Zajedničko korištenje web-mjesta i dokumenata s osobama izvan tvrtke ili ustanove

 Napomena    Ako se ove informacije ne podudaraju s time što vidite, možda koriste nenadograđeni Office 365. Informacije koje se odnose na vas pokušajte pronaći u članku Zajedničko korištenje web-mjesta s vanjskim korisnicima .
Koristim li nadograđeni Office 365?

Ako zbog posla morate zajednički koristiti dokumente ili izravno surađivati s dobavljačima, klijentima, ili kupcima, sadržaj s osobama izvan tvrtke ili ustanove koje nemaju licence za vašu pretplatu na Microsoft Office 365 možete zajednički koristiti pomoću web-mjesta.

To možete učiniti na tri načina:

U ovoj se temi objašnjava zajedničko korištenje web-mjesta ili dokumenta s osobama izvan tvrtke ili ustanove.

Korisne informacije prije početka rada

Prije no što omogućite vanjsko zajedničko korištenje sadržaja, pročitajte odjeljak Najbolji načini zajedničkog korištenja s mjerom. Ako se pitate koja se vrste korisnika smatra vanjskim korisnicima te kakva prava imaju vanjski korisnici, pročitajte članak Što je vanjski korisnik? Informacije o uključivanju i isključivanju značajke vanjskog zajedničkog korištenja potražite u odjeljku Upravljanje vanjskim zajedničkim korištenjem.

Sadržaj članka


Zajedničko korištenje web-mjesta

Kada vanjskim korisnicima omogućujete zajedničko korištenje web-mjesta, šaljete im pozivnicu pomoću koje se mogu prijaviti na web-mjesto. Tu pozivnicu možete poslati na bilo koju adresu e-pošte. Kad primatelj prihvati pozivnicu, možete se prijaviti pomoću Microsoftova računa ili korisničkog ID-a za Office 365 . Prilikom omogućivanja zajedničkog korištenja web-mjesta možete odabrati vrstu dozvole za web-mjesto koju želite dodijeliti toj osobi.

Prilikom omogućivanja zajedničkog korištenja timskog ili bilo kojeg drugog web-mjesta koje tvrtka ili ustanova koristi prvenstveno za interno poslovanje i dokumente budite oprezni jer time vanjskim korisnicima omogućujete pristup web-mjestu i svim web-podmjestima koja nasljeđuju dozvole od njega. Na taj način vanjskim korisnicima možete omogućiti pristup povjerljivom sadržaju. Ako morate trajno surađivati s osobama izvan tvrtke ili ustanove, postavite web-mjesto koje koristite isključivo za razmjenu sadržaja s vanjskim korisnicima te ga konfigurirajte tako da ima drugačije dozvole od drugih web-mjesta. Dodatne informacije o nasljeđivanju dozvola potražite u članku Što je nasljeđivanje dozvola?.

Da biste mogli omogućiti zajedničko korištenje web-mjesta s vanjskim korisnicima, morate biti vlasnik web-mjesta ili za njega morate imati dozvole za potpunu kontrolu. Uz to još mora biti uključena značajka vanjskog zajedničkog korištenja za pretplatu na Office 365 (to može učiniti administrator sustava Office 365 ili administrator sustava SharePoint Online, ovisno o planu pretplate).

  1. Otvorite web-mjesto za koje vanjskim korisnicima želite omogućiti zajedničko korištenje.
  2. Kliknite Zajedničko korištenje.
    Slika naredbe Zajedničko korištenje u gornjem desnom kutu zaslona.
  3. U dijaloški okvir Zajedničko korištenje upišite imena vanjskih korisnika koje želite pozvati. Na primjer: netko@outlook.com ili netko@contoso.com.

    Podsjetnik: pomoću naredbe Zajedničko korištenje pristup web-mjestu možete omogućiti i internim licenciranim korisnicima. Ako to želite učiniti, samo upišite imena osoba koje želite pozvati.
  4. Unesite poruku koju želite poslati zajedno s pozivnicom.
  5. Da biste vanjskog korisnika dodijelili u određenu grupu dozvola, kliknite Pokaži mogućnosti, a zatim odaberite željenu grupu.

