Kako pronaći zapise

Pretpostavimo da ste stvorili bazu podataka korištenjem jednog od novih predložaka koji se isporučuju s programom Microsoft Office Access 2007. To može biti baza podataka Kontakti, a informacije o kontaktima ste uvezli iz programa Microsoft Office Outlook 2007. U jednom trenutku imat ćete značajniju količinu podataka, što znači da se određeni zapisi neće moći pronaći brzim pogledom na podatkovnu tablicu.

Četiri su načina za pronalaženje određenih zapisa:

  • Navigacija    Navigacija uključuje kretanje između zapisa, obično jedan po jedan, u tablici ili prikazu.

 Napomena   Prikaz je objekt baze podataka koji prikazuje informacije pohranjene u tablicama. Prikazi mogu biti obrasci, upiti i izvješća.

Svi predlošci programa Office Access 2007 uključuju upite koje možete odmah koristiti. Također možete izraditi svoje upite kako biste se usredotočili na određene zapise i odgovorili na određena pitanja.

U ovom članku objašnjavaju se tehnike koje koristite za navigaciju po, pretraživanje i filtriranje zapisa. U članku se također donosi primjer upotrebe upita za pronalaženje određenih zapisa, kao i veze na druge članke pomoći za podrobnije informacije o korištenju upita.

Što želite učiniti?


Navigacija po zapisima

Postoji nekoliko načina navigacije (pretraživanja) zapisa. Možete pritisnuti tipku TAB za kretanje između zapisa u redoslijedu jedan po jedan. Kada otvorite tablicu ili prikaz u prikazu podatkovne tablice (pogled podatkovnog lista: Prozor koji prikazuje podatke iz tablice, obrasca, upita, prikaza ili pohranjene procedure u obliku retka i stupca. U prikazu lista podataka možete uređivati polja, dodavati i brisati podatke te ih tražiti.), možete koristiti gumbe za navigaciju po zapisima za kretanje između zapisa. Većina obrazaca također donosi gumbe za navigaciju po zapisima. U predlošcima programa Office Access 2007, neki obrasci sadrže okvir Idi na koji omogućuje odabir zapisa na temelju podataka u ključnim poljima.

Korištenje gumba za navigaciju po zapisima

Možete se kretati od zapisa do zapisa korištenjem gumba za navigaciju. Ovisno o tome koji od gumba pritisnete, ići ćete do prvog, prethodnog, sljedećeg, posljednjeg, odnosno novog zapisa.

Gumbi za navigaciju

Oblačić 1 Prvi zapis
Oblačić 2 Prethodni zapis
Oblačić 3 Trenutni zapis
Oblačić 4 Sljedeći zapis
Oblačić 5 Posljednji zapis
Oblačić 6 Novi (prazni) zapis
Oblačić 7 Pokazatelj filtra
Oblačić 8 Okvir za pretraživanje

Kada pritisnete okvir Trenutni zapis, možete unijeti broj zapisa i zatim pritisnuti tipku ENTER za odlazak do tog zapisa. Broj zapisa se računa sekvencijalno od početka obrasca ili podatkovne tablice. Broj zapisa ne odgovara nijednoj vrijednosti polja.

Pokazatelj filtra pokazuje je li filtar primijenjen. Ako nijedan filtar nije primijenjen ili su svi filtri očišćeni, prikazuje se Bez filtra. Za uklanjanje filtra možete pritisnuti taj gumb kada prikazuje Filtrirano. Slično tome, kada prikazuje Nefiltrirano, pritisnite taj gumb za primjenu posljednjeg filtra koji ste eventualno koristili.

Kada unesete tekst u okvir Pretraživanje, prva vrijednost koja se podudara ističe se u realnom vremenu dok unosite znak po znak. Korištenjem ove značajke možete brzo potražiti zapis s vrijednošću koja se podudara s unosima.

Odabir zapisa korištenjem okvira "Idi na"

Okvir Idi na omogućuje odabir određenog zapisa iz padajućeg popisa. Pronaći ćete ga u bazama podataka stvorenim korištenjem predloška programa Access  — obično na obrascima s pojedinostima koji prikazuju informacije o osobama, poput obrasca Pojedinosti o kontaktima u bazama podataka koje se temelje na predlošku Kontakti. Okvir Idi na također ćete ponekad pronaći na drugim obrascima, poput obrazaca Projekti i zadaci u bazama podataka koje se temelje na predlošku Marketinški projekti.

