket (például tagolt szövegfájlba (határolt szövegfájl: Adatokat tartalmazó fájl, melyben az egyes adatmezőket meghatározott karakter – például vessző vagy tabulátorjel – választja el egymástól.)), mielőtt elvégezné az importálást az Access programba.

  1. Ha tallózva szeretné kijelölni a forrás adatfájlt, akkor a Külső adatok átvétele párbeszédpanelen kattintson a Tallózás gombra, illetve írja be a forrás adatfájl teljes elérési útját a Fájlnév mezőbe.
  2. Az Adja meg, hogyan és hol szeretné tárolni az aktuális adatbázisban lévő adatokat területen válassza ki a megfelelő elemet. Az importált adatokkal létrehozhat új táblát, az adatokat hozzáfűzheti meglévő táblához, valamint csatolt táblát is létrehozhat, amely hivatkozást létesít és tart fenn az adatforrással.
  3. Kattintson az OK gombra.

Az Access elindítja az Importálás varázslót.

  1. Kövesse az Importálás varázsló utasításait. A tényleges folyamat a választott importálási vagy csatolási művelettől függ.
  2. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.

Az Access rákérdez, hogy el szeretné-e menteni az előzőleg befejezett importálási művelet részleteit.

  • Ha úgy gondolja, hogy később újra végre fogja hajtani ugyanezt az importálási műveletet, akkor kattintson az Importálási lépések mentése gombra, majd adja meg a szükséges adatokat.

Ezután könnyen megismételheti az importálási műveletet, ha a Külső adatok lap Importálás csoportjának Mentett importálások gombjára kattint, megadja az importálási beállításokat, majd a Futtatás gombra kattint.

  • Ha nem kívánja elmenteni a művelet részleteit, akkor kattintson a Bezárás gombra.

Az Access importálja az adatokat egy új táblába, majd megjeleníti azt a Navigációs ablak Táblák listáján.

Az adatoknak az Access programba történő importálásáról a cikk Lásd még című szakaszában említett témakörökben található további tájékoztatás.

A szakasz tetejére

Meglévő Access-adatbázis megnyitása

  1. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson a Megnyitás parancsra.
  1. Kattintson a Megnyitás párbeszédpanel megfelelő ikonjára – vagy a Hely listán kattintson a kívánt adatbázist tartalmazó meghajtóra vagy mappára.
  2. A mappák listáján mindaddig kattintson duplán a mappákra, amíg meg nem nyílik az adatbázist tartalmazó mappa.
  3. Amikor megtalálta az adatbázist, tegye a következők valamelyikét:
    • Ha alapértelmezett megnyitási módban szeretné megnyitni az adatbázist, akkor kattintson rá duplán.
    • Ha többfelhasználós (többfelhasználós (megosztott) adatbázis: Olyan adatbázis, amelyben ugyanazokat az adatokat egyszerre több felhasználó is megnézheti és szerkesztheti.) környezetben megosztott használatra szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor több felhasználó egyszerre is tudja írni-olvasni az adatbázist–, akkor kattintson a Megnyitás gombra.
    • Ha csak olvasásra szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor csak betekinteni tud, de szerkeszteni nincs lehetősége –, akkor kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd a Csak olvasásra parancsra.
    • Ha kizárólagos hozzáféréssel szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor senki más nem tudja megnyitni, amíg önnél megnyitva marad –, akkor kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd a Kizárólagos megnyitás parancsra.
    • Ha csak olvasásra szeretné megnyitni az adatbázist, kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd válassza a Kizárólagos megnyitás csak olvasásra lehetőséget. A többi felhasználó továbbra is megnyithatja az adatbázist, de csak olvasásra.

