Osnovni zadaci u programu Access 2010

Uvod u Office 2010 Ovdje možete pronaći neke osnovne zadatke koji će vam olakšati svladavanje programa Microsoft Access 2010.

 


Sadržaj članka


Što je Access?

Access 2010 alat je za dizajniranje aplikacija i implementaciju baze podataka koji se koristi za praćenje važnih informacija. Podatke možete držati na računalu ili ih možete objaviti na webu da bi ostali mogli koristiti vašu bazu podataka u web-pregledniku.

Mnogi korisnici počnu se služiti programom Access kada program koji su do tada koristili za praćenje određenih podataka više ne zadovoljava njihove potrebe. Pretpostavimo, na primjer, da se bavite organizacijom raznih događaja i želite pratiti sve detalje koji su vam potrebni da biste to uspješno obavili. Ako za upravljanje koristite program za obradu teksta ili program za rad s proračunskim tablicama, brzo ćete se suočiti s problemima vezanima uz duplicirane ili nedosljedne podatke. Ako pak koristite softver za upravljanje kalendarima, shvatit ćete da praćenje financijskih podataka u kalendaru nije praktično.

Relacijske baze podataka u programu Access

Ponekad ćete za praćenje takvih podataka trebati relacijske baze podataka – spremište podataka koje je podijeljeno u manje zbirke podataka (koje zovemo tablice), čime se izbjegava ponavljanje, a koje su povezane na temelju zajedničkih informacija (koje zovemo polja). Relacijska baza podataka vezana, na primjer, uz planiranje događaja može sadržavati tablicu s informacijama o kupcima, tablicu s informacijama o dobavljačima i tablicu s informacijama o događajima. Tablica s informacijama o događajima može imati polje povezano s tablicom kupaca i polje povezano s tablicom dobavljača. Tako se, primjerice, u slučaju promjene telefonskog broja dobavljača informacija mijenja samo jedanput u tablici dobavljača, a ne za svaki događaj u kojem je dobavljač sudjelovao.

Access je alat koji možete upotrijebiti da biste brzo i jednostavno razvili aplikacije relacijske baze podataka pomoću kojih ćete upravljati informacijama. Možete stvoriti bazu podataka koja će vam olakšati praćenje gotovo svake vrste informacija, npr. onih vezanih uz zalihe, poslovne kontakte ili poslovne procese. Access zapravo sadrži predloške koje možete odmah upotrijebiti da biste pratili različite informacije, što postupak čini jednostavnim čak i početniku.

Otvaranje programa Access

Kada pokrenete Access 2010, vidjet ćete prikaz Backstage sustava Microsoft Office u kojem možete dobiti informacije o trenutnoj bazi podataka, stvoriti novu bazu podataka, otvoriti postojeću bazu podataka ili pogledati istaknuti sadržaj s web-mjesta Office.com.

Prikaz Backstage programa Access 2010

Prikaz Backstage sadrži i mnoge druge naredbe koje možete koristiti da biste prilagodili, održavali ili zajednički koristili baze podataka. Naredbe u prikazu Backstage u pravilu se odnose na čitavu bazu podataka, a ne na objekte unutar nje.

 Napomena   Klikom na karticu Datoteka u svakom trenutku možete prijeći u prikaz Backstage.

Vrh stranice Vrh stranice

Pronalaženje predložaka i njihova primjena

Access pruža širok spektar različitih predložaka koje možete koristiti da biste ubrzali postupak stvaranja baze podataka. Predložak je baza podataka spremna za korištenje koja sadrži sve tablice, upite, obrasce i izvješća potrebna za izvođenje određenog zadatka. Tako, primjerice, postoje predlošci koji se mogu koristiti za praćenje problema, upravljanje kontaktima ili evidentiranje troškova. Neki predlošci sadrže nekoliko oglednih zapisa pomoću kojih možete vidjeti način na koji se koriste. Baze podataka iz predloška mogu se koristiti kakve jesu ili ih možete prilagoditi u skladu sa svojim potrebama.

Da biste pronašli i primijenili predložak na bazu podataka, učinite sljedeće:

  1. Na kartici Datoteka kliknite Novo.
  2. U odjeljku Dostupni predlošci učinite nešto od sljedećeg:
  • Da biste ponovno koristili predložak koji ste nedavno koristili, kliknite Nedavno korišteni predlošci, a zatim odaberite željeni predložak.
  • Da biste koristili predložak koji ste već instalirali, kliknite Moji predlošci, a zatim odaberite željeni predložak.
  • Da biste pronašli predložak na web-mjestu Office.com, u odjeljku Predlošci s web-mjesta Office.com kliknite kategoriju predloška, odaberite željeni predložak, a zatim kliknite Preuzmi da biste predložak preuzeli s web-mjesta Office.com na računalo.

 Napomena    Predloške na web-mjestu Office.com možete pretraživati i iz programa Access. U okvir Pretraži Office.com unesite jednu ili više riječi, a zatim kliknite gumb sa strelicom da biste pokrenuli pretraživanje.

  1. Ako želite, kliknite ikonu mape smještenu uz okvir Naziv datoteke da biste pronašli mjesto na kojem želite stvoriti bazu podataka. Ako ne odredite točno mjesto, Access bazu podataka stvara na zadanom mjestu koje je prikazano ispod okvira Naziv datoteke.
  2. Kliknite Stvori.

