लाइब्रेरी साइट पर वह स्थान है जहाँ आप फ़ाइलों को टीम के सदस्यों के साथ बना सकते हैं, संग्रहीत कर सकते हैं, अद्यतन कर सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं. प्रत्येक लाइब्रेरी में फ़ाइलों की सूची और फ़ाइलों के बारे में मुख्य जानकारी प्रदर्शित होती है, जो सदस्यों को साथ मिलकर कार्य करने के लिए फ़ाइलों का उपयोग करने में सहायता करती है. आप उपयोग के लिए तैयार उन कई लाइब्रेरीज़ और लाइब्रेरी टेम्पलेट्स से चुन सकते हैं, जो आपकी फ़ाइलें व्यवस्थित करने के लिए एक अच्छी शुरुआत देते हैं. लाइब्रेरी बनाने के बाद, आप इसे कई तरीकों से अनुकूलित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि दस्तावेज़ कैसे देखे, प्रबंधित और बनाए जाते हैं. या, आप कितने और किस प्रकार के संस्करण सहित संस्करणों को ट्रैक कर सकते हैं. आप अपने प्रोजेक्ट और व्यवसाय प्रक्रियाओं को अधिक सुचारू बनाने के लिए कस्टम दृश्य, प्रपत्र और वर्कफ्लो भी बना सकते हैं.
इस आलेख में
लाइब्रेरीज़ का ओवरव्यू
विभिन्न स्थानों जैसे व्यक्तिगत कंप्यूटर्स, नेटवर्क डिस्क, और ई-मेल फ़ोल्डर्स पर रखे दस्तावेज़ों के लिए टीम हंटिंग करने की बजाय, केंद्र स्थान के रूप में किसी ऐसी SharePoint लाइब्रेरी का उपयोग करना अधिक कुशल तरीका है, जिसे आपकी टीम का प्रत्येक व्यक्ति देख और उपयोग कर सकता है.
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लाइब्रेरी क्या है?
SharePoint लाइब्रेरी साइट पर वह स्थान है, जहाँ आप टीम के सदस्यों के साथ फ़ाइलों को बना, संग्रहीत, अद्यतन और समन्वय कर सकते हैं. प्रत्येक प्रकार की लाइब्रेरी — दस्तावेज़, चित्र, प्रपत्र, विकी पेज, - फ़ाइलों के बारे में फ़ाइलों की सूची और फ़ाइलों की मुख्य जानकारी को प्रदर्शित करती है, जैसे फ़ाइल को संशोधित करने वाला अंतिम व्यक्ति कौन था. आप संग्रहीत की जाने वाली फ़ाइलों के प्रकार और उन्हें उपयोग करने के तरीके के अनुसार लाइब्ररी के किसी भी प्रकार को चुन सकते हैं. लाइब्रेरी के साथ कार्य समाप्त करने के बाद, आप फ़ाइलों का संग्रह कर सकते हैं, उपयोग न की गई लाइब्रेरी को हटा सकते हैं और सर्वर डिस्क स्थान को सहेज सकते हैं.
आप लाइब्रेरीज़ को विभिन्न तरीकों से अनुकूलित भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि दस्तावेज़ कैसे देखे, प्रबंधित और बनाए जाते हैं. आप संस्करणों की संख्या और उनके प्रकारों सहित संस्करणों को ट्रैक कर सकते हैं और आप दस्तावेज़ों के स्वीकृत किए जाने से पहले उन्हें देखने वालों को सीमित कर सकते हैं. व्यवसाय प्रक्रिया को स्ट्रीमलाइन करने के लिए, आप लाइब्रेरीज़ में दस्तावेज़ों पर सहयोग के लिए वर्कफ़्लोज़ का उपयोग कर सकते हैं. अस्तव्यस्तता कम करने के लिए, आप लाइब्रेरीज़ में दस्तावेज़ों के हैंडल करने और समय सीमा समाप्ति को प्रबंधित करने के लिए जानकारी प्रबंधन नीतियों को निर्दिष्ट कर सकते हैं.
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कोई विशेष टीम लाइब्रेरी का उपयोग कैसे करती है?
Contoso की विपणन टीम को प्रोजेक्ट और समूह दस्तावेज़ों पर साथ मिलकर कार्य करने की आवश्यकता है. टीम के सदस्यों का कोई केंद्रीय स्थान होना आवश्यक है जहाँ वे दस्तावेज़ों पर सहयोग कर सकते, अपने कैलेंडर्स और मीटिंग्स का ट्रैक रख सकते, प्रोजेक्ट प्रबंधित कर सकते और टीम कार्यों को ट्रैक कर सकते हैं. इस टीम में एक संविदाकार भी होता है जो दूरस्थ स्थान पर रहता है, इसलिए SharePoint 2010 उपयोग करने का एक अतिरिक्त नया लाभ है.
उनके लिए प्रथम चरण साइट स्वामी के रूप में एक सदस्य और उनकी साइट प्रबंधन के लिए पाइंट व्यक्ति नियत करना होता है. साइट स्वामी साइट व्यवस्थापक की भूमिका निभाता है, लाइब्रेरी के लिए पूर्ण नियंत्रण अनुमति प्राप्त करता है और पहले यह सुनिश्चित करता है कि टीम में प्रत्येक के पास अपनी टीम साइट पर साझा दस्तावेज़ लाइब्रेरी के लिए योगदान अनुमति स्तर होता है. आगे, साइट स्वामी इसका नाम "विपणन दस्तावेज़" में बदलता है और तब विस्तृत वर्णन जोड़ता है ताकि सभी उपयोगकर्ता, विशेष रूप से नए उपयोगकर्ताओं को लाइब्रेरी के उद्देश्य और इसमें कौन सी सामग्री देखी या जोड़ी जाए, यह स्पष्ट हो जाता है. टीम ने प्रेस विज्ञप्तियों को प्रबंधित करने, बजट फ़ाइलें संविदाओं, संविदाओं और दूसरे प्रासंगिक टीम दस्तावेज़ों के लिए इस लाइब्रेरी के उपयोग करने का निर्णय किया है.