    Preporučuje se da korisnicima dodijelite najmanju razinu dozvola koja im je potrebna za obavljanje željenog zadatka. Ako je korisnicima koje pozivate potrebna, primjerice, samo mogućnost čitanja sadržaja, dodijelite ih u grupu Posjetitelji kojoj su po zadanom dodijeljene dozvole za čitanje. Ako im je potrebna mogućnost uređivanja ili ažuriranja sadržaja, dodajte ih u grupu Članovi koja po zadanom ima dozvole za uređivanje. Prilikom dodavanja vanjskih korisnika u bilo koju grupu koja ima dozvole za potpunu kontrolu budite izuzetno oprezni.


    Slika dijaloškog okvira Zajedničko korištenje za web-mjesto s imenima vanjskih korisnika.
  6. Kliknite Zajedničko korištenje.

Prema zadanim postavkama, sve pozivnice koje pošaljete vanjskim korisnicima istječu za sedam dana. Ako osoba kojoj ste uputili pozivnicu ne prihvati poziv unutar sedam dana, a i dalje želite da ta osoba ima pristup web-mjestu, morat ćete poslati novu pozivnicu.

Kada vanjski korisnici prime pozivnicu, klikom na gumb otvorit će stranicu na kojoj se prijavljuju na web-mjesto sustava SharePoint Online pomoću Microsoftova računa ili korisničkog ID-a za Office 365. Ako ga korisnik nema, može besplatno otvoriti Microsoftov račun.

Vrh stranice Vrh stranice

Zajedničko korištenje dokumenta slanjem i objavljivanjem veze za anonimnog gosta

Možete stvoriti vezu za anonimnog gosta koju zatim možete zajednički koristiti pomoću bilo kojeg željenog medija. Na primjer, možete je objaviti na stranici društvene mreže ili je zalijepiti u e-poštu. Možete stvoriti vezu za gosta koja omogućuje dozvole za uređivanje ili samo za prikazivanje.

Da biste mogli omogućiti zajedničko korištenje dokumenta s vanjskim korisnicima, morate biti vlasnik web-mjesta ili za njega morate imati dozvole za potpunu kontrolu. Uz to i u postavkama servisa sustava Office 365 ili u centru za administraciju sustava SharePoint Online (ovisno o planu pretplate) mora biti uključena značajka vanjskog zajedničkog korištenja. Vanjsko zajedničko korištenje mora biti uključeno i za zbirku web-mjesta (samo planovi za velike tvrtke).

  1. Kliknite trotočje (...) pokraj dokumenta da biste otvorili njegov prozor oblačića, a zatim kliknite Zajedničko korištenje.
    Omogućivanje zajedničkog korištenja dokumenta u biblioteci sustava SharePoint
  2. U dijaloškom okviru Zajedničko korištenje odaberite Dohvati vezu.
  3. Za vrstu dozvole koju želite dodijeliti odaberite Stvori vezu.
    Stvorit će se URL veze za goste.
  4. Odaberite ga, a zatim ga kopirajte.
    Stvaranje i kopiranje veze za anonimne goste
    Sada ga možete zalijepiti u medij po izboru.
  • Ako se dokument nalazi u biblioteci timskog web-mjesta, ostali članovi web-mjesta vezu za goste mogu pronaći u dijaloškom okviru Zajedničko korištenje i poslati je drugim korisnicima.
  • Ako se datoteka za koju želite omogućiti zajedničko korištenje nalazi u biblioteci u kojoj se koristi upravljanje pravima na informacije, nećete je moći zajednički koristiti s vanjskim korisnicima.
  • Anonimne je veze za goste moguće proslijediti i objaviti drugim osobama, pri čemu je moguće da i druge osobe mogu pristupati sadržaju ili ga uređivati bez prijave. Anonimne veze za goste nemojte koristiti za povjerljivi sadržaj.
  • Osobe pozvane da pristupe dokumentima pomoću anonimnih veza za goste datoteke će moći vidjeti i čitati samo u odgovarajućoj web-aplikaciji Office Online . Datoteke neće moći otvoriti u verziji odgovarajućeg programa sustava Office za stolna računala.
  • Ako se vanjsko zajedničko korištenje globalno isključeno u postavkama servisa sustava Office 365 ili centru za administraciju sustava SharePoint Online, veze za zajedničko korištenje neće više funkcionirati. Ako se značajka naknadno ponovno aktivira, veze će ponovno početi funkcionirati. Ako želite povući dodijeljeni pristup određenom dokumentu, možete onemogućiti pojedinačne veze za zajedničko korištenje. Pogledajte članak Onemogućivanje anonimne veze za goste.

