लायब्रेरी में एक या अधिक फ़ाइलें जोड़ना

आप दस्तावेज़, स्प्रेडशीट्स, प्रस्तुतियाँ और अन्य प्रकार की फ़ाइलें किसी लायब्रेरी (लायब्रेरी: किसी SharePoint साइट पर वह स्थान जहाँ फाइलों का संग्रह प्रबंधित किया जाता है. लायब्रेरी, यूज़र-डिफ़ाइंड गुणों सहित, प्रत्येक फाइल के बारे में जानकारी प्रदर्शित कर सकती है.)में बना सकते हैं. हालाँकि, कुछ फ़ाइल प्रकार सुरक्षा कारणों से अवरोधित होते हैं.

लायब्रेरीज़ पर फ़ाइल जोड़ने के अनेक तरीके हैं, जो आपके द्वारा लायब्रेरी में कोई नई फ़ाइल बनाने, कोई मौजूदा फ़ाइल जोड़ने, या एकाधिक फ़ाइलें एक साथ जोड़ने पर निर्भर करता है. यदि आपके व्यवस्थापक ने लायब्रेरी को मेल प्राप्त करने के लिए सेट किया है, तो आप फ़ाइल को किसी ई-मेल संदेश के साथ एक अनुलग्नक के रूप में भेज कर भी लायब्रेरी में जोड़ सकते हैं.



लायब्रेरी में कोई फ़ाइल बनाना

यदि आप कोई Windows SharePoint Services 3.0 संगत प्रोग्राम, जैसे Microsoft Office Word 2007 का उपयोग करें, तो लायब्रेरी में कोई नई फ़ाइल बना सकते हैं.

आप जो प्रोग्राम उपयोग में लाना चाहते हैं वह यदि संगत न हो, तब भी आप लायब्रेरी में फ़ाइल को संग्रहीत कर सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं. हालाँकि, आप फ़ाइल बनाने के लिए नया आदेश का उपयोग नहीं कर सकते, परंतु आप आपके प्रोग्राम में फ़ाइल बना सकते हैं और उसे बाद में लायब्रेरी में जोड़ सकते हैं.

किसी चित्र लायब्रेरी के लिए, आपको फ़ाइल अन्य प्रोग्राम में बनाकर उसे लायब्रेरी में जोड़ना होगा. आप किसी चित्र लायब्रेरी या किसी अन्य प्रकार की लायब्रेरी में कोई फ़ोल्डर बना सकते हैं, जब तक कि आपकी लायब्रेरी फ़ोल्डर बनाना प्रतिबंधित न कर दे.

आपके द्वारा बनाई जाने वाली फ़ाइलों का प्रकार उन टेम्पलेट्स पर निर्भर करता है जो आपके साइट स्वामी या व्यवस्थापक ने लायब्रेरी से संबद्ध करते हैं. यदि आप आपकी लायब्रेरी में कोई अतिरिक्त प्रकार की फ़ाइल बनाना चाहते हैं, तो आपके व्यवस्थापक या साइट स्वामी से संपर्क करें.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  1. नया मेनू पर, तीर क्लिक करें, और तब नया फ़ाइल प्रकार जैसे नया दस्तावेज़ क्लिक करें.

यदि आपकी लायब्रेरी से संबद्ध अतिरिक्त टेम्पलेट्स हैं, तो अन्य चुनाव, जैसे नया कार्यपत्रक या नया संपर्क प्रकट होते हैं.

 युक्ति   लायब्रेरी के लिए डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट पर आधारित कोई फ़ाइल बनाने के लिए, केवल नया क्लिक करें.

  1. आपके इच्छित पाठ और अन्य आइटम्स आपकी फ़ाइल में जोड़ें.
  2. फ़ाइल को वैसे ही सहेजें जैसे आप आमतौर पर सहेजते हैं, इसके लिए सहेजें बटन क्लिक करें या फ़ाइल मेनू पर सहेजें आदेश क्लिक करें, और तब फ़ाइल को कोई नाम दें.

जब आप फ़ाइल सहेजते हैं, तो लायब्रेरी में जोड़ी जाती है और फ़ाइलों की सूची में प्रकट होती है.

  1. यदि आपको लायब्रेरी में फ़ाइल नहीं दिखाई देती हैं, तो ब्राउज़र को ताजा करें.