Ha nem találja a megnyitni kívánt adatbázist:    

  1. A Megnyitás párbeszédpanelen kattintson a Sajátgép parancsikonra, vagy a Hely mező Sajátgép elemére.
  2. Kattintson a jobb gombbal a meghajtók listájában arra a meghajtóra, amely vélhetően tartalmazza a fájlt, majd kattintson a Keresés parancsra.
  3. Adja meg a keresési feltételt, majd az adatbázis keresésének elindításához nyomja le az ENTER gombot.
  4. Miután megtalálta az adatbázist, a Keresés eredménye párbeszédpanelen duplán rákattintva nyissa meg.
  5. Mivel a keresést a Megnyitás párbeszédpanelből indította, csak az után nyílik meg az adatbázis, hogy rákattint a Mégse gombra ezen a párbeszédpanelen.

 Megjegyzés:   Bizonyos külső fájlformátumú adatfájlok közvetlen megnyitására is van lehetőség, ilyen például a dBASE, a Paradox, a Microsoft Exchange vagy az Excel. Ugyanígy megnyitható tetszőleges ODBC-adatforrás (ODBC-adatforrás: Az ODBC (Open Database Connectivity – Nyílt adatbázis-összekapcsolás) protokollt támogató programok és adatbázisok adatai, és az adatok eléréséhez szükséges információk.) is, például Microsoft SQL Server- vagy Microsoft FoxPro-adatbázis. Az Access automatikusan létrehoz egy új Access-adatbázist ugyanabban a mappában, mint ahol az adatfájl van, és csatolásokat hoz létre a külső adatbázis minden táblájához.

MegjelenítésTipp:

  • Ha a nemrégiben megnyitott adatbázisok közül szeretné megnyitni valamelyiket, akkor a Microsoft Office Access – első lépések oldal A legutóbb használt adatbázisok egyikének megnyitása listájában kattintson a megfelelő fájl nevére. Az Access megnyitja az adatbázist, valamint életbe lépteti azokat a beállításokat, amelyek az adatbázis legutóbbi megnyitásakor voltak érvényben. Ha nem látható a nemrégiben használt fájlok listája, akkor kattintson a Microsoft Office gombraGombkép, majd az Access beállításai parancsra. Megnyílik az Access beállításai párbeszédpanel. Kattintson a Speciális kategóriára, majd a Megjelenítés szakaszban jelölje be a Legutóbbi fájlok listája jelölőnégyzetet. (Azt is megadhatja, hogy hány ilyen fájl szerepeljen a listán (legfeljebb kilenc).
  • Ha a Microsoft Office gombraGombkép kattintás után a Megnyitás paranccsal nyit meg egy adatbázist, akkor a Megnyitás párbeszédpanel Legutóbbi dokumentumok parancsikonjára kattintva megjelenítheti a nemrégiben megnyitott adatbázisokra mutató parancsikonok listáját is.

A szakasz tetejére


Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Adatok importálása számolótáblából vagy másik programból

Azok a felhasználók, akik jártasságot szereztek más adatbázis- vagy táblázatkezelő programok használatában, valószínűleg tisztában vannak ezek működésének alapjaival. Az Access abban különbözik sok más adatbázis-kezelőtől, hogy lehetővé teszi relációs adatbázisok (relációs adatbázis: Olyan adatbázis amely az adatokat táblákban tárolja, és két tábla adatait az azonos értékek segítségével hasonlítja össze. A relációs adatbázisokban az adatokat általában csak egyszer tárolják.) létrehozását. Az Access emellett más adatbázis-kezelő programokkal, például az SQL Server kiszolgálókkal is képes együttműködni.

A szakasz tartalma


Excel-munkalap importálása az Access programba

Sokan azt követően kezdenek el ismerkedni az Access programmal, hogy már összeállítottak egy listát az Excel alkalmazásban. Az Excel kiváló eszköz egyszerűbb listák kezelésére, ám ahogy a listák nőnek, úgy egyre nehezebbé válik a szervezésük és naprakészen tartásuk. Logikus lépésként következik tehát a listák áthelyezése Access alá.

