यह आलेख अक्षमताओं वाले उपयोगकर्ताओं के लिए Microsoft Word दस्तावेज़ों को उनके लिए अधिक पहुँच योग्य बनाने हेतु तरीकों पर मार्गदर्शन प्रदान करता है. क्योंकि अधिकतर फ़ाइलें अक्सर इलेक्ट्रॉनिक रूप से देखी जाती हैं, देश भर की सरकारें और उद्योग ऐसी नीतियों अपना रहे हैं जिनके लिए इलेक्ट्रॉनिक और सूचना प्रौद्योगिकी को अक्षमताओं वाले लोगों के लिए पहुँच योग्य बनाना आवश्यक है. उदाहरण के लिए, 1973 के संयुक्त राज्य अमेरिका पुनर्वास अधिनियम की धारा 508 में संशोधन के अंतर्गत, संघीय एजेंसियों को अपनी सभी इलेक्ट्रॉनिक और सूचना प्रौद्योगिकी को पहुँच योग्य बनाना आवश्यक है.
यु्क्ति Word, Excel और PowerPoint के लिए Microsoft Office 2010 के साथ प्रारंभ करने के लिए पहुँच क्षमता परीक्षक नामक एक नया उपकरण शामिल है, जिसका उपयोग आप उन समस्याओं के लिए Office फ़ाइलों की जाँच करने में कर सकते हैं, जो किसी निःशक्त उपयोगकर्ता के लिए चुनौतीपूर्ण हो सकते हैं. अधिक जानने के लिए, पहुँच क्षमता परीक्षक देखें.
इस आलेख में
छवियों और ऑब्जेक्ट्स में वैकल्पिक पाठ जोड़ना
वैक्लपिक पाठ, alt पाठ या Alt पाठ के रूप में भी जाना जाता है, तब प्रकट होता है कि जब आप अपना सूचक किसी चित्र या ऑब्जेक्ट के ऊपर ले जाते हैं. Alt पाठ ऐसे लोगों की मदद करता है जो कि आपके दस्तावेज़ में छवियों की सामग्री समझने के लिए स्क्रीन पाठकों का उपयोग करते हैं. कई पाठकों के लिए, यह आपके दस्तावेज़ में छवियों और ऑब्जेक्ट्स के लिए उनके पास एकमात्र जानकारी होती है. Alt पाठ को आपके दस्तावेज़ में निम्न में से किसी भी ऑब्जेक्ट के लिए जोड़ा जाना चाहिए:
- चित्र
- क्लिप आर्ट
- चार्ट्स
- तालिकाएँ
- आकृतियाँ (जिनमें पाठ नहीं हैं और जो समूह में नहीं हैं)
- SmartArt ग्राफ़िक्स
- समूह (इस सूची में सभी ऑब्जेक्ट्स, आकृतियों के अपवाद के साथ, समूहों में होने पर alt पाठ होना चाहिए)
- एम्बेडेड ऑब्जेक्ट्स
- इंक
- वीडियो और ऑडियो फ़ाइलें
निम्न द्वारा alt पाठ जोड़ना:
- छवि या ऑब्जेक्ट पर दायाँ क्लिक करें और फिर स्वरूपित करें क्लिक करें.
नोट तालिकाओं के लिए, तालिका गुण पर क्लिक करें.
- Alt पाठ पर क्लिक करें.
- शीर्षक और वर्णन पाठ बक्सों में छवि या ऑब्जेक्ट का वर्णन दर्ज करें.
यु्क्ति स्पष्ट, लेकिन संक्षिप्त वर्णन का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, “एक लाल फ़रारी” पाठक को “एक कार” के अलावा छवि के बारे में अधिक जानकारी देती है.
- बंद करें पर क्लिक करें.
अधिक जानने के लिए, आकृति, चित्र, चार्ट, तालिका, SmartArt ग्राफ़िक या अन्य ऑब्जेक्ट में वैकल्पिक पाठ जोड़ना या वैकल्पिक पाठ का उपयुक्त उपयोग देखें.
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तालिकाओं में स्तंभ शीर्ष पंक्तियाँ निर्दिष्ट करना
तालिका का वर्णन करने वाले alt पाठ को जोड़ने के अतिरिक्त, स्पष्ट स्तंभ शीर्षों का होना तालिका की सामग्रियों का संदर्भ प्रदान करने और नेविगेशन में सहायता प्रदान करने में मदद कर सकता है.
