कैश्ड एक्सचेंज मोड चालू या बंद करना

इस सुविधा के लिए आपको Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 या Exchange Server 2007 खाते का उपयोग करना आवश्यक है. अधिकांश घरेलू और व्यक्तिगत खाते Microsoft Exchange का उपयोग नहीं करते. Microsoft Exchange खाते और आपका खाता Exchange के किस संस्करण से कनेक्ट होता है, इसे निर्धारित करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स देखें.

जब आप किसी Microsoft Exchange खाते का उपयोग करते हैं तो कैश्ड एक्सचेंज मोड आपको बेहतर अनुभव प्रदान करती है. आपके मेलबॉक्स की एक प्रतिलिपि आपके कंप्यूटर पर सहेजी जाती है. यह प्रतिलिपि आपके डेटा तक त्वरित पहुँच प्रदान करती है और मेल सर्वर से समय-समय पर अद्यतन की जाती है.

इस आलेख में


कैश्ड एक्सचेंज मोड के बारे में

यदि‍ आप अपनी इच्‍छा से या कनेक्‍शन की समस्‍या के कारण ऑफ़लाइन कार्य करते हैं, तो आपका डेटा आपके लिए तुरंत उपलब्ध हो जाता है, चाहे आप कहीं भी हों. यदि आपके server running Exchange पर कोई कनेक्शन उपलब्ध नहीं है, तो Microsoft Office Outlook 2007कनेक्‍ट करने का प्रयास कर रहे हैं या कनेक्शन काटा गया पर स्विच हो जाता है. यदि कनेक्शन पुनर्स्थापित होता है, तो Microsoft Office Outlook 2007कनेक्ट किया या कनेक्ट किया (शीर्षलेख) पर वापस स्विच हो जाता है. कनेक्शन की अनुपस्थिति में आप जो भी परिवर्तन करते हैं वे कनेक्शन उपलब्ध होने पर स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ हो जाते हैं. जब परिवर्तन सिंक्रनाइज़ हो रहे हों तब आप अपना कार्य जारी रख सकते हैं.

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डेटा कैसे ऑप्टिमाइज़ होता है

जब डेटा किसी Exchange कनेक्शन प्रकार के लिए ऑप्टिमाइज़ किया जाता है, तो आपके मेलबॉक्स से सिंक्रनाइज़ होने वाले आइटम्स का प्रकार अलग होगा. उदाहरण के लिए, जब आप किसी तेज़ कनेक्शन का उपयोग करते हैं, तो Office Outlook 2007 ई-मेल सर्वर से कंप्यूटर पर किसी ई-मेल आइटम के शीर्ष लेख, मुख्य भाग, और अनुलग्नों की प्रतिलिपि बना लेता है. जब किसी धीमे कनेक्शन का चयन किया जाता है, तो केवल शीर्ष लेख ही स्वचालित रूप से डाउनलोड किए जाते हैं. मुख्य भाग और कोई संबंधित अनुलग्न केवल तभी डाउनलोड किए जाते हैं जब आप अनुरोध करते हैं, या जब व्यक्तिगत डिजिटल सहायक (PDA), स्वतः संग्रहण, और कुछ क्लाइंट के ‍नियमों के साथ सिंक्रनाइज़ेशन के लिए जिस प्रकार आवश्यक हो. किसी धीमे कनेक्शन वातावरण में‍, ऑफ़लाइन पता पुस्तिका भी स्वचालित रूप से अद्य‍तन नहीं की जाती है. हालाँकि, आपके पास मैन्युअल रूप से अद्यतन की मांग करने का विकल्प मौजूद होता है.

 नोट   जब आप Exchange Server 2003 या Office Outlook 2007 किसी संस्करण से कनेक्ट होते हैं तो केवल शीर्ष लेख डाउनलोड करना ही एकमात्र उपलब्ध सुविधा होती है.

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कनेक्शन पर भेजे जाने वाले डेटा की मात्रा समायोजित करना

कैश्ड एक्सचेंज मोड Outlook की स्वचालित रूप से Exchange से आपके कनेक्शन की गति पता करने की क्षमता का लाभ लेती है, और उस गति के लिए डेटा प्रेषण को ऑप्टिमाइज़ करती है. जब धीमे कनेक्शन पर केवल शीर्ष लेख डाउनलोड करें सेटिंग का चयन किया जाता है, तो Outlook स्वचालित रूप से संपूर्ण आइटम डाउनलोड करना बंद कर देता है और अनुलग्नों को भी सर्वर पर छोड़ देता है.