साइट स्वामी का सबसे पहले कार्यों में से एक, केंद्र स्थान के रूप में लाइब्रेरी के उपयोग पर टीम का ध्यान दिलाने के लिए लाइब्रेरी में बहुत से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को खोजना और अपलोड करना है. तब साइट स्वामी निम्न करने का निर्णय करता है: आवश्यक चेक आउट के लिए लाइब्रेरी सेट करना, ताकि अकस्मात कोई परिवर्तनों को दस्तावेज़ पर अधिलेखित न करे और संस्करणों को ट्रैक नहीं करे, ताकि टीम के पास एक इतिहास रहे कि फ़ाइलें कैसे उत्पन्न हुई हैं और यदि आवश्यक हो तो पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकें. कंपनी मानकों के पालन को सुनिश्चित करने के लिए, साइट स्वामी विपणन रिपोर्ट्स, बिक्री अनुबंध, अभियान योजनाओं और बजट कार्यपत्रकों के मानक टेम्पलेट्स को लाइब्रेरी से जोड़ता है. प्रत्येक टेम्पलेट में कंपनी का लोगो और मिशन वाक्य होता है. जब सदस्य दस्तावेज़ लाइब्रेरी से नई फ़ाइल बनाते हैं, तो वे उपयोग किए जाने वाले टेम्पलेट का चयन आसानी से कर सकते हैं.
टीम सदस्य अंतत, टीम सदस्यों के रूप में दस्तावेज़ पर जोड़ते और सहयोग करते हैं, वे उन स्तंभों को जोड़कर और दृश्यों को बनाकर लाइब्रेरी व्यवस्थित करते हैं, जो विभिन्न तरीकों से सामग्री को दर्शाती है जो उनके कार्य के लिए अर्थपूर्ण है. उदाहरण के लिए, साइट स्वामी "प्रोजेक्ट नाम" स्तंभ जोड़ता है ताकि सदस्य उस स्तंभ को फ़िल्टर और सॉर्ट कर सकें.
टीम के दूसरे सदस्य वित्तीय तिमाही द्वारा समूहीकृत सार्वजनिक दृश्यों और अनुबंधों के लिए छह महीने के भीतर समाप्त होने वाले फिल्टर को जोड़ते हैं. प्रत्येक सदस्य तेजी के साथ अपनी जानकारी खोजने और अपना कार्य समाप्त करने में अपनी सहायता के लिए व्यक्तित दृश्य बनाता है.
स्टाफ़ मीटिंग में काफी चर्चा के बाद, टीम लाइब्रेरी स्तर पर सप्ताह में एक बार रिपोर्ट अद्यतन करने के लिए अलर्ट सेट करने का निर्णय करती है. प्रत्येक सदस्य यह निर्णय करता है कि आवश्यक के रूप में निर्दिष्ट फ़ाइलों पर अतिरिक्त चेतावनियाँ या RSS फ़ीड्स सेट कैसे करें. टीम सहयोग की इस नई दुनिया में महत्वपूर्ण "सर्वोत्तम कार्य" का वादा भी करती है. जब सदस्य लाइब्रेरी में दस्तावेज वितरित करना चाहते हैं, तो वे इसे एक ई-मेल संदेश से अनुलग्न करने के प्रलोभन का विरोध करते हैं और इसके बजाय ई-मेल में लिंक भेजते हैं. लाइब्रेरी रिबन से ई-मेल संदेश में दस्तावेज़ लिंक प्रविष्ट करना आसान है, जो नवीनतम संस्करण पर लोगों की पहुँच को निश्चित करता है, और अनावश्यक बिट्स से स्थानीय नेटवर्क को खोलने में सहायता करता है.
आमतौर से टीम के सदस्य और दूसरे उपयोगकर्ता सामग्री पर पहुँचने से अवरोधित कर दिए जाते हैं क्योंकि उनके पास उपयुक्त अनुमतियाँ नहीं होती हैं. कुछ दस्तावेज़ सुरक्षित होते हैं क्योंकि उनमें संवेदनशील सामग्री होती है, जैसे अनुबंध या बजट संबंधी जानकारी. लेकिन साइट स्वामी से अनुरोध की पहुँच की क्षमता सक्षम होने कारण, वे सुविधाजनक ढंग के साथ एक पृष्ठ से पहुँच का अनुरोध कर सकते हैं, और साइट स्वामी दस्तावेज़ के लिए उपयुक्त अनुमति दे सकता है.
विपणन टीम के सभी सदस्य, लेकिन विशेष तौर से संविदाकार, लाइब्रेरी सामग्री ऑफ़लाइन लेने, उसे घर या दूरस्थ स्थान पर उपयोग करने और तब वापस ऑनलाइन आने पर Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 का उपयोग करके सुगमता के साथ परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ करने की क्षमता चाहते हैं.
इस विपणन टीम की एक महत्वपूर्ण जिम्मेदारी बिक्री और राजस्व प्राप्त करने के लिए विपणन अभियानों का सुझाव देना है. जब टीम सदस्य एक नई अभियान योजना विकसित करते हैं, तो वे इस फ़ाइल के लघु संस्करणों को ट्रैक करते हैं. यदि वे एक संस्करण में गलती करते हैं, तो वे पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकते हैं. जब वे अपनी अभियान योजना समाप्त करते हैं, तो वे बड़े संस्करण बना सकते हैं और तब अपने कानूनी विभाग और अपने प्रबंधक के अनुमोदन पर इसे प्रकाशित कर सकते हैं. फ़ाइल अनुमोदित करते समय, कंपनी के दूसरे कर्मचारी फ़ाइल देख सकते हैं. साइट स्वामी ऑनलाइन दस्तावेज़ीकरण, प्रशिक्षण, और ब्लॉग्स पर शोध करता है, और तब कोड का उपयोग किए बिना पता लगाता है कि वर्कफ़्लो को कैसे सेट किया जाए, इसे लाइब्रेरी के साथ कैसे सेट किया जाए और प्रतिक्रिया लेने, हस्ताक्षर संग्रहीत करने और अंतिम दस्तावेज़ प्रकाशन की प्रक्रिया को कैसे स्वचालित किया जाए.