Ako se u obrascu nalazi okvir Idi na, on je smješten u gornjem lijevom dijelu tog obrasca i nalik je sljedećoj slici:

Okvir 'Idi na'

Korištenje okvira Idi na

  1. Pritisnite strelicu na rubu okvira.
  2. Odabir zapisa iz padajućeg popisa.

 Napomena   Ako znate prvih nekoliko znakova zapisa do kojeg želite otići, te znakove možete unijeti u okvir Idi na za brzu pomoć u pronalaženju tog zapisa.

Okvir Idi na prikazuje samo onoliko podataka koliko je potrebno za jedinstvenu identifikaciju svakog zapisa. Prilikom odabira zapisa iz popisa, Access prikazuje ostatak podataka iz tog zapisa u glavnom dijelu obrasca.

Vrh stranice Vrh stranice

Traženje određenih zapisa

Za traženje određenih zapisa možete koristiti karticu Pronađi u dijaloškom okviru Traži i zamijeni. Pretraživanje je moguće u određenom polju ili čitavoj tablici ili prikazu.

 Napomena   Dijaloški okvir Traži i zamijeni možete koristiti samo ako tablica ili prikaz trenutno prikazuju podatke. To vrijedi čak i kad nema vidljivih zapisa jer je primijenjen filtar.

Traženje zapisa    

  1. Otvorite tablicu ili prikaz koje želite pretraživati.
  2. Pritisnite polje koje želite pretražiti.
  3. Na kartici Polazno u grupi Traženje kliknite Potraži ili pritisnite CTRL+F.

–ili–

Tipkovni prečac  Pritisnite CTRL+F.

Pojavit će se dijaloški okvir Traži i zamijeni, a kartica Pronađi bit će označena.

  1. U okviru Traži ovo, unesite vrijednost koju želite tražiti. To je kriterij pretraživanja.
  2. Po izboru možete koristiti popis Pogledaj u za promjenu polja koje želite pretraživati ili za pretraživanje čitave tablice u podlozi.
  3. Želite li, u popisu Podesi pritisnite Bilo koji dio polja. Time se omogućuje najšire moguće pretraživanje.

Popis Podudaranje predstavlja operator za usporedbu. Stavka Bilo koji dio polja ekvivalent je odrednice "sadrži" i dovodi do uspješnog podudaranja kriterija pretraživanja svaki put kada se taj kriterij može pronaći u bilo kojem dijelu polja koje pretražujete.

  1. S popisa Pretraživanje odaberite Sve, a zatim pritisnite Traži sljedeće.
  2. Kada je stavka koju tražite istaknuta, za zatvaranje dijaloškog okvira pritisnite Odustani u dijaloškom okviru Traži i zamijeni.

Dodatne informacije o korištenju dijaloškog okvira Traži i zamijeni potražite u članku Korištenje dijaloškog okvira "Traži i zamijeni" za promjenu podataka.

Vrh stranice Vrh stranice

Filtriranje zapisa

Korištenjem filtara možete ograničiti prikaz zapisa samo na one koji se podudaraju s vašim kriterijima. Primjena filtra olakšava pronalaženje zapisa koje tražite. Na primjer, za brzo sužavanje opsega prikazanih zapisa, pritisnite desnom tipkom na polje za čiju vrijednost želite pronaći podudarne vrijednosti, a zatim odaberite jednu od mogućnosti izbornika Jednako, Nije jednako, Sadrži ili Ne sadrži na dnu izbornika prečaca.

Primjena filtra temeljenog na odabiru

  1. Otvorite tablicu ili formular.
  2. Kako biste provjerili jesu li tablica ili obrazac već bili filtrirani, na kartici Početak u grupi Sortiraj i filtriraj, pritisnite Napredno, a zatim, ako je ta naredba dostupna, Očisti sve filtre.
  3. Prijeđite do zapisa koji sadrži vrijednost koju želite koristiti kao dio filtra, a zatim pritisnite polje. Za filtriranje djelomičnog odabira odaberite samo one znakove koje želite.
  4. Na kartici Početna stranica u grupi Sortiraj i filtriraj kliknite Odabir, a zatim kliknite filtar koji želite primijeniti.

-ili-

Desnim gumbom pritisnite polje, a zatim odaberite jednu od jednu od mogućnosti izbornika Jednako, Nije jednako, Sadrži ili Ne sadrži na dnu izbornika prečaca.

  1. Za filtriranje drugih polja na temelju odabira ponovite prethodne korake 3 i 4.

Za pregled mogućnosti drugih oblika filtriranja koristite naredbe u grupi Sortiraj i filtriraj na kartici Početak.

