नियमों का उपयोग कर संदेशों का प्रबंध करना

यह आलेख बताता है कि नियम क्या हैं और आप अपने इनबॉक्स की क्रि‍याओं के साथ संगठित और ताज़ा बने रहने के लि‍ए नियम कैसे उपयोग कर सकते हैं.

इस आलेख में


संदेशों का प्रबंध करने में नियम कैसे मदद करते हैं

नि‍यम एक कार्रवाई है जो Microsoft Outlook, आपके द्वारा नि‍यम में नि‍र्दि‍ष्ट की गई शर्तों से मेल करने वाले संदेशों के आने या भेजे जाने पर स्‍वचालि‍त रूप से करता है. आप नियम और चेतावनी वि‍ज़ार्ड का उपयोग कर कई शर्तें और कार्रवाइयाँ चुन सकते हैं. नियम पढ़े गए संदेशों पर लागू नहीं होते हैं, केवल नहीं पढ़े गए संदेशों पर लागू होते हैं.

नि‍यमों को दो सामान्‍य श्रेणि‍यों में बाँटा गया है: संगठन और सूचना. नि‍यम और चेतावनी वि‍ज़ार्ड में सामान्‍यत: उपयोग कि‍ए जाने वाले नि‍यमों के लि‍ए टेम्‍पलेट्स होते हैं.

  • संगठित रहें    ये नि‍यम आपकी संदेशों को फ़ाइल करने में और उन पर कार्रवाई हेतु मदद करते हैं. उदाहरण के लि‍ए, आप कि‍सी वि‍शि‍ष्ट प्रेषक जैसे बॉबी मूरे से प्राप्‍त संदेशों को कार्रवाई हेतु ध्‍वजांकि‍त करने, वि‍क्रय के रूप में श्रेणीबद्ध करने, और बॉबी का वि‍क्रय नामक फ़ोल्‍डर में ले जाने के लि‍ए विषय पंक्ति‍ में "वि‍क्रय" शब्‍द के साथ कोई नि‍यम बना सकते हैं.
  • अद्यतन रहें    ये नि‍यम आपको कि‍सी वि‍शेष संदेश के प्राप्‍त होने पर कि‍सी प्रकार सूचना देता है. उदाहरण के लि‍ए, आप कोई ऐसा नि‍यम बना सकते हैं जो कि‍सी परि‍जन द्वारा संदेश भेजे जाने पर आपको मोबाइल टेलीफ़ोन पर स्‍वत: कोई चेतावनी भेजे.
  • कि‍सी रि‍क्त नि‍यम से प्रारंभ करें    ये वे नि‍यम हैं जि‍न्‍हें आप शुरुआत से बनाते हैं.

नियम टेम्पलेट

फ़िग. 2  नियम और चेतावनी वि‍ज़ार्ड में कई पूर्व निर्धारि‍त नि‍यम होते हैं, जि‍न्‍हें टेम्‍पलेट्स कहते हैं.

अपवाद

आप वि‍शेष स्‍थि‍ति‍यों के लि‍ए अपने नि‍यमों में अपवाद जोड़ सकते हैं, जैसे जब कोई संदेश कार्रवाई हेतु ध्‍वजांकि‍त हो या उच्‍च महत्‍व के लि‍ए चि‍ह्नि‍त हो. यदि‍ आपके द्वारा नि‍र्दि‍ष्ट कोई एक अपवाद भी मेल कर जाता है तो नि‍यम, संदेश पर लागू नहीं होता है.

