Priprema za korištenje poštanskih sandučića web-mjesta u sustavu Office 365

Poštanski se sandučić web-mjesta može koristiti na timskom web-mjestu SharePoint radi pohrane i organizacije timske e-pošte. Putem programa Outlook 2013 koji se isporučuje u okviru sustava Office 365 ProPlus može se koristiti i za timsku e-poštu te za brzu pohranu privitaka i dohvaćanje dokumenata s timskog web-mjesta.

Prije korištenja poštanskih sandučića web-mjesta u tvrtki ili ustanovi, osobito ako ih namjeravate koristiti pomoću programa Outlook, pročitajte ovaj članak da biste razumjeli preduvjete i napomene vezane uz postavke. Pročitajte članak Najčešća pitanja da biste vidjeli koja vam pitanja mogu postaviti korisnici te radi pomoći prilikom otklanjanja poteškoća s pristupom.

Sadržaj članka


Namjena poštanskog sandučića web-mjesta i način njegove upotrebe

Za početak doznajte kako poštanski sandučić web-mjesta može unaprijediti suradnju unutar tima. Kada budete spremni za postavljanje i korištenje poštanskog sandučića web-mjesta, pročitajte sljedeće članke:

Dozvole i preduvjeti

Dozvola za rad s poštanskim sandučićima web-mjesta nadzire se putem dodavanja osoba određenim grupama na web-mjestu sustava SharePoint. U sljedećoj je tablici prikazano kome je što dopušteno.

Zadatak Tko ga može izvršiti
Slanje e-pošte na adresu e-pošte poštanskog sandučića web-mjesta. Bilo tko.
Stvaranje poštanskog sandučića web-mjesta za određeno web-mjesto. Bilo tko iz SharePoint grupe vlasnika web-mjesta.
Čitanje, organiziranje i brisanje e-pošte te odgovaranje na e-poštu u poštanskom sandučiću web-mjesta u sustavu SharePoint.
  • Bilo tko iz grupe vlasnika ili zadanih članova web-mjesta može koristiti poštanski sandučić web-mjesta iz sustava SharePoint. Osobe mogu biti navedene u grupi vlasnika ili članova kao pojedinci ili kao članovi sigurnosne grupe.
  • Vanjski članovi tima ne mogu pristupati poštanskom sandučiću web-mjesta.
  • Svaka osoba mora imati licencu za SharePoint i Exchange kao dio isteOffice 365 pretplate.
Korištenje poštanskog sandučića web-mjesta iz programa Outlook 2013 koji se isporučuje u okviru sustava Office 365 ProPlus.

 Važno    Imajte na umu sljedeće:

  • Obavezan je Outlook 2013 koji se isporučuje u okviru sustava Office 365 ProPlus.
  • Nijedna vam druga verzija programa Outlook ne omogućuje korištenje poštanskog sandučića web-mjesta na ovdje opisani način.
  • Outlook 2013 koji se isporučuje u okviru sustava Office 365 ProPlus dostupan je samo u nekim pretplatničkim tarifama sustava Office 365.
  • Korisnikovo konkretno korisničko ime mora biti navedeno zadanoj grupi vlasnika ili zadanoj grupi članova sustava SharePoint.
  • Ako u grupu sustava SharePoint dodate sigurnosnu grupu u kojoj se korisnik već nalazi, on neće moći pregledavati poštanski poštanski sandučić web-mjesta u programu Outlook 2013 koji se isporučuje u okviru sustava Office 365 ProPlus , iako će ga moći koristiti iz sustava SharePoint.

Da bi mu se prikazao poštanski sandučić web-mjesta u programu Outlook 2013 koji se isporučuje u okviru sustava Office 365 ProPlus u hibridnim konfiguracijama, korisnik mora imati poštanski sandučić sustava Exchange u programu Outlook 2013 koji se isporučuje u sklopu sustava Office 365 ProPlus.

Slanje e-pošte s adrese e-pošte poštanskog sandučića web-mjesta. Prema zadanim postavkama kod e-pošte poslane iz poštanskog sandučića web-mjesta kao adresa pošiljatelja navedena je adresa pojedinca koji šalje e-poštu. Da biste omogućili korisniku da upotrebljava adresu e-pošte poštanskog sandučića web-mjesta kao adresu pošiljatelja, možete korisniku dodijeliti dozvolu Pošalji kao za adresu e-pošte poštanskog sandučića web-mjesta.

Najčešća pitanja o upravljanju poštanskim sandučićima web-mjesta

Ovdje su odgovori na česta pitanja koja se mogu javiti prilikom početka korištenja poštanskih sandučića web-mjesta u tvrtki ili ustanovi.