Az adatbázistáblák szerkezete hasonlít a munkalapokéra: mindkettő sorokban és oszlopokban tárolja az adatokat. Ezért általában könnyű a munkalapokat adatbázisba importálni. A munkalapon és az adatbázisban tárolt adatok közötti legfőbb különbség az adatok rendszerezésének módjában rejlik. Ha egyszerűen csak importálja a teljes munkalapot egy adatbázis egy új táblájába, azzal nem oldja meg az adatok szervezésével és frissítésével kapcsolatos problémákat, különösen akkor nem, ha a munkalap redundáns adatokat tartalmaz. A problémák megoldásához a számolótábla adatait különálló, egymással összefüggő adatokat tartalmazó táblákba kell szétosztania. Az adatok táblabeli elrendezéséről további információkat Az adatbázisok tervezésének alapjai című cikkben találhat.

Az Access tartalmazza a Táblaanalizáló varázsló, amellyel a művelet könnyebben elvégezhető. Az adatok táblába importálása után a varázsló segítséget nyújt a tábla olyan különböző táblákra osztásához, amelyek egyike sem tartalmaz más táblákban is megtalálható adatokat. A varázsló a táblák között szükséges kapcsolatokat is létrehozza. A kapcsolatokról további információk a jelen cikk Kapcsolatok az adatbázison belül című szakaszában találhatók.

Excel-munkalap importálása új Office Access 2007 adatbázis táblájába

  1. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson az Új parancsra.
  1. Írja be a Fájlnév mezőbe az új adatbázis nevét, majd kattintson a Létrehozás gombra.
  2. Zárja be a Tábla1 táblát.

Amikor a program rákérdez, hogy el szeretné-e menteni a Tábla1 módosításait, kattintson a Nem gombra.

  1. A Külső adatok lap Importálás csoportjában kattintson az Excel gombra.Gombkép
  1. A Külső adatok átvétele párbeszédpanelen kattintson a Tallózás gombra.
  2. A Fájl megnyitása párbeszédpanellel keresse meg a kívánt fájlt.
  3. Válassza ki a fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra.
  4. A Külső adatok átvétele párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy a Forrásadatok importálása új táblába az aktuális adatbázisban beállítás engedélyezve van-e.
  5. Kattintson az OK gombra.

Elindul a Táblázat importálása varázsló, amely feltesz néhány az adatokkal kapcsolatos kérdést.

  1. Kövesse az útmutatást. Az oldalak között a Tovább és a Vissza gombbal válthat. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.

 Megjegyzés:   Az Access rákérdez, hogy menteni szeretné-e az előzőleg befejezett importálási művelet részleteit. Ha úgy gondolja, hogy később újra végre fogja hajtani ugyanezt az importálási műveletet, akkor kattintson az Igen gombra, majd adja meg a szükséges adatokat. A műveletet a Külső adatok lap Importálás csoportjának Mentett importálások gombjára kattintva később újrajátszhatja. Ha nem kívánja menteni a művelet részleteit, akkor kattintson a Bezárás gombra.

Az Access importálja az adatokat egy új táblába, majd megjeleníti azt a Navigációs ablak Minden tábla listáján.

A Táblaanalizáló varázsló használata az adatok szervezésére

Miután importálta az adatokat egy Access-táblába, a Táblaanalizáló varázslóval gyorsan megtalálhatja a többször is szereplő adatokat. A varázslóval ezt követően könnyen külön táblákba tudja rendezni az ismétlődő adatokat, amelyek így hatékonyabban tárolhatók. Az Access biztonsági tartalékként megőrzi az eredeti táblát is, és mellette hozza létre az új, az adatbázis-alkalmazás alapjául szolgáló táblákat.

  1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely az elemezni kívánt táblát tartalmazza.
  2. Az Adatbáziseszközök lap Elemzés csoportjában kattintson a Táblaelemzés gombra.

