SharePoint Workspace 2010 में मूलभूत कार्य

Office 2010 के साथ प्रारंभ करना यहाँ कुछ मूलभूत कार्य हैं जिन्हें आप Microsoft SharePoint Workspace 2010 कैसे उपयोग करें सीखने में मदद के लिए कर सकते हैं.

 नोट   SharePoint Workspace को पहले Office Groove कहा जाता था.

इस आलेख में


SharePoint Workspace क्या है?

Microsoft SharePoint Workspace 2010 आपको आपकी SharePoint सामग्री तक पहुँच प्राप्त करने की अनुमति देता है, चाहे आप SharePoint सर्वर से कनेक्ट हों या ऑफ़लाइन कार्य कर रहे हों. जब आप SharePoint सर्वर से कनेक्ट होते हैं, तो सर्वर पर और कार्यस्थान में सभी सामग्री अद्यतन स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ हो जाते हैं. जब आप कनेक्ट नहीं हों, तो कार्यस्थान में आपने जो परिवर्तन किए हैं वे स्थानीय रूप से कैश हो जाते हैं. अगली बार जब आप SharePoint सर्वर से कनेक्ट करते हैं, तो सभी परिवर्तन स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ हो जाते हैं.

SharePoint कार्यस्थान आपकी SharePoint सामग्री तक पहुँच प्राप्त करने में और उसके साथ कार्य करने में आसान नेविगेशन प्रदान करते हैं. यदि आप SharePoint साइट का उपयोग करने से परिचित हैं, तो आप तुरंत जान जाएँगे कि SharePoint कार्यस्थान का उपयोग कैसे किया जाए.

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SharePoint Workspace में कार्यस्थानों के प्रकार

SharePoint Workspace तीन कार्यस्थान प्रकार प्रदान करता है: SharePoint कार्यस्थान, Groove कार्यस्थान, और साझा किए गए फ़ोल्डर्स.

SharePoint कार्यस्थान   , इस रिलीज़ में नया, आपको सर्वर के साथ स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ किए जाने वाले अपने स्थानीय कंप्यूटर पर किसी SharePoint साइट की एक प्रतिलिपि बनाने की अनुमति देता है. इस प्रकार का कार्यस्थान केवल एक सदस्य शामिल कर सकता है, कार्यस्थान को बनाने वाला.

Groove कार्यस्थान    उन सभी के लिए परिचित होगा जो इस सॉफ़्टवेयर का कोई पहला संस्करण उपयोग कर चुके हैं, जैसे कि Office Groove 2007. विशेष रूप से इस प्रकार का कार्यस्थान कई उत्पादक उपकरणों को शामिल करता है, आवश्यकतानुसार जोड़े गए, और सामान्यत: दो या अधिक सदस्यों को शामिल करता है जो आमंत्रण के माध्यम से जुड़े हों.

साझा किया गया फ़ोल्डर एक विशेष प्रकार का Groove कार्यस्थान है जो आपको अपने Windows फ़ाइल सिस्टम में फ़ोल्डर की सामग्रियों को साझा करने के लिए सक्षम बनाता है. इस प्रकार के कार्यस्थान के बारे में अधिक जानकारी के लिए, साझा किए गए फ़ोल्डर्स के बारे में देखें.

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SharePoint कार्यस्थान के भाग

SharePoint कार्यस्थान

कॉलआउट 1 इस कार्यस्थान में सिंक्रनाइज़ की गईं SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़.
कॉलआउट 2 इस कार्यस्थान में सिंक्रनाइज़ की गईं SharePoint सूचियाँ.
कॉलआउट 3 SharePoint कार्यस्थान में असमर्थित सूचियाँ या लाइब्रेरीज़. SharePoint साइट पर इस सामग्री पर नेविगेट करने के लिए वेब लिंक प्रदान किया गया है.
कॉलआउट 4 चयनित दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सामग्री.

यह दस्तावेज़ वर्णन करता है कि SharePoint साइट से प्रारंभ करते हुए SharePoint Workspace कैसे बनाएँ.

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Groove कार्यस्थान के भाग

Groove कार्यस्थान के साथ, सामान्य प्रयोजनों और उद्देश्यों वाले समूह या संगठन, विचारों को साझा कर सकते हैं और साथ में कार्य कर सकते हैं. Groove कार्यस्थान में विशेष तौर पर दो या अधिक ''सदस्य'' होते हैं, जो आमंत्रण द्वारा कार्यस्थान से जुड़ने वाले लोग हैं. कार्यस्थान सामग्री उच्च रूप से डायनेमिक होती है. वर्तमान में ऑनलाइन सभी सदस्य उनके या अन्य सदस्यों द्वारा जोड़े जाने वाले अद्यतनों को तुरंत देखते हैं. आपके ऑनलाइन होने पर आप और अन्य सदस्य अद्यतन भेजते और प्राप्त करते हैं.