 नोट 

  • जब आप फ़ाइल सहेजते हैं, तो आपकी लायब्रेरी के सेट होने के आधार पर, आपको फ़ाइल की अतिरिक्त जानकारी के बारे में संकेत किया जाएगा. उदाहरण के लिए, आपसे फ़ाइल की सामग्री के प्रकार की जानकारी देने के बारे में कहा जा सकता है या फ़ाइल का अधिक विवरण देने के लिए कहा जा सकता है.
  • यदि आप किसी ऐसी लायब्रेरी में फ़ाइल सहेजना चाहते हैं जिसके लिए फ़ाइलों की जाँच आवश्यक है, तो फ़ाइल आपके लिए प्रारंभिक तौर पर जाँची जाएँगी. अन्य लोग फ़ाइल को संपादित करें उसके पहले आपको फ़ाइल अवश्य जाँचना चाहिए.
  • यदि आपकी लायब्रेरी के लिए सामग्री स्वीकृति आवश्यक है, तो लायब्रेरी में फ़ाइल देखने की अनुमति रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को आपकी फ़ाइल दिखाई दे उसके पहले उसे स्वीकृत करना आसान हो सकता है.

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लायब्रेरी में कोई फ़ाइल जोड़ना

आप लायब्रेरी में कोई नई फ़ाइल जोड़ सकते हैं या मौजूदा फ़ाइल को फ़ाइल के संशोधित संस्करण से बदल सकते हैं. यदि लायब्रेरी को फ़ाइलों के संस्करणों को ट्रेक करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है, तो आप संशोधित फ़ाइल को नए संस्करण के रूप में सहेज सकते हैं, जो फ़ाइल के संस्करण इतिहास का एक भाग बनती है.

यदि आप कोई ऐसी फ़ाइल अपलोड करना चाहते हैं जिसके नाम वाली फ़ाइल पहले से लायब्रेरी में मौजूद है, और आप मौजूदा फ़ाइल को बदलना भी नहीं चाहते या उसका नया संस्करण भी नहीं बनाना चाहते हैं, तो आपको डुप्लीकेट फ़ाइलों में से किसी एक का नाम बदलना होगा.

आप जब किसी फ़ाइल को लायब्रेरी में जोड़ते हैं, आपको फ़ाइल गुणों के भरण की आवश्यकता हो सकती है. फ़ाइल गुण फ़ाइल के बारे में मूल जानकारी को सम्मिलित कर सकता है, जैसे‍ कि इसकी खोज के लिए लोगों को मदद के लिए इसके वर्णन या कुंजीपटल, या गुण जानकारी सम्मिलित करता है जो कि आपके संगठन के लिए विशिष्ट है, जैसे कि कोई विभाग नाम या प्रोजेक्ट क्रमांक.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  1. अपलोड मेनू पर, दस्तावेज़ अपलोड करें क्लिक करें.
  2. जो फ़ाइल आप जोड़ना चाहते हैं उसे ढूँढने के लिए ब्राउज़ क्लिक करें, फ़ाइल का चयन करें, और तब खोलें क्लिक करें.
  3. यदि आप किसी मौजूदा फ़ाइल का संशोधित संस्करण अपलोड कर रहे हैं, तो निम्न में से एक कार्य करें:
    • यदि आपकी लायब्रेरी फ़ाइलों के संस्करणों को ट्रेक करने के लिए कॉन्फ़िगर नहीं है, तो आप मौजूदा फ़ाइल को संशोधित फ़ाइल से बदल सकते हैं. दस्तावेज़ अपलोड करें अनुभाग में, मौजूदा फ़ाइल (फ़ाइलें) अधिलेखित करें? चेक बॉक्स का चयन करें.
    • यदि आपकी लायब्रेरी फ़ाइलों के संस्करणों को ट्रेक करने के लिए कॉन्फ़िगर है, तो आप मौजूदा फ़ाइल को नए संस्करण से दस्तावेज़ इतिहास के भाग के रूप में बदल सकते हैं. दस्तावेज़ अपलोड करें अनुभाग में, मौजूदा फ़ाइल के नए संस्करण के रूप में जोड़ें? चेक बॉक्स का चयन करें.
  4. ठीक क्लिक करें.
  5. यदि कोई प्रपत्र प्रकट होता है जो फ़ाइल के बारे में अधिक जानकारी माँगता है, तो बक्सों में जानकारी, जैसे शीर्षक दर्ज करें. प्रत्येक बॉक्स जिसमें जानकारी की आवश्यकता है उसके नाम के आगे एक लाल तारांकन प्रकट होता है. विभिन्न बॉक्स प्रकट हो सकते हैं, जो आपकी लायब्रेरी के सेट अप और आपके समूह के लिए आवश्यक कस्टम गुणों पर निर्भर करते हैं.
  6. ठीक क्लिक करें.
  7. यदि आपको लायब्रेरी में फ़ाइल नहीं दिखाई देती हैं, तो ब्राउज़र को ताजा करें.

