SharePoint या OneDrive का उपयोग करके दस्तावेज़ साझा करना

क्या यह बहुत कठिनाईपूर्ण प्रतीत होता है? आप अपने सहकर्मियों को एक फ़ाइल ईमेल करते हैं. वे अपना फ़ीडबैक जोड़ते हैं, इसके बाद आपको मूल फ़ाइल की 3 या 4 प्रतिलिपियों से सभी टिप्पणियों और परिवर्तनों को एकीकृत करना होता है.

एक और तरीका है. यदि SharePoint या Microsoft OneDrive पर आपका खाता है, तब आप इनमें से किसी भी स्थान पर अपनी Word फ़ाइलें सहेज सकते हैं फिर साझा करें आदेश का उपयोग करके अपनी फ़ाइल की प्रतिलिपि दूसरों को पढ़ने या संपादित करने के लिए दें. और अत्यधिक फ़ाइलें अब नहीं, प्रत्‍येक की प्रतिक्रिया के साथ केवल एक प्रति. (वे आपकी फ़ाइल पर क्या-क्या कर सकते हैं, यह इस पर निर्भर करता है कि आपने उन्हें क्या-क्या अनुमतियाँ दी हैं).

यहाँ आरंभ से समाप्ति तक की प्रक्रिया दी गई है. अपनी आवश्यकतानुसार आगे के अनुभाग पर जाएँ.

Word में स्थानों की अपनी सूची में SharePoint या OneDrive जोड़ते हुए प्रारंभ करें.

  1. Word में, फ़ाइल > इस रूप में सहेजें > स्थान जोड़ें पर क्लिक करें.

Word 2013 में स्थान जोड़ें आदेश

  1. कोई स्थान जोड़ें के अंतर्गत, उस सेवा पर क्लिक करें जिसका उपयोग आप करना चाहते हैं, जैसे कि Office 365 SharePoint या OneDrive.
  2. इनमें से किसी भी सेवा के लिए दिखाई देने वाली साइन इन करें स्क्रीन को पूर्ण करें. उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड के लिए आपको IT विभाग से संपर्क करने की आवश्‍यकता हो सकती है.

आपके द्वारा पूर्ण करने के बाद, Word केइस रूप में सहेजें फ़लक पर स्थान के अंतर्गत नए स्थान दिखाई देते हैं.

अपने नए स्थान पर सहेजना और साझा करना

स्थानों की सूची में एक क्लाउड स्थान जोड़ने के बाद आप अपना दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं. यह कार्य आपको एक फ़ाइल के लिए केवल एक बार ही करना होगा.

  1. वह दस्तावेज़ खोलें, जिसे साझा करना चाहते हैं.
  2. फ़ाइल > साझा करें>क्लाउड पर सहेजें पर क्लिक करें.

Backstage में क्लाउड पर सहेजें बटन

  1. इस रूप में सहेजें पृष्ठ पर, उस स्थान पर डबल-क्लिक करें, जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं—जैसे आपकी SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी, आपके कंप्यूटर पर कोई स्थान, आपकी MySite या आपका OneDrive.
  2. फ़ाइल को एक नाम दें और सहेजें पर क्लिक करें. वह आपको वापस जानकारी टैब पर ले जाता है, इसलिए साझा करें पर पुन: क्लिक करें.
  3. लोगों को आमंत्रित करें के अंतर्गत, जिनके साथ आप साझा करना चाहते हैं उनके नाम या इमेल पते दर्ज करें.

दस्तावेज़ साझा करने के लिए किसी को आमंत्रित कर रहे हैं

  1. यदि आप चाहते हैं, तो संपादित कर सकते हैं या देख सकते हैं का चयन करें. पहला विकल्प आपके सहकर्मियों को फ़ाइल संपादित करने देता है, दूसरा आपकी फ़ाइल को और अधिक सुरक्षित रखता है.
  2. यदि आप चाहते हैं तो नीचे पता पंक्ति के बॉक्स में एक संदेश दर्ज कर साझा करें पर क्लिक करें.

पहले से सहेजे गए दस्तावेज़ को साझा करना

यदि आप SharePoint या OneDrive पर पहले ही फ़ाइल सहेज चुके हैं, तो इन चरणों का अनुसरण करें.

  1. वह दस्तावेज़ खोलें, जिसे आप साझा करना चाहते हैं.
  2. फ़ाइल > साझा करें > लोगों को आमंत्रित करें पर क्लिक करें.
  3. लोगों को आमंत्रित करें के अंतर्गत, जिनके साथ आप साझा करना चाहते हैं उनके नाम या इमेल पते दर्ज करें.
  4. यदि आप ऐसा करना चाहते हैं, तो संपादित कर सकते हैं या दस्तावेज़ का उपयोग करने से पहले उपयोगकर्ता के साइन इन करने की आवश्यकता पर क्लिक करें. पहला विकल्प आपके सहकर्मियों को फ़ाइल में बदलाव की अनुमति देता है. दूसरा विकल्प आपकी फ़ाइल को और सुरक्षित रखता है.
  5. यदि आप चाहते हैं तो नीचे पता पंक्ति के बॉक्स में एक संदेश दर्ज कर साझा करें पर क्लिक करें.

किसी के साथ भी साझा करना रोकना

और यहाँ बताया गया है कि आप किसी दस्तावेज़ को साझा करना कैसे रोक सकते हैं.

  1. वह दस्तावेज़ खोलें, जिसे आप साझा करना नहीं चाहते हैं.
  2. फ़ाइल > साझा करें क्लिक करें.
  3. लोगों को आमंत्रित करें के अंतर्गत, जिस व्यक्ति को निकालना चाहते हैं, उस पर राइट-क्लिक करें और उपयोगकर्ता को निकालें पर क्लिक करें.

OneDrive और Office 365 के बारे में अधिक जानकारी

  • OneDrive खाता खोलने के लिए, किसी Microsoft खाते के लिए साइन अप करना देखें.
  • एक Office 365 SharePoint खाते पर सबस्क्राइब करने के लिए, Microsoft Office 365 मुख पृष्ठ देखें.
  • यदि आपकी कंपनी के पास SharePoint है और इसको लेकर आपके कुछ प्रश्‍न हैं, तो अपने सिस्टम व्यवस्थापक से संपर्क करें.
 
 
इनपर लागू:
Word 2013