Osnovni zadaci za bazu podataka programa Access 2013 za stolna računala

Baze podataka programa Access može vam olakšati pohranu i praćenje gotovo svih vrsta informacija, npr. skladišta, kontakata ili poslovnih procesa. Prođimo kroz osnovne postupke za stvaranje baze podataka programa Access za stolna računala i dodavanje podataka u nju, a zatim ćemo saznati više o daljnjim koracima za prilagodbu i korištenje nove baze podataka.

 Napomena    Ako vas više zanima nova vrsta aplikacija programa Access, pogledajte kako stvoriti aplikaciju programa Access i saznajte više o osnovnim zadacima za aplikaciju programa Access.

Dodatne informacije o novim dostupnim značajkama potražite u članku Novosti u programu Access 2013.

Odabir predloška

Predlošci programa Access sadrže ugrađene tablice, upite, obrasce i izvješća koja su spremna za korištenje. Kada se pokrene Access, najprije ćete primijetiti odabir predložaka, a možete ih i potražiti na internetu.

prikaz predložaka na početnom zaslonu

  1. U programu Access kliknite Datoteka > Novo.
  2. U odjeljku Naziv datoteke odaberite predložak baze podataka za stolna računala i unesite naziv baze podataka (ako ne vidite predložak koji vam odgovara, koristite okvir Pretražite predloške na internetu .)
  3. Možete koristiti zadano mjesto koje Access prikazuje ispod okvira Naziv datoteke ili kliknite ikonu mape da biste odabrali neko mjesto.
  4. Kliknite Stvori.

stvorite bazu podataka za stolna računala iz predloška

Ovisno o predlošku možete učiniti nešto od sljedećeg za početak:

  • Ako Access prikazuje dijaloški okvir Prijava s praznim popisom korisnika:
  1. Kliknite Novi korisnik.
  2. Ispunite obrazac Detalji o korisniku.
  3. Kliknite Spremi i zatvori.
  4. Odaberite korisničko ime koje ste upravo unijeli, a zatim kliknite Prijava.
  • Ako Access u okviru za poruke prikaže poruku Sigurnosno upozorenje, a izvor predloška smatrate pouzdanim, kliknite Omogući sadržaj. Ako je za bazu podataka potrebna prijava, ponovno se prijavite.

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje baze podataka programa Access za stolna računala iz predloška.

Stvaranje baze podataka ispočetka

Ako nijedan od predložaka ne odgovara vašim potrebama, možete započeti s praznom bazom podataka za stolna računala.

  1. U programu Access kliknite Novo, a zatim Prazna baza podataka aplikacije za stolna računala.
  2. Upišite naziv za bazu podataka u okviru Naziv datoteke.
  3. Možete koristiti zadano mjesto koje Access prikazuje ispod okvira Naziv datoteke ili kliknite ikonu mape da biste odabrali neko mjesto.
  4. Kliknite Stvori.

Dodavanje tablice

Vaši se podaci u bazi podataka spremaju u više povezanih tablica. Da biste stvorili tablicu, učinite sljedeće:

  1. Kada prvi put otvorite bazu podataka, vidjet ćete praznu tablicu u prikazu podatkovne tablice u koju možete dodati podatke. Da biste dodali drugu tablicu, kliknite karticu Stvori > Tablica. Za početak možete unijeti podatke u prazno polje (ćeliju) ili zalijepiti podatke iz drugog izvora kao što je radna knjiga programa Excel.
  2. Da biste promijenili naziv stupca (polja), dvokliknite zaglavlje stupca, a zatim upišite novi naziv.

 Savjet    Smisleni nazivi omogućit vam da znate što koje polje sadrži bez prikazivanja njegova sadržaja.

  1. Kliknite Datoteka > Spremi.
  • Da biste dodali više polja, pišite u stupac Kliknite da biste dodali.
  • Da biste premjestili stupac, odaberite ga klikom na njegovo zaglavlje i povucite kamo želite. Možete i odabrati susjedne stupce i povući ih na novo mjesto.

Dodatne informacije potražite u članku Uvod u tablice.