उदाहरण के लिए, आप अपने कार्यालय में किसी लैपटॉप कंप्यूटर का उपयोग कर सकते हैं और उसे किसी नेटवर्क केबल की सहायता से अपने कॉर्पोरेट लोकल एरिया नेटवर्क (LAN) से कनेक्ट कर सकते हैं. आप अनुलग्नों सहित, शीर्ष लेखों और संपूर्ण आइटम्स तक पहुँच सकते हैं. आप Exchange रन कर रहे server तक तुरंत पहुँच सकते हैं. यदि आप LAN से लैपटॉप को डिस्कनेक्ट कर देते हैं, तो Outlook कनेक्ट करने का प्रयास कर रहे हैं स्थिति पर स्विच कर जाता है. आप अपने डेटा के साथ बिना रुके कार्य जारी रख सकते हैं. यदि कनेक्शन अनुपलब्ध रहता है, थोड़े थोड़े समय में सर्वर की उपलब्धता की जाँच जारी रखते हुए, Outlook कनेक्शन काटा गया पर स्विच हो जाता है. यदि आपके पास बेतार पहुँच है, तो Outlook सर्वर के साथ पुन: कनेक्शन स्थापित कर सकता है और पुन: कनेक्ट किया स्थिति पर स्विच कर सकता है. आपको कोई सेटिंग परिवर्तित करने या Outlook को पुनरारंभ करने की आवश्यकता नहीं है.

बाद में, आप अपने Exchange खाता तक डायल-अप पहुँच के लिए मॉडम का उपयोग करते हैं. Outlook जान जाता है कि आपका कनेक्शन धीमा है और ऑफ़लाइन पता पुस्तिका को अद्यतन न कते हुए और केवल शीर्ष लेख डाउनलोड कर के स्वचालित रूप से उस कनेक्शन के लिए ऑप्टिमाइज़ कर लेता है. कनेक्शन पर भेजे जाने वाले डेटा की मात्रा को कम करने के लिए अतिरिक्त ऑप्टिमाइज़ेशन भी किए जाते हैं.

ऑप्टिमाइज़ेशन के विभिन्न स्तर प्रस्‍तुत कर, Outlook बदलते कनेक्शन वातावरणों से अनुकूलित हो सकता है, जैसे कि किसी कॉर्पोरेट LAN से डिस्कनेक्ट करना, ऑफ़लाइन होना, और तब किसी धीमे डायल-अप कनेक्शन से सर्वर के साथ पुन: कनेक्शन स्थापित करना. जैसे-जैसे आपका Exchange कनेक्शन प्रकार — LAN, बेतार, सेल्यूलर, जनरल पैकेट रेशो सर्विस (GPRS), और ऑफ़लाइन — के बीच परिवर्तित होता है, संक्रमण बिना किसी रुकावट के होते हैं और आपको कभी सेटिंग्स परिवर्तित करने या Outlook पुनरारंभ करने की आवश्यकता नहीं होगी.

 नोट   जब आप Exchange 2003 या बाद के किसी संस्करण से कनेक्ट होते हैं तो केवल शीर्ष लेख डाउनलोड करना ही एकमात्र उपलब्ध सुविधा होती है.

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स्वचालित बनाम मैन्युअल कनेक्शन व्यवहार चयन

आपके पास हमेशा कनेक्शन व्यवहार सेट करने कर विकल्प होता है. कुछ मामलों में, आपको अपने कनेक्शन व्यवहार को नियंत्रित करने और Exchange से प्रेषित किए जाने वाले डेटा की मात्रा का नियंत्रण करने की आवश्यकता हो सकती है. जब आप कार्यलय में हों, जहाँ आप किसी तेज़ गति के लोकल एरिया नेटवर्क (LAN) से कनेक्टेड हों, तो पूर्ण आइटम्स को डाउनलोड करें संभवत: सबसे अच्छा विकल्प होगा. यदि आप किसी ऐसी सेवा से कनेक्ट होते हैं जो भेजे और प्राप्त किए जाने वाले डेटा के आधार पर चार्ज होती हो, जो कि सेल्यूलर और GPRS कनेक्शंस में आम होती है, तो शीर्षलेखों को डाउनलोड करें का चयन करें. सर्वर पर भेजे जाने वाले डेटा की मात्रा कम हो जाती है और आपके कनेक्शन का समय कम हो जाता है. आप तब केवल अपनी जरूरत के संपूर्ण आइटम्स की मांग कर सकते हैं.

