ओवरव्यू:SharePoint Workspace 2010 कार्यस्थान

SharePoint Workspace 2010, आपको तीन प्रकार के कार्यस्थान बनाने की अनुमति देता है:

  • SharePoint कार्यस्थान
  • Groove कार्यस्थान
  • साझा किए गए फ़ोल्डर्स

इस आलेख में

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SharePoint Workspaces

इस कार्यस्थान प्रकार के साथ, आप सर्वर के साथ स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ किए जाने वाले अपने स्थानीय कंप्यूटर पर किसी SharePoint साइट की एक प्रतिलिपि बनाते हैं.

SharePoint Workspace, SharePoint साइट की आपके स्वयं की व्‍यक्तिगत प्रतिलिपि या आपके द्वारा उस साइट से ऑफ़लाइन लेने और सिंक्रनाइज़ करने के लिए चुने जाने वाली चयनित सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ है. कार्यस्थान केवल आपको सदस्य के रूप में शामिल करता है. आप SharePoint साइट के साथ कार्यस्थान सिंक्रनाइज़ कर अन्य SharePoint उपयोगकर्ताओं के साथ सामग्री अद्यतन साझा करते हैं. इसी प्रकार, आप SharePoint साइट पर SharePoint उपयोगकर्ताओं द्वारा कार्यस्थान सिंक्रनाइज़ कर बनाई गई सामग्री अद्यतन प्राप्त करते हैं.

सरल शब्दों में, SharePoint Workspace आपको SharePoint साइट सामग्री पर किसी भी समय पहुँच कराता है, चाहे आप अपने नेटवर्क से कनेक्ट हों या नहीं हों.

SharePoint कार्यस्थान क्यों बनाएँ

SharePoint कार्यस्थान बनाने का सबसे स्पष्ट कारण अपने SharePoint साइट डेटा पर तब पहुँच प्राप्त करना है, जब आप अपने नेटवर्क तक पहुँच करने में असमर्थ होते हैं या जब आप ऑफ़लाइन होते हैं.

इसके अतिरिक्त, बहुत से उपयोगकर्ता वेब ब्राउज़र में SharePoint साइट्स पर सीधे कार्य करने के लिए प्राप्त सुविधाओं और कार्य वातावरण की तुलना में SharePoint कार्यस्थानों की सुविधाओं और कार्य वातावरण को प्राथमिकता दे सकते हैं. उदाहरण के लिए, SharePoint कार्यस्थान, सूचियों और लाइब्रेरीज़ के बीच त्वरित और आसान नेविगेशन प्रदान करते हैं. आप माउस क्लिक करके उन सूचियों और लाइब्रेरीज़ के बीच स्विच कर सकते हैं और इस प्रकार वेब पृष्ठ लोड करने से बच सकते हैं. यदि आप कई SharePoint साइट्स की सामग्री के साथ कार्य करते हैं, तो आप यह सामग्री अनेक SharePoint कार्यस्थानों में डाउनलोड कर सकते हैं, और उन्हें SharePoint कार्यस्थान लॉन्च पट्टी में त्वरित पहुँच के लिए व्यवस्थित कर सकते हैं.

अंत में, हो सकता है कि अनेक उपयोगकर्ता SharePoint कार्यस्थानों में मिलने वाली बेहतर अनुप्रयोग सुविधाओं को पसंद करते हों, और सूचियों और लाइब्रेरीज़ में नए आइटमों या फ़ाइलों को जोड़ने या संपादित करने जैसे अनेक मानक कार्य करने की सरलता की सराहना करते हों.

SharePoint कार्यस्थान बनाने के तरीके

आप SharePoint साइट से सामान्य रूप से साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक कर और तब SharePoint Workspace सिंक्रनाइज़ करें पर क्लिक कर, सीधे SharePoint कार्यस्थान बना सकते हैं. यदि प्रारंभिक बिंदु वह SharePoint साइट है जिसकी प्रतिलिपि आप अपने कंप्यूटर पर बनाना चाहते हैं, तो यह कार्यस्थान बनाने का सबसे आसान और त्रुटिरहित तरीका है.

आप SharePoint लॉन्च पट्टी या Backstage दृश्य से भी SharePoint कार्यस्थान बना सकते हैं. इस स्थिति में, आपको इच्छित SharePoint साइट का वेब पता जानने की आवश्‍यकता होगी और आपको SharePoint साइट क्रेडेंशियल्स की पूर्ति करने की आवश्‍यकता हो सकती है.