Access stvara bazu podataka i otvara je za korištenje.

Vrh stranice Vrh stranice

Stvaranje baze podataka od nule

 Napomena   Ako želite iscrpniji uvod u koncepte na kojima se pri stvaranju baze podataka temelji korištenje programa Access, pročitajte članak Osnove dizajna baza podataka.

Ako nijedan od predložaka ne odgovara vašim potrebama ili ako se podaci koje želite uvesti u Access nalaze u nekom drugom programu, možda je bolje bazu podataka stvoriti od nule. U programu Access 2010 na raspolaganju su vam: standardna baza podataka za stolna računala i web-baza podataka.

 Napomena   Dodatne informacije o web-bazama podataka potražite u članku Izrada baze podataka radi zajedničkog korištenja na webu.

Da biste stvorili novu bazu podataka, učinite sljedeće:

  1. Pokrenite Access.
  2. Na kartici Novo u prikazu Backstage kliknite Prazna baza podataka ili Prazna web-baza podataka.

 Važno   Ono što na tom mjestu odaberete odredit će koje će značajke biti dostupne u bazi podataka. Baze podataka za stolna računala ne mogu se objavljivati na webu, a web-baze podataka ne podržavaju neke značajke stolnih računala kao što su upiti ukupnih zbrojeva.

  1. S desne stane upišite naziv baze podataka u okvir Naziv datoteke.

Da biste promijenili mjesto na kojem stvarate datoteku, kliknite Pregledaj Slika gumba pokraj okvira Naziv datoteke, potražite novo mjesto i odaberite ga, a zatim kliknite U redu.

  1. Kliknite Stvori.

Access stvara novu bazu podataka, a zatim otvara praznu tablicu (naziva Tablica1) u prikazu podatkovne tablice (pogled podatkovnog lista: Prozor koji prikazuje podatke iz tablice, obrasca, upita, prikaza ili pohranjene procedure u obliku retka i stupca. U prikazu lista podataka možete uređivati polja, dodavati i brisati podatke te ih tražiti.).

  1. Access postavlja kursor u prvu praznu ćeliju nove tablice u stupcu Kliknite da biste dodali.

Da biste dodali podatke, počnite upisivati ili zalijepite podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u odjeljku Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access kasnije u članku.

 Napomene 

  • Unos podataka u prikazu podatkovne tablice dizajniran je kako bi sličio unosu podataka u radni list programa Excel. Glavno ograničenje je da podaci moraju biti uneseni u susjedne retke i stupce, počevši od gornjeg lijevog kuta podatkovne tablice. Ne pokušavajte oblikovati svoje podatke uključujući prazne retke ili stupce, kao što biste možda pokušali napraviti u podatkovnim tablicama programa Excel, jer će to prouzročiti gubitak prostora u tablici. Tablica sadrži samo vaše podatke. Sva vizualna predstavljanja tih podataka napravit će se u obrascima i izvješćima koje ćete dizajnirati kasnije.

Ako trenutno ne želite unositi podatke, kliknite ZatvoriSlika gumba.

 Napomena   Ako je zatvorite bez spremanja, Access će izbrisati tablicu Tablica1.

Vrh stranice Vrh stranice

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

 Savjet   Da biste brzo otvorili jednu od nekoliko zadnjih otvorenih baza podataka, na kartici Datoteka kliknite Nedavno, a zatim naziv datoteke.

  1. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.
  2. Kliknite prečac u dijaloškom okviru Otvaranje  ili u okviru Pogledaj u kliknite pogon ili mapu koja sadrži željenu bazu podataka.
  3. Na popisu mapa dvoklikajte mape dok ne otvorite mapu koja sadrži bazu podataka.
  4. Nakon što pronađete bazu podataka, učinite jedno od sljedećeg:
  • Da biste otvorili bazu podataka zadanim načinom otvaranja, dvokliknite je.
  • Da biste otvorili bazu podataka uz omogućen zajednički pristup u višekorisničkom (višekorisnička (dijeljena) baza podataka: Baza podataka koja dozvoljava da isti skup podataka u isto vrijeme mijenja ili im pristupi više korisnika) okruženju, da biste i vi i drugi korisnici mogli istodobno čitati i pisati u bazi podataka, kliknite Otvori.
  • Da biste otvorili bazu podataka samo za čitanje, da bi bilo omogućeno čitanje, ali ne i uređivanje, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim Otvori samo za čitanje.
  • Da biste otvorili bazu podataka za isključivu upotrebu, tako da je nitko drugi ne može otvoriti dok je otvorena kod vas, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim Otvori isključivo.
  • Da biste otvorili bazu podataka samo za čitanje, kliknite gumb Otvori, a zatim Isključivo otvori samo za čitanje. Ostali korisnici mogu otvarati bazu podataka, ali samo za čitanje.

Ako ne možete pronaći bazu podataka koju želite otvoriti, učinite sljedeće:    

  1. U dijaloškom okviru Otvaranje kliknite prečac Moje računalo  ili u okviru Traži u kliknite Moje računalo.
  2. Na popisu pogona desnom tipkom miša kliknite pogon koji bi po vašem mišljenju mogao sadržavati bazu podataka, a zatim kliknite Pretraži.
  3. Unesite kriterije pretraživanja, a zatim kliknite ENTER da biste pretražili bazu podataka.
  4. Ako ste pronašli bazu podataka, dvokliknite je u dijaloškom okviru Rezultati pretraživanja da biste je otvorili.

