Prije nego što ćete podijeliti važne dokumente s kolegama ili klijentima, vjerojatno ste provjerili pravopis ili pregledali sadržaj dokumenta kako biste bili sigurni da je sve ispravno i da dokument ne sadrži ništa što ne želite podijeliti s drugim ljudima. Ako planirate dijeliti elektronski primjerak dokumenta paketa Microsoft Office, dobro je dodatno potražiti u dokumentu skrivene ili osobne podatke koji se mogu nalaziti u samom dokumentu ili njegovim svojstvima (metapodaci (metapodaci: Podaci koji opisuju druge podatke. Na primjer, podaci su riječi u dokumentu, a broj riječi primjer je metapodataka.)). Budući ti skriveni podaci mogu otkriti detalje o vašoj organizaciji ili o samom dokumentu koje niste željeli javno podijeliti, bilo bi dobro ukloniti te skrivene podatke prije dijeljenja dokumenta s drugima.
Ovaj članak objašnjava kako značajka Provjera dokumenata u programima Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 i Microsoft Office PowerPoint 2007 može pomoći u pronalaženju i uklanjanju skrivenih i osobnih podataka iz dokumenata paketa Office.
Sadržaj članka
Koje vrste skrivenih i osobnih podataka se pohranjuju u dokumentima paketa Office?
U dokumentu paketa Office moguće je spremiti nekoliko vrsti skrivenih i osobnih podataka. Te informacije nisu vidljive dok pregledavate dokument u nekom programu paketa Office, ali drugi ljudi mogu doći do tih podataka i vidjeti ih.
Skriveni podaci mogu uključivati podatke koje programi paketa Office dodaju datoteci kako bi vam omogućili suradnju kod pisanja i uređivanja dokumenata s drugim ljudima. Također mogu sadržavati podatke koje ste namjerno učinili skrivenim.
Dokumenti paketa Office mogu sadržavati sljedeće vrste skrivenih i osobnih podataka:
- Komentari, oznake revizije iz evidentiranih promjena, verzije i rukopisne primjedbe Ako ste u stvaranju dokumenta surađivali s drugim ljudima, on može sadržavati stavke kao što su oznake revizije iz evidentiranih promjena, komentare, rukopisne primjedbe ili verzije. Ove informacije mogu omogućiti drugim ljudima pregled imena ljudi koji su radili na dokumentu, komentare pregledavatelja i izvršenih promjena.
- Svojstva dokumenta i osobni podaci Svojstva dokumenta, također poznata kao metapodaci (metapodaci: Podaci koji opisuju druge podatke. Na primjer, podaci su riječi u dokumentu, a broj riječi primjer je metapodataka.), uključuju detalje o dokumentu kao što su autor, tema i naslov. Svojstva dokumenta također uključuju informacije koje programi paketa Office automatski održavaju, kao što su ime osobe koja je posljednja spremila dokument i datum stvaranja dokumenta. Ako ste koristili određene značajke, dokument također može sadržavati dodatne vrste podataka za identifikaciju osobe (PII) (podaci za identifikaciju osobe (PII): Bilo kakvi podaci koji mogu poslužiti za identificiranje osobe, poput imena, adrese, adrese e-pošte, osobne iskaznice, IP adrese ili bilo kojeg drugog jedinstvenog identifikatora vezanog uz PII u drugom programu.), kao što su zaglavlja e-pošte, informacije slanja na pregled, usmjeravanje poruka, putovi pisača i informacije o putu datoteke za objavljivanje web-stranica.
- Zaglavlja, podnožja i vodeni žigovi Dokumenti programa Word i radne knjige programa Excel mogu sadržavati informacije u zaglavljima i podnožjima. Uz to, dokumentu programa Word možete dodati vodeni žig.
- Skriveni tekst Dokumenti programa Word mogu sadržavati tekst koji je oblikovan kao skriveni tekst. Ako ne znate sadrži li vaš dokument skriveni tekst, možete ga potražiti korištenjem značajke Provjera dokumenata.
- Skriveni reci, stupci i radni listovi U radnoj knjizi programa Excel mogu biti skriveni reci, stupci i čitavi radni listovi. Ako podijelite primjerak radne knjige koja sadrži skrivene retke, stupce ili radne listove, drugi ljudi ih mogu otkriti i vidjeti podatke u njima.
- Nevidljivi sadržaj Prezentacije programa PowerPoint i radne knjige programa Excel mogu sadržavati objekte koji nisu vidljivi jer su oblikovani kao nevidljivi.
