ओवरव्यू: अपनी टीम के साथ सहयोग के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करना

साइट मेलबॉक्स एक केंद्रीय ईमेल और दस्तावेज़ साझाकरण खाता है जिस पर किसी SharePoint साइट से पहुँच प्राप्त की जाती है. आपकी टीम प्रासंगिक टीम-स्तर ईमेल वार्तालाप को एकत्रित करने या एक महत्वपूर्ण ईमेल संदेश लिखने पर सहयोग के लिए किसी साइट मेलबॉक्स को उपयोग करने हेतु चुन सकती है. आपकी टीम साइट किसी मेलबॉक्स का उपयोग करके सुरक्षित रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को साझा करने के लिए भी इसे सहायक पा सकती है.

अपनी साइट के लिए कोई साइट मेलबॉक्स सेटअप करने के बाद, एक नया ईमेल खाता बनाया जाता है, जो आपकी साइट के नाम का उपयोग करता है. उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपके पास एक टीम साइट है जो इस URL का उपयोग करती है: http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. उस साइट मेलबॉक्स के लिए ईमेल पता HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com होगा.

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टीम-स्तर ईमेल वार्तालाप एकत्रित करना

कई टीम स्पष्ट रूप से नियमित आधार पर ईमेल संदेश के माध्यम से वार्तालाप करती हैं. उनमें से कुछ वार्तालाप, जानकारी के परिणाम हैं, जो रेखा में नीचे कहीं उपयोगी संदर्भ हो सकता है. अपने स्वयं के इनबॉक्स में उस जानकारी को खोने के बजाय, आप सबसे उपयोगी ईमेल को अपने साइट मेलबॉक्स में थ्रेड के अंतर्गत अग्रेषित कर सकते हैं. अपनी साइट पर योगदान अनुमतियों वाला प्रत्येक व्यक्ति साइट मेलबॉक्स को खोलने में और उस संदेश को देखने में सक्षम होगा. इस तरह से, अब से कुछ ही महीनों पहले जब कोई अन्य टीम सदस्य किसी विशेष निर्णय में कौन सी जानकारी गई है, उसे वापस लाने का प्रयास कर रहा है, वह टीम सदस्य साइट मेलबॉक्स खोल सकता है, उस खाते में कैप्चर किए गए मेल के माध्यम से खोज सकता है और प्रश्न में इस समस्या का इतिहास देख सकता है.

इन टीम-स्तर ईमेल वार्तालाप को एकत्रित करने का एक अन्य बहुत अच्छा विचार है, कि टीम को कोई ईमेल संदेश भेजते समय बस साइट मेलबॉक्स ईमेल पते की प्रतिलिपि बनाएँ. आप संपर्क समूह या वितरण सूची में साइट मेलबॉक्स ईमेल पता भी शामिल कर सकते हैं, ताकि जब भी आप अपनी टीम को मेल भेजें तो यह स्वचालित रूप से शामिल कर लिया जाए.

साइट मेलबॉक्स के साथ ईमेल संदेश प्रतिलिपि फ़ील्ड में शामिल हैं.

क्या और जानना चाहते हैं?    टीम ईमेल समन्वित करने के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करें (या, यदि आप पेशेवर और लघु व्यवसायों के लिए Office 365 का उपयोग कर रहे हैं, तो टीम ईमेल समन्वित करने के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करें पर एक नज़र डालें) पर एक नज़र डालें.

अन्य लोगों के साथ दस्तावेज़ों को साझा करना

प्रत्येक टीम के पास कुछ प्रकार के दस्तावेज़ होते हैं, जिन्हें कहीं संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है और आमतौर पर अन्य लोगों के साथ साझा करने की आवश्यकता होती है. यदि आप अपनी SharePoint साइट पर अपने टीम के दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते हैं, तो आप उन लोगों के साथ जिनके पास साइट तक पहुँच है, उन दस्तावेजों को साझा करने के लिए आसानी से साइट मेलबॉक्स अनुप्रयोग का लाभ उठा सकते हैं

 महत्वपूर्ण    जब उपयोगकर्ता Outlook में साइट मेलबॉक्स देखते हैं, तो उन्हें उस साइट की दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ में सभी दस्तावेज़ों की एक सूची दिखाई देगी. साइट मेलबॉक्सेज़ सभी उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेज़ों की समान सूची प्रस्तुत करते हैं, इसलिए कुछ उपयोगकर्ताओं को ऐसे दस्तावेज़ भी दिखाई दे सकते हैं, जिन्हें खोलने की पहुँच उनके पास नहीं है.

यदि आप Exchange का उपयोग कर रहे हैं, तो दस्तावेज़ों को अन्य लोगों को अग्रेषित करने के लिए इसे अधिक आसान बनाकर आपके दस्तावेज़ Outlook में किसी फ़ोल्डर में भी दिखाई देंगे.

साइट मेलबॉक्स से किसी दस्तावेज़ को अग्रेषित करना

क्या और जानना चाहते हैं?    दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करें (या, यदि आप Office 365 Small Business का उपयोग कर रहे हैं, तो दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करें, पर एक नज़र डालें) पर एक नज़र डालें. आप Office 365 में साइट मेलबॉक्स उपयोग करने के लिए तैयार करें के माध्यम से पढ़ने पर भी इसे सहायक पा सकते हैं.

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