तीन महीने उपयोग करने के बाद, विपणन लाइब्रेरी और साइट विपणन टीम का महत्वपूर्ण हिस्सा बन चुका है और पूरे प्रतिष्ठान में उनकी उत्पादकता और दृश्यता सुधार में वस्तुत: सहायता की है. वे इसके बिना कार्य करने की कल्पना नहीं कर सकते और बेहतर सहयोग के लिए SharePoint 2010 के उपयोग के दूसरे तरीके सक्रिय रूप से खोज कर रहे हैं.
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लाइब्रेरीज़ के प्रकार
नई साइट बनाते समय आपके लिए कुछ लाइब्रेरीज़ बनाई जाती हैं, जैसे कि टीम साइट में साझा दस्तावेज़ लाइब्रेरी. आप अपने उद्देश्यों के लिए इन लाइब्रेरीज़ को अनुकूलित कर सकते हैं या आप अपनी स्वयं की अतिरिक्त लाइब्रेरीज़ बना सकते हैं. प्रत्येक प्रकार की लाइब्रेरी के पास विशिष्ट उद्देश्य होता है और कुछ के पास व्यवहारों और सुविधाओं का भिन्न सेट होता है.
दस्तावेज़ लाइब्रेरी कई फ़ाइल प्रकारों के लिए, दस्तावेज़ और स्प्रेडशीट्स सहित, दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग करें. आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी में अन्य प्रकार की फ़ाइलों को संग्रहीत कर सकते हैं, हालाँकि कुछ फ़ाइल प्रकार सुरक्षा कारणों के लिए अवरोधित हैं. जब आप उस प्रोग्राम्स के साथ कार्य करते हैं, जो अवरोधित नहीं हैं तो आप लाइब्रेरी से उन फ़ाइलों को बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आपकी विपणन टीम के पास योजना सामग्रियों, प्रेस विज्ञप्तियों और प्रकाशनों के लिए अपनी स्वयं की दस्तावेज़ लाइब्रेरी हो सकती है.
चित्र लाइब्रेरी डिजिटल चित्रों या ग्राफ़िक्स के संग्रह को साझा करने के लिए, चित्र लाइब्रेरी का उपयोग करें. हालाँकि चित्र अन्य प्रकार के SharePoint लाइब्रेरीज़ में संग्रहीत किए जा सकते हैं, चित्र लाइब्रेरीज़ के कई लाभ हैं. उदाहरण के लिए, चित्र लाइब्रेरी से आप स्लाइड शो में चित्रों को देख सकते हैं, अपने कंप्यूटर पर चित्रों को डाउनलोड कर सकते हैं और संगत ग्राफ़िक्स प्रोग्राम्स जैसे Microsoft Paint के रूप में, चित्रों को संपादित कर सकते हैं. यदि आप टीम इवेंट्स या उत्पाद चित्र लॉन्च को संग्रहीत करना चाहते हैं, तो चित्र लाइब्रेरी को बनाने का निर्धारण करें. आप अपनी साइट पर कहीं और से अपनी लाइब्रेरी में चित्रों से लिंक कर सकते हैं, जैसे विकी और ब्लॉग्स से.
प्रपत्र लाइब्रेरी यदि आपको XML-आधारित व्यावसायिक प्रपत्रों के समूह को प्रबंधित करने की आवश्यकता है, तो प्रपत्र लाइब्रेरी का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, आपका संगठन व्यय रिपोर्ट्स के लिए प्रपत्र लाइब्रेरी का उपयोग करना चाह सकता है. प्रपत्र लाइब्रेरी को सेट अप करने के लिए XML संपादक या XML प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम की आवश्यकता होती है, जैसे Microsoft InfoPath. वह प्रपत्र, जिसे लोग भरते हैं वह केवल एक .xml फ़ाइल है जिसमें वह डेटा (और केवल डेटा) होता है जो प्रपत्र में दर्ज किया गया था, जैसे कि व्यय दिनांक और राशि. अन्य सभी कुछ जो व्यय रिपोर्ट को बनाता है, वह प्रपत्र टेम्पलेट द्वारा उपलब्ध किया गया है. लोगों को प्रपत्रों को भरने के बाद, आप प्रपत्र डेटा को मर्ज कर सकते हैं या इसे विश्लेषण के लिए निर्यात कर सकते हैं.
विकी पेज लाइब्रेरी कनेक्टेड विकी पेजेज़ के संग्रह को बनाने के लिए, विकी पेज लाइब्रेरी का उपयोग करें. विकी एकाधिक लोगों को उस स्वरूप में नियमित जानकारी को एकत्रित करने में सक्षम करता है, जो बनाने और संशोधित करने में आसान है. आप आपनी लाइब्रेरी में विकी पृष्ठों को जोड़ सकते हैं जिनमें चित्र, तालिकाएँ, हाइपरलिंक्स, और आंतरिक लिंक्स होते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपकी टीम प्रोजेक्ट के लिए एक विकी साइट बनाती है, तो साइट युक्तियों और सुविधाओं को ऐसे पृष्ठों की श्रृंखलाओं में संग्रहीत कर सकती है, जो एक दूसरे से कनेक्ट होते हैं.
