Uvod u biblioteke

Biblioteka je mjesto na web-mjestu na kojem možete stvarati, prikupljati i ažurirati datoteke te upravljati njima u suradnji s članovima tima. Svaka biblioteka prikazuje popis datoteka i ključne informacije o datotekama, što olakšava zajednički rad na datotekama. Možete birati između brojnih biblioteka i predložaka biblioteka spremnih za korištenje koji su dobra početna točka za organiziranje datoteka. Kada stvorite biblioteku, možete je prilagoditi na nekoliko načina. Tako možete kontrolirati način na koji se dokumenti pregledavaju i stvaraju te na koji se njima upravlja. Možete i pratiti verzije, uključujući praćenje količine i vrste verzija. Možete i stvarati prilagođene prikaze, obrasce i tijekove rada da biste izgladili tijek projekata i poslovnih procesa.

Sadržaj članka


Pregled biblioteka

Umjesto da vaš tim gubi vrijeme tražeći dokumente na različitim mjestima, kao što su osobna računala, mrežni pogoni i mape e-pošte, znatno je učinkovitije korištenje biblioteke sustava SharePoint kao središnjeg mjesta koje članovi tima mogu pregledavati i koristiti.

Vrh stranice Vrh stranice

Što je biblioteka?

Uobičajena biblioteka Biblioteka sustava SharePoint mjesto je na web-mjestu na kojem možete stvarati, pohranjivati i ažurirati datoteke te surađivati na njima s članovima tima. Svaka vrsta biblioteke – biblioteka dokumenata, slika, obrazaca, wiki-stranica, sadržaja, izvješća, zapisa, podatkovne veze i slajdova – prikazuje popis datoteka i ključne informacije o tim datotekama, npr. tko je zadnji izmijenio datoteku. Možete birati između nekoliko vrsta biblioteka, ovisno o tome koje vrste datoteka želite pohraniti i na koji ih način namjeravate koristiti. Kada napravite biblioteku, možete arhivirati datoteke te izbrisati biblioteku koja se ne koristi i tako uštedjeti prostor na disku poslužitelja.

Biblioteke možete i prilagođavati na nekoliko načina. Možete kontrolirati način prikazivanja, evidentiranja i stvaranja dokumenata te upravljanje njima. Možete pratiti verzije, uključujući broj i vrstu verzija, a možete i ograničiti tko može vidjeti dokumente prije odobrenja. Da biste usmjerili poslovni proces, možete koristiti tijekove rada za suradnju na dokumentima u bibliotekama. Da biste povećali preglednost, možete odrediti pravila upravljanja informacijama za upravljanje obradom i istekom valjanosti dokumenata u bibliotekama.

Vrh stranice Vrh stranice

Korištenje biblioteka u standardnom timu

Marketinški tim tvrtke Contoso mora surađivati na dokumentima projekta i grupe. Članovima tima potrebno je središnje mjesto na kojem mogu surađivati na dokumentima, voditi evidenciju kalendara i sastanaka, upravljati projektima i pratiti timske zadatke. Tim ima i vanjskog suradnika koji živi na udaljenom mjestu pa su tehnologije sustava SharePoint stoga još korisnije.

Tim najprije mora odrediti jednog člana kao vlasnika web-mjesta i osobu za upravljanje web-mjestom. Vlasnik web-mjesta preuzima ulogu administratora web-mjesta, dobiva dozvolu za punu kontrolu nad bibliotekom i najprije provjerava imaju li svi članovi tima razinu dozvole za doprinos biblioteci zajedničkih dokumenata na web-mjestu tima. Vlasnik web-mjesta zatim će preimenovati web-mjesto u "Marketinški dokumenti", a potom dodati detaljan opis kako bi svi korisnici, a osobito početni korisnici, dobili jasnu ideju o svrsi biblioteke i o sadržaju koji mogu pregledavati ili dodavati u nju. Tim je odlučio koristiti tu biblioteku za upravljanje novim kampanjama, datotekama proračuna, ugovorima, prijedlozima i ostalim bitnim dokumentima tima.