तालिका में शीर्ष पंक्ति निर्दिष्ट करने के लिए, निम्न करें:
- तालिका में कहीं भी क्लिक करें.
- तालिका उपकरण डिज़ाइन टैब पर, तालिका शैली विकल्प समूह में, शीर्ष लेख पंक्ति चेक बॉक्स का चयन करें.
- अपनी शीर्ष जानकारी जोड़ें.
Word 2010 में अधिक जानें: तालिकाएँ.
पृष्ठ का शीर्ष
लंबे दस्तावेज़ों में शैलियों का उपयोग करना
शीर्ष और अनुच्छेद शैलियाँ, साथ ही साथ आवश्यकता अनुसार सामग्री तालिका, आपके दस्तावेज़ के सभी पाठकों को इसका अनुसरण करना अधिक सरल बनाते हैं. लंबे दस्तावेज़ों में, ये तत्व उन उपयोगकर्ताओं के लिए संरचना जोड़ सकते हैं जो कि स्क्रीन पाठक का उपयोग कर रहे हैं या जो पठन के दौरान नेविगेट करने के लिए अनुभाग शीर्षों के दृश्य संकेत पर निर्भर हैं.
नोट Word में नेविगेशन फलक का उपयोग करना आपको दस्तावेज़ को शीर्षों द्वारा ब्राउज़ करने देता है. अधिक जानने के लिए, अपना दस्तावेज़ नेविगेट करना देखें.
अपने दस्तावेज़ में शीर्ष शैलियाँ लागू करने के लिए, निम्न करें:
- शीर्ष में शामिल करने के लिए पाठ का चयन करें.
- मुखपृष्ठ टैब पर, शैलियाँ समूह में, त्वरित शैलियाँ गैलेरी से उपयुक्त स्तर शीर्ष शैली का चयन करें.
आप अपना स्वयं का शीर्ष और अनुच्छेद शैलियाँ बना सकते हैं. इसके बारे में अधिक जानने के लिए, शीर्ष जोड़ना या एक कस्टम शैली सेट बनाना देखें.
पृष्ठ का शीर्ष
शीर्षों में छोटे शीर्षकों का उपयोग करना
जब आप दस्तावेज़ में शीर्षों का उपयोग करें, तो उन्हें छोटा रखना सुनिश्चित करें (20 शब्दों से कम). सामान्य रूप से, शीर्षों को, अधिकतम, एक पंक्ति लंबा होना चाहिए. यह पाठकों के लिए दस्तावेज़ त्वरित रूप से नेविगेट करना आसान बनाता है, चाहे इसके स्कैन द्वारा या नेविगेशन फलक के उपयोग द्वारा.
पृष्ठ का शीर्ष
सुनिश्चित करना कि सभी शीर्ष शैलियाँ सही क्रम में हैं
शीर्ष स्तरों को तार्किक क्रम में उपयोग करना, उदाहरण के लिए शीर्ष 4 शीर्ष 3 का चाइल्ड है, न कि शीर्ष 2 का, उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ नेविगेट करने और जानकारी ढूँढने में सहायता करता है.
निम्न द्वारा शीर्ष स्तर परिवर्तित करें:
- परिवर्तित करने के लिए इच्छित शीर्ष पर क्लिक करें.
- मुखपृष्ठ टैब पर, शैलियाँ समूह में, सही शीर्ष शैली चुनें.
शीर्ष पंक्ति जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:
- जहाँ आप नया शीर्ष चाहते हैं वहाँ पाठ की एक पंक्ति सम्मिलित करें.
- मुखपृष्ठ टैब पर, शैलियाँ समूह में, सही शीर्ष शैली चुनें.
दृश्य टैब पर क्लिक कर और दिखाएँ समूह में, नेविगेशन फलक चेक बॉक्स का चयन कर आप अपने दस्तावेज़ों का संगठन देख सकते हैं और अद्यतन कर सकते हैं. लंबे दस्तावेज़ों में स्पष्ट नेविगेशन बनाए रखने में मदद के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके पास लगभग प्रत्येक दो पृष्ठों के लिए एक शीर्ष है और यह कि आपके शीर्ष सही क्रम में हैं (शीर्ष 2 शीर्ष 1 के नीचे, आदि.).
एक प्रशिक्षण वीडियो देखें: अपने दस्तावेज़ में खोजने और जाने के लिए नेविगेशन फलक का उपयोग करना.