Groove कार्यस्थान, सदस्यों को विभिन्न विशिष्ट अनुप्रयोग उपकरणों के साथ कार्य करने की अनुमति देते हैं. उदाहरण के लिए, मान लीजिए आप विपणन सामग्रियों के विकास पर चर्चा करने के लिए किसी साप्ताहिक मीटिंग का आयोजन करते हैं. गतिविधियों में समय सीमाएँ सेट करना, कार्य असाइन करना और पूर्ण कार्य की समीक्षा करना शामिल हो सकता है. इस मीटिंग को सुगम बनाने के लिए, कार्यस्थान सदस्य किसी दस्तावेज उपकरण में फ़ाइलों को पोस्ट कर सकते हैं, किसी चर्चा उपकरण में समस्याओं पर चर्चा कर सकते हैं और कैलेंडर उपकरण का उपयोग करके मीटिंग एजेंडा पर सहयोग कर सकते हैं. कार्यस्थान में वर्तमान में ऑनलाइन सभी सदस्य रीयल-टाइम चैट का उपयोग करके सहभागिता कर सकते हैं.

कॉलआउट 1 इस कार्यस्थान में उपकरण.
कॉलआउट 2 इस कार्यस्थान में सदस्य.
कॉलआउट 3 वर्तमान चयनित कार्यस्थान उपकरण में सामग्री.
कॉलआउट 4 एक आइटम जो नई या अपठित सामग्री शामिल करता है.
कॉलआउट 5 कार्यस्थान में आमंत्रित करें बॉक्स में इस कार्यस्थान के लिए नए सदस्यों को आमंत्रित करें.
कॉलआउट 6 कार्यस्थान चैट ट्रांस्क्रिप्ट करें.

SharePoint कार्यस्थान बनाना

आप वेब ब्राउज़र में या SharePoint Workspace लॉन्चपट्टी से SharePoint साइट से प्रारंभ करते हुए एक नया SharePoint कार्यस्थान बना सकते हैं.

SharePoint कार्यस्थान बनाएँ जो सभी सूचियों और लाइब्रेरीज़ में आइटम्स डाउनलोड करता है

SharePoint कार्यस्थान बनाने का सबसे आसान तरीका SharePoint साइट पर जाना और अपने कंप्यूटर पर साइट को सिंक्रनाइज़ करना है. समर्थित सूचियों और लाइब्रेरीज़ में सभी आइटम्स SharePoint कार्यस्थान पर डाउनलोड हो जाएँगे. ध्यान दें कि जैसे ही आप SharePoint कार्यस्थान में दस्तावेज़ों को खोलते हैं, दस्तावेज़ लाइब्रेरी आइटम्स की सामग्री केवल माँग पर डाउनलोड की जाती है.

वे सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ जो अभी समर्थित नहीं हैं, वे कार्यस्थान के सामग्री फलक में प्रकट होती हैं और SharePoint साइट के लिए लिंक प्रदान करती हैं.

 नोट   SharePoint Workspace चेतावनी देगा कि यदि आपने जिस SharePoint साइट का चयन किया है वह बहुत बड़ी है और इसलिए उसके सभी आइटम्स को डाउनलोड करने में बहुत समय लगेगा.

  1. किसी वेब ब्राउज़र में, उस SharePoint साइट पर जाएँ, जिसे आप SharePoint कार्यस्थान में सिंक्रनाइज़ करना चाहेंगे.
  2. साइट क्रियाएँ क्लिक करें और फिर SharePoint Workspace पर सिंक्रनाइज़ करें क्लिक करें.

अपने कंप्यूटर पर SharePoint साइट को सिंक्रनाइज़ करने के लिए इस विकल्प का चयन करें

  1. SharePoint Workspace पर सिंक्रनाइज़ करें संवाद बॉक्स में, ठीक पर क्लिक करें.

कंप्यूटर पर सिंक्रनाइज़ करें संवाद बॉक्स

SharePoint साइट से SharePoint कार्यस्थान में हो रहे डाउनलोड की प्रगति के बारे में आपको बताने के लिए एक "सिंक्रनाइज़ेशन प्रगति" संवाद बॉक्स खुलता है.

कंप्यूटर पर सिंक्रनाइज़ेशन प्रगति विंडो

  1. डाउनलोड पूर्ण होने पर, कार्यस्थान खोलें या बंद करें क्लिक करें.

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चयनित सूची या लाइब्रेरी सिंक्रनाइज़ करते हुए SharePoint कार्यस्थान बनाना

कई बार आप अपने कंप्यूटर पर, SharePoint कार्यस्थान में केवल किसी विशिष्ट सूची या लाइब्रेरी को सिंक्रनाइज़ करना चाह सकते हैं. आप ऐसा कर सकते हैं और अन्य सूचियों और लाइब्रेरीज़ से आइटम्स डाउनलोड करने में समय लगाने से बच सकते हैं.

