Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila

Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja po primitku dolaznih ili odlaznih poruka na temelju uvjeta koje navedete. Pravilo možete stvoriti iz predloška, poruke ili pomoću vlastitih uvjeta.

Koristite Outlook Web App? Informacije o stvaranju pravila i upravljanju pravilima koja će funkcionirati i u programu Outlook za radnu površinu potražite u članku Pravila mate ulazne pošte.

Sadržaj članka


Kako pravila olakšavaju upravljanje porukama e-pošte

Pravilo je akcija koju Microsoft Outlook automatski obavlja na dolaznoj ili poslanoj poruci koja ispunjava uvjete koje ste naveli u pravilu. Brojne uvjete i akcije možete odabrati pomoću čarobnjaka za pravila.

Postoje dvije kategorije pravila – organizacijska i obavještajna. Pravila se ne primjenjuju na pročitane poruke, već samo na nepročitane.

Predlošci pravila u čarobnjaku za pravila

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za najčešća pravila, uključujući sljedeće:

  • Ostanite organizirani     Ta pravila olakšavaju spremanje poruka i daljnji rad na njima. Možete, primjerice, stvoriti pravilo kojim se poruke koje je poslao određeni pošiljatelj, npr. Gordan Vukelić, a sadrže riječ "prodaja" u retku Predmet, obilježavaju zastavicom za daljnji rad, stavljaju u kategoriju Prodaja te premještaju u mapu naziva Gordanova prodaja.
  • Budite u tijeku     Ta vas pravila na određeni način obavještavaju o primitku određene poruke. Možete, primjerice, stvoriti pravilo koje automatski šalje upozorenje na mobilni telefon ako primite poruku od člana obitelji.
  • Započnite praznim pravilom     To su pravila koja stvarate bez pomoći predloška za pravila i koja možete u potpunosti prilagoditi.

Vrh stranice Vrh stranice

Stvaranje pravila

Outlook sadrži predloške pravila za uobičajene scenarije. Koristite te predloške pravila ili stvorite vlastita prilagođena pravila.

Korištenje predložaka pravila programa Outlook

  1. Kliknite karticu Datoteka.
  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.
  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.
  4. Na stranici Korak 1: odaberite predložak odaberite željeni predložak iz zbirke predložaka Ostanite organizirani ili Budite u tijeku.
  5. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost. Ako, primjerice, kliknete vezu osobe ili javna grupa, otvorit će se adresar.
  6. Kliknite Dalje.
  7. Na stranici Korak 1: odaberite uvjete odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.
  8. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaki dodani uvjet, a zatim odredite vrijednost.
  9. Kliknite Dalje.
  10. Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.
  11. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.
  12. Kliknite Dalje.
  13. Na stranici Korak 1: odaberite iznimke odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.
  14. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu iznimku, a zatim odredite vrijednost.
  15. Kliknite Dalje.
  16. Na stranici Korak 1: navedite ime ovog pravila unesite naziv.
  17. Na stranici Korak 2: postavite mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.
    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.
    • Novo je pravilo po zadanom uključeno. Da biste ga isključili, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.
    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.
  18. Kliknite Završi.

Vrh stranice Vrh stranice

Stvaranje prilagođenog pravila

  1. Kliknite karticu Datoteka.
  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.
  3. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte kliknite Novo pravilo.
  4. U odjeljku Započnite praznim pravilom kliknite Provjera poruka pri njihovu dolasku ili Provjera poruka nakon slanja.
  5. Kliknite Dalje.
  6. Na stranici Korak 1: odaberite uvjete odaberite uvjete koje poruke moraju ispunjavati da bi se na njih primijenilo pravilo.
  7. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaki dodani uvjet, a zatim odredite vrijednost.
  8. Kliknite Dalje.
  9. Na stranici Korak 1: odaberite akcije odaberite akciju koju pravilo mora izvršiti ako se ispuni određeni uvjet.
  10. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu akciju, a zatim odredite vrijednost.
  11. Kliknite Dalje.
  12. Na stranici Korak 1: odaberite iznimke odaberite eventualne iznimke od pravila, a zatim kliknite Dalje.
  13. Na stranici Korak 2: uredite opis pravila kliknite podcrtanu vrijednost za svaku dodanu iznimku, a zatim odredite vrijednost.
  14. Kliknite Dalje.
  15. Na stranici Korak 1: navedite ime ovog pravila unesite naziv.
  16. Na stranici Korak 2: postavite mogućnosti pravila potvrdite okvire pokraj željenih mogućnosti.
    • Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.
    • Novo je pravilo po zadanom uključeno. Da biste ga isključili, poništite potvrdni okvir Uključi ovo pravilo.
    • Da biste pravilo primijenili na sve račune e-pošte postavljene u programu Outlook, potvrdite okvir Stvori ovo pravilo za sve račune.
  17. Kliknite Završi.

