संभव है, इस विषय की कुछ सामग्री कुछ भाषाओं में लागू न हो.
आप अपने दस्तावेज़ों पर वर्तनी और व्याकरण की जो ग़लतियाँ करते हैं, वे कार्य से पाठकों का ध्यान भंग कर सकती हैं, इसलिए, आप इन ग़लतियों को निकालना चाहते हैं. फिर भी, ऐसा करने में मदद के लिए अपने Microsoft Office प्रोग्राम का उपयोग करने के तरीके के लिए संभवतः आपके पास स्वयं की वरीयताएँ होंगी. जब आप दस्तावेज़ समाप्त कर लें तो हो सकता है आप एक बार में सभी वर्तनी जाँच करने को प्राथमिकता दें. या कार्य करते समय ग़लतियों को न्यूनतम रखने के लिए, हो सकता है, आप वर्तनी और व्याकरण जाँच (लहरिल लाल, नीली और हरी रेखाएँ) का उपयोग करना चाहें.
यह आलेख उन सभी तरीकों का वर्णन करता है, जिन्हें आप उपयोग कर रहे Office प्रोग्राम में इच्छित अनुभव बनाने के लिए अशुद्धि जाँच उपकरणों को अपना सकते हैं.
आप क्या करना चाहते हैं?
नोट भिन्न भाषा में वर्तनी और व्याकरण जाँचने के तरीके के बारे में जानना.
अशुद्धि जाँच विकल्प प्रदर्शित करना
इस आलेख की अनेक प्रक्रियाओं में आपको पहले अशुद्धि जाँच विकल्पों को प्रदर्शित करने की आवश्यकता होगी.
- फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर विकल्प पर क्लिक करें.
यदि आप Outlook का उपयोग कर रहे हैं, तो मेल पर क्लिक करें और फिर वर्तनी और स्वत: सुधारें पर क्लिक करें.
- अशुद्धि जाँच पर क्लिक करें.
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स्वत: सुधारें विकल्पों का चयन करना
अधिक जानकारी के लिए, स्वचालित रूप से कैपिटलाइज़ेशन सही करें, सूची में शब्दों का उपयोग करते हुए स्वचालित रूप से वर्तनी सुधारें और पाठ और प्रतीकों को सम्मिलित करें और मुख्य शब्दकोश से शब्दों के साथ स्वचालित रूप से वर्तनी सुधारें देखें.
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सभी Microsoft Office प्रोग्राम्स को प्रभावित करने वाले वर्तनी सुधार विकल्पों का चयन करना
इन विकल्पों को देखने और परिवर्तित करने के लिए आपको पहले अशुद्धि जाँच विकल्पों को प्रदर्शित करना आवश्यक है. जब आप ऐसा कर लें, उसके बाद आप निम्न अनुभागों में वर्णित सेटिंग्स देख और परिवर्तित कर सकते हैं.
व्यापक Office वर्तनी परीक्षक सेटिंग्स का चयन करना
प्रदर्शित विंडो में दिखाए गए कुछ विकल्प सभी Microsoft Office प्रोग्राम्स पर लागू होते हैं. विकल्प को परिवर्तित करने के लिए आप किस प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, इस पर ध्यान दिए बिना, आप जिस सेटिंग का चयन करते हैं, वह सभी प्रोग्राम्स पर लागू होती है.
नीचे कुछ चेक बॉक्स विकल्पों और उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों की सूची दी गई है.
