आपकी SharePoint Online साइट पर दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को ले जाना

जब आप Office 365 के लिए SharePoint Online सेट करते हैं, तो संभवतः आपके पास वे दस्तावेज़ और फ़ाइलें हो सकती हैं जिन्हें आप अपनी टीम साइट में जोड़ना चाहते हैं. यहाँ कुछ तरीके दिए गए हैं जिनके द्वारा आप अपनी साइट पर विभिन्न प्रकार की सामग्री जोड़ सकते हैं.

इस आलेख में


प्रारंभ करने से पहले

इससे पहले कि आप फ़ाइलों को कहीं ले जाना प्रारंभ करें, जाँचें कि Office 365 में SharePoint Online के लिए आपके पास कितना संग्रहण स्थान है. आमतौर पर, SharePoint Online साइट संग्रह के लिए संग्रहण सीमा 10 GB है, साथ ही प्रत्येक लाइसेंसीकृत एंड-यूज़र के लिए 500 MB है. इसका अर्थ है कि, 250 उपयोगकर्ताओं के लिए, संग्रहण की अधिकतम मात्रा 135GB है, साथ ही व्यवसाय के लिए OneDrive में प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए 25 GB का संग्रहण स्थान है. यदि आप चाहें तो आप Office 365 के लिए अधिक संग्रहण स्थान भी खरीद सकते हैं. SharePoint Online के लिए संग्रहण सीमा के बारे में अधिक जानकारी ढूँढ़ने के लिए, SharePoint Online: सॉफ़्टवेयर प्रतिबंध और सीमाएँ देखें.

 यु्क्ति    यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि Office 365 में, SharePoint Online के लिए संग्रहण सीमा (आपकी टीम साइट) Exchange Online (ईमेल खातों के लिए) की संग्रहण सीमा से भिन्न होती है. मेलबॉक्स संग्रहण सीमा के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Exchange Online के लिए Office 365 सेवा विवरणों में प्राप्तकर्ता,देखें.

अगला चरण उस सामग्री का विश्लेषण करना है जो आपके पास वर्तमान में है. इसमें दस्तावेज़, छवियाँ, प्रपत्र इत्यादि शामिल हैं.

 यु्क्ति    फ़ाइल एक्सप्लोरर में, अपनी मौजूदा फ़ाइलों को आकार के द्वारा और दिनांक के द्वारा खोजें. यह आपको उन फ़ाइलों की त्वरित पहचान करने में मदद करेगा जिनका उपयोग हाल ही में किया गया है, या जो बहुत बड़ी हैं.

इस पर विचार करें कि कितनी सामग्री नियमित रूप से उपयोग की जाती है, और क्या आप इस पूर्ण सामग्री को Office 365 में संग्रहीत करना चाहते हैं. बिलकुल उसी प्रकार से जब आप एक छोटे घर में जाते हैं, तो आपका लक्ष्य यह निर्णय लेना होता है कि नए स्थान में क्या फ़िट होगा. उदाहरण के लिए, यदि अभी आपका संगठन SharePoint Online के लिए Office 365 की सीमा की तुलना में अधिक संग्रहण का उपयोग करता है, तो आपको इस तरह के निर्णय करने होंगे:

  • आप किन फ़ाइलों को स्थानांतरित करना चाहते हैं?
  • क्या आप अधिक संग्रहण स्थान खरीदना चाहते हैं?
  • क्या आपने अपनी साइट के विकास के लिए अधिक स्थान की योजना बनाई है? (यह निश्चित रूप से होगा)

यदि आपका संगठन बहुत बड़ा या जटिल है, तो अपनी मदद के लिए किसी विशेषज्ञ को आमंत्रित करने पर विचार करें. आप Microsoft Pinpoint सॉफ़्टवेयर और तकनीकी सेवाएँ पर प्रतिष्ठित सहायता प्राप्त कर सकते हैं. प्रमाणीकृत Microsoft विशेषज्ञों और पेशेवर सेवाओं को ढूँढने के लिए, पूरे विश्व की कंपनियों हेतु Pinpoint एक तीव्र और आसान तरीका है.

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फ़ोल्डर्स, लाइब्रेरीज़, और सबसाइट्स बनाना

आप जिस सामग्री को ले जाना चाहते हैं उसकी पहचान करने के बाद, इस बारे में सोचें कि आप इसे किस प्रकार व्यवस्थित करना चाहते हैं. आप अपनी टीम साइट पर दस्तावेज़ लाइब्रेरी में फ़ाइलें अपलोड करके प्रारंभ करना चाह सकते हैं. सामग्री को व्यवस्थित करना एक अच्छा विचार है, विशेषकर तब जब आपको यह अपेक्षा हो कि अंततः आपके पास बहुत फ़ाइलें होंगी. जैसे ही सामग्री की मात्रा बढ़ती है, तो आप उस सामग्री को संग्रहीत करने के लिए अतिरिक्त दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़, प्रपत्र लाइब्रेरीज़, और चित्र लाइब्रेरीज़ बना सकते हैं. आप विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों या प्रोजेक्ट के लिए सबसाइट्स भी बना सकते हैं.