SharePoint कार्यस्थानों में डाउनलोड विकल्प

जब आप पहली बार एक SharePoint कार्यस्थान बनाते हैं, तो प्रारंभिक डाउनलोड सेटिंग्‍स, चयनित SharePoint साइट पर सभी समर्थित सूचियों और लाइब्रेरीज़ से सभी आइटम्स डाउनलोड करें पर सेट होती हैं. दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ के मामले में, आप दस्तावेज़ खोलकर या सिंक्रनाइज़ करें टैब पर सामग्रियाँ डाउनलोड करें विकल्प के उपयोग से SharePoint कार्यस्थान में आइटम सामग्री डाउनलोड करें.

आप वैकल्पिक रूप से, डाउनलोड कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, ताकि वह केवल चयनित सूचियों और लाइब्रेरीज़ से आइटम्स लाए. आप जब तक उस सामग्री के साथ कार्य करना नहीं चाहते हैं, चयनित डाउनलोड करना आपको सामान्य रूप से अन्य सूचियों और लाइब्रेरीज़ से आइटम्स डाउनलोड करना टालने का विकल्प देता है. सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ अभी भी SharePoint कार्यस्थान में प्रकट होते हैं, लेकिन आइटम्स की सूची के बजाय, आप अब आइटम्स डाउनलोड करने या SharePoint साइट पर सूची या लाइब्रेरी पर जाने के विकल्प देखते हैं.

SharePoint Workspace में बाह्य सूचियों को उपयोग करने के बारे में

कुछ SharePoint सूचियाँ, Microsoft Line of Business Interoperability (BCS) अनुप्रयोगों के द्वारा बनाई जाती हैं. जब आप कोई SharePoint कार्यस्थान बनाते हैं और प्रकार के द्वारा सॉर्ट करते हैं तो ये सूचियाँ ''बाह्य सूचियों'' के तहत सामग्री फलक में प्रकट होती हैं.

असमर्थित सामग्री प्रकारों के बारे में

SharePoint कार्यस्थान, किसी SharePoint कार्यस्थान में सभी प्रकार की SharePoint सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ से सभी प्रकार की सामग्री डाउनलोड करने का समर्थन नहीं करता है. उदाहरण के लिए, आप किसी सर्वेक्षण या विकि से सामग्री डाउनलोड नहीं कर सकते. जब आप कोई SharePoint कार्यस्थान बनाते हैं, तो ये सामग्री प्रकार सर्वर पर उपलब्ध शीर्ष के तहत कार्यस्थान सामग्री फलक में सूचीबद्ध होते हैं. SharePoint कार्यस्थान, ब्राउज़र में सूची खोलने का विकल्प प्रदान करता है.

SharePoint कार्यस्थान और उसके संगत SharePoint साइट के बीच सामग्री सिंक्रनाइज़ करने के बारे में

SharePoint कार्यस्थान मुख्य रूप से सर्वर पर SharePoint साइट में संग्रहीत सामग्री की लाइव प्रतिलिपि होती है. परिणाम स्वरूप, जब भी कार्यस्थान और सर्वर सिंक्रनाइज़ किए जाते हैं, SharePoint कार्यस्थान में सामग्री पर आपके अद्यतन सर्वर संस्करण पर प्रतिबिंबित किए जाएँगे. उदाहरण के लिए, यदि आप SharePoint कार्यस्थान में आइटम्स हटाते हैं या उनका नाम बदलते हैं, तो सर्वर पर इन आइटम्स को हटा दिया जाएगा या इनका नाम बदल दिया जाएगा. इसी प्रकार, यदि सर्वर पर आइटम्स को हटाया जाता है या इनका नाम बदला जाता है, तो ये आइटम्स SharePoint कार्यस्थान में भी हटा दिए जाएँगे या उनका नाम बदल जाएगा.

SharePoint कार्यस्थानों को हटाने के बारे में

SharePoint कार्यस्थान को लॉन्च पट्टी से हटाने का प्रभाव केवल SharePoint साइट की इस स्थानीय प्रतिलिपि को हटाना है; इसका सर्वर पर SharePoint साइट पर संग्रहीत सामग्री पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता. दूसरे शब्दों में, SharePoint कार्यस्थान को हटाने से वह सामग्री भी नहीं हटेगी, जो सर्वर से कार्यस्थान में डाउनलोड की गई थी. SharePoint कार्यस्थान को हटाने के बाद, यदि आप चाहें तो ठीक उसी के समान SharePoint साइट को संदर्भित करते हुए नई SharePoint साइट बना सकते हैं.