 Napomena   Budući da je pretraživanje pokrenuto iz dijaloškog okvira Otvaranje, morate kliknuti Odustani u tom dijaloškom okviru da bi se baza podataka mogla otvoriti.

Izravno možete otvoriti datoteku s podacima u vanjskom formatu datoteke (kao što su dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel). Također, možete izravno otvoriti bilo koji ODBC izvor podataka (ODBC izvor podataka: Podaci i informacije potrebne za pristup podacima iz programa i baza podataka koje podržavaju protokol Open Database Connectivity (ODBC)) kao što su Microsoft SQL Server ili Microsoft FoxPro. Access automatski stvara novu bazu podataka u programu Access u istoj mapi u kojoj je i datoteka podataka te dodaje veze za svaku tablicu u vanjskoj bazi podataka.

Vrh stranice Vrh stranice

Prvi koraci pri korištenju nove baze podataka

Ovisno o predlošku koji ste upotrijebili, možda ćete morati napraviti barem jedno od navedenog da biste mogli koristiti novu bazu podataka:

  • Ako Access prikaže dijaloški okvir Prijava s praznim popisom korisnika, primijenite sljedeći postupak da biste mogli započeti:
  1. Kliknite Novi korisnik.
  2. Ispunite obrazac Detalji o korisniku.
  3. Kliknite Spremi i zatvori.
  4. Odaberite korisničko ime koje ste upravo unijeli, a zatim kliknite Prijava.
  • Ako Access prikaže prazan podatkovni list, počnite upisivati podatke izravno na njega ili kliknite druge gumbe i kartice da biste pretražili bazu podataka.
  • Ako Access prikaže stranicu Prvi koraci, možete kliknuti veze na toj stranici da biste saznali više o bazi podataka, a možete kliknuti i ostale gumbe i kartice da biste je pretraživali.
  • Ako Access u okviru za poruke prikaže poruku Sigurnosno upozorenje, a izvor predloška smatrate pouzdanim, kliknite Omogući sadržaj. Ako je za bazu podataka potrebna prijava, ponovno se prijavite.

Za baze podataka za stolna računala i web-baze podataka prvi je korak obično jedan od sljedećih:

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje tablice

Novu tablicu možete dodati u postojeću bazu podataka pomoću alata u grupi Tablice na kartici Stvaranje.

Grupa Tablice na kartici Stvaranje

 Napomena   U web-bazi podataka dostupna je samo naredba Tablica u grupi Tablice.

Bez obzira kojim prikazom započnete, uvijek se možete prebaciti na drugi prikaz koristeći gumbe za prikaz na traci stanja prozora programa Access.

Stvaranje prazne tablice u prikazu podatkovne tablice    U prikazu podatkovne tablice možete odmah unositi podatke i pustiti da Access u pozadini izgradi strukturu tablice. Nazivima polja dodijeljeni su brojevi (Polje1, Polje2 itd.), a Access postavlja vrstu podataka u polju na temelju podataka koje unosite.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Tablica. Slika gumba
  2. Access stvara tablicu, a zatim smješta kursor u prvu slobodnu ćeliju u stupcu Kliknite da biste dodali.
  3. Za dodavanje podataka počnite tipkati u prvu praznu ćeliju — ili možete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u nastavku ovog članka.
  • Da biste promijenili naziv stupca (polja), dvokliknite zaglavlje stupca, a zatim upišite novi naziv.

 Savjet   Svakom polju dajte smisleni naziv da biste znali što ono sadrži bez gledanja u podatke.

  • Da biste premjestili stupac, odaberite ga klikom na njegovo zaglavlje i povucite kamo želite. Možete i odabrati nekoliko susjednih stupaca i zajedno ih povući na novo mjesto.

Da biste u tablicu dodali još polja, u prikazu podatkovnog lista počnite upisivati u stupac Kliknite da biste dodali ili pak dodajte nova polja pomoću naredbi u grupi Dodavanje i brisanje na kartici Polja.

Stvaranje tablice u prikazu dizajna    U prikazu dizajna najprije stvorite strukturu nove tablice. Zatim prijeđite u prikaz podatkovne tablice da biste unijeli podatke ili pak podatke unesite nekom drugom metodom, primjerice putem obrasca.

 Napomena   Prikaz dizajna nije dostupan za tablice u web-bazama podataka.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Dizajn tablice. Slika gumba
  2. Za svako polje u tablici unesite naziv u stupac Naziv polja, a zatim odaberite vrstu podataka s popisa Vrsta podataka.
  3. Dodatne informacije za svako polje unesite u stupac Opis. Opis koji unesete prikazat će se na traci stanja kada je mjesto točke unosa u polju, a koristi se kao tekst trake stanja za svaku kontrolu koju stvorite povlačenjem polja iz okna Popis polja na obrazac ili u izvješće te za sve kontrole stvorene za polje pomoću čarobnjaka za obrazac ili čarobnjaka za izvješće.
  4. Nakon što dodate sva polja, spremite tablicu:
    • Na kartici Datoteka kliknite Spremi.
  5. Podatke možete početi unositi u tablicu bilo kada tako da prijeđete u prikaz podatkovne tablice, kliknete prvu praznu ćeliju i započnete s pisanjem. Možete i lijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u sljedećem odjeljku.