Vrh stranice Vrh stranice

Stvaranje pravila na temelju poruke pošiljatelja ili primatelja

Pravilo je moguće brzo stvoriti iz bilo koje poruke. Prednost je tog načina stvaranja pravila u tome što se pravila predlažu na temelju pošiljatelja ili primatelja poruke. Kada, primjerice, počnete od poruke, jedno predloženo pravilo premješta sve poruke tog pošiljatelja u mapu koju odaberete.

  1. Kliknite poruku za koju želite stvoriti pravilo, zatim na kartici Polazno u grupi Premještanje kliknite Pravila.

Predložena se pravila pojavljuju ovisno o pošiljatelju i primatelju poruke.

  1. Učinite nešto od ovog:
  • Kliknite neko predloženo pravilo, zatim odredišnu mapu, a potom U redu.
  • Da biste vidjeli dodatne mogućnosti pravila koja ovise o pošiljatelju, primatelju ili predmetu poruke, kliknite Stvori pravilo.

Ako u drugom koraku odaberete Stvori pravilo otvorit će se dijaloški okvir Stvaranje pravila. Nastavite u sljedećim koracima.

  1. U odjeljku Kad primim e-poštu sa svim odabranim uvjetima potvrdite okvire uz željene uvjete.
  2. U odjeljku Učini sljedeće, potvrdite okvire uz akcije koje želite da pravilo poduzme kada su navedeni uvjeti zadovoljeni.
  3. Uključite potvrdni okvir Premjesti stavku u mapu.
  4. Kliknite postojeću mapu, a zatim Novo da biste stvorili mapu u koju ćete spremati poruke.

Da biste u pravilo dodali još uvjeta, akcija ili iznimki, kliknite Dodatne mogućnosti, a zatim slijedite preostale upute u čarobnjaku za pravila.To je isti čarobnjak koji se prikazuje kada kliknete Upravljanje pravilima i upozorenjima u prikazu Backstage (klikom na karticu Datoteka). Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje prilagođenog pravila.

  1. Kliknite U redu.

Vrh stranice Vrh stranice

Uvoz i izvoz pravila

Upute za uvoz i izvoz pravila da bi ih i drugi mogli koristiti potražite u članku Uvoz ili izvoz skupa pravila.

Ručna primjena pravila

Ako želite ručno primijeniti jedno ili više pravila, učinite sljedeće:

  1. Kliknite karticu Datoteka.
  2. Kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.
  3. Kliknite Izvedi pravila sada.
  4. U dijaloškom okviru Primjena pravila sad, u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje potvrdite okvir pokraj svih pravila koje želite pokrenuti.
  5. U okviru Izvedi u mapi, ako želite odabrati neku drugu mapu, kliknite Pregledaj, zatim mapu, a potom U redu.

Potvrdite okvir Uključi podmape da biste obuhvatili sve podmape mape koja je određena u petom koraku.

  1. U odjeljku Primijeni pravila na, prema zadanom su odabrane se poruke. Tu mogućnost možete promijeniti na pročitane ili nepročitane poruke.
  2. Kliknite Izvedi sada.

Vrh stranice Vrh stranice

Usporedba poslužiteljskih i klijentskih pravila

Outlook sadrži dvije vrste pravila: poslužiteljska i klijentska.

