Uvod u popise

Popis je skup podataka koje možete zajednički koristiti s drugim članovima tima i drugim korisnicima web-mjesta. Pomoću popisa možete, primjerice, stvoriti upisni list za neki događaj ili pratiti timske događaje na kalendaru. Možete koristiti razne popise spremne za korištenje i obrasce popisa koji pružaju dobru početnu točku za organiziranje stavki popisa. Način na koji organizirate popise ovisi o potrebama grupe u kojoj radite te o tome kako želite pohranjivati podatke i pretraživati ih. U sljedećem se članku donosi pregled značajki popisa te se općenito opisuju mogućnosti rada s popisima i koraci za početak rada s popisima.

Sadržaj članka


Pregled popisa

Web-mjesto sustava SharePoint obično sadrži mnoge zadane popise, uključujući popise Veze, Najave, Kontakti, Praćenje problema, Upitnici i Zadaci, koje možete koristiti kao jedinstveno mjesto timske suradnje ili kao poslovno rješenje. U mnogim slučajevima ti zadani popisi uz malo ili nimalo izmjena pružaju brza i učinkovita rješenja. Primjerice, možete koristiti:

  • upitnike, koji sadrže uvjetovano grananje i prijelome stranica, za procjenu zadovoljstva zaposlenika i korisnika
  • praćenje problema, koje podržava rad s verzijama i pohranu povijesti verzija, za dublju analizu projekata radnih grupa i uobičajenih radnih zadataka

Popisi su bogati i fleksibilni te imaju mnoge ugrađene značajke koje omogućuju robusnu pohranu, zajedničko korištenje i rad s podacima. Možete:

  • stvarati popise s brojnim stupcima, uključujući stupce Tekst, Broj, Odabir, Valuta, Datum i vrijeme, Pretraživanje, Da/ne i Izračunati. Stavci popisa možete i priložiti jednu ili više datoteka da biste dobili dodatne pojedinosti, primjerice proračunsku tablicu koja sadrži brojeve na kojima se popis temelji ili dokument koji sadrži pozadinske informacije.
  • stvarati prikaze popisa da biste organizirali, sortirali i filtrirali podatke na različite i posebne načine, mijenjali metapodatke, npr. dodavali i brisali stupce te mijenjali pravila za provjeru valjanosti, te dosljedno koristili popise na svim web-mjestima s vrstama sadržaja, stupcima web-mjesta i predlošcima. Možete, primjerice, pogledati aktualne događaje iz kalendara na početnoj stranici te na drugoj stranici stvoriti vizualni prikaz sličan zidnom kalendaru.
  • stvarati veze između popisa kombinacijom jedinstvenih stupaca, stupaca za pretraživanje i nametnutih odnosa (kaskadno ili ograničeno brisanje), a sve to radi proširivanja mogućnosti stvaranja sofisticiranijih poslovnih rješenja i lakšeg održavanja cjelovitosti podataka
  • stvarati prilagođene popise, prikazivati podatke u web-dijelovima i na stranicama web-dijelova te uvoziti, izvoziti i povezivati podatke iz drugih programa kao što su Microsoft Office Excel i Office Access
  • pratiti verzije i detaljnu povijest, postaviti obavezno traženje odobrenja za izmjenu podataka, koristiti zaštitu na razini stavke i na razini mape, prijavu i odjavu te se automatski informirati o promjenama putem upozorenja i RSS sažetaka sadržaja
  • organizirati sadržaj na jedinstvenom popisu u mape radi dodatne praktičnosti i boljih performansi te pomoću indeksiranja poboljšati općenite performanse velikih popisa

Vrh stranice Vrh stranice

Načini rada s popisima

Slijedi nekoliko načina rada s popisima, koji će vašoj grupi olakšati organiziranje informacija.

Praćenje verzija i detaljna povijest    Možete pratiti verzije stavki popisa da biste vidjeli koliko su se stavke promijenile od verzije do verzije te tko je promijenio stavke popisa. Ako u novijoj verziji napravite pogreške, možete vratiti prethodnu verziju stavke. Praćenje povijesti popisa osobito je važno ako tvrtka ili ustanova mora nadzirati stvaranje popisa.