Korištenje poštanskih sandučića web-mjesta

PokažiKako član web-mjesta može saznati tko sve može vidjeti poštanski sandučić web-mjesta?

U programu Outlook desnom tipkom miša u navigacijskom oknu kliknite naziv računa, a zatim Upravljanje svim poštanskim sandučićima web-mjesta. Otvorit će se novi prozor s popisom svih poštanskih sandučića web-mjesta kojima možete pristupiti. Dvokliknite poštanski sandučić web-mjesta, a zatim kliknite Korisnici.

Možete koristiti i Outlook Web App. U gornjem desnom kutu kliknite Postavke Postavke: ažurirajte profil, instalirajte softver i povežite ga s oblakom pa Mogućnosti, zatim Poštanski sandučići web-mjesta, dvokliknite poštanski sandučić web-mjesta i kliknite Korisnici.

PokažiMogu li kopirati e-poštu u poštanski sandučić web-mjesta u programu Outlook umjesto da je premještam?

Kad povučete e-poštu iz svog poštanskog sandučića u poštanski sandučić web-mjesta, time premještate e-poštu u poštanski sandučić web-mjesta. Da biste je kopirali, desnom tipkom miša kliknite e-poštu da biste je povukli u poštanski sandučić web-mjesta, a zatim kliknite Kopiraj.

PokažiŠto se događa ako dvije osobe pokušaju prenijeti isti dokument u poštanski sandučić web-mjesta pomoću programa Outlook?

Svaki dokument mora imati jedinstven naziv datoteke. Drugi korisnik prima poruku e-pošte u kojoj piše da datoteku nije moguće dodati jer već postoji neka s istim nazivom. Poruci je priložen i privitak.

PokažiŠto se događa ako dvije osobe istodobno uređuju skicu poruke e-pošte u poštanskom sandučiću web-mjesta pomoću aplikacije Aplikacija za poštanske sandučiće web-mjesta web-mjesta sustava SharePoint?

Promjene prve osobe prebrisat će se promjenama druge osobe.

Rad s dokumentima u programu Outlook

PokažiMože li korisnik odjaviti datoteku iz programa Outlook?

Ne. Da biste odjavili datoteku, morate otvoriti timsko web-mjesto u sustavu SharePoint.

Ako vaš tijek rada sustava SharePoint zahtijeva odjavu dokumenata, nije moguće uređivati dokumente u programu Outlook.

PokažiŠto se događa ako dvije osobe uređuju isti dokument iz poštanskog sandučića web-mjesta u programu Outlook?

SharePoint upravlja revizijama i spaja promjene.

PokažiKakve su postavke metapodataka sustava SharePoint kad korisnik povlači dokument ili privitak u poštanski sandučić web-mjesta?

Kad korisnik povuče privitak ili dokument u poštanski sandučić web-mjesta u programu Outlook, spremaju se podaci o privitku ili dokumentu. U sljedećoj su tablici prikazana svojstva programa Outlook koja se spremaju kao metapodaci sustava SharePoint.

Naziv svojstva programa Outlook Metapodaci sustava SharePoint

Predmet

Naziv datoteke

Pošiljatelj

Zadnji put izmijenio

ZadnjiPutIzmijenio

Zadnji put izmijenio

VrijemePrimitka

Vrijeme zadnje izmjene

Veličina dokumenta

Veličina dokumenta

Odjavio

Odjavio

Ako je u biblioteci dokumenata obavezno više metapodataka, a korisnik povuče dokument na web-mjesto pomoću programa Outlook, dokument će u sustavu SharePoint biti prikazan kao odjavljen sve dok ista osoba u sustavu SharePoint ne doda tražene metapodatke.

PokažiKako se često Outlook sinkronizira s poštanskim sandučićem web-mjesta?

Kad se u programu Outlook ili sustavu SharePoint otvori poštanski sandučić web-mjesta, podaci se sinkroniziraju svakih 15 minuta. Poštanski sandučić web-mjesta sustava Outlook sinkronizira se prilikom svakog otvaranja programa Outlook.

Ako je potrebna ručna sinkronizacija, svaki je korisnik može pokrenuti iz programa Outlook ili web-aplikacije Outlook Web App. U programu Outlook desnom tipkom miša u navigacijskom oknu kliknite naziv računa, a zatim Upravljanje svim poštanskim sandučićima web-mjesta. Otvorit će se novi prozor s popisom svih poštanskih sandučića kojima možete pristupiti. Dvokliknite poštanski sandučić web-mjesta, kliknite status sinkronizacije, a zatim Pokreni sinkronizaciju. U web-aplikaciji Outlook Web App u gornjem desnom kutu kliknite Postavke Postavke: ažuriranje profila, instaliranje softvera i njegovo povezivanje s oblakom pa Mogućnosti, a zatim Poštanski sandučići web-mjesta. Dvokliknite poštanski sandučić web-mjesta, kliknite status sinkronizacije, a zatim pokreni sinkronizaciju.