Elindul a Táblaanalizáló varázsló.

Ha még nem szerzett jártasságot a normalizálásban, akkor tekintse át az első két bevezető oldal rövid ismertetőjét, illetve tekintse meg a gombokra kattintva elérhető példákat. Ha a bevezető oldalak nem láthatók, csak egy Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzet, akkor jelölje be ezt, majd a bevezető megjelenítéséhez kattintson kétszer a Vissza gombra. Ha a bevezetés elolvasása után többé nem szeretné látni a bevezető oldalakat, akkor törölje a jelölőnégyzet jelölését.

  1. A Melyik táblában szerepel több rekordban is ismétlődő értéket tartalmazó mező? kérdéssel kezdődő oldalon válassza ki az analizálni kívánt táblát, majd kattintson a Tovább gombra.
  2. Annak eldöntését, hogy melyik mező melyik táblába kerül, a varázslóra is bízhatja, illetve ön is megadhatja ezt. A varázsló utolsó oldalán akkor is módosíthatja a tábla elrendezését, ha elfogadja a varázsló ajánlásait.

 Megjegyzés:   Ha a varázslóra bízza annak eldöntését, hogy mely mezők mely táblákba kerüljenek, akkor előfordulhat, hogy a választásai nem felelnek meg az adatkezelési igényeinek – ez különösen akkor fordulhat elő, ha kevés adattal dolgozik. A varázsló eredményeit gondosan ellenőrizze. Más részről a varázsló az ön által kigondoltnál hatékonyabb szervezést is javasolhat, ezért érdemes egyszer legalább kipróbálni a varázsló javaslatait. Ha mégsem kívánja elfogadni őket, akkor manuálisan átrendezheti a mezőket, illetve a Vissza gombbal visszalépve a teljes mezőelrendezést ön adhatja meg.

  1. Kattintson a Tovább gombra. Ezen a lapon megadhatja, hogy mely táblák mely mezőket tartalmazzák. Ha a varázslóra bízza a döntést, akkor egymással kapcsolatvonalakkal összekötött táblákat kell látnia. Egyébként az Access csak egy táblát hoz létre, amely az összes mezőt magába foglalja. Az oldalon mindkét esetben ön is végezhet módosításokat.
    • Az egyes táblák mezőit az oldal üres területére húzva új táblákat adhat hozzá, amelyek ezeket a mezőket tartalmazzák. Az Access bekéri a táblaneveket.
    • A mezőket az egyes táblák között is áthúzhatja, amennyiben a tárolásukat úgy hatékonyabbnak véli.
    • A legtöbb tábla kap egy Kód vagy egy Generált egyedi kód mezőt. A kódmezőkről további információkat a varázsló ablakának jobb felső sarkán található Tippek gombra kattintva kaphat.
    • Ha vissza szeretné vonni egy változtatást, kattintson a Visszavonás gombra.
    • Ha át szeretné nevezni egy táblát, kattintson duplán a címsorára, írja be az új nevét, majd kattintson az OK gombra.
  2. Amikor a kívánt módon elrendezte a mezőket, kattintson a Tovább gombra.
  3. Ha a varázsló olyan rekordokat talál, amelyek nagyon hasonló értéket tartalmaznak, akkor ezeket mint lehetséges gépelési hibákat azonosítja, és megjelenít egy képernyőt, amelyen eldöntheti, hogy mit szeretne tenni velük. Görgesse végig a listát, keresse meg azokat az elemeket, amelyek tartalmaznak értéket a Javítás oszlopban, majd válassza ki a legördülő lista megfelelő elemét. Ha nem szeretné, hogy a varázsló módosítsa az értéket, akkor válassza a Maradjon a jelenlegi állapotban elemet. Amikor ezzel elkészült, kattintson a Tovább gombra.
  4. A varázsló megkérdezi, hogy szeretne-e készíteni egy olyan lekérdezést, amely alkalmas az eredeti tábla felidézésére. Ha rendelkezik olyan űrlapokkal és jelentésekkel, amelyek az eredeti táblára épülnek, akkor érdemes készítenie egy ilyen lekérdezést. Ha az Igen válasz mellett dönt, akkor a varázsló a tábla nevéhez a „_RÉGI” karakterláncot hozzáfűzve átnevezi az eredeti táblát, majd az eredeti tábla nevét felhasználva nevezi el az új lekérdezést. A táblához korábban létrehozott űrlapok és jelentések ettől kezdve a lekérdezést alkalmazzák az adatok kiolvasásához, és korábbi formájukban tovább használhatók.
  5. Kattintson a Befejezés gombra.