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किसी टेम्पलेट से कोई नियम बनाना

  1. नेविगेशन फलक (नेविगेशन फलक: Outlook विंडो के बाईं ओर का स्तंभ जिसमें प्रत्येक फलक के भीतर फलक जैसे शॉर्टकट्स या मेल और शॉर्टकट्स या फ़ोल्डर्स शामिल हैं. किसी फ़ोल्डर में आइटम्स दिखाने के लिए फ़ोल्डर क्लिक करें. में, मेल क्लिक करें.
  2. उपकरण मेनू पर, नियम ओर चेतावनियॉँ क्लिक करें.
  3. यदि आपके पास एक से अधिक ई-मेल खाते हैं, तो इस फ़ोल्डर में परिवर्तन लागू करें सूची में, इच्‍छि‍त इनबॉक्स चयन करें.
  4. नया नियम क्लिक करें.
  5. चरण 1: टेम्पलेट चयन करें के तहत, टेम्पलेट चयन करें जो आप संगठित रहें या अद्यतन रहें टेम्पलेट्स संग्रहण से चाहते हैं.
  6. चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, कोई रेखांकित मान क्लिक करें. उदाहरण के लिए, यदि आप लोग या वितरण सूची लिंक क्‍लि‍क करते हैं, तो पता पुस्तिका खुलती है.
  7. चरण 1: शर्तें चयन करें के अंतर्गत, उन शर्तों का चयन करें जो नियम को लागू करने के लिए संदेशों में पूरी होती हैं.
  8. चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, किसी रेखांकित मान को क्लिक करें यदि आपने यह पहले से नहीं किया है, और तब अगला क्लिक करें
  9. चरण 1: क्रिया चयन करें के अंतर्गत, क्रिया का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नि‍यम द्वारा नि‍ष्पादि‍त करना चाहते हैं.
  10. चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, किसी रेखांकित किए गए मान को क्लिक करें यदि आपने यह पहले से नहीं किया है, और तब अगला क्लिक करें.
  11. चरण 1: अपवाद चयन करें के अंतर्गत, नियम के लिए अपवाद का चयन करें, और तब अगला क्लिक करें.
  12. नियम बनाना समाप्त करने के लिए, नियम के लिए कोई नाम दर्ज करें, और तब किसी भी इच्‍छि‍त विकल्प का चयन करें.
    • यदि आप उन संदेशों पर यह नियम चलाना चाहते हैं जो आपके किसी फ़ोल्डर में पहले से हैं, ''फ़ोल्डर" में पहले से मौजूद संदेशों पर अब यह नियम चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
    • आपके सभी ई-मेल खातों और प्रत्‍येक खाते से संबद्ध इनबॉक्स पर यह नियम लागू करने के लिए, सभी खातों पर यह नियम बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
  13. समाप्त करें क्लिक करें.

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शुरुआत से कोई नियम बनाना

अपनी स्वयं की शर्तों, क्रियाओं, और अपवादों को चुनकर नियम बनाने के लिए, निम्नलिखित कार्य करें:

  1. नेविगेशन फलक (नेविगेशन फलक: Outlook विंडो के बाईं ओर का स्तंभ जिसमें प्रत्येक फलक के भीतर फलक जैसे शॉर्टकट्स या मेल और शॉर्टकट्स या फ़ोल्डर्स शामिल हैं. किसी फ़ोल्डर में आइटम्स दिखाने के लिए फ़ोल्डर क्लिक करें. में, मेल क्लिक करें.
  2. उपकरण मेनू पर, नियम ओर चेतावनियॉँ क्लिक करें.
  3. यदि आपके पास एक से अधिक ई-मेल खाते हैं, तो इस फ़ोल्डर में परिवर्तन लागू करें सूची में, इच्‍छि‍त इनबॉक्स चयन करें.
  4. नया नियम क्लिक करें.
  5. किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत, या तो संदेश आने पर उन्हें जाँचें या भेजने के बाद संदेश चेक करें का चयन करें, और तब अगला क्लिक करें.
  6. चरण 1: शर्तें चयन करें के अंतर्गत, उन शर्तों का चयन करें जो नियम को लागू करने के लिए संदेशों में पूरी होती हैं.
  7. चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, रेखांकित किए गए मान क्लिक करें यदि आपने यह पहले से नहीं किया है, और तब अगला क्लिक करें.
  8. चरण 1: क्रिया चयन करें के अंतर्गत, क्रिया का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नि‍यम द्वारा नि‍ष्पादि‍त करना चाहते हैं.
  9. चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, रेखांकित किए गए मान क्लिक करें यदि आपने यह पहले से नहीं किया है, और तब अगला क्लिक करें.
  10. चरण 1: अपवाद चयन करें के अंतर्गत, नियम के लि‍ए अपवादों का चयन करें, और तब अगला क्लिक करें
  11. नियम बनाना समाप्त करने के लिए, नियम के लिए कोई नाम दर्ज करें, और तब कोई अन्य विकल्प चयन करें जिसे आप चाहते हैं.
    • यदि आप उन संदेशों पर यह नियम चलाना चाहते हैं जो आपके किसी फ़ोल्डर में पहले से हैं, ''फ़ोल्डर" में पहले से मौजूद संदेशों पर अब यह नियम चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
    • आपके सभी ई-मेल खातों और प्रत्‍येक खाते से संबद्ध इनबॉक्स पर यह नियम लागू करने के लिए, सभी खातों पर यह नियम बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
  12. समाप्त करें क्लिक करें.