Stvaranje tablice na temelju popisa sustava SharePoint    Putem popisa sustava SharePoint vaše podatke mogu koristiti osobe koje nemaju Access. Uz to, popis podataka sprema se na poslužitelj, što u načelu pruža bolju zaštitu od gubitka podataka nego datoteke na stolnom računalu. Možete započeti s novim popisom ili se povezati s postojećim popisom. Potrebne su vam odgovarajuće dozvole za web-mjesto sustava SharePoint na kojem želite stvoriti popis. To može ovisiti o web-mjestu pa se obratite administratoru sustava SharePoint da biste saznali pojedinosti o mogućnostima.

 Napomena   Ta značajka nije dostupna u web-bazi podataka.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Popisi sustava SharePoint.
  2. Da biste stvorili standardni popis sustava SharePoint, kao što su Kontakti ili Događaji, možete upotrijebiti jedan od predložaka popisa.

Možete se odlučiti i za stvaranje prilagođenog popisa ili uvoz postojećeg. Kliknite željenu mogućnost.

  1. Ako odaberete neki od predložaka popisa ili stvorite prilagođeni popis, otvara se dijaloški okvir Stvaranje novog popisa koji vas vodi kroz postupak. Ako se odlučite upotrijebiti postojeći popis, otvara se dijaloški okvir Dohvaćanje vanjskih podataka koji će vam olakšati postupak.

Dodatne informacije o tablicama potražite u članku Uvod u tablice.

Vrh stranice Vrh stranice

Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access

Ako su vaši podaci trenutno spremljeni u nekom drugom programu, npr. u programu Excel, kopirajte ih i zalijepite u tablicu programa Access. U pravilu to najbolje funkcionira ako su podaci već podijeljeni u stupce, kao što je to slučaj na radnom listu programa Excel. Ako se ti podaci nalaze u programu za obradu teksta, trebali biste ih najprije podijeliti u stupce pomoću tabulatora ili ih u programu za obradu teksta pretvoriti u tablicu, a zatim kopirati podatke. Ako je podatke potrebno urediti (na primjer, odvojiti imena od prezimena), možda je bolje da to učinite prije kopiranja podataka, pogotovo ako niste upoznati s programom Access.

Kad zalijepite podatke u praznu tablicu Access postavlja vrstu podataka za svako polje prema vrsti podataka koji se tamo nalaze. Na primjer, ako zalijepljeno polje sadrži samo datume, Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Datum/Vrijeme. Ako zalijepljeno polje sadrži samo riječi "da" i "ne", Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Da/Ne.

Access imenuje polja prema onome što se nalazi u prvom retku zalijepljenih podataka. Ako je prvi redak zalijepljenih podataka po vrsti sličan recima koji slijede, Access prvi redak smatra dijelom podataka i poljima dodjeljuje generičke nazive (Polje1, Polje2 itd.). Ako prvi redak podataka nije sličan recima koji slijede, Access ga koristi kao naziv polja i ne uvrštava ga u stvarne podatke.

Ako Access dodijeli generičke nazive polja, trebali biste što je prije moguće preimenovati polja kako bi se izbjegla zbrka. Koristite sljedeći postupak:

  1. Na kartici Datoteka kliknite Spremi da biste spremili dokument.
  1. U prikazu podatkovne tablice dvokliknite svaki naslov stupca, a zatim unesite naziv za stupac.
  2. Ponovno spremite tablicu.

Vrh stranice Vrh stranice

Uvoz ili povezivanje podataka iz drugog izvora

Možda ste podatke koje želite upotrijebiti u programu Access prikupljali u nekom drugom programu. Možda radite s osobama koje svoje podatke spremaju u nekim drugim programima, a želite raditi s njihovim podacima u programu Access. Možda imate više različitih izvora podataka i potrebno vam je neko središnje mjesto na kojem ih možete povezati da biste ih podrobnije analizirali.

Access olakšava uvoz i povezivanje podataka iz drugih programa. Podatke možete unijeti s radnih listova programa Excel, iz tablice neke druge baze podataka programa Access, s popisa sustava SharePoint ili iz bilo kojeg od brojnih drugih izvora. Postupak se neznatno razlikuje ovisno o izvoru podataka, a ove će vam upute pomoći da ga započnete:

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite naredbu za vrstu datoteke iz koje uvozite.

Na primjer, ako uvozite podatke s radnog lista programa Excel, kliknite Excel. Ako ne vidite odgovarajuću vrstu programa, kliknite Više.

 Napomena   Ako ne možete pronaći točnu vrstu oblika u grupi Uvoz i povezivanje, možda ćete morati pokrenuti program u kojem ste izvorno stvorili podatke, a zatim pomoću tog programa spremiti podatke u neki oblik datoteke koji Access podržava (kao što je razgraničena tekstna datoteka (razgraničena tekstualna datoteka: Datoteka s podacima u kojoj su pojedinačne vrijednosti polja razdvojene znakom, primjerice zarezom ili tabulatorom.)), a zatim ga uvesti ili povezati s podacima.

  1. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj da biste odabrali datoteku s izvorišnim podacima ili upišite potpuni put do datoteke s izvorišnim podacima u okvir Naziv datoteke.
  2. Kliknite željenu mogućnost u odjeljku Navedite način i mjesto spremanja podataka u trenutnoj bazi podataka. Možete stvoriti novu tablicu koristeći uvezene podatke ili povezanu tablicu koja održava vezu s izvorom podataka.
  3. Kliknite U redu.