Jedan od prvih zadataka vlasnika web-mjesta pronalaženje je mnogih važnih dokumenata i prijenos tih dokumenata u biblioteku kako bi se tim usredotočio na korištenje biblioteke kao središnjeg mjesta. Zatim vlasnik web-mjesta odlučuje učiniti sljedeće: postaviti biblioteku tako da je potrebna odjava dokumenata da netko ne bi nehotično prebrisao promjene u dokumentima te pratiti verzije datoteka kako bi tim imao povijest njihova razvijanja i po potrebi mogao vratiti prethodnu verziju. Da bi se zajamčilo pridržavanje standarda tvrtke, vlasnik web-mjesta u biblioteku dodaje i standardne predloške za marketinška izvješća, prodajne ugovore, planove za kampanju i proračunske radne listove. Svaki predložak sadrži logotip tvrtke i izvješće o zadatku. Kada članovi stvore novu datoteku iz biblioteke dokumenata, s lakoćom mogu odabrati predložak koji žele koristiti.

Tijekom vremena, kako dodaju datoteke i surađuju na dokumentima, članovi tima organiziraju biblioteku dodajući stupce i stvarajući prikaze koji prikazuju sadržaj na više načina koji najbolje odgovaraju njihovu radu. Tako vlasnik web-mjesta može dodati stupac "Naziv projekta" kako bi članovi mogli filtrirati ili sortirati prema tom stupcu.

Ostali članovi tima dodaju javne prikaze koji grupiraju prema poslovnom tromjesečju i filtriraju ugovore koji istječu unutar šest mjeseci. Svaki član stvara i osobne prikaze koji mu pomažu u bržem pronalaženju informacija i dovršavanju posla.

Nakon rasprave na sastanku zaposlenika, tim odlučuje postaviti upozorenja na razini biblioteke kako bi se ažuriranja prijavljivala najmanje jedanput tjedno. Svaki član može odlučiti kako postaviti dodatna upozorenja ili RSS sažetke sadržaja za određene datoteke ako za tim postoji potreba. Tim se obvezuje na važnu "najbolju praksu" u novom svijetu suradnje. Kada članovi žele distribuirati dokument iz biblioteke, moraju se oduprijeti iskušenju da ga prilože poruci e-pošte i umjesto toga poštom poslati samo vezu. Umetanje veze s dokumentom u poruku e-pošte jednostavno se izvodi s vrpce biblioteke, a njime se jamči da će članovi imati pristup najnovijoj verziji, a lokalna se mreža čisti od nepotrebnih datoteka.

Članovima tima i ostalim korisnicima povremeno se blokira pristup sadržaju jer nemaju odgovarajuće dozvole. Određeni dokumenti zaštićeni su zbog povjerljivog sadržaja, npr. ugovori ili informacije o proračunu. No, budući da mogu zatražiti pristup od vlasnika web-mjesta, članovi mogu zatražiti pristup sa stranice, a vlasnik web-mjesta može dodijeliti potrebnu dozvolu za dokument.

Sve članove marketinškog tima, a osobito vanjskog izvođača, privlači mogućnost preuzimanja sadržaja biblioteke u izvanmrežni način rada, rad s bibliotekama od kuće ili s udaljenog mjesta te glatko sinkroniziranje promjena prilikom povratka u mrežni način rada, a sve to putem programa Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Ključna odgovornost marketinškog tima predlaganje je marketinških kampanja kojima je cilj povećanje prodaje i zarade. Kada članovi tima razviju novi plan za kampanju, mogu pratiti pomoćne verzije datoteke. Ako naprave pogrešku u jednoj verziji, mogu vratiti prethodnu verziju. Kada dovrše plan za kampanju, mogu stvoriti glavnu verziju, a zatim je objaviti kako bi dobili odobrenje pravnog odjela i voditelja. Kada se datoteka odobri, drugi zaposlenici u tvrtki mogu je pregledavati. Vlasnik web-mjesta istražuje mrežnu dokumentaciju, obuku i blogove, a zatim bez korištenja koda pronalazi način postavljanja tijeka rada, povezuje ga s bibliotekom te automatizira postupak prikupljanja povratnih informacija i potpisa te objavljivanja završnog dokumenta.

Nakon tri mjeseca korištenja marketinška biblioteka i web-mjesto postaju ključne komponente marketinškog tima te omogućuju znatno poboljšanje produktivnosti i transparentnosti na razini čitave tvrtke. Članovi tima ne mogu zamisliti rad bez njih i aktivno istražuju druge načine korištenja tehnologija sustava SharePoint radi bolje suradnje.