अपनी साइट पर सामग्री को व्यवस्थित करने के लिए संरचना की योजना किस प्रकार बनाई जाए इसके बारे में अधिक जानकारी के लिए, इन आलेखों में से कोई एक देखें:

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दस्तावेज़, चित्र और फ़ाइलें अपलोड करना

Word दस्तावेज़, PDF फाइलें, या JPG फ़ोटोज़ जैसी फ़ाइलें अपलोड करने के लिए, उन्हें किसी लाइब्रेरी या लाइब्रेरी के किसी फ़ोल्डर में अपलोड करें.

 नोट    किसी एक फ़ाइल का अधिकतम फ़ाइल आकार जिसे SharePoint Online लाइब्रेरी में अपलोड किया जा सकता है वह वर्तमान में 250 MB है. इसके अतिरिक्त, आप एक बार में केवल 100 या इससे कम फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं.

ऐसा करने का सबसे बेहतर तरीका फ़ाइलों की संख्या पर निर्भर करता है. सबसे पहले गंतव्य लाइब्रेरी पर ब्राउज़ करें, और फिर कोई पद्धति चुनने के लिए इस तालिका का उपयोग करें.

फ़ाइलों की संख्या अपलोड करने की पद्धति
एकल दस्तावेज़ नया दस्तावेज़ > मौजूदा फ़ाइल अपलोड करें का चयन करें, और फिर अपने कंप्यूटर पर फ़ाइल को ब्राउज़ करें.
अनेक दस्तावेज़ और फ़ोल्डर्स रिबन के लाइब्रेरी टैब पर Explorer के साथ खोलें बटन का चयन करें. फिर, फ़ाइल एक्सप्लोरर का उपयोग करके फ़ाइलों को खींचें-और-छोड़ें.

अधिक जानकारी के लिए, लाइब्रेरी में फ़ाइलें अपलोड करें, बनाएँ या हटाएँ देखें.

 नोट    कुछ फ़ाइल प्रकार ऐसे हैं जो किसी लाइब्रेरी में अपलोड नहीं किए जा सकते हैं. इनकी सूची के लिए, किसी सूची या लाइब्रेरी में जोड़ी न जा सकने वाली फ़ाइलों के प्रकार आलेख देखें .

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संपर्कों, कैलेंडर्स, और स्प्रैडशीट्स के लिए SharePoint सूचियाँ बनाने पर विचार करना

प्रत्येक व्यवसाय में डेटा को कई रूपों में रखा जाता है, जैसे कि कैलेंडर्स, कार्य, स्प्रैडशीट्स. इस प्रकार के डेटा के लिए, आप उस सामग्री को अपनी साइट पर किसी सूची में ले जा सकते हैं या कन्वर्ट कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने व्यावसायिक संपर्कों की सूची को संपर्क सूची में कन्वर्ट कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, आप अक्सर कैलेंडर्स को SharePoint Calendar में कन्वर्ट कर सकते हैं, जो कि एक विशेष प्रकार की सूची होती है.

यदि आप अभी जानकारी को ट्रैक करने के लिए Microsoft Excel स्प्रैडशीट्स का उपयोग करते हैं, तो आप इन स्प्रैडशीट्स को SharePoint Online में सीधे किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में अपलोड कर सकते हैं. या, आप किसी स्प्रैडशीट को SharePoint सूचियों के रूप में आयात कर सकते हैं. क्योंकि बहुत से लोग एक ही समय में सूची का अद्यतन कर सकते हैं, इसलिए SharePoint सूचियाँ सहयोग को प्रोत्साहित करने में मदद करती हैं. अपनी इच्छित सटीक जानकारी का खुलासा करने हेतु आप सूचियों के विभिन्न दृश्य बना सकते हैं.

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सामान्य व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए SharePoint समाधानों पर विचार करना

किसी मौजूदा कार्य को बेहतर रूप से प्रबंधित करने के लिए सामग्री को स्थानांतरित करने का अन्य तरीका SharePoint समाधान का उपयोग करना है. उदाहरण के लिए, अधिकतर संगठन अपने यहाँ कार्य करने वाले लोगों के दैनिक ज्ञान को कैप्चर और साझा करना चाहते हैं. निश्चित रूप से इस प्रकार के साझाकरण के लिए आपकी साइट पर विकी बहुत अच्छी हो सकती है.

यह तालिका SharePoint सुविधाओं का वर्णन करती है जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने में आपकी मदद कर सकती हैं.