Ovisno o tome što ste odabrali, otvaraju se dijaloški okviri Povezivanje objekata ili Uvoz objekata.

  1. Uz pomoć tog dijaloškog okvira dovršite postupak. Koji ćete točno postupak primijeniti ovisi o mogućnosti uvoza ili povezivanja koju ste odabrali.
  2. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

Ako se odlučite za uvoz, Access će vas upitati želite li spremiti detalje o upravo dovršenoj operaciji uvoza.

  1. Ako mislite da ćete tu istu operaciju ponovno izvoditi, kliknite Spremi korake uvoza, a zatim unesite detalje.

Uvoznu operaciju možete jednostavno ponoviti klikom na Spremljeni uvozi u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci, klikom na specifikacije uvoza, a zatim na Izvedi.

  1. Ako ne želite spremiti detalje o operaciji, kliknite Zatvori.

Access uvozi podatke u novu tablicu, a zatim je prikazuje u navigacijskom oknu u odjeljku Tablice.

Da biste saznali više o tome kako se uvoze podaci u Access, slijedite veze u odjeljku Vidi također ovog članka.

Vrh stranice Vrh stranice

Daljnji koraci

Ostatak dizajnerskog postupka ovisi o onome što želite postići, ali vjerojatno ćete razmisliti o stvaranju upita, obrazaca, izvješća i makronaredbi. U ovom članku ne donosimo informacije o stvaranju dodatnih objekata baze podataka.

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

Vrh stranice Vrh stranice

Uvoz podataka iz proračunske tablice ili drugog programa

Ako ste upoznati s drugim programima za baze podataka ili proračunske tablice, vjerojatno znate osnove rada tih aplikacija i za što se koriste baze podataka. Access se razlikuje od većine ostalih baza podataka po tome što omogućuje stvaranje relacijskih baza podataka (relacijska baza podataka: Vrsta baze podataka koja podatke sprema u tablice. Koristi iste vrijednosti iz dvije tablice za povezivanje podataka u jednoj tablici s podacima u drugoj tablici. U relacijskoj bazi podataka obično se određena vrsta podataka sprema samo jednom.), a od većine programa za rad s proračunskim tablicama po tome što pruža alate za stvaranje sofisticiranih upita, obrazaca i izvješća. Access pruža i dodatne mogućnosti za rad s drugim programima za baze podataka, kao što je SQL Server.

Uvoz radnog lista programa Excel u Access

Mnogo ljudi počinje istraživati Access nakon što najprije izgrade popis u programu Excel. Excel je odlično mjesto za početak stvaranja popisa, ali kako popis raste, postaje ga sve teže organizirati i ažurirati. Premještanje popisa u Access obično je sljedeći logički korak.

Tablica baze podataka strukturom je slična radnom listu po tome što su podaci pohranjeni u retke i stupce. Zbog toga je obično lako uvesti radni list u tablicu baze podataka. Glavna je razlika između pohranjivanja podataka u radni list i pohranjivanja u bazu podataka u načinu organiziranja podataka. Jednostavan uvoz cijelog radnog lista u novu tablicu u bazi podataka neće riješiti probleme vezane uz organiziranje i ažuriranje podataka, osobito ako radni list sadrži suvišne podatke. Da biste riješili te probleme, morate najprije podijeliti podatke s radnog lista u odvojene tablice tako da svaka sadrži srodne podatke. Dodatne informacije o raspoređivanju podataka u tablicama potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Access sadrži i čarobnjak za analizu tablica koji vam može olakšati taj postupak. Nakon što uvezete podatke u tablicu, čarobnjak olakšava podjelu tablice u odvojene tablice, tako da svaka sadrži podatke koji se ne ponavljaju ni u jednoj od ostalih tablica. Čarobnjak također stvara i potrebne odnose među tablicama.

Vrh stranice Vrh stranice

Uvoz radnog lista programa Excel kao tablice u novu bazu podataka

  1. Na kartici Datoteka kliknite Novo, a zatim Prazna baza podataka.
  2. Upišite naziv nove baze podataka u okvir Naziv datoteke, a zatim kliknite Stvori.

Otvara se nova baza podataka te Access stvara novu praznu tablicu naziva Tablica1.

  1. Zatvorite tablicu Tablica1.

Ako vas Access uputi na spremanje promjena u dizajnu tablice Tablica1, kliknite Ne.

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite Excel. Slika gumba
  2. U dijaloškom okviru Preuzimanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj.
  3. Upotrijebite dijaloški okvir Otvaranje datoteke da biste pronašli datoteku.
  4. Odaberite datoteku, a zatim kliknite Otvori.
  5. U dijaloškom okviru Dobivanje vanjskih podataka osigurajte da je odabrana mogućnost Uvezi izvorne podatke u novu tablicu unutar trenutne baze podataka.
  6. Kliknite U redu.

Pokreće se čarobnjak za uvoz proračunskih tablica i postavlja nekoliko pitanja o vašim podacima.

  1. Slijedite upute klikom na Sljedeće ili Natrag radi kretanja po stranicama. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

 Napomena   Access pita želite li spremiti detalje o uvoznoj operaciji koju ste završili. Ako mislite da ćete ponovno izvoditi istu operaciju, kliknite Da, a zatim unesite detalje. Tako ćete moći jednostavno ponoviti operaciju u budućnosti klikom na Spremljeni uvozi u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci. Ako ne želite spremiti detalje o operaciji, kliknite Zatvori.