Vrh stranice Vrh stranice

Vrste biblioteka

Neke biblioteke, npr. biblioteka zajedničkih dokumenata na web-mjestu tima, stvaraju se prilikom stvaranja novog web-mjesta. Te biblioteke možete prilagoditi za vlastitu upotrebu ili možete stvoriti vlastite dodatne biblioteke. Svaka vrsta biblioteke ima određenu svrhu, a neke vrste imaju drugačiji skup ponašanja i značajki.

Biblioteka dokumenata     Koristite biblioteku dokumenta za mnoge vrste datoteka, uključujući dokumente i proračunske tablice. U biblioteku dokumenata možete spremati i druge vrste datoteka, iako su neke vrste datoteka blokirane iz sigurnosnih razloga. Kada radite s programima koji nisu blokirani, te datoteke možete stvoriti iz biblioteke. Tako vaš marketinški tim može imati vlastitu biblioteku dokumenata za materijale za planiranje, nove kampanje i publikacije.

Biblioteka slika    Koristite biblioteku slika da biste zajednički koristili zbirku digitalnih fotografija ili grafičkih prikaza. Iako se slike mogu pohraniti u drugim vrstama biblioteka sustava SharePoint, biblioteke slika imaju nekoliko prednosti. Iz biblioteke slika, na primjer, slike možete gledati u obliku dijaprojekcije, preuzimati ih na računalo te ih uređivati u kompatibilnom programu za grafičku obradu, npr. programu Microsoft Paint. Stvaranje biblioteke slika razmotrite ako želite pohranjivati slike s timskih događaja ili predstavljanja proizvoda. Veze na slike iz biblioteke možete postavljati s drugih mjesta na web-mjestu, npr. s wiki stranica i blogova.

Biblioteka obrazaca    Ako morate upravljati grupom poslovnih obrazaca koji se temelje na XML-u, koristite biblioteku obrazaca. Pretpostavimo da vaša tvrtka namjerava koristiti biblioteku obrazaca za izvješća o troškovima. Za postavljanje biblioteke obrazaca potreban je uređivač XML datoteka ili program za dizajniranje XML obrazaca, npr. Microsoft InfoPath. Obrazac koji korisnici ispunjavaju .xml je datoteka koja sadrži podatke (samo podatke) unesene u obrazac, kao što su datum i iznos troška. U predlošku obrasca nalazi se i sve ostalo što čini izvješće o troškovima. Kada korisnici ispune obrasce, podatke s obrasca možete spojiti ili izvesti radi analize.

Biblioteka wiki stranica    Da biste stvorili zbirku povezanih wiki stranica, koristite biblioteku wiki stranica. Wiki većem broju osoba omogućuje prikupljanje rutinskih informacija u obliku koji se lako stvara i mijenja. U biblioteku možete dodavati i wiki stranice koje sadrže slike, tablice, hiperveze i interne veze. Ako vaš tim, primjerice, stvori wiki web-mjesto za određeni projekt, na to web-mjesto možete pohranjivati savjete i upute u obliku niza međusobno povezanih stranica.

Biblioteka sadržaja     Da biste zajednički koristili digitalne medijske sadržaje, primjerice slike, audiodatoteke i videodatoteke, te upravljali njima, koristite biblioteku sadržaja. Biblioteka sadržaja korisnicima olakšava otkrivanje i ponovno korištenje već stvorenih digitalnih medijskih datoteka, npr. logotipa i korporacijskih znakova. Biblioteka sadržaja pruža vrste sadržaja sa svojstvima i prikazima za upravljanje medijskim sadržajima i pretraživanje tih sadržaja, npr. minijatura i ključnih riječi metapodataka. Možda će vam, primjerice, biti praktično upravljati vizualnim identitetima robnih marki i fragmentima ponovno iskoristivog sadržaja iz aplikacija te ih u njima pohranjivati radi dostupnosti i dosljedna korištenja u cijelom poduzeću.

Biblioteka slajdova     Da biste učinkovito zajednički koristili slajdove prezentacije, koristite biblioteku slajdova. Biblioteke slajdova omogućuju zajedničko korištenje i pohranjivanje slajdova te upravljanje njima iz programa Microsoft PowerPoint ili neke druge kompatibilne aplikacije. Kada prezentaciju objavite u biblioteci slajdova, slajdovi se prenose kao pojedinačne datoteke koje je moguće nezavisno mijenjati i pratiti. Biblioteka slajdova zadržava vezu s prezentacijom i prilikom promjene slajdova prikazuje vam obavijest. Biblioteka omogućuje sortiranje i odjavu slajdova, a može olakšati i praćenje povijesti. Biblioteke slajdova imaju posebne značajke za traženje slajdova, upravljanje njima te njihovo ponovno korištenje.

