Za prikaz i promjenu mogućnosti koje nadziru način obrade odgovora na poruke e-pošte zbirke podataka u programu Microsoft Office Access 2007 koristite dijaloški okvir Prikupljanje podataka korištenjem mogućnosti e-pošte. Postavke se primjenjuju na sve buduće odgovore na poruku e-pošte koja je trenutno odabrana ili se stvara.
Zapamtite da promjene koje napravite na tim postavkama ne utječu na odgovore koji su već u poštanskom sandučiću programa Outlook.
Kako prikazati dijaloški okvir
- Otvorite bazu podataka koja sadrži poruku za koju želite promijeniti mogućnosti.
- Na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupi podatke kliknite Upravljanje odgovorima.
- U dijaloškom okviru Upravljanje porukama zbirke podataka odaberite poruku za koju želite promijeniti postavke, a zatim pritisnite Mogućnosti poruke.
Uvoz postavki
Automatska obrada odgovora i dodavanje podataka u bazu podataka
Ova mogućnost omogućuje programu Microsoft Office Access 2007 da obrađuje odgovore čim dospiju u sandučić u programu Microsoft Office Outlook 2007. Office Outlook 2007 i Office Access 2007 zajedno izvoze sadržaje obrasca svakog odgovora u odredišne tablice u programu Access. Ako ovaj potvrdni okvir nije odabran, odgovore morate obraditi ručno.
Više o automatskoj i ručnoj obradi odgovora
Odgovori se automatski izvoze iz programa Outlook u Access ako su prilikom pristizanja odgovora u poštanski sandučić programa Outlook ispunjeni sljedeći uvjeti:
- Na računalu mora biti instaliran Office Outlook 2007 Office Outlook 2007. Ako program nije pokrenut prilikom pristizanja odgovora, obrada će započeti prilikom sljedećeg pokretanja programa Outlook.
- Office Access 2007 Office Access 2007 mora biti instaliran na vašem računalu.
- Baza podataka Baza podataka mora biti zaštićena lozinkom i ne smije biti otvorena u isključivom načinu. Naziv ili mjesto baze podataka se ne smije izmjenjivati nakon slanja poruke e-pošte.
- Tablice i upiti Nazivi tablica ili upita koje ste odredili i svojstva polja u pozadini ne smiju se izmjenjivati nakon slanja poruke e-pošte. Na primjer, ako promijenite vrstu podataka polja s Broj na Samonumeriranje, izvoz nakon slanja poruke neće uspjeti.
- Dozvole Morate imate potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja tablica ili upita u podlozi.
Ako nije ispunjen jedan ili više uvjeta, automatska obrada neće uspjeti. Ispravite problem, a zatim ručno izvezite odgovore čiji izvoz nije uspio. Svi odgovori koji dospiju u poštanski sandučić nakon rješavanja problema, obrađivat će se automatski.
Ručna obrada Želite li nadzirati koji se odgovori obrađuju i kada se obrađuju, izaberite ručnu obradu. U tom slučaju odgovori dospijevaju u sandučić programa Outlook, ali se ne izvoze u bazu podataka dok ručno ne odaberete i desnom tipkom miša pritisnete svaki odgovor u programu Outlook, a zatim za svaki pritisnete Izvoz podataka u Microsoft Office Access.
Možda ćete morati ručno obraditi i sve odgovore kod kojih nije uspjelo automatska obrada. Nakon rješavanja problema koji je prouzročio neuspjeh svaki odgovor morate ručno izvesti.
Prije nego što započnete postupak izvoza, zapamtite sljedeće zaključke:
- Office Access 2007 Office Access 2007 mora biti instaliran na vašem računalu.
- Baza podataka Ako je baza podataka zaštićena lozinkom, prilikom započinjanja postupka izvoza od vas će se tražiti da unesete lozinku. Baza podataka ne smije biti otvorena u isključivom načinu pa se ni naziv niti mjesto baze podataka ne smiju mijenjati nakon slanja poruke e-pošte.
- Tablice i upiti Nazivi tablica i upita koje ste odredili niti svojstva polja u pozadini ne mogu se mijenjati nakon slanja poruke e-pošte.
- Dozvole Morate imate potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja tablica ili upita u podlozi.
Odbacivanje odgovora od onih kojima niste poslali poruku
Ova mogućnost omogućuje automatsku obradu samo onih odgovora koje je poslao izvorni primatelj vaše poruke. Odgovori od bilo kojeg drugog primatelja će biti pohranjeni u odredišnu mapu u programu Outlook, ali se neće automatski obraditi. Želite li, te odgovore možete ručno obraditi.
Prihvaćanje višestrukih odgovora od svakog primatelja
Ova mogućnost omogućuje primateljima slanje višestrukih odgovora za istu poruku e-pošte. Ako odaberete ovu mogućnost, svaki primatelj na poruku može odgovoriti više puta, a svaki odgovor se obrađuje automatski. Ako ne odaberete ovu mogućnost, svaki primatelj može i dalje slati višestruke odgovore, ali se samo prvi odgovor od svakog primatelja obrađuje automatski. Svi naknadni odgovori od tog primatelja će biti pohranjeni u odredišnu mapu u programu Outlook, a zatim ih možete obraditi ručno ili ih izbrisati.
Napomena Ova postavka nadzire samo broj odgovora, ali ne i broj zapisa unutar pojedinog odgovora koji je obrađen. Drugim riječima, ako pošaljete obrazac programa Microsoft Office InfoPath 2007, primatelj će vam moći poslati višestruke zapise u jednostrukom odgovoru. Access će automatski obraditi sve zapise u odgovoru jer se zapisi nalaze u obrascu jednostruke poruke.
Dopuštanje višestrukih redaka u odgovoru
Kad obrazac u programu InfoPath koristite za slanje podataka, primatelj može dodati više zapisa pritiskom na Umetni redak na dnu poruke e-pošte. Želite li obraditi samo jedan zapis po odgovoru, očistite ovaj potvrdni okvir.
Dopuštanje samo ažuriranja postojećih podataka
Kad obrazac u programu InfoPath koristite za ažuriranje podataka, primatelj vam može poslati nove zapise, zajedno s postojećim zapisima. Za sprečavanje primatelja da dodaje nove zapise korištenjem obrasca u programu InfoPath odaberite ovaj potvrdni okvir.
Postavke za automatsku obradu
Broj odgovora za obradu
Upišite ukupni broj odgovora (od svih primatelja) koje želite automatski obraditi. Želite li da se svi odgovori automatski obrade, u tekstni okvir unesite veliki broj. Odgovori primljeni nakon dostizanja te vrijednosti bit će pohranjeni u odredišnu mapu, ali se neće automatski obrađivati.
Datum i vrijeme zaustavljanja
Odredite datum i vrijeme zaustavljanja automatske obrade odgovora za poruku e-pošte. Odgovori primljeni nakon toga datuma i vremena bit će pohranjeni u odredišnu mapu u programu Outlook, ali se neće automatski obrađivati.
Vrh stranice