Access uvozi podatke u novu tablicu, a zatim je prikazuje u navigacijskom oknu u odjeljku Sve tablice.

Vrh stranice Vrh stranice

Korištenje čarobnjaka za analizu tablica za organiziranje podataka

Nakon uvoza podataka u tablicu programa Access pokrenite čarobnjak za analizu tablica da biste brzo otkrili suvišne podatke. Čarobnjak zatim omogućuje jednostavan način za organiziranje podataka u zasebnim tablicama te se podaci spremaju na najprikladniji način. Access sprema izvorne tablice kao sigurnosnu kopiju, a zatim stvara nove tablice koje možete upotrijebiti kao osnovu za aplikaciju baze podataka.

  1. Otvorite bazu podataka programa Access koja sadrži tablicu koju želite analizirati.
  2. Na kartici Alati baze podataka u grupi Analiza kliknite Analiziraj tablicu.

Pokreće se čarobnjak za analiziranje tablica.

Prve dvije stranice čarobnjaka sadrže kratak vodič s gumbima koje možete kliknuti da biste vidjeli primjere. Ako ne vidite uvodne stranice, nego potvrdni okvir Prikazati uvodne stranice?, potvrdite ga, a zatim dvokliknite Natrag da biste vidjeli uvod. Ako nakon čitanja uvoda ne želite ponovni prikaz uvodnih stranica, poništite potvrdni okvir Prikazati uvodne stranice?.

  1. Na stranici Koja tablica sadrži polja s vrijednostima koje se ponavljaju u više zapisa? odaberite tablicu koju želite analizirati, a zatim kliknite Dalje.
  2. Odluku o tome koja polja staviti u koju tablicu možete prepustiti čarobnjaku ili je donijeti sami. Ako slijedite čarobnjakove prijedloge, još uvijek možete napraviti primjene u izgledu tablice na sljedećoj stranici čarobnjaka.

 Napomena   Ako odluku o tome koja polja idu u koju tablicu prepustite čarobnjaku, njegovi odabiri možda neće uvijek odgovarati vašim podacima, naročito ako je podataka mnogo. Preporučuje se da pažljivo provjerite rezultate u čarobnjaku. S druge strane, čarobnjak bi mogao predložiti učinkovitiju organizaciju od one koju ste imali na umu, stoga je dobra ideja barem jedanput isprobati čarobnjakove odluke. Ako vam se prijedlozi ne sviđaju, razmještaj polja možete promijeniti i ručno, a možete i kliknuti Natrag te sami razmjestiti sva polja.

  1. Kliknite Dalje. Na toj stranici određujete koja tablica sadrži koja polja. Ako ste odabrali čarobnjakove odluke, trebalo bi vam se prikazati više tablica s crtama odnosa. U suprotnom Access stvara samo jednu tablicu koja sadrži sva polja. U svakom slučaju, na toj stranici možete izvršavati promjene.
  • Iz tablice možete vući polja u prazno područje i time stvarati novu tablicu koja sadrži ta polja. Access vas pita za naziv tablice.
  • Polja možete povlačiti iz jedne tablice u drugu ako mislite da će njihova pohrana biti učinkovitija u nekoj drugoj tablici.
  • Većini tablica dodijelit će se polje ID ili Generirani jedinstveni ID. Da biste saznali više o ID poljima, kliknite Savjeti u desnom gornjem kutu čarobnjaka.
  • Da biste poništili promjene, kliknite gumb Poništi.
  • Da biste promijenili naziv tablice, dvokliknite njezinu naslovnu traku, upišite novi naziv, a zatim kliknite U redu.
  1. Nakon što razmjestite polja na željeni način, kliknite Dalje.
  2. Ako čarobnjak pronađe zapise koji imaju vrlo slične vrijednosti, prepoznat će ih kao moguće pogreške u pisanju i prikazati na zaslonu na kojem ćete moći potvrditi što želite učiniti s njima. Pomičite popis da biste pronašli zapise koji imaju vrijednosti u stupcu Ispravak, a zatim kliknite odgovarajuću stavku na padajućem popisu. Odaberite (Ostavi nepromijenjeno) da biste čarobnjaku onemogućili bilo kakve promjene vrijednosti. Kada završite, kliknite Dalje.
  3. Čarobnjak vas pita želite li stvoriti upit koji sliči vašoj izvornoj tablici. Ako ste već izgradili obrazac i izvješće na temelju izvorne tablice, stvaranje ovakvog upita dobra je ideja. Odaberete li Da, stvori upit, čarobnjak preimenuje izvornu tablicu dodajući joj "_OLD" na naziv tablice, a zatim daje naziv novom upitu koristeći naziv izvorne tablice. Obrasci i izvješća koji se temelje na tablici sad koriste upit za svoje podatke, a nastavljaju raditi kao prije.
  4. Kliknite Završi.

Čarobnjak stvara nove tablice kako je određeno, a zatim ih otvara. Zatvorite ih kad ste završili s pregledavanjem rezultata.

Vrh stranice Vrh stranice

Rad s podacima iz drugih programa

Access 2010 pruža značajke za rad s podacima pohranjenima u drugim programima.