Biblioteka zapisa     Da biste održavali središnje mjesto za pohranu i upravljali zapisima svoje tvrtke ili ustanove ili važnim poslovnim dokumentima, koristite biblioteku zapisa. Pretpostavimo da se vaša tvrtka mora pridržavati pravila koja propisuju organizirani proces za upravljanje relevantnim dokumentima. Web-mjesto centra za zapise može sadržavati određeni broj biblioteka zapisa za pohranu raznih vrsta zapisa. Za svaku biblioteku možete postaviti pravilnike kojima se određuje koji se zapisi pohranjuju, način usmjeravanja dokumenata i upravljanja njima te razdoblje čuvanja tih zapisa.

Biblioteka izvješća     Da biste pojednostavnili stvaranje i isporuku web-stranica, dokumenata i ključnih pokazatelja uspješnosti parametara i ciljeva te upravljanje njima, koristite biblioteku izvješća. Biblioteka izvješća središnje je mjesto na kojem možete stvarati i spremati izvješća, npr. radne knjige programa Excel i stranice nadzorne ploče. Kada radnu knjigu programa Excel objavite u biblioteci izvješća, možete je jednim klikom otvoriti u prikazu preglednika, što je praktičan način pregledavanja radne knjige bez njezina dodavanja na stranicu web-dijelova.

Biblioteka dijagrama procesa (metričke i američke jedinice)    Da biste pohranili i zajednički koristili dokumente s dijagramima procesa, primjerice one stvorene pomoću programa Microsoft Visio 2010, koristite biblioteku dijagrama procesa. Biblioteke s metričkim sustavom i američkim jedinicama prilagođene su mjernim jedinicama svojih sustava.

 Napomena   Ovisno o web-mjestu i konfiguraciji, stvaraju vam se dodatne sistemske biblioteke, primjerice biblioteka stilova, biblioteka sredstava web-mjesta i biblioteka stranica web-mjesta. Te posebne biblioteke, međutim, nije moguće stvoriti putem korisničkog sučelja.

Vrh stranice Vrh stranice

Načini rada s bibliotekama

Evo nekoliko načina rada s bibliotekama koji će ih učiniti korisnijima vašoj grupi:

Stvaranje prikaza     Možete koristiti prikaz (pogled: Niz stupaca na web-stranici koji prikazuju stavke na popisu ili biblioteku dokumenata. Pogled može prikazivati poredane ili filtrirane stavke, odabir stupaca ili prilagođeni izgled.) da biste vidjeli stavke u biblioteci koje su vam najvažnije ili najbolje odgovaraju svrsi. Sadržaj stvarne biblioteke se ne mijenja, ali se datoteke organiziraju ili filtriraju da bi ih bilo lakše pronaći i pregledati.

Obavezna odjava datoteka     Kada postavite obavezu odjavljivanja (rezerviranje: Zaključavanje datoteke za vrijeme uređivanja da bi se druge korisnike onemogućilo da nešto slučajno upišu ili prerade. Dokument može uređivati samo korisnik koji ga je rezervirao.) datoteke, jamčite da će samo jedna osoba moći uređivati datoteku dok je ponovno ne prijavi (oslobađanje: Oslobađanje zaključane datoteke za uređivanje i omogućavanje drugim korisnicima da pregledaju ažuriranu datoteku ili je rezerviraju.). Obaveza odjave dokumenata onemogućuje istodobne promjene više osoba, što bi moglo izazvati sukobe tijekom uređivanja i dovesti do zbrke. Obaveza odjave članove tima može podsjetiti da dodaju komentare kada prijave datoteku, tako da možete jednostavnije pratiti što se promijenilo u svakoj verziji.

Praćenje verzija     Ako morate zadržati prethodne verzije (stvaranje verzija: Postupak stvaranja numeriranih kopija datoteke ili stavke kad god se u biblioteku ili na popis spremi neka promjena.) datoteka, biblioteke vam olakšavaju praćenje, pohranu i vraćanje datoteka. Možete pratiti sve verzije istovremeno. Možete i odlučiti da ćete neke verzije označiti kao glavne, primjerice one u kojima ste dodali novo poglavlje u priručnik, a neke kao radne, primjerice one u kojima ste ispravili neku pravopisnu pogrešku. Da biste jednostavnije upravljali prostorom za pohranu, možete po želji odabrati broj svake vrste verzije koju želite pohraniti.