इस चेक बॉक्स का चयन करें:
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यह करने के लिए:
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| अपरकेस शब्दों पर ध्यान न दें |
उन शब्दों पर ध्यान नहीं देने के लिए, जिनमें सभी अक्षर अपरकेस में हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो वर्तनी परीक्षक ABC को एक त्रुटि के रूप में ध्वजांकित नहीं करता है. |
| उन शब्दों पर ध्यान न दें, जिनमें संख्याएँ हैं |
उन शब्दों पर ध्यान नहीं देने के लिए, जिनमें संख्याएँ हैं उदाहरण के लिए, यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो वर्तनी परीक्षक a1b2c3 को एक त्रुटि के रूप में ध्वजांकित नहीं करता है. |
| इंटरनेट और फ़ाइल पतों पर ध्यान न दें |
इंटरनेट और फ़ाइल पतों वाले शब्दों पर ध्यान नहीं देने के लिए. इस विकल्प का चयन किए जाने पर वर्तनी परीक्षक द्वारा ध्यान नहीं दिए जाने वाले शब्दों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- http://www.proseware.com/
- \\proseware\public\
- mailto:andy@proseware.com
|
| दोहराए गए शब्द ध्वजांकित करें |
आपको दोहराए गए शब्दों की चेतावनी देता है. उदाहरण के लिए, यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो वर्तनी परीक्षक बीप बीप को एक त्रुटि के रूप में ध्वजांकित करेगा. |
| स्वराघात अपरकेस फ़्रेंच में लागू करें |
आपको उन फ़्रेंच शब्दों की चेतावनी देता है, जिनमें स्वराघात चिह्न के बिना अपरकेस वर्ण हैं.
जब आप फ़्रेंच (कनाडाई) बोली का उपयोग करते हैं, तो डिफ़ॉल्ट रूप से यह विकल्प हमेशा चालू रहता है, क्योंकि, इस भाषा के लिए शब्दकोश इसी भाषा में शब्दों को स्वराघात अपरकेस के रूप में शामिल करता है. इसका अर्थ है कि आपके द्वारा निम्न कार्य किए जाने पर डिफ़ॉल्ट रूप से इस विकल्प का चयन किया जाता है:
|
| केवल मुख्य शब्दकोश से सुझाव दें |
केवल वर्तनी परीक्षक में बने मुख्य शब्दकोश से शब्दों का सुझाव दें. यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो आपके द्वारा दस्तावेज़ की वर्तनी जाँच करने पर, आपके कस्टम शब्दकोशों से शब्द, सुझाए गए शब्दों की सूची में शामिल नहीं किए जाते हैं. |
फ़्रेंच मोड का चयन करें
सभी Microsoft Office प्रोग्राम्स को प्रभावित करने वाला अन्य विकल्प फ़्रेंच मोड मेनू ही है. यह विकल्प फ़्रेंच भाषा में केवल पाठ को प्रभावित करता है.
इस मेनू पर विकल्पों की व्याख्याएँ
विकल्प
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प्रभाव
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| नई वर्तनी |
1990 के वर्तनी सुधार के बाद से फ़्रेंच एकैडमी ऑफ़ लैंग्वेज़ द्वारा अनुशंसित वर्तनी नियमों का उपयोग करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें. यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो इन नियमों के अनुसार नहीं लिखे गए शब्द ग़लतियों के रूप में माने जाते हैं. वर्तनी परीक्षक, ग़लत लिखे गए शब्दों के लिए, केवल उस नए वर्तनी शब्दकोश से भी शब्दों का सुझाव देता है, जिसमें वर्तनी सुधार द्वारा प्रभावित नहीं किए गए शब्द शामिल होते हैं. |
| पारंपरिक वर्तनी |
1990 के वर्तनी सुधार से पहले के वर्तनी नियमों का उपयोग करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें. यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो इन नियमों के अनुसार नहीं लिखे गए शब्द ग़लतियों के रूप में माने जाते हैं. इसके अलावा वर्तनी परीक्षक, ग़लत लिखे गए शब्दों के लिए, केवल उस पारंपरिक वर्तनी शब्दकोश से भी शब्दों का सुझाव देता है, जिसमें वर्तनी सुधार द्वारा प्रभावित नहीं किए गए शब्द होते हैं. |
| पारंपरिक और नई वर्तनी |
यदि आप इस विकल्प पर क्लिक करते हैं, तो वर्तनी परीक्षक, शब्दों को नए या पारंपरिक वर्तनी के अनुसार लिखे बिना सही के रूप में स्वीकार करता है. दोनों नए या पारंपरिक वर्तनी शब्दकोशों के शब्द भी, ग़लत लिखे गए शब्दों के लिए सुझाए जाते हैं. |
उदाहरण के लिए, यदि आप पारंपरिक वर्तनी विकल्प पर क्लिक करते हैं और उस दस्तावेज़ को संपादित करते हैं जिसमें फ़्रेंच शब्द bruler शामिल है, तो वर्तनी परीक्षक द्वारा यह शब्द ग़लत माना जाता है, क्योंकि, इस शब्द की यह सुधार-पश्चात वर्तनी है. हालाँकि, यदि आप नई वर्तनी विकल्प या पारंपरिक और नई वर्तनी विकल्प में से एक पर क्लिक करते हैं, तो शब्द त्रुटि के रूप में नहीं माना जाता है.