Dodatne informacije o primjeni filtra potražite u članku Filtar: Ograničavanje broja zapisa u prikazu.

Vrh stranice Vrh stranice

Pronalaženje zapisa korištenjem upita

Tehnike koje se koriste za pretraživanje i filtriranje zapisa vrlo su korisne za pronalaženje određenih zapisa u konkretnom slučaju. Međutim, ponekad isto pretraživanje ili operaciju filtriranja treba izvoditi redovito. Umjesto ponavljanja skupa postupaka pretraživanja i filtriranja svaki put, možete stvoriti upit.

Različite vrste informacija spremljene su u različitim vrstama podataka. Na primjer, rođendani su spremljeni kao podaci datuma/vremena, a imena se spremaju kao tekstualni podaci. Kada koristite upit za pretraživanje ili filtriranje, koristite kriterije koji se temelje na vrsti podataka koje tražite.

Ponekad ne možete pronaći određeni zapis za koji znate da postoji. To se događa ako gledate zapis u obrascu ili upitu koji ne prikazuju određene zapise zbog vrijednosti podređenog polja. Na primjer, u predlošku Teme, obrazac Popis tema ne prikazuje teme sa statusom "Zaključeno" jer ti zapisi dolaze iz upita koji izričito isključuje takve predmete. Zaključene predmete možete potražiti u tablici Teme ili obrascu Pojedinosti o temama, možete koristiti izvješće Zaključeni predmeti ili stvoriti upit koji prikazuje zaključene predmete. U sljedećem primjeru pokazuje se korištenje upita za pronalaženje zapisa.

Pretpostavimo da za praćenje tema koristite bazu podataka stvorenu s predloškom Teme programa Access 2007. U tablici Teme nalazi se polje pod nazivom "Stanje" koje označava je li određena tema aktivna, riješena ili zaključena. Možete stvoriti upit koji prikazuje teme sa stanjem zaključeno na sljedeći način:

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Ostalo kliknite Dizajn upita.
  1. U dijaloškom okviru Prikaz tablice, dvostruko pritisnite Teme, a zatim Zatvori.
  2. U dizajneru upita dvostruko pritisnite zvjezdicu (*) u tablici Teme. Na taj način osigurat ćete da upit prikaže sva polja koje vraća iz zapisa.

U prvom stupcu rešetke dizajna pojavit će se Teme.*, u retku Polje. To znači da se trebaju vratiti sva polja iz tablice Teme.

  1. U dizajneru upita, dvostruko pritisnite Stanje u tablici Teme.

U drugom stupcu rešetke dizajna pojavit će se Stanje, u retku Polje.

  1. U drugom stupcu rešetke dizajna očistite potvrdni okvir u retku Prikaži. Time se osigurava da upit ne prikaže polje "Stanje".

Ako ne očistite potvrdni okvir Prikaži u stupcu "Stanje", polje Stanje prikazat će se dvaput u rezultatima upita.

  1. U drugom stupcu rešetke dizajna, u retku Kriteriji, unesite ="Zaključeno". To je drugi kriterij pretraživanja. Na taj ćete način osigurati da upit vrati samo one zapise u kojima je vrijednost za Stanje "Zaključeno".

 Napomena   U ovom primjeru koristi se samo jedan kriterij pretraživanja. Možete koristiti mnoge kriterije pretraživanja u bilo kojem pretraživanju dodavanjem kriterija u veći broj polja te korištenjem retka ili i dodatnih redaka ispod ili.

Vaš je upit spreman za izvođenje i nalik je ovome:

Rešetka dizajna upita

  1. Na kartici Dizajn u grupi Rezultati kliknite Izvedi.

 Napomena   Osim ako već niste počeli praćenje tema, pa prema tome već imate podatke u tablici Teme  — a postavili ste stanje najmanje jedne teme na "Zaključeno" — upit neće vratiti nikakve rezultate. Upit, međutim, možete spremiti i i koristiti ga bilo kada u budućnosti.

  1. Pritisnite tipke CTRL+S za spremanje upita. U dijaloškom okviru Spremi kao, unesite naziv za upit; na primjer, Zaključene teme, a zatim pritisnite U redu.

Sada imate upit koji prikazuje teme sa stanjem zaključeno.

Više informacija o stvaranju upita za pomoć u pronalaženju zapisa potražite u člancima Stvaranje jednostavnog upita s izdvajanjem i Stvaranje upita na temelju višestrukih tablica.

Više informacija o kriterijima pretraživanja i filtriranja potražite u članku Primjeri kriterija upita.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Odnosi se na:
Access 2007