अपने संगठन के बाहर के लोगों के साथ साइट या दस्तावेज़ साझा करना

 नोट    यदि यह जानकारी आपको दिखाई दे रही जानकारी से मेल नहीं खाती है, तो हो सकता है कि आप Office 365 पूर्व-नवीनीकरण का उपयोग कर रहे हों. आप पर लागू होने वाले जानकारी ढूँढने के लिए बाहर के उपयोगकर्ताओं के साथ साइट साझा करें का प्रयास करें.
क्या मैं सेवा नवीनीकरण के बाद Office 365 का उपयोग कर रहा हूँ?

यदि आप ऐसा कार्य निष्पादित करते हैं जिसमें दस्तावेज़ साझा करना या विक्रेता, क्लाइंट्स, या ग्राहक से सीधे सहयोग करना शामिल है, तो हो सकता है आप अपनी साइट्स का उपयोग कर अपने संगठन के बाहर के उन लोगों के साथ सामग्री साझा करना चाहें जिनके पास आपकी Microsoft Office 365 सदस्यता का लायसेंस नहीं हैं.

ऐसे तीन तरीके हैं जिनसे आप ऐसा कर सकते हैं:

  • आप बाहरी उपयोगकर्ताओं को Microsoft खाते या Microsoft Office 365 उपयोगकर्ता ID का उपयोग कर आपकी साइट पर साइन इन करने के लिए आमंत्रित करके कोई संपूर्ण साइट साझा कर सकते हैं.
  • आप बाहरी उपयोगकर्ताओं को Microsoft खाते या Microsoft Office 365 उपयोगकर्ता ID का उपयोग कर आपकी साइट पर साइन इन करने के लिए आमंत्रित करके संबंधित दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं.
  • आप उपयोगकर्ताओं को एक अतिथि लिंक पोस्ट कर सकते हैं या भेज सकते हैं, जिसका उपयोग वे आपकी साइट पर अनाम रूप से व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को देखने के लिए कर सकते हैं.

यह विषय आपके संगठन के बाहर के लोगों के साथ कोई साइट या कोई दस्तावेज़ साझा करने का तरीका बताता है.

आपके प्रारंभ करने से पहले जानकारी प्राप्त करना सही होगा

आगे बढ़ने और सामग्री को बाह्य रूप से साझा करने से पहले, आपको अति‍ साझाकरण के बिना साझाकरण की अच्छी आदतें अनुभाग की समीक्षा कर लेना चाहिए. यदि आप यह जानना चाहते है कि किस प्रकार के उपयोगकर्ताएँ बाह्य उपयोगकर्ताओं के योग्य हैं और बाह्य उपयोगकर्ताओं के पास क्या अधिकार हैं, तो बाह्य उपयोगकर्ता क्या है? देखें. बाह्य साझाकरण सुविधा को चालू और बंद करने के बारे में जानने के लिए, बाह्य साझाकरण प्रबंधित करना अनुभाग देखें.

इस आलेख में


साइट साझा करें

जब आप बाह्य उपयोगकर्ताओं के साथ कोई साइट साझा करते हैं, तो आप उनको एक आमंत्रण भेजते है जिसका उपयोग वे आपकी साइट पर लॉग इन करने के लिए कर सकते हैं. आप यह आमंत्रण किसी भी ईमेल पते पर भेज सकते है. प्राप्तकर्ता द्वारा आमंत्रण स्वीकार कर लेने पर, वह किसी Microsoft खाते या किसी Office 365 उपयोगकर्ता ID के उपयोग से लॉग इन कर सकता है. कोई साइट साझा करते समय आप उस व्यक्ति को दी जाने वाली इच्छित अनुमतियों के प्रकार का चयन कर सकते हैं.