Obaveza odobravanja dokumenata     Možete navesti da je dokument obavezno odobriti. Dokumenti će ostati u neriješenom stanju dok ih ne odobri ili ne odbije osoba s odgovarajućom dozvolom. Vi kontrolirate koje grupe korisnika smiju vidjeti dokument prije odobrenja. Značajka je korisna kada biblioteka sadrži važne smjernice ili procedure koje je potrebno učiniti konačnima prije nego što postanu dostupne ostalim korisnicima.

Navođenje dozvola    Grupe i razine dozvola sustava SharePoint omogućuju učinkovitije upravljanje pristupom sadržaju. Prema zadanim postavkama dozvole za biblioteke, mape unutar biblioteka i dokumente nasljeđuju se od nadređenog web-mjesta. Dodjeljivanje razina dozvola određenoj stavki pridonosi zaštiti povjerljivog sadržaja, npr. ugovora ili informacija o proračunu, bez ograničavanja pristupa ostatku web-mjesta.

Informiranost o promjenama     Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju pa članovi radne grupe mogu automatski primati i pregledavati ažuriranja ili sažetke sadržaja novosti i informacija na objedinjenom mjestu. Možete koristiti RSS tehnologiju za slanje upozorenja o svim promjenama u biblioteci, npr. o promjeni datoteka pohranjenih u biblioteci. RSS sažeci sadržaja članovima vaše radne grupe omogućuju prikaz konsolidiranog popisa promijenjenih datoteka. Možete stvoriti upozorenja e-pošte da biste primali obavijesti o promjenama datoteka.

Stvaranje tijekova rada     Biblioteka dokumenata ili vrste sadržaja može koristiti tijekove rada koje je vaša tvrtka ili ustanova definirala za poslovne procese, primjerice upravljanje odobravanjem ili pregledom dokumenta. Grupa kojoj pripadate na svoje dokumente može primjenjivati poslovne procese, odnosno tijekove rada, kojima se određuju akcije koje je potrebno provesti određenim redoslijedom, npr. odobravanje dokumenata. Tijek rada sustava SharePoint automatizirani je način premještanja dokumenata ili stavki pomoću niza akcija ili zadataka. U bibliotekama su prema zadanim postavkama dostupna tri tijeka rada: odobravanje, kojim se dokument usmjerava grupi korisnika radi odobrenja, prikupljanje povratnih informacija, kojim se dokument usmjerava grupi korisnika radi dobivanja povratnih informacija te u kompiliranom obliku vraća korisniku koji je pokrenuo tijek rada, i prikupljanje potpisa, kojim se dokument usmjerava grupi korisnika radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa.

Definiranje vrsta sadržaja     Ako vaša grupa radi s različitim vrstama datoteka, kao što su proračunske tablice, prezentacije i dokumenti, možete proširiti funkcije svoje biblioteke omogućivanjem većeg broja vrsta sadržaja (vrsta sadržaja: Grupa postavki za kategoriju sadržaja, koju je moguće ponovno koristiti. Vrste sadržaja omogućuju konzistentno upravljanje metapodacima, predlošcima te ponašanjem stavki i dokumenata. Vrste sadržaja definiraju se na razini web-mjesta, a koriste se na popisima i u bibliotekama.). Vrste sadržaja dodaju fleksibilnost i dosljednost u veći broj biblioteka. U svakoj vrsti sadržaja mogu se navesti predlošci i procesi tijeka rada (tijek rada: Automatizirano kretanje dokumenata ili stavki kroz određeni slijed akcija ili zadataka povezanih s poslovnim procesom. Tijekovi rada mogu se koristiti za konzistentno upravljanje uobičajenim poslovnim procesima, kao što su odobrenje ili pregled dokumenata.). Predlošci služe kao početna točka za oblikovanje, eventualni predloženi tekst te svojstva koja se primjenjuju na dokumente te vrste, kao što su naziv odjela ili broj ugovora.

Integracija klijenata    Određeni kompatibilni klijentski programi surađuju sa značajkama sustava SharePoint izravno iz klijenta. Primjerice, kada koristite Microsoft Word 2010, možete jednostavnije upravljati prijavom i odjavom. Iz programa Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 ili Microsoft Outlook 2010 možete sadržaj biblioteke prebaciti u izvanmrežni način rada, raditi s njim s udaljenog mjesta i bez problema sinkronizirati promjene kada se vratite u mrežni rad.