 नोट   जब आप Exchange 2003 या Exchange 2007 किसी संस्करण से कनेक्ट होते हैं तो केवल शीर्ष लेख डाउनलोड करना ही एकमात्र उपलब्ध सुविधा होती है.

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कैश्ड एक्सचेंज मोड चालू करें

  1. उपकरण मेनू पर, खाता सेटिंग्स क्लिक करें.
  2. ई-मेल टैब पर, Exchange Server खाता क्लिक करें, और तब परिवर्तित करें क्लिक करें.
  3. Microsoft Exchange server के अंतर्गत, कैश्ड एक्‍सचेंज मोड का उपयोग करें चेक बॉक्स का चयन करें.

यदि‍ आप कैश्‍ड एक्‍सचेंज मोड को चालू करने में अक्षम हैं, तो नि‍म्‍न में से एक या अधि‍क लागू हो सकते हैं:

  • आपके पास अपने Microsoft Outlook प्रोफ़ाइल में कोई Exchange ई-मेल खाता नहीं है     इस सुविधा को आपके Outlook प्रोफ़ाइल में किसी Exchange खाते की आवश्यकता होती है.
  • हो सकता है कि आपके Exchange व्यवस्थापक ने इस कार्यशीलता को अक्षम कर दिया हो     Exchange व्यवस्थापकों के पास Outlook में इस सुविधा को अक्षम करने की योग्यता होती है. अधिक जानकारी के लिए, अपने Exchange व्यस्थापक से संपर्क करें. व्यवस्थापकों के लिए अतिरिक्त जानकारी Microsoft Office संसाधन किट में उपलब्ध है.
  • आपने Microsoft Terminal Services को स्थापित किया है     कैश्ड एक्‍सचेंज मोड किसी ऑफ़लाइन फ़ोल्डर फ़ाइल (.ost) का उपयोग करता है. ये फ़ाइलें उपयोग नहीं की जा सकती हैं यदि आपने Microsoft Windows 2000 Server या Windows Server 2003 के लिए Microsoft Terminal Services स्थापित की है. यद्यपि‍, Terminal Services Client या दूरस्थ डेस्कटॉप कनेक्शन क्लाइंट की स्थापना इस सुविधा की पहुँच को रोकती नहीं है.
  1. Office Outlook 2007 से बाहर निकलें और पुनर्प्रारंभ करें.

जब आप कैश्ड एक्‍सचेंज मोड का उपयोग कर रहे हों, तब हो सकता है कोई संदेश एक मिनिट के लिए आउटबॉक्स में रहे जब तक कि Exchange चला रहे server के साथ अगला सिंक्रनाइज़ेशन न हो. यदि आप संदेश को तुरंत भेजना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:

  • उपकरण मेनू पर, भेजें/प्राप्त करें इंगित करें, और तब सभी भेजें क्लिक करें.

 नोट   आपके Exchange फ़ोल्डर्स के अलावा कैश्ड Exchange मोड साझा फ़ोल्डर्स के साथ कार्य करता है. जब आप डेलिगेट पहुँच या SharePoint फ़ोल्डर्स का उपयोग कर रहे हो तो साझा फ़ोल्डर्स के उदाहरण में अन्य व्यक्तियों के Exchange फ़ोल्डर्स शामिल है. उपरोक्त कार्यविधि में कैश्ड Exchange मोड का उपयोग करते समय साझा फ़ोल्डर बंद करने या चालू करने के लिए समर्थन हेतु अधिक सेटिंग्स क्लिक करें, और तब उन्नत टैब पर, साझा फ़ोल्डर्स डाउनलोड करें (मेल फ़ोल्डर्स छोड़ता है) चेक बॉक्स चयन करें या रिक्त करें.

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कैश्ड एक्सचेंज मोड बंद करें

  1. उपकरण मेनू पर, खाता सेटिंग्स क्लिक करें.
  2. ई-मेल टैब पर, Exchange खाता क्लिक करें, और तब परिवर्तित करें क्लिक करें.
  3. Microsoft Exchange सर्वर के अंतर्गत, कैश्ड एक्‍सचेंज मोड का उपयोग करें चेक बॉक्स रिक्त करें.
  4. Office Outlook 2007 से बाहर आएँ और इसे पुनर्प्रारंभ करें.

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इनपर लागू:
Outlook 2007