आपकी कंपनी द्वारा प्राथमिक रूप से आंतरिक व्यवसाय और दस्तावेज़ो के लिए उपयोग की जाने वाली टीम साइट या अन्य साइट को साझा करने के बारे में सावधान रहें, क्योंकि आप उस साइट और उसकी अनुमतियों को साझा करने वाली किन्हीं भी सबसाइट्स पर बाह्य उपयोगकर्ताओं को पहुँच देने जा रहे हैं. हो सकता है आप संवेदनशील सामग्री पर बाह्य उपयोगकर्ताओं को अनु‍मति प्रदान दें. यदि आपको अपने संगठन से बाहर के लागों के साथ कार्य करने की तत्का‍लिक आवश्‍यकता हो, तो ऐसी साइट सेट अप करें जिसका उपयोग आप विशेष रूप से बाह्य साझाकरण के लिए करते हैं, और उस साइट को कॉन्फ़िगर करें जिससे उस पर आपकी शेष साइट्स से भिन्न अनुमतियाँ हों. अनुमति इनहेरिटेंस के बारे में अधिक जानकारी के लिए, अनुमति इनहेरिटेंस क्या है? देखें

बाह्य उपयोगकर्ताओं के साथ कोई साइट साझा करने के लिए आपको साइट का स्वामी होना या पूर्ण नियंत्रण अनुमतियाँ प्राप्त होना आवश्‍यक है. साथ ही, आपकी Office 365 सदस्यता के लिए बाह्य साझाकरण सुविधा चालू होना आवश्‍यक है (आपके पास कौनसी योजना है इसके आधार पर, आपका Office 365 व्यवस्थापक या आपका SharePoint Online व्यवस्थापक यह कर सकता हैं).

  1. उस साइट पर जाए जिसे आप बाह्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करना चाहते हैं.
  2. साझा करें पर क्लिक करें.
    स्क्रीन के ऊपरी दाईं ओर साझा करें आदेश की छवि.
  3. साझा करें संवाद बॉक्स में, आप जिन बाहरी उपयोगकर्ताओं को आमंत्रित करना चाहते हैं उनके नाम लिखें. उदाहरण के लिए: someone@outlook.com या someone@contoso.com.

    अनुस्मारक: आप साझा करें आदेश का उपयोग आंतरिक लायसेंसीकृत उपयोगकर्ताओं को किसी साइट पर पहुँच प्राप्त करने की अनुमति देने के लिए भी कर सकते हैं. यदि आप ऐसा करना चाहते हैं, तो केवल उन लोगों के नाम लिखें जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं.
  4. आमंत्रण में शामिल करने के लिए कोई संदेश लिखें.
  5. किसी विशिष्ट अनुमति समूह पर कोई बाह्य उपयोगकर्ता असाइन करने के लिए, विकल्प दिखाएँ पर क्लिक करें और फिर इच्छित समूह का चयन करें.

    लोगों को ‍अपेक्षित कार्य करने के लिए जितनी आवश्यक हो उतनी ही अनुमतियाँ देना एक अच्छा विचार है. उदाहरण के लिए, यदि आप जिन लोगों को आमंत्रित कर रहे है उन्हें केवल सामग्री पढ़ने की आवश्‍यकता है, तो उन्हें आगंतुक समूह पर असाइन करें, जिसमें डिफ़ॉल्ट रूप से पढ़ने की अनुमतियाँ होती हैं. यदि बाह्य उपयोगकर्ताओं को सामग्री संपादित या अद्यतित करने के लिए सक्षम होना आवश्‍यक है, तो उनको सदस्य समूह में जोड़ें, जिसमें डिफ़ॉल्ट रूप से संपादित करने की अनुमतियाँ होती हैं. बाह्य उपयोगकर्ताओं को पूर्ण नियंत्रण अनुमतियों वाले किसी भी समूह में जोड़ने के बारे में अत्यंत सावधान रहें.


    बाह्य उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगकर्ता नामों के साथ पॉप्यूलेट की गई साइट के लिए साझा करें संवाद बॉक्स की छवि.
  6. साझा करें क्लिक करें.

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा बाह्य उपयोगकर्ताओं को भेजे गए किसी भी आमंत्रण की समय सीमा 7 दिनों में समाप्त हो जाएगी. यदि कोई आमंत्रित व्यक्ति 7 दिनों में आमंत्रण स्वीकार नहीं करता है और आप फिर भी चाहते हैं कि उस व्यक्ति को आपके साइट पर पहुँच प्राप्त हो, तो आपको कोई नया आमंत्रण भेजने की आवश्यकता होगी.