Nadzorno praćenje    Ako imate grupu osjetljivih datoteka i ako bi vam bilo od koristi znati kako se ti dokumenti koriste, možete definirati pravilo koje vam omogućuje "nadzorno" praćenje događaja kao što su promjene, kopiranje i brisanje datoteka.

Postavljanje pravilnika    Postavke pravilnika omogućuju istek dokumenata, automatsko brisanje i povremeno pregledavanje (putem tijeka rada) dokumenata koji su dosegli određeni vijek trajanja. Kako se biblioteke razvijaju, pomoću takvih postavki uklanjanja štedite vrijeme i trud koje biste izgubili na ručno čišćenje prostora na prepunom tvrdom disku te izbjegavate prekoračenje ograničenja.

Korištenje web-mjesta centra za dokumente    Web-mjesto centra za dokumente možete koristiti kada želite stvoriti i pohraniti velik broj dokumenata i upravljati njima. Centar za dokumente utemeljen je na predlošku web-mjesta i osmišljen tako da služi kao središnje spremište za upravljanje raznim dokumentima. Značajke kao što su navigacija metapodacima i stablom, vrste sadržaja i web-dijelovi korisnicima olakšavaju organiziranje i dohvaćanje dokumenata na učinkovit i smislen način. Administratori sadržaja mogu brzo konfigurirati navigaciju utemeljenu na metapodacima da bi dobro funkcionirala sa svim bibliotekama bez eksplicitnog stvaranja indeksa, ali mogu i dobiti pomoć prilikom stvaranja dodatnih indeksa radi poboljšanja performansi šireg skupa filtara i prikaza. Centar za dokumente možete koristiti kao okruženje za izradu sadržaja (korisnici aktivno prijavljuju i odjavljuju datoteke te stvaraju strukture mapa za te datoteke) ili kao arhivu sadržaja (korisnici samo pregledavaju dokumente i prenose ih u centar).

Vrh stranice Vrh stranice

Organiziranje biblioteka na web-mjestu

Način organiziranja datoteka u biblioteci ovisi o potrebama vaše grupe te načinu na koji želite pohranjivati i pretraživati informacije. Planiranjem se olakšava postavljanje strukture koja najbolje odgovara vašoj grupi. Biblioteke imaju nekoliko značajki koje olakšavaju rad s većim brojem datoteka u jednoj biblioteci. Vašoj bi grupi, međutim, bolje mogle poslužiti višestruke biblioteke.

Pohrana dokumenata u jednoj biblioteci

Možda želite da jedna biblioteka služi različitim potrebama. Tako možda imate nekoliko projekata unutar iste grupe ili više grupa koje rade na istom projektu. Razmotrite korištenje jedne biblioteke kada:

  • Vaša grupa treba pregledavati zbirne informacije nekog skupa datoteka ili različite prikaze na nj. Na primjer, direktor želi da se sve datoteke grupiraju po odjelima ili po datumu dospijeća.
  • Korisnici žele pretraživati datoteke na istom mjestu unutar web-mjesta.
  • Želite primijeniti iste postavke na datoteke, npr. praćenje verzija datoteka ili obavezu odobravanja.
  • Grupe koje rade s bibliotekom imaju iste karakteristike, primjerice iste razine dozvola.
  • Želite analizirati informacije o datotekama u proračunskoj tablici ili primati objedinjena ažurirana izvješća o datotekama.

Da biste učinkovito radili s dokumentima u jednoj biblioteci, datoteke u biblioteci možete organizirati dodavanjem stupaca, definiranjem prikaza i stvaranjem mapa.

Vrh stranice Vrh stranice

Pohrana dokumenata u većem broju biblioteka

Više biblioteka stvara se kada postoje jasne razlike između skupova datoteka koje želite pohraniti ili njima upravljati ili pak između grupa osoba koje rade s datotekama. Koristite više biblioteka u sljedećim slučajevima:

  • Vrste datoteka koje želite pohraniti i upravljati njima se razlikuju i ne očekujete da korisnici često koriste sažetke prikaza datoteka ni da datoteke pretražuju zajedno.
  • Grupe korisnika koje koriste datoteke razlikuju se i imaju različite razine dozvola.
  • Potrebno je primijeniti različite postavke, npr. bilježenje verzija ili odobravanje, na različite skupove datoteka.
  • Nije potrebno analizirati datoteke zajedno ni primati objedinjena ažurirana izvješća o datotekama.
  • Želite stvoriti različite skupove mogućnosti za stvaranje novih datoteka ili želite da se mogućnosti na izborniku biblioteke Novo prikazuju nekim drugim redoslijedom.