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पृष्ठभूमि में वर्तनी परीक्षक द्वारा कार्य करने का तरीका परिवर्तित करना
जब आप दस्तावेज़ में कार्य कर रहे हों, तो वर्तनी परीक्षक पृष्ठभूमि में ग़लतियाँ खोजते हुए कार्य कर सकता है. परिणामस्वरूप, जब आप उस ड्राफ़्ट को समाप्त करते हैं, जिस पर आप कार्य कर रहे हैं, तो वर्तनी जाँच प्रक्रिया और तेज़ हो जाती है. विशेष रूप से यह बड़े दस्तावेज़ पर आपका समय बचाता है.
नोट Microsoft Access, Microsoft Excel और Microsoft Project में, ये विकल्प उपलब्ध नहीं हैं. इन प्रोग्राम्स में पृष्ठभूमि में वर्तनी परीक्षक कार्य नहीं करता है.
इन विकल्पों को देखने और परिवर्तित करने के लिए आपको पहले अशुद्धि जाँच विकल्पों को प्रदर्शित करना आवश्यक है. जब आप ऐसा कर लें, उसके बाद आप निम्न अनुभागों में वर्णित सेटिंग्स देख और परिवर्तित कर सकते हैं.
लिखते समय वर्तनी जाँचें चेक बॉक्स का चयन करना या साफ़ करना
अधिकांश मामलों में, आपको लिखते समय वर्तनी जाँचें चेक बॉक्स चयनित छोड़ना चाहिए. हो सकता है, कि आप निम्न सहित कुछ कारणों से इस चेक बॉक्स को साफ़ करना चाहें:
- जिन Microsoft Office Outlook आइटम्स को आप संपादित कर रहे हैं आप उनमें वर्तनी की ग़लतियाँ (लहरिल लाल रेखाएँ) छुपाना चाहते हैं.
- आप किसी ऐसे कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं जो हार्डवेयर सीमाओं (उदाहरण के लिए, स्मृति की कमी या CPU गति के कारण) या सॉफ़्टवेयर सीमाओं (उदाहरण के लिए, क्योंकि आप कई बड़े प्रोग्राम्स एक ही समय में चलाते हैं) के कारण धीमा चलता है.
त्रुटियाँ छुपाएँ चेक बॉक्स (लहरिल लाल रेखाएँ) का चयन करना या साफ़ करना
यदि आप चाहते हैं कि आपके लिखते समय आपका Microsoft Office प्रोग्राम वर्तनी की ग़लतियों को स्वचालित रूप से ध्वजांकित करे, तो वर्तनी त्रुटियाँ छुपाएँ चेक बॉक्स को साफ़ करें. इस विकल्प को साफ़ करना आपको विश्वास दिलाता है, कि जब आप अपने दस्तावेज़ को समाप्त करने वाले हों, तो आपको अनेक वर्तनी ग़लतियों का समाधान नहीं करना होगा. जब आप कार्य करते हैं, तो आपका Microsoft Office प्रोग्राम अशुद्ध वर्तनी शब्द को ध्वजांकित कर सकता है, ताकि आप आसानी से उनका पता लगा सकें, जैसा कि निम्न उदाहरण में है.
स्वचालित वर्तनी परीक्षक चालू या बंद करना:
- फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर विकल्प पर क्लिक करें.
यदि आप Outlook का उपयोग कर रहे हैं, तो मेल पर क्लिक करें और फिर वर्तनी और स्वत: सुधारें पर क्लिक करें.
- अशुद्धि जाँच पर क्लिक करें.
- लिखते समय वर्तनी जाँचें चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें.
यदि आप Word का उपयोग कर रहे हैं, तो आप निम्न कार्य करते हुए अब से बनने वाले सभी दस्तावेज़ों के लिए स्वचालित वर्तनी जाँच चालू या बंद कर सकते हैं:
- ऊपर 1 से 3 तक के चरणों का पालन करें.