 नोट   आप विशेष सूचियों और लाइब्रेरीज़ का संग्रह डाउनलोड करने के लिए SharePoint कार्यस्थान बनाने को अनुकूलित भी कर सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए नया कार्यस्थान बनाना में "चयनित सूचियों और लाइब्रेरीज़ से SharePoint कार्यस्थान डाउनलोडिंग आइटम्स बनाएँ" देखें.

  1. किसी वेब ब्राउज़र में, उस SharePoint साइट पर जाएँ, जिसे आप SharePoint कार्यस्थान में सिंक्रनाइज़ करना चाहेंगे.
  2. उस सूची या लाइब्रेरी का चयन करें, जिसे आप अपने कंप्यूटर पर सिंक्रनाइज़ करना चाहते हैं.
  3. निम्न में से कोई एक करें:
  • यदि आपने किसी सूची का चयन किया है, तो सूची उपकरणों के तहत सूची पर क्लिक करें.

SharePoint साइट में सूची उपकरणों के तहत सूची टैब

  • यदि आपने किसी लाइब्रेरी का चयन किया है, तो लाइब्रेरी उपकरणों के तहत लाइब्रेरी पर क्लिक करें.

लाइब्रेरी उपकरणों के तहत लाइब्रेरी टैब

  1. SharePoint रिबन में, कनेक्ट एवं निर्यात करें समूह में SharePoint Workspace पर सिंक्रनाइज़ करें पर क्लिक करें.
  2. ठीक पर क्लिक करें.
    SharePoint साइट से SharePoint कार्यस्थान में हो रहे डाउनलोड की प्रगति के बारे में आपको बताने के लिए एक सिंक्रनाइज़ेशन प्रगति संवाद बॉक्स खुलता है.
  3. डाउनलोड पूर्ण होने पर, कार्यस्थान खोलें या बंद करें क्लिक करें.

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SharePoint सर्वर के साथ SharePoint कार्यस्थान में सामग्री सिंक्रनाइज़ करना

SharePoint कार्यस्थान स्वचालित रूप से SharePoint साइट के साथ निम्न रूप में सिंक्रनाइज़ होता है:

  • आपके द्वारा SharePoint कार्यस्थान में किए जाने वाले सभी अद्यतनों को तुरंत SharePoint साइट पर तब भेज दिया जाता है, जब आप उन्हें सहेजते हैं.
  • SharePoint कार्यस्थान और SharePoint साइट में सभी सामग्री को स्वचालित रूप से प्रत्येक 10 मिनट बाद सिंक्रनाइज़ किया जाता है, इस पर ध्यान न देते हुए कि कोई अद्यतन हुए हैं या नहीं.

आपको अपनी सामग्री को सिंक्रनाइज़ रखने के लिए कोई क्रिया करने की आवश्यकता नहीं होती. हालाँकि, SharePoint साइट पर होने वाले अद्यतनों के लिए 10 मिनट की विंडो है, आप कभी कभी यह सुनिश्चित करने की लिए कि आपके पास नवीनतम सामग्री है, मैन्युअल सिंक्रनाइज़ेशन प्रारंभ करना चाह सकते हैं.

आप व्यक्तिगत सूची या लाइब्रेरी या SharePoint कार्यस्थान में सभी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ एक साथ सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं.

व्यक्तिगत सूची या लाइब्रेरी सिंक्रनाइज़ करना

  1. उस सूची या लाइब्रेरी पर क्लिक करें जिसे आप सामग्री फलक में सिंक्रनाइज़ करना चाहते हैं.
  2. सिंक्रनाइज़ेशन टैब पर, सिंक्रनाइज़ करें पर क्लिक करें और फिर उपकरण सिंक्रनाइज़ करें पर क्लिक करें.

सिंक्रनाइज़ेशन उपकरण आदेश

स्थिति पट्टी, सिंक्रनाइज़ेशन की प्रगति पर रिपोर्ट देती है.

SharePoint कार्यस्थान में सभी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ सिंक्रनाइज़ करना

  • सिंक्रनाइज़ेशन टैब पर, सिंक्रनाइज़ करें पर क्लिक करें और फिर कार्यस्थान सिंक्रनाइज़ करें पर क्लिक करें.

स्थिति पट्टी, सिंक्रनाइज़ेशन की प्रगति पर रिपोर्ट देती है.

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SharePoint कार्यस्थान पर नेविगेट करना

लॉन्चपट्टी में SharePoint कार्यस्थान पर नेविगेट करना

आप अपने द्वारा बनाए गए किसी भी SharePoint कार्यस्थान पर इसे लॉन्चपट्टी में खोलकर जा सकते हैं.