जब बाह्य उपयोगकर्ताओं को उनके आमंत्रण प्राप्त होते हैं, तो वे एक बटन पर क्लिक करते हैं जो उन्हें उस पृष्ठ पर ले जाता है जहाँ वे किसी Microsoft खाते या किसी Office 365 उपयोगकर्ता ID का उपयोग करके आपकी SharePoint Online साइट में साइन इन करते हैं. यदि उपयोगकर्ता के पास कोई Microsoft खाता भी नहीं है, तो वे किसी नि:शुल्क Microsoft खाते के लिए साइन अप कर सकते है.

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कोई अनाम अतिथि लिंक भेजकर या पोस्ट करके दस्तावेज़ साझा करना

आप कोई अनाम अतिथि लिंक बना सकते हैं और फिर आपके अनुकूल मीडिया का उपयोग करके लिंक साझा करें. उदाहरण के लिए, इसे किसी सामाजिक मीडिया पृष्ठ पर पोस्ट करें या इसे किसी ईमेल में चिपकाएँ. आप कोई ऐसी अतिथि लिंक बना सकते हैं, जो संपादन की अनुमति या केवल देखने की अनुमति प्रदान करती है.

बाह्य उपयोगकर्ताओं के साथ कोई दस्तावेज़ साझा करने के लिए आपको साइट का स्वामी होना या पूर्ण नियंत्रण अनुमतियाँ होना आवश्‍यक है. इसके साथ ही, बाह्य साझाकरण सुविधा Office 365 सेवा सेटिंग्स में या SharePoint Online व्यवस्थापन केंद्र में चालू होना आवश्यक है (आपके पास कौनसी योजना है इसके आधार पर). आपके साइट संग्रह के लिए बाह्य साझाकरण भी चालू होना आवश्‍यक है (केवल एंटरप्राइज़ योजनाएँ).

  1. दस्तावेज़ का कॉलआउट विंडो खोलने के लिए इसके आगे दिए गए दीर्घवृत्त (...) पर क्लिक करें और फिर साझा करें पर क्लिक करें.
    SharePoint लाइब्रेरी में दस्तावेज़ का साझाकरण प्रारंभ करें
  2. साझा करें संवाद बॉक्स में, लिंक प्राप्त करें का चयन करें.
  3. जिस प्रकार की अनुमति आप प्रदान करना चाहते हैं, उसके लिए कोई लिंक बनाएँ का चयन करें.
    कोई अतिथि लिंक URL बन जाता है.
  4. अतिथि लिंक URL का चयन करें और उसकी प्रतिलिपि बनाएँ.
    कोई अनाम अतिथि लिंक बनाएँ और इसकी प्रतिलिपि बनाएँ
    अब आप अतिथि लिंक URL को अपनी पसंद के मीडिया में चिपका सकते हैं.
  • यदि कोई दस्तावेज़ किसी टीम साइट लाइब्रेरी में है, तो अन्य साइट सदस्य अतिथि लिंक्स को साझा करें संवाद बॉक्स में ढूँढ़ सकते हैं और उन्हें अन्य लोगों को भेज सकते हैं.
  • यदि आप जिस फ़ाइल को साझा करने का प्रयास कर रहे है वह इन्फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट का उपयोग कर रही लाइब्रेरी में स्थित है, तो आप इसे बाहर साझा नहीं कर पाएँगे.
  • अज्ञात अतिथि लिंक्स ऐसे अन्य लोगों को अग्रेषित या साझा की जा सकती है, जो साइन इन किए बिना सामग्री को देखने और संपादित करने में भी समर्थ हो सकते हैं. संवेदनशील सामग्री के लिए अज्ञात अतिथि लिंक्स के उपयोग से बचें.
  • जो लोग अनाम अतिथि लिंक्स का उपयोग करके दस्तावेजों तक पहुँच प्राप्त करने के लिए आमंत्रित किए गए हैं, केवल वे लोग ही प्रासंगिक Office Online में फ़ाइलें देखने या पढ़ने में सक्षम होंगे. वे किसी संगत Office प्रोग्राम के डेस्कटॉप संस्करण में फ़ाइलें खोलने में सक्षम नहीं होंगे.
  • यदि Office 365 सेवा सेटिंग्स या SharePoint Online व्यवस्थापन केंद्र में बाह्य साझाकरण वैश्विक रूप से बंद है, तो कोई भी साझा की गई लिंक्स कार्य करना बंद कर देंगी. यदि यह सुविधा बाद में पुन: सक्रिय की जाती हैं, तो ये लिंक्स फिर से काम करना प्रारंभ कर देंगी. यदि आप किसी विशिष्ट दस्तावेज़ पर से पहुँच वापस लेना चाहते हैं तो वे संबंधित लिंक्स भी अक्षम करना संभव है जो साझा की जा चुकी हैं. अज्ञात अतिथि लिंक अक्षम करना देखें.