एक डेमो वीडियो देखें: Word 2010 में नेविगेशन फलक का उपयोग करना
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अर्थपूर्ण हाइपरलिंक पाठ का उपयोग करना
हाइपरलिंक पाठ को लिंक गंतव्य का एक स्पष्ट वर्णन प्रदान करना चाहिए, केवल URL प्रदान करने के अलावा.
अपने दस्तावेज़ में हाइपरलिंक जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:
- अपना कर्सर वहाँ रखें जहाँ आप हाइपरलिंक चाहते हैं.
- सम्मिलित करें टैब पर, लिंक्स समूह में, हाइपरलिंक संवाद बॉक्स खोलने के लिए हाइपरलिंक पर क्लिक करें.
- प्रदर्शन के लिए पाठ बॉक्स में, वह नाम या पदबंध लिखें जो कि संक्षिप्त रूप से लिंक गंतव्य का वर्णन करेगा.
- पता बॉक्स में, लिंक URL लिखें.
- ठीक पर क्लिक करें.
हाइपरलिंक का पाठ परिवर्तित करने के लिए, निम्न कार्य करें:
- लिंक का चयन करें और फिर, लिंक्स समूह में सम्मिलित करें टैब पर हाइपरलिंक संवाद बॉक्स खोलने के लिए, हाइपरलिंक क्लिक करें.
- प्रदर्शन के लिए पाठ बॉक्स में, पाठ में कोई आवश्यक परिवर्तन करें.
- ठीक पर क्लिक करें.
इसके अतिरिक्त, आप स्क्रीन टिप पाठ भी शामिल कर सकते हैं जो कि आपके द्वारा कर्सर को हाइपरलिंक पर होवर करने के दौरान प्रकट होता है, और alt पाठ के समान ही उपयोग किया जा सकता हैं. स्क्रीन टिप पाठ जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:
- अपने कर्सर को उस हाइपरलिंक में रखें जिसमें आप स्क्रीन टिप पाठ जोड़ना चाहते हैं.
- सम्मिलित करें टैब पर, लिंक्स समूह में, हाइपरलिंक संवाद बॉक्स खोलने के लिए हाइपरलिंक पर क्लिक करें.
- स्क्रीन टिप पर क्लिक करें
- अपना पाठ स्क्रीन टिप पाठ बॉक्स में लिखें.
- ठीक पर क्लिक करें.
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सरल तालिका संरचना का उपयोग करना
नेस्टेड तालिकाएँ या तालिकाओं के अंदर मर्ज किए गए या विभाजित कक्षों का उपयोग न करके, आप डेटा को अनुमान योग्य और नेविगेट करने में आसान बनाते हैं. उदाहरण के लिए: जब आप एक प्रपत्र डिज़ाइन कर रहे हों, तो संपूर्ण दस्तावेज़ अधिकतर एक स्वरूपित तालिका पर आधारित होता है, जिससे उपयोगकर्ता को स्क्रीन पाठक के साथ इसे नेविगेट करना बहुत कठिन हो जाता है, और उन्हें प्रपत्र की सामग्री समझने के लिए प्रत्येक कक्ष की सामग्री को एक साथ जोड़ने, उन्हें एक ग़ैर अनुमानित क्रम में पढ़ने की आवश्यकता होती है.
तालिका संरचना के परीक्षण और सरलीकृत करने के लिए, निम्न कार्य करें:
- तालिका के प्रथम कक्ष का चयन करें.
- टैब कुँजी को बार-बार दबाएँ यह सुनिश्चित करने के लिए कि फ़ोकस पंक्ति में ले जाया गया और फिर नीचे अगली पंक्ति के पहले कक्ष में.
- यदि आपको तालिका को सरलीकृत करने के लिए कक्षों को मर्ज या विभाजित करने की आवश्यकता है, तो तालिका उपकरण लेआउट टैब पर, मर्ज समूह में, उचित रूप से कक्ष मर्ज करें या कक्ष विभाजित करें पर क्लिक करें.
Word 2010 में अधिक जानें: तालिकाएँ.
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स्वरूपण के लिए रिक्त कक्षों के उपयोग से बचना
अपनी तालिका को स्वरूपित करने के लिए रिक्त कक्षों का उपयोग करना स्क्रीन पाठक का उपयोग कर रहे किसी ऐसे व्यक्ति को भ्रमित कर सकता है कि तालिका में कुछ भी अधिक नहीं है. अनावश्यक रिक्त कक्षों को हटा कर आप इसे सुधार सकते हैं या, यदि आपके दस्तावेज़ के अंतर्गत सामग्री लेआउट करने के लिए आपकी तालिका को विशिष्ट रूप से उपयोग किया गया है, तो आप निम्न कार्य कर सभी तालिका शैलियाँ साफ़ कर सकते हैं:
- संपूर्ण तालिका का चयन करें.
