Izrada i ispis omotnica za masovno slanje

  1. Na izborniku Alati pokažite na Pisma i cirkularna pisma, a zatim kliknite Cirkularna pisma.
  2. Pod Odabir vrste dokumenta pritisnite Omotnice.

Aktivni će dokument postati glavni dokument (glavni dokument: U cirkularnim pismima u Wordu to je dokument koji sadrži tekst i grafiku istu za svaku verziju spojenog dokumenta, na primjer, povratna adresa ili pozdrav u obrascu pisma.).

  1. Pritisnite Sljedeće: Pokretanje dokumenta.

PokažiSavjet

Ako ste upoznati sa značajkom cirkularnog pisma ili više volite raditi bez okna zadatka Cirkularna pisma, možete koristiti alatnu traku (alatna traka: Traka s gumbima i mogućnostima koju koristite za izvršenje naredbi. Da biste prikazali alatnu traku, pritisnite ALT i zatim SHIFT+F10.) Cirkularna pisma. Gumbi su poredani u nizu slijeva nadesno.

Detaljnije informacije o koracima

Okno zadatka vodit će vas kroz ostatak postupka stvaranja cirkularnih pisama. Slijede pojedinosti o svakom koraku.

PokažiPostavljanje i prikaz omotnica

  1. Učinite nešto od sljedećeg:

PokažiIzrada nove omotnice

  1. Pritisnite Promjena izgleda dokumenta.
  2. Pritisnite Mogućnosti omotnice.
  3. U dijaloškom okviru Mogućnosti omotnice odaberite željene mogućnosti, primjerice veličinu omotnice, a zatim pritisnite U redu.

PokažiPočetak s postojećom omotnicom

  1. Pritisnite Početak iz postojećeg dokumenta.
  2. U okviru Započni iz postojećeg odaberite dokument koji sadrži željenu omotnicu, a zatim pritisnite Otvori.

Ako dokument nije prikazan, pritisnite najprije Još datoteka, a zatim Otvaranje. U dijaloškom okviru Otvaranje pronađite željeni dokument, a zatim pritisnite Otvori.

Microsoft Word prikazuje dokument u prozoru dokumenta. Odlučite li umjesto toga koristiti drugi dokument s omotnicom, pritisnite Početak iz postojećeg dokumenta, a zatim odaberite drugi dokument. Želite li promijeniti izgled, pritisnite najprije Promjena izgleda dokumenta, a zatim Mogućnosti omotnice.

  1. Pritisnite Sljedeće: Odabir primatelja.

PokažiTraženje ili stvaranje izvora podataka, a zatim odabir primatelja

  1. Učinite nešto od sljedećeg:

PokažiPovezivanje s popisom kontakata Microsoft Outlooka

  1. Pod Odaberite primatelje pritisnite Odabir iz Outlookovih kontakata.
  2. Pritisnite Odabir mape Kontakti.
  3. U dijaloškom okviru Odabir mape popisa kontakata pritisnite najprije željeni popis kontakata, a zatim U redu.

Svi će se kontakti iz mape prikazati u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama, u kojem možete prilagoditi popis primatelja koje treba uključiti u cirkularna pisma.

PokažiPovezivanje s drugom vrstom popisa, primjerice s bazom podataka ili Officeovim popisom adresa

  1. Pod Odaberite primatelje pritisnite Koristi postojeći popis.
  2. Pritisnite Pregledavanje.
  3. U dijaloškom okviru Odabir izvora podataka pronađite i pritisnite željeni izvor podataka (izvor podataka: Datoteka koja sadrži informacije koje će se spajati u dokument. Primjerice, popis imena i adresa koje želite koristiti u cirkularnim pismima. Prije nego što možete koristiti informacije iz izvora podataka, morate se s njim povezati.).

Po zadanom, Microsoft Word će otvoriti mapu My Data Sources.