- इनके लिए अपवाद के तहत, सभी नए दस्तावेज़ पर क्लिक करें.
- केवल इस दस्तावेज़ में वर्तनी त्रुटियाँ छुपाएँ चेक बॉक्स का चयन करें या रिक्त करें.
नोट यदि आप उस फ़ाइल के लिए, जिसे आप अन्य लोगों के साथ साझा करते हैं, स्वचालित वर्तनी जाँच बंद करते हैं, तो हो सकता है कि आप उन लोगों को सूचित करना चाहें, कि आपने यह परिवर्तन किया है.
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प्रासंगिक वर्तनी के उपयोग से वर्तनी परीक्षक के परिणाम को बेहतर बनाना
इस विकल्प को देखने और परिवर्तित करने के लिए, आपका सबसे पहले अशुद्धि जाँच विकल्प प्रदर्शित करना आवश्यक है.
क्या आपने कभी निम्न के समान ग़लती टाइप की है? मैं आपसे वहाँ मिलूँगा. Outlook, PowerPoint और Word में, इस प्रकार की ग़लतियाँ ढूँढने और ठीक करने में मदद प्राप्त करने के लिए आप प्रासंगिक वर्तनी का उपयोग करें चेक बॉक्स का चयन कर सकते हैं.
उदाहरण के लिए, यदि आपने प्रासंगिक वर्तनी का उपयोग करें और लिखते समय वर्तनी जाँचें चेक बॉक्सों का चयन किया है और वर्तनी त्रुटियाँ छुपाएँ चेक बॉक्स साफ़ किया है, तो जैसा कि निम्न उदाहरण में बताया गया है, वर्तनी परीक्षक ग़लती को ध्वजांकित करता है और जब आप ध्वजांकित शब्द को राइट-क्लिक करते हैं तो एक सुझाव भी देता है.
नोट
- आपके द्वारा Microsoft Office स्थापित करने के बाद, यदि सिस्टम में 1 गीगाबाइट (GB) से कम RAM है, तो प्रासंगिक वर्तनी का उपयोग करें चेक बॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से साफ़ होता है.
- कम मेमोरी वाले सिस्टम पर प्रासंगिक वर्तनी का उपयोग करें चेक बॉक्स का चयन करना धीमे प्रदर्शन का कारण हो सकता है. इस विकल्प का उपयोग करते समय, यदि आप इस प्रकार की समस्या नोटिस करते हैं, तो हो सकता है कि आप इस समस्या के समाधान के लिए प्रासंगिक वर्तनी का उपयोग करें चेक बॉक्स को साफ़ करना चाहें.
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Outlook और Word के लिए व्याकरण जाँच विकल्प परिवर्तित करना
Outlook और Word आपको वर्तनी के साथ-साथ व्याकरण जाँचने की क्षमता प्रस्तावित करता है. व्याकरण जाँचने के विकल्पों को देखने और परिवर्तित करने के लिए, आपका पहले अशुद्धि जाँच विकल्पों को प्रदर्शित करना आवश्यक है.
आप क्या करना चाहते हैं?
स्वचालित व्याकरण जाँच चालू या बंद करना
Outlook और Word में आप स्वचालित रूप से व्याकरण की ग़लतियों को ध्वजांकित करना चुन सकते हैं, जैसा कि निम्न उदाहरण में बताया गया है.
Outlook
- लिखते समय व्याकरण जाँचें चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें.
नोट नोट्स को छोड़कर व्याकरण परीक्षक सभी आइटम्स के लिए उपलब्ध है.
Word
वर्तमान में खुले दस्तावेज़ों में स्वचालित व्याकरण परीक्षक चालू या बंद करने के लिए निम्नलिखित कार्य करें:
- इनके लिए अपवाद के तहत, वर्तमान में खोली गई फ़ाइल का नाम क्लिक करें.
- केवल इस दस्तावेज़ में व्याकरण की त्रुटियाँ छुपाएँ चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें.
अब से बनाए जाने वाले सभी दस्तावेज़ों हेतु स्वचालित व्याकरण परीक्षक चालू या बंद करने के लिए निम्नलिखित कार्य करें:
- इनके लिए अपवाद के तहत, सभी नए दस्तावेज़ क्लिक करें.