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लोगों को उन दस्तावेज़ों के साथ अतिथि लिंक्स बनाने की अनुमति दें, जो आपने उनके साथ साझा किए हैं

आप कुछ दस्तावेज़ों को व्यापक रूप से साझा करके खुश हो सकते हैं और आप वास्तव में लोगों को उन्हें फिर से साझा करने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं. ऐसे दस्तावेज़ों के लिए आप लोगों को उन दस्तावेज़ों के साथ अनाम अतिथि लिंक्स बनाने की अनुमति दें, जो आपने उनके साथ साझा किए हैं.

इस क्षमता की अनुमति देने के लिए, आपके पास पूर्ण नियंत्रण अनुमति होना आवश्यक है.

  1. उस लाइब्रेरी में जाएँ जहाँ आप लोगों को अतिथि लिंक्स बनाने की अनुमति देना चाहते हैं.
  2. गियर चिह्न का चयन करें और साइट सेटिंग्स का चयन करें.
  3. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, उपयोगकर्ता और अनुमतियाँ के अंतर्गत, साइट अनुमतियाँ का चयन करें.
  4. अनुमतियाँ टैब पर, पहुँच अनुरोध सेटिंग्स का चयन करें.
  5. पहुँच अनुरोध सेटिंग्स संवाद बॉक्स में, सदस्यों को साइट और व्यक्तिगत फ़ाइलें एवं फ़ोल्डर्स साझा करने की अनुमति दें चेक करें.

अब जब लोग आपके द्वारा उनके साथ साझा किए गए दस्तावेज़ों का चयन करते हैं और साझा करें संवाद बॉक्स खोलते हैं, तो वे कोई अतिथि लिंक बना सकते हैं. ध्यान रहे कि, यदि आपके द्वारा पहली बार दस्तावेज़ साझा किए जाने पर आपने उन्हें संपादन अनुमति दी है, तो वे केवल ऐसी अतिथि लिंक्स बना सकते हैं जो अतिथियों को दस्तावेज़ संपादित करने देती है. यदि उनके पास केवल देखने की अनुमति है, तो वे केवल ऐसी अतिथि लिंक्स बना सकते हैं जो देखने की अनुमति देती है.

पहुँच अनुरोध सेटिंग्स के ओवरव्यू के लिए, वीडियो: पहुँच अनुरोध के बिना कोई साइट साझा करना देखें.

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किसी ऐसे दस्तावेज़ को साझा करना, जिसके लिए आपकी साइट पर साइन इन करने की आवश्यकता होती है

बाह्य उपयोगकर्ताओं के साथ कोई दस्तावेज़ साझा करने के लिए आपको साइट का स्वामी होना या पूर्ण नियंत्रण अनुमतियाँ होना आवश्‍यक है. इसके साथ ही, बाह्य साझाकरण सुविधा Office 365 सेवा सेटिंग्स में या SharePoint Online व्यवस्थापन केंद्र में चालू होना आवश्यक है (आपके पास कौनसी योजना है इसके आधार पर). आपके साइट संग्रह के लिए बाह्य साझाकरण भी चालू होना आवश्‍यक है (केवल एंटरप्राइज़ योजनाएँ).

  1. दस्तावेज़ का कॉलआउट विंडो खोलने के लिए इसके आगे दिए गए दीर्घवृत्त (...) पर क्लिक करें और फिर साझा करें पर क्लिक करें.
    SharePoint लाइब्रेरी में दस्तावेज़ का साझाकरण प्रारंभ करें
  2. उन लोगों के ईमेल पते लिखें, जिन्हें आप दस्तावेज़ साझा करने के लिए आमंत्रित कर रहे हैं. उदाहरण के लिए: someone@outlook.com या somebody@gmail.com या externaluser@contoso.com.
  3. ड्रॉप-डाउन सूची में, उस अनुमति स्तर का चयन करें जिसे आप इन उपयोगकर्ताओं को प्रदान करना चाहते हैं.
  4. यदि आप चाहें, तो ईमेल में शामिल करने के लिए कोई संदेश लिख सकते हैं. संदेश में आपके द्वारा साझा किए गए दस्तावेज़ के बारे में जानकारी या निर्देश शामिल हो सकते हैं.
  5. साइन-इन आवश्यक चेक बॉक्स का चयन करें.