Kopiranje i lijepljenje podataka

Možete kopirati i lijepiti podatke iz drugog programa, primjerice programa Excel ili Word u tablicu programa Access. To najbolje funkcionira ako su podaci odvojeni u stupce. Ako se podaci nalaze u programu za obradu riječi, kao što je Word, koristite oznake da biste odvojili stupce ili ih pretvorite u oblik tablice prije kopiranja.

  1. Ako je podatke potrebno urediti, primjerice razdvojiti ime i prezime, napravite to najprije u izvornom programu.
  2. Otvorite izvorni program i kopirajte podatke (Ctrl + C).
  3. U prikazu podatkovne tablice otvorite tablicu programa Access u koju želite dodati podatke i zalijepite je (Ctrl + V).
  4. Dvokliknite svako zaglavlje stupca, a zatim unesite smisleni naziv.
  5. Kliknite Datoteka > Spremi , a zatim unesite naziv nove tablice.

 Napomena   Budući da Access postavlja vrstu podataka za svako polje na temelju podataka koje ste zalijepili u prvi redak svakog stupca, provjerite odgovaraju li podaci iz drugih redaka podacima u prvom retku.

Uvoz podataka ili postavljanje veze prema podacima

Možete uvesti podatke iz drugih izvora ili postaviti vezu na podatke iz programa Access bez premještanja podataka s mjesta na kojem su pohranjeni. Povezivanje je dobra mogućnost ako više korisnika ažurira podatke, a želite biti sigurni da se prikazuje najnovija verzija ili ako ne želite trošiti prostor za pohranu. Možete odabrati želite li postaviti vezu na podatke ili ih uvesti za većinu oblika datoteka.

Mogućnosti kartice Vanjski podaci

Postupak se neznatno razlikuje ovisno o izvoru podataka, a ove će vam upute pomoći da ga započnete:

  1. Na kartici Vanjski podaci kliknite oblik podataka iz kojeg ćete uvoziti ili na kojeg ćete postaviti vezu. Ako ne vidite pravi oblik, kliknite Dodatno.

 Napomena    Ako i dalje ne možete pronaći pravi oblik, najprije izvezite podatke u oblik datoteke koju Access podržava (npr. tekstnu datoteku razdvojenu tabulatorima (razgraničena tekstualna datoteka: Datoteka s podacima u kojoj su pojedinačne vrijednosti polja razdvojene znakom, primjerice zarezom ili tabulatorom.)).

  1. Slijedite upute u dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka.

Prilikom povezivanja neki će oblici biti dostupni kao oblici samo za čitanje. Ovo su vanjski izvori iz kojih možete uvesti podatke ili postaviti vezu na njih:

Uvoz Veza
Microsoft Excel Da Da
(samo za čitanje)
Microsoft Access Da Da
ODBC baze podataka (primjerice, SQL Server) Da Da
Tekstne datoteke i datoteke s vrijednostima odvojenim zarezom (CSV) Da Da
(samo dodavanje novih zapisa)
Popis sustava SharePoint Da Da
XML Da
Podatkovni servisi Da
(samo za čitanje)
HTML dokument Da Da
Mapa programa Outlook Da Da

Dodatne informacije potražite u člancima Uvoz podataka u bazu podataka programa Access i Uvoz podataka iz baze podataka programa Access.

Organiziranje podataka pomoću analizatora tablice

Koristite čarobnjak za analizator tablice da biste brzo prepoznali suvišne podatke. Čarobnjak zatim nudi jednostavan način za organiziranje podataka u odvojene tablice. Access čuva izvornu tablicu kao sigurnosnu kopiju.

  1. Otvorite bazu podataka programa Access koja sadrži tablicu koju želite analizirati.
  2. Kliknite Alati baze podataka > Analiziraj tablicu.

Prve dvije stranice čarobnjaka sadrže kratki vodič s primjerima. Ako vidite potvrdni okvir s oznakom Prikazati uvodne stranice?, potvrdite okvir, a zatim dvaput kliknite Natrag da biste vidjeli uvod. Ako ne želite ponovno vidjeti uvodne stranice, poništite okvir Prikazati uvodne stranice?.

Vrh stranice Vrh stranice

Daljnji koraci

Ostatak postupka projektiranja razlikuje se ovisno o tome što želite postići, ali vjerojatno biste trebali stvoriti upite, obrasce, izvješća i makronaredbe. Dodatne informacije potražite u ovim člancima:

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Odnosi se na:
Access 2013