- Sadržaj izvan slajda Prezentacije programa PowerPoint mogu sadržavati objekte koji nisu neposredno vidljivi jer su odvučeni izvan slajda u područje izvan slajda. Ovaj sadržaj izvan slajda može uključivati tekstne okvire, isječke crteža, grafike i tablice.
- Bilješke o prezentaciji Sekcija za bilješke prezentacije programa PowerPoint može sadržavati tekst koji ne želite javno dijeliti, pogotovo ako su bilješke pisane samo za osobu koja će održati prezentaciju.
- Svojstva poslužitelja dokumenata Ako je vaš dokument spremljen na mjestu poslužitelja za upravljanje dokumentima, kao što je web-mjesto radni prostor dokumenata ili biblioteka koja se temelji na usluzi Microsoft Windows SharePoint, dokument može sadržavati dodatna svojstva ili informacije o tom mjestu na poslužitelju.
- Prilagođeni XML podaci Dokumenti mogu sadržavati prilagođene XML podatke koji nisu vidljivi u samom dokumentu. Provjera dokumenata može pronaći i ukloniti te XML podatke.
Vrh stranice
Koje informacije Provjera dokumenata može pronaći i ukloniti?
Kontrola podataka može uključivati nekoliko provjera koje možete koristiti za pronalaženje i uklanjanje različitih vrsta skrivenih i osobnih podataka. Neke od tih provjera su specifične za pojedine programe paketa Office. Provjera dokumenata prikazuje različite skupove kontrola u programima Office Word 2007, Office Excel 2007 i Office PowerPoint 2007 čime vam omogućuje pronalaženje i uklanjanje skrivenih i osobnih podataka koje su specifične za svaki od ovih programa.
Više informacija o tome koje vrste skrivenih i osobnih podataka Provjera dokumenata može pronaći i ukloniti u određenim programima paketa Microsoft Office možete pronaći u tablicama koje slijede.
Napomena Ako je vaša organizacija prilagodila Provjeru dokumenata dodavanjem modula provjera, možete provjeriti vaše dokumente za dodatne vrste podataka.
Office Word 2007
| Naziv provjere |
Pronalazi i uklanja |
| Komentari, revizije, verzije i primjedbe |
- Komentari
- Oznake revizija iz evidentiranih promjena
- Informacije o verziji dokumenata
- Rukopisne primjedbe
|
| Svojstva dokumenta i osobne informacije |
- Svojstva dokumenta, uključujući informacije iz kartica Sažetak, Statistike i Prilagođeno dijaloškog okvira Svojstva dokumenta
- Zaglavlja e-pošte
- Usmjeravanja poruka
- Informacije o slanju na pregled
- Svojstva poslužitelja dokumenata
- Informacije o pravilima upravljanja dokumentima
- Informacije o vrsti sadržaja
- Informacije o vezi za povezivanje podataka iz databound polja (posljednja vrijednost se pretvara u tekst)
- Korisničko ime
- Naziv predloška
|
| Zaglavlja i podnožja |
- Informacije u zaglavljima dokumenta
- Informacije u podnožjima dokumenta
- Vodeni žigovi
|
| Skriveni tekst |
|
| Prilagođeni XML podaci |
- Prilagođeni XML podaci koji su možda spremljeni u dokumentu
|
Office Excel 2007
| Naziv provjere |
Pronalazi i uklanja |
| Komentari i primjedbe |
- Komentari
- Rukopisne primjedbe
|
| Svojstva dokumenta i osobne informacije |
- Svojstva dokumenta, uključujući informacije iz kartica Sažetak, Statistike i Prilagođeno dijaloškog okvira Svojstva dokumenta
- Zaglavlja e-pošte
- Usmjeravanja poruka
- Informacije o slanju na pregled
- Svojstva poslužitelja dokumenata
- Informacije o pravilima upravljanja dokumentima
- Informacije o vrsti sadržaja
- Korisničko ime
- Informacije o putu pisača
- Komentari o scenariju
- Put datoteke za objavljivanje web-stranica
- Komentari za definirane nazive i nazive tablica
- Neaktivne vanjske podatkovne veze
|
| Zaglavlja i podnožja |
- Informacije u zaglavljima radnog lista
- Informacije u podnožjima radnog lista
|
| Skriveni reci i stupci |
- Skriveni reci
- Skriveni stupci koji sadrže podatke
Napomene
- Ako u vašoj radnoj knjizi postoje skriveni stupci koji ne sadrže podatke i nalaze se među stupcima koji sadrže podatke, ti prazni stupci će također biti otkriveni i uklonjeni.