नोट आपकी साइट और कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर, अतिरिक्त सिस्टम लाइब्रेरीज़, जैसे शैली लाइब्रेरी, साइट संपत्ति लाइब्रेरी और साइट पृष्ठ लाइब्रेरी स्वचालित रूप से SharePoint Server 2010 ,के द्वारा बनाए जाते हैं. हालाँकि, आप उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के माध्यम से इन विशिष्ट लाइब्रेरीज़ को नहीं बना सकते.
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लाइब्रेरीज़ के साथ कार्य करने के तरीके
यहाँ लाइब्रेरीज़ के साथ कार्य करने के कई तरीके हैं और उन्हें अपने समूह के लिए और अधिक उपयोगी बनाएँ:
दृश्यों को बनाना आप किसी सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स देखने के लिए दृश्य (दृश्य: किसी सूची या दस्तावेज़ लायब्रेरी में आइटम्स को प्रदर्शित करने वाले वेब पेज पर स्तंभों का सेट. दृश्य सॉर्ट किए गए या फ़िल्टर किए गए आइटम, स्तंभों का चयन, या किसी कस्टम लेआउट को प्रदर्शित कर सकते हैं.) का उपयोग कर सकते हैं जो सबसे अधिक महत्वपूर्ण या किसी उद्देश्य के लिए सर्वश्रेष्ठ फ़िट होते हैं. वास्तविक लाइब्रेरी की सामग्रियाँ परिवर्तित नहीं होती, लेकिन अर्थपूर्ण तरीके से उन्हें खोजने और ब्राउज़ करने में आसान बनाने के लिए फ़ाइलें व्यवस्थित या फ़िल्टर की जाती हैं.
फ़ाइल का चेक-आउट आवश्यक है जब आपको किसी फ़ाइल को चेक-आउट (चेक आउट: किसी फ़ाइल को संपादित करते समय, अनजाने में दूसरों द्वारा उसे अधिलेखित या संपादित करने से रोकने के लिए उसे अवरोधित करना. केवल दस्तावेज़ को चेक आउट करने वाला उपयोगकर्ता ही दस्तावेज़ को संपादित कर सकता है.) करने की आवश्यकता होती है, तो आपको यह सुनिश्चित कर लेते हैं कि फ़ाइल को केवल एक ही व्यक्ति संपादित कर सकता है जब तक यह चेक इन (चेक इन: संपादन के लिए अवरोध निकालना और अन्य उपयोगकर्ताओं को अद्यतन की गई फ़ाइल को देखने में और फ़ाइल चेक आउट करने में सक्षम बनाना.) की जाती है. दस्तावेज़ों को चेक-आउट की आवश्यकता एकाधिक लोगों को एक ही समय पर परिवर्तन करने से रोकता है, जिससे संपादन पर विरोधाभास और भ्रम हो सकता है. चेक-आउट करने की आवश्यकता टीम सदस्यों को टिप्पणी जोड़ने के लिए याद दिलाने में मदद भी कर सकता है जब वे एक फ़ाइल चेक इन करते हैं, ताकि आप प्रत्येक संस्करण में किए जाने वाले परिवर्तन को और आसानी से ट्रैक कर सकें.
संस्करणों को ट्रैक करें यदि आपको फ़ाइलों के पिछले संस्करण (वर्ज़निंग: लायब्रेरी या सूची में जब भी कोई संशोधन सहेजा जाता है तब किसी फ़ाइल या आइटम की एक क्रमांकित प्रतिलिपि बनाने की प्रक्रिया.) रखने की आवश्यकता है, तो लाइब्रेरीज़ फाइलें ट्रैक करने, संग्रहीत करने और पुनर्स्थापना में आपकी सहायता कर सकती है. आप समान तरीके से सभी संस्करणों ट्रैक करना चुन सकते हैं. या आप कुछ संस्करणों को मुख्य के रूप में नियत करना चुन सकते हैं, जैसे किसी मैन्युअल में एक नया अध्याय जोड़ना और कुछ संस्करणों को गौण के रूप में, जैसे वर्तनी त्रुटि सुधार करना. संग्रहण स्थान प्रबंधित करने के लिए, आप प्रत्येक संस्करण की संख्या को वैकल्पिक रूप से चुन सकते हैं जिसे आप संग्रहीत करना चाहते हैं.
दस्तावेज़ अनुमोदन आवश्यक आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन आवश्यक है. दस्तावेज़ तब तक लंबित स्थिति में रहते हैं जब तक उन्हें वो व्यक्ति अनुमोदित या रद्द नहीं करता, जिसके पास ऐसा करने की अनुमति हो. आप उपयोगकर्ताओं के उन समूहों को नियंत्रित कर सकते हैं जो अनुमोदित होने के पहले किसी दस्तावेज़ को देख सकते हैं. यह सुविधा मददगार हो सकती है, यदि आपकी लाइब्रेरी में महत्वपूर्ण दिशानिर्देश या प्रक्रियाएँ होती हैं जिन्हें दूसरों के देखने से पहले अंतिम रूप देने की आवश्यकता होती है.
अनुमतियाँ निर्दिष्ट करें SharePoint समूह और अनुमति स्तर सामग्रियों तक आपकी पहुँच को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, लाइब्रेरीज़ पर अनुमतियाँ, लाइब्रेरीज़ में फ़ोल्डर्स और दस्तावेज़ उनकी पेरेंट साइट से इनहेरिट किए जाते हैं. किसी विशेष आइटम के लिए अनुमति का स्तर असाइन करना संवेदी सामग्री को शेष साइट को पहुँचने से रोके बिना, सुरक्षित करने में आपकी मदद करता है, जैसे संविदा या बजट जानकारी.