 सावधानी    यदि आप साइन-इन आवश्यक चेक बॉक्स का चयन नहीं करते हैं, तो ईमेल में दस्तावेज़ की कोई अनाम अतिथि लिंक शामिल हो जाएगी. अनाम अतिथि लिंक्स को अग्रेषित करने या उन लोगों के साथ साझा किए जाने की संभावना हो सकती है, जो हो सकता है कि साइन इन किए बिना सामग्री देखने या संपादित करने में भी सक्षम हों.

  1. साझा करें क्लिक करें.

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अति साझाकरण के बिना साझा करने का तरीका

साइट्स साझाकरण के श्रेष्ठ अभ्यास

यदि आपने किसी उपयोगकर्ता के साथ संपूर्ण साइट साझा की है, तो वह उपयोगकर्ता साइट में लॉग इन करने और साइट के पूर्ण सदस्य की तरह कार्य करने में सक्षम होगा. वे सामग्री के लिए ब्राउज़ करने, उसे खोजने, देखने और संपादित करने (आपके द्वारा उन्हें असाइन किए जाने वाले अनुमति समूह के आधार पर) में सक्षम होंगे. वे, लोग पिकर में अन्य साइट उपयोगकर्ताओं के नाम देखने या दस्तावेज़ मेटाडेटा देखने जैसे कार्य करने में सक्षम होंगे. बाह्य उपयोगकर्ता भी People Picker में साइट उपयोगकर्ताओं के रूप में दिखाई देंगे. इसका अर्थ है कि आपकी साइट उपयोग करने वाले अन्य लोग इन उपयोगकर्ताओं को इस समय की भिन्न-भिन्न अनुमतियाँ दे सकते हैं, जिनकी अनुमतियाँ आपने उनके साथ साइट साझा करने पर प्रारंभ में दी थीं. इससे पहले कि आप बाह्य उपयोगकर्ताओं को अपनी साइट पर आमंत्रित करें, सुनिश्चित करें कि आप उन्हें पहचानते हैं.

यदि आप बाह्य उपयोगकर्ताओं को अपनी टीम साइट पर आमंत्रित करते हैं, तो वे टीम साइट और सभी सबसाइट्स पर सामग्री देखने में समर्थ होंगे. यदि आप बाहरी उपयोगकर्ताओं को आपकी टीम साइट पर महत्वपूर्ण या संवेदनशील सामग्री पर पहुँच से बचना चाहते हैं, तो आपको अपनी टीम साइट की एक सबसाइट बनाना चाहिए जिसमें अनन्य अनुमतियाँ हो और फिर उसे केवल बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करें. अनुमति इनहेरिटेंस के बारे में और जानने के लिए, देखें कि अनुमति इनहेरिटेंस क्या है?

इसी प्रकार, यदि आप अपने द्वारा व्यवसाय के लिए OneDrive स्थान पर बनाई गई सबसाइट को साझा करना चाहते हैं, तो हो सकता है आप यह सुनिश्चित करना चाहें कि इसमें अनन्य अनुमतियाँ हैं, ताकि आप गलती से अतिरिक्त साइट्स या आपकी मेरी साइट की सामग्री के लिए उपयोगकर्ता अनुमति प्रदान न कर दें.

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दस्तावेज़ साझाकरण के श्रेष्ठ अभ्यास

यदि आप गुमनाम अतिथि लिंक्स उपयोग कर दस्तावेज़ साझा करते हैं, तो आमंत्रण प्राप्तकर्ताओं के लिए उन अन्य लोगों के साथ वे अतिथि लिंक्स साझा करना संभव होता है, जो सामग्री देखने के लिए उन लिंक्स का उपयोग कर सकते हैं. संवेदनशील दस्तावेज़ साझा करने के लिए अतिथि लिंक्स का उपयोग न करें. यदि आप किसी व्यक्ति के द्वारा गुमनाम लिंक साझा कर सकने का जोखिम कम करना चाहते हैं, तो बदले में साइन-इन की आवश्यकता के द्वारा कोई दस्तावेज़ साझा करें.