Obavezno traženje odobrenja    Možete navesti da je stavku popisa obavezno odobriti prije nego što postane dostupna svim korisnicima. Stavke ostaju u neriješenom stanju dok ih osoba s odgovarajućom dozvolom ne odobri ili ne odbije. Možete odrediti koje će grupe korisnika imati pristup stavci popisa prije nego što se odobri.

Prilagodba dozvola    Možete navesti mogu li sudionici vašeg popisa čitati i uređivati samo stavke koje su sami stvorili ili sve stavke s popisa. Osobe koje imaju dozvolu za upravljanje popisima mogu čitati i uređivati sve stavke popisa. Možete primijeniti posebne dozvole na pojedinačnu stavku popisa, primjerice ako stavka sadrži povjerljive podatke.

Stvaranje prikaza i upravljanje njima    Vaša grupa može stvoriti različite prikaze istog popisa. Sadržaj samog popisa se ne mijenja, ali neke se stavke organiziraju i filtriraju tako da korisnici mogu pronaći najvažnije ili najzanimljivije informacije ovisno o svojim potrebama.

Ažuriranje popisa    Bez obzira na vrstu popisa koji ažurirate, postupci su slični za dodavanje, uređivanje i brisanje stavki popisa. Dva su načina dodavanja i uređivanja stavke na popisu:

  • putem obrasca, što je zadani način
  • izravno, što znači da stavku dodajete izravno na stranicu popisa

Izravno uređivanje mora omogućiti vlasnik popisa ili drugi korisnik koji za popis ima dozvolu za dizajn. Izravno uređivanje postavka je prikaza (na stranici Prikaz uređivanja postavite potvrdni okvir u odjeljku Izravno uređivanje na Omogući izravno uređivanje), a ne postavka popisa.

Ako je popis postavljen za bilježenje verzija, svaki puta kada uredite stavku popisa bit će stvorena nova verzija stavke popisa. Zatim možete pregledati povijest promjena stavki popisa i vratiti prethodnu verziju ako ste u novoj verziji pogriješili.

Korištenje formula i izračunatih prikaza    Formule i izračunate prikaze možete koristiti da biste dinamično stvarali podatke u stupcima popisa. Operacije mogu obuhvaćati podatke o drugim stupcima na popisu te sistemske funkcije, primjerice [danas] da bi se označio tekući datum. Na primjer, možete odrediti zadani rok za dovršetak zadatka sedam dana od tekućeg datuma.

Informiranje o promjenama    Na popisima i u prikazima može se koristiti RSS da bi članovi radne grupe automatski primali ažuriranja. RSS je tehnologija koja korisnicima omogućuje primanje i pregled ažuriranja i RSS sažetaka vijesti i informacija na jednom mjestu. Možete stvoriti upozorenja e-pošte koja će vas obavještavati kada se popisi promijene ili kada se dodaju nove stavke. Upozorenja su koristan način praćenja promjena koje su vam važne.

Stvaranje odnosa popisa    Da biste stvorili odnos između dva popisa, morate stvoriti stupac za pretraživanje koji dohvaća (ili "pretražuje") jednu ili više vrijednosti s ciljnog popisa ako te vrijednosti odgovaraju vrijednostima u stupcu za pretraživanje na izvornom popisu. Ako želite, možete na izvorni popis nastaviti dodavati dodatne stupce s ciljnog popisa. Kada stvorite stupac za pretraživanje, možete odlučiti želite li provesti ponašanje definirano u odnosu postavljanjem mogućnosti kaskadnog ili ograničenog brisanja, čime se pridonosi očuvanju valjanosti podataka te sprječavanju nedosljednosti koje bi poslije mogle prouzročiti probleme.

Zajedničko korištenje informacija pomoću programa za baze podataka    Ako imate instaliran program za baze podataka, primjerice Microsoft Office Access 2010, možete izvoziti podatke s web-mjesta i uvoziti ih na njega te povezivati tablicu baze podataka s popisom. Kada radite s podacima popisa u bazi podataka programa Access, možete stvarati upite, obrasce i izvješća.