 नोट 

  • यदि आप लायब्रेरी पर ऐसी फ़ाइल अपलोड कर रहे हैं जिसके लिए फ़ाइल गुणों की पुर्ति करना आवश्यक है, और वे गुण अनुपलब्ध हैं, तो फ़ाइलें आपके लिए चेक्ड आउट बनी रहती हैं. जब आप आवश्यक गुणों की पूर्ति कर लेते हैं, तो आप फ़ाइल चेक इन कर सकते हैं.
  • यदि आप लायब्रेरी में ऐसी फ़ाइल अपलोड कर रहे हैं जिसमें फ़ाइलों का चेक आउट होना आवश्यक है, तो फ़ाइल प्रारंभिक रूप से आपके लिए चेक्ड आउट रहती है. अन्य लोग फ़ाइल संपादित कर सकें उससे पहले आपको उसे चेक इन करना आवश्यक है.
  • यदि आपकी लायब्रेरी के लिए सामग्री स्वीकृति आवश्यक है, तो लायब्रेरी में फ़ाइल देखने की अनुमति रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को आपकी फ़ाइल दिखाई दे उसके पहले उसे स्वीकृत करना आसान हो सकता है.
  • किसी विकी पेज लायब्रेरी में, आप नए विकी पेजेज़ बना सकते हैं, परंतु आप मौजूदा फ़ाइलों को अपलोड नहीं कर सकते.

 युक्ति   यदि आप किसी फ़ाइल का नया संस्करण अपलोड कर रहे हैं, तो इस संस्करण के बदलावों के बारे में टिप्पणियाँ लिखें ताकि आप फ़ाइल का इतिहास अधिक आसानी से ट्रेक कर सकें.

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लायब्रेरी में एकाधिक फ़ाइल जोड़ना

यदि आपके पास Windows SharePoint Services के संगत कोई प्रोग्राम स्थापित है, तो जब आप अपलोड मेनू पर तीर क्लिक करते हैं तो एकाधिक फ़ाइलों को अपलोड करने का विकल्प प्रकट होता है. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास 2007 Microsoft Office सिस्टम स्थापित है, तो एकाधिक दस्तावेज़ अपलोड करें विकल्प प्रकट होता है. यदि आपको एकाधिक दस्तावेज़ अपलोड करें विकल्प नहीं दिखाई देता है, तो निम्न कार्य करें:

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  1. क्रियाएँ मेनू क्रियाएँ मेनू पर, Windows Explorer के साथ खोलें क्लिक करें.
  1. प्रकट होने वाली Windows Explorer विंडो में, अपलोड की जाने वाली इच्छित फ़ाइल ढूँढने के लिए ब्राउज़ करें, और तब उनका चयन करें.
  2. फ़ाइलों में से एक को राइट-क्लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर प्रतिलिपि क्लिक करें.
  3. बैक बटन तब तक दबाएँ जब तक कि आप लायब्रेरी पर न पहुँच जाएँ.
  4. फ़ोल्डर विंडो में किसी रिक्त क्षेत्र में राइट-क्लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर चिपकाएँ क्लिक करें.
  1. Windows Explorer बंद करें.
  1. यदि आपको लायब्रेरी में फ़ाइलें नहीं दिखाई दें, तो ब्राउज़र को ताज़ा करें.

