Uvod u izvješća programa Access

Izvješća pružaju mogućnost prikaza, oblikovanja i sažimanja podataka iz baze podataka programa Microsoft Access. Da biste, primjerice, prikazali telefonske brojeve svih svojih kontakata, izvješće možete stvoriti u obliku popisa ili možete stvoriti izvješće sažetka da biste prikazali ukupnu vrijednost prodaje svoje tvrtke za različita područja i razdoblja.

Ovaj članak sadrži pregled izvješća u programu Access. Iz njega ćete naučiti i osnove stvaranja izvješća te korištenja mogućnosti kao što su sortiranje, grupiranje i sažimanje podataka, kao i kako izvješće pretpregledati i ispisati.

 Napomena   Informacije navedene u ovome članku namijenjene su samo korištenju s bazama podataka programa Access za stolna računala.

Sadržaj članka


Pregled

Što se sve može učiniti s izvješćem?

Izvješće je objekt baze podataka koji je koristan kada želite podatke iz svoje baze podataka predstaviti za bilo koju od sljedećih namjena:

  • Prikaz i distribucija sažetka podataka
  • Brzi uvidi u arhivu podataka
  • Prikaz pojedinosti o pojedinačnim zapisima
  • Stvaranje oznaka

Dijelovi izvješća

Iako je moguće je stvarati slobodna izvješća koja ne prikazuju podatke, u svrhu ovog članka pretpostavit ćemo da je izvješće vezano s izvorom podataka kao što je tablica ili upit. Dizajn izvješća podijeljen je u odjeljke koje možete pogledati u prikazu Dizajna. Upoznavanje s načinom na koji funkcioniraju pojedini odjeljci pomoći će vam u stvaranju boljih izvješća. Na primjer, odjeljak u koji stavite izračunatu kontrolu određuje način na koji Access izračunava rezultate. Sljedeći popis sadrži sažetak vrsta odjeljaka i opis načina upotrebe:

Odjeljak Kako se odjeljak prikazuje pri ispisu Gdje se odjeljak može koristiti
Zaglavlje izvješća Na početku izvješća. Zaglavlje izvješća koristite za informacije koje se inače pojavljuju na naslovnici, kao što su logotip, naslov ili datum. Ako u zaglavlje izvješća postavite izračunatu kontrolu koja koristi funkciju zbrajanja Sum, izračunati zbroj odnosi se na cijelo izvješće. Zaglavlje izvješća ispisuje se prije zaglavlja stranice.
Zaglavlje stranice Na vrhu svake stranice Zaglavlje stranice koristite da biste naslov izvješća ponovili na svakoj stranici.
Zaglavlje grupe Na početku svake nove grupe zapisa. Zaglavlje grupe koristite da biste ispisali naziv grupe. Na primjer, u izvješću grupiranom prema proizvodima koristite zaglavlje grupe da biste ispisali naziv proizvoda. Ako u zaglavlje grupe postavite izračunatu kontrolu koja koristi funkciju zbrajanja Sum, zbroj se odnosi na trenutnu grupu. Izvješće može sadržavati veći broj odjeljaka zaglavlja grupe, ovisno o broju dodanih razina grupiranja. Dodatne informacije o stvaranju zaglavlja i podnožja grupa potražite u odjeljku Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva.
Detalj Pojavljuje se jednom za svaki redak u izvoru zapisa. Na tom mjestu postavljate kontrole koje čine glavno tijelo izvješća.
Podnožje grupe Na kraju svake grupe zapisa. Pomoću podnožja grupe ispišite podatke sažetka grupe. Izvješće može sadržavati više odjeljaka podnožja grupe, ovisno o dodanom broju razina grupiranja.
Podnožje stranice Na kraju svake stranice Pomoću podnožja stranice ispišite brojeve stranice ili podatke pojedine stranice.
Podnožje izvješća

Na kraju izvješća

 Napomena    U prikazu dizajna podnožje izvješća prikazuje se ispod podnožja stranice. No u svim ostalim prikazima, primjerice u prikazu rasporeda ili kada se izvješće ispiše ili pretpregleda, podnožje izvješća prikazuje se iznad podnožja stranice, odmah iza zadnjeg podnožja grupe ili crte detalja na zadnjoj stranici.