  1. Pritisnite Otvori.

Ovisno o vrsti odabranog izvora podataka, mogu se pojaviti drugi dijaloški okviri u kojima trebate navesti određene podatke.

Npr. ako je izvor podataka radna knjiga Microsoft Excela s podacima na više radnih listova, morate odabrati radni list sa željenim podacima, a zatim kliknuti U redu.

Svi će se unosi iz izvora podataka pojaviti u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama u kojem možete prilagoditi popis primatelja koje želite uključiti u cirkularna pisma.

PokažiStvaranje jednostavnog novog popisa adresa

  1. Pod Odaberite primatelje pritisnite Upis novog popisa.
  2. Pritisnite Stvaranje.
  3. U dijaloškom okviru Novi popis adresa pod Unesite podatke o adresi upišite podatke koje želite uključiti u prvi unos; npr. podatke o tituli, imenu i prezimenu, te adresi. Ne morate popuniti sva polja.
  4. Za dovršetak prvog unosa i prelazak na sljedeći unos pritisnite Nova stavka.
  5. Ponavljajte 3. i 4. korak dok ne dodate sve željene adresne stavke, a zatim pritisnite Zatvori.
  6. U dijaloškom okviru Spremanje popisa adresa, u okvir Naziv datoteke, upišite naziv popisa adresa i odaberite mapu u koju ga želite spremiti.

Po zadanom se popis sprema u mapu My Data Sources. Najbolje je da popis adresa ostane tamo jer je to ujedno i zadana mapa u kojoj Microsoft Word traži izvore podataka (izvor podataka: Datoteka koja sadrži informacije koje će se spajati u dokument. Primjerice, popis imena i adresa koje želite koristiti u cirkularnim pismima. Prije nego što možete koristiti informacije iz izvora podataka, morate se s njim povezati.). Stoga, želite li kasnije koristiti taj popis adresa u cirkularnim pismima, nećete ga trebati tražiti u drugim datotekama i mapama.

  1. Pritisnite Spremi.

Svi unosi na novom popisu pojavit će se u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnog pisma u kojem možete dotjerati popis primatelja cirkularnog pisma.

  1. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama odaberite primatelje koje želite uključiti.

PokažiKako?

  1. Učinite nešto od sljedećeg:

PokažiOdređivanje primatelja pomoću potvrdnih okvira

Ovaj je postupak najkorisniji ako je popis kratak.

  • Uključite potvrdne okvire pored primatelja koje želite uključiti, a isključite one pored primatelja koje želite izostaviti.

PokažiSavjet

Želite li u cirkularno pismo uključiti većinu osoba s popisa, prvo pritisnite Odaberi sve, a zatim isključite one koje želite izostaviti. Na sličan način, želite li uključiti samo nekoliko slogova s popisa, pritisnite Ukloni sve, a zatim uključite željene slogove.

PokažiSortiranje stavki na popisu

Ovo je korisno želite li stavke poredati po abecedi ili po brojevima.

  • Pritisnite naziv stupca stavke po kojoj želite sortirati. Npr. želite li popis abecedno prikazati po prezimenu, pritisnite naziv stupca Prezime.

PokažiFiltriranje stavki na popisu

Ovo je korisno sadrži li popis slogove koje ne želite vidjeti ili uključiti u cirkularno pismo. Nakon filtriranja popisa, pomoću potvrdnih okvira možete uključiti i izostaviti slogove na način opisan u prethodnom dijelu.

  1. Pritisnite strelicu pored naziva stupca stavke po kojoj želite filtrirati.
  2. Učinite nešto od sljedećeg:
    • (Praznine) prikazuje sve slogove u kojima je odgovarajuće polje prazno.
    • (Bez praznina) prikazuje sve slogove u kojima odgovarajuće polje sadrži podatke.
    • Sadrži li izvor podataka slogove u kojima postoje isti podaci a u stupcu postoji deset ili manje jedinstvenih vrijednosti, možete filtrirati po određenom podatku. Npr. postoji li više adresa kod kojih je pod država/regija navedena Australija, možete filtrirati po Australija.