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Groove Workspaces

SharePoint Workspace पर उत्‍पाद का नाम बदलने से पहले, यह Microsoft Office Groove के लिए विकसित मूल कार्यस्थान प्रकार है.

इस कार्यस्थान प्रकार के साथ, सामान्य उद्देश्‍यों और लक्ष्‍यों वाले समूह या संगठन, विचारों को साझा कर सकते हैं और साथ में कार्य कर सकते हैं. Groove कार्यस्थान में विशेष तौर पर दो या अधिक ''सदस्य'' होते हैं, जो आमंत्रण द्वारा कार्यस्थान से जुड़ने वाले लोग हैं. कार्यस्थान सामग्री उच्‍च रूप से डायनेमिक होती है. वर्तमान में ऑनलाइन सभी सदस्य उनके या अन्य सदस्यों द्वारा जोड़े जाने वाले अद्यतनों को तुरंत देखते हैं. आपके ऑनलाइन होने पर आप और अन्य सदस्य अद्यतन भेजते और प्राप्त करते हैं.

Groove कार्यस्थान, सदस्यों को विभिन्न विशिष्ट अनुप्रयोग उपकरणों के साथ कार्य करने की अनुमति देते हैं. उदाहरण के लिए, मान लीजिए आप विपणन सामग्रियों के विकास पर चर्चा करने के लिए किसी साप्ताहिक मीटिंग का आयोजन करते हैं. गतिविधियों में समय सीमाएँ सेट करना, कार्य असाइन करना और पूर्ण कार्य की समीक्षा करना शामिल हो सकता है. इस मीटिंग को सुगम बनाने के लिए, कार्यस्थान सदस्य किसी दस्तावेज उपकरण में फ़ाइलों को पोस्ट कर सकते हैं, किसी चर्चा उपकरण में समस्याओं पर चर्चा कर सकते हैं, और कैलेंडर उपकरण का उपयोग करके मीटिंग एजेंडा पर सहयोग कर सकते हैं. वर्तमान में कार्यस्थान पर समान समय में ऑनलाइन सभी सदस्य रियल-टाइम चैट के उपयोग से आदान-प्रदान कर सकते हैं या ऑडियो चैट (यदि उनके कंप्यूटर्स में आवश्‍यक ऑडियो घटक हों) के उपयोग से आपस में बात भी कर सकते हैं.

कार्यस्थान में जोड़ने हेतु कस्टम उपकरण बनाने के लिए Microsoft Office InfoPath के साथ सूची उपकरण उपयोग किया जाता है. अधिकांश रूप से InfoPath उपकरण डिज़ाइनर के कौशल और दृष्टिकोण पर निर्भर, कस्टम उपकरण की जटिलता और सुविधाएँ व्यापक रूप से भिन्न हो सकती हैं. कोई भी डिज़ाइनर ऐसा सामान्य उपकरण बनाने के योग्‍य होना चाहिए, जिसमें विविध डेटा-प्रविष्टि और प्रपत्र पर इनपुट फ़ील्ड्स हों.

Groove Workspace सीमाएँ

हालाँकि, कार्यस्थान के आकार के लिए कोई विशेष आकार प्रतिबंध नहीं है, फिर भी अधिकतम प्रदर्शन के लिए, हम किसी कार्यस्थान के आकार के लिए 2 GB या कम की अनुशंसा करते हैं. आप वर्तमान कार्यस्थान आकार को देखने के लिए कार्यस्थान गुण देख सकते हैं.

 नोट    SharePoint Workspace नए आमंत्रित लोगों को वह Groove कार्यस्थान नहीं भेज सकता है, जो 2 GB से अधिक हो. पृष्ठ का शीर्ष पृष्ठ का शीर्ष

साझा किए गए फ़ोल्डर्स

Groove कार्यस्थान के विकल्प के रूप में, आप अपने फ़ाइल सिस्टम में कोई साझा फ़ोल्डर भी बना सकते हैं. यह कार्यस्थान प्रकार आपको Windows फ़ाइल सिस्टम के फ़ोल्डर की सामग्री को आपके खाते वाले सभी कंप्यूटरों पर साझा करने, और आमंत्रण के द्वारा अन्य SharePoint कार्यस्थान उपयोगकर्ताओं से साझा करने की सुविधा देता है.

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Office 2010