Slijede neki od načina koji pridonose učinkovitijem radu s većim brojem biblioteka:

Postavljanje predložaka web-mjesta i stupaca    Ako vaša tvrtka ili ustanova želi uspostaviti dosljedne postavke za sve biblioteke, može postaviti predloške i stupce web-mjesta. Postavke je moguće zajednički koristiti u više biblioteka te ih nije potrebno svaki put ponovno stvarati.

Slanje datoteka na drugo mjesto    Ako želite da datoteka postane dostupna u većem broju biblioteka, možete je pohraniti u jednoj biblioteci i potom poslati kopije u druge biblioteke. Možete odabrati primanje podsjetnika o ažuriranju kopija dokumenta kada izvršite promjene u izvorniku.

Stvaranje predložaka biblioteka    Ako želite uspostaviti neke jedinstvene postavke za biblioteke ili koristiti određene karakteristike u više biblioteka, spremite biblioteku kao predložak. Predlošci biblioteka dostupni su kao mogućnost na web-mjestu kada kliknete Stvori na izborniku Akcije web-mjesta.

Vrh stranice Vrh stranice

Organiziranje datoteka u biblioteci

Nekoliko je načina organizacije datoteka u biblioteci. Možete dodavati stupce, definirati prikaze i stvarati mape. Svaki od tih pristupa ima svojih prednosti i svaki od tih pristupa možete kombinirati s nekim drugim kako bi ispunili jedinstvene potrebe vaše biblioteke i vašeg tima.

Dodavanje stupaca

Biblioteke prema zadanim postavkama evidentiraju naziv datoteke, kao i informacije o stanju datoteke, na primjer, je li datoteka prijavljena. No možete odrediti dodatne stupce koji grupi omogućuju kategorizaciju i evidenciju datoteka, npr. naziv kampanje ili broj projekta, i drugih informacija koje su važne vašem timu. Za vrstu stupaca koje stvarate imate više mogućnosti koje obuhvaćaju tekst u jednom retku, padajući popis mogućnosti, broj izračunat iz drugih stupaca ili čak ime i sliku osobe na web-mjestu.

Stupci imaju naslove koji korisnicima omogućuju sortiranje i filtriranje dokumenata. Kada pregledavate datoteke u biblioteci, možete ih privremeno sortirati ili filtrirati tako da pokažete na naziv stupca, a zatim kliknete strelicu dolje pokraj naziva. To je korisno kada morate pogledati datoteke na određeni način, ali te je korake potrebno ponoviti prilikom sljedećeg prikaza biblioteke.

Vrh stranice Vrh stranice

Definiranje prikaza

Hoće li korisnici često pregledavati sve dokumente povezane s određenim projektom, sve dokumente koji pripadaju određenom odjelu ili grupirati dokumente prema mjesecu isteka? Ako očekujete da ćete datoteke učestalo pregledavati na određen način, možete definirati prikaz. Taj prikaz možete koristiti svaki put kada radite s bibliotekom. Kada stvorite prikaz, on se dodaje na padajući popis trenutnih prikaza smješten na vrpci biblioteke.

Prikaz biblioteke kombinacija je stupaca na stranici koja prikazuje stavke u biblioteci, a njime se često definira određeni redoslijed sortiranja, filtriranja, grupiranja i prilagođenog izgleda. Biblioteke mogu imati osobne i javne prikaze. Svatko tko ima razinu dozvola za doprinos može stvoriti osobni prikaz za gledanje datoteka na određen način ili za filtriranje samo onih datoteka koje želi vidjeti. Ako imate dozvolu za dizajniranje biblioteke, možete stvoriti javni prikaz koji svatko može koristiti prilikom pregledavanja biblioteke. Svaki javni prikaz možete učiniti zadanim prikazom, tako da korisnici mogu automatski vidjeti taj prikaz biblioteke.

Ako članovi vaše grupe pregledavaju biblioteke na mobilnim uređajima, možete stvoriti i mobilne prikaze s ograničenjima, npr. ograničenjem broja prikazanih stavki, koja su optimalna za propusnost i ograničenja uređaja.