A varázsló a megadottak szerint létrehozza az új táblákat, majd megnyitja őket. Tekintse át az eredményt, majd zárja be a táblákat.

A szakasz tetejére

Más programok adatainak kezelése

Az Office Access 2007 más programok adatait is képes kezelni.

  • Más fájlformátumú adatokhoz kapcsolódó új Access-adatbázis létrehozása:    Az Access program más formátumú, például szöveges, dBASE vagy számolótábla formátumú fájlok megnyitására is alkalmas. Az Access automatikusan létrehozza a szükséges Access-adatbázist, illetve a kapcsolatot a fájllal.
    1. Indítsa el az Access alkalmazást.
    2. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson a Megnyitás parancsra.
  1. A Megnyitás párbeszédpanel Fájltípus legördülő listáján kattintson a megnyitni kívánt fájl típusára. Ha nem biztos abban, hogy mi a fájl típusa, akkor válassza a Minden fájl (*.*) elemet.
  2. Szükség esetén tallózással keresse meg a megnyitni kívánt fájlt tartalmazó mappát. Miután megtalálta, kattintson rá duplán, és ezzel nyissa meg.
  3. Járjon el a varázsló útmutatása szerint. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.
  • Adatok importálása vagy kapcsolása meglévő Access-adatbázishoz:    Lehetőség van arra, hogy a más források és programok adatait importálja az Access táblákba; ilyenkor az adatokat az Access fájl tartalmazza, ellentétben azzal az esettel, amikor az Access programból kapcsolatot hoz létre az adatokkal, amelyek az eredeti fájlban maradnak (tehát az Access fájlon kívül).

Adatok importálása vagy kapcsolása

  1. A Külső adatok lapon kattintson az Importálás csoportnak az adatok tárolási formájának megfelelő gombjára.

A következő formátumokból lehet adatokat importálni, illetve ilyen formátumú adatokkal lehet kapcsolatot létesíteni:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Szövegfájlok
  • XML-fájlok
  • ODBC adatbázisok
  • HTML dokumentumok
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

A Külső adatok átvétele párbeszédpanel jelenik meg.

  1. Kövesse a párbeszédpanelen megjelenő utasításokat.

Az Access importálja az adatokat az adatbázisba, illetve kapcsolja őket az adatbázishoz. A legtöbb formátumnál meg kell adni az adatok helyét, valamint meg kell határozni az adatbázison belüli tárolásuk módját.

A szakasz tetejére


Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Korábbi verziójú adatbázis használata az Access több verziójában

Ha az Access-adatbázist vagy az Access-projektet az Access 2000 alkalmazással vagy annak újabb változatával hozta létre, akkor az adatbázist vagy projektet az Access alkalmazásnak a létrehozáskor használt és bármely újabb változatával használhatja – akkor is, ha a fájl védve van. Az Access 2000-fájlokat például az Access 2000 – Office Access 2007 termékek, az Access 2002-2003 fájlokat pedig az Access 2002-2003 – Office Access 2007 alkalmazások tudják kezelni.