Stvaranje nove baze podataka programa Access koja se povezuje s podacima u drugom formatu datoteke    Access možete koristiti za otvaranje datoteke u drugom formatu datoteke kao što su tekst, dBASE ili proračunska tablica. Access automatski stvara bazu podataka programa Access i povezuje datoteku za vas.

  1. Pokrenite Access.
  2. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.
  3. U dijaloškom okviru Otvaranje na popisu kliknite vrstu datoteke koju želite otvoriti. Ako niste sigurni u vrstu datoteke, kliknite Sve datoteke (*.*).
  4. Ako je potrebno, otiđite do mape koja sadrži datoteku koju želite otvoriti. Kada pronađete datoteku, dvokliknite je da biste je otvorili.
  5. Slijedite upute u čarobnjaku. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

Uvoz ili povezivanje podataka s postojećom bazom podataka programa Access    Podatke možete uvesti iz drugih izvora i programa u tablice programa Access tako da su podaci sadržani unutar datoteke programa Access ili podatke možete povezati iz programa Access tako da podaci ostanu u izvornoj datoteci (izvan datoteke programa Access).

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite oblik u kojem su pohranjeni podaci.

Možete uvoziti i povezivati podatke iz sljedećih izvora:

  • Excel    Podatke možete uvesti s radnog lista ili imenovanog raspona u radnoj knjizi programa Excel. Svaki radni list ili imenovani raspon mora se zasebno uvesti ili povezati.
  • Access    To je vrlo praktično za odvajanje postupka od podataka stvaranjem podijeljene baze podataka. Drugim riječima, u jednoj bazi podataka možete imati sve obrasce, izvješća i makronaredbe, a u drugoj bazi samo podatke. Možete unijeti poboljšanja, a da nikoga ne prekidate u radu. Podatke iz više baza podataka programa Access možete kombinirati u jednu, čime ćete olakšati sumiranje podataka iz niza odjela ili od nekoliko poslovnih partnera.
  • ODBC baza podataka    Mnogi programi podržavaju taj oblik, uključujući mnoge poslužitelje baza podataka. To će vam olakšati stvaranje središnjeg mjesta baza podataka u kojima se kombiniraju podaci iz različitih sustava.
  • Tekstna datoteka    Putem programa Access možete se povezati s običnom tekstnom datotekom, pa čak i mijenjati njezin sadržaj. Na taj način podatke programa Access može koristiti velik broj programa.
  • XML datoteka    Taj je oblik također kompatibilan s nizom drugih programa, uključujući neke web-poslužitelje.
  • Popis sustava SharePoint    Čini vaše podatke upotrebljivima u web-pregledniku, uobičajenom načinu korištenja popisa sustava SharePoint.
  • Podatkovni servisi    Podatkovne servise na webu možete povezati sa svojom tvrtkom.
  • HTML dokument    
  • Mapa programa Outlook    Možete se povezati s mapama programa Outlook i tako jednostavnije integrirati podatke za kontakt s ostalim podacima.
  • dBase datoteka    dBase je popularan alternativni sustav baza podataka koji Access podržava.

Pojavit će se dijaloški okvir Preuzimanje vanjskih podataka.

  1. Slijedite upute u dijaloškom okviru.

Access će uvesti ili povezati podatke s bazom podataka. Kod većine formata, potrebno je odrediti mjesto podataka, a zatim odabrati kako želite da se podaci spreme u bazu podataka.

Vrh stranice Vrh stranice

Korištenje starije verzije baze podataka u nekoliko verzija programa Access

Ako je baza podataka programa Access ili projekt programa Access stvoren u programu Access 2000 ili novijoj verziji, bazu podataka ili projekt možete koristiti u verziji programa Access u kojemu je stvoren ili u svim novijim verzijama, čak i ako je za datoteku omogućena sigurnost. Na primjer, datoteke programa Access 2000 mogu se koristiti u programima Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 i Access 2010.

Možda ćete imati situaciju da želite zadržati svoje podatke u ranijoj verziji programa Access, no imate korisnike s kasnijom verzijom programa Access koji se žele povezati s tim podacima, ali i iskorištavati prednosti nekih značajki kasnijih verzija. Rješenje je stvoriti novu "pristupnu" bazu podataka u kasnijoj verziji (koja sadrži obrasce, izvješća, upite, makronaredbe, ali ne tablice) i povezati je s tablicama u datoteci ranije verzije. Provedite jednu od sljedećih procedura, ovisno o tome je li baza podataka sadržana u jednoj datoteci ili je već podijeljena u pristupnu/pozadinsku aplikaciju (pristupna/pozadinska aplikacija: Aplikacija baze podataka koja se sastoji od pozadinske datoteke baze podataka koja sadrži tablice te kopija pristupne datoteke baze podataka koje sadrže sve ostale objekte baze podataka s vezama do pozadinskih tablica.).

Korištenje datoteke baze podataka programa Access u nekoliko verzija programa Access

Ako su sve tablice, obrasci i drugi objekti baze podataka starijih verzija programa Access sadržani u jednoj datoteci, a želite koristiti bazu u nekoliko verzija programa Access, možete stvoriti novu pristupnu bazu podataka u novijoj verziji i povezati je s izvornom datotekom. Korisnici koji imaju stariju verziju programa Access moći će koristiti izvornu bazu podataka. Korisnici koji imaju noviju verziju moći će koristiti novu pristupnu bazu podataka za povezivanje s istim podacima. Ako morate raditi u nekoliko verzija programa Access, možete stvoriti nekoliko verzija pristupne baze.