साझा करने का तरीका निर्धारित करना

यदि और कैसे आप सामग्री को बाह्य तरीके से साझा करना चाहते हैं, इस पर विचार करते समय, निम्न के बारे में विचार करें:

  • आप किसे अपनी टीम साइट और किसी भी सबसाइट पर पहुँच की अनुमति देना चाहते हैं, और आप उन्हें क्या कार्य करने में सक्षम होने देना चाहते हैं?
  • आप अपने संगठन में किसे बाह्य तरीके से सामग्री साझा करने की अनुमति देना चाहते हैं?
  • क्या कोई ऐसी सामग्री है, जिसे आप अपने संगठन से बाहर लोगों के द्वारा देखने के लिए कभी भी उपलब्ध न होना सुनिश्चित करना चाहते हैं?

इन प्रश्नों के उत्तरों से आपको सामग्री साझाकरण के लिए अपनी नीति की योजना बनाने में मदद मिलेगी.

इसे आज़माएँ: यदि आपको इसकी आवश्यकता है:

साइट साझा करें

यदि आप कोई साइट साझा करना चाहते हैं, साथ ही आप अपने संगठन की कुछ आंतरिक सामग्री पर बाह्य उपयोगकर्ताओं को पहुँच करने से प्रतिबंधित भी करना चाहते हैं, तो उन अनन्य अनुमतियों वाली सबसाइट बनाने पर विचार करें, जिनका उपयोग आप विशेष रूप से बाह्य साझाकरण के उद्देश्य के लिए करते हैं.

अपने संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति को साइट पर जानकारी और सामग्री पर निरंतर पहुँच दें. उन्हें आपकी साइट के पूर्ण उपयोगकर्ता की तरह कार्य करने की क्षमता और सामग्री बनाने, संपादित करने और देखने की आवश्यकता है.
कोई दस्तावेज़ साझा करें और साइन-इन आवश्यक करें. अपने संगठन के बाहर के लोगों को समीक्षा या सहयोग करने के लिए किसी विशिष्ट दस्तावेज़ पर सुरक्षित पहुँच दें, लेकिन इन लोगों को आपकी आंतरिक साइट की अन्य सामग्री पर निरंतर पहुँच की आवश्यकता नहीं है.
किसी अनाम अतिथि लिंक का उपयोग करके कोई दस्तावेज़ साझा करें. अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ ग़ैर-संवेदी या ग़ैर-गोपनीय दस्तावेज़ के लिए लिंक साझा करें, जिससे या तो वे दस्तावेज़ को देख सकें या प्रतिक्रिया के साथ उस पर अद्यतन कर सकें. इन लोगों को आपकी आंतरिक साइट की सामग्री पर निरंतर पहुँच की आवश्यकता नहीं होती है.

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किसी विशिष्ट साइट या दस्तावेज़ पर किसे पहुँच प्राप्त है यह देखना

आप उन लोगों की सूची तुरंत देखने के लिए भी साझा करें आदेश का उपयोग कर सकते हैं जिनके साथ कोई दस्तावेज़ साझा किया जा चुका है.

निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • किसी साइट पर किसको पहुँच प्राप्त है यह देखने के लिए, पेज के ऊपरी दाईं ओर साझा करें पर क्लिक करें, और फिर जिन लोगों को साइट पर पहुँच प्राप्त है उनकी सूची देखने के लिए साझा करें संवाद बॉक्स में इसके साथ साझा करें के बाद उस लिंक पर क्लिक करें.
  • किसी दस्तावेज़, फ़ोल्‍डर, या दस्तावेज़ सेट पर किसको पहुँच प्राप्त है यह देखने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में कोई आइटम चुनें, और फिर फ़ाइल टैब पर इसके साथ साझा करें फ़्लिक करें.

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आमंत्रण वापस लें

यदि आप किसी बाह्य उपयोगकर्ता को भेजे गए आमंत्रण को वापस लेना चाहते हैं, तो आप आमंत्रण को स्वीकार किए जाने से पहले उसे वापस कर सकते हैं.

उस साइट पर जाए जिस पर से आप कोई आमंत्रण वापस लेना चाहते हैं.