Dosljedno korištenje popisa na svim web-mjestima    Ako vaša grupa radi s više vrsta popisa, možete te brojne popise s vrstama sadržaja, stupcima web-mjesta i predlošcima učiniti dosljednima. Te vam značajke omogućuju ponovno korištenje postavki i učinkovito strukturiranje popisa. Možete, primjerice, stvoriti vrstu sadržaja za problem vezan uz službu za korisnike u kojoj su navedeni određeni stupci (primjerice korisnikovi podaci za kontakt) i poslovni postupci za vrstu sadržaja. Drugi je primjer stvaranje stupca web-mjesta za nazive odjela koji ima padajući popis odjela. Stupac možete koristiti na više popisa i biti sigurni da će se nazivi na svakom popisu prikazivati na isti način.

Rad sa stavkama popisa iz programa e-pošte    Pomoću programa za e-poštu kompatibilnog s tehnologijama sustava SharePoint možete važne podatke s popisa uvijek imati sa sobom. Primjerice, ako imate Microsoft Office Outlook 2010, možete iz tog programa pregledavati i ažurirati zadatke, kontakte i prostore za raspravu na svom web-mjestu.

Postavljanje prilagodbe sadržaja ciljnoj publici    Možete omogućiti određivanje ciljne publike za popis te popis postaviti tako da se stavke s popisa prikazuju samo onim osobama koje su članovi određenih grupa korisnika ili gledatelja sustava SharePoint i servisa Active Directory. To se postiže pomoću web-dijelova, npr. web-dijela upita sadržaja koji koristi određivanje ciljne publike da bi filtrirao popis na temelju korisnikova članstva u određenoj grupi. Da biste stavke s popisa mogli omogućiti za određenu publiku, najprije na samom popisu morate postaviti stupac Određivanje ciljne publike.

Vrh stranice Vrh stranice

Vrste popisa

Vrste popisa koje ćete koristiti ovise o vrsti informacija koje zajednički koristite.

Najave    Koristite popis najava da biste s drugima razmijenili vijesti i promjene statusa te omogućili korištenje podsjetnika. Najave podržavaju poboljšano oblikovanje sa slikama, hipervezama i oblikovanim tekstom.

Kontakti    Koristite popis kontakata da biste pohranili podatke o osobama ili grupama s kojima radite. Ako koristite programe za e-poštu ili za upravljanje kontaktima koji su kompatibilni s tehnologijama sustava SharePoint, možete gledati i ažurirati svoje kontakte s web-mjesta sustava SharePoint u drugom programu. Možete, primjerice, iz programa za e-poštu kompatibilnog s tehnologijama sustava SharePoint kakav je Outlook 2010 ažurirati popis dobavljača svoje tvrtke ili ustanove. Popis kontakata zapravo ne upravlja članovima vašeg web-mjesta, ali se može koristiti za pohranjivanje i zajedničko korištenje kontakata vaše tvrtke ili ustanove, npr. vanjskih isporučitelja.

Prostori za raspravu    Koristite prostore za raspravu da biste ponudili središnje mjesto za bilježenje i pohranu timskih rasprava u obliku sličnom interesnim grupama. Ako je administrator na web-mjestu omogućio primanje poruka e-pošte na popisima, u prostorima za raspravu mogu se pohranjivati rasprave putem e-pošte iz najčešćih programa e-pošte. Na primjer, možete stvoriti prostor za raspravu o novom izdanju proizvoda svoje tvrtke ili ustanove.

Veze    Koristite popis veza kao središnje mjesto za veze s internetom, intranetom tvrtke i drugim resursima. Na primjer, možete stvoriti popis veza na web-mjesta svojih klijenata.

Kalendar    Koristite kalendar za sve timske događaje ili za posebne situacije, primjerice za praznike u tvrtki. Kalendar pruža vizualne prikaze, slično stolnom ili zidnom kalendaru, timskih događaja, uključujući sastanke, društvene događaje i cjelodnevna događanja. Možete pratiti i ključne točke tima, kao što su rokovi ili datumi izdavanja proizvoda koji nisu vezani uz određeni vremenski interval. Ako koristite program za e-poštu ili kalendar koji je kompatibilan s tehnologijama sustava SharePoint, možete pregledavati i ažurirati kalendar s vlastitog web-mjesta dok radite u tom drugom programu. Možete, primjerice, uspoređivati i ažurirati kalendar na web-mjestu s datumima iz kalendara programa Office Outlook 2010 usporednim prikazom oba kalendara ili njihovim preklapanjem u programu Office Outlook 2010.