PokažiŠto se događa ako u poštanski sandučić web-mjesta povučem privitak ili dokument iz programa Outlook, a SharePoint ne može spremiti dokument?

Ako je moguće spremiti dokument u biblioteku dokumenata sustava SharePoint, on biva spremljen. Ako ga nije moguće spremiti, primit ćete e-poštu s dotičnim dokumentom kao privitkom.

PokažiŠto učiniti ako se u poštanskom sandučiću web-mjesta prikaže mapa Problemi sa sinkronizacijom?

Mapa Problemi sa sinkronizacijom prikazuje se ako sinkronizacija ne uspije ili pak ako dokument nije moguće prenijeti ili izbrisati.. Ako ne možete prenijeti ili izbrisati neku datoteku iz programa Outlook, pokušajte je prenijeti na web-mjesto sustava SharePoint ili izbrisati s njega pomoću samog tog web-mjesta sustava SharePoint. Da biste otvorili web-mjesto sustava SharePoint, u poštanskom sandučiću web-mjesta u programu Outlook desnom tipkom miša kliknite mapu s dokumentima pa kliknite Otvori u web-pregledniku.

Ako se dokument s web-mjesta sustava SharePoint ne sinkronizira s poštanskim sandučićem web-mjesta u programu Outlook, pokušajte ga sinkronizirati ručno da biste vidjeli hoće li se time riješiti problem. Ručnu sinkronizaciju potrebno je provesti iz web-aplikacije Outlook Web App za vaš račun, a ne iz sustava SharePoint. U web-aplikaciji Outlook Web App kliknite Postavke Postavke: ažuriranje profila, instalacija softvera i njegovo povezivanje s oblakom, zatim Mogućnosti, a potom poštanski sandučići web-mjesta. Dvokliknite poštanski sandučić web-mjesta, a zatim kliknite status sinkronizacije pa pokreni sinkronizaciju. Ako ni to ne uspije, kliknite pošalji mi detalje e-poštom, probajte pronaći uzrok problema i po potrebi se obratite podršci.

Stvaranje i uklanjanje poštanskih sandučića web-mjesta

PokažiMora li se dodijeliti licenca adresi e-pošte poštanskog sandučića web-mjesta?

Ne. Za adresu e-pošte web-mjesta nije potrebna licenca za Exchange.

PokažiIma li situacija u kojima ne bi trebalo koristiti poštanski sandučić web-mjesta?

Postoje situacije u kojima poštanski sandučići web-mjesta nisu pogodni:

  • Razmislite o povjerljivosti – svu e-poštu u poštanskom sandučiću web-mjesta može pročitati ili proslijediti bilo koji član web-mjesta.
  • Poštanski je sandučić web-mjesta zajednički radni prostor pa svaki korisnik poštanskog sandučića može razmještati i brisati e-poštu.

PokažiMogu li preimenovati poštanski sandučić web-mjesta?

Zaslonski naziv poštanskog sandučića web-mjesta isto je kao zaslonski naziv timskog web-mjesta sustava SharePoint. Promijenite li zaslonski naziv web-mjesta u sustavu SharePoint, on će se promijeniti i u programu Outlook. No adresa e-pošte web-mjesta neće se promijeniti.

PokažiMože li se adresa e-pošte poštanskog sandučića web-mjesta promijeniti?

Ne. Adresu e-pošte web-mjesta nije moguće mijenjati nakon stvaranja. Adresa e-pošte generira se iz zaslonskog naziva web-mjesta u trenutku stvaranja poštanskog sandučića web-mjesta.

Ako zaslonski naziv web-mjesta sadrži znakove koji ne pripadaju engleskoj abecedi ili ima manje od četiri znaka engleske abecede, on se ne koristi za adresu e-pošte. Umjesto toga, adresa e-pošte generira se automatski, čime se jamči njezina valjanost. Automatski generirane adrese e-pošte počinju prefiksom SM, koji prate dvoznamenkasta oznaka godine, troznamenkasta oznaka dana u godini te četiri nasumice odabrana slova.

PokažiJe li u adrese e-pošte poštanskih sandučića za nova web-mjesta moguće dodati prefiks?

Da biste stvorili prefiks koji će se koristiti za poštanske sandučiće novih web-mjesta, poslužite se cmdletom Set-SiteMailboxProvisioningPolicy Exchange Online Windows PowerShell s parametrom –AliasPrefix.