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कि‍सी संदेश से कोई नि‍यम बनाना

आप कि‍सी संदेश से सीधे कोई नि‍यम बना सकते हैं. उदाहरण के लि‍ए, आप कि‍सी से प्राप्‍त हुए संदेशों को कि‍सी वि‍शि‍ष्ट फ़ोल्‍डर में ले जाने के लि‍ए, कोई नि‍यम बना सकते हैं.

  1. वह संदेश राइट-क्‍लि‍क करें जि‍से आप नि‍यम का आधार बनाना चाहते हैं, और तब शॉर्टकट मेनू पर नियम बनाएँ क्‍लि‍क करें.

नियम बनाएँ संवाद बॉक्स में, उन विकल्पों के लिए चेक बक्सों का चयन करें जो आपके चयनित संदेश की जानकारी के साथ पहले से ही भरे हैं.

  1. आइटम इस फ़ोल्डर में ले जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
  2. संदेशों को संग्रहीत करने हेतु कोई मौजूदा फ़ोल्डर क्लिक करें या नया फ़ोल्डर बनाने के लिए नया क्लिक करें.
  3. नि‍यम में और शर्तें, क्रि‍याएँ, या अपवाद जोड़ने के लि‍ए, उन्नत विकल्प क्‍लि‍क करें, और तब नियम और चेतावनी वि‍ज़ार्ड में शेष नि‍र्देशों का पालन करें.

युक्ति     नि‍यम के बनते ही उसे चलाने के लि‍ए, नियम और चेतावनी वि‍ज़ार्ड के अंति‍म पृष्ठ पर ''फ़ोल्डर" में पहले से मौजूद संदेशों पर अब यह नियम चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

आपके इनबॉक्स के सभी संदेश, या आपके द्वारा चुना गया कोई भी फ़ोल्‍डर, जो नि‍यम से संबद्ध शर्तों और अपवादों को पूरा करते हैं, नि‍र्दि‍ष्ट कि‍ए गए फ़ोल्‍डर में ले जाए जाते हैं. अपने नए नि‍यम का परीक्षण करने के लि‍ए, अपना नया फ़ोल्‍डर खोलें. क्‍या सही संदेश ले जाए गए हैं?

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नियम को समय-समय पर चलाएँ लेकिन हर समय नहीं

यदि आप किसी नियम को एक निश्चित अवधि के बाद चलाना चाहते हैं न कि हर समय, तो निम्न कार्य करें:

  1. उपकरण मेनू पर, नियम ओर चेतावनियॉँ क्लिक करें.
  2. नियम ओर चेतावनियॉँ संवाद बॉक्स में, नियम के आगे का चेक बॉक्स रि‍क्त कर नियम बंद करें.
  3. अब नियम चलाएँ क्लिक करें.
  4. अब नियम चलाएँ संवाद बॉक्स में, चलाने के लिए नियमों का चयन करें के अंतर्गत, उस नियम के आगे चेक बॉक्स का चयन करें जिसे आप चलाना चाहते हैं.
  5. उस फ़ोल्डर का चयन करें जिस पर आप नियम लागू करना चाहते हैं.
  6. संदेशों की उस श्रेणी का चयन करें जिस पर आप नियम लागू करना चाहते हैं.

