Exchange Server खाता उपयोग किए बिना स्वचालित रूप से ईमेल संदेशों का उत्तर देना

 नोट    यदि आप Microsoft Outlook 2010 में Microsoft Exchange Server खाते का उपयोग करते हैं, तो स्वचालित उत्तर सुविधा का उपयोग करें. स्वचालित रूप से संदेशों (पूर्व में कार्यालय से बाहर सहायक) का उत्तर देना देखें. यह आलेख Windows Live Hotmail, POP3, और IMAP प्रकार के सभी अन्य ईमेल खातों के लिए है.

दिखाएँमैं आपको कैसे बताऊँ कि मैं Microsoft Exchange Server खाते का उपयोग कर रहा हूँ?

फ़ाइल टैब पर क्लिक करें. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें और फिर खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें. ई-मेल टैब पर, खातों की सूची प्रत्येक खाते के प्रकार को इंगित करती है. यदि Microsoft Exchange प्रकट नहीं होता है, तो आप Exchange Server खाता उपयोग नहीं कर रहे हैं.

खाता सेटिंग्स संवाद बॉक्स में Exchange खाते का उदाहरण


आप उन कुछ या सभी लोगों को स्वचालित प्रतिसाद भेजने के लिए, Microsoft Outlook 2010 सेट कर सकते हैं, जो आपको ईमेल संदेश भेजते हैं.

आप उस स्वचालित उत्तर सुविधा की कार्यक्षमता को पुन: बनाने के लिए, Outlook ई-मेल टेम्पलेट को Outlook नियमों के साथ संयोजित कर सकते हैं, जो केवल Exchange Server खातों के लिए उपलब्ध है.

 महत्वपूर्ण    यह कार्यक्षमता Microsoft Office 2010 Service Pack 1 के साथ प्रारंभ में Outlook 2010 में उपलब्ध है.

Step 1: Create a message template

 युक्ति    औपचारिक या अनौपचारिक कार्यालय से बाहर संदेश टेम्पलेट को Microsoft से डाउनलोड करें.Office.com.

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, नया समूह में, नया ई-मेल पर क्लिक करें.
  2. संदेश के मुख्य भाग में, वह संदेश लिखें जिसे आप अपने स्वचालि‍त उत्तर के रूप में भेजना चाहते हैं.
  3. संदेश विंडो में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और तब इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें.
  4. इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, इस प्रकार में सहेजें सूची में, Outlook टेम्पलेट (*.oft) पर क्लिक करें.
  5. फ़ाइल नाम बॉक्स में, अपने संदेश टेम्पलेट के लि‍ए नाम लि‍खें और तब सहेजें पर क्लि‍क करें.

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चरण 2: नए ई-मेल संदेशों का स्वचालित रूप से उत्तर देने के लिए नियम बनाना

निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  1. मुखपृष्ठ टैब पर, ले जाएँ समूह में, नियम पर क्लिक करें और तब नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.
  2. नि‍यम और चेतावनि‍याँ संवाद बॉक्स में, नया नि‍यम पर क्लि‍क करें.
  3. रिक्त नियम से प्रारंभ करें के तहत, मेरे द्वारा प्राप्त किए गए संदेशों पर नियमों को लागू करें पर क्लिक करें और तबअगला पर क्लिक करें.
  4. कौन-सी शर्त या शर्तें आप चेक करना चाहते हैं? के अंतर्गत, किसी इ्च्छित मापदंड का चयन करें और फिर अगला क्लिक करें. विशेष रूप से, आपको किसी भी आइटम का चयन करने की आवश्यकता नहीं है.
  5. आप संदेश के साथ क्या करना चाहते हैं? के तहत कि‍सी वि‍शि‍ष्ट टेम्पलेट का उपयोग कर उत्तर दें चेक बॉक्स का चयन करें.
  6. चरण 2: नि‍यम वि‍वरण संपादि‍त करें (कि‍सी रेखांकित मान को क्लि‍क करें) के तहत वि‍शि‍ष्ट टेम्पलेट पर क्लि‍क करें.
  7. उत्तर टेम्पलेट का चयन करें संवाद बॉक्स में, इसमें देखें बॉक्स में फ़ाइल सि‍स्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट्स पर क्लि‍क करें.
  8. उस टेम्पलेट का चयन करें जिसे आपने पिछले अनुभाग में बनाया या जिसे आपने बनाया या डाउनलोड किया है और तब ठीक पर क्लिक करें.
  9. अगला पर क्लिक करें.
  10. स्वत: उत्तर नि‍यम के कि‍सी भी अपवाद के लि‍ए चेक बक्सों का चयन करें. कोई अपवाद नहीं जोड़ना सामान्य बात है.
  11. अगला पर क्लिक करें.
  12. चरण 1: इस नि‍यम के लि‍ए कोई नाम नि‍र्दि‍ष्ट करें के तहत, स्वत: उत्तर नि‍यम के लि‍ए कोई नाम लि‍खें और तब समाप्त करें पर क्लि‍क करें.

 महत्वपूर्ण    नि‍यम वि‍ज़ार्ड द्वारा स्वचालि‍त रूप से उत्तर भेजने के लि‍ए, Outlook को चलते रहना आवश्यक है और समय-समय पर नए संदेशों की जाँच करने के लि‍ए कॉन्फ़ि‍गर होना आवश्यक है.

नियम विज़ार्ड में किसी विशेष टेम्पलेट का उपयोग कर उत्तर दें नियम एकल सत्र के दौरान प्रत्येक प्रेषक को आपका स्वचालित उत्तर भेजता है. आपके द्वारा प्रत्येक बार Outlook प्रारंभ करने से लेकर अनुप्रयोग से बाहर आने तक का समय, एक सत्र है. यह नियम Outlook को किसी एकल प्रेषक को पुनरावर्ती उत्तरों को भेजने से प्रतिबंधित करता है, जिससे आप एकाधिक संदेशों को प्राप्त करते हैं. किसी सत्र के दौरान, Outlook उन उपयोगकर्ताओं की सूची का ट्रैक रखता है जिन्हें इसने प्रतिसाद दिया है. यदि आप बाहर निकलते हैं और फिर Outlook को पुनर्प्रारंभ करते हैं, तो इसे नया सत्र माना जाता है और स्वचालित उत्तरों को प्राप्त करने वाले प्रेषकों की सूची रीसेट की जाती है.

 युक्ति    जब आप स्वचालित उत्तरों को भेजने से रोकना चाहते है तो इस नियम को बंद करने के लिए Outlook कार्य बनाने या करने के लिए अनुस्मारक बनाने के बारे में विचार करें.

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स्वचालित उत्तरों को बंद करना

स्वचालित उत्तरों को भेजने वाले नियम को बंद करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. मुखपृष्ठ टैब पर, ले जाएँ समूह में, नियम पर क्लिक करें और तब नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

ई-मेल नियम टैब पर, नियम के तहत, जिस नियम को आप बंद करना चाहते है उसके लिए चेक बॉक्स को साफ़ करें.

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