Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja na dolaznim ili odlaznim porukama na temelju uvjeta koje ste naveli. Pravilo možete stvoriti iz predloška, poruke ili pomoću vlastitih uvjeta.
Sadržaj članka
Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama e-pošte
Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja na dolaznoj ili poslanoj poruci koja ispunjava uvjete koje ste naveli u pravilu. Brojne uvjete i akcije možete odabrati pomoću čarobnjaka za pravila. Ako budete koristili pravila, lakše ćete ostati organizirani i informirani.
Postoje dvije kategorije pravila – organizacijska i obavještajna. Pravila se ne primjenjuju na pročitane poruke, već samo na nepročitane.
Čarobnjak za pravila sadrži predloške za najčešća pravila, uključujući:
- Ostanite organizirani Ova pravila pomažu kod spremanja poruka te podsjećaju na poruke za daljnji rad. Na primjer, možete stvoriti pravilo koje poruke poslane od određenog pošiljatelja, primjerice Bobbyja Moorea, a sadrže riječ "prodaja" u retku Predmet, obilježava zastavicom za daljnji rad, stavlja u kategoriju Prodaja te premješta u mapu pod nazivom Bobbyjeva prodaja.
- Budite u tijeku Ova pravila na određeni vas način obavještavaju po primitku pojedinačne poruke. Na primjer, možete stvoriti pravilo koje automatski šalje upozorenje na mobilni telefon ako primite poruku od člana obitelji.
- Započni s praznim pravilom Ovo su pravila koja od početka stvorite sami.
Vrh stranice
Stvaranje pravila
- Na kartici Polazno u grupi Akcije kliknite Pravila, a zatim Upravljanje pravilima i upozorenjima.
- Ako imate više računa e-pošte, na popisu Primijeni promjene na ovu mapu odaberite željenu mapu Ulazna pošta, a zatim kliknite Novo pravilo.
Ako pravilo želite stvoriti iz predloška, učinite sljedeće:
- Na stranici Prvi korak: odabir predloška odaberite željeni predložak iz zbirke predložaka Ostanite organizirani ili Budite u tijeku.
- Na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila kliknite podcrtanu vrijednost. Ako, na primjer, kliknete vezu osobe ili popis raspodjele, otvorit će se adresar.
- Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.
- Ako to još niste učinili, na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila, kliknite podcrtanu vrijednost, a zatim Dalje.
- Na stranici Prvi korak: odabir akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.
- Ako to još niste učinili, na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila, kliknite podcrtanu vrijednost, a zatim Dalje.
- Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.
- Kako biste dovršili stvaranje pravila, unesite naziv pravila, a zatim odaberite sve druge mogućnosti koje želite.
- Želite li primijeniti ovo pravilo na poruke koje su već u nekoj od mapa, uključite potvrdni okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u "mapi".
- Za primjenu ovog pravila na sve račune e-pošte te mape Primljeno pridružene svakom pojedinom računu uključite potvrdni okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.
- Kliknite Završi.
Vrh stranice
Da biste pravilo stvorili odabirom vlastitih uvjeta, akcija i iznimki, učinite sljedeće:
- Na kartici Polazno u grupi Akcije kliknite Pravila.
- Ako imate više od jednog računa e-pošte, na popisu Primijeni promjene na ovu mapu odaberite željenu mapu Primljeno.
- Kliknite Novo pravilo.
- U odjeljku Započni s praznim pravilom odaberite Provjera poruka pri njihovu dolasku ili Provjera poruka nakon slanja, a zatim kliknite Dalje.
- Na stranici Prvi korak: odabir uvjeta odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.
- Ako to još niste učinili, na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila, kliknite podcrtanu vrijednost, a zatim Dalje.
- Na stranici Prvi korak: odabir akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.
- Ako to još niste učinili, na stranici Drugi korak: uređivanje opisa pravila, kliknite podcrtanu vrijednost, a zatim Dalje.
- Na stranici Prvi korak: odabir iznimaka odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.
- Kako biste dovršili stvaranje pravila, unesite naziv pravila, a zatim odaberite sve druge mogućnosti koje želite.
- Želite li primijeniti ovo pravilo na poruke koje se već nalaze u nekoj od mapa, označite potvrdni okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u "mapi".
- Za primjenu ovog pravila na sve račune e-pošte te mape Primljeno pridružene svakom pojedinom računu uključite potvrdni okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.
- Kliknite Završi.
Vrh stranice
Možete stvoriti pravilo izravno iz poruke. Na primjer, možete stvoriti pravilo za premještanje poruka nekog pošiljatelja u određenu mapu.
Ako pravilo želite stvoriti iz poruke, učinite sljedeće:
- Kliknite poruku za koju želite stvoriti pravilo, zatim na kartici Polazno u grupi Akcije kliknite Pravila, a potom Stvori pravilo.
- U dijaloškom okviru Stvaranje pravila potvrdite okvire uz željene uvjete. Mnoge mogućnosti već sadrže informacije iz odabrane poruke.
- Uključite potvrdni okvir Premjesti stavku u mapu.
- Kliknite postojeću mapu, a zatim Novo da biste stvorili novu mapu u koju ćete spremati poruke.
- Da biste u pravilo dodali još uvjeta, akcija ili iznimki, kliknite Dodatne mogućnosti, a zatim slijedite preostale upute u čarobnjaku za pravila.
Savjet Da biste odmah primijenili pravilo, potvrdite okvir Odmah primijeni ovo pravilo na poruke koje se već nalaze u mapi na posljednjoj stranici čarobnjaka za pravila.
