इनबॉक्स क्लटर पर सफलता प्राप्त करना

कुछ लोग एक दिन में Microsoft Outlook इनबॉक्स में केवल कुछ ई-मेल संदेश ही प्राप्त करते हैं. लेकिन कई लोग, विशेष रूप से वे लोग जो संपर्क समूह के साथ संबंधित हैं बहुत सारे ईमेल प्राप्त करते हैं उन्हें साथ में बनाए रखना एक वास्तविक चुनौती हो सकती है. उदाहरण के लिए, आप फ़ोटोग्राफ़ी, गेमिंग, या अलम्नाइ समूह, के सदस्य हों या किसी के पास कई हज़ार सदस्यता हो. आप एक दिन में दर्जनों संदेश प्राप्त कर सकते हैं. यदि आपके पास प्रत्येक संदेश का तुरंत प्रतिसाद देने के लिए समय नहीं है, तो कुछ ही महीनों में आपका इनबॉक्स हज़ारों संदेशों से भर जाएगा. उन सभी के बीच सॉर्टिंग करना उबाऊ और चुनौतीपूर्ण प्रतीत हो सकता है, लेकिन व्यवस्थित करने के कुछ युक्तियों को सीखने के बाद, वॉल्यूम को कम करते हुए, और अपने संदेशों को प्रबंधित करके आपको ओवरलोड इनबॉक्स को डील करने में मदद मिल सकती है.

अपने संदेशों को व्यवस्थित करें

समूहों, व्यक्तियों,या विषयों के लिए नियम और फ़ोल्डर्स बनाएँ

यदि आप नियमित रूप से विशिष्ट समूहों या व्यक्तियों, या विशिष्ट विषय पर ईमेल प्राप्त करते हैं, तो आप प्रत्येक समूह, व्यक्ति, या विषय के लिए एक फ़ोल्डर और एक नियम बना सकते हैं जो कि सभी संबंधित संदेशों के आने पर उन्हें स्वचालित रूप से उन फ़ोल्डर्स में ले जाता है. इस तरह से, यदि आप तेजी से पता लगाना चाहते हैं कि आपके फ़ोटोग्राफ़ी क्लब समूह के साथ क्या हो रहा है, उदाहरण के लिए, आप केवल उन संदेशों को ही पढ़ सकते हैं.

Outlook 2010 में ईमेल नियमों और फ़ोल्डर्स को बनाना आसान है. नियम बनाने के लिए केवल कुछ ही क्लिक्स लगते हैं. यदि आप Outlook के पहले के संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो प्रक्रिया समान रहती है.

Outlook 2010 रिबन नियम आदेश के साथ और हमेशा: वह चयनित आदेश के साथ: संदेशों को ले जाता है.

Outlook 2003 Outlook 2007, या Outlook 2010.में नियमों को बनाने के बारे में जानना. या विषय पर Outlook ब्लॉग पोस्ट देखें.

संदेशों की वॉल्यूम घटाएँ

आदेश को साफ करने का उपयोग करें

यदि आप Outlook 2010 का उपयोग करते हैं, तो बड़ी संख्या में ईमेल संदेशों को त्वरित रूप से साफ़ करने के लिए साफ़ करें आदेश एक आसान तरीका है. मान लीजिए कि आपके छात्र संघ फ़ोल्डर में कई हज़ार अपठित ईमेल हैं. साफ़ करें आदेश लगभग चार सेकंड में इस संख्या को 35 प्रतिशत कम कर सकते हैं. यह कैसे कार्य करता है यहाँ है. जब आप मुख पृष्ठ टैब पर, साफ़ करें पर क्लिक करते हैं Outlook 2010 एक वार्तालाप में, या किसी फ़ोल्डर के वार्तालाप के प्रत्येक संदेश की सामग्री का मूल्यांकन करता है. यदि किसी वार्तालाप में पिछला संदेश पूरी तरह से किसी प्रत्युत्तर के भीतर निहित है, तो संदेश हट जाता है. लंबे वार्तालाप में, साफ़ करें उल्लेखनीय अनावश्यक संदेश संख्या निकाल सकता है.

Outlook 2010 रिबन के मुख पृष्ठ टैब से चयनित आदेश को साफ़ करना

आदेश को साफ़ करें आदेश का उपयोग कैसे करें के बारे में वीडियो देखें. Outlook 2010 में साफ़ करना और अन्य नई सुविधाओं के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Outlook ब्लॉग पोस्ट यह देखें.

खोजना और हटाना

कभी-कभी वार्तालाप या फ़ोल्डर्स में विशिष्ट संदेश होता है आप जानते हैं किसे हटाना चाहते हैं. आप Outlook 2010 में इन संदेशों ढूँढने के लिए त्वरित खोज का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके फ़ोटोग्राफ़ी क्लब वार्तालाप में लोगों के लिए खरीदने और बेचने के आइटम्स के कई संदेश शामिल हैं. संभवत: इन संदेशों की विषय पंक्तियों में वाक्यांश शामिल हों जैसे "विक्रय के लिए" या "चाहना," या केवल संक्षिप्त "fs" या "wtb" (खरीदना चाहते). यदि आपकी रुचि नहीं है, आप विषय पंक्ति में, इन वाक्यांशों में संदेशों को खोज कर और सभी को हटा सकते हैं. या हो सकता है कि आप फ़ोटोग्राफ़ी साधन के एक ही ब्रांड में रूचि रखते हैं. आप अपठित ब्रांड वार्तालाप के लिए खोज कर सकते हैं जिन ब्रांडो के बारे में आपकी रुचि नहीं है उन सभी को हटा सकते हैं.