- Ako skriveni reci ili stupci u vašoj radnoj knjizi sadrže podatke, njihovim uklanjanjem biste mogli promijeniti rezultate izračuna ili formula. Ako ne znate kakvi podaci se nalaze u skrivenim recima ili stupcima, zatvorite Provjeru dokumenata, otkrijte skrivene retke ili stupce i pregledajte njihov sadržaj.
- Ova kontrola ne otkriva oblike, grafikone, kontrole, Microsoft ActiveX objekte i kontrole, slike ili SmartArt grafike koje se možda nalaze u skrivenim stupcima.
|
| Skriveni radni listovi |
- Skriveni radni listovi
Napomena Ako skriveni radni listovi u vašoj radnoj knjizi sadrže podatke, njihovim uklanjanjem biste mogli promijeniti rezultate izračuna ili formula. Ako ne znate kakvi podaci se nalaze u skrivenim radnim listovima, zatvorite Provjeru dokumenata, otkrijte skrivene radne listove i pregledajte njihov sadržaj.
|
| Prilagođeni XML podaci |
- Prilagođeni XML podaci koji se mogu nalaziti unutar radne knjige
|
| Nevidljivi sadržaj |
|
Office PowerPoint 2007
| Naziv provjere |
Pronalazi i uklanja |
| Komentari i primjedbe |
- Komentari
- Rukopisne primjedbe
|
| Svojstva dokumenta i osobne informacije |
- Svojstva dokumenta, uključujući informacije iz kartica Sažetak, Statistike i Prilagođeno dijaloškog okvira Svojstva dokumenta
- Zaglavlja e-pošte
- Usmjeravanja poruka
- Informacije o slanju na pregled
- Svojstva poslužitelja dokumenata
- Informacije o pravilima upravljanja dokumentima
- Informacije o vrsti sadržaja
- Put datoteke za objavljivanje web-stranica
|
| Nevidljivi sadržaj na slajdu |
|
| Sadržaj izvan slajda |
- Sadržaj ili objekti koji nisu neposredno vidljivi u prezentaciji jer se nalaze izvan područja slajda uključuju:
- Isječci crteža
- Tekstni okviri
- Grafike
- Tablice
Napomena Provjera dokumenata ne može otkriti ili ukloniti objekte izvan slajda koji imaju animacije.
|
| Bilješke o prezentaciji |
- Tekst koji je dodan sekciji prezentacije Bilješke
Napomena Provjera dokumenata ne može ukloniti slike koje su dodane sekciji prezentacije Bilješke.
|
| Prilagođeni XML podaci |
- Prilagođeni XML podaci koji mogu biti pohranjeni unutar prezentacije
|
Vrh stranice
Kako pronaći i ukloniti skrivene i osobne podatke u dokumentima paketa Office?
Korištenjem Provjere dokumenata možete pronaći i ukloniti skrivene i osobne podatke iz dokumenata paketa Office koji su stvoreni u programima Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 i ranijim verzijama ovih programa paketa Office. Dobro je koristiti Provjeru dokumenata prije dijeljenja elektronskog primjerka vašeg dokumenta paketa Office, kao što je u privitku e-pošte.
- Otvorite dokument paketa Office u kojem želite tražiti skrivene ili osobne podatke.
- Pritisnite gumb Microsoft Office
, pritisnite Spremi kao i zatim unesite naziv u okvir Naziv datoteke kako biste spremili kopiju izvornog dokumenta. Važno Provjeru dokumenata preporučljivo je koristiti na kopiji izvornog dokumenta jer podatke koje Provjera dokumenata ukloni nije uvijek moguće vratiti.
- U kopiji izvornog dokumenta pritisnite gumb Microsoft Office, pokažite na Pripremi i zatim pritisnite Provjeri dokument.
- U dijaloškom okviru Provjera dokumenata odaberite potvrdni okvir kako biste odabrali skriveni sadržaj koji želite potražiti. Dodatne informacije o pojedinim provjerama možete pronaći u odjeljku Koje informacije Provjera dokumenata može pronaći i ukloniti?
- Pritisnite Provjeri.
- Pregledajte rezultate kontrole u dijaloškom okviru Provjera dokumenata.
- Pritisnite Ukloni sve pokraj rezultata kontrole za vrste skrivenog sadržaja koji želite ukloniti iz dokumenta.
Važno Ako uklonite skriveni sadržaj iz dokumenta, možda ga nećete moći vratiti korištenjem mogućnosti Poništi.
Vrh stranice
Hrvatska
Verzija pripremljena za ispis
Pokaži sve
Sakrij sve