Vrh stranice Vrh stranice

Stvaranje mapa

Mape (koje se nazivaju i spremnicima) omogućuju još jedan način grupiranja sadržaja u biblioteci ili na popisu i upravljanja tim sadržajem. Ako su za biblioteku omogućene mape, možete ih dodavati u gotovo sve vrste biblioteka. Ako biblioteka sadrži mnoge stavke, mape povećavaju i učinkovitost pristupa tim stavkama. Kada stvorite mapu, u pozadini stvarate interni indeks. Taj se interni indeks stvara i za korijensku mapu ili gornju razinu biblioteke ili popisa. Kada pristupate stavkama u mapi, zapravo koristite taj indeks da biste pristupili podacima.

Ako biblioteka sadrži mnoge stavke koje se mogu grupirati na određeni način, pomoću mapa možete organizirati sadržaj u biblioteci. Dobri primjeri grupa obuhvaćaju projekte, timove, odjele, kategorije proizvoda, raspone godina, abecedne popise i abecedne podgrupe (A – C, D – F i sl.). Mape korisnicima olakšavaju pregledavanje većeg broja datoteka i upravljanje njima na poznat način.

Mape u biblioteci

Biblioteka s omogućenim mapama prema zadanim postavkama prikazuje mape u zadanom prikazu biblioteke bez filtra. To je korisno jer korisnici prilikom umetanja novih dokumenata mogu odabrati odgovarajuću mapu. Prikazivanjem svih mapa smanjuje se vjerojatnost da će se stavka neispravno dodati izvan mapa biblioteke. Dokumente možete jednostavno reorganizirati u razne mape biblioteke pomoću naredbe Otvori pomoću programa Windows Explorer koja je dostupna na vrpci biblioteke.

 Napomena   Prikaz biblioteke moguće je definirati pomoću mogućnosti Sortiranje mapa kakve jesu, u kojem slučaju se mape ne prikazuju prije stavki u prikazu. Nemojte koristiti tu mogućnost sortiranja prikaza ako korisnicima želite olakšati pronalaženje ispravne mape.

Iako mape biblioteke ne prikazuju odjeljak trake za brzo pokretanje Dokumenti, vlasnik web-mjesta ili korisnik koji ima dozvolu za dizajniranje web-mjesta može omogućiti Prikaz stabla koji na traci za brzo pokretanje prikazuje odjeljak Hijerarhija web-mjesta te omogućuje proširivanje i sažimanje mapa biblioteka i jednostavno kretanje po njima.

Mape u prikazu stabla

Vrh stranice Vrh stranice

Kombinirano korištenje stupaca, prikaza i mapa

Sva tri pristupa mogu se koristiti zajedno. Isti stupci pomoću kojih pratite projekte u zadanom prikazu biblioteke mogu se koristiti za stvaranje prikaza s više kriterija filtriranja. Prikaz je moguće dinamično sortirati i filtrirati klikom na zaglavlja stupaca radi daljnjeg izoliranja i prepoznavanja sadržaja koji je u tom trenutku bitan. Ako je u biblioteci definirana struktura mape, prikaz biblioteke možete "izravnati" postavljanjem mogućnosti Pokaži sve stavke bez mapa u odjeljku Mape prilikom stvaranja ili mijenjanja prikaza. Svaki od pristupa može nadopunjavati drugi prikaz da biste došli do pravog sadržaja u pravom trenutku i na pravi način.

Vrh stranice Vrh stranice

Daljnji koraci

Sada kada imate širu sliku o bibliotekama, slijede uobičajeni i korisni zadaci koje možete izvršavati s bibliotekama.

  • Stvaranje i brisanje biblioteke ili mape iz biblioteke
  • Dodavanje, otvaranje i brisanje datoteka u biblioteci
  • Dodavanje stupaca u biblioteku i stvaranje prikaza biblioteke
  • Rad s predlošcima biblioteke i vrstama sadržaja
  • Sinkronizacija biblioteke sustava SharePoint na računalu s klijentskim programima
  • Premještanje i kopiranje dokumenata iz jedne biblioteke u drugu
  • Korištenje tijekova rada u biblioteci
  • Postavljanje dozvola i dodatnih postavki za biblioteku
  • Korištenje biblioteka slajdova, slika i medijskih sadržaja
  • Upravljanje bibliotekom s mnogo dokumenata
  • Upravljanje velikim bibliotekama dokumenata i zapisa putem metapodataka

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Odnosi se na:
SharePoint Online za korporacije, SharePoint Online za profesionalce i male tvrtke