Zadaci    Koristite popis zadataka da biste pratili informacije o projektima i drugim obavezama za grupu. Možete dodijeliti zadatke i pratiti stanje i postotak dovršenosti kako se projekt približava završetku. Ako koristite program za e-poštu ili upravljanje zadacima koji je kompatibilan s tehnologijama sustava Office SharePoint, možete gledati i ažurirati zadatke sa svojeg web-mjesta u tom drugom programu. Možete, primjerice, stvoriti popis zadataka za planiranje proračuna tvrtke ili ustanove, a potom ga pregledati i ažurirati u programu Office Outlook 2010 zajedno s drugim zadacima.

Projektni zadaci    Koristite popis projektnih zadataka da biste podatke o zadacima pohranili s Ganttovim dijagramom i trakama prikaza tijeka. Možete pratiti stanje i postotak dovršenosti kako se zadatak približava završetku. Ako koristite program za e-poštu ili upravljanje zadacima kompatibilan s tehnologijama sustava SharePoint, možete prikazati i ažurirati projektne zadatke sa svojeg web-mjesta u tom drugom programu. Možete, primjerice, stvoriti popis projektnih zadataka na web-mjestu da biste definirali i dodijelili zadatak stvaranja priručnika za obuku, a potom pratiti napredak iz programa Office Project 2010.

Praćenje problema    Koristite popis za praćenje problema da biste pohranili podatke o određenim problemima, kao što su problemi s podrškom, i pratili tijek njihova rješavanja. Možete dodijeliti probleme, kategorizirati ih i povezati međusobno. Na primjer, možete stvoriti popis za praćenje problema da biste upravljali problemima i rješenjima u službi za korisnike. U probleme možete i dodavati komentare prilikom svakog uređivanja, stvarajući tako povijest komentara bez mijenjanja izvornog opisa problema. Na primjer, predstavnik službe za korisnike može evidentirati svaki korak u rješavanju problema i njegove rezultate. Popis za praćenje problema možete koristiti u kombinaciji s tijekom rada u tri stupnja, što će vašoj tvrtki ili ustanovi olakšati upravljanje problemima i praćenje projekata.

Upitnik    Koristite upitnike da biste prikupili i povezali povratne informacije, primjerice anketu ili upitnik o istraživanju zadovoljstva zaposlenika. Pitanja i odgovore možete oblikovati na više različitih načina te dobiti sažeti prikaz povratnih informacija. Ako ste instalirali program za proračunske tablice ili baze podataka koji je kompatibilan s tehnologijama sustava SharePoint, možete izvesti rezultate da biste ih dodatno analizirali.

Prilagođeno    Koristite prilagođeni popis da biste popis stvorili od nule. Možete stvoriti i prilagođeni popis koji se temelji na proračunskoj tablici, ako imate program za proračunsku tablicu koji je kompatibilan s tehnologijama sustava SharePoint. Možete, primjerice, iz programa Office Excel 2010 uvesti popis koji je stvoren radi pohrane ugovora s dobavljačima i upravljanja njima.

Prilagođeni popis u     prikazu podatkovne tablice Koristite prilagođeni popis u prikazu podatkovne tablice da biste stvorili prazan popis sličan prilagođenom, ali koji po zadanom prikazujete u prikazu podatkovne tablice. Prikaz podatkovne tablice nudi rešetku s podacima za prikaz i uređivanje podataka u recima i stupcima. Možete dodavati i uređivati retke i stupce, primjenjivati filtre i mijenjati redoslijed sortiranja, prikazivati izračunate vrijednosti i zbrojeve te praktično uređivati podatke u rešetkama ćelija. Za prikaz podatkovne tablice potreban je sustav Office 2010 instaliran na 32-bitnom klijentskom računalu i preglednik koji podržava ActiveX kontrole. Dodatne informacije o korištenju prikaza podatkovne tablice potražite u pomoći za podatkovnu tablicu kojoj možete pristupiti otvaranjem popisa u podatkovnom prikazu i klikom na Pomoć na traci stanja.