  • Poslužiteljska pravila     Kada koristite račun sustava Microsoft Exchange Server, neka su pravila koja stvarate poslužiteljska pravila. Ta se pravila primjenjuju na vaš poštanski sandučić na poslužitelju pošte za Exchange, čak i ako Outlook nije pokrenut na računalu. Poslužiteljska pravila moraju se primjenjivati na poruke čim se isporuče u mapu Ulazna pošta i potrebno im je omogućiti izvođenje dok se ne dovrše na poslužitelju. Pravilo koje, primjerice, određuje da se poruka ispiše ne može se primijeniti dok ne dovrši njegova primjena na poslužitelju. Ako se ne može primijeniti na poslužitelju, pravilo se primjenjuje kada pokrenete Outlook i postaje klijentsko pravilo.
  • Isključivo klijentska pravila     Klijentska pravila su pravila koja se primjenjuju samo na vašem računalu. To su pravila koja se ne mogu izvršiti dok se ne dovrše na poslužitelju, primjerice određivanje da se ispišu određene poruke. Klijentska pravila mogu se primjenjivati samo kada je Outlook pokrenut.

Ako vaš popis pravila sadrži obje vrste pravila, najprije se primjenjuju poslužiteljska pravila, a zatim klijentska.

Vrh stranice Vrh stranice

Primjena pravila na druge stavke programa Outlook

Potvrde o isporuci, odgovori glasača i automatski odgovori

Kada se primjenjuju pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, odgovori glasača i automatski odgovori (obavijest o vremenu odsutnosti) obrađuju se kao da je riječ o porukama. Pravilo koje, primjerice, stavke (stavka: Stavka je osnovni element koji sadrži podatke u Outlooku (slična je datoteci u drugim programima). Stavke uključuju poruke e-pošte, obveze, kontakte, zadatke, unose dnevnika, bilješke, oglašene stavke i dokumente.) s riječju "sastanak" u predmetu premješta u određenu mapu, premješta i sve potvrde o isporuci, odgovore glasača i automatske odgovore s riječju "sastanak" u predmetu.

 Napomena    Kada pravilo premjesti odgovore glasača iz mape Ulazna pošta u neku drugu mapu, to utječe na praćenje glasova. Kada otvorite poslanu poruku koja je sadržavala gumb za glasovanje, informacije o praćenju neće obuhvaćati odgovore koje je pravilo premjestilo. Ručno premještanje ili brisanje odgovora ne utječe na praćenje.

Vrh stranice Vrh stranice

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti

Kada se primjenjuju pravila, zahtjevi za sastancima, zahtjevi za zadacima i dokumenti tretiraju se kao poruke. Kada, primjerice, stvorite pravilo koje stavke (stavka: Stavka je osnovni element koji sadrži podatke u Outlooku (slična je datoteci u drugim programima). Stavke uključuju poruke e-pošte, obveze, kontakte, zadatke, unose dnevnika, bilješke, oglašene stavke i dokumente.) s riječju "sastanak" u okviru Predmet premješta u određenu mapu, bit će premješteni i svi zahtjevi za zadatkom ili zahtjevi za sastankom koji ispunjavaju taj uvjet. No pri stvaranju pravila koja utječu na takve stavke imajte u vidu sljedeće:

  • Stavka premještena u mapu koja ne sadrži poštu možda neće funkcionirati na očekivan način. Ako se, primjerice, poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obveza.
  • Ako se zahtjev za sastankom ili zadatkom pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisane stavke, izvorna stavka neće pratiti odgovor.
  • Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisane stavke, sastanak se neće dodati u Kalendar.
  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.

Vrh stranice Vrh stranice

Grupe kontakata

Pravilo koje sadrži grupu kontakata može različito funkcionirati ovisno o tome kako je pravilo stvoreno.

  • Premještanje poruka poslanih u mapu Grupa kontakata     To je pravilo dostupno samo ako koristite račun sustava Exchange Server. Samo se poruke poslane u grupu kontakata premještaju u navedenu mapu. Poruke osoba koje su članovi grupe kontakata ne premještaju se u navedenu mapu.

Vrh stranice Vrh stranice

Prosljeđivanje poruka izvan vlastite tvrtke ili ustanove

Ako koristite račun za Microsoft Exchange Server 2010, po zadanom ne možete koristiti pravila da bi prosljeđivali poruke na adrese e-pošte izvan tvrtke ili ustanove. Ta postavka onemogućuje otkrivanje povjerljivih i osobnih podataka tvrtke ili ustanove. Postavku može promijeniti samo administrator sustava Exchange.

Dodatne informacije potražite u članku Određivanje verzije sustava Microsoft Exchange Server s kojom se račun povezuje.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Odnosi se na:
Outlook 2010