  1. सेटिंग्स सेटिंग्स बटन > साइट सेटिंग्स पर जाएँ.
  2. उपयोगकर्ता और अनुमतियाँ के अंतर्गत, पहुँच अनुरोध और आमंत्रण पर क्लिक करें.
  3. बाह्य उपयोगकर्ता आमंत्रण के अंतर्गत, उस व्यक्ति को ढूँढें, जिसे आप साइट पर आमंत्रित नहीं करना चाहेंगे और फिर मेनू खोलें पर क्लिक करें.
  4. गुण विंडो में, वापस लें पर क्लिक करें.

यदि बाह्य उपयोगकर्ता ने पहले ही आमंत्रण स्वीकार कर लिया है, और आप उसे अपनी साइट से निकालना चाहते हैं, तो आप उसे उस SharePoint अनुमतियाँ समूह से निकाल कर कर ऐसा सकते हैं जिस पर आपने उसे असाइन किया है. आपके संगठन में जिस व्यक्ति को Office 365 व्यवस्थापक या SharePoint Online व्यवस्थापक के रूप में अनुमतियाँ प्राप्त है, वह भी आपके परिवेश के लिए उपयोगकर्ताओं की सूची से उसको निकाल सकता है. अधिक जानकारी के लिए, बाह्य साझाकरण प्रबंधित करें अनुभाग में सूचीबद्ध आलेखों को देखें.

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किसी अनाम अतिथि लिंक को अक्षम करना

जब कोई दस्तावेज़ किसी अतिथि लिंक के द्वारा साझा किया जाता है तो, आप दस्तावेज़ कॉलआउट में यह जानकारी देख सकते हैं.

गुण संवाद बॉक्स दिखा रहा है कि दस्तावेज़ को किसी अतिथि लिंक के साथ साझा किया गया है.

आप अतिथि लिंक को अक्षम कर, उस अतिथि लिंक के माध्यम से साझा किए जा रहे दस्तावेज़ पर पहुँच रद्द कर सकते हैं.

  1. उस लाइब्रेरी पर जाएँ जिसमें वह दास्तावेज़ है जिसकी अतिथि लिंक को आप निकालना चाहते है.
  2. दस्तावेज़ इंगित करें और मेनू खोलें पर क्लिक करें.
  3. वाक्य अतिथि लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के लिए दस्तावेज़ खोलें में अतिथि लिंक पर क्लिक करें.
  4. अतिथि लिंक के URL के आगे, अक्षम करें बटन पर क्लिक करें.
  5. जब आपसे लिंक अक्षम करने के लिए पूछा जाता है, तो लिंक अक्षम करें पर क्लिक करें.
    संवाद बॉक्स आपसे पूछ रहा है कि क्या आप साझा किए गए दस्तावेज़ के अतिथि लिंक को अक्षम करना चाहते हैं, जिससे वह अतिथि लिंक और अधिक कार्य नहीं करेगा.

जब आपके संगठन के बाहर के लोग अतिथि लिंक का उपयोग करके सामग्री पर पहुँच प्राप्त करने का प्रयास करते हैं, तो उन्हें यह बतानेवाला एक संदेश दिखाई देगा कि वे इस पर पहुँच प्राप्त नहीं कर सकते हैं.

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बाह्य साझाकरण प्रबंधित करना

आपके संगठन द्वारा Office 365 की सदस्यता योजना के आधार पर बाह्य साझाकरण के लिए व्यवस्थापक सेटिंग्स भिन्न होती है. बाह्य साझाकरण सुविधा चालू या बंद करने या इसे दूसरी तरह से कॉन्फ़िगर करने के बारे में जानकारी के लिए, निम्न विषय देखें:

यदि आपका संगठन Office 365 Small Business का उपयोग कर रहा है, तो बाह्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करना प्रबंधित करें देखें.

यदि आपका संगठन Office 365 की कोई एंटरप्राइज़ योजना का उपयोग कर रहा है, अपने SharePoint online परिवेश के लिए बाह्य साझाकरण प्रबंधित करें देखें.

साइट्स पर पहुँच अनुरोध सेट अप करने और प्रबंधित करने के बारे में जानकारी के लिए, पहुँच अनुरोध सेट अप करना और प्रबंधित करना देखें.

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इनपर लागू:
SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint व्यवस्थापन केंद्र