Pomoću podnožja izvješća ispišite ukupne zbrojeve izvješća ili neke druge podatke sažetka za cijelo izvješće.

Ako baza podataka sadrži dobro dizajniranu strukturu tablica i odnosa, lakše ćete stvarati smislena izvješća. Uvod u osmišljavanje i dizajniranje baza podataka potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Vrh stranice Vrh stranice

Stvaranje izvješća

Izvješća za bazu podataka programa Access za stolna računala stvaraju se na sljedeći način:

Prvi korak: odabir izvora zapisa

Izvor zapisa izvješća može biti tablica te imenovani ili ugrađeni upit. Izvor zapisa mora sadržavati sve retke i stupce podatka koje želite prikazati u izvješću.

  • Ako se željeni podaci nalaze u postojećoj tablici ili upitu, odaberite tablicu ili upit u navigacijskom oknu, a zatim idite na sljedeći korak: Drugi korak.
  • Ako izvor zapisa još ne postoji, učinite nešto od sljedećeg:
    • Nastavite s drugim korakom i upotrijebite alat za prazna izvješća ili

Ili

  • stvorite tablice ili upit koji sadrže željene podatke, odaberite ih u navigacijskom oknu, a zatim nastavite s drugim korakom.

Drugi korak: odabir alata za izvješća

Alati za izvješća nalaze se na vrpci na kartici Stvaranje u grupi Izvješća. U sljedećoj su tablici opisane mogućnosti:

Alat Opis

Izvješće

Stvara jednostavno tabularno izvješće koje sadrži sva polja izvora zapisa koji ste odabrali u navigacijskom oknu.

Dizajn izvješća

Otvara prazno izvješće u prikazu dizajna u koje možete dodavati potrebna polja i kontrole.

Prazno izvješće

Otvara prazno izvješće u prikazu rasporeda i prikazuje Popis polja s kojega možete dodavati polja u izvješće.

Čarobnjak za izvješća

Prikazuje čarobnjak s više koraka koji omogućuje određivanje polja, razina grupiranja i sortiranja te sadrži mogućnosti rasporeda.

Natpisi

Prikazuje čarobnjak koji omogućuje odabir standardnih ili priagođenih veličina natpisa, baš kai polja koja želite prikazati te načina na koji ih želite sortirati.


Treći korak: stvaranje izvješća

  1. Kliknite gumb alata koji želite koristiti. Ako se čarobnjak otvori, slijedite njegove korake, a zatim na zadnjoj stranici kliknite Završi.
    Access će izvješće prikazati u prikazu rasporeda.
  2. Oblikujte izvješće tako da izgleda onako kako želite:
  • Promijenite veličinu polja i oznaka tako da ih odaberete, a zatim povucite rubove do željene veličine.
  • Polje premjestite tako da odaberete njega i njegovu oznaku, ako ona postoji, a zatim ih povucite na novo mjesto.
  • Desnom tipkom miša kliknite polje pa pomoću naredbi na izborničkom prečacu spojite ili razdvojite ćelije, izbrišite ili odaberite polja ili pak izvedite druge zadatke oblikovanja.

Uz to, pomoću značajki opisanih u sljedećim odjeljcima izvješće učinite dojmljivijim i čitkijim.

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva

Grupiranje, sortiranje i ukupne zbrojeve najbrže možete dodati u bazu podataka za stolna računala tako da desnom tipkom miša kliknete polje na koje želite primijeniti grupiranje, sortiranje ili ukupni zbroj, a zatim da kliknete željenu naredbu na izborničkom prečacu.

Grupiranje, sortiranje i ukupne zbrojeve možete dodati i pomoću okna Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj dok je izvješće otvoreno u prikazu rasporeda ili dizajna:

  1. Ako okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj nije još otvoreno, na kartici Dizajn u grupi Grupiranje i zbrojevi kliknite Grupiraj i sortiraj.
  2. Kliknite Dodaj grupu ili Dodaj sortiranje, a zatim odaberite polje na kojem želite izvršiti grupiranje ili sortiranje.
  3. U retku za grupiranje ili sortiranje kliknite Dodatno da biste postavili dodatne mogućnosti i dodali ukupne zbrojeve.

Dodatne informacije o grupiranju, sortiranju i ukupnim zbrojevima potražite u članku Stvaranje grupiranog izvješća ili izvješća sažetka.