Dijaloški okvir Primatelji cirkularnih pisama prikazuje samo odabrane slogove. Za ponovni prikaz svih slogova, pritisnite (Sve).

  1. Kliknite U redu da biste se vratili u okno zadatka Cirkularna pisma. Microsoft Word će za cirkularno pismo koristiti navedene primatelje.

PokažiSavjeti

  • Za dodatne mogućnosti sortiranja i filtriranja, najprije pritisnite strelicu pored nekog naziva stupca, a zatim (Dodatno). Pomoću kartica Filtriranje slogova i Sortiranje slogova postavite željeni upit za sortiranje ili filtriranje.
  • Ako je instaliran softver za provjeru valjanosti adresa, kako biste provjerili valjanost adresa primatelja pritisnite Provjera valjanosti u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama.
  1. Pritisnite Sljedeće: Razmještaj omotnice.

PokažiRazmještaj sadržaja omotnica

  1. Prijeđite u pogled izgleda ispisa (pogled izgleda ispisa: Pogled dokumenta ili nekog drugog objekta u obliku u kakvom će se pojaviti kad bude ispisan. Primjerice, stavke kao što su zaglavlja, fusnote, stupci i tekstni okviri pojavit će se na svojim stvarnim mjestima.), ako se već ne nalazite u njemu.
  2. Želite li na omotnicu staviti povratnu adresu, upišite je u gornji lijevi kut.
  3. Pritisnite središte omotnice kako biste umetnuli tekstualni okvir.
  4. Umetnite spojna polja (spojno polje: Rezervirano mjesto koje umećete u glavni dokument. Na primjer, umetnite spojno polje <City> da bi Word umetnuo naziv grada poput "Pariz" koji je pohranjen u polju s podacima o gradovima.) na mjestu gdje želite spojiti imena, adrese i ostale podatke, primjerice poštanski crtični kod.

PokažiKako?

  1. U glavnom dokumentu (omotnici) kliknite mjesto na koje želite umetnuti polje (polje: Skup kodova koji daje upute Microsoft Wordu da automatski umetne tekst, sliku, brojeve stranica i drugi materijal u dokument. Primjerice, polje DATE umeće današnji datum.).
  2. Umetnite nešto od sljedećeg:

PokažiAdresni blok s imenom, adresom i ostalim podacima

  1. Pritisnite Adresni blok.
  2. U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite elemente adrese koje želite uključiti, kao i željena oblikovanja, a zatim pritisnite U redu.
  3. Pojavi li se dijaloški okvir Usklađivanje polja, Microsoft Word možda nije mogao pronaći neke podatke potrebne za blok adrese. Pritisnite strelicu pored (nije dostupno), a zatim iz izvora podataka (izvor podataka: Datoteka koja sadrži informacije koje će se spajati u dokument. Primjerice, popis imena i adresa koje želite koristiti u cirkularnim pismima. Prije nego što možete koristiti informacije iz izvora podataka, morate se s njim povezati.) odaberite polje koje odgovara polju potrebnom za cirkularna pisma.

PokažiOstala polja s podacima

  1. Pritisnite Još stavki.
  2. Učinite nešto od sljedećeg:
  3. U okviru Polja pritisnite željeno polje.
  4. Pritisnite najprije Umetni, a zatim Zatvori.
  5. Pojavi li se dijaloški okvir Usklađivanje polja, Microsoft Word možda nije mogao pronaći neke podatke potrebne za blok adrese. Pritisnite strelicu pored (nije dostupno), a zatim iz izvora podataka odaberite polje koje odgovara polju potrebnom za cirkularna pisma.