Vrh stranice Vrh stranice

Omogućivanje korisnicima stvaranje veza za goste na dokumente koje već s njima zajednički koristite

Možda ćete neke dokumente htjeti zajednički koristiti sa širom publikom, a možda ćete i ostale poticati da omogućuju njihovo zajedničko korištenje. Za takve dokumente korisnicima možete omogućiti stvaranje veza za anonimne goste na dokumente koje s njima želite zajednički koristiti.

Da biste im to omogućili, morate imati potpune dozvole upravljanja.

  1. Otvorite biblioteku u kojoj želite korisnicima omogućiti stvaranje veza za goste.
  2. Odaberite ikonu zupčanika, a zatim Postavke web-mjesta.
  3. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Korisnici i dozvole odaberite Dozvole web-mjesta.
  4. Na kartici Dozvole odaberite Postavke zahtjeva pristupa.
  5. U dijaloškom okviru Postavke zahtjeva pristupa potvrdite okvir Dopusti članovima omogućivanje zajedničkog korištenja web-mjesta te pojedinačnih datoteka i mapa.

Kada korisnici odaberu dokumente koje s njima zajednički koristite i otvore dijaloški okvir Zajedničko korištenje, mogu stvoriti vezu za gosta. Napominjemo da oni veze za goste koje gostima omogućuju uređivanje dokumenta mogu stvoriti samo ako ste im prilikom omogućivanja zajedničkog korištenja tog dokumenta dodijelili dozvole uređivanja. Ako imaju samo dozvole za prikazivanje, mogu stvoriti veze za goste samo s dozvolom za prikazivanje.

Pregled postavki zahtjeva pristupa pogledajte u sljedećem videozapisu: Zajednički koristite web-mjesto bez zahtjeva za pristup.

Vrh stranice Vrh stranice

Zajedničko korištenje dokumenta za koje je obavezna prijava na web-mjesto

Da biste mogli omogućiti zajedničko korištenje dokumenta s vanjskim korisnicima, morate biti vlasnik web-mjesta ili za njega morate imati dozvole za potpunu kontrolu. Uz to i u postavkama servisa sustava Office 365 ili u centru za administraciju sustava SharePoint Online (ovisno o planu pretplate) mora biti uključena značajka vanjskog zajedničkog korištenja. Vanjsko zajedničko korištenje mora biti uključeno i za zbirku web-mjesta (samo planovi za velike tvrtke).

  1. Kliknite trotočje (...) pokraj dokumenta da biste otvorili njegov prozor oblačića, a zatim kliknite Zajedničko korištenje.
    Omogućivanje zajedničkog korištenja dokumenta u biblioteci sustava SharePoint
  2. Upišite adrese e-pošte osoba koje pozivate za zajedničko korištenje dokumenta. Na primjer: netko@outlook.com ili netko@gmail.com ili pak vanjskikorisnik@contoso.com.
  3. Na padajućem popisu odaberite razinu dozvola koju želite dodijeliti tim korisnicima.
  4. Možete i upisati poruku koja će se uvrstiti u e-poštu. Poruka može sadržavati informacije ili upute za dokument koji zajednički koristite.
  5. Potvrdite okvir Zatraži prijavu.

 Oprez    Ako ne potvrdite okvir Zatraži prijavu, e-pošta sadržavat će vezu za anonimnog gosta na taj dokument. Anonimne je veze za goste moguće proslijediti i objaviti drugim osobama, koje u tom slučaju mogu pristupati sadržaju ili ga uređivati bez prijave.