 नोट   

 नोट 

  • यदि आप किसी चित्र लायब्रेरी में एकाधिक चित्र अपलोड कर रहे हैं, तो कोई Windows SharePoint Services-संगत छवि संपादक, जैसे Microsoft Office Picture Manager, खुल सकता है. एकाधिक छवि फ़ाइलों के चयन और उन्हें अपलोड करने के लिए छवि संपादक में निर्देशों का पालन करें. यदि आप एकाधिक चित्र अपलोड कर रहे हैं, तो किसी ऐसी फ़ाइल, जिसके नाम की फ़ाइल पहले ही लायब्रेरी में मौजूद है, के अपलोड किए जाने पर छवि संपादक आपको संकेत दे सकता है.
  • यदि आप लायब्रेरी पर ऐसी फ़ाइल अपलोड कर रहे हैं जिसके लिए फ़ाइल गुणों की पुर्ति करना आवश्यक है, और वे गुण अनुपलब्ध हैं, तो फ़ाइलें आपके लिए चेक्ड आउट बनी रहती हैं. जब आप आवश्यक गुणों की पूर्ति कर लेते हैं, तो आप फ़ाइल चेक इन कर सकते हैं.
  • यदि आप लायब्रेरी में ऐसी फ़ाइल अपलोड कर रहे हैं जिसमें फ़ाइलों का चेक आउट होना आवश्यक है, तो फ़ाइल प्रारंभिक रूप से आपके लिए चेक्ड आउट रहती है. अन्य लोग फ़ाइल संपादित कर सकें उससे पहले आपको उसे चेक इन करना आवश्यक है.
  • यदि आपकी लायब्रेरी के लिए सामग्री स्वीकृति आवश्यक है, तो लायब्रेरी में फ़ाइल देखने की अनुमति रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को आपकी फ़ाइल दिखाई दे उसके पहले उसे स्वीकृत करना आसान हो सकता है.
  • किसी विकी पेज लायब्रेरी में, आप नए विकी पेजेज़ बना सकते हैं, परंतु आप मौजूदा फ़ाइलों को अपलोड नहीं कर सकते.

 युक्ति   आप अन्य एक्सप्लोरर विंडो, जैसे Windows Explorer या मेरे दस्तावेज़ से, Windows Explorer में प्रदर्शित होने वाली SharePoint साइट में फ़ाइलों को खींच सकते हैं.

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ई-मेल से भेज कर लायब्रेरी में कोई फ़ाइल जोड़ना

आप लायब्रेरी को ई-मेल भेजें उसके पहले, यह पता करें कि लायब्रेरी ई-मेल प्राप्त करने के लिए सेट है और तब पता प्राप्त करें.

  1. लायब्रेरी के लिए ई-मेल पता प्राप्त करने के लिए निम्न में से एक या अधिक कार्य करें:
    • आपके ई-मेल प्रोग्राम क‍ी पता पुस्तिका देखें. यदि ई-मेल पता वहाँ नहीं है, तो आपको इसे उस व्यक्ति से प्राप्त‍ करना होगा जिसने लायब्रेरी को सेट किया है. तब आप इसे आपको ई-मेल प्रोग्राम की संपर्क सूची में जोड़ सकते हैं, ताकि आप इसे बाद में आसानी से प्राप्त कर सकें.
    • लायब्रेरी के शीर्षक के ठीक नीचे प्रकट होने वाला, लायब्रेरी विवरण देखें. हो सकता है आपके साइट स्वामी ने लायब्रेरी के ई-मेल पते को उसके विवरण के साथ जोड़ दिया हो.
    • यदि लायब्रेरी के विवरण में ई-मेल पता नहीं दिखाई देता है और आपको लायब्रेरी की सेटिंग्स देखने की अनुमति हो तो, लायब्रेरी की ई-मेल सेटिंग देखें:
      1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

सेटिंग्स मेनू सेटिंग्स मेनू पर, खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  1. यदि लायब्रेरी ई-मेल प्राप्त करने में अक्षम है, तो इसका पता सूची जानकारी के तहत, ई-मेल पता आगे प्रकट होता है.
  1. आपके ई-मेल प्रोग्राम में, फ़ाइल जैसे कोई दस्तावेज़ या कार्यपत्रक, ई-मेल संदेश से संलग्न करें.
  2. प्रति या प्रतिलिपि बॉक्स में, लायब्रेरी का पता दर्ज करें. यदि आपके SharePoint समूह में पहले से लायब्रेरी है, तो उसके बजाय SharePoint समूह का पता लिखें.
  3. संदेश भेजें. अधिकांश ई-मेल अनुप्रयोगों में, आप संदेश भेजने के लिए भेजें क्लिक करते हैं.
  1. यदि आपको लायब्रेरी में फ़ाइलें नहीं दिखाई दें, तो ब्राउज़र को ताज़ा करें.

आपके ई-मेल सर्वर की सेटिंग्स का आधार पर, आपकी फ़ाइल दिखाई देने में कुछ क्षण लग सकते हैं.

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इनपर लागू:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0