- केवल इस दस्तावेज़ में व्याकरण की त्रुटियाँ छुपाएँ चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें.
महत्वपूर्ण यदि आप उस फ़ाइल के लिए जिसे आप अन्य लोगों के साथ साझा करते हैं, स्वचालित व्याकरण जाँच बंद करते हैं, तो हो सकता है कि आप उन लोगों को सूचित करना चाहें, कि आपने यह परिवर्तन किया है.
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एक ही बार में व्याकरण परीक्षक चालू करना
एक ही बार में वर्तनी जाँचते समय (उदाहरण के लिए, जब आप F7 दबाते हैं) यदि आप व्याकरण की त्रुटियाँ शामिल करना चाहते हैं, तो वर्तनी के साथ व्याकरण जाँचें चेक बॉक्स का चयन करें.
पठनीयता आँकड़े दिखाना
एक ही बार में वर्तनी जाँचना समाप्त करने के बाद (उदाहरण के लिए, जब आप F7 दबाते हैं) यदि आप पठनीयता आँकड़े प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो पठनीयता आँकड़े दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें. इस सुविधा के बारे में अधिक जानकारी के लिए, अपने दस्तावेज़ की पठनीयता का परीक्षण करें देखें.
उन नियमों को नियंत्रित करना, जिन्हें व्याकरण परीक्षक आपके लेखन पर लागू करता है
लेखन शैली मेनू से आप दो में से किसी एक विकल्प का चयन कर सकते हैं: केवल व्याकरण या व्याकरण और शैली. यदि आप व्याकरण के उन प्रकारों और शैली नियमों को परिवर्तित करना चाहते हैं, जो व्याकरण परीक्षक आपका लेखन जाँचते समय उपयोग करता है, तो सेटिंग्स पर क्लिक करें. सेटिंग्स देखने और किसी भी इच्छित परिवर्तन को करने के लिए आप व्याकरण सेटिंग्स संवाद बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, व्याकरण और लेखन शैली विकल्प का चयन करें देखें.
लेखन शैली और सेटिंग्स बटंस Outlook में उपलब्ध क्यों नहीं हैं?
एक ज्ञात समस्या है, जो इस मेनू और बटन को Microsoft Outlook में अनुपलब्ध बनाती है. आप खुले हुए आइटम से अशुद्धि जाँच विकल्पों को देखते हुए इस समस्या पर कार्य कर सकते हैं.
नोट आप इन सेटिंग्स पर जो भी परिवर्तन करते हैं, वे उन सभी आइटम्स पर लागू होते हैं, जिन्हें आप संपादित करते हैं, न कि केवल उन पर जिन पर वर्तमान में आप कार्य कर रहे हैं.
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Outlook वर्तनी विकल्पों का चयन करना
- फ़ाइल टैब पर, विकल्प पर क्लिक करें और फिर मेल पर क्लिक करें.
- जब आप भेजें पर क्लिक करते हैं तब यदि आप वर्तनी परीक्षक एक ही बार में चलाना चाहते हैं, तो भेजने से पहले हमेशा वर्तनी चेक करें चेक बॉक्स का चयन करें.
- जब आप किसी संदेश का उत्तर दें या उसे अग्रेषित करें तब संदेश के मूल पाठ की वर्तनी नहीं जाँची जाए यह निर्दिष्ट करने के लिए, उत्तर में या अग्रेषण के समय मूल संदेश के पाठ पर ध्यान न दें चेक बॉक्स का चयन करें.
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Project में वर्तनी परीक्षक के लिए फ़ील्ड्स चालू या बंद करना
Microsoft Office Project में कुछ ऐसे फ़ील्ड्स हो सकते हैं, जिनको आप वर्तनी परीक्षक से नहीं जाँचना चाहते हों.
- फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, विकल्प पर क्लिक करें और फिर अशुद्धि जाँच पर क्लिक करें.
- जब Project में वर्तनी ठीक कर रहे हों के तहत, उन सभी फ़ील्ड्स के चेक बॉक्सेस को साफ़ कर दें, जिन्हें आप वर्तनी परीक्षक द्वारा नहीं जाँचना चाहते.
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