परिवर्तन के बारे में जानकारी को रोकें लाइब्रेरीज़ SharePoint 2010 में RSS तकनीक का सहायता करते हैं, ताकि आपके कार्यसमूह के सदस्य अद्यतन या फ़ीड्स स्वचालित रूप से, किसी समेकित स्थान में समाचार और जानकारी प्राप्त कर सकें और देख सकें. आप RSS तकनीक का उपयोग लाइब्रेरी के किसी भी परिवर्तन के बारे में चेतावनी देने के लिए कर सकते हैं, जैसे लाइब्रेरी में संग्रहीत फ़ाइलों के बदलने पर. RSS फ़ीड्स परिवर्तित फ़ाइलों की कोई समेकित सूची देखने के लिए आपके कार्यसमूह के सदस्यों को सक्षम करते हैं. आप ई-मेल चेतावनियाँ भी बना सकते हैं, ताकि फ़ाइलों में परिवर्तन होने पर आपको सूचित किया जा सके.
वर्कफ़्लोज़ बनाएँ दस्तावेज़ लाइब्रेरी या सामग्री प्रकार ऐसे वर्कफ़्लोज़ का उपयोग कर सकते हैं जिसे आपके संगठन ने व्यवसायिक प्रक्रियाओं, जैसे दस्तावेज़ अनुमोदन प्रबंधित करना या समीक्षा के लिए निर्धारित किया है. आपका समूह अपने दस्तावेज़ों पर व्यापार प्रक्रियाएँ लागू कर सकता है, जिन्हें वर्कफ़्लोज़ के रूप में जाना जाता है, जो उन कार्यों को निर्दिष्ट करता है जिन्हें एक क्रम, जैसे दस्तावेज़ों को अनुमोदित करना या अनुवाद करना, लेने की आवश्यकता होती है. कोई SharePoint वर्कफ़्लो क्रियाएँ या कार्यों को अनुक्रम के माध्यम से दस्तावेज़ों या आइटमों को ले जाने का स्वचालित तरीका है. तीन वर्कफ़्लोज़ लाइब्रेरीज़ में डिफ़ॉल्ट रूप से उपलब्ध हैं: अनुमोदन, जो अनुमोदन के लिए लोगों के एक समूह के लिए दस्तावेज को रूट करता हैं; प्रतिक्रिया एकत्रित करना, जो प्रतिक्रिया के लिए लोगों के एक समूह के लिए दस्तावेज को रूट करता है और दस्तावेज़ उस व्यक्ति को लौटाता है जिसने जिसने वर्कफ्लो को संकलन के रूप में आरंभ किया ; और हस्ताक्षर एकत्रित करना, जो डिज़िटल हस्ताक्षरों को एकत्रित करने के लिए लोगों के एक समूह के लिए दस्तावेज को रूट करता है.
सामग्री प्रकारों को निर्धारित करें यदि आपका समूह अनेक प्रकार की फ़ाइलों, जैसे कार्यपत्रक, प्रस्तुतियाँ और दस्तावेज़ों, के साथ कार्य करता है, तो आप एकाधिक सामग्री प्रकार ामग्री की श्रेणी के लिए सेटिंग्स का एक पुन: उपयोग योग्य समूह. मेटाडेटा, टेम्पलेट्स और आइटम्स और दस्तावेज़ों के व्यवहार को प्रबंधित करने के लिए एकरूपता से सामग्री के प्रकार का उपयोग करे. सामग्री प्रकार साइट स्तर पर निर्धारित होते हैं और सूचियों एवं लासब को सक्षम और निर्धारित करके अपनी लाइब्रेरी की कार्यक्षमता बढा सकते हैं. सामग्री प्रकार एकाधिक लाइब्रेरीज़ के लचीनेपन और संगतता को बढाते हैं. प्रत्येक प्रकार की सामग्री एक टेम्पलेट और वर्कफ़्लो (वर्कफ़्लो: किसी व्यवसाय प्रक्रिया से संबद्ध क्रियाओं या कार्य के विशेष अनुक्रम से दस्तावेज़ों या आइटम्स का स्वचालित स्थान परिवर्तन. सामान्य व्यवसाय प्रक्रिया, जैसे दस्तावेज़ स्वीकृति या समीक्षा को समान रूप से प्रबंधित करने में वर्कफ़्लो का उपयोग किया जा सकता है.) प्रक्रियाओं को भी निर्दिष्ट कर सकती है. टेम्पलेट स्वरूपण और किसी बॉयलरप्लेट पाठ और उन गुणों के लिए प्रारंभिक बिंदु के रूप में कार्य करते हैं जो उस प्रकार के दस्तावेज़ों पर लागू होते हैं, जैसे विभाग का नाम या अनुबंध संख्या.
क्लायंट एकीकरण कुछ संगत क्लायंट प्रोग्राम, सीधे क्लायंट से SharePoint सुविधाओं के साथ कार्य करते हैं. उदाहरण के लिए, जब आप इसका उपयोग करते हैं Microsoft Word 2010, तो आप चेक इन और चेक आउट को अधिक आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 या Microsoft Outlook 2010, से आप लाइब्रेरी की सामग्री को ऑफ़लाइन ले जा सकते हैं, दूरस्थ साइट्स से उनके साथ कार्य कर सकते हैं और फिर जब आप वापस ऑनलाइन हों, तो आसानी से परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं.
अंकेक्षण ट्रैकिंग यदि आपके पास संवेदी फ़ाइलों का एक समूह है, और यह इस जानकारी के लिए मददगार होगा कि दस्तावेज़ों का उपयोग कैसे किया जा रहा है, तो आप एक ऐसी नीति निर्धारित कर सकते हैं जो आपको ईवेंट्स, जैसे फ़ाइल परिवर्तन, प्रतिलिपियाँ बनाने या हटाने के 'अंकेक्षण' ट्रैक करने में समर्थ बनाने के लिए अनुमति देती है.