PokažiJe li moguće izbrisati poštanski sandučić web-mjesta?

Prilikom ručnog zatvaranja ili brisanja web-mjesta ili zatvaranja ili brisanja uslijed pravilnika za zatvaranje web-mjesta zatvara se ili briše i poštanski sandučić web-mjesta.

Možete spriječiti da se poštanski sandučić web-mjesta prikazuje na web-mjestu sustava SharePoint , no ne možete ga jednostavno izbrisati.

PokažiJe li moguće automatizirati stvaranje poštanskih sandučića web-mjesta?

Da.

  1. Da biste stvorili poštanski sandučić za postojeće web-mjesto sustava SharePoint pomoću automatiziranog sustava za dodjelu resursa, instalirajte Aplikacija za poštanske sandučiće web-mjesta.
  2. Da biste stvorili poštanski sandučić web-mjesta i postavili zaslonski naziv, pomoću ljuske Windows PowerShell i cmdleta sustava Exchange Online izvedite sljedeću naredbu:

New-SiteMailbox –DisplayName “<Zaslonski naziv web-mjesta>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<naziv_web-mjesta>

Slijedi primjer postavljanja novog poštanskog sandučića web-mjesta na web-mjestu marketinškog tima:

New-SiteMailbox –DisplayName "Marketing" –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Dodatne informacije o cmdletima koji se koriste za upravljanje poštanskim sandučićima web-mjesta potražite u članku Cmdleti za zajedničko korištenje i suradnju.

PokažiKako kontrolirati maksimalnu veličinu poštanskog sandučića?

Da biste kontrolirali postavke maksimalne veličine poruka e-pošte koje je moguće primiti, vremena izdavanja upozorenja o veličini poštanskog sandučića i maksimalne veličine poštanskog sandučića, koristite cmdlet Set-SiteMailboxProvisioningPolicy Exchange Online Windows PowerShell.

PokažiJesu li dostupni statistički podaci o korištenju poštanskog sandučića web-mjesta?

Da. Informacije o korištenju možete dobiti pomoću sljedećih cmdleta komponente Windows PowerShell:

  • Get-SiteMailbox: osnovne informacije o poštanskom sandučiću.
  • Get-MailboxFolderStatistics: prikaz broja stavki i veličine mapa.
  • Get-MailboxStatistics: prikaz vremena posljednje prijave.

Dodatne informacije o korištenju tih cmdleta potražite u članku Cmdleti za zajedničko korištenje i suradnju.

Otklanjanje poteškoća s pristupom poštanskim sandučićima web-mjesta

PokažiZašto korisnik ne može vidjeti poštanski sandučić web-mjesta u programu Outlook premda ga može vidjeti u sustavu SharePoint?

Nekoliko je razloga zbog kojih korisnik može vidjeti poštanski sandučić web-mjesta u sustavu SharePoint, ali ne u programu Outlook. Provjerite sljedeće:

  • Upotrebljava li korisnik podržanu verziju programa Outlook.
  • Je li korisnik dodan grupi vlasnika ili članova web-mjesta kao pojedinačni korisnik, a ne kao dio sigurnosne grupe.
  • U programu Outlookmoguće je istovremeno koristiti samo deset poštanskih sandučića web-mjesta. Ako je korisnik već postavio deset poštanskih sandučića web-mjesta i želi još njih, prvo mora sakriti neke poštanske sandučiće web-mjesta. Informacije o tome kako poništiti okvir Pokaži u programu Outlook potražite u članku Pristup e-pošti i dokumentima projekta s jednog mjesta.

PokažiZašto korisnik može vidjeti dokument u sustavu SharePoint, ali ne u poštanskom sandučiću web-mjesta u programu Outlook?

Da bi dokument bio vidljiv u poštanskom sandučiću web-mjesta u programu Outlook, biblioteka dokumenata koja sadrži dokument mora biti prikvačena na traku za brzo pokretanje web-mjesta.

PokažiZašto korisnik može vidjeti dokument u poštanskom sandučiću web-mjesta u programu Outlook, ali ne u sustavu SharePoint?

Outlook prikazuje popis svih dokumenata, ali SharePoint prikazuje samo popis dokumenata za koje korisnik ima dozvole za čitanje. Ako korisnik nema dozvolu za čitanje-određenog dokumenta, dokument , naziv dokumenta prikazuje se u poštanskom sandučiću web-mjesta u programu Outlook, ali korisnik programa Outlook ne može otvoriti dokument..

 
 
Odnosi se na:
Administrator sustava Office 365 Enterprise, Administrator sustava Office 365 Midsize Business, Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business user