उदाहरण के लिए, आप किसी फ़ोल्डर के सिर्फ न पढ़े संदेशों पर ही नियम लागू कर सकते हैं.

  1. अब चलाएँ क्लिक करें.

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सर्वर-आधारित नियम तथा केवल-क्लाइंट नियम

सर्वर आधारित नियम    यदि आप कोई Microsoft Exchange खाता रखते हैं, सर्वर नियमों को आपके संदेशों पर Outlook के न चलने पर भी लागू कर सकता है. ये सर्वर-आधारित नियम कहलाते हैं. सर्वर पर आपके इनबॉक्स में संदेशों को वि‍तरि‍त करते समय नि‍यमों को उन पर लागू करने के लि‍ए सेट होना चाहि‍ए, और नि‍यमों को सर्वर पर समाप्‍ति‍ के लि‍ए चलने में सक्षम होना चाहि‍ए. उदाहरण के लि‍ए, यदि‍ क्रि‍या संदेश के मुद्रि‍त होने का नि‍र्दि‍ष्ट करती है, तो कोई नि‍यम सर्वर पर समाप्‍ति‍ के लि‍ए नहीं चल सकता. यदि‍ कोई नि‍यम सर्वर पर लागू न हो सके, तो आपके Outlook प्रारंभ करने पर वह लागू हो जाता है.

केवल-क्लाइंट नियम    "क्‍लाइंट" कोई ई-मेल प्रोग्राम है जो व्‍यक्‍ति‍गत कंप्‍यूटर पर चलता है. वह नि‍यम जो सर्वर द्वारा लागू नहीं कि‍या जा सकता "केवल-क्‍लाइंट नि‍यम" होता है क्‍योंकि‍ यह केवल व्‍यक्‍ति‍गत कंप्‍यूटर पर ही चलता है. यदि‍ आपके नि‍यमों की सूची में सर्वर पर चल सकने वाले और न चल सकने वाले भी नि‍यम हैं, तो सर्वर-आधारि‍त नि‍यम पहले लागू कि‍ए जाते हैं, और बाद में केवल-क्‍लाइंट नि‍यम लागू कि‍ए जाते हैं.

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वितरण प्राप्ति सूचना, वोटिंग प्रतिक्रिया, और कार्यालय से बाहर सूचनाएँ

वितरण प्राप्ति सूचनाएँ, पढ़ी गई प्राप्ति सूचनाएँ, वोटिंग प्रतिक्रियाएँ, और कार्यालय से बाहर सूचनाएँ संदेशों की तरह ली जाती हैं. उदाहरण के लि‍ए, जब आप कोई ऐसा नि‍यम बनाते हैं जो विषय बॉक्‍स में "मीटिंग" शब्‍द वाले आइटम (आइटम: कोई आइटम आधारभूत तत्व होता है जो Outlook (अन्य प्रोग्राम्स में किसी फ़ाइल के समान) में जानकारी रखता है. आइटम्स में ई-मेल संदेश, अपॉइंटमेंट्स, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, पोस्ट किए गए आइटम्स, और दस्तावेज़ होते हैं.) को वि‍शि‍ष्ट फ़ोल्‍डर में ले जाता है, तो सभी वि‍तरण प्राप्‍ति‍ सूचनाएँ, वोटिंग प्रति‍क्रि‍याएँ, और कार्यालय से बाहर संदेश जो शर्तें पूरी करते हैं, भी उस फ़ोल्‍डर में चले जाते हैं.

 नोट   यदि एक वोटिंग प्रतिक्रिया इनबॉक्स से बाहर ले जाई जाती है, तो प्रतिक्रिया अपने आप मूल संदेश में ट्रैक नहीं होती है.