  1. Kliknite Zajedničko korištenje.

Vrh stranice Vrh stranice

Zajedničko korištenje s mjerom

Najbolji načini zajedničkog korištenja web-mjesta

Ako nekom korisniku omogućite zajedničko korištenje cijelog web-mjesta, on će se moći prijaviti na to web-mjesto i raditi kao i svaki drugi punopravni član. Moći će, ovisno o grupi dozvola kojoj ga dodijelite, pregledavati, pretraživati, prikazivati i uređivati sadržaj. Moći će, primjerice, vidjeti imena drugih korisnika web-mjesta u alatu za odabir osoba te pregledavati metapodatke dokumenata. I vanjski će se korisnici prikazivati u alatu za odabir osoba kao korisnici web-mjesta. To znači da im ostale osobe koje koriste vaše web-mjesto mogu dodjeljivati i druge dozvole osim onih koje ste im vi prvotno dodijelili kada ste omogućili zajedničko korištenje web-mjesta s njima. Prije no što vanjske korisnike pozovete na svoje web-mjesto, provjerite njihov identitet.

Ako pozovete vanjske korisnike na timsko web-mjesto, oni će moći prikazivati sadržaj na njemu i svim njegovim podmjestima. Ako vanjskim korisnicima želite onemogućiti pristup važnom ili osjetljivom sadržaju na timskom web-mjestu, stvorite podmjesto timskog web-mjesta s jedinstvenim dozvolama pa vanjskim korisnicima omogućite zajedničko korištenje samo tog podmjesta. Dodatne informacije o nasljeđivanju dozvola potražite u članku Što je nasljeđivanje dozvola?.

Slično tome, ako želite omogućiti zajedničko korištenje web-podmjesta koje ste stvorili na servisu OneDrive za tvrtke, preporučujemo vam da provjerite jesu li za njega postavljene jedinstvene dozvole da ne biste korisnicima slučajno odobrili dozvolu za druga web-mjesta ili sadržaj na web-mjestu Moje web-mjesto.

Vrh stranice Vrh stranice

Najbolji načini zajedničkog korištenja dokumenata

Ako zajednički koristite dokumente pomoću anonimnih veza za goste, primatelji pozivnice moći će zajednički koristiti te veze za goste s ostalim korisnicima koji bi ih mogli upotrijebiti za pristup sadržaju. Stoga ne koristite veze za goste da biste zajednički koristili osjetljive dokumente. Ako želite opasnost zajedničkog korištenja anonimnih veza svesti na najmanju moguću mjeru, zajednički koristite dokument uz zahtijevanje prijave.

Odabir načina zajedničkog korištenja

Kada odlučujete o tome biste li i kako trebali omogućiti vanjsko zajedničko korištenje, zapitajte se sljedeće:

  • Kome želite dopustiti pristup sadržajima na vašem timskom web-mjestu i podmjestima te koje biste im aktivnosti željeli dopustiti?
  • Kome u tvrtki ili ustanovi želite dati dozvolu za omogućivanje vanjskog zajedničkog korištenja sadržaja?
  • Postoji li kakav sadržaj koji nikad nitko izvan tvrtke ili ustanove ne bi smio vidjeti?

Odgovori na ta pitanja pomoći će vam da razradite strategiju zajedničkog korištenja sadržaja.

Isprobajte ovo: Ako želite sljedeće:

Zajedničko korištenje web-mjesta

Ako želite zajednički koristiti web-mjesto, no želite i vanjskim korisnicima ograničiti pristup nekim internim sadržajima vaše tvrtke ili ustanove, razmislite o stvaranju web-podmjesta s jedinstvenim dozvolama, koje ćete koristiti isključivo za vanjsko zajedničko korištenje.

Nekome izvan tvrtke ili ustanove morate omogućiti stalan pristup informacijama i sadržaju na web-mjestu. Potrebna mu je mogućnost punopravnog korištenja web-mjesta te stvaranja, uređivanja i prikaza sadržaja.
Omogućite zajedničko korištenje dokumenta i zahtijevajte prijavu. Osobama izvan tvrtke ili ustanove morate omogućiti siguran pristup konkretnom dokumentu radi pregleda ili suradnje, ali nije im je potreban stalan pristup drugom sadržaju na vašem internom web-mjestu.
Zajednički koristite dokument slanjem ili objavljivanjem veze za anonimnog gosta. Osobama izvan tvrtke ili ustanove morate poslati vezu s dokumentom koji nije osjetljiv ni povjerljiv da bi ga mogle prikazati ili ažurirati povratnim informacijama. Nije im potreban stalan pristup sadržaju na vašem internom web-mjestu.