त्वरित खोज के साथ सक्षम Outlook 2010 रिबन और हाइलाइट किए गए इनबॉक्स पाठ बॉक्स खोजें

Outlook 2010 में त्वरित खोज सक्षम करने के लिए कैसे करें सीखें. त्वरित खोज के उपयोग, खोज रिबन के साथ खोजों को परिष्कृत करने के लिए और दोहराए खोजों के लिए फ़ोल्डर्स बनाने के बारे में अधिक जानने के लिए यह ब्लॉग पोस्ट देखें.

वार्तालाप के रूप में संदेशों के समूहों को देखें

यदि आप बड़ी संख्या में संदेशों की तुरंत समीक्षा कर, किसे हटाना है यह निर्धारित करना चाहते हैं तो, आप वार्तालाप दृश्य का उपयोग कर सकते हैं. वार्तालाप दृश्य वार्तालाप में एक साथ सभी संदेशों को प्रदर्शित करता है, ताकि आप अपने इनबॉक्स में विशिष्ट विषय के सभी संदेशों को देख सकते हैं. सामान्यत:, किसी वार्तालाप में नवीनतम संदेश पिछले संदेशों और उत्तरों को शामिल करता है. अपने फ़ोटोग्राफ़ी क्लब में आगामी प्रतियोगिता पर नवीनतम समाचार प्राप्त करने के लिए आपको सभी संदेशो को ढ़ूंढ़ने की कोई आवश्यकता नहीं है—केवल वार्तालाप दृश्य का उपयोग करें. या, मान लीजिए कि आपको किसी विषय में रुचि नहीं है, उदाहरण के लिए, Studio Lighting. यदि आप वार्तालाप दृश्य में देखेते हैं कि Studio Lighting Conversation वार्तालाप में सात संदेशों को पढ़ा नहीं गया है, तो आप संपूर्ण वार्तालाप को संदेशों को बिना पढ़े अभी हटा सकते हैं.

Outlook 2010 में वार्तालाप के रूप में देखें

वार्तालाप पर ध्यान न दें

सभी लोग वे संदेश प्राप्त करते हैं जिन विषयों के बारे में उनकी रुचि नहीं है. यदि आप आउटडोर फ़ोटोग्राफ़ी में विशिष्टता रखने वाले हैं, उदाहरण के लिए, तो हो सकता है कि आपकी रुचि स्टूडियो चित्र में नहीं हो. वार्तालाप दृश्य में ध्यान न दें आदेश इस प्रकार के संदेशों पर ध्यान नहीं देने में आपकी मदद करता है. ध्यान न दें आदेश का उपयोग करने की सुंदरता यह है कि वार्तालाप में मौजूदा सभी संदेशों को और भविष्य के संदेशों को हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से ले जाता है. इस तरह से, जिस वार्तालाप में आपकी रुचि नहीं है वे इनबॉक्स को रोक नहीं पाते हैं.

चयनित ध्यान न दें आदेश के साथ Outlook 2010 रिबन पर मुख पृष्ठ टैब

अपने संदेशों को प्रबंधित करें

यदि आप अपने इनबॉक्स को फिर से भरा रखना चाहते हैं और अब तक आपको सफाई के लिए ज़्यादा समय की आवश्यकता हुई है अच्छा विचार यह है कि इन तरीकों को सीखें जिससे आपके इनबॉक्स नियंत्रण में रहें. यहाँ केवल कुछ युक्तियाँ हैं जो एक बार आपके इनबॉक्स साफ़ किए जाने पर संदेश प्रबंधित करने में लगे समय को कम करने में आपकी मदद करती हैं.

  1. केवल आपको भेजे गए संदेशों को हाइलाइट करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें—एकाधिक प्राप्तकर्ताओं के लिए नहीं— और उन संदेशों को प्राथमिकता दें. यह चरण जिन्हें आपको पहले देखने की आवश्यकता है संदेशों को प्राथमिकता देने में आपकी मदद करता है.
  2. समूह संदेशों को स्वचालित रूप से फ़ोल्डर्स में ले जाने के लिए अधिक नियमों को बनाएं (जैसे फ़ोरम). आप कम बार उन संदेशों की समीक्षा कर सकते हैं.
  3. प्रयास करें कि किसी भी समय आपके इनबॉक्स में 30 से अधिक अपठित ईमेल ना हो.
  4. अधिकांश दोहराए गए कार्यों की पहचान करें, और उनके लिए फिर त्वरित चरण बनाएँ.

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