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मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध, और दस्तावेज़

मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध, और दस्तावेज़ों को संदेश के रूप में माना जाता है. उदाहरण के लिए, आप जब कोई नियम बनाते हैं जो विषय बॉक्स में "मीटिंग" शब्द वाले आइटम (आइटम: कोई आइटम आधारभूत तत्व होता है जो Outlook (अन्य प्रोग्राम्स में किसी फ़ाइल के समान) में जानकारी रखता है. आइटम्स में ई-मेल संदेश, अपॉइंटमेंट्स, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, पोस्ट किए गए आइटम्स, और दस्तावेज़ होते हैं.) को कि‍सी निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है, कोई भी कार्य अनुरोध या मीटिंग अनुरोध जो इन शर्तों को पूरा करता है वह भी उस फ़ोल्‍डर में ले जाया जाता है. हालाँकि, जब आप इस प्रकार के आइटम्स को प्रभावित करने वाले नियम बनाते हैं तो निम्नलिखित सीमाओं को ध्यान में रखें:

  • नॉनमेल फ़ोल्डर में ले जाया गया कोई आइटम, हो सकता है कि‍ ले जाए जाने के बाद अपेक्षि‍त रूप से कार्य न करे. उदाहरण के लिए, यदि कोई संदेश कैलेंडर फ़ोल्डर में ले जाया गया है, तो कोई नया अपॉइंटमेंट नहीं बनाया जाएगा.
  • किसी नियम का उपयोग कर यदि मीटिंग या कार्य प्रतिक्रिया हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जायी जाती है, तो प्रतिक्रिया मूल आइटम द्वारा ट्रैक नहीं की जाएगी.
  • यदि कोई मीटिंग अनुरोध स्‍वचालि‍त रूप से हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में चला गया है, तो मीटिंग कैलेंडर में नहीं जोड़ी जाएगी.
  • नियम जो आपके द्वारा भेजे गए संदेशों को प्रभावित करते हैं, वे कार्य अनुरोध और मीटिंग अनुरोध पर लागू नहीं किए जाते हैं.

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वितरण सूचियाँ

वितरण सूची के लिए कि‍सी नए नियम का व्यवहार इस पर निर्भर करेगा कि आपने यह नियम कैसे बनाया है:

  • वितरण सूची भेजे गए संदेशों को किसी फ़ोल्डर में ले जाना    यदि आप यह नियम टेम्पलेट चुनते हैं, तो केवल वे संदेश जो वित‍रण सूची को भेजे गए हैं, निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाए जाते हैं. वितरण सूची में दि‍ए गए व्‍यक्‍ति‍यों से प्राप्त संदेश निर्दिष्ट फ़ोल्डर में नहीं ले जाए जाएँगे.

 नोट   यह नियम केवल Exchange खातों के लिए काम करते हैं.

  • किसी व्यक्ति से प्राप्त संदेशों को किसी फ़ोल्डर में ले जाना    यदि आप यह नियम टेम्पलेट चुनते हैं, तो वितरण सूची के सदस्यों में से आपके द्वारा नि‍र्दि‍ष्ट कि‍सी भी सदस्‍य द्वारा प्राप्‍त संदेश भी, निर्दिष्ट कि‍ए गए फ़ोल्डर में ले जाए जाते हैं.

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आपके संगठन से संदेश बाहर अग्रेषित करना

यदि आप किसी ऐसे संगठन में काम करते हैं जो Exchange का उपयोग करता है, तो डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा किसी नियम के उपयोग से आपके संगठन से बाहर, बाह्य ई-मेल पतों को अग्रेषित किए गए संदेश भेजे नहीं जाएँगे. यह सेटिंग कार्पोरेट डेटा को प्रकट होने से बचाने में मदद के लिए है और Exchange व्यवस्थापक के द्वारा नियंत्रित है.

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इनपर लागू:
Outlook 2007