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किसी साइट पर लाइब्रेरीज़ व्यवस्थित करना
लाइब्रेरी में आपकी सूचियाँ व्यवस्थित करने का तरीका इस पर निर्भर करता है कि अपने समूह की आवश्यकताओं और जानकारी को आप किस तरह संग्रहीत और खोजना पसंद करते हैं. कुछ योजना उस संरचना को सेट करने में आपकी मदद कर सकती हैं जो आपके समूह के लिए सर्वोत्तम कार्य करती हैं. लाइब्रेरीज़ में अनेक सुविधाएँ होती हैं जो एक लाइब्रेरी में एकाधिक फ़ाइलों के कार्य करने में मदद करती हैं. हालाँकि, एकाधिक लाइब्रेरीज़ आपके समूह की बेहतरी के लिए उपयुक्त हो सकती हैं.
एक लाइब्रेरी में दस्तावेज़ संग्रहीत करना
आप एक लाइब्रेरी को विभिन्न आवश्यकताओं के लिए चाह सकते हैं. उदाहरण के लिए, समान समूह में अनेक प्रोजेक्ट रख सकते हैं, या एकाधिक समूह समान प्रोजेक्ट पर कार्य कर सकते हैं. एक लाइब्रेरी का उपयोग करने के बारे में निर्धारित करना जब:
- आपके समूह को एक ही सेट की फ़ाइलों की सारांश जानकारी या अलग-अलग दृश्यों देखने की आवश्यकता हो सकती है. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि एक प्रबंधक विभाग या नियत दिनांक द्वारा समूहीकृत सभी फ़ाइलों को देखना चाहे.
- लोग फ़ाइलों को किसी साइट के समान स्थान पर खोजना चाहते हैं.
- आप फ़ाइलों के लिए समान सेटिंग्स लागू करना चाहते हैं, जैसे फ़ाइलों का संस्करण ट्रैक करना या आवश्यक अनुमोदन.
- लाइब्रेरी के साथ कार्य कर रहे समूहों में समान विशेषताएँ होती हैं, जैसे अनुमतियों का समान स्तर.
- आप फ़ाइलों के बारे में जानकारी किसी स्प्रेडशीट में विश्लेषित करना या फ़ाइलों के बारे में समेकित अद्यतन प्राप्त करना चाहते हैं.
एक लाइब्रेरी में दस्तावेज़ो पर दक्षतापूर्ण ढंग से कार्य करने के लिए, आप स्तंभ जोड़कर, दृश्यों को निर्धारित करके, या फ़ोल्डर बनाकर किसी लाइब्रेरी में फ़ाइलें व्यवस्थित कर सकते हैं.
एकाधिक लाइब्रेरीज़ में दस्तावेज़ संग्रहीत करना
जब उन फ़ाइलों के सेट्स के बीच जिन्हें आप संग्रहीत और प्रबंधित करना चाहते हैं या फ़ाइलों पर कार्य कर रहे लोगों के समूहों के बीच स्पष्ट भिन्नताएँ होती हैं तो आप एकाधिक एकाधिक लाइब्रेरीज़ बनाना चाह सकते हैं. एकाधिक लाइब्रेरीज़ का उपयोग करना, जब:
- आप जिन फ़ाइलों को संग्रहीत और प्रबंधित करना चाहते हैं, उनके प्रकार भिन्न हैं और आप लोगों से फ़ाइलों के सारांश बार-बार देखने या फ़ाइलें एक साथ खोजने की अपेक्षा नहीं करते हैं.
- फ़ाइलों का उपयोग कर रहे लोगों के समूह भिन्न हैं और उनके पास स्पष्ट रूप से विभिन्न अनुमति स्तर हैं.
- आपको फ़ाइलों के विभिन्न सेट्स पर विभिन्न सेटिंग्स, जैसे संस्करण या अनुमोदन लागू करने की आवश्यकता है.
- आपको फ़ाइलों का एक साथ विश्लेषण करने या फ़ाइलों के बारे में समेकित अद्यतन प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है.
- आप नई फ़ाइलें बनाने के लिए विकल्पों के विभिन्न सेट्स प्रदान करना चाहते हैं, या आप लाइब्रेरी के नए मेनू के विकल्पों को अलग क्रम में दिखाना चाहते हैं.
एकाधिक लाइब्रेरीज़ के साथ प्रभावी रूप से कार्य करने के कुछ तरीके निम्न हैं.
साइट टेम्पलेट्स और स्तंभों को सेट करना यदि आपका संगठन अपनी लाइब्रेरी में कुछ नियत सेटिंग्स स्थापित करना चाहता है, तो यह साइट टेम्पलेट्स और साइट स्तंभ सेट किए जा सकते हैं. आप सेटिंग्स को एकाधिक लाइब्रेरीज़ में साझा कर सकते हैं ताकि आपको हर बार सेटिंग्स पुन: बनाने की आवश्यकता न पड़े.
फ़ाइलें अन्य स्थान पर भेजना यदि आप एकाधिक लाइब्रेरीज़ में फ़ाइल उपलब्ध कराना चाहते हैं, तो आप इसे एक लाइब्रेरी में संग्रहीत कर सकते हैं और तब एक प्रतिलिपि को अन्य लाइब्रेरीज़ में भेजें. आप मूल में परिवर्तन करते समय दस्तावेज़ की किसी प्रतिलिपि को अद्यतन करने के लिए स्मरण दिलाना चुन सकते हैं.
लाइब्रेरी टेम्पलेट्स बनाना यदि आप लाइब्रेरीज़ के लिए यूनिफ़ॉर्म सेटिंग्स स्थापित करना या लाइब्रेरीज़ में सुविधाओं का पुन: उपयोग चाहते हैं, तो आप टेम्पलेट के रूप में एक लाइब्रेरी सहेज सकते हैं. साइट क्रियाएँ मेनू पर बनाएँ क्लिक करने पर आपकी साइट में एक विकल्प के रूप में लाइब्रेरी टेम्पलेट्स उपलब्ध होते हैं.