Popis stanja    Koristite popis stanja da biste prikazali i pratili ciljeve svojeg projekta. Popis sadrži skup obojenih ikona kojima se ilustrira stupanj ostvarenosti ciljeva.

Okružnica    Koristite popis okružnice da biste članovima tima slali podatke, uključujući potvrdne oznake.

Popis Microsoftova IME rječnika    Popis Microsoftova IME rječnika koristite kada želite koristiti podatke s popisa kao Microsoftov IME rječnik. Stavke stupca za čitanje možete preoblikovati u stavke za prikaz pomoću uređivača Microsoft IME te sadržaj prikazati u polju Komentar prozora IME komentar. Podaci se mogu povezati s određenim URL-om.

Popis sadržaja komponente PerformancePoint    Koristite popis sadržaja komponente PerformancePoint da biste pohranili stavke nadzorne ploče, kao što su tablice s rezultatima, izvješća, filtri, stranice nadzorne ploče i druge stavke nadzorne ploče koje stvarate pomoću dizajnera nadzorne ploče za PerformancePoint.

Jezici i prevoditelji    Koristite popis Jezici i prevoditelji u kombinaciji s tijekom rada za upravljanje prijevodima u biblioteci za upravljanje prijevodima. Tijek rada koristi popis za dodjelu prijevoda prevoditelju određenom na popisu za svaki jezik. Taj popis možete stvoriti ručno ili možete odabrati da se popis stvara automatski kada tijek rada za upravljanje prijevodima dodate u biblioteku za upravljanje prijevodima.

Popis ključnih pokazatelja uspješnosti    Koristite popis ključnih pokazatelja uspješnosti da biste pratili ključne pokazatelje uspješnosti koji vam omogućuju brzu procjenu napretka prema mjerljivim ciljevima. Popise ključnih pokazatelja uspješnosti možete postaviti pomoću jednog od četiri izvora podataka: ručno unesenih podataka, podataka s popisa sustava SharePoint, podataka u radnim knjigama programa Microsoft Office Excel ili podataka iz komponente Analysis Services, dijela sustava Microsoft SQL Server. Nakon stvaranja popis ključnih pokazatelja uspješnosti možete koristiti da biste prikazali status pokazatelja na stranici nadzorne ploče.

Vrh stranice Vrh stranice

Organiziranje popisa na web-mjestu

Iako možete koristiti značajke popisa na nekoliko načina, način na koji ćete ih koristiti zavisi o broju i veličini popisa koje imate i potrebama organizacije.

Pohrana velikog broja stavki na jednom popisu

Možda želite jedan veliki popis koji će zadovoljavati raznolike svrhe. Na primjer, možda imate velik broj tehničkih problema koje pratite u cijeloj organizaciji, a problemi se mogu odnositi na više projekata i grupa.

Koristite jedan popis kada:

  • Jedna grupa treba vidjeti podatke sažetka o stavkama popisa ili različite prikaze istog skupa stavki. Na primjer, menadžer možda želi vidjeti napredak na svim tehničkim problemima organizacije ili želi vidjeti sve probleme koji su prijavljeni u istom vremenskom razdoblju.
  • Korisnici žele pregledavati ili pretraživati probleme s istog mjesta na web-mjestu.
  • Želite primijeniti iste postavke na stavke popisa, npr. praćenje verzija ili obavezno traženje odobrenja.
  • Grupe koje rade na popisu imaju zajedničke karakteristike, kao što su ista razina dozvola. Jedinstvene dozvole mogu se primijeniti na određene stavke popisa, ali ako se razine dozvola jako razlikuju, razmislite o stvaranju više popisa.
  • Želite analizirati informacije o popisu ili primiti skupna ažuriranja za popis. Možete primiti upozorenja kada se stavke popisa mijenjaju ili vidjeti promjene na popisu korištenjem RSS tehnologije. RSS sadržaj omogućava članovima radne grupe da vide spojeni popis informacija koje su se promijenile.