Vrh stranice Vrh stranice

Informacije o tome tko ima pristup određenom web-mjestu ili dokumentu

Pomoću naredbe Zajedničko korištenje možete i brzo pristupiti popisu osoba s kojima se dokument zajednički koristi.

Učinite nešto od sljedećeg:

  • Da biste vidjeli tko ima pristup web-mjestu, u gornjem desnom kutu stranice kliknite Zajedničko korištenje, a zatim vezu nakon stavke Zajednički se koristi s u dijaloškom okviru Zajedničko korištenje da biste pogledali popis osoba koje imaju pristup web-mjestu.
  • Da biste vidjeli tko ima pristup dokumentu, mapi ili skupu dokumenata, odaberite stavku u biblioteci dokumenata, a za tim na kartici Datoteke kliknite Zajednički se koristi s.

Vrh stranice Vrh stranice

Povlačenje pozivnica

Ako želite povući pozivnicu koju ste poslali vanjskom korisniku, možete je opozvati prije nego je korisnik prihvati.

Otvorite web-mjesto za koje želite povući pozivnicu.

  1. Idite na Postavkegumb Postavke > Postavke web-mjesta.
  2. U odjeljku Korisnici i dozvole kliknite Pristupni zahtjevi i pozivnice.
  3. U odjeljku Pozivnice za vanjske korisnike potražite osobu za koju želite poništiti pozivnicu na web-mjesto pa kliknite Izbornik otvaranja.
  4. U prozoru sa svojstvima kliknite Povuci.

Ako je vanjski korisnik već prihvatio pozivnicu, a želite ga ukloniti s web-mjesta, to možete učiniti tako da ga uklonite iz grupe dozvola sustava SharePoint u koju ste ga dodijelili. Osoba iz tvrtke ili ustanove koja ima dozvole administratora sustava Office 365 ili SharePoint Online može ga ukloniti s popisa korisnika za vaše okruženje. Dodatne informacije potražite u člancima navedenima u odjeljku Upravljanje vanjskim zajedničkim korištenjem.

Vrh stranice Vrh stranice

Onemogućivanje anonimne veze za goste

Kada je za dokument omogućeno zajedničko korištenje putem veze za goste, ti se podaci prikazuju u oblačiću dokumenta.

Dijaloški okvir sa svojstvima u kojemu je prikazano da se dokument zajednički koristi pomoću veze za goste.

Pristup dokumentu za koji je omogućeno zajedničko korištenje putem veze za goste možete opozvati tako da onemogućite vezu.

  1. Pronađite biblioteku s dokumentom za koji želite ukloniti vezu za goste.
  2. Pokažite na dokument i kliknite Otvori izbornik.
  3. Kliknite vezu za goste u izrazu Otvori svakom korisniku s vezom za goste.
  4. Uz URL veze za goste kliknite gumb Onemogući.
  5. Nakon upita želite li onemogućiti vezu kliknite Onemogući vezu.
    Dijaloški okvir s upitom želite li onemogućiti vezu za goste na dokument koji je namijenjen zajedničkom korištenju tako da veza postane neaktivna.

Kad osobe izvan tvrtke ili ustanove pokušaju pristupiti sadržaju putem veze za goste, prikazat će se poruka o nemogućnosti pristupa.

Vrh stranice Vrh stranice

Upravljanje vanjskim zajedničkim korištenjem

Administratorske postavke za vanjsko zajedničko korištenje ovise o planu za Office 365 na koji je tvrtka ili ustanova pretplaćena. Informacije o uključivanju i isključivanju te o konfiguraciji značajke vanjskog zajedničkog korištenja potražite u sljedećim temama:

Ako tvrtka ili ustanova koristi Office 365 Small Business, pročitajte članak Upravljanje zajedničkim korištenjem s vanjskim korisnicima.

Ako tvrtka ili ustanova koristi neki od planova sustava Office 365 za velike tvrtke, pročitajte članak Upravljanje vanjskim zajedničkim korištenjem u okruženju sustava SharePoint Online.

Informacije o postavljanju zahtjeva za pristup i upravljanju tim zahtjevima za web-mjesta potražite u članku Postavljanje zahtjeva za pristup i upravljanje njima.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Odnosi se na:
Centar za administraciju sustava SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1), SharePoint Online Enterprise (E3 i E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business