Előfordulhat, hogy az adatokat az Access egy korábbi verziójában szeretné tárolni, de néhány felhasználó az Access újabb verzióját használva szeretné ezeket az adatokat csatolni, miközben az újabb verzió egyes szolgáltatásainak előnyeit kihasználják. A megoldás egy új, „előtér-adatbázis” létrehozása az újabb verzióban (űrlapokkal, jelentésekkel, lekérdezésekkel, makrókkal, de táblák nélkül), majd csatolása a korábbi verziójú fájlban található táblákhoz. Használja az alábbi eljárások egyikét attól függően, hogy az adatbázis egy fájlban található-e, vagy pedig már egy előtér/háttér alkalmazásra (front-end/back-end alkalmazás: Olyan adatbázis-alkalmazás, amely egy táblákat tartalmazó „back-end” adatbázisfájlból és egy, a „back-end” táblákra mutató hivatkozásokat tartalmazó adatbázis-objektumokat tároló „front-end” adatbázisfájl másolataiból áll.) van felosztva.



Egy fájlból álló Access-adatbázis használata az Access több verziójában

Ha az Access-adatbázis minden táblája, űrlapja és egyéb objektuma egy .mdb fájlban található, és az Access több verziójában szeretné használni az adatbázist, létrehozhat egy új előtér alkalmazást egy újabb verzióban, majd csatolhatja az eredeti fájlhoz. Az Access korábbi verzióit futtató felhasználók továbbra is el tudják érni az eredeti adatbázist. Az újabb verzióval rendelkező felhasználók az új előtér-adatbázissal tudják elérni ugyanazokat az adatokat.

  1. Az alábbi eljárással alakítsa át az adatbázist a három újabb formátum – Access 2000, Access 2002-2003 vagy Access 2007 – valamelyikére. A parancs az eredeti adatbázist változatlanul hagyja, és egy másolatot készít a kiválasztott formátumban.
    • Zárja be az Access-fájlt. Ha a fájl kiszolgálón vagy megosztott mappában található többfelhasználós Access-adatbázis, akkor ügyeljen arra, hogy senkinél se legyen megnyitva.
    • Indítsa el az Access 2007 alkalmazást.
    • Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson a Megnyitás parancsra.
  • Tallózva keresse meg az átalakítani kívánt fájlt, majd duplán rákattintva nyissa meg.

 Megjegyzés:   Ha megjelenik az Adatbázis verziófrissítése párbeszédpanel, és azt kérdezi, hogy szeretné-e frissíteni az adatbázis verzióját, kattintson a Nem lehetőségre.

  • Ha az adatbázis megnyitásakor megnyílik egy űrlap, akkor zárja be az űrlapot.
  • Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, mutasson a Mentés másként pontra, majd kattintson az Adatbázis mentése más formátumban csoportban a kívánt formátumra.
  • A Mentés másként párbeszédpanelen adja meg az új adatbázis nevét.

 Megjegyzés:   Az új adatbázis nevének különböznie kell az eredeti adatbázis nevétől, kivéve ha más helyre kívánja menteni. De ez esetben is érdemes másik nevet használni, hogy könnyen megkülönböztethesse az előtér-adatbázist a háttéradatbázistól. Amikor viszont Access 2007 formátumra konvertál, a fájlkiterjesztés .mdb-ről .accdb-re változik, így használhatja ugyanazt a fájlnevet.

  • Kattintson a Mentés gombra.
  1. Az alábbi eljárással ossza a konvertált adatbázist előtér/háttér alkalmazásra:
    • Kattintson az Adatbáziseszközök lap Adatok áthelyezése csoportjának Access adatbázis gombjára.Gombkép
  • Az Adatbázis-daraboló párbeszédpanelen kattintson az Adatbázis feldarabolása gombra.
  • Adjon meg egy nevet a háttéradatbázishoz, majd kattintson a Darabolás gombra.
  1. Törölje az Adatbázis-daraboló eszköz által létrehozott háttéradatbázist – közben ügyeljen arra, nehogy törölje az eredeti adatbázist.
  2. Kapcsolja hozzá az új előtér-adatbázist az eredeti adatbázis tábláihoz: Az Adatbáziseszközök lap Eszközök csoportjában kattintson a Hivatkozott táblák kezelése gombra.Gombkép
  1. Kattintson Az összes kijelölése elemre, majd jelölje be a Mindig rákérdez az új helyre jelölőnégyzetet.
  2. Kattintson az OK gombra, tallózva keresse meg a korábbi verzió szerinti adatbázist, majd kattintson rá duplán.