 Napomena   Ako umetnete polje s popisa Polja baze podataka, a onda kasnije prijeđete na izvor podataka koji ne sadrži stupac istog naziva, Word neće moći umetnuti podatke s tog polja u spojeni dokument.

PokažiElektronička poštarina

Kako biste mogli dodati elektroničku poštarinu, prvo morate instalirati program za elektroničku poštarinu, primjerice neki koji možete nabaviti sa servisa na World Wide Webu World Wide Web (WWW): Multimedijska grana Interneta koja predstavlja ne samo tekst, nego i slike, zvuk i video. Na webu korisnici mogu korištenjem hiperveza lako prelaziti sa stavke na stavku, sa stranice na stranicu ili s web-mjesta na web-mjesto.).

  1. Pritisnite Elektronička poštarina.

Ako nije instaliran program za elektroničku poštarinu, Microsoft Word traži da ga instalirate i nudi povezivanje s web-mjestom Microsoft Office Online. Tamo možete dobiti više podataka i veze na ostala mjesta koja nude elektroničku poštarinu.

  1. Umetnite poštarinu prema uputama programa.

PokažiPoštanski crtični kod

Morate odabrati vrstu naljepnice ili omotnice koja podržava crtični kod POSTNET.

  1. Pritisnite Poštanski crtični kod.
  2. U dijaloškom okviru Umetanje poštanskog crtičnog koda odaberite odgovarajuća polja adrese.

 Napomena   Mogućnost Poštanski crtični kod pojavit će se samo ako koristite američku verziju Microsoft Worda.

  1. Ponovite 1. i 2. korak za sva polja koja želite umetnuti.

Napomene

  1. Želite li to, možete promijeniti oblikovanje spojenih podataka.

PokažiKako?

Za oblikovanje spojenih podataka potrebno je oblikovati spojna polja (spojno polje: Rezervirano mjesto koje umećete u glavni dokument. Na primjer, umetnite spojno polje <City> da bi Word umetnuo naziv grada poput "Pariz" koji je pohranjen u polju s podacima o gradovima.) u glavnom dokumentu. Nemojte oblikovati podatke u izvoru podataka (izvor podataka: Datoteka koja sadrži informacije koje će se spajati u dokument. Primjerice, popis imena i adresa koje želite koristiti u cirkularnim pismima. Prije nego što možete koristiti informacije iz izvora podataka, morate se s njim povezati.), jer se to oblikovanje neće zadržati kada se podaci spoje u dokument.

  1. U glavnom dokumentu označite polje s podacima koje želite oblikovati, zajedno sa susjednim znakovima spojnog polja («« »»).
  2. Na izborniku Oblikovanje pritisnite Font, a zatim odaberite željene mogućnosti.

 Napomena   Font za adresu isporuke možete odabrati i dok postavljate mogućnosti na kartici Mogućnosti omotnice za vrijeme spajanja.

PokažiOblikovanje pomoću kodova polja

Da biste imali nadzor nad ostalim aspektima oblikovanja, pritisnite tipke ALT+F9 i tako prikažite kodove polja (kod polja: Rezervirano mjesto koje prikazuje gdje će se pojaviti određeni podaci iz izvora podataka; elementi u polju koji generiraju rezultat polja. Kod polja uključuje znakove polja, vrstu polja i upute.), a zatim spojnim poljima dodajte parametre (parametar: Prilikom rada s poljima to je posebna uputa koja uzrokuje određenu akciju. Općenito, parametar se dodaje polju da bi se izmijenio rezultat.).

Npr.:

  • Da bi se broj "34987,89" prikazao kao "Kn 34.987,89", dodajte parametar brojčane slike (\# $#,###.00).
  • Da bi se imena klijenata ispisala velikim slovima, dodajte parametar oblikovanja za velika slova (\* Upper).
  • Kako biste bili sigurni da spojeni podaci imaju isti font i veličinu u točkama kao i spojno polje, dodajte parametar MERGEFORMAT \*.
  1. Nakon što ste gotovi s radom u glavnom dokumentu i umetnuli sva spojna polja, na izborniku Datoteka pritisnite Spremanje kao. Dokumentu dajte naziv, a zatim pritisnite Spremi.
  2. Pritisnite Sljedeće: Pretpregled omotnica.