Vrh stranice Vrh stranice

Stvaranje više popisa

Možda želite više popisa kada postoje jasne razlike između stavki kojima želite upravljati ili između grupa osoba koje rade s njima.

Koristite više popisa kada:

  • Ne očekujete da će korisnicima istovremeno biti potrebni sažeci stavki.
  • Grupe osoba koje rade s informacijama razlikuju se i imaju različite razine dozvola.
  • Morate primijeniti različite postavke, kao što su praćenje verzija i odobravanje, na više skupova stavki.
  • Ne morate analizirati stavke zajedno ni primati skupna ažuriranja o popisu.

Vrh stranice Vrh stranice

Organiziranje stavki na popisu

Slijede neki od načina organiziranja popisa i stavki popisa:

Dodavanje stupaca    Da biste grupi u kojoj radite olakšali pronalaženje najvažnijih stavki, možete dodati stupce na popis. Možete, primjerice, na popis dodati stupac projekta da biste osobama koje rade na određenim projektima olakšali prikaz stavki i rad s njima. Možda želite dodati više stupaca ako želite prikupiti dodatne informacije o svakoj stavci popisa, npr. naziv odjela ili ime zaposlenika.

Ako imate više stavki na popisu, možete indeksirati određene stupce da biste poboljšali performanse prilikom prikaza nekoliko stavki ili promjene prikaza. Ta značajka ne mijenja način na koji su organizirane stavke, ali može tvrtki ili ustanovi pojednostavniti pohranu velikog broja stavki na popisu. Indeksiranje, međutim, može zauzeti dodatni prostor u bazi podataka.

Stvaranje prikaza    Možete koristiti prikaze ako osobe u grupi često moraju prikazati podatke na određeni način. Prikazi koriste stupce da bi sortirali, grupirali, filtrirali i prikazali podatke. Možete odabrati koliko se stavki istovremeno prikazuje u svakom prikazu. Na primjer, korisnici mogu prikazati popis u skupovima od 25 do 100 stavki popisa po stranici, ovisno o svojim željama i brzini veze.

Prikazi daju fleksibilnost kod spremanja velikog broja stavki na popisu, ali dopuštaju pregledavanje samo podskupova koje želite u određeno vrijeme, kao što su samo problemi koji su objavljeni ove godine ili samo trenutni događaji u kalendaru. Možete stvoriti osobne prikaze koji su dostupni samo vama, a ako imate dozvolu za mijenjanje popisa možete stvoriti javne prikaze koji su dostupni svima.

Stvaranje mapa    Mape možete dodati u većinu vrsta popisa ako je vlasnik dopustio stvaranje mapa. To je osobito korisno ako se stavke popisa mogu podijeliti na određen način, na primjer po projektu ili po grupi. Mape korisnicima mogu pojednostavniti pretraživanje popisa stavki i upravljanje njime. Tehnologije sustava SharePoint omogućuju prikaz stabla koji se može koristiti za navigaciju web-mjestom i mapama, slično radu s mapama na tvrdom disku. Svaki odjel, na primjer, može imati vlastitu mapu.

Vrh stranice Vrh stranice

Daljnji koraci

Sada kada imate širu sliku o popisima, slijede uobičajeni i korisni zadaci koje možete izvršavati pomoću popisa.

  • Stvaranje i brisanje nativnog popisa, vanjskog popisa i popisa odnosa
  • Stvaranje i brisanje stupaca, mapa i prikaza
  • Stvaranje različitih vrsta popisa, npr. kalendara i prostora za raspravu
  • Stvaranje popisa projektnih zadataka i upravljanje njima
  • Dodavanje, uređivanje i brisanje stavki s popisa
  • Upravljanje popisom s većim brojem stavki
  • Konfiguriranje prikaza po mjestu
  • Rad s predlošcima popisa i vrstama sadržaja
  • Sinkronizacija popisa sustava SharePoint na računalu s klijentskim programima
  • Postavljanje dozvola i dodatnih postavki popisa
  • Prilagodba korisničkog pristupa mapama i stavkama popisa
  • Korištenje tijekova rada u kombinaciji s popisom

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Odnosi se na:
SharePoint Online za korporacije, SharePoint Online za profesionalce i male tvrtke