Vrh stranice
Ručna primjena pravila
Ako želite ručno primijeniti jedno ili više pravila, učinite sljedeće:
- Na izborniku Akcije kliknite Pravila.
- U dijaloškom okviru Upravljanje pravilima i upozorenjima isključite pravilo poništavanjem okvira pokraj njega.
- Kliknite Izvedi pravila sada.
- U dijaloškom okviru Primjena pravila sad, u Odabiranje pravila za izvođenje uključite okvir pokraj pravila koje želite pokrenuti.
- U okviru Pokretanje u mapi kliknite Pregledaj, a zatim odaberite mapu na koju želite primijeniti pravilo.
- U okviru s popisom Primijeni pravila na kliknite kategoriju poruka na koju želite primijeniti pravilo.
Na primjer, pravilo možete primijeniti samo na nepročitane poruke u mapi.
- Kliknite Izvedi sada.
Iznimke
Pravilima možete dodati iznimke za posebne okolnosti, na primjer kada je poruka obilježena zastavicom za daljnji rad ili ima oznaku visoke važnosti. Pravilo se ne primjenjuje na poruke ispuni li se samo jedna od određenih iznimki.
Vrh stranice
Poslužiteljska i klijentska pravila
Poslužiteljska pravila Ako koristite račun sustava Microsoft Exchange, možete stvarati poslužiteljska pravila. Ta se pravila primjenjuju na vaš poštanski sandučić na poslužitelju pošte, čak i ako Outlook nije pokrenut. Poslužiteljska pravila moraju se primjenjivati na poruke čim se isporuče u vašu mapu Ulazna pošta i potrebno im je omogućiti izvođenje dok se ne dovrše na poslužitelju. Pravilo koje, primjerice, određuje da se poruka ispiše ne može se primijeniti dok ne dovrši njegova primjena na poslužitelju. Ako se ne može primijeniti na poslužitelju, pravilo se primjenjuje kada pokrenete Outlook i postaje klijentsko pravilo.
Isključivo klijentska pravila Klijentska pravila su pravila koja se primjenjuju samo na vašem računalu. To su pravila koja se ne mogu izvršiti dok se ne dovrše na poslužitelju, primjerice određivanje da se ispišu određene poruke. Klijentska pravila mogu se primjenjivati samo kada je Outlook pokrenut.
Ako vaš popis pravila sadrži obje vrste pravila, najprije se primjenjuju poslužiteljska pravila, a zatim klijentska.
Vrh stranice
Primjena pravila na druge stavke programa Outlook
Potvrde o isporuci, odgovori glasača i automatski odgovori
Kada se primjenjuju pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, odgovori glasača i automatski odgovori tretiraju se kao da je riječ o porukama. Pravilo koje, primjerice, stavke (stavka: Stavka je osnovni element koji sadrži podatke u Outlooku (slična je datoteci u drugim programima). Stavke uključuju poruke e-pošte, obveze, kontakte, zadatke, unose dnevnika, bilješke, oglašene stavke i dokumente.) s riječju "sastanak" u predmetu premješta u određenu mapu, premješta i sve potvrde o isporuci, odgovore glasača i automatske odgovore s riječju "sastanak" u predmetu.
Napomena Kada pravilo premjesti odgovore glasača iz mape Ulazna pošta u neku drugu mapu, to utječe na praćenje glasova. Kada otvorite poslanu poruku koja je sadržavala gumb za glasovanje, informacije o praćenju neće obuhvaćati odgovore koje je to pravilo premjestilo. Ručno premještanje ili brisanje odgovora ne utječe na praćenje.
Vrh stranice
Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti
Kada se primjenjuju pravila, zahtjevi za sastancima, zahtjevi za zadacima i dokumenti tretiraju se kao poruke. Kada, primjerice, stvorite pravilo koje stavke (stavka: Stavka je osnovni element koji sadrži podatke u Outlooku (slična je datoteci u drugim programima). Stavke uključuju poruke e-pošte, obveze, kontakte, zadatke, unose dnevnika, bilješke, oglašene stavke i dokumente.) s riječju "sastanak" u okviru Predmet premješta u određenu mapu, bit će premješteni i svi zahtjevi za zadatkom ili zahtjevi za sastankom koji ispunjavaju taj uvjet. No pri stvaranju pravila koja utječu na takve stavke imajte u vidu sljedeće:
- Stavka premještena u mapu koja ne sadrži poštu možda neće funkcionirati na očekivan način. Ako se, primjerice, poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obveza.
- Ako se zahtjev za sastankom ili zadatkom pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisano, izvorna stavka neće pratiti odgovor.
- Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisano, sastanak se neće dodati u Kalendar.
- Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.
Vrh stranice
Grupe kontakata
Pravilo koje sadrži popis za raspodjelu može se različito ponašati ovisno o tome kako je pravilo stvoreno.
- Premještanje poruka poslanih u mapu Grupa kontakata To je pravilo dostupno samo ako koristite račun sustava Exchange. Samo se poruke poslane u grupu kontakata premještaju u navedenu mapu. Poruke osoba koje su članovi grupe kontakata ne premještaju se u navedenu mapu.
Vrh stranice
Prosljeđivanje poruka izvan organizacije
Ako koristite račun sustava Exchange 2010, ne možete koristiti pravila za prosljeđivanje poruka na adrese e-pošte izvan svoje tvrtke ili ustanove. Ta postavka sprječava otkrivanje internih korporacijskih informacija. Tu postavku može promijeniti samo administrator sustava Exchange.
Vrh stranice