व्यावसायिक प्रक्रिया वर्णन
टीम ब्लॉग के साथ महत्वपूर्ण घोषणाओं को साझा करें

आपके सहकर्मियों के लिए संचार जानकारी उपलब्ध कराने हेतु ब्लॉग्स उपयोगी उपकरण के रूप में कार्य कर सकते हैं. यदि आपको जानकारी साझा करने के लिए किसी फ़ोरम की आवश्यकता है, तो कोई ब्लॉग सेट करने का विचार करें.

टीम के ज्ञान को साझा और उसमें सहयोग करने के लिए विकी का उपयोग करें

विकीज़ विशिष्ट साइट्स होती हैं जहाँ उपयोगकर्ताओं का समुदाय जानकारी का निर्माण करता हैं और उसे कायम रखता हैं. आपके कार्य के लिए महत्वपूर्ण मानी जाती, प्रक्रिया जानकारी या सामान्य संदर्भ जानकारी को कैप्चर और साझा करने के लिए विकीज़ एक बेहतरीन उपकरण हो सकता है.

संसाधन शेड्यूलिंग को SharePoint समूह कैलेंडर्स में ले जाएँ

समूह कैलेंडर कॉंन्फ्रेंस रूम, ऑडियो विज़ुअल उपकरण, इत्यादि जैसे सामान्य संसाधनों को शेड्यूल करने का एक अच्छा तरीका हो सकता है. चूँकि एक समूह कैलेंडर एक SharePoint ऑनलाइन साइट पर रहता है, इसलिए आपकी टीम में सभी उसे SharePoint या Outlook में आसानी से देख सकते हैं.

डेटाबेस प्रोग्राम्स को Access अनुप्रयोग में कन्वर्ट करना

आप किसी डेटाबेस को डिज़ाइन और प्रकाशित करने में Microsoft Access 2013 का उपयोग कर सकते हैं, और फिर अपनी टीम साइट पर डेटाबेस का उपयोग करने के लिए एक Access अनुप्रयोग बना सकते हैं.

वर्कफ़्लोज़ के साथ व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करें

व्यावसायिक प्रक्रिया में वर्कफ़्लोज़ मुख्य कार्यों को स्वचालित और ट्रैक करता है. वे अनुमोदन प्रक्रियाओं या प्रतिक्रिया को एकत्रित करने जैसे कार्यों के लिए बहुत अच्छे होते हैं.

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अपनी सामग्री ढूँढने में साइट उपयोगकर्ताओं की मदद करना

अपने दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को अपनी टीम साइट पर ले जाने के बाद, अन्य साइट उपयोगकर्ताओं को इसके बारे में बताएँ. आप उन्हें विभिन्न तरीके प्रदान कर सकते हैं जिसका उपयोग वे साइट पर सामग्री ढूँढने के लिए कर सकते हैं.

यह तालिका उन विभिन्न पद्धतियों का वर्णन करती है जिसका उपयोग आप कर सकते हैं.

पद्धति वर्णन
सामग्री का पता लगाने के लिए खोज का उपयोग करना

SharePoint Online साइट पर सामग्री का पता लगाने का सबसे आसान तरीका खोज सुविधा का उपयोग करना है.

सामग्री खोजने योग्य बनाने के लिए सूचियों और लाइब्रेरीज़ पर दृश्यों को कॉन्फ़िगर करना

आप उन तत्वों का चयन कर सकते हैं जो किसी दृश्य में प्रकट होते हैं. उदाहरण के लिए, एक दृश्य में, आप शीर्षक और लेखक दिखा सकते हैं. एक भिन्न दृश्य में, आप केवल उन आइटम्स को दिखा सकते हैं जो किसी निश्चित दिनांक के बाद जोड़े गए हैं.

साइट नेविगेशन अनुकूलित करना

साइट उपयोगकर्ताओं के लिए सामग्री का पता लगाना आसान बनाने के लिए आप अपनी टीम साइट के लिए नेविगेशन को अनुकूलित कर सकते हैं.

ऑफ़लाइन होने पर ऑनलाइन सामग्री की खोज करना

जब आप ऑफ़लाइन हों तो SharePoint Online साइट पर कोई सामग्री खोजने के लिए आप व्यवसाय के लिए OneDrive या Outlook का उपयोग कर सकते हैं.

सामग्री अद्यतनों का ट्रैक रखना

चेतावनि‍याँ सेट करें या किसी RSS फ़ीड की सदस्यता लें जिससे कि सामग्री परिवर्तित होने पर आपको स्वचालित रूप से सूचित किया जाएगा.

साइट उपयोगकर्ताओं द्वारा सामग्री को आसानी से ढूँढें जाने में आप द्वारा मदद किए जा सकने वाले तरीकों के बारे में अधिक जानने के लिए, अपनी टीम साइट्स हेतु सामग्री की योजना बनाना योजना मार्गदर्शिका आलेख देखें.

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SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint व्यवस्थापन केंद्र