PokažiPretpregled omotnica i prilagodba popisa primatelja

  1. Pretpregledajte stavke. Učinite nešto od sljedećeg:
    • Za pretpregled stavki redom, pritisnite gumbe sa strelicama gumb Nazad i gumb Naprijed.
    • Za traženje i pretpregled određene stavke, pritisnite Traženje primatelja, a zatim u dijaloškom okviru Traženje unosa unesite kriterije pretraživanja.
  2. Ako je potrebno, prilagodite popis primatelja. Učinite nešto od sljedećeg:
    • Za izostavljanje nekog primatelja iz cirkularnog pisma, pritisnite Isključi ovog primatelja.
    • Za promjenu popisa primatelja pritisnite Uređivanje popisa primatelja, a zatim u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama izvršite promjene. 
  3. Pritisnite Sljedeće: Dovršetak spajanja.

PokažiDovršetak spajanja

Učinite nešto od sljedećeg:

PokažiPrilagodba pojedinačnih omotnica

Da biste personalizirali pojedinačne dokumente, dovršite cirkularno pismo, a zatim u nastalom spojenom dokumentu uredite željene podatke.

  1. Pritisnite Uređivanje pojedinačnih omotnica.
  2. U dijaloškom okviru Spajanje u novi dokument odaberite slogove koje želite spojiti.
  3. Pritisnite U redu.

Microsoft Word stvara i otvara novi spojeni dokument. Glavni će dokument također ostati otvoren i u njega se možete vratiti želite li promijeniti sve dokumente.

  1. Pređite do podataka koje želite urediti i izvršite promjene.
  2. Ispišite ili spremite dokument na uobičajeni način.

PokažiIspis omotnica

Učinite nešto od sljedećeg:

PokažiAko ste prilagodili stavke i spojeni dokument je aktivan

  1. Na izborniku Datoteka pritisnite Ispis.
  2. Odaberite željene mogućnosti.

PokažiAko želite ispisati izravno iz okna zadatka Cirkularna pisma

  1. U 6. koraku okna zadatka Cirkularna pisma (Dovršetak spajanja) kliknite Ispis.
  2. U dijaloškom okviru Spajanje i slanje na pisač učinite nešto od sljedećeg, a zatim pritisnite U redu.
    • Za ispis svih dokumenata pritisnite Sve.
    • Za ispis dokumenta prikazanog u prozoru dokumenta pritisnite Trenutni slog.
    • Za ispis raspona dokumenata pritisnite Od, a zatim u okvire Od i Do upišite brojeve slogova.
  3. U dijaloškom okviru Ispis odaberite željene mogućnosti.

PokažiSpremanje omotnica radi kasnijeg korištenja

Želite li urediti spojene omotnice ili ih spremiti radi kasnijeg korištenja, možete ih prikupiti u jedan dokument.

  1. Pritisnite Uređivanje pojedinačnih omotnica.
  2. U dijaloškom okviru Spajanje u novi dokument učinite nešto od sljedećeg, a zatim pritisnite U redu.
    • Za spajanje svih dokumenata, pritisnite Sve.
    • Za spajanje samo dokumenta koji je prikazan u prozoru dokumenta, pritisnite Trenutni slog.
    • Za spajanje raspona dokumenata, pritisnite Od, a zatim u okvire Od i Do upišite brojeve slogova.

Microsoft Word otvara jedan novi dokument koji sadrži sve pojedinačne dokumente. Dokument nakon toga možete spremiti na uobičajeni način radi kasnijeg korištenja.

 
 
Odnosi se na:
Outlook 2003, Word 2003