- तालिका शैलियों की गैलेरी को विस्तृत करने के लिए तालिका उपकरण डिज़ाइन टैब पर, तालिका शैलियाँ समूह में, शैली गैलेरी से आगे वाले तीर पर क्लिक करें.
- गैलेरी से नीचे मेनू पर, साफ़ करें क्लिक करें.
Word 2010 में अधिक जानें: तालिकाएँ.
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आसान नेविगेशन के लिए संरचना लेआउट तालिकाएँ
यदि आप लेआउट तालिका (तालिका सामान्य शैली के साथ तालिका) का उपयोग करते हैं, तो पठन क्रम जाँचें यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह अर्थपूर्ण है (अंग्रेज़ी के लिए: बाएँ से दाएँ, ऊपर से नीचे).
यह जाँचने के लिए कि जानकारी तार्किक क्रम में प्रस्तुत की गई है, कक्षों के माध्यम से टैब करते हुए तालिका पठन क्रम को सत्यापित करें.
Word 2010 में अधिक जानें: तालिकाएँ.
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दोहराए गए रिक्त वर्णों के उपयोग से बचना
अतिरिक्त रिक्तियाँ, टैब्स और रिक्त अनुच्छेद स्क्रीन पाठकों का उपयोग करने वाले लोगों द्वारा रिक्त के रूप में माने जाते हैं. “रिक्त” को कई बार सुनने के बाद, वे उपयोगकर्ता सोच सकते हैं कि वे जानकारी के अंत में पहुँच गए हैं. इसके बजाय, श्वेत रिक्ति बनाने के लिए स्वरूपण, इंडेनटिंग और शैलियों का उपयोग करें.
किसी अनुच्छेद के आस-पास श्वेत रिक्ति जोड़ने के लिए स्वरूपण का उपयोग करने हेतु, निम्न कार्य करें:
- अनुच्छेद के आस-पास से कोई मौजूदा श्वेत रिक्ति निकालें.
- पाठ का चयन करें, फिर दायाँ-क्लिक करें और अनुच्छेद चुनें.
- श्वेत रिक्ति बनाने के लिए इंडेनटेशन और रिक्ति हेतु मानों का चयन करें.
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फ़्लोटिंग ऑब्जेक्ट्स के उपयोग से बचना
ऑब्जेक्ट्स जो कि पाठ के साथ संरेखित नहीं हैं वे नेविगेट करने के लिए चुनौतिपूर्ण हैं, और वे दृश्य अक्षमताओं वाले उपयोगकर्ताओं के लिए पहुँच योग्य नहीं हो सकते हैं. ऑब्जेक्ट्स के आस-पास पाठ-लपेटन ऊपर से नीचे या पाठ के साथ संरेखित सेट करना, स्क्रीन पाठकों वाले लोगों के लिए आपके दस्तावेज़ की संरचना का अनुसरण करना आसान बनाता है.
ऑब्जेक्ट्स के आस-पास पाठ-लपेटन परिवर्तित करने के लिए, निम्न कार्य करें:
- ऑब्जेक्ट का चयन करें, और दायाँ-क्लिक करें.
- पाठ लपेटें चुनें और फिर सूची से या तो पाठ के साथ संरेखित करें या ऊपर से नीचे का चयन करें.
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छवि वॉटरमार्क्स से बचना
वॉटरमार्क्स के रूप में उपयोग की गई छवियाँ, दृश्य या संज्ञानात्मक अक्षमताओं वाले लोगों द्वारा समझ में नहीं आ सकती हैं. यदि आप अवश्य ही किसी वॉटरमार्क का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि इसमें शामिल जानकारी आपके दस्तावेज़ में और कहीं भी शामिल है.
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किसी भी ऑडियो के लिए बंद कैप्शंस का उपयोग करना
यदि आप दस्तावेज़ में अतिरिक्त ऑडियो घटकों का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि अक्षमताओं वाले उपयोगकर्ताओं के लिए सामग्री वैकल्पिक स्वरूपों में उपलब्ध है, जैसे कि बंद किए गए कैप्शन, ट्रांस्क्रिप्ट या alt पाठ.
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