Vrh stranice Vrh stranice

Prvi korak: stvaranje kopije postojeće baze podataka i spremanje u novom obliku

Provedite sljedeći postupak da biste bazu podataka pretvorili u bilo koji od tri najnovija oblika: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Ta naredba čuva izvornu bazu podataka u izvornom obliku i stvara kopiju u obliku koji odredite.

  1. Zatvorite Access datoteku. Ako je datoteka višekorisnička baza podataka programa Access smještena na poslužitelju ili u dijeljenoj mapi, osigurajte da je nitko drugi nema otvorenu.
  2. Pokrenite Access 2010.
  3. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.
  4. Otiđite do datoteke koju želite pretvoriti, a zatim je dvokliknite da biste je otvorili.

 Napomena   Ako se pojavi dijaloški okvir Poboljšanje baze podataka s pitanjem želite li poboljšati bazu podataka, kliknite Ne.

  1. Ako se otvaranjem baze podataka otvori obrazac, zatvorite ga.
  2. Kliknite karticu Datoteka, a zatim Spremi bazu podataka kao.
  3. U dijaloškom okviru Spremanje u obliku unesite naziv nove baze podataka.

 Napomena   Naziv nove baze podataka mora se razlikovati od naziva izvorne baze podataka, osim ako je ne spremate na drugo mjesto. U svakom slučaju, obično je najbolje koristiti neki drugi naziv da biste lakše razlikovali pristupnu od pozadinske baze podataka. No ako izvršavate pretvorbu u oblik programa Access 2007, nastavak datoteke mijenja se iz .mdb u .accdb, pa možete koristiti isti naziv datoteke.

  1. Kliknite Spremi.

Vrh stranice Vrh stranice

Drugi korak: podjela kopirane baze podataka i korištenje izvorne datoteke kao pozadinske baze podataka

Podijelite pretvorenu bazu podataka na sljedeći način:

  • Na kartici Alati baze podatka u grupi Premještanje podataka kliknite Baza podataka programa Access. Slika gumba
  • U dijaloškom okviru Podjela baze podataka kliknite Podijeli bazu podataka.

 Napomena   Ako želite, stvorite sigurnosnu kopiju, ali možete je i ponovno stvoriti pomoću izvorne baze podataka.

  • Upišite naziv pozadinske baze podataka, a zatim kliknite Podijeli.

Vrh stranice Vrh stranice

Treći korak: povezivanje nove pristupne baze podataka s izvornom bazom podataka

  1. Izbrišite pozadinsku bazu podataka koja je nastala podjelom baze podataka. Pazite da ne izbrišete izvornu bazu podataka.
  2. Povežite novu pristupnu bazu podataka s tablicama u izvornoj bazi podataka: na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite Upravitelj povezanih tablica. Slika gumba
  3. Kliknite Odaberi sve, a zatim potvrdite okvir Uvijek pitaj za novo mjesto.
  4. Kliknite U redu, otiđite do starije verzije baze podataka, a zatim je dvokliknite.

Ako je sve dobro prošlo, Access prikazuje poruku koja javlja da su sve odabrane povezane tablice uspješno osvježene.

Sada možete poboljšati novu pristupnu bazu podataka da bi podržavala nove značajke za korisnike koji imaju novije verzije programa Access. Korisnici koji imaju starije verzije mogu i dalje koristiti stariju verziju baze podataka.

Vrh stranice Vrh stranice

Korištenje pristupne/pozadinske aplikacije u nekoliko verzija programa Access

Ako baza podataka programa Access već jest pristupna/pozadinska aplikacija (pristupna/pozadinska aplikacija: Aplikacija baze podataka koja se sastoji od pozadinske datoteke baze podataka koja sadrži tablice te kopija pristupne datoteke baze podataka koje sadrže sve ostale objekte baze podataka s vezama do pozadinskih tablica.), pristupnu bazu podataka možete pretvoriti u novi oblik datoteke. Za pozadinsku bazu podataka nisu potrebne promjene.

Sljedeći postupci pokazuju kako koristiti naredbu Spremi bazu podataka kao za pretvaranje pristupne baze podataka u jedan od tri najnovija oblika: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Pritom se izvorna baza podataka čuva u izvornom obliku te se stvara kopija u obliku koji odredite.

  1. Zatvorite pristupnu bazu podataka. Ako je datoteka višekorisnička baza podataka programa Access smještena na poslužitelju ili u zajedničkoj mapi, provjerite nema li je tko otvorenu.
  2. Pokrenite Access 2010.
  3. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.
  4. Otiđite do pristupne baze podataka, a zatim je dvokliknite da biste je otvorili.

 Napomena   Ako se pojavi dijaloški okvir Poboljšanje baze podataka s pitanjem želite li poboljšati bazu podataka, kliknite Ne.

  1. Ako se otvaranjem baze podataka pojavi obrazac, zatvorite ga.
  2. Kliknite karticu Datoteka, a zatim Spremi bazu podataka kao.
  3. U dijaloškom okviru Spremanje u obliku unesite naziv nove baze podataka.
  4. Kliknite Spremi.

Sada možete poboljšati novu pristupnu bazu podataka tako da podržava nove značajke.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Odnosi se na:
Access 2010