Vrh stranice Vrh stranice

Isticanje podataka uvjetnim oblikovanjem

Access sadrži alate za isticanje podataka na izvješću. Za svaku kontrolu ili grupu možete dodati pravila uvjetnog oblikovanja, a u klijentskim izvješćima možete dodati podatkovne trake za usporedbu podataka.

Da biste dodali uvjetno oblikovanje kontrolama, učinite sljedeće:

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće pa kliknite Prikaz rasporeda.
  2. Odaberite željene kontrole i na kartici Oblikovanje u grupi Oblikovanje kontrole kliknite Uvjetno oblikovanje.

 Savjet    Da biste odabrali više kontrola, držite tipku CTRL i kliknite svaku kontrolu dok je držite.

  1. U dijaloškom okviru Upravitelj pravila uvjetnog oblikovanja kliknite Novo pravilo.
  2. U dijaloškom okviru Novo pravilo oblikovanja odaberite vrijednost u rubrici Odaberite vrstu pravila:
  • Da biste stvorili pravilo koje zasebno procjenjuje pojedini zapis, odaberite Provjeri vrijednosti u trenutnom zapisu ili koristi izraz.
  • Da biste stvorili pravilo koje međusobno uspoređuje zapise pomoću podatkovnih traka, kliknite Usporedi s drugim zapisima.
  1. U rubrici Uredite opis pravila navedite pravilo koje će odrediti kada se primjenjuje oblikovanje, kao i koje se oblikovanje treba primijeniti pa kliknite U redu.
  2. Da biste stvorili dodatna pravila za tu kontrolu ili skup kontrola, ponovite taj postupak od četvrtog koraka

Vrh stranice Vrh stranice

Prilagodba boje i fontova

Iskušajte mogućnosti Teme aplikacije da biste prilagodili boje i fontove.

  1. Otvorite izvješće u prikazu rasporeda klikom na desnu tipku miša u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.
  2. U mogućnostima Alati za raspored izvješća na kartici Dizajn kliknite Teme i pokazivačem prijeđite preko različitih tema u galeriji da biste pretpregledali izgled. Kliknite temu koju želite odabrati i potom spremite izvješće.
  3. Putem galerija Boje ili Fontovi zasebno postavite boje ili fontove.


Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje logotipa i pozadinske slike   

U izvješće možete dodati i logotip ili pozadinsku sliku i ako ažurirate sliku, ona će se ažurirati svugdje gdje se koristi u bazi podataka.

Da biste dodali ili uklonili sliku:

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.
  2. U izvješću kliknite položaj na koji želite dodati sliku i na kartici Design u grupi Zaglavlje/podnožje kliknite Logotip.
  3. Pomaknite se do slike i kliknite Otvori. Access odabranu sliku dodaje u izvješće.
  4. Da biste uklonili sliku, desnom tipkom miša kliknite sliku i potom kliknite Izbriši na izborniku prečaca.

Dodavanje pozadinske slike:

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.
  2. Na kartici Oblikovanje u grupi Pozadina kliknite Pozadinska slika.
  3. Odaberite sliku s popisa Galerija slika ili kliknite pregledaj, odaberite sliku i kliknite U redu.

Vrh stranice Vrh stranice

Pretpregled i ispis izvješća

Pretpregled izvješća

  1. Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu i potom kliknite Pretpregled ispisa. Naredbe s kartice Pretpregled ispisa možete upotrijebiti za bilo što od sljedećeg:
  • ispis izvješća
  • prilagođavanja veličine ili rasporeda stranice
  • povećavanje ili smanjivanje većeg broja stranica odjedanput
  • osvježavanje podataka u izvješću
  • izvoz izvješća u drugi datotečni oblik
  1. Kliknite Zatvori pretpregled ispisa.

Ispis izvješća

Za ispis bez pretpregleda:

  • Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu i kliknite Ispis. Izvješće se šalje na zadani pisač.

 Napomena    Ako ste odabrali izvješće u navigacijskom oknu i odabrali Ispis na kartici Datoteka možete odabrati i dodatne mogućnosti ispisa kao što je broj stranica i primjeraka, kao i navođenje određenog pisača.

  • Da biste otvorili dijaloški okvir u kojem možete odabrati pisač, navesti broj primjeraka itd., kliknite Ispis.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Odnosi se na:
Access 2013