  1. SharePoint कार्यस्थान प्रारंभ करें.
  2. लॉन्चपट्टी में, मुख पृष्ठ टैब पर क्लिक करें.
  3. कार्यस्थान खोलने के लिए SharePoint कार्यस्थान नाम पर डबल-क्लिक करें.

लॉन्च पट्टी में SharePoint कार्यस्थान

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अपने फ़ाइल सिस्टम में SharePoint कार्यस्थान पर नेविगेट करना

आप अपने फ़ाइल सिस्टम में सीधे ही अपने SharePoint कार्यस्थानों पर नेविगेट कर सकते हैं.

यदि आप Windows Vista या बाद का संस्करण चला रहे हैं, तो आपके कार्यस्थान आपके उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल फ़ोल्डर में कार्यस्थान फ़ोल्डर में संग्रहीत किए जाते हैं.

यदि आप Windows XP चला रहे हैं, आपके कार्यस्थान आपके मेरे दस्तावेज़ फ़ोल्डर में कार्यस्थान फ़ोल्डर में संग्रहीत किए जाते हैं.

यदि SharePoint कार्यस्थान पहले से नहीं चल रहा है, तो कार्यस्थान फ़ोल्डर को खोलना उसे स्वचालित रूप से प्रारंभ कर देता है. कार्यस्थानों में वैसे ही चिह्न सूचीबद्ध रहते हैं, जैसे कि लॉन्च पट्टी में होते हैं.

Share Point Workspace 2010 कार्यस्थान आपके फ़ाइल सिस्टम में इस फ़ोल्डर में दिखाई देते हैं

 नोट   सूची में केवल 2010 SharePoint या Groove कार्यस्थान प्रदर्शित होते हैं. इसके अतिरिक्त, SharePoint कार्यस्थान केवल तभी प्रदर्शित होते हैं, यदि उनमें कम-से-कम एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी हो और Groove कार्यस्थान केवल तभी प्रदर्शित होते हैं, यदि उनमें कम-से-कम एक दस्तावेज़ उपकरण हो.

किसी भी कार्यस्थान में सभी दस्तावेज़ उपकरणों की एक सूची देखने के लिए वह कार्यस्थान "फ़ोल्डर" खोलें.

SharePoint Workspace 2010 कार्यस्थान

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Groove कार्यस्थान बनाना

आप लॉन्चपट्टी में नया Groove कार्यस्थान बना सकते हैं.

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, नया पर क्लिक करें और फिर Groove Workspace पर क्लिक करें.
  2. कार्यस्थान के लिए कोई नाम लिखें.
  3. बनाएँ क्लिक करें.

SharePoint कार्यस्थान Groove कार्यस्थान बनाता है और आपको प्रबंधक की भूमिका के साथ आरंभिक सदस्य के रूप में सू‍चीबद्ध करता है. अब आप कार्यस्थान उपकरणों को जोड़ या अद्यतन कर सकते हैं और लोगों को सदस्य के रूप में शामिल होने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं.

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लोगों को Groove कार्यस्थान पर आमंत्रित करना

किसी को Groove कार्यस्थान पर आमंत्रित करने के लिए आप निम्न कर सकते हैं:

  1. कार्यस्थान खोलें.
  2. सदस्य फलक में, कार्यस्थान पर आमंत्रित करें बॉक्स में प्राप्तकर्ता का ई-मेल पता लिखें और फिर जाएँ पर क्लिक करें.

ई-मेल पते के माध्यम से कार्यस्थान पर आमंत्रित करना

 नोट   आप जिस व्यक्ति को आमंत्रित करना चाहते हैं, यदि वह पहले ही अन्य Groove कार्यस्थान का सदस्य है या आपकी संपर्क सूची में है, तो आप उनके स्क्रीन नाम के पहले कुछ अक्षर बॉक्स में लिखकर कार्यस्थान पर त्वरित रूप से खोज सकते हैं.

  1. आमंत्रण भेजें बॉक्स में, आमंत्रित करें पर क्लिक करें.

आमंत्रण भेजें संवाद बॉक्स

जब आप आमंत्रण भेजते हैं, तो प्राप्तकर्ता को अवश्य ही उसे खोलना और स्वीकार करना होगा. आप तब "स्वीकृति की पुष्टि करें" संदेश प्राप्त करते हैं.

एक बार जब आप स्वीकृति की पुष्टि कर देते हैं, तो कार्यस्थान को नए सदस्य के कंप्यूटर पर भेज दिया जाता है. नए सदस्य को कार्यस्थान में सदस्य सूची में जोड़ दिया गया है.

आमंत्रण भेजने पर विस्तृत जानकारी के लिए, Groove कार्यस्थान पर किसी को आमंत्रित करना देखें.

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