Ha minden rendben megy, az Access megjelenít egy, az összes kapcsolt tábla sikeres frissítését jelző üzenetet.

Ezt követően az új előtér-adatbázist továbbfejlesztheti az új szolgáltatások kezelésére az olyan felhasználók számára, akik már frissítettek az Access 2000, az Access 2002-2003 vagy az Access 2007 programra. A korábbi verziókkal rendelkező felhasználók továbbra is a korábbi verziójú adatbázist használhatják.

Ha szeretné, az új előtér-adatbázist tovább konvertálhatja egy másik verzióra. Ha például az eredeti adatbázis Access 2000 formátumú volt, létrehozhat egy Access 2002-2003 formátumú előtér-adatbázist az ezzel a programmal dolgozó felhasználók számára, és egy Access 2007 formátumú előtér-adatbázist az ezzel a programmal dolgozó felhasználók számára. Mindkét előtérverzió az Access 2000 formátumú fájlt fogja csatolni.

A szakasz tetejére

Előtér-háttér alkalmazás használata az Access több verziójában

Ha az Access-adatbázis már előtér-háttér alkalmazás (front-end/back-end alkalmazás: Olyan adatbázis-alkalmazás, amely egy táblákat tartalmazó „back-end” adatbázisfájlból és egy, a „back-end” táblákra mutató hivatkozásokat tartalmazó adatbázis-objektumokat tároló „front-end” adatbázisfájl másolataiból áll.), akkor csak az az előtér-adatbázist kell Access 2000, Access 2002-2003 vagy Access 2007 fájlformátumúra alakítania. A háttéradatbázist nem kell módosítani.

Az alábbi eljárás azt mutatja, hogyan alakíthatja át az Adatbázis mentése másként paranccsal az előtér-adatbázist a három újabb formátum – Access 2000, Access 2002-2003 vagy Access 2007 – valamelyikére. A parancs az eredeti adatbázist változatlanul hagyja, és egy másolatot készít a kiválasztott formátumban.

  1. Zárja be az előtér-adatbázist. Ha a fájl kiszolgálón vagy megosztott mappában található többfelhasználós Access-adatbázis, akkor ügyeljen arra, hogy senkinél se legyen megnyitva.
  2. Indítsa el az Access 2007 alkalmazást.
  3. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, majd kattintson a Megnyitás parancsra.
  1. Tallózva keresse meg az előtér-adatbázist, majd duplán rákattintva nyissa meg.

 Megjegyzés:   Ha megjelenik az Adatbázis verziófrissítése párbeszédpanel, és azt kérdezi, hogy szeretné-e frissíteni az adatbázis verzióját, kattintson a Nem lehetőségre.

  1. Ha az adatbázis megnyitásakor megnyílik egy űrlap, akkor zárja be az űrlapot.
  2. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép, mutasson a Mentés másként pontra, majd kattintson az Adatbázis mentése más formátumban csoportban a kívánt formátumra.
  1. A Mentés másként párbeszédpanelen adja meg az új adatbázis nevét.
  2. Kattintson a Mentés gombra.

Ezt követően az új előtér-adatbázist továbbfejlesztheti az új szolgáltatások kezelésére az olyan felhasználók számára, akik már frissítettek az Access 2000, az Access 2002-2003 vagy az Access 2007 programra.

A szakasz tetejére


Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
Access 2007