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किसी लाइब्रेरी में फ़ाइलें व्यवस्थित करना
किसी लाइब्रेरी में फ़ाइलें व्यवस्थित करने के अनेक तरीके हैं. आप स्तंभ, दृश्य निर्दिष्ट करें, फ़ोल्डर बनाएँ जोड़ सकते हैं. प्रत्येक पहुँच का इसके अपने लाभ होते हैं, और आप प्रत्येक पहुँच को अपनी लाइब्रेरी और अपनी टीम की अद्वितीय आवश्यकताओं के अनुरूप एक साथ जोड़ सकते हैं.
स्तंभ जोडें
डिफ़ॉल्ट रूप से, लाइब्रेरीज़ फ़ाइल का नाम,साथ ही साथ फ़ाइल की स्थिति के बारे में जानकारी, जैसे यह चेक इन की गई है या नहीं के बारे में जानकारी ट्रैक करते हैं. लेकिन, आप अतिरिक्त स्तंभ निर्दिष्ट कर सकते हैं जो फ़ाइलों को वर्गीकृत और ट्रैक करने में आपके समूह की सहायता करते हैं, जैसे किसी अभियान का नाम, या किसी प्रोजेक्ट क्रमांक, या आपकी टीम के लिए अन्य महत्वपूर्ण जानकारी. आपके पास आपके द्वारा बनाए गए स्तंभ के प्रकार के लिए कई विकल्प हैं, जिसमें पाठ की एकल पंक्ति, विकल्पों की कोई ड्रॉप-डाउन सूची, अन्य स्तंभों से परिकलित किया गया कोई क्रमांक या आपकी साइट पर स्थित किसी व्यक्ति का नाम और चित्र भी शामिल हैं.
स्तंभ, वह स्तंभ शीर्ष प्रदान करते हैं जो इसे लोगों के लिए दस्तावेज़ों को सॉर्ट और फ़िल्टर करने को आसान बना देते हैं. जब आप किसी लाइब्रेरी में फ़ाइलें प्रदर्शित करते हैं तो आप किसी स्तंभ के नाम को इंगित करते हुए फ़ाइलें सॉर्ट या फ़िल्टर कर सकते हैं और तब नाम के साथ नीचे तीर पर क्लिक करें. यदि आप किसी विशेष तरीके से फ़ाइलें देखना चाहते हैं तो यह आपके लिए मददगार हो सकता है, लेकिन अगली बार लाइब्रेरी देखते समय, आपको चरण दोहराना पड़ सकता है.
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दृश्य निर्धारित करना
क्या उपयोगकर्ता आमतौर से देखना चाहेंगे: किसी विशेष प्रोजेक्ट से संबंधित सभी दस्तावेज़, विशेष विभाग से संबंधित दस्तावेज़, या उनके नियत महीने द्वारा दस्तावेज़ो का समूह बनाना? यदि आप फ़ाइलें आमतौर से किसी विशेष ढंग में देखने की अपेक्षा करते हैं, तो आप अपना दृश्य निर्धारित कर सकते हैं. आप किसी भी समय, लाइब्रेरी में कार्य करते समय इस दृश्य का उपयोग कर सकते हैं. जब आप दृश्य बनाते हैं, तो यह लाइब्रेरी रिबन में स्थित वर्तमान दृश्य ड्रॉप-डाउन सूची में जोड़ दिया जाता हैं.
एक लाइब्रेरी दृश्य किसी पृष्ठ पर स्तंभों का चयन है जो लाइब्रेरी में आइटम प्रदर्शित करता है, और आमतौर से एक विशेष सॉर्ट क्रम, फ़िल्टर, समूहीकरण, और कस्टम लेआउट निर्धारित करता है. लाइब्रेरीज़ में व्यक्तिगत दृश्य और सार्वजनिक दृश्य हो सकते हैं. कोई भी व्यक्ति जिसने अनुमति स्तर का योगदान किया है, वह किसी विशेष तरीके में फ़ाइले देखने के लिए व्यक्तिगत दृश्य बना सकता है या केवल उन फ़ाइलों को फ़िल्टर कर सकता है जिसे वे देखना चाहते हैं. यदि आपके पास लाइब्रेरी डिज़ाइन करने की अनुमति है, तो आप ऐसा सार्वजनिक दृश्य बना सकते हैं जिसे लाइब्रेरी देखते समय कोई भी व्यक्ति उपयोग कर सकता है. आप किसी भी सार्वजनिक दृश्य को डिफ़ॉल्ट दृश्य भी बना सकते हैं, ताकि लोग लाइब्रेरी के उस दृश्य को स्वचालित रूप से देखें.
यदि आपके समूह के सदस्य किसी मोबाइल डिवाइस पर लाइब्रेरीज़ देखते हैं, तो आप उन मोबाइल दृश्यों को भी बना सकते हैं, जो सीमा प्रदान करते हैं, जैसे किसी दृश्य में प्रदर्शित होने वाले आइटम्स की संख्या, जो डिवाइस के बैंडविड्थ और सीमाओं के लिए अधिकतम हो.
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फ़ोल्डर्स बनाना
फ़ोल्डर्स (कंटेनर्स भी कहा जाता है) एक लाइब्रेरी या सूची में सामग्री समूहीकृत और प्रबंध करने का दूसरा तरीका प्रदान करते हैं. यदि फ़ोल्डर्स लाइब्रेरी के लिए समर्थित हैं, तो अधिकतम लाइब्रेरीज़ प्रकार जो़ड़ सकते हैं. यदि आपकी लाइब्रेरी में कई आइटम्स हैं, तो फ़ोल्डर्स उन आइटम तक पहुँचने की क्षमता में सुधार भी करते हैं. जब आप कोई फ़ोल्डर बनाते हैं, तो परिदृश्यों के पीछे आप कोई आंतरिक इंडेक्स बना रहे होते हैं. यह आंतरिक इंडेक्स रूट फ़ोल्डर या किसी सूची या लाइब्रेरी के शीर्ष-स्तर के लिए भी बनाया जाता है. जब आप किसी फ़ोल्डर में आइटम्स तक पहुँच प्राप्त करते हैं, तो आप डेटा तक पहुँच प्राप्त करने के लिए इस आंतरिक इंडेक्स का प्रभावी रूप से उपयोग कर रहे होते हैं.
यदि किसी लाइब्रेरी में कई आइटम्स शामिल हों, जिसे विशेष तरीके से समूहीकृत किया जा सकता है, तो आप इन फ़ोल्डर्स का उपयोग लाइब्रेरी में सामग्री व्यवस्थित करने के लिए कर सकते हैं. समूहों के अच्छे उदाहरणों में प्रोजेक्ट, टीम, विभागों, उत्पाद श्रेणियों, उम्र सीमा, वर्णानुक्रमिक सूचियाँ और वर्णानुक्रमिक उपसमूह शामिल हैं (A-C, D-F, आदि). फ़ोल्डर्स परिचित तरीके से अनेक फ़ाइलें स्कैन और प्रबंधित करने में लोगों की मदद कर सकते हैं.
डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ोल्डर्स के साथ सक्षम लाइब्रेरी बिना किसी फ़िल्टर के लाइब्रेरी के डिफ़ॉल्ट दृश्य में फ़ोल्डर्स प्रदर्शित करती है. यह उपयोगी है क्योंकि उपयोगकर्ता नए द्स्तावेज़ प्रविष्ट करते समय उपयुक्त फ़ोल्डर चुन सकते हैं. सभी फ़ोल्डर्स प्रदर्शित करने से इसे कम संभावित बना देता है कि आइटम सूची या लाइब्रेरी में फ़ोल्डर्स के बाहर गलत तरीके से जोड़े जाएँगे. आप लाइब्रेरी रिबन पर उपलब्ध Windows Explorer में खोलें आदेश का उपयोग करके भिन्न लाइब्रेरी फ़ोल्डर्स में दस्तावेज़ आसानी से पुनर्स्थापित कर सकते हैं.
नोट लाइब्रेरी दृश्य वैसे ही निर्धारित, सॉर्ट किया जा सकता है जैसा वो है, जिस मामले में, दृश्य में, किसी आइटम से पहले प्रदर्शित नहीं करते हैं. यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता आसानी से सही फ़ोल्डर का पता लगा सकें, तो हो सकता है कि आप इस दृश्य सॉर्ट विकल्प का उपयोग करना न चाहें.
हालाँकि लाइब्रेरी फ़ोल्डर्स त्वरित लॉन्च के दस्तावेज़ अनुभाग में प्रदर्शित नहीं होते, फिर भी साइट स्वामी या उपयोगकर्ता एक साइड डिज़ाइन करने की अनुमति के साथ ट्री दृश्य सक्षम कर सकता है, जो त्वरित लॉन्च में साइट पदानुक्रम अनुभाग को प्रदर्शित करता है और आप लाइब्रेरीज़ फ़ोल्डर्स को आसानी के साथ विस्तृत, संक्षिप्त, और नेविगेट कर सकते हैं.
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स्तंभों, दृश्यों, और फ़ोल्डर्स के उपयोग को संयोजित करना
ये सभी तीन पहुँच साथ मिलकर कार्य कर सकती है. एक लाइब्रेरी के डिफ़ॉल्ट दृश्य में प्रोजेक्ट ट्रैक करने के लिए जिन स्तंभों का उपयोग आप कर रहे हैं, उनका उपयोग अनेक फ़िल्टर मापदंड के साथ दृश्य बनाने के लिए किया जा सकता है. एक दृश्य को महत्वपूर्ण समय में आवश्यक में सामग्री को आगे उदासीन और पहचान करने के लिए स्तंभ शीर्षलेखों पर क्लिक करने के द्वारा सॉर्ट और फ़िल्टर किया जा सकता है. यदि लाइब्रेरी में एक फ़ोल्डर संरचना निर्धारित की गई है, तो आप दृश्य बनाते या परिवर्तित करते समय फ़ोल्डर्स अनुभाग में फ़ोल्डर्स के बिना सभी आइटम्स दिखाएँ विकल्प सेटिंग के द्वारा एक लाइब्रेरी दृश्य को "सपाट" कर सकते हैं. प्रत्येक पहुँच आपके लिए सही समय और सही तरीके से समृद्ध सामग्री लाना एक दूसरे के पूरक हो सकते हैं.
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अगले चरण
अब आपके पास लाइब्रेरीज़ के बड़े चित्र हैं, निम्न वह सामान्य और उपयोगी कार्य हैं जिसे आप लाइब्रेरीज़ में कर सकते हैं.
- एक लाइब्रेरी में लाइब्रेरी, या एक फ़ोल्डर बनाएँ या हटाएँ
- लाइब्रेरी में फ़ाइलें जोड़ना, खोलना या हटाना
- लाइब्रेरी में स्तंभों को जोड़ना और लाइब्रेरी दृश्यों को बनाना
- लाइब्रेरी टेम्पलेट्स और सामग्री प्रकारों के साथ कार्य करना
- क्लायंट प्रोग्राम के साथ अपने कंप्यूटर पर SharePoint लाइब्रेरी सिंक्रोनाइज़ करना
- लाइब्रेरीज़ के बीच में दस्तावेज़ ले जाना और प्रतिलिपि बनाना
- किसी लाइब्रेरी के साथ वर्कफ़्लोज़ का उपयोग करना
- लाइब्रेरी पर अनुमतियाँ और उन्नत सेटिंग्स सेट करना
- चित्र लाइब्रेरीज़ का उपयोग करना
- कई दस्तावेज़ो वाली लाइब्रेरी प्रबंधित करना
इन कार्यों के बारे में अधिक जानकारी इसे